1.0 PERANCANGAN AKTIVITI

1.0 PERANCANGAN AKTIVITI 1.1 Persatuan/kelab hendaklah menyediakan perancangan aktiviti dan mengemukakan kepada Pegawai Penyelaras untuk semakan pada awal setiap semester (Format perancangan aktviti adalah seperti di Lampiran 3). 1.2 Setiap perancangan aktiviti hendaklah sesuai dengan objektif dan tujuan penubuhan persatuan/kelab. 1.3 Persatuan/kelab yang ingin melaksanakan aktiviti perlu berbincang terlebih dahulu dengan Pegawai Penyelaras masing-masing berkenaan perancangan dan pelaksanaan aktiviti seperti penyediaan kertas kerja dan dokumen- dokumen yang berkaitan. 1.4 Persatuan/kelab perlu memuat turun Dokumen Sebelum Kelulusan Pelaksanaan Aktiviti seperti di bawah di http://www.hep.upm.edu.my setelah Pegawai Penyelaras bersetuju dengan perbincangan tersebut: 1.4.1 Senarai Semak Penyerahan dan Penerimaan Dokumen (OPR/HEPA/BR21/SPP). 1.4.2 Borang Permohonan dan Kelulusan Aktiviti (OPR/HEPA/BR01/SPP). 1.4.3 Borang Maklumat Penceramah/Panel/Pembentang Kertas Kerja/Pembimbing (OPR/HEPA/BR04/SPP) jika berkaitan. 1.5 Persatuan/kelab hendaklah menghantar dokumen permohonan di Seksyen Pembangunan Pelajar, Bahagian Hal Ehwal Pelajar pada minggu pertama dan minggu ketiga setiap bulan. 1.6 Dokumen Permohonan terdiri daripada kertas kerja dalam bentuk Hardcopy dan Softcopy, Borang Permohonan dan Kelulusan Aktiviti (OPR/HEPA/BR01/SPP), Borang Maklumat Penceramah/Panel/Pembentang Kertas Kerja/Pembimbing (OPR/HEPA/BR04/SPP) jika berkaitan dan Senarai Semak Penyerahan dan Penerimaan Dokumen (OPR/HEPA/BR21/SPP). 1.7 Surat permohonan kelulusan aktiviti hendaklah dikemukakan kepada Timbalan Naib Canselor (HEPA) melalui Pengetua/Dekan/Penasihat berserta kertas kerja dan dihantar kepada Pegawai Penyelaras. 1.8 Semua permohonan aktiviti hendaklah dikemukakan kepada Pegawai Penyelaras selewatlewatnya tiga (3) bulan untuk : 1.8.1 Aktiviti yang melibatkan kutipan derma dan penajaan dalaman/luar. 1.8.2 Aktiviti ke luar negara. 1.9 Permohonan aktiviti hendaklah mengikut Prosedur Pelaksanaan Aktiviti oleh Pelajar (UPM/HEPA/BHEP/AP/P001) kertas kerja dalam bentuk softcopy dan hardcopy dari pemohon. 1.10 Tidak dibenarkan melaksanakan sebarang aktiviti satu (1) bulan sebelum peperiksaan akhir semester bermula (kecuali kelulusan khas Timbalan Naib Canselor (HEPA). 1.11 Pelaksanaan aktiviti hendaklah sama seperti yang dirancang di dalam kertas kerja. Sebarang perubahan aktiviti perlu mendapat kelulusan Timbalan Naib Canselor (HEPA). 1

1.12 Aktiviti yang berisiko tinggi seperti aktiviti di dalam hutan, mendaki gunung dan aktiviti air hendaklah mematuhi syarat-syarat tambahan berikut : 1.12.1 Menerima nasihat dan arahan daripada pegawai Pusat Kesihatan Universiti. 1.12.2 Perlu diiringi oleh seorang yang berkelayakan dalam pertolongan cemas dan jurupandu berkelayakan. 1.12.3 Mendapat kelulusan bertulis daripada pihak yang berkaitan. 1.12.4 Membawa alat telekomunikasi seperti walkie talkie (jika perlu). 1.12.5 Membawa peralatan secukupnya. 1.12.6 Mendapat kebenaran daripada Balai Polis yang berhampiran. **Nota : Bahagian Hal Ehwal Pelajar, UPM tidak akan bertanggungjawab di atas sebarang kemalangan, kecuaian dan kecedaraan yang menimpa pelajar yang menganjurkan aktiviti tanpa mendapat kelulusan daripada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni). 1.13 Bahagian Hal Ehwal Pelajar menyediakan perkhidmatan dan kemudahan untuk kegunaan pelajar seperti berikut : 1.13.1 Permohonan Alat Tulis Pelajar (Rujuk Garis Panduan Permohonan Alat Tulis Pelajar) 1.13.2 Permohonan Penggunaan Kemudahan (Rujuk Garis Panduan Penggunaan Kemudahan) 1.13.3 Permohonan Pinjaman Peralatan Rekreasi (Rujuk Garis Panduan Pinjaman Peralatan Rekreasi) 1.13.4 Permohonan Pinjaman Peralatan Teknikal (Rujuk Garis Panduan Pinjaman Peralatan Teknikal) 1.13.5 Permohonan Pinjaman Peralatan Seni Budaya (Rujuk Garis Panduan Pinjaman Peralatan Seni Budaya) 1.13.6 Permohonan Perkhidmatan Kenderaan dan Jentera Universiti (Rujuk Garis Panduan Perkhidmatan Kenderaan dan Jentera Universiti) 2

2.0 CARTA ALIR PELAKSANAAN AKTIVITI OLEH PELAJAR Sedia Kertas Kerja 7.1 Terima Dokumen Lengkap 7.2 Penyediaan Jadual Pembentangan 7.3 Pembentangan Kertas Kerja 7.4 Tidak Sokong? 7.5 Ya Kelulusan Program 7.6 Tidak Lulus? 7.7 Ya Rekod Dalam Sistem e-pama 7.8 Surat Keputusan Permohonan dan Lantikan Pegawai Pemantau 7.9 Pindaan? 7.10 Ya Tidak Laksana Aktiviti 7.11 Terima Laporan Pelaksanaan Aktiviti 7.12 Tamat 7.13 3

3.0 GARIS PANDUAN 3.1 GARIS PANDUAN KERTAS KERJA CADANGAN AKTIVITI PELAJAR 3.1.1 Format Am Penyediaan Kertas Kerja a. Kertas saiz A4 berwarna putih dan hanya sebelah muka surat sahaja digunakan b. Page set up : Bentuk Potrait c. Font ; jenis Arial, Tahoma atau Century Gothic d. Saiz Font : 12 e. Spacing : 1.5 f. Margin :1 g. Align Justify h. Meletakkan nombor halaman muka surat. i. Maksimumkan muka surat. j. Setiap tajuk di hitamkan bold dan mempunyai nombor. k. Penggunaan perkataan Inggeris perlu Italic. l. Kertas kerja hanya perlu di stapler sahaja tanpa di binding. 3.1.2 Sinopsis atau Ringkasan Eksekutif a. Sinopsis atau Ringkasan Eksekutif perlu diletakkan di helaian paling hadapan kertas kerja. b. Sinopsis atau Ringkasan Eksekutif perlu disediakan dalam dua (2) muka surat sahaja (maksimum) dan perlu mempunyai butiran seperti berikut : i. Nama Program ii. Pengenalan/Latar Belakang iii. Hasil Pembelajaran iv. Tarikh dan Tempat Program v. Anjuran (Bersama Bahagian Hal Ehwal Pelajar) vi. Kumpulan Sasaran vii. Jumlah Peserta viii. Penceramah/Perasmi/Tetamu Kehormat jika berkaitan ix. Tentatif/Pengisian Program x. Anggaran Perbelanjaan xi. Kesimpulan 3.1.3 Kandungan Kertas Kerja Kertas Kerja yang lengkap hendaklah mengandungi perkara-perkara berikut : a. Tujuan Nyatakan tujuan penyediaan kertas kerja, contoh seperti berikut : i. Mendapatkan kelulusan pelaksanaan aktiviti, bantuan pengangkutan, peralatan, kemudahan dan kewangan daripada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni). ii. Mendapatkan kelulusan mengutip derma dan penajaan daripada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) UPM (sekiranya berkaitan). iii. Memohon kerjasama daripada agensi-agensi kerajaan dan swasta (sekiranya berkaitan). 4

b. Pengenalan/ Pendahuluan i. Latar belakang aktiviti. ii. Jika aktiviti melibatkan kerjasama pihak luar, maklumkan kepentingan dan beri justifikasi. c. Hasil Pembelajaran i. Program yang ingin dianjurkan mempunyai sekurang-kurangnya empat (4) hasil pembelajaran yang boleh diukur dan mengandungi elemen Generix Student Attributes (GSA). ii. Perlu dinyatakan secara terperinci jenis domain dan nilai Kemahiran Insaniah yang akan diperoleh daripada penganjuran program. Contoh : Menerangkan kepada para peserta kursus tentang penggunaan media baru dengan cara yang baik dan beretika. (C2; EM1) C2 Domain Kognitif (pemahaman) ; EM1 Etika dan Moral Profesional tahap 1 d. Tarikh Dan Hari Haribulan/ Bulan/ Tahun (Hari) e. Tempat Nyatakan dengan terperinci seperti nama tempat, mukim, daerah, negeri. Contoh : Kampung Batu Hampar, Manir, Kuala Terengganu, Terengganu Darul Iman. f. Anjuran i. Nama penganjur (persatuan/ kelab/ majlis dan sebagainya). ii. Hendaklah menyatakan Anjuran Bersama Bahagian Hal Ehwal Pelajar. iii. Kerjasama (namakan badan-badan/ agensi-agensi terlibat). Terangkan kenapa memilih agensi-agensi tersebut serta apa peranannya. g. Tetamu Kehormat/ Perasmi Nyatakan nama dan jawatan (jika berkaitan). h. Penceramah Sila isi borang penceramah (UPM/HEPA/BR04/SPP) dan berikan maklumat lengkap penceramah seperti berikut (jika berkaitan) : i. Nama ii. No. Kad Pengenalan iii. Alamat/ No. Tel iv. Pekerjaan i. Kumpulan Sasaran dan Jumlah Peserta Sila nyatakan kumpulan sasaran dan bilangan peserta bagi program : a. Aktiviti dijalankan di luar dan di dalam UPM; b. Jenis aktiviti berisiko tinggi (Aktiviti Fizikal dan Mental, J06) Jawatankuasa program hendaklah mengisi Borang Jamin Diri (UPM/HEPA/BHEP/BR05/SPP). 5

**Nota : Penganjur dikehendaki memastikan kumpulan sasaran dan bilangan peserta yang dinyatakan semasa menghantar kertas kerja adalah sama dengan jumlah kehadiran pada masa program berlangsung. j. Jawatankuasa Pelaksana Nyatakan senarai ahli jawatankuasa beserta No. Matrik, No. Telefon dan Kolej k. Atur Acara Program Nyatakan pengisian program secara terperinci. l. Anggaran Perbelanjaan dan Pendapatan Disediakan dalam bentuk jadual. m. Kesimpulan Menyatakan dengan jelas kesan/impak yang akan diperoleh dari penganjuran program. n. Pengesahan Sila nyatakan dan lengkapkan maklumat berikut : i. Tandatangan, tarikh dan nama pengarah yang menyediakan kertas kerja. ii. Tandatangan, cap rasmi, tarikh, nama, jawatan, jabatan dan no. telefon penasihat yang menyemak kertas kerja. iii. Tandatangan, cap rasmi, tarikh, nama, jawatan, jabatan dan no. telefon Dekan/ Pengetua/Penyelaras BHEP (Persatuan/Kelab di bawah BHEP) yang mengesahkan kertas kerja. iv. Cadangan pegawai pemantau berserta jawatan, alamat jabatan dan nombor telefon dicadangkan oleh Dekan / Pengetua / Penasihat / Pegawai Penyelaras. 6

3.2 GARIS PANDUAN LAPORAN AKTIVITI 3.2.1 Pelajar perlu memuat turun Dokumen Selepas Pelaksanaan Aktiviti - Borang Laporan Aktiviti Pelajar (UPM/HEPA/BR02/SPP) di http://www.hep.upm.edu.my 3.2.2 Borang Laporan Aktiviti Pelajar (UPM/HEPA/BR02/SPP) dan Borang Soal Selidik Aktiviti Pelajar (OPR/HEPA/BR25/SPP) yang telah lengkap diisi hendaklah dihantar kepada Pegawai Penyelaras Bahagian Hal Ehwal Pelajar untuk tujuan pengesahan dalam tempoh empat belas (14) hari bekerja selepas aktiviti dijalankan. 3.2.3 Bagi tujuan tuntutan kewangan sila rujuk 3.3. 3.2.4 Jika tidak melibatkan tuntutan kewangan, sila serahkan Borang Laporan Aktiviti Pelajar (UPM/HEPA/BR02/SPP) dan Borang Soal Selidik Aktiviti Pelajar (OPR/HEPA/BR25/SPP) kepada Pegawai Penyelaras Bahagian Hal Ehwal Pelajar. 3.3 GARIS PANDUAN TUNTUTAN KEWANGAN AKTIVITI PELAJAR 3.3.1 Pelajar perlu memuat turun Dokumen Selepas Pelaksanaan Aktiviti di http://www.hep.upm.edu.my bagi tujuan tuntutan kewangan. 3.3.2 Tuntutan kewangan hendaklah dikemukakan kepada Pegawai Penyelaras untuk semakan dan pengesahan dengan menggunakan Borang Laporan Kewangan Aktiviti Persatuan Pelajar (UPM/HEPA/BR13/SPP). 3.3.3 Tuntutan kewangan aktiviti pelajar perlu dikemukakan bersama-sama : 3.3.3.1 Senarai Semak Tuntutan Bayaran Balik (OPR/HEPA/BR14/SPP) 3.3.3.2 Slip Akuan Terima Tuntutan (OPR/HEPA/BR15/SPP) 3.3.3.3 Kod Sistem Lejar (OPR/HEPA/BR16/SPP) 3.3.3.4 Borang Tuntutan Perjalanan dan Pelbagai untuk Pelajar (SOK/KEW/BR048/BYR) 3.3.3.5 Borang Laporan Kewangan Aktiviti Persatuan Pelajar (OPR/HEPA/BR13/SPP) 3.3.3.6 Surat Keputusan Permohonan yang asal 3.3.3.7 Resit-resit asal yang telah disahkan oleh Pegawai Penyelaras 3.3.3.8 Borang Laporan Aktiviti Pelajar (UPM/HEPA/BR02/SPP) 3.3.4 Dokumen yang telah disemak dan disahkan oleh Pegawai Penyelaras dan diserahkan ke Bahagian Hal Ehwal Pelajar dalam tempoh empat belas (14) hari bekerja. 3.3.5 Pegawai Penyelaras hendaklah memajukan dokumen berkenaan kepada Seksyen Tadbir Urus, BHEP. 7

3.3.6 Seksyen Tadbir Urus akan mengeluarkan Slip Akuan Terima Tuntutan (OPR/HEPA/BR15/SPP) Kuning selepas dokumen lengkap diproses. 3.3.7 Pelajar boleh menyemak status pembayaran berdasarkan Slip Akuan Terima (OPR/HEPA/BR15/SPP) Kuning yang dikeluarkan oleh Seksyen Tadbir Urus. 3.3.8 Surat rayuan/kenyataan lewat perlu diserahkan kepada Pegawai Penyelaras sekiranya pelajar ingin membuat tuntutan kewangan selepas empat belas (14) hari bekerja. 3.3.9 Walau bagaimanapun, sekiranya tuntutan kewangan tidak dituntut dalam tempoh tiga puluh (30) hari dari tarikh program dijalankan,maka tuntutan kewangan tersebut adalah terbatal secara mandatori. 3.4 GARIS PANDUAN PEMANTAUAN AKTIVITI PELAJAR 3.4.1 TUJUAN PEMANTAUAN i. Memastikan aktiviti mengikut perancangan dan dilaksanakan seperti di dalam kertas kerja asal. ii. iii. Memastikan sebarang perubahan/pembatalan mendapat kebenaran daripada Bahagian Hal Ehwal Pelajar. Memastikan aktiviti persatuan/kelab dijalankan mengikut peraturan Universiti. 3.4.2 PELANTIKAN PEGAWAI PEMANTAU i. Dekan/Pengetua/Penasihat persatuan/kelab hendaklah mencadangkan pegawai pemantau yang bersesuaian dengan program yang dirancang. ii. iii. Pelantikan pegawai pemantau adalah berdasarkan sokongan pegawai penyelaras dan dilantik oleh Timbalan Naib Canselor (HEPA). Sebarang pertukaran Pegawai Pemantau perlu dimaklumkan secara bertulis, dengan mengisi Borang Permohonan Pindaan Aktiviti (OPR/HEPA/BR11/SPP) dan mendapat kelulusan daripada Timbalan Naib Canselor (HEPA) sebelum aktiviti dijalankan. 3.4.3 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PEMANTAU i. Mendapat maklumat terperinci tentang aktiviti yang dijalankan. ii. iii. iv. Membantu/menasihati penganjur jika berlaku sesuatu perkara yang di luar jangkaan. Pegawai Pemantau yang ditetapkan dikehendaki membuat pemantauan dan mengisi Bahagian 5 - Laporan Pemantauan Aktiviti di dalam Borang Laporan Aktiviti Pelajar (OPR/HEPA/BR02/SPP). Pemantauan boleh dilaksanakan secara langsung atau mengikut kesesuaian. 8

v. Laporan Pemantauan Aktiviti hendaklah diisi dan dihantar kepada Pengarah Program dalam tempoh empat belas (14) hari bekerja selepas aktiviti dijalankan. vi. Keutamaan pemantauan secara langsung adalah kepada aktiviti-aktiviti lasak dan berisiko tinggi. 3.4.4 KAEDAH PEMANTAUAN i. Pelajar akan mencadangkan nama Pegawai Pemantau di dalam kertas kerja. ii. iii. iv. Bahagian Hal Ehwal Pelajar akan mengeluarkan surat lantikan dan salinan kelulusan aktiviti untuk makluman dan tindakan pegawai pemantau selepas kelulusan aktiviti diperolehi daripada Timbalan Naib Canselor (HEPA). Pegawai Pemantau yang ditetapkan dikehendaki membuat pemantauan dan mengisi di Bahagian 5 Laporan Pemantauan Aktivtiti di dalam Borang Laporan Aktiviti (OPR/HEPA/BR02/SPP). Laporan hendaklah sampai ke Bahagian Hal Ehwal Pelajar dalam tempoh empat belas (14) hari bekerja selepas aktiviti selesai. v. Bahan bukti boleh dilampirkan bersama (pamplet/buku program/kertas kerja/cd/gambar dan sebagainya). 3.5 GARIS PANDUAN PENGGUNAAN KEMUDAHAN 3.5.1 Pelajar perlu memuat turun Dokumen Selepas Kelulusan - Borang Penggunaan Kemudahan (OPR/HEPA/BR18/SPP) di http://www.hep.upm.edu.my 3.5.2 Pelajar perlu merujuk kepada Pegawai Seksyen Pembangunan Pelajar iaitu : 3.5.2.1 Pegawai, Unit Inovasi dan Kreatif bagi permohonan penggunaan kemudahan di Astaka Seni, UPM. 3.5.2.2 Pegawai, Unit Aktiviti Pelajar bagi permohonan penggunaan kemudahan di Kompleks Mahasiswa, UPM. 3.5.3 Borang Penggunaan Kemudahan (OPR/HEPA/BR18/SPP) yang telah lengkap diisi perlu dikemukakan bersama-sama Surat Keputusan Permohonan dan dihantar kepada : 3.5.3.1 Pegawai, Unit Inovasi dan Kreatif bagi permohonan penggunaan kemudahan di Astaka Seni, UPM. 3.5.3.2 Pegawai, Unit Aktiviti Pelajar bagi permohonan penggunaan kemudahan di Kompleks Mahasiswa, UPM. 3.5.4 Keputusan permohonan penggunaan kemudahan boleh diketahui dalam masa tiga (3) hari bekerja selepas borang yang telah lengkap diisi dihantar. 3.5.5 Tatacara Penggunaan Kemudahan : 9

i. Hanya pelajar yang berdaftar di dalam borang dan mendapat kelulusan sahaja yang dibenarkan untuk menggunakan kemudahan. ii. iii. iv. Pengguna adalah dilarang merokok dan membawa masuk makanan/minuman di dalam bilik/lokasi kemudahan yang digunakan. Pengguna hendaklah menjaga kebersihan dan harta benda di bilik/lokasi kemudahan yang digunakan. Pengguna adalah dilarang membawa keluar atau mengalihkan kedududukan perabot dan sebarang aset yang terdapat di dalam ruang kemudahan tanpa kebenaran. v. Pengguna adalah dilarang berdua-duaan di dalam bilik. vi. vii. viii. ix. Pengguna hendaklah memastikan semua peralatan elektrik, suis, tingkap dan pintu sentiasa ditutup setelah selesai digunakan. Pengguna hendaklah memastikan jangka waktu penggunaan adalah selaras dengan borang permohonan. Sebarang kerosakan hendaklah dilaporkan segera kepada pegawai yang berkenaan. Pengguna hendaklah membayar denda dan ganti rugi terhadap sebarang kekotoran, dan kerosakan kemudahan serta peralatan di ruangan kemudahan yang digunakan. x. Bahagian Hal Ehwal Pelajar tidak akan bertanggungjawab di atas sebarang kehilangan atau kerosakan peralatan dan harta benda persendirian yang ditinggalkan oleh pengguna di dalam bilik/kemudahan yang digunakan. xi. Perubahan tarikh dan waktu penggunaan tertakluk kepada maklumat semasa tanpa pemberitahuan notis. 3.5.6 Bahagian Hal Ehwal Pelajar berhak meminda tatacara penggunaan kemudahan dari semasa ke semasa tanpa memaklumkan kepada pengguna. 3.6 GARIS PANDUAN PINJAMAN PERALATAN REKREASI 3.6.1 Pelajar perlu memuat turun Dokumen Selepas Kelulusan - Borang Pinjaman Peralatan Rekreasi (OPR/HEPA/BR22/SPP) di http://www.hep.upm.edu.my 3.6.2 Pelajar perlu merujuk kepada Pegawai Seksyen Pembangunan Pelajar di Kompleks Mahasiswa bagi permohonan pinjaman peralatan rekreasi. 3.6.3 Borang Pinjaman Peralatan Rekreasi (OPR/HEPA/BR22/SPP) yang telah lengkap diisi perlu dikemukakan bersama-sama Surat Keputusan Permohonan dan dihantar kepada Pegawai Seksyen Pembangunan Pelajar di Kompleks Mahasiswa. 3.6.4 Keputusan permohonan pinjaman peralatan rekreasi boleh diketahui dalam masa tiga (3) hari bekerja selepas borang yang telah lengkap diisi dihantar. 3.6.5 Tatacara Pinjaman Peralatan Rekreasi : 10

i. Peralatan yang ingin dipinjam perlu diambil pada hari Isnin, Rabu dan Jumaat sahaja bermula jam 3.00 petang hingga 5.00 petang. ii. iii. Peminjam hendaklah memastikan peralatan yang ingin digunakan berada dalam keadaan baik sebelum pinjaman dilakukan, semasa digunakan dan sewaktu pemulangan. Peminjam perlulah memulangkan kembali peralatan rekreasi yang dipinjam dalam masa tujuh (7) hari bekerja selepas aktiviti dijalankan. iv. Peminjam hendaklah bertanggungjawab terhadap keadaan, keselamatan, kerosakan/kehilangan peralatan yang dipinjam. v. Kos pembaikan dan kos penggantian akan ditanggung oleh peminjam sekiranya kemudahan yang dipinjam didapati kotor, rosak atau hilang. 3.6.6 Bahagian Hal Ehwal Pelajar berhak meminda tatacara pinjaman peralatan rekreasi dari semasa ke semasa tanpa memaklumkan kepada pengguna. 3.7 GARIS PANDUAN PINJAMAN PERALATAN TEKNIKAL 3.7.1 Pelajar perlu memuat turun Dokumen Selepas Kelulusan - Borang Pinjaman Peralatan Teknikal (OPR/HEPA/BR23/SPP) di http://www.hep.upm.edu.my 3.7.2 Pelajar perlu merujuk kepada Pegawai Teknologi Maklumat di Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi permohonan pinjaman peralatan teknikal. 3.7.3 Borang Pinjaman Peralatan Teknikal (OPR/HEPA/BR23/SPP) yang telah lengkap diisi perlu dikemukakan bersama-sama Surat Keputusan Permohonan dan dihantar kepada Pegawai Teknologi Maklumat di Unit Teknologi Maklumat, Bahagian Hal Ehwal Pelajar. 3.7.4 Keputusan permohonan pinjaman peralatan teknikal boleh diketahui dalam masa tiga (3) hari bekerja selepas borang yang telah lengkap diisi dihantar. 3.7.5 Tatacara Pinjaman Peralatan Teknikal : vi. vii. viii. Peralatan yang ingin dipinjam perlu diambil pada hari Isnin, Rabu dan Jumaat sahaja bermula jam 3.00 petang hingga 5.00 petang. Peminjam hendaklah memastikan peralatan yang ingin digunakan berada dalam keadaan baik sebelum pinjaman dilakukan, semasa digunakan dan sewaktu pemulangan. Peminjam perlulah memulangkan kembali peralatan teknikal yang dipinjam dalam masa satu (1) hari bekerja selepas aktiviti dijalankan. ix. Peminjam hendaklah bertanggungjawab terhadap keadaan, keselamatan, kerosakan/kehilangan peralatan yang dipinjam. x. Kos pembaikan dan kos penggantian akan ditanggung oleh peminjam sekiranya kemudahan yang dipinjam didapati kotor, rosak atau hilang. 3.7.6 Bahagian Hal Ehwal Pelajar berhak meminda tatacara pinjaman peralatan teknikal dari semasa ke semasa tanpa memaklumkan kepada pengguna. 11

3.8 GARIS PANDUAN PINJAMAN PERALATAN SENI BUDAYA 3.8.1 Pelajar perlu memuat turun Dokumen Selepas Kelulusan - Borang Pinjaman Peralatan Seni Budaya (OPR/HEPA/BR24/SPP) di http://www.hep.upm.edu.my 3.8.2 Pelajar perlu merujuk kepada Pegawai Seksyen Pembangunan Pelajar di Astaka Seni bagi permohonan pinjaman peralatan seni budaya. 3.8.3 Borang Pinjaman Peralatan Seni Budaya (OPR/HEPA/BR24/SPP) yang telah lengkap diisi perlu dikemukakan bersama-sama Surat Keputusan Permohonan dan dihantar kepada Pegawai Seksyen Pembangunan Pelajar di Astaka Seni. 3.8.4 Keputusan permohonan pinjaman peralatan seni budayai boleh diketahui dalam masa tiga (3) hari bekerja selepas borang yang telah lengkap diisi dihantar. 3.8.5 Tatacara Pinjaman Peralatan Seni Budaya : xi. xii. xiii. Peralatan yang ingin dipinjam perlu diambil pada hari Isnin, Rabu dan Jumaat sahaja bermula jam 3.00 petang hingga 5.00 petang. Peminjam hendaklah memastikan peralatan yang ingin digunakan berada dalam keadaan baik sebelum pinjaman dilakukan, semasa digunakan dan sewaktu pemulangan. Peminjam perlulah memulangkan kembali peralatan seni budaya yang dipinjam dalam masa tujuh (7) hari bekerja selepas aktiviti dijalankan. xiv. Peminjam hendaklah bertanggungjawab terhadap keadaan, keselamatan, kerosakan/kehilangan peralatan yang dipinjam. xv. xvi. Kos pembaikan dan kos penggantian akan ditanggung oleh peminjam sekiranya kemudahan yang dipinjam didapati kotor, rosak atau hilang. Bagi peralatan kostum kebudayaan, pakaian yang dipinjam perlu dibersihkan (dry cleaning) sebelum dikembalikan. 3.9 GARIS PANDUAN PERMOHONAN ALAT TULIS PELAJAR 3.9.1 Pelajar perlu memuat turun Dokumen Selepas Kelulusan - Borang Permohonan Alat Tulis (OPR/HEPA/BR12/SPP) di http://www.hep.upm.edu.my 3.9.2 Permohonan alat tulis hendaklah dibuat sekurang-kurangnya dua (2) hari bekerja sebelum tarikh diambil. 3.9.3 Borang Permohonan Alat Tulis (OPR/HEPA/BR12/SPP) yang telah lengkap diisi perlu dikemukakan bersama-sama Surat Keputusan Permohonan dan dihantar kepada Pegawai Seksyen Tadbir Urus. 3.9.4 Pemohon boleh mendapatkan bekalan alat tulis pada hari Isnin, Rabu dan Jumaat dari jam 3.00 petang hingga 5.00 petang. 3.9.5 Pemohon hendaklah merujuk kepada Seksyen Tadbir Urus bagi tujuan permohonan alat tulis. 12

3.10 GARIS PANDUAN PERMOHONAN KENDERAAN 3.10.1 Pelajar perlu memuat turun Dokmen Selepas Kelulusan Borang Permohonan Perkhidmatan Kenderaan dan Jentera Universiti (SOK/PYG/BR19) di http://www.hep.upm.edu.my 3.10.2 Borang Permohonan Perkhidmatan Kenderaan dan Jentera Universiti (SOK/PYG/BR19) yang lengkap diisi perlu dikemukakan bersama-sama Surat Keputusan Permohonan dan dihantar ke Unit Kenderaan, BHEP. 3.10.3 Permohonan kenderaan dari Persatuan/Kelab pelajar yang mendaftar di bawah Bahagian Hal Ehwal Pelajar dan mendapat kelulusan penggunaan kenderaan dari Bahagian Hal Ehwal Pelajar adalah dikecualikan daripada pembayaran penggunaan kemudahan. 3.10.4 Bayaran tol bagi penggunaan kenderaan Bahagian Hal Ehwal Pelajar adalah di bawah tanggungan Persatuan/Kelab. 3.10.5 Pengesahan permohonan tempahan kenderaan berjaya/tidak berjaya diaturkan boleh diketahui tiga (3) hari bekerja sebelum tarikh penggunaannya dengan mengambil satu (1) salinan borang tempahan kenderaan iaitu salinan pengguna. 3.10.6 Jadual penggunaan bas adalah tertakluk kepada kelulusan Unit Kenderaan. 3.11 GARIS PANDUAN PERMOHONAN KELULUSAN TAJAAN LUAR 3.11 GARIS PANDUAN PERMOHONAN UNTUK MENDAPATKAN KELULUSAN BAGI MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG DI LUAR KAMPUS DI BAWAH SEKSYEN 15 A AKTA UNIVERSITI DAN KOLEJ UNIVERSITI 1971 (PINDAAN 2009) 3.11.1 TUJUAN GARIS PANDUAN INI ADALAH UNTUK :- i) Memberi penjelasan terhadap tatacara proses permohonan yang perlu disediakan oleh IPTA untuk mendapatkan kelulusan Naib Canselor bagi memungut derma/kutipan wang di luar kampus dibawah seksyen 15 A Akta universiti dan Kolej universiti 1971 (pindaan 2009). ii) Menetapkan skop dan definasi aktiviti memungut derma/kutipan wang yang boleh dijalankan oleh badan pelajar IPTA. 3.11.2 PERATURAN AM i) Aktiviti memungut derma/kutipan wang/tajaan di luar kampus oleh pelajar/persatuan/pertubuhan pelajar IPTA boleh dibuat seperti diperuntukan di bawah Seksyen 15 A Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Pindaan 2009). ii) iii) Pelajar/persatuan pelajar yang boleh memungut derma/kutipan wang/tajaan ini hendaklah terdiri daripada pelajar/persatuan /pertubuhan pelajar yang berdaftar dengan IPTA tersebut. Pungutan derma/kutipan wang/tajaan hanya boleh dibuat setelah mendapat kelulusan daripada pihak yang berkaitan terlebih dahulu seperti :- 13

a) Bahagian Hal Ehwal Pelajar Dan Alumni universiti masing-masing b) Kementerian Luar Negeri, Kementerian Keselamatan Dalam Negeri dan Polis Diraja Malaysia. c) Kementerian Dalam Negeri (Bahagian Penerbitan) bagi program yang melibatkan penerbitan majalah dan risalah jika diedarkan di luar kampus dan d) Jabatan/Kementerian lain-lain sekiranya aktiviti yang akan dijalankan memerlukan kelulusan Jabatan/Kementerian berkenaan 3.11.3 SKOP AKTIVITI MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG i) Aktiviti pelajar pra siswazah dan pasca siswazah IPTA meliputi aktiviti seperti berikut :- Lawatan sambil belajar di dalam dan di luar negara Baktisiswa praktikal/pertukaran pelajar Latihan praktikal/pertukaran pelajar Seminar Pendidikan/persidangan/seminar/motivasi/rakan muda Eksplorasi/perkhemahan/ekspedisi Ekspo/pameran/karnival/konges/pertandingan Penerbitan majalah/risalah Jamuan makan untuk tujuan amal seperti meraikan anak-anak yatim dan sebagainya. 3.11.4 PROSES MENDAPATKAN KELULUSAN i) Semua permohonan hendaklah dikemukakan melalui Bahagian Hal Ehwal Pelajar serta mendapat sokongan daripada Penasihat persatuan/kelab. ii) Surat permohonan yang dikemukakan hendaklah dilampirkan bersama : a. Salinan Surat Kelulusan b. Maklumat aktiviti mengikut format seperti di Lampiran A iii) Setiap permohonan bagi program yang diadakan di dalam dan di luar negara hendaklah dikemukakan ke Bahagian Hal Ehwal Pelajar tiga (3) bulan sebelum tarikh program dijalankan. iv) Permohonan yang dikemukakan hendaklah terlebih dahulu memenuhi semua syarat lain yang perlu dipenuhi terlebih dahulu. v) Pegawai Penyelaras hendaklah memastikan permohonan yang lengkap sebelum mengemukakan ke pejabat Timbalan Naib Canselor (HEPA) untuk diproses bagi mendapatkan kelulusan Timbalan Naib Canselor (HEPA). 14

Lampiran A MAKLUMAT YANG DIPERLUKAN BAGI PERMOHONAN KEBENARAN MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG DIBAWAH SEKSYEN 15 A AKTA UNIVERSITI DAN KOLEJ UNIVERSITI 1971 (PINDAAN 2009) (a) (b) Nama IPTA Nama Persatuan/Pertubuhan Tujuan Nyatakan tujuan kerja ini disediakan iaitu untuk memohon pertimbangan dan persetujuan daripada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) atau memohon kebenaran mendapatkan penajaan/kewangan daripada badan-badan tajaan ( c) Maklumat Program (i) Nama Program (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) (viii) (ix) (x) (xi) (xii) (xiii) (xiv) (xv) (xvi) Tarikh dan Tempat program Anjuran Objektif Program Justifikasi mengadakan Program Matlamat Program Jenis Program Jangkamasa Program Bilangan peserta Nyatakan bilangan peserta dan sertakan Senarai Nama Peserta, No. Kad Pengenalan, Alamat dan No. Telefon bimbit peserta program (sertakan didalam kertas kerja). Senarai ahli jawatankuasa pelaksana program Tentatif program Ulasan Penasihat/Fasilitator beserta tandatangan Belanjawan Nyatakan sumber kewangan dan anggaran perbelanjaan. Nyatakan jumlah pembiayaan diperlukan. Pandangan daripada agensi yang berkaitan mengikut program yang dicadangkan (jika melibatkan agensi lain) Kesimpulan Ringkasan Eksekutif 15

3.12 GARIS PANDUAN PERMOHONAN KE LUAR NEGARA 3.12.1 Persatuan/kelab perlu melalui Prosedur Permohonan dan Kelulusan Aktiviti untuk medapatkan kelulusan mengadakan program ke luar negara daripada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni). 3.12.2 Setelah mendapat kelulusan, persatuan/kelab perlu menyediakan surat permohonan kebenaran keluar negara kepada Naib Canselor UPM melalui TNC (HEPA) dan melampirkan : i. Salinan Surat Kelulusan ii. Ringkasan Eksekutif Program 3.12.3 Peserta dikehendaki mengisi Borang Akuan Jamin Diri (OPR/HEPA/BR05/SPP) beserta salinan surat kelulusan dan dihantar kepada Pegawai Penyelaras selewat-lewatnya satu (1) hari sebelum ke destinasi aktiviti. 3.13 GARIS PANDUAN CETAKAN BANNER/ BUNTING/POSTER/ RISALAH/ BROSUR 3.13.1 Format cetakan adalah seperti berikut: i. Bahasa yang digunakan adalah Bahasa Malaysia. Penggunaan bahasa lain dibenarkan namun hendaklah menggunakan dwibahasa. ii. iii. iv. Logo Universiti Putra Malaysia diletakkan di sebelah penjuru kiri. Menggunakan warna dan identiti korporat UPM. Gambar individu tidak dibenarkan kecuali tokoh-tokoh negara. 3.13.2 Permohonan kelulusan : i. Pelajar perlu menghantar satu (1) dokumen asal beserta salinan surat kelulusan kepada Ketua Seksyen Pembangunan Pelajar untuk mendapatkan pengesahan. ii. iii. iv. Dokumen yang telah mendapat pengesahan boleh dituntut selepas tiga (3) hari bekerja di Pejabat Ketua Seksyen Pembangunan Pelajar. Penggantungan banner/bunting yang telah mendapat kelulusan daripada Bahagian Hal Ehwal Pelajar perlu mendapat kelulusan daripada Bahagian Keselamatan Universiti Putra Malaysia. Pelajar perlu memuat turun Borang Permohonan Memasang Kain Rentang (OPR/BKU/BR01/RENTANG) di http://www.bku.upm.edu.my dan menghantar borang yang telah lengkap diisi beserta salinan surat kelulusan ke Bahagian Keselamatan Universiti Putra Malaysia bagi tujuan kelulusan. 16

3.13.3 Banner/bunting/poster hendaklah diturunkan dalam tempoh satu (1) hari selepas program dijalankan. 3.13.4 Persatuan/kelab akan dikenakan tempoh larangan dari mengadakan sebarang publisiti selama satu (1) semester sekiranya didapati bahan pameran tidak diturunkan selepas tamat tempoh waktu pameran. 17

Lampiran 1 BORANG MENGIKUT KEPERLUAN PROSEDUR PELAKSANAAN AKTIVITI OLEH PELAJAR Aktiviti Borang No. Borang i. Senarai Semak Penyerahan dan Penerimaan Dokumen OPR/HEPA/BR21/SPP Dokumen Sebelum Kelulusan Pelaksanaan Aktiviti (Muat turun http://www.hep.upm.edu.my) Kertas Kerja ii. (Hardcopy & Softcopy) iii. Borang Permohonan dan kelulusan Aktiviti OPR/HEPA/BR01/SPP Borang Maklumat iv. Penceramah/Panel/Pembentang Kertas Kerja/Pembimbing OPR/HEPA/BR04/SPP Dokumen Selepas Kelulusan Bahagian Hal Ehwal Pelajar (Muat turun http://www.hep.upm.edu.my) i. Borang Akuan Jamin Diri OPR/HEPA/BR05/SPP ii. Borang Permohonan Pindaan Aktiviti OPR/HEPA/BR11/SPP iii. Borang Permohonan Alat Tulis Pelajar OPR/HEPA/BR12/SPP iv. Borang Permohonan Penggunaan Kemudahan OPR/HEPA/BR18/SPP v. Borang Pinjaman Peralatan Rekreasi OPR/HEPA/BR22/SPP vi. Borang Pinjaman Peralatan Teknikal OPR/HEPA/BR23/SPP vii. Borang Pinjaman Peralatan Seni Budaya OPR/HEPA/BR24/SPP viii. Borang Permohonan Perkhidmatan Kenderaan dan Jentera Universiti SOK/PYG/BR19 i. Borang Laporan Aktiviti OPR/HEPA/BR02/SPP ii. Borang Laporan Kewangan Aktiviti Persatuan Pelajar OPR/HEPA/BR13/SPP Dokumen Selepas Pelaksanaan Aktiviti (Muat turun http://www.hep.upm.edu.my) iii. Senarai Semak Tuntutan Bayaran Balik OPR/HEPA/BR14/SPP iv. Slip Akuan Terima Tuntutan OPR/HEPA/BR15/SPP v. Kod Sistem Lejar OPR/HEPA/BR16/SPP vi. Borang Soal Selidik Aktiviti Pelajar OPR/HEPA/BR25/SPP vii. Borang Tuntutan Perjalanan dan Pelbagai Untuk Pelajar SOK/KEW/BR048/BYR 18

Lampiran 2 JENIS AKTIVITI KOD JENIS AKTIVITI J01 J02 J03 J04 J05 J06 J07 J08 J09 J10 J11 SOKONGAN AKADEMIK Aktiviti yang berbentuk gerak ilmu, motivasi, tutorial, lawatan bagi memenuhi keperluan subjek dan sebagainya. KEPEMIMPINAN Aktiviti yang melibatkan kemahiran berorganisasi, kemahiran asas komunikasi, protokol, kem kepimpinan, kemahiran membuat keputusan dan sebagainya. KEBAJIKAN DAN KEMASYARAKATAN Aktiviti yang melibatkan kerja amal dan kebajikan kepada masyarakat seperti bakti siswa, pemeliharaan alam sekitar, aktiviti yang melibatkan anak-anak yatim, makan malam, hari keluarga dan sebagainya. SUKAN Aktiviti yang berbentuk sukan meliputi pertandingan, bengkel, kursus dan sebagainya. KREATIF Aktiviti yang menerapkan aktiviti kreatif seperti penulisan, debat, pidato dan sebagainya. AKTIVITI FIZIKAL DAN MENTAL Aktiviti yang berteraskan aktiviti rekreasi yang menguji fizikal dan mental seperti mendaki gunung, kembara, ekspedisi, perkhemahan, berkayak rock climbing, abseiling, water rafting orienteering, berakit dan sebagainya. KEBUDAYAAN DAN KESENIAN Aktiviti yang berteraskan aktiviti kebudayaan dan kesenian seperti teater, senitari, puisi, dikir barat, permainan tradisional dan sebagainya. KEROHANIAN Aktiviti yang meliputi ceramah, kelas agama dan sebagainya. KEUSAHAWANAN Aktiviti yang membantu pelajar dalam memulakan perniagaan apabila bergraduat meliputi kemahiran pengurusan, pentadbiran modal, persaingan dan strategi keusahawanan. SENI MEMPERTAHANKAN DIRI Aktiviti yang berteraskan seni mempertahankan diri. INOVASI Aktiviti yang menjurus kepada rekacipta, penghasilan baru atau membuat perubahan bagi menghasilkan sesuatu yang lebih berkesan dan bermutu. 19

Lampiran 3 CONTOH TAKWIM PERANCANGAN AKTIVITI PELAJAR SESI 1 SEMESTER 2011/2012 Persatuan : Kelab Kepemimpinan Persatuan Pelajar [QKP] BIL PROGRAM CADANGAN TARIKH DAN TEMPAT 1. Kursus Kepemimpinan dan Pengurusan Organisasi 24-26 Oktober 2011 Hutan Simpan Ayer Hitam, Puchong 2. Program Mahasiswa Bersama Masyarakat 20-25 Januari 2012 NILAI KEMAHIRAN INSANIAH i. Kemahiran Kepimpinan (LS) ii. Semangat Kerja Berpasukan (TS) iii. Etika dan Moral (EM) iv. Kemahiran Komunikasi (CS) i. Kemahiran Komunikasi (CS) ii. Etika dan Moral (EM) iii. Kemahiran Kepimpinan (LS) iv. Semangat Kerja Berpasukan (TS) ANGGARAN PENYERTAAN 50 orang pelajar yang terdiri daripada Ahli Kelab Kepemimpinan Persatuan Pelajar 35 orang pelajar yang terdiri daripada Ahli Kelab Kepemimpinan Persatuan Pelajar ANGGARAN PERBELANJAAN Anggaran perbelanjaan adalah sebanyak RM4,488.00 Anggaran Perbelanjaan adalah sebanyak RM 10,980.00 20

Lampiran 4 TAKSONOMI PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN Domain Afektif 21

Lampiran 5 TAKSONOMI PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN Domain Kognitif 22

Lampiran 6 TAKSONOMI PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN Domain Psikomotor 23

Lampiran 7 TAKSONOMI PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN Domain Sosial 24

BORANG MENGIKUT KEPERLUAN PELAKSANAAN AKTIVITI PELAJAR 25

DOKUMEN SEBELUM KELULUSAN PELAKSANAAN AKTIVITI Senarai Semak Penyerahan dan Penerimaan Dokumen OPR/HEPA/BR21/SPP 26

DOKUMEN SEBELUM KELULUSAN PELAKSANAAN AKTIVITI Borang Permohonan dan Kelulusan Aktiviti OPR/HEPA/BR01/SPP 27

28

DOKUMEN SEBELUM KELULUSAN PELAKSANAAN AKTIVITI Borang Maklumat Penceramah/Panel/Pembentang Kertas Kerja/Pembimbing OPR/HEPA/BR04/SPP 29

DOKUMEN SELEPAS KELULUSAN PELAKSANAAN AKTIVITI Borang Akuan Jamin Diri OPR/HEPA/BR05/SPP 30

DOKUMEN SELEPAS KELULUSAN PELAKSANAAN AKTIVITI Borang Permohonan Pindaan Aktiviti OPR/HEPA/BR11/SPP 31

32

DOKUMEN SELEPAS KELULUSAN PELAKSANAAN AKTIVITI Borang Pinjaman Peralatan Rekreasi OPR/HEPA/BR22/SPP 33

34

35

36

DOKUMEN SELEPAS KELULUSAN PELAKSANAAN AKTIVITI Borang Pinjaman Peralatan Seni Budaya OPR/HEPA/BR24/SPP 37

38

39

40

DOKUMEN SELEPAS KELULUSAN PELAKSANAAN AKTIVITI Borang Permohonan Perkhidmatan Kenderaan dan Jentera Universiti SOK/PYG/BR19 41

42

DOKUMEN SELEPAS KELULUSAN PELAKSANAAN AKTIVITI Borang Tempahan Penggunaan Kemudahan OPR/HEPA/BR18/SPP 43

44

DOKUMEN SELEPAS KELULUSAN PELAKSANAAN AKTIVITI Borang Pinjaman Peralatan Teknikal OPR/HEPA/BR23/SPP 45

46

47

DOKUMEN SELEPAS KELULUSAN PELAKSANAAN AKTIVITI Borang Permohonan Alat Tulis Pelajar OPR/HEPA/BR12/SPP 48

49

50

DOKUMEN SELEPAS PELAKSANAAN AKTIVITI Borang Laporan Aktiviti Pelajar OPR/HEPA/BR02/SPP 51

52

53

54

55

56

57

DOKUMEN SELEPAS PELAKSANAAN AKTIVITI Borang Laporan Kewangan Aktiviti Persatuan Pelajar OPR/HEPA/BR13/SPP 58

DOKUMEN SELEPAS PELAKSANAAN AKTIVITI Slip Akuan Terima Tuntutan OPR/HEPA/BR15/SPP 59

60

DOKUMEN SELEPAS PELAKSANAAN AKTIVITI Kod Sistem Lejar OPR/HEPA/BR16/SPP 61

62

DOKUMEN SELEPAS PELAKSANAAN AKTIVITI Borang Tuntutan Perjalanan dan Pelbagai Untuk Pelajar SOK/KEW/BR048/BYR 63

64

65

DOKUMEN SELEPAS PELAKSANAAN AKTIVITI Senarai Semak Tuntutan Bayaran Balik OPR/HEPA/BR14/SPP 66

DOKUMEN SELEPAS PELAKSANAAN AKTIVITI Borang Soal Selidik Pelajar OPR/HEPA/BR25/SPP 67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

RINGKASAN EKSEKUTIF PERTANDINGAN MENDAKI TEMBOK TIRUAN (WALL CLIMBING) Nama Program Pengenalan Pertandingan Mendaki Tembok Tiruan (Wall Climbing) Kelab Mendaki UPM mengambil inisiatif untuk menganjurkan Pertandingan Mendaki Tembok Tiruan (Wall Climbing) peringkat Interkolej UPM bagi mencari dan mencungkil bakat-bakat baru yang boleh dilatih bukan sahaja untuk mewakili kolej tetapi juga mewakili UPM pada pertandinganpertandingan yang akan diadakan. Selain itu, pertandingan seumpama ini mampu memupuk keberanian dan ketangkasan peserta dalam menghadapi cabaran sepanjang pendakian. Tarikh & Tempat 15 dan 16 Oktober 2011 Padang Kawad UPM Anjuran Kelab Mendaki UPM dengan kerjasama Bahagian Hal Ehwal Pelajar Hasil Pembelajaran i. Mempamerkan teknik pendakian yang sempurna dan selamat kepada para peserta (P2, CT1). ii. Meneruskan, menyatakan dan memindahkan teknik pembelajaran tentang ilmu pendakian melalui pembabitan dalam pertandingan ini (A4, TS2). iii. Pelajar berkebolehan untuk menganjurkan program, mengorganisasi dan menyelia penyertaan pelajar yang menyertai pertandingan (A4, LS2). Kumpulan Sasaran Jumlah Peserta iv. Peserta berpeluang untuk berkongsi teknik, pengalaman dan pengetahuan sebagai persediaan mental dan fizikal dalam menghadapi cabaran (A3, CS2). Pertandingan ini disasarkan kepada pelajar lelaki dan perempuan dari setiap kolej. 34 orang peserta dari 17 kolej 25 orang ahli jawatankuasa yang terdiri daripada Ahli Kelab Mendaki Perasmi/Tetamu Kehormat Yang Berbahagia Prof. Dr. Mohd Fauzi Hj. Ramlan Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) Pengisian Program i. Taklimat ii. Peringkat Saringan (Difficulty kategori Lelaki dan Perempuan) iii. Peringkat Separuh Akhir (Difficulty kategori Lelaki dan Perempuan) iv. Peringkat Akhir (Difficulty kategori Lelaki dan Perempuan) Anggaran Perbelanjaan Anggaran perbelanjaan bagi Pertandingan Mendaki Tembok Tiruan (Wall Climbing) adalah sebanyak RM 5,350.00 (Ringgit Malaysia : Lima Ribu Tiga Ratus Lima Puluh Sahaja). Kesimpulan Pertandingan Mendaki Tembok Tiruan (Wall Climbing) ini diharap dapat mencungkil bakat para pelajar dan dapat menjadi perintis dalam arena sukan ekstrem untuk melahirkan bakat universiti dalam sukan lasak pada masa akan datang. 77

1.0 TUJUAN Kertas kerja ini bertujuan untuk : i. Mendapatkan kelulusan, bantuan kewangan, peralatan dan pengangkutan daripada Yang Berbahagia Prof. Dr. Mohd Fauzi Hj. Ramlan, Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) untuk menganjurkan Pertandingan Mendaki Tembok Tiruan (Wall Climbing) Interkolej, Universiti Putra Malaysia. ii. Mendapatkan kelulusan dan kebenaran untuk memohon tajaan luar dan pengecualian daripada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni). 2.0 PENGENALAN Pendedahan terhadap sukan ekstrem di Universiti Putra Malaysia masih baharu walaupun sukan ini telah mendapat tempat di kalangan belia Malaysia. Di peringkat Kementerian Belia dan Sukan, sukan-sukan ekstrem seringkali dianjurkan bertujuan untuk menarik minat belia untuk melakukan aktiviti berfaedah di samping membudayakan sukan sebagai gaya hidup sihat. Bersandarkan kepada hasrat itu, maka Kelab Mendaki UPM mengambil inisiatif untuk menganjurkan Pertandingan Mendaki Tembok Tiruan (Wall Climbing) peringkat Interkolej UPM. Pertandingan ini bertujuan untuk mencari dan mencungkil bakat-bakat baru yang boleh dilatih bukan sahaja untuk mewakili kolej tetapi juga mewakili UPM pada pertandingan-pertandingan yang akan diadakan. Selain itu, pertandingan seumpama ini mampu memupuk keberanian dan ketangkasan peserta dalam menghadapi cabaran sepanjang pendakian. Dengan penganjuran Pertandingan Mendaki Tembok Tiruan (Wall Climbing) peringkat Interkolej UPM ini, diharap dapat mengetengahkan bakat-bakat baharu dalam sukan lasak dan dapat memberi pendedahan dan pengalaman kepada pelajar Universiti Putra Malaysia dalam aktiviti sukan mendaki dan bidang rekreasi dalam diri setiap pelajar. 3.0 HASIL PEMBELAJARAN v. Mempamerkan teknik pendakian yang sempurna dan selamat kepada para peserta (P2, CT1). vi. vii. viii. Meneruskan, menyatakan dan memindahkan teknik pembelajaran tentang ilmu pendakian melalui pembabitan dalam pertandingan ini (A4, TS2). Pelajar berkebolehan untuk menganjurkan program, mengorganisasi dan menyelia penyertaan pelajar yang menyertai pertandingan (A4, LS2). Peserta berpeluang untuk berkongsi teknik, pengalaman dan pengetahuan sebagai persediaan mental dan fizikal dalam menghadapi cabaran (A3, CS2). 4.0 TARIKH Program ini akan dijalankan pada 15 dan 16 Oktober 2011. 5.0 TEMPAT Padang Kawad, Universiti Putra Malaysia 78

6.0 ANJURAN Kelab Mendaki UPM dengan kerjasama Bahagian Hal Ehwal Pelajar, UPM. 7.0 TETAMU KEHORMAT Majlis Penutup dan Penyampaian Hadiah : Yang Berbahagia Prof. Dr. Mohd Fauzi Hj. Ramlan Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) Universiti Putra Malaysia 8.0 KUMPULAN SASARAN DAN JUMLAH PESERTA Melibatkan penyertaan seramai 34 orang pelajar dari 17 kolej dan 25 orang ahli jawatankuasa yang terdiri daripada ahli Kelab Mendaki UPM. 9.0 JAWATANKUASA PELAKSANA Rujuk Lampiran 1 10.0 SYARAT-SYARAT DAN FORMAT PERTANDINGAN Rujuk Lampiran 2 11.0 ATUR ACARA PROGRAM Rujuk Lampiran 3 12.0 ANGGARAN PERBELANJAAN DAN PENDAPATAN Rujuk Lampiran 4 13.0 KESIMPULAN Pertandingan Mendaki Tembok Tiruan (Wall Climbing) ini diharap dapat mencungkil bakat para pelajar dan dapat menjadi perintis dalam arena sukan ekstrem untuk melahirkan bakat universiti dalam sukan lasak pada masa akan datang. Sehubungan itu, Yang Berbahagia Prof. Dr. Mohd Fauzi Hj. Ramlan, Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) adalah dimohon untuk mempertimbangkan dan meluluskan program Pertandingan Mendaki Tembok Tiruan yang akan diadakan pada 15 dan 16 Oktober 2011 bertempat di Padang Kawad, UPM. 79

14.0 PENGESAHAN Disediakan oleh ; NOR AZLAN BIN ANUAR Pengarah Pertandingan Mendaki Tembok Tiruan (Wall Climbing) No. HP : 012-7145534 Tarikh : Disemak oleh ; DAHLAN ISMAIL ABU BAKAR Ketua Seksyen Pembangunan Pelajar Bahagian Hal Ehwal Pelajar Universiti Putra Malaysia Merangkap Penasihat Kelab Mendaki UPM Tarikh dan Cap Rasmi : Disemak oleh ; MASDIRA BINTI MAT HUSIN Ketua Unit Aktiviti Pelajar Bahagian Hal Ehwal Pelajar Universiti Putra Malaysia Merangkap Penyelaras Kelab Mendaki UPM Tarikh dan Cap Rasmi : Cadangan Pegawai Pemantau : Encik Dahlan Ismail Abu Bakar Ketua Seksyen Pembangunan Pelajar Bahagian Hal Ehwal Pelajar Universiti Putra Malaysia Merangkap Penasihat Kelab Mendaki UPM No. Telefon : 03-8946 6067 80

Lampiran 1 AHLI JAWATANKUASA PERTANDINGAN MENDAKI TEMBOK TIRUAN (WALL CLIMBING) Penaung : Yang Berbahagia Prof. Dr. Mohd Fauzi Hj. Ramlan Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) Universiti Putra Malaysia Penasihat : Encik Dahlan Ismail Abu Bakar Ketua Seskyen Pembangunan Pelajar Bahagian Hal Ehwal Pelajar Universiti Putra Malaysia Jawatankuasa Nama No. Matrik No. Telefon Pengarah Nor Azlan bin Anuar 147188 012-7145534 Timb. Pengarah Mira Fariza Ayob 149306 017-3068164 Setiausaha Anis Nabiha Mohamed Nazim 158986 014-5113191 Timb. Setiausaha Siti Mariam Dasman 159185 013-4559102 Bendahari Fatin Norhasny Leman 152274 017-2576084 Timb. Bendahari Siti Farah Jafar 156860 013-7942953 Publisiti Ridzuan Ahmad Radzi 159656 013-3258721 Atiqah Abdul Hamid 149286 017-3466791 Logistik dan Peralatan Johari Latif 157773 017-7964020 Mohd Yasid Dzulkifli 158415 017-6442504 Perhubungan dan Mohd Hafsham Arifin 156403 014-5223312 Diplomatik Nur Soleha Mustafa Khairudin 158989 019-9108572 Keselamatan Muhammad Ikram Husain Saidin 158724 013-4257146 Siti Syaza Syahirah Mohd Razali 153932 013-3564270 Persegaran Mohamad Naim Hassan 157331 013-7751269 Siti Naqiah Lailee 157454 017-7930893 Sri Krishman Nair s/o Sredren 158245 017-4132853 Pertandingan Nurul Husna Adnan 159331 013-6412329 Julihartati Zulkifli 157630 013-3619121 Hakim dan Juri Farashahidani M Shafie@Awi 158545 013-2249400 Muisziudin Kamaluddin 152091 017-3326786 Noor Faezah Ismail 157018 013-2358902 Teknikal Nor Aisas Kefli 155451 017-9798364 Noor Farhana Ishak 159548 017-3653485 81

Lampiran 2 SYARAT-SYARAT DAN FORMAT PERTANDINGAN 1.0 Acara yang dipertandingkan Acara yang dipertandingkan adalah :- a. Kesukaran (difficulty) bagi kategori Lelaki b. Kesukaran (difficulty) bagi kategori Perempuan 2.0 Syarat Umum 2.1 Peserta mestilah merupakan pelajar yang aktif dan berdaftar dengan Universiti Putra Malaysia. 2.2 Tidak mempunyai penyakit kritikal seperti lemah jantung, asma dan lain-lain yang boleh mendatangkan kemudaratan. 3.0 Syarat-syarat Pertandingan 3.1 Setiap peserta akan mendaki sekali sahaja. 3.2 Pendaki akan mendaki mengikut laluan yang ditetapkan sahaja. 3.3 Markah akan diberi berdasarkan sistem point. 3.4 Tali tidak akan ditegang sepanjang pendakian dan kadar kenduran adalah munasabah. 3.5 Peserta dikehendaki mengikut giliran seperti yang telah diundi. 3.6 Pemegang (hand hold) mula dan pemegang (hand hold) akhir akan ditanda. 3.7 Pemegang (hand hold) terakhir mestilah disentuh dengan jelas. 3.8 Peserta yang jatuh akibat kesilapan teknikal akan diberi peluang mendaki semula. Antara contoh kesilapan teknikal : 3.8.1 Pemegang (hand hold) longgar atau tertanggal. 3.8.2 Tali yang terlampau longgar atau ketat sama ada membantu atau menyukarkan pendakian. 3.9 Keputusan hakim adalah muktamad. Sebarang rayuan dan bantahan tidak akan dilayan. 4.0 Penamatan Pendakian Pendakian akan dikira tamat sekiranya peserta : 4.1 Jatuh terlepas kedua-dua belah tangan dan kaki daripada menyentuh panel. 4.2 Menyentuh permukaan panel yang melebihi lingkungan laluan. 4.3 Menyentuh bucu panel yang melebihi lingkungan tembok. 5.0 Pembatalan penyertaan Peserta boleh dibatalkan penyertaan sekiranya : 5.1 Mengganggu perhatian dan fizikal peserta lain yang sedang bersedia atau mahu membuat pendakian. 5.2 Menggunakan sebarang alatan bantuan selain alatan asas mendaki yang memberi kemudahan mendaki. 5.3 Mengganggu perhatian atau fizikal juri dan hakim yang sedang bertugas. 5.4 Gagal mematuhi arahan penyelaras dan hakim ketika waktu pertandingan. 82

6.0 Format Pertandingan 6.1 Bagi peringkat saringan dan separuh akhir, pertandingan akan dijalankan secara kalah mati. 6.2 Peserta yang berjaya mara ke peringkat akhir akan ditentukan kemenangan berdasarkan ranking semasa pertandingan akhir. 83

Lampiran 3 ATUR ACARA PROGRAM PERTANDINGAN MENDAKI TEMBOK TIRUAN (WALL CLIMBING) 15 Oktober 2011 8.30 pagi : Pendaftaran Peserta 9.30 pagi : Taklimat Pertandingan 10.00 pagi : Saringan Kategori Difficulty Lelaki 12.00 tgahari : Makan Tengahari/Rehat/Solat Zohor 1.45 petang : Peserta Berkumpul 2.00 petang : Saringan Kategori Difficulty Perempuan 4.00 petang : Tamat Saringan 16 Oktober 2011 9.00 pagi : Peserta Berkumpul 9.30 pagi : Taklimat Pertandingan 10.00 pagi : Separuh Akhir Kategori Lelaki 11.00 pagi : Separuh Akhir Kategori Perempuan 12.00 tgahari : Makan Tengahari/Rehat/Solat Zohor 1.45 petang : Peserta berkumpul 2.00 petang : Pertandingan Akhir Lelaki & Perempuan 3.30 petang : Keputusan dan Penyampaian Hadiah 4.00 petang : Majlis Bersurai 84

Lampiran 4 Anggaran Perbelanjaan ANGGARAN PERBELANJAAN DAN PENDAPATAN BIL PERKARA BUTIRAN JUMLAH (RM) 1. 2. Makanan Peserta (Sarapan Pagi, Minum Pagi dan Makan Tengahari) Makanan Urusetia, Pengadil dan Hakim (Sarapan Pagi, Minum Pagi dan Makan Tengahari) RM 15.00 x 34 orang 510.00 RM 20.00 x 30 orang 600.00 3. Pakej Peserta RM 50.00 x 34 orang 1,700.00 4. Bayaran Pertandingan RM 500.00 x 2 org x 2 hari 2,000.00 5. Hadiah Pertandingan Tempat Pertama Tempat Kedua Tempat Ketiga RM 100.00 x 2 kategori RM 70.00 x 2 kategori RM 50.00 x 2 kategori 200.00 140.00 100.00 6. Cenderamata Perasmian RM 100.00 x 1 100.00 JUMLAH 5,350.00 Anggaran Pendapatan BIL PERKARA BUTIRAN JUMLAH (RM) 1. Yuran Pertandingan RM 50.00 x 34 orang 1,700.00 2. Tabung Kelab Mendaki UPM RM 1000.00 680.00 3. Bahagian Hal Ehwal Pelajar RM 2000.00 2,000.00 4. Tajaan Luar RM 970.00 970.00 JUMLAH 5,350.00 85

CONTOH SURAT PERMOHONAN KELULUSAN AKTIVITI PELAJAR KEPADA TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) Disediakan oleh Pelajar 86

87

CONTOH SURAT PERMOHONAN KELULUSAN MENDAPATKAN TAJAAN LUAR DAN PENGECUALIAN CUKAI KEPADA TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) Disediakan oleh Pelajar 88

89

CONTOH SURAT KEPUTUSAN PERMOHONAN Disediakan oleh Pegawai Penyelaras 90

CONTOH SURAT LANTIKAN PEGAWAI PEMANTAU Disediakan oleh Pegawai Penyelaras 91

CONTOH SURAT KEPUTUSAN MENDAPATKAN TAJAAN LUAR Disediakan oleh Pegawai Penyelaras 92

93

CONTOH SURAT KELULUSAN PENGECUALIAN CUKAI Disediakan oleh Pegawai Penyelaras 94

95