37 BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Gambaran Umum 3.1.1. Sejarah Singkat dan Profil Perusahaan Perusahaan ini pertama kali didirikan pada tanggal 20 Februari 1957 dengan nama PT. Astra International Incorporation (AII) oleh Bapak Drs. Tjia Kian Tie, Bapak William Soerdjaya (Tjia Kian Liong), dan Bapak E. Harman (Liem Peng Hong). Pada mulanya perusahaan ini bergerak di bidang perdagangan umum, mulai dari menjual soft drink merek Prem Club dan juga ekspor-impor hasil bumi. Pada tahun 1965 PT. Astra International Incorporation mengalihkan usahanya menjadi pengimpor kendaraan bermotor, alat-alat berat, dan alat-alat teknik yang dapat menunjang kebutuhan pembangunan nasional. Pada tanggal 1 Juli 1969 PT. Astra International Incorporation mendapat pengakuan resmi dari pemerintah sebagai agen tunggal mobil merek Toyota untuk seluruh wilayah Indonesia. Sebagai kelanjutannya PT. Astra International Incorporation membentuk Toyota Division yang menangani distributor dan pemasaran kendaraan merek Toyota. Pada tahun 1971 didirikan perusahaan baru dengan nama PT. Toyota Astra Motor (TAM) yang merupakan patungan antara PT. Astra International Incorporation dengan Toyota Motor Company (TMC). PT. Toyota Astra Motor
38 ini kegiatannya yaitu mengimpor mobil-mobil merek Toyota dalam keadaan Completely Knock Down (CKD) dari Jepang, kemudian dirakit di PT. Multi Astra serta menyalurkan pada dealer-dealer utama di Indonesia. Sehingga status agen tunggal Toyota untuk seluruh Indonesia dialihkan kepada PT. Toyota Astra International Incorporation sejak itu berubah menjadi penyaluran utama. Karena perkembangan yang semakin pesat, maka pada tanggal 1 Januari 1976 didirikan PT. Astra Motor Sales (AMS) berdasarkan Akta Notaris Kartini Mulyadi, S.H. No.195 tanggal 30 Juli 1975 dan No.52 tanggal 10 Oktober 1975. Sejak saat itu PT. Astra Motor Sales menjadi penyalur utama mobil merek Toyota dan memiliki puluhan kantor cabang. Selanjutnya pada bulan Maret 1990, PT. Astra Motor Sales telah menjual sahamnya (go public) terhadap masyarakat, dan pada saat bersamaan PT. Astra Motor Sales yang berada di Jl. Asia Afrika No.125 Bandung diubah menjadi PT. All Toyota Divisions. Dan pada tanggal 19 Februari 1991, berdasarkan Akta Notaris No.43 yang dibuat oleh Ny. Indirani Soepojo, S.H. PT. All Toyota Division berubah menjadi PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation Cabang Bandung atau yang lebih dikenal dengan nama AUTO 2000. AUTO 2000 ini merupakan tempat penjualan resmi Authorized Main Dealer bagi kendaraan merek Toyota yang berkantor pusat di Jl. Gaya Motor III No.3 Jakarta 14330. Adapun profile dari AUTO 2000 adalah sebagai berikut :
39 1. Focus on Customer Pelanggan bagaikan raja yang harus selalu didahulukan. Karena itu segala upaya difokuskan untuk memberikan layanan bernilai tambah. 2. Reliable Tak ada yang lebih berharga daripada kepercayaan pelanggan. Tak cukup hanya pengalaman dan keahlian yang senantiasa diasah, namun juga perbaikan yang terus-menerus dilakukan dengan memperhatikan suara pelanggan. 3. Green Company Makin tingginya polusi lingkungan saat ini, mengilhami AUTO 2000 untuk selalu mengutamakan keselarasan lingkungan melalui fasilitas layanan prosedur, sistem pengolahan limbah, serta penggunaan produk-produk yang bersahabat dengan lingkungan. 4. Team Work Pasar yang dinamis, hanyalah bisa diantisipasi melalui suatu sinergi dari sebuah tim yang melibatkan berbagai keahlian namun memiliki satu tujuan, yaitu memuaskan pelanggan. 5. Strive for Exellence Begitu cepatnya perubahan terjadi, begitu tingginya tuntutan pelanggan mendorong AUTO 2000 untuk terus-menerus meningkatkan layanan yang lebih baik dan lebih baik lagi. 6. Ease Situasi orang yang semakin bertambah sibuk, membuat waktu semakin berharga, itulah yang menjadi sumber inspirasi AUTO 2000 untuk
40 memberikan pelayanan yang mudah dan memberikan layanan-layanan seperti Booking Service, Toyota Home Service, OK atau Gratis! Yang mudah diakses di seluruh cabang-cabang AUTO 2000. 3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan Visi dan misi PT. Astra International Tbk. Toyota (AUTO 2000) adalah sebagai berikut : 1. Visi Visi dari AUTO 2000 adalah Menjadi Dealer Otomotif yang terbaik di Indonesia melalui proses dan layanan pelanggan yang bertaraf international, 2. Misi 1) Memberi layanan terbaik kepada pelanggan. 2) Mencapai pangsa pasar No. 1 untuk kendaraan Toyota. 3) Menyediakan lingkungan kerja yang aman dan baik bagi karyawan. 4) Menciptakan nilai tambah ekonomis yang positif bagi shareholders. 3.1.3 Maksud dan Tujuan Perusahaan Maksud dan tujuan dari keberadaan AUTO 2000 adalah : 1. Market leader number one in sales, volume, and market share. Yaitu menjadi pemimpin pasar dalam bisnis otomotif dengan volume penjualan nomor satu. 2. Best distribution network. Adalah memiliki jaringan distribusi yang luas.
41 3. Customer satisfaction and good attitude people. Yaitu menciptakan kepuasan pelanggan dan karyawan AUTO 2000. 4. Highly compenence and good attitude people. Adalah karyawan AUTO 2000 memiliki sikap, perilaku, etika kerja, serta kepribadian yang tinggi. 5. Financial soundeness. Yaitu kondisi keuangan AUTO 2000 yang sehat, mampu menciptakan laba yang memadai untuk perkembangan dan kelangsungan hidup perusahaan di masa mendatang. 3.1.4. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Struktur organisasi pada setiap perusahaan memegang peranan penting, karena dengan adanya susunan organisasi yang baik semua kegiatan dapat berjalan efektif dan efisien sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Suatu struktur organisasi yang baik adalah yang di dalamnya menggambarkan tugas dan wewenang yang baru dijelaskan sesuai dengan posisinya dalam organisasi tersebut. Satu hal yang perlu diperhatikan dalam menentukan struktur organisasi adalah kemungkinan terjadinya perubahan dalam badan usaha yang bersangkutan pada masa yang akan datang. Misalnya perubahan atau perluasan struktur organisasinya. Jadi bentuk suatu organisasi haruslah disusun sedemikian rupa dan fleksibel sehingga menjamin efisiensi dan efektifitas, guna mewujudkan tujuan perusahaan serta disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
42 Berdasarkan penelitian langsung pada perusahaan dapat diuraikan susunan organisasi dan uraian tugas-tugas pokok masing-masing bagian pada PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation Auto 2000 cabang Tebet Sahardjo sebagai berikut: Sales Department Departmen ini dipimpin oleh seorang Sales head dimana merangkap sebagai kepala cabang yang membawahi lima orang bawahan : Sales Supervisor, Salesman, Counter Sales, PDC (Pree Delivery Check), Driver. 1. Sales Supervisor Tugas utama bagian ini adalah : a. Memeriksa lokasi pemasangan billboard b. Mengkoordinir kegiatan operasional marketing c. Membuat laporan periodik (bulanan, kwartalan, tahunan) tentang seluruh kegiatan marketing. d. Bertanggung jawab atas kegiatan training dan pembinaan karyawan khususnya salesman. e. Mengontrol dan mensupervisi kegiatan promosi dan pemasaran Dalam menjalankan tugasnya, Sales Supervisor dibantu oleh Salesman membawahi area utamanya lebih banyak sebagai pelaksanan dari perencanaan yang dibuat oleh Market Development Department. 2. Salesman Adapun tugas sebagai Salesman yaitu :
43 a. Menawarkan produk kendaraan Auto 2000 diluar wilayah kantor Auto 2000 seperti melakukan penawaran ke kantor-kantor, rumah-rumah dan instansi pemerintah, dan pameran-pameran yang diadakan oleh Auto 2000 b. Membantu customer dalam memudahkan rencana pembelian kendaraan c. Memberikan pelayanan terbaik kepada konsumen dalam proses penentuan harga kendaraan d. Bertanggung jawab atas data konsumen dalam proses pembelian kendaraan. 3. Counter Sales, yang bertugas : a. Melayani customer yang melakukan pembelian di Counter b. Membantu customer dalam memudahkan rencana pembelian kendaraan c. Memberikan pelayanan terbaik kepada konsumen dalam proses penentuan harga kendaraan d. Bertanggung jawab atas data konsumen dalam proses pembelian kendaraan. 4. Pree Delivery Check, yang bertugas : Mengecek dan memastikan kendaraan yang sudah dibeli oleh konsumen, sebelum dilakukan pengiriman. Pengecekan dimulai dari kondisi keseluruhan mobil yaitu mesin, body dan interior, serta surat jalan dan dokumen pengiriman
44 5. Driver, yang bertugas : Mengemudi dalam proses pengiriman kendaraan menuju alamat yang ditujukan oleh konsumen. Selain itu juga bertugas membantu karyawan atau staff dalam melaksanakan tugasnya diluar wilayah kantor. Administration Department Departemen ini dipimpin oleh seorang Administration Head yang membawahi langsung para bawahan : Administration General Affair, kasir, Administrasi Unit, Administrasi Service, Administrasi Gudang Bahan, Administrasi Suku Cadang, Polreg STNK, Administrasi Ekspedisi, Messenger (bagian penagihan atau kolektor), Security dan Office boy. Fungsi utama dari bagian ini adalah : a. Mengkoordinir tugas-tugas bawahan b. Bertanggung jawab dan melakukan atas penggunaan dana dan arus dana (cash flow) c. Bertanggung jawab atas terciptanya tertib administrasi, khususnya yang berhubungan dengan sistem prosedur akuntansi dan Standar Operational Perusahaan. d. Mengendalikan dan mensupport kinerja khususnya bagian administrasi agar sesuai dengan Standar Operasional Perusahaan. Service Department Departemen ini dipimpin oleh seorang Service Head yang membawahi Instruktur, Service Advisor, PTM, Forman, Teknisi, Koordinator Toyota Home Service (THS), Teknisi THS, Counter Part dan Partman.
45 Service head mempunyai tugas utama sebagai berikut : a. Mengkoordinir tugas para bawahan b. Merencanakan dan menentukan strategi pelayanan service dan penjualan spare part agar tercapai target penjualan c. Mengatur dan mengawasi mekanisme kerja dalam masalah sevice kendaraan dan penjualan spare part agar terciptanya kepuasan di mata konsumen. Adapun tugas bawahan service head sebagai berikut : a. Instruktur mempunyai tugas mentraining karyawan bengkel sesuai standard operasional service Auto 2000 b. Service Advisor tugasnya sebagai penasehat bengkel melayani keluhan customer yang kemudian di input ke forman c. PTM tugasnya mengatur tugas yang akan dilakukan oleh mekanik yang sesuai dengan keluhan customer dan tugas lainnya mengecek kendaraan yang telah selesai di service. d. Forman tugasnya sama dengan PTM dimana menerima input dari service advisor berupa faktur yang isinya kerusakan dan keluhan kendaraan customer yang kemudian faktur di berikan mekanik untuk segera melakukan penyervisan. e. Teknisi tugasnya melaksanakan tugas penyervisan kendaraan sesuai faktur service kendaraan f. Koordinator THS tugasnya mengkoordinir layanan purna jual door to door ke rumah konsumen
46 g. Counter Part tugasnya melayani konsumen dalam masalah penjualan spare part kendaraan Toyota. 3.1.5 Aktivitas Perusahaan Auto 2000 merupakan jaringan jasa penjualan, perawatan, perbaikan dan penyediaan suku cadang Toyota yang manajemennya ditangani penuh oleh P.T. ASTRA INTERNATIONAL Tbk. Auto 2000 memiliki +50 cabang yang tersebar di seluruh Indonesia (kecuali Sulawesi, Maluku, Irian Jaya, Jambi, Riau, Bengkulu, Jawa Tengah dan D.I.Y). Selain itu Auto 2000 juga memiliki dealer yang tersebar di seluruh Indonesia (disebut indirect),yang totalnya berjumlah 47 outlet. Dengan demikian terdapat 97 cabang (Direct dan Indirect) yang mewakili penjualan Auto 2000 di seluruh Indonesia. Penjualan Parts juga dibagi kedalam Direct dan Indirect Disamping itu Auto 2000 juga memiliki 407 Partshop yang menjamin keaslian suku cadang produk Toyota. PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation Auto 2000 yang berlamat di Jl. Dr. Sahardjo No. 246 A Tebet Sahardjo yang bergerak dalam bidang usaha antara lain : 1. Penjualan unit baru Toyota 2. Layanan purna jual a. Service b. Suku cadang dan aksesoris c. Perbaikan body dan pengecetan d. Pengurusan STNK
47 3.2 Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan dalam skripsi ini adalah metode deskriptif. Metode penelitian deskriptif bertujuan untuk membuat gambaran secara faktual, sistematis dan akurat tentang hasil analisis atas peranan pengawasan intern (internal control) terhadap pengelolaan kas yang diterapkan oleh PT. Astra International Tbk TSO Auto 2000 Cabang Tebet Sahardjo. 3.3 Definisi Operasional Variabel Pengertian dan batasan dari variabel-variabel yang digunakan dalam pembahasan adalah sebagai berikut: 1. Pengawasan Intern Agar pendelegasian wewenang dan bertanggung jawab berjalan secara efektif dan efisien, maka diperlukan suatu pengawasan intern yang baik. Dimana dengan pengawasan intern, pimpinan dapat mengikuti seluruh aktifitas perusahaan melalui catatan-catatan dan laporan yang disampaikan oleh bawahannya. 2. Pengelolaan kas Pengelolaan kas dapat dianggap sebagai suatu fungsi keuangan yang mendasar dalam kebanyakan perusahaan karena kas mempunyai kedudukan sentral dalam usaha sehari-hari, maupun bagi keperluan yang menunjang pelaksanaan operasi perusahaan. Tujuan utama perusahaan dalam mengelola kas pada dasarnya adalah meminimalkan risiko
48 perusahaan dalam keadaan insolvency, yaitu keadaan perusahaan yang tidak mampu lagi untuk membayar hutang-hutang tepat pada waktunya 3.4 Jenis Data Data yang digunakan oleh penulis dalam penelitian ini adalah data sekunder dari PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation Auto 2000 cabang Tebet Sahardjo dan diolah lebih lanjut oleh penulis. Pengambilan data dilakukan secara langsung terhadap dokumentasi yang berhubungan dengan materi penelitian guna mendapatkan data yang akurat dan dengan mengadakan tanya jawab secara langsung kepada staff Divisi accounting dan Administrasi & Finance Head. 3.5 Metode Pengumpulan Data Untuk mendapatkan data-data dan informasi dalam penulisan skripsi ini, penulis menggunakan dua teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Penelitian Kepustakaan (Library Research). Penggunaan studi kepustakaan ini untuk memperoleh data dan paparan (informasi) yang bersifat teoritis yang dapat menunjang dalam hal penyusunan penelitian ini 2. Penelitian Lapangan (Field Research). Metode ini dilakukan dengan cara mengadakan peninjauan secara langsung ke perusahaan yang dijadikan objek dalam penelitian. Pengambilan data dilakukan secara langsung terhadap dokumentasi yang berhubungan dengan materi penelitian guna
49 mendapatkan data yang akurat serta dengan mengadakan Tanya jawab secara langsung kepada staff Divisi accounting dan Administrasi & Kepala Administrasi. 3.6 Metode Analisis Data Analisis data merupakan aktivitas untuk menemukan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang telah dirumuskan. Metode yang digunakan penulis dalam menganalisis data yang telah dikumpulkan adalah dengan metode analisis deskriptif. Analisis deskriptif merupakan metode analisis yang bertujuan untuk membuat deskriptif secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai fakta-fakta yang terdapat pada objek penelitian.