SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN PART MESIN UNIT PABRIKASI DRUM PLANT MENGGUNAKAN DATA BASE MANAGEMENT SYSTEM (Studi kasus di PT. ABC)

Transkripsi

1 D-1-1 SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN PART MESIN UNIT PABRIKASI DRUM PLANT MENGGUNAKAN DATA BASE MANAGEMENT SYSTEM (Studi kasus di PT. ABC) * Agus Mansur, ** Budi Rianto Aribowo Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri Universitas Islam Indonesia, Yogyakarta Jl. Kaliurang km.14 Yogyakarta Telp. (0274) , Fax. (0274) * gus_mansur@yahoo.com ** mondolico_clp@yahoo.com ABSTRAK Latar belakang penelitian ini berdasar pada sistem informasi yang bertujuan untuk membantu perusahaan dalam mengatur penanganan persediaan dan penggantian partpart mesin di Unit Pabrikasi Drum Plant (Pabrik Aspal Drum) yang dilakukan secara rutin/periodik. Dengan menggunakan metode yang bersumber pada basis data, diharapkan dapat membantu menyelesaikan permasalahan dalam menentukan kapan waktu yang tepat untuk mengganti part mesin yang telah aus dan berakhir masa pakainya agar mesin dapat bekerja normal kembali sehingga tidak mengganggu proses produksi. Basis data dibuat berdasarkan data-data aktual part mesin dari lantai produksi. Analisis sistem yang digunakan adalah dengan Data Base Management System (DBMS) dengan data pendukung yang meliputi: jenis mesin, kondisi mesin (operasi/stop operasi), jenis part, minimum stok part dan umur pakai part. Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi referensi dan dapat digunakan sebagai alat pengambilan keputusan alternatif perbaikan sistem pengelolaan yang selama ini belum sepenuhnya dikembangkan oleh perusahaan. Kata kunci : sistem informasi, DBMS, persediaan, part mesin Pendahuluan Sistem informasi merupakan sistem yang berisi jaringan SPD (Sistem Pengolah Data), yang dilengkapi dengan kanal-kanal komunikasi yang digunakan dalam sistem organisasi data. Elemen proses dalam sistem informasi antara lain mengumpulkan data (data gathering), mengelola data yang tersimpan, menyebarkan informasi (Kristanto,2003; Witarto, 2004). Sistem pengolahan basis data ( Data Base Management System/DBMS), merupakan basis data dan set perangkat lunak ( software) untuk pengolahan basis data. Istilah berkas diartikan sebagai sekumpulan data sejenis secara relasi (sama dengan istilah basis data). Organisasi berkas dapat disamakan dengan istilah organisasi basis data, yaitu metoda penyimpanan dan metoda akses yang digunakan pada media penyimpanan yang digunakan terhadap suatu berkas/basis data. Sedangkan sistem basis data merupakan berkas dan program pengolah. Data-data di dalam berkas akan mengalami perubahan, baik penambahan ( insert), pembaharuan ( update), maupun penghapusan ( delete). Saat perubahan data-data dalam berkas dilakukan, versi data

2 D-1-2 sebelumnya perlu tetap disimpan. Semakin sering terjadi perubahan data dalam berkas, maka semakin banyak diperlukan versi data (Kristanto, 2003; Edhy, 2004). Persediaan adalah sumber daya menganggur ( idle resources) yang menunggu proses lebih lanjut. Yang dimaksud dengan proses lebih lanjut tersebut adalah berupa kegiatan produksi pada sistem manufaktur, kegiatan pemasaran pada sistem distribusi ataupun kegiatan konsumsi pangan pada sistem rumah tangga. Masalah persediaan dalam sistem manufaktur lebih rumit bila dibandingkan dengan masalah pada sistem non manufaktur (Nasution, 1999). Kegiatan pengawasan persediaan meliputi perencanaan persediaan, scheduling untuk pemesanan, pengaturan penyimpanan dan lainnya. Kegiatan pengawasan atas persediaan dapat membantu tercapainya suatu tingkat efisiensi penggunaan uang dalam persediaan, tetapi bukan berarti melenyapkan sama sekali resiko yang timbul akibat adanya persediaan yang terlalu besar atau kecil, melainkan hanya berusaha mengurangi resiko tersebut (Cahyono, 1996). Organisasi yang berpengalaman dalam likuiditas atau masalah dana biasanya berusaha meminimalkan investasi mereka untuk biaya persediaan. Tetapi sistem persediaan seharusnya mengevaluasi kembali secara periodik (bisa pertahun) untuk memperlancar perusahaan dalam mencapai target atau tujuannya (Tersine, 1994). Drum Plant adalah pabrik aspal dalam kemasan drum yang diproduksi untuk kebutuhan aspal masyarakat dengan spesifikasi yang telah ditentukan oleh PT. ABC. Unit Produksi ini mulai beroperasi dari tahun 1976 sampai sekarang (tahun 2005), sehingga sudah 27 tahun. Setiap mesin di lantai produksi membutuhkan penggantian part mesin secara berkala karena proses produksi yang terus berlangsung. Apabila terjadi kerusakan mesin dalam operasi produksi, padahal mesin itu tidak ada cadangannya atau mesin cadangannya sedang rusak, maka otomatis proses produksi yang sedang berjalan berhenti karena pola aliran produksinya adalah flowshop. Untuk membantu mengatasi permasalahan tersebut, maka dilakukan suatu penelitian dengan membuat suatu sistem penanganan persediaan part mesin menggunakan metode DBMS (Data Base Management System). Metode ini diharapkan dapat membantu mempermudah dalam proses penanganan kebutuhan part mesin Drum Plant. Metoda Pada penelitian ini akan merumuskan suatu model database sistem penanganan kebutuhan part mesin dengan bantuan software pemrograman Visual FoxPro 8.0 dengan tujuan agar mempermudah perusahaan dalam memantau pemakaian, penggantian dan persediaan suku cadang ( part) mesin produksi Drum Plant sehingga dapat mengurangi total biaya pengeluaran perusahaan. Drum Plant tidak mengetahui informasi part yang ada di Logistik, jadi setiap ada part yang akan diganti, operator harus menghubungi Logistik dahulu. Padahal stok part yang tersedia belum tentu mencukupi. Sebaliknya dengan Logistik juga tidak mengetahui sepenuhnya data historis penggantian part mesin karena banyaknya kebutuhan dan variasi jenis part departemen lain yang tersimpan di gudang. Sistem yang dibuat diharapkan akan membantu mempermudah pengelolaan part mesin yang dapat di akses oleh departemen Logistik dan Drum Plant karena memuat informasi aktual persediaan part mesin dan kondisi mesin di lantai produksi. Sistem ini dilengkapi dengan proteksi untuk pemakai sesuai dengan kewenangan manajemen yaitu pemakai yang hanya bisa mengakses informasi saja dan pemakai yang berhak untuk

3 D-1-3 mengedit data program. Program yang dibuat diusahakan mempunyai tingkat error yang sekecil mungkin, oleh karena itu harus sering diuji dan dikembangkan agar menjadi lebih sempurna. Selanjutnya membuat perbandingan efisiensi dan efektivitas penggunaan sistem lama dengan rancangan sistem baru yang dibuat. Tahapan proses pengolahan data : 1. Identifikasi jenis mesin dan part yang dibutuhkan 2. Pengolahan data dibatasi sampai tahap informasi pengelolaan dan penanganan part mesin yang dilakukan secara periodik. 3. Diagram Konteks dan Data Flow Diagram Sistem Informasi 4. Melakukan perbandingan sistem baru dengan sistem yang lama 5. Implementasi sistem Hasil dan Diskusi Hasil Identifikasi jenis mesin dan part yang dibutuhkan Identifikasi jenis mesin dan part mesin dapat dilakukan dengan menentukan beberapa kriteria pokok yang diperlukan. a. Mesin dibagi dalam dua kondisi pokok yaitu : - Operasi (Jalan, Tidak Stabil & Lambat) - Stop Operasi (Stand by & Rusak) b. Part mesin yang dibutuhkan berdasarkan pada informasi : - Kebutuhan pemakaian part tiap mesin - Umur pakai part - Persediaan part - Proses penanganan part (Ganti, Dicek, Dilas, Dibersihkan, Segera Perbaikan, Segera Overhaul) - Jenis Biaya Diagram Konteks dan Data Flow Diagram a. Diagram Konteks Sistem Informasi PersediaanPart Logistik Jenis Mesin, Jenis Part, Item Pakai, Umur Pakai Sistem Informasi Pengelolaan Part Mesin Drum Plant Kebutuhan Part Mesin Tiap Periode Drum Plant Model Pengelolaan Part Mesin Tiap Periode dari Data Aktual Lantai Produksi Gambar 1. Diagram Konteks Sistem

4 D-1-4 Keterangan Diagram Konteks Sistem Informasi : Dalam diagram diatas diterangkan mengenai gambaran dari seluruh sistem informasi secara umum dimana terdapat terminator sebuah proses. Terminator Drum Plant merupakan terminator yang menerangkan pihak yang memberikan informasi kondisi aktual mesin dari lantai produksi. Disamping itu Drum Plant juga merupakan terminator yang memberikan data-data Jenis Mesin, Jenis Part, Item Pakai dan Umur Pakai Part Mesin. Logistik merupakan terminator yang memberikan data aktual persediaan part mesin yang ada di gudang. Selain itu Logistik juga menerima data kebutuhan part mesin dari lantai produksi melalui sistem informasi. b. Data Flow Diagram Sistem Informasi Data Kondisi Mesin & Part User Login Logistik Kebutuhan Part Drum Plant Umum Admin Persediaan Part di Gudang Password Sistem Informasi Pengelolaan Part Mesin Database Proses Pengelolaan Data Part Mesin Pembuka User Set Up Laporan Open About User Baru Menu Utama 1 Ganti Password Mesin Daftar Mesin Daftar Part Mesin Edit User Part Daftar Penggantian Part Daftar Stok Part Biaya Daftar Biaya Print Out Gambar 2. DFD Level 1 Sistem Informasi

5 D-1-5 Daftar Mesin Grid Mesin New Edit Delete Operator Kode Mesin Nama Mesin Kondisi Tanggal Refresh Cari Keterangan 1 Utama Print Out 2 Daftar Part New Edit Delete Refresh Expired Kode Part Nama Part Tgl Setup Tgl Expired Grid Part Pemakaian Umur Pakai Item Pakai Min Stok Aktual Stok Keterangan Gambar 3. DFD Level 2 Sistem Informasi

6 D Operator Inspeksi Laporan Rutin Operasi Mesin Produksi Normal Drum Plant Logistik Kebutuhan Part Lantai Produksi Operasi Mesin Produksi Tidak Normal Stok Part Pesan Tidak Tersedia Mekanik Tersedia Perbaikan Laporan Perbaikan Selesai Print Out Laporan Biaya Bag. Keuangan Gambar 4. DFD Level 3 Sistem Informasi Perbandingan Sistem lama dengan Sistem baru a. Sistem lama Logistik Penyediaan Part Kebutuhan Part DRUM PLANT Data & Informasi Operator Inspeksi Lantai Produksi Mekanik Proses Penanganan Part Gambar 5. Sistem lama

7 D-1-7 Keterangan : a. Sistem lama belum menghubungkan informasi data-data historis kebutuhan dan periode penggantian part mesin Drum Plant dengan data aktual persediaan part di gudang logistik. b. Logistik menyimpan persediaan part mesin berbagai departemen, salah satunya adalah Drum Plant. c. Logistik menerima order kebutuhan part dari operator melalui Drum Plant, kemudian mengecek persediaan di gudang, selanjutnya baru menyediakan part yang dibutuhkan. d. Drum Plant tidak mengetahui data aktual persediaan part mesin yang disimpan di gudang logistik. e. Logistik tidak mengetahui informasi historis periode penggantian part mesin berdasarkan umur pakainya sebelum mendapat informasi dari operator. f. Inspeksi operator secara langsung di lantai produksi secara rutin dilakukan untuk mengetahui kelayakan part-part mesin yang sedang dipakai. b. Rancangan Sistem baru Logistik Informasi & Penyediaan Stok Part Kebutuhan Part User Password DRUM PLANT Data Base Management System (DBMS) Sistem Informasi Pengelolaan Part Mesin Data Base Part Mesin Software Visual FoxPro 8.0 Data & Informasi Aktual Sistem Lama Gagal Aplikasi Program Analisis Report Print Out Berhasil Inspeksi Tidak Langsung Inspeksi Langsung Lantai Produksi Operator Mekanik Proses Penanganan Part Gambar 6. Sistem baru

8 D-1-8 Ketrerangan : a. Drum Plant mempunyai Sistem Informasi Pengelolaan part mesin yang terintegrasi dengan sumber data yang berasal dari Logistik dan lantai produksi melalui operator. b. Kebutuhan part mesin tiap periode dapat dipantau melalui Sistem Informasi dengan media komputer, sehingga tugas operator akan lebih efektif dan efisien karena tidak harus melakukan inspeksi langsung ke lantai produksi. c. Sistem Informasi ini dilengkapi dengan password untuk keamanan data yang disimpan dan bisa diakses oleh pemakai ( user) dengan kewenangan yang berbeda. d. User dibagi dalam dua kategori yaitu : - Admin adalah pihak yang boleh mengakses dan berwenang untuk memodifikasi (insert, update, delete) data Sistem Informasi. - Umum adalah pihak yang hanya boleh untuk mengakses data Sistem Informasi saja. e. Aplikasi program jika berhasil akan menghasilkan laporan ( report) yang digunakan oleh operator untuk evaluasi dan sebagai bahan laporan rutin. f. Jika aplikasi program gagal (error) maka akan kembali ke sistem yang lama sehingga proses penanganan part bisa terus berlangsung. g. Mekanik memperoleh data dan informasi mengenai kondisi yang terjadi pada mesin dari operator sehingga masalah penanganan part mesin bisa lebih cepat diproses. h. Drum Plant akan memperoleh data dan informasi aktual mengenai kondisi yang ada di lantai produksi untuk data Sistem Informasi dan sebagai bahan evaluasi. Implementasi sistem a. Tampilan Menu Program i. Login Keterangan : Form Login terdiri atas NIP (Nomor Induk Pekerja) dan password yang harus diisi terlebih dahulu sebelum mengakses Sistem Informasi. Apabila setuju, klik tombol login dan bila batal klik tombol exit.

9 D-1-9 ii. Pembuka iii. Keterangan : Dalam Form Pembuka Sistem Informasi Pengelolaan Part Mesin Drum Plant terdapat tombol : a. User Setup Untuk mengelola data pemakai dengan pilihan User Baru, Ganti Pass dan Edit User b. Laporan Berisi laporan dari menu utama sebelum di cetak c. Open Tombol untuk masuk ke menu utama d. About Berisi data dari pendesain dan perancang program. Laporan Keterangan : Form Laporan berisi Laporan dari menu utama, yaitu : - Daftar Mesin - Daftar Part Mesin - Daftar Penggantian Part - Daftar Stok Part - Daftar Biaya

10 D-1-10 iv. Open to Utama Keterangan : Menu Utama berisi Daftar Mesin dan Daftar Part Mesin yang masing-masing dilengkapi dengan bantuan menu New, Edit, Delete dan Refresh untuk mengakses data. Daftar Mesin memuat informasi tentang Kode Mesin, Kondisi, Nama Mesin, Tanggal Setup dan Keterangan. Selain itu juga dilengkapi menu cari, untuk membantu mempermudah mencari jenis mesin berdasarkan nama atau kode mesin. Daftar Part Mesin memuat informasi tentang Kode Part, Nama Part, Tanggal Setup, Tanggal Expired, Pemakaian Part, Umur Pakai Part, Item Pakai Part, Minimum Stock Part, Aktual Stock Part dan Keterangan. v. About Keterangan : About berisi informasi data diri pihak yang mendesain dan merancang program beserta software yang digunakan.

11 D-1-11 Diskusi Dengan membandingkan sistem lama dengan sistem baru, maka dapat diketahui keunggulan dan kekurangan sistem. Sistem Lama i. Keunggulan Sistem lama dapat berjalan normal sesuai jadwal karena sudah biasa diterapkan oleh perusahaan selain itu tidak membutuhakan investasi baru. ii. Kekurangan Pemantauan kebutuhan dan pengelolaan persediaan part kurang efisien karena kewenangan Drum Plant sebatas melaporkan kebutuhan part yang diperlukan jika ada kerusakan mesin. Sedangkan Logistik sebatas menyediakan kebutuhan part yang diminta Drum Plant dan departemen lain sehingga tidak bisa memantau kebutuhan aktual part tiap periodenya, kemudian melakukan pemesanan apabila persediaan part habis. Untuk mengetahui informasi aktual di lantai produksi operator harus inspeksi langsung, baru kemudian melaporkan hasil ke Drum Plant. Sistem Baru iii. Keunggulan Sistem baru dapat membantu pekerjaan agar lebih efektif dan efisien karena operator dapat mengetahui data-data aktual mesin dan part mesin melalui sistem informasi tanpa harus melalui inspeksi langsung di lantai produksi. Proses penggantian part yang dilakukan secara periodik dapat direncanakan dengan tepat, yaitu jadwal penggantian dan waktu expired part sesuai dengan umur pakainya. Berbagai data dan informasi pengelolaan part mesin dapat diakses dengan cepat dengan menu-menu yang mudah untuk dioperasikan. iv. Kekurangan Sistem yang baru akan membutuhkan biaya investasi tambahan bagi perusahaan yaitu untuk proses instalasi dan pelatihan SDM yang akan mengoperasikan program. Hal ini membutuhkan waktu yang cukup lama, selain itu apabila program mengalami error, akan menghambat pekerjaan. Kesimpulan Setiap sistem pasti ada keunggulan dan kelemahan, oleh karena itu perusahaan harus mempunyai kebijakan untuk memutuskan sistem mana yang akan dipakai. Jika tetap menggunakan sistem lama, maka tidak akan menambah investasi baru tetapi kinerja perusahaan tetap seperti semula. Atau dengan menggunakan sistem yang baru dengan pertimbangan dapat meningkatkan kinerja perusahaan walaupun harus mengeluarkan investasi baru.

12 D-1-12 Daftar Pustaka Cahyono, B. T Manajemen Produksi, Pengawasan Persediaan (Inventory Control). Badan Penerbit IPWI. Jakarta. Kristanto, A Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Penerbit Gava Media. Cetakan I. Yogyakarta. Nasution A. H Perencanaan dan Pengendalian Produksi. PT Candimas Metropole. Jakarta. Sutanta, E Sistem Basis Data. Graha Ilmu. Yogyakarta. Tersine, R. J Principles of Inventory and Materials Management. Prentince Hall Inc. 4 th Edition. Englewood Cliffs. New Jersey. Witarto Memahami Sistem Informasi: Pendekatan Praktis Rekayasa Sistem Informasi Melalui Kasus-kasus Sistem Informasi di Sekitar kita. Penerbit Informatika. Bandung.