52 BAB 3 ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan TV7 yang berkantor pusat di Wisma Dharmala Sakti, Jalan Jenderal Sudirman Kav.32 Jakarta, memulai siaran percobaannya pada tanggal 25 November 2001 melalui saluran 49 UHF, TV7 mengudara selama 5 jam seharinya dan hanya menjangkau wilayah jabotabek. Sejak 25 November 2002, secara bertahap TV7 menambah jangkauan siarannya menjadi 6 stasiun relay yang menjangkau lebih 65 kota, seiring dengan pertambahan jam siangnya menjadi 10 jam dan saat ini siaran TV7 telah menjumpai penonton selama 24 jam sehari, 7 hari seminggu. PT.Duta Visual Nusantara Tivi Tujuh berdiri dengan dukungan penuh baik manajemen, teknis, maupun keuangan dari grup media terkemuka dan terbesar di Indonesia Kelompok Kompas Gramedia (KKG), menjadikan TV7 sebuah stasiun tivi yang mempunyai potensial sinergi media yang akan menguntungkan bagi para pemirsa maupun pengiklan. Dengan misi mencerahkan kehidupan pemirsa melalui tayangan hiburan berkualitas dengan informasi terpercaya yang disukai sasaran khalayak maupun pengiklan serta guna meraih visi menjadi saluran televisi yang terkemuka, yang senantiasa memberi inspirasi, peduli kepada kemanusiaan, serta memberi manfaat yang layak bagi stakeholders. Maka manajemen TV7 terus melakukan peningkatan secara strategis.
53 Kini TV7 sudah mengudara di 18 kota / daerah di Indonesia, antara lain : 1. Jakarta(49UHF) 2. Bandung (44 UHF) 3. Semarang (41 UHF) 4. Yogyakarta / Solo (46 UHF) 5. Surabaya (56 UHF) 6. Madiun (40 UHF) 7. Kediri (45 UHF) 8. Malang (60 UHF) 9. Denpasar (45 UHF) 10. Medan (41 UHF) 11. Palembang (22 UHF) 12. Lampung (22 UHF) 13. Pekanbaru (30 UHF) 14. Makasar (41 UHF) 15. Manado (32 UHF) 16. Pontianak (31 UHF) 17. Samarinda (49 UHF) 18. Banjarmasin (22 UHF)
54 Dengan potensial penonton sebanyak 100.004.561 dan akan menambah sejumlah stasiun transmisi hingga 2006, antara lain : 19. Jayapura 20. Tegal 21. Banyumas 22. Cirebon 23. Kupang 24. Padang Guna menjangkau 124 juta potensial penonton di lebih 200 kota di seluruh Indonesia.
55 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan 3.2.1 Struktur Divisi Utama (executive) Struktur organisasi PT. Duta Visual Tivi Tujuh divisi utama (executive) dapat dilihat pada gambar berikut : Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Duta Visual Nusantara Tivi Tujuh Divisi utama (executive) Sumber : PT. Duta Visual Nusantara Tivi Tujuh, 2006 3.2.2 Struktur Divisi News and Current Affairs
56 Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Duta Visual Nusantara Tivi Tujuh Divisi News and Current Affair Sumber : PT. Duta Visual Nusantara Tivi Tujuh, 2006
57 3.2.3 Struktur Divisi Technical Gambar 3.3 Struktur Organisasi PT. Duta Visual Nusantara Tivi Tujuh Divisi Technical Sumber : PT. Duta Visual Nusantara Tivi Tujuh, 2006
58 3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab Pada PT. Duta Visual Nusantara Tivi Tujuh President Director bertugas sebagai pimpinan yang menetapkan kebijakan-kebijakan untuk mencapai tujuan perusahaan dan mengawasi vice president di tiap divisinya. Vice President disini akan memimpin tiap divisi, divisinya terdiri dari divisi programming yang mengatur program acara dari TV7, divisi Technical yang mengatur segala hal yang berhubungan dengan teknikal dan teknologi informasi, divisi News& Current affair yang khusus mengatur berita yang akan ditayangkan dan komponen yang akan terlibat termasuk penyediaan sarana logistik dan akomodasi dalam peliputan berita, Divisi HRGA & Legal yang mengatur masalah-masalah hak penyiaran, divisi Finance yang mengatur keuangan dan divisi Marketing & Sales yang akan mengurus promosi semua hal yang berhubungan dengan TV& dan acara-acaranya. Untuk divisi News & Current Affair membawahi semua hal yang berhubungan dengan penyiaran berita seperti berita olahraga, talkshow, news production yang mengatur segala hal yang berhubungan dengan reporter, kontributor, koresponden daerah, produser berita, dan translator, kemudian ada juga Production support yang nantinya akan membantu pengadaan berita seperti kameramen sebagai penangkap dan perekam gambar atau video, news studio sebagai tempat untuk penyiaran berita, library sebagai penyimpan seluruh kaset yang berisi berita lama dan baru, dan editing & graphic design yang bertugas memanipulasi berita yang akan ditayangkan. Sedangkan untuk divisi Technical, vice president nya membawahi sekretaris, administrator dan konsultan kemudian juga membawahi Manager
59 Transmitter Network, Manager Information Technology dan Manager Broadcast Engineering. Manager information technology memimpin 3 bagian yaitu IT Aplication Development yang akan mengawasi dan mengatur perkembangan aplikasi yang digunakan oleh perusahaan, IT Network & Services yang mengawasi dan mengatur jaringan di dalam perusahaan termasuk jaringan intranet, dan IT System Design yang merancang sistem yang akan digunakan oleh perusahaan yang kemudian akan disampaikan kepada Manager IT untuk di tinjau dan disetujui. 3.4 Prosedur Yang Sedang Berjalan Sistem pada PT. Duta Visual Nusantara Tivi Tujuh yang sedang berjalan saat ini masih dilakukan secara manual. File multimedia berupa video dan gambar hasil liputan disimpan di dalam tape (kaset) pada ruangan yang telah disediakan. Kaset akan diberikan kode dan keterangan mengenai isi secara manual yang dituliskan pada cover kaset. Jika kaset dibutuhkan maka akan dilakukan pencarian secara manual menurut kode kaset, lalu kaset akan dibawa untuk diberikan kepada pihak yang membutuhkan. Sistem yang sedang berjalan saat ini adalah hasil liputan dilapangan, berupa file multimedia yang diambil oleh wartawan, kameramen atau kontributor beserta naskah akan diberikan kepada bagian staf redaksi. Bagian staf redaksi akan memberikan informasi yang berhubungan dengan file multimedia dan naskah. Staf redaksi juga akan melakukan manipulasi terhadap file multimedia dan naskah bila diperlukan. Proses untuk manipulasi file multimedia dilakukan dengan proses meng-copy file yang dibutuhkan dari tape ke dalam CD lalu meng-edit nya didalam
60 komputer, baru kemudian disimpan kembali ke dalam tape untuk keperluan berikutnya. Setelah itu, staf redaksi akan melakukan penyelarasan antara file multimedia dan naskah, agar tidak terjadi kesalahan dalam penggabungan file multimedia dengan naskah. Hasil penggabungan akan berupa berita yang kemudian akan di verifikasi kelayakan tayang oleh produser. Jika berita tidak layak tayang maka staf redaksi akan melakukan manipulasi kembali. Jika berita layak tayang maka dapat digunakan oleh bagian on air dan eksekutif.
61 3.5 Data Flow Diagram 3.5.1 Diagram Konteks Sistem Perusahaan yang Sedang Berjalan
3.5.2 Diagram Nol Sistem Perusahaan yang Sedang Berjalan 62
63 3.6 Mission Statement Tujuan dari aplikasi database manajemen aset digital adalah untuk mengelola file multimedia yang akan digunakan. Hasil pengelolaan file multimedia akan mendukung jalannya bisnis penyiaran atau pertelevisian pada PT. Duta Visual Nusantara Tivi Tujuh. Aplikasi database ini ditujukan untuk keperluan staf redaksi, produser, dan eksekutif dan memberikan fasilitas kepada perusahaan sehingga mempermudah sharing informasi antar divisi. 3.7 Mission Objectives Pengelolaan Data Mengelola (insert, update, delete) data mengenai Staf Mengelola (insert, update, delete) data mengenai Naskah Mengelola (insert, update, delete) data mengenai DataDigital Mengelola (insert, update, delete) data mengenai Berita Mengelola (create) data mengenai InfoAksesVideo Mengelola (create) data mengenai InfoAksesGambar Mengelola (create) data mengenai InfoAksesNaskah Mengelola (create) data mengenai InfoAksesBerita Mengelola (create) data mengenai InfoEditNaskah Mengelola (create) data mengenai InfoDownloadVideo Mengelola (create) data mengenai InfoDownloadGambar Mengelola (create) data mengenai InfoDownloadBerita
64 Pencarian Data o Melakukan pencarian pada Staf o Melakukan pencarian pada Naskah o Melakukan pencarian pada DataDigital o Melakukan pencarian pada Berita o Melakukan pencarian pada InfoAksesVideo o Melakukan pencarian pada InfoAksesGambar o Melakukan pencarian pada InfoAksesNaskah o Melakukan pencarian pada InfoAksesBerita o Melakukan pencarian pada InfoEditNaskah o Melakukan pencarian pada InfoDownloadVideo o Melakukan pencarian pada InfoDownloadGambar o Melakukan pencarian pada InfoDownloadBerita Hasil Berita dan Laporan Menghasilkan Berita untuk Produser Menghasilkan Berita untuk Eksekutif Menghasilkan Laporan InfoAksesVideo untuk Produser Menghasilkan Laporan InfoAksesGambar untuk Produser Menghasilkan Laporan InfoAksesNaskah untuk Produser Menghasilkan Laporan InfoAksesBerita untuk Produser Menghasilkan Laporan InfoEditNaskah untuk Produser Menghasilkan Laporan InfoDownloadVideo untuk Produser
65 Menghasilkan Laporan InfoDownloadGambar untuk Produser Menghasilkan Laporan InfoDownloadBerita untuk Produser
66 3.8 Batasan Sistem OnAir Programming Production Berita Marketing And Sales Staff News And Current Affairs News Production Finance Technical (IT) Gambar 3.6 Batasan Sistem Aplikasi Database Manajemen Aset Digital
67 3.9 User views Eksekutif Produser Staf Redaksi Berita X X X Data Digital X X Naskah X X Staf X X X InfoAksesVideo X InfoAksesGambar X InfoAksesNaskah X InfoAksesBerita X InfoEditNaskah X InfoDownloadVideo X InfoDownloadGambar X InfoDownloadBerita X Tabel 3.1 User Views Aplikasi Database Manajemen Aset Digital Dari gambar 3.7 dapat terlihat persamaan dalam hal kebutuhan data antara user views eksekutif dan produser dengan staf redaksi yaitu kebutuhan akan berita. Karena kebutuhan itu maka view yang akan dilakukan adalah centralized approach dengan berita sebagai viewnya. Maka user views dari aplikasi database manajemen asset digital adalah berita. 3.10 Spesifikasi Kebutuhan User 3.10.1 Kebutuhan Data Staf Data yang dibutuhkan oleh anggota dari staf adalah nomor induk, inisial, nama (nama depan dan nama belakang), alamat, tanggal lahir, username, password, email, telepon, jenis kelamin, posisi staf, divisi dan tipe staf meliputi produser, staf redaksi, dan eksekutif.
68 Data Digital Ada dua tipe utama dari data digital : gambar dan video. Data yang disimpan pada video adalah nomor data digital, judul, nomor resolusi, jenis resolusi, nomor genre, jenis genre, durasi (start of duration, end of duration, duration), ukuran file, tanggal input, tanggal liputan, kata kunci, penghubung, kameraman, wartawan, tanggal input, tanggal kadaluwarsa, tanggal hapus, status data digital yaitu status yang menjelaskan data lama atau baru, nomor status data digital, nomor status ubah dan status ubah yang menjelaskan data sudah pernah dimanipulasi atau belum, nama (nama depan dan nama belakang), inisial, dan tipe. Data yang disimpan pada gambar adalah nomor data digital, judul, nomor resolusi, jenis resolusi, nomor genre, jenis genre, ukuran file, tanggal input, nomor status ubah dan status ubah yang menjelaskan data sudah pernah dimanipulasi atau belum kata kunci, kameraman, penghubung, nama (nama depan dan nama belakang), tanggal kadaluwarsa, tanggal hapus, inisial dan tipe. Data digital akan dibagi lagi menjadi : data digital yang masih digunakan, data digital yang telah dihapus, data digital yang telah kadaluwarsa dengan masa kadaluwarsa 5 tahun. Naskah Data yang dibutuhkan pada naskah adalah nomor naskah, judul, isi, tanggal input, tanggal kadaluwarsa, tanggal hapus, kata kunci, nama (nama depan dan nama belakang), inisial, posisi. Naskah akan dibagi lagi menjadi :
69 naskah yang masih digunakan, naskah yang telah dihapus, dan naskah yang telah kadaluwarsa dengan masa kadaluwarsa 5 tahun. Berita Data yang dubutuhkan pada berita adalah nomor berita, judul, tanggal penggabungan, ukuran file, penghubung, nomor resolusi, jenis resolusi, nomor genre, jenis genre, isi, kata kunci, nama (nama depan dan nama belakang), inisial dan tipe. Info Akses Video Data yang dibutuhkan pada info akses Video adalah nomor info akses video, inisial, nama (nama depan dan nama belakang), tipe, nomor data digital, judul, durasi total, tanggal liputan dan tanggal akses. Info Akses Gambar Data yang dibutuhkan pada info akses Gambar adalah nomor info akses Gambar, inisial, nama (nama depan dan nama belakang), tipe, nomor data digital, judul, dan tanggal akses. Info Akses Naskah Data yang dibutuhkan pada info akses naskah adalah nomor info akses naskah, inisial, nama (nama depan dan nama belakang), tipe, nomor naskah, judul, dan tanggal akses. Info Akses Berita Data yang dibutuhkan pada info akses berita adalah nomor info akses berita, inisial, nama (nama depan dan nama belakang), tipe, nomor berita, judul, dan tanggal akses.
70 Info Edit Naskah Data yang dibutuhkan pada Info Edit Naskah adalah nomor Info Edit Naskah, inisial, nama (nama depan dan nama belakang), tipe, nomor naskah, judul, dan tanggal edit. Info Download Video Data yang dibutuhkan pada InfoDownloadVideo adalah nomor download video, nama (nama depan dan nama belakang), inisial, tipe, tanggal download, nomor data digital, judul data digital, ukuran file, durasi total, tanggal liputan, jenis resolusi dan jenis genre. Info Download Gambar Data yang dibutuhkan pada InfoDownloadGambar adalah nomor download Gambar, nama (nama depan dan nama belakang), inisial, tipe, tanggal download, nomor data digital, judul data digital, ukuran file, jenis resolusi dan jenis genre. Info Download Berita Data yang dibutuhkan pada Info download berita adalah nomor download berita, nama (nama depan dan nama belakang), tipe, tanggal download, nomor berita, judul data digital, ukuran file, jenis resolusi dan jenis genre.
71 3.10.2 Kebutuhan Transaksi Data Entry Memasukkan detil anggota baru staf. Memasukkan detil dari data digital baru. Memasukkan detil dari naskah baru. Memasukkan detil dari berita baru. Data Update/Deletion Update/Delete detil staf Update/Delete detil data digital Update/Delete detil naskah Update/Delete detil berita Data Queries Contoh Query yang dibutuhkan oleh news view : (1) Daftar detil data digital dan naskah yang baru diakses. (2) Daftar detil naskah yang baru di manipulasi (3) Daftar nomor naskah, judul dan isi dari naskah. (4) Detil dari data digital video dan gambar. (5) Melihat berita yang diakses.
72 3.10.3 Kebutuhan Sistem Umum 3.10.3.1 Ukuran Awal Database (1) Kira-kira terdapat 100 naskah yang tersedia sekarang. (2) Kira-kira terdapat 94500 berita yang tersedia sekarang. (3) Kira-kira terdapat 86000 data digital video yang tersedia sekarang. 3.10.3.2 Pertumbuhan Database (1) Kira-kira akan terdapat 90 data digital video yang dimasukkan setiap harinya. (2) Kira-kira akan terdapat 20 data digital gambar yang dimasukkan setiap harinya. (3) Kira-kira akan terdapat 80 naskah yang dimasukkan setiap harinya. (4) Kira-kira akan terdapat 84 berita yang dibuat setiap harinya. (5) Kira-kira akan terdapat 700 data digital video yang dihapus setiap bulannya (6) Kira-kira akan terdapat 200 data digital gambar yang dihapus setiap bulannya (7) Kira-kira akan terdapat 110 naskah yang dihapus setiap bulannya. 3.10.3.3 Tipe dan Nomor Rata-Rata dari Pencarian Record (1) Pencarian untuk detil dari data digital kira-kira 15 kali dalam sehari.
73 (2) Pencarian untuk detil dari data naskah kira-kira 15 kali dalam sehari. (3) Pencarian untuk detil dari berita kira-kira 20 kali dalam sehari. 3.10.3.4 Kebutuhan Jaringan dan Shared Access Jaringan intranet komputer yang ingin mengakses harus terhubung dengan server yang terdapat dan berpusat pada lantai 21 di kantor TV7. Sistemnya bisa diakses oleh orang-orang yang memiliki akses. Sistem juga harus mengizinkan minimal 2 atau 3 komputer untuk mengakses data yang ada, baik data video, naskah ataupun berita. 3.10.3.5 Performance (1) Saat periode pembuka tetapi bukan saat periode puncak, pencarian sebuah data diharapkan mendapat respon kurang dari 1 detik. Saat periode puncak diharapkan mendapatkan respon kurang dari 5 detik tiap pencarian. (2) Saat periode pembuka tetapi bukan saat periode puncak, pencarian banyak data diharapkan mendapat respon kurang dari 5 detik. Saat periode puncak diharapkan mendapatkan respon kurang dari 10 detik tiap pencarian. (3) Saat periode pembuka tetapi bukan saat periode puncak, update sebuah data diharapkan mendapat respon kurang dari 1 detik. Saat
74 periode puncak diharapkan mendapatkan respon kurang dari 5 detik tiap pencarian. (4) Saat periode pembuka tetapi bukan saat periode puncak, preview sebuah data video diharapkan mendapat respon kurang dari 30 detik. Saat periode puncak diharapkan mendapatkan respon kurang dari 1 menit tiap pencarian. 3.10.3.6 Keamanan (1) Database harus terlindung password. (2) Setiap anggota staf harus memiliki hak akses terhadap database sesuai dengan user viewnya seperti eksekutif, produser, staf redaksi. (3) Anggota staf hanya melihat dan menggunakan data sesuai kebutuhan pekerjaannya. 3.10.3.7 Backup dan Recovery Database harus di backup setiap hari pukul 12 malam.
75 3.11 Permasalahan yang dihadapi Setelah melakukan analisa dan pengamatan pada PT. Duta Visual Nusantara Tivi Tujuh maka permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan ini adalah: o Belum ada database untuk menangani file multimedia yang terus bertambah sehingga semakin sulit menyediakan ruang penyimpanan. o Proses preview masih dilakukan secara manual dengan meng-copy ke CD kemudian dibawa kepada yang membutuhkan. o Sinkronisasi dan penggabungan antara file multimedia dengan naskah masih dilakukan secara manual dengan mencocokkan naskah yang sedang dibuat dengan file multimedia yang sedang dilihat. o Manipulasi file multimedia pelaksanaannya memerlukan proses yang sulit. 3.12 Usulan pemecahan masalah Dengan Permasalahan yang terjadi maka diharapkan sistem basis data yang dibangun dapat membantu PT. Duta Visual Nusantara Tivi Tujuh untuk mengatasi masalah yang ada. Berikut ini merupakan usulan pemecahan masalah : o Pembuatan database file multimedia sehingga walaupun file nya semakin banyak, tidak perlu menyediakan ruang penyimpanan o Dengan database proses preview dapat dilakukan bagi yang memiliki hak akses.
76 o Proses preview tidak dilakukan secara manual, dapat secara langsung dilihat melalui aplikasi yang akan dibuat dengan me-retrieve file multimedia dari database. o Mempermudah proses sinkronisasi dan penggabungan antara video dan naskah. o o Manipulasi naskah dapat dilakukan oleh staf redaksi Melakukan pencatatan setiap terjadi pengaksesan data sehingga dapat menghasilkan laporan.