PERANCANGAN DAN PENGEMBANGAN APLIKASI ORDER TRACKING UNTUK BAGIAN PURCHASING BERBASIS WEB PADA PT.ABC Budi Handoko 1 ; Yulita 2 ; Yen lina Prasetio, S.Kom., MCompSc 3 1,2,3 Computer Science Department, School of Computer Science, BINUS University, Jln. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480 budi_h.doko@yahoo.com, yulita.yllee@gmail.com ABSTRACT The purpose of this study is to identifying problems and needs, and designing web-based applications to support the business processes in the company abc.. The method of application development that used is waterfall model which consist of requirements analysis and definition, system and software design, implementation and unit testing, inegration and system testing, operation and maintenance.. The result achieved is a web-based application Order Tracking that can support part of Purchasing at PT. Abc in giving information about shipments, stock monitoring for each purchase order and generate reports. The conclusions obtained is the application can help PT. Abc to get information about shipment, stock monitoring for each purchase order and generate reports Keyword:Shipments, Purchasing, Purchase Order, Monitoring, stock ABSTRAK Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengidentifikasi permasalahan dan kebutuhan, serta merancang aplikasi berbasis web yang dapat mendukung kelancaran proses bisnis pada PT.Abc. Metode yang digunakan dalam pengembangan aplikasi ini adalah model waterfall dimana didalamnya terdiri dari requirements analysis and definition, system and software design, implementation and unit testing, inegration and system testing, operation and maintenance. Hasil yang dicapai adalah sebuah aplikasi order tracking berbasis web yang dapat mendukung bagian purchasing pada PT.Abc dalam memberikan informasi mengenai pengiriman, memonitoring persediaan stok pada setiap purchase order dan menghasilkan laporan. Simpulan yang diperoleh yaitu dengan adanya aplikasi order tracking ini maka dapat membantu PT. Abc dalam mendapatkan informasi mengenai pengiriman, memonitoring persediaan stok pada setiap purchase order dan menghasilkan laporan. Kata kunci: Pengiriman, Purchasing, Purchase Order, Monitoring, stok
PENDAHULUAN Dalam perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat saat ini, teknologi informasi sudah menjadi salah satu bagian penting dalam kehidupan terutama dalam hal bisnis. Di dalam menjalankan bisnis, dibutuhkan informasi yang cepat dan akurat untuk mendukung kegiatan operasional dalam sebuah perusahaan. PT. ABC adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan material, dan lainlain. Produk-produk yang dijual dari perusahaan ini biasanya di-import dari luar negeri dan didistribusikan ke Indonesia. Saat ini, PT.ABC menggunakan sistem komputerisasi ERP (Enterprise Resource Planning) berbasis desktop based yaitu Adempiere untuk mendukung proses bisnis perusahaan seperti pembuatan invoice, pembuatan purchase order, dan lain-lain. Namun, masih terdapat beberapa kelemahan pada sistem Adempiere tersebut terutama dalam bagian persediaan. Sistem Adempiere belum dapat menyediakan informasi persediaan yang dibutuhkan oleh PT. ABC seperti jumlah barang dalam perjalanan, jumlah barang yang belum terkirim dari pengiriman luar negeri, estimasi tanggal barang selesai di produksi serta kesesuaian antara jumlah barang yang dikirim dengan yang diterima. Management persediaan sangatlah dibutuhkan dalam kegiatan bisnis. Apabila tidak ada informasi mengenai stok maka penjualan dan produksi akan terhambat. Informasi di atas sangat dibutuhkan oleh PT. ABC untuk mempermudah pengaturan stok barang serta menjaga kepuasan pelanggan. Salah satu contohnya dengan adanya informasi di atas, PT. ABC dapat memberikan informasi mengenai kapan barang akan tersedia kepada Customer yang akan membeli barang. Selain itu, informasi diatas juga dapat mempermudah PT. ABC dalam pengaturan stok yang tersedia. Agar dapat memenuhi kebutuhan PT. ABC maka dibutuhkanlah suatu aplikasi order tracking yang dapat memberikan informasi berapa jumlah barang yang sedang dalam perjalanan, jumlah barang yang belum terkirim, tanggal pabrik selesai memproduksi barang serta sistem yang dapat menyediakan laporan Material Receipt yang dapat menyediakan informasi apakah jumlah barang yang diterima telah sesuai dengan jumlah barang yang dikirim. METODE PERANCANGAN Metode yang digunakan dalam pengembangan aplikasi ini adalah metode Waterfall menurut Sommerville (2011:30) yaitu: a. Requirements analysis and Definition Pada tahapan ini, dilakukan pengumpulan data dari user untuk mendefinisikan fungsi sistem secara spesifik. Pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis adalah dengan mengadakan wawancara dengan user dan melakukan studi pustaka yang akan digunakan sebagai dasar pendefinisian fungsi sistem. b. System and Software Design Pada tahapan ini, dilakukan perancangan sistem berdasarkan requirement yang di dapatkan dari user. Tahapan ini meliputi perancangan layar, pembuatan design database, perancangan sistem, pembuatan Functional Specification Document. c. Implementation and Unit Testing
Pada tahapan ini, dilakukan implementasi terhadap perancangan sistem dan software ke dalam pembuatan program. Setelah pembuatan program, maka akan dilakukan unit testing oleh developer. d. Integration and System testing Pada tahapan ini, dilakukan penggabungan program-program menjadi satu kesatuan yang sudah di testing untuk memastikan sesuai dengan kebutuhan user kemudian setelah testing selesai dilakukan, sistem akan di kirimkan ke user untuk testing. e. Operation and maintenance Pada tahapan ini, sistem sudah di-install dan digunakan untuk memenuhi kebutuhan user. Apabila terdapat kesalahan, maka akan dilakukan maintenance terhadap kesalahan tersebut. HASIL DAN BAHASAN Sistem yang sedang berjalan Pemesanan dan pembelian barang dilakukan oleh PT. ABC dengan mengirimkan purchase order melalui email kepada agent yang berhubungan. Setelah barang telah selesai diproduksi oleh pihak agent, maka agent akan mengirimkan barang kepada PT. ABC. Setelah barang diterima oleh bagian gudang maka bagain gudang akan memberikan informasi berupa data pencatatan barang kepada bagian purchasing sehingga bagian purchasing akan memasukan data pembelian secara manual ke dalam sistem dengan menggunakan microsoft excel. Latar Belakang Permasalahan PT. ABC sering mengalami beberapa kendala pada saat menggunakan sistem yang berjalan sekarang ini. Berikut adalah beberapa kendala pada sistem yang sedang berjalan sekarang: a. Belum terdapat aplikasi yang dapat mencatat serta memberikan informasi mengenai kebutuhan pengiriman seperti nomor pengiriman dan daftar barang yang dikirim sehingga purchasing mengalami kesulitan dalam mendapatkan informasi pengiriman. b. Belum terdapat aplikasi yang dapat memonitoring jumlah barang yang belum dikirimkan. c. Belum terdapat aplikasi yang dapat memberikan informasi jumlah barang dalam perjalanan sehingga purchasing mengalami kesulitan dalam mendapatkan informasi akan persediaan stok. d. Belum terdapat aplikasi yang dapat memberikan informasi tanggal barang selesai di produksi dan tanggal pengiriman barang sehingga purchasing mengalami kesulitan dalam memberikan informasi kapan barang akan tersedia kepada customer yang akan membeli barang. e. Belum terdapat aplikasi yang dapat melakukan pengecekan apakah barang yang telah dikirim oleh agent sudah sesuai dengan barang yang diterima oleh bagian purchasing sehingga purchasing mengalami kesulitan dalam pengecekan input-an barang yang dikirim. Solusi yang diusulkan Adapun solusi yang diajukan terhadap permasalahan di atas adalah dengan membuat sebuah aplikasi yang dapat membantu Perusahaan ABC dalam menjalankan bisnis sehari-hari. Aplikasi yang dibutuhkan diharapkan dapat:
a. Mencatat nomor-nomor pengiriman yang diinput oleh agent sehingga dapat mempermudah PT. ABC dalam mendapatkan informasi pengiriman. b. Memberikan informasi mengenai kapan tanggal barang selesai diproduksi dan kapan barang akan dikirimkan dari pihak agent. c. Memberikan laporan apakah barang yang diterima sudah sesuai dengan barang yang dikirimkan oleh pihak agent. d. Memberikan informasi jumlah barang dalam perjalanan dan jumlah barang yang belum terkirimkan. Peran/ role di dalam aplikasi: 1. Project Manager a. Membuat Project Timeline b. Memimpin dan memonitor implementasi aplikasi order tracking. c. Menilai dan mengelola resiko pelaksanaan aplikasi 2. Business Analyst a. Mengumpulkan kebutuhan bisnis dari user b. Melakukan analisis dari kebutuhan bisnis yang telah dikumpulkan c. Melakukan perancangan database d. Membuat dokumentasi (Functional Specification Document, Business Requirement Document dan User Interface) e. Melakukan User Training 3. Developer a. Membangun aplikasi order tracking berdasarkan dokumen FSD dan BRD. b. Melakukan perbaikan terhadap defect/ error yang ditemukan oleh tester. 4. Tester a. Melakukan Unit Test, User Acceptance Test. b. Memeriksa apakah aplikasi yang sudah dibuat sesuai dengan kebutuhan user. c. Membuat dokumen hasil pengetesan. Pada aplikasi ini, penulis berperan sebagai Business Analyst, Developer dan tester. Entity Relation Diagram Menurut Connolly dan Begg (2010:374), terdapat 3 komponen utama di dalam sebuah entity relation diagram yaitu entitas, relasi dan atribut.
Gambar 1 Entity Relation Diagram Evaluasi aplikasi berdasarkan 8 golden rules Berikut adalah salah satu contoh evaluasi aplikasi berdasarkan 8 golden rules Shneiderman, B., & Plaisant, C.: 1. Berusaha untuk Konsistensi Aplikasi ini menggunakan jenis warna yang seragam pada setiap halamannya. Selain itu jenis font yang digunakan juga seragam pada semua halaman aplikasi.
Gambar 2 Tampilan Menu View PO list Evaluasi aplikasi berdasarkan hasil wawancara Responden : Bagian Purchasing ( 3 orang) Lokasi : Perusahaan ABC, ruang rapat lantai 1 Dari hasil wawancara yang dilakukan, maka dapat disimpulkan bahwa desain dan performa yang ada di dalam aplikasi Order Tracking sudah bagus, sederhana dan mudah digunakan sehingga memberikan kemudahan dalam mempelajarinya dalam waktu singkat. Secara keseluruhan fungsifungsi yang ada di dalam aplikasi ini juga sudah sesuai dengan rapat dari analisa kebutuhan sebelumnya. Aplikasi ini juga memberikan kemudahan kepada user dalam pemberian report pengecekan barang sehingga user dapat melihat report dengan waktu yang cepat. User merasa puas dengan aplikasi yang telah dibuat. Evaluasi aplikasi berdasarkan tes script Tabel 1 Evaluasi aplikasi berdasarkan tes script user Modul Description Status Date of Done Admin search by agent format pencarian dibuat lowcase agar mempermudah pencarian by "id" dan "name" Done 21/11/2013 Admin search by factory format pencarian dibuat lowcase agar mempermudah pencarian by "id" dan "name" Done 21/11/2013 Admin add user ditambahkan pesan success ketika berhasil add user Done 22/11/2013 Admin edit user masih terdapat "," dalam mandatory confirm password Done 21/11/2013 Evaluasi aplikasi berdasarkan lima faktor manusia terukur Berdasarkan hasil wawancara yang diperoleh, maka dilakukan evaluasi terhadap lima faktor manusia terukur, yaitu: a. Waktu belajar
Berdasarkan jawaban dari pertanyaan no 1 bahwa desain dari aplikasi ini memudahkan user dalam menggunakan progam sehingga dapat disimpulkan bahwa user membutuhkan waktu yang singkat dalam mempelajari aplikasi ini. b. Kecepatan performa Berdasarkan jawaban dari pertanyaan no 1 dapat disimpulkan bahwa perfoma dari aplikasi ini sudah cukup bagus dan perfoma dar fungsi-fungsinya sudah memenuhi kebutuhan user. c. Tingkat kesalahan user Berdasarkan jawaban dari pertanyaan no 1 dan no 2 bahwa desain dan perfoma user sudah sesuai dengan kebutuhan dan dapat dengan mudah digunakan sehingga dapat disimpulkan bahwa tingkat kesalahan user akan berkurang karena user mengerti akan sistem tersebut. d. Daya ingat Berdasarkan jawaban dari pertanyaan no 1 bahwa desain dan perfoma user sudah sesuai dengan kebutuhan dan mudah untuk digunakan maka dapat disimpulkan bahwa tampilan yang mudah digunakan dapat membantu user dalam mengingat aplikasi tersebut. Selain itu aplikasi ini juga sangat sederhana sehingga mudah untuk dimengerti. e. Kepuasan subjektif Pada aplikasi ini tidak dievaluasi berdasarkan kepuasan subjectif karena calon pengguna aplikasi diwajibkan untuk mempelajari aplikasi yang telah ada. Dari hasil wawancara yang dilakukan dengan bagian Purchasing, maka dapat disimpulkan bahwa lima faktor manusia terukur sudah dapat terpenuhi. SIMPULAN DAN SARAN Berikut ini adalah simpulan yang diambil dari aplikasi Order Tracking: 1. Aplikasi Order Tracking sudah dapat memenuhi kebutuhan dari PT. ABC 2. Penyelesaian aplikasi Order Tracking sudah sesuai dengan project timeline yang ditentukan. 3. Aplikasi Order Tracking dapat mendukung PT. ABC dalam memberikan informasi akan persedian stok. 4. Aplikasi Order Tracking dapat mempermudah PT. ABC dalam memonitoring Purchase Order yang belum dikirimkan 5. Aplikasi Order Tracking dapat membantu PT. ABC dalam memonitoring tanggal barang selesai di produksi dari pabrik dan tanggal pengiriman barang sehingga menghasilkan Informasi yang dapat membantu perusahaan dalam memberikan pelayanan yang lebih baik ke pelanggannya Berdasarkan simpulan yang ada, maka saran yang dapat dipertimbangkan untuk pengembangan aplikasi adalah 1. Aplikasi ini belum dapat menyediakan laporan dalam bentuk crystal report yaitu pembuatan laporan dimana dapat dihasilkan dalam bentuk cetakan. 2. Aplikasi ini belum terdapat fitur yang dapat mengukur dan menampilkan presentase kinerja agent.
REFERENSI Connolly, T. M., & Begg, C. E. (2010). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation and Management. (5th edition). England: Pearson Education. Shneiderman, B., & Plaisant, C. (2010). Designing the user interface: Strategies for effective humancomputer interaction. (5th edition). USA: Pearson Education Sommerville, Ian. (2011). Software Engineering. (9th edition). New York : Pearson Education. RIWAYAT HIDUP Budi Handoko lahir di kota Ngabang pada 05 Januari 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun 2014. Penulis aktif di organisasi BASIC sebagai activist Yulita lahir di kota Pekanbaru pada 12 Agustus 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun 2014. Penulis aktif di organisasi BSLC sebagai mentor.