PRAKTIK BAIK SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI Strategi Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi Agreement Comparison Strategi Penerapan Sistem Penjaminan Mutu di Universitas PGRI Palembang KARYADI HIDAYAT * *LEMBAGA PENJAMINAN MUTU, UNIVERSITAS PGRI PALEMBANG, Kasubbag Monitoring dan Evaluasi Abstract AGREEMENT COMPARISON STRATEGI PENERAPAN SISTEM PENJAMINAN MUTU DI UNIVERSITAS PGRI PALEMBANG KARYADI HIDAYAT PENDAHULUAN Penjaminan mutu pendidikan tinggi merupakan hal yang wajib dilaksanakan oleh semua institusi penyelenggara pendidikan tinggi berdasarkan Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional dan Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi. Kebijakan nasional sistem penjamin mutu pendidikan tinggi diatur dalam Undangundang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi, Peraturan Menteri Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 62 tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPM-Dikti) bertujuan menjamin pemenuhan Standar Pendidikan Tinggi secara sistemik dan berkelanjutan, sehingga tumbuh dan berkembang budaya mutu. Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi berfungsi mengendalikan penyelenggaraan pendidikan tinggi oleh perguruan tinggi untuk mewujudkan pendidikan tinggi yang bermutu. Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi terdiri atas: Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI); dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME). SPMI direncanakan, dilaksanakan, dikendalikan, dan dikembangkan oleh perguruan tinggi. SPME direncanakan, dilaksanakan, dikendalikan, dan dikembangkan oleh BAN PT dan/atau LAM melalui akreditasi sesuai dengan kewenangan masing-masing. Sebagaimana diuraikan sebelumnya, bahwa pelaksanaan SPMI pada perguruan tinggi dilaksanakan untuk menjamin mutu, yang diawali dengan merencanakan, melaksanakan,
mengevaluasi, mengendalikan serta meningkatkan, meskipun dalam proses yang terjadi pada masing-masing perguruan tinggi memiliki cara atau strategi sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada. Hal ini merupakan hal yang wajar, mengingat di tiap perguruan tinggi memiliki perbedaan atmosfir akademik dan kebijakan yang ditetapkan oleh pimpinan. Penerapan metode atau strategi menjadi salah satu faktor yang menentukan tingkat keberhasilan pelaksanaan SPMI di perguruan tinggi. Kita ketahui bersama bahwa secara prinsip, setiap perguruan tinggi melaksanakan kegiatan pendidikan, penelitian serta pengabdian kepada masyarakat dalam rangka mencapai mutu yang optimal. Begitu pula yang dilakukan oleh Universitas PGRI Palembang, melalui SPMI yang diterapkan dengan strategi agreement comparison dalam rangka meningkatkan mutu sehingga menjadi perguruan tinggi yang berkualitas. STRATEGI PENERAPAN SPMI DI UNIVERSITAS PGRI PALEMBANG Definisi Istilah Sebagaimana telah diuraikan pada pendahuluan, penerapan SPMI di Universitas PGRI Palembang dilakukan melalui penggabungan strategi mentoring dan benchmarking (Agreement Comparison/ kerjasama untuk melakukan perbandingan), karena dua strategi tersebut merupakan pola yang sangat berkaitan. Strategi ini merupakan adopsi dari strategi pengembangan usaha yang pernah diusulkan oleh mahasiswa Universitas PGRI Palembang dalam rangka pelaksanaan gagasan ilmiah tahun 2010, yang juga memperoleh hibah dari Dirjen Dikti. Strategi mentoring merupakan upaya untuk menjalin dan membangun kerjasama dan kemitraan antara perguruan tinggi yang sudah berpengalaman dalam pelaksanaan SPMI dengan perguruan tinggi yang tergolong pemula dalam pelaksanaan SPMI. Strategi Benchmarking merupakan upaya perguruan tinggi yang setara dalam pelaksanaan SPMI, sehingga dapat membandingkan perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian dan peningkatan dalam rangka membangun praktek terbaik (best practices). Melalui penggabungan dua pola atau strategi yang berbeda namun tetap dalam keselarasan tujuan yakni strategi Mentoring dan Benchmarking yang menghasilkan pola Agreement Comparison sehingga didefinisikan Kerjasama dan kemitraan yang dibangun dalam perguruan tinggi agar dapat memberikan perbandingan terhadap perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian dan peningkatan dalam rangka membangun praktek terbaik (best practices). Penerapan Strategi Agreement Comparison Universitas PGRI Palembang merupakan salah satu perguruan tinggi swasta yang telah terakreditasi institusi dengan predikat baik (B). Hal ini membuktikan bahwa pelaksanaan penjaminan mutu sudah berjalan dengan baik, meskipun diperlukan perbaikan-perbaikan serta peningkatan kualitas yang lebih optimal. Strategi agreement comparison dalam penerapan SPMI di Universitas PGRI Palembang dilakukan melalui bekerjasama dengan perguruan tinggi yang pengelolaan SPMI nya telah baik, dan beberapa fasilitator SPMI nasional. Perguruan tinggi yang menjadi
mentor bagi Universitas PGRI Palembang diantaranya adalah Universitas Sriwijaya, Universitas Negeri Lampung, Universitas Pendidikan Indonesia (UPI), Universitas Negeri Jakarta (UNJ). Fasilitator nasional SPMI yang menjadi mentor bagi Universitas PGRI Palembang diantaranya adalah Prof. Tirza Hanum, Ph.D. dan Prof. Dr. Siti Herlinda. Sebagaimana telah diuraikan bahwa Universitas PGRI Palembang menggunakan strategi agreement comparison yang berarti mengkombinasikan antara strategi mentoring dan benchmarking. Universitas PGRI Palembang melakukan benchmarking dengan beberapan perguruan tinggi, baik di Sumatera Selatan maupun di luar Sumatera Selatan. Adapun perguruan tinggi yang dimaksud diantaranya adalah Universitas Muhammadiyah Palembang, Universitas PGRI Semarang, Universitas PGRI Jogjakarta, STIK Bina Husada. Uraian di atas merupakan strategi penerapan SPMI menggunakan agreement comparison untuk tingkat universitas. Hal itu dilakukan karena penjaminan mutu tingkat universitas memiliki cakupan yang lebih luas, sehingga memerlukan mentor yang dapat memonitoring pelaksanaan SPMI secara baik, begitu pun dengan benchmarking untuk menambah wawasan serta pengetahuan mengenai penerapan SPMI di beberapa perguruan tinggi. Strategi penerapan SPMI dengan agreement comparison diterapkan pada Universitas PGRI Palembang dengan cara yang tidak berbeda, yaitu Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) selaku induk penjaminan mutu di universitas bertindak sebagai mentor bagi Gugus Penjaminan Mutu (GPM) di tingkat fakultas dan Unit Penjaminan Mutu (UPM) di tingkat jurusan/program studi. LPM sesuai tugas pokok dan fungsinya, secara komprehensif dan berkelanjutan melakukan sosialisasi mengenai pentingnya budaya mutu serta petunjuk teknis pelaksanaan SPMI sebagai bagian dari proses budaya mutu. Proses agreement comparison yang dilakukan pada tingkat fakultas yaitu Gugus Penjaminan Mutu (GPM) melakukan benchmarking terhadap fakultas yang lain, sehingga proses yang terjadi pun semakin kompetitif. Atmosfir kompetitif dalam penerapan SPMI yang dilaksanakan sengaja dibangun agar pada tiap-tiap fakultas selalu berusaha menjadi yang terbaik dalam pelaksanaan penjaminan mutunya. Jadi, disimpulkan bahwa LPM sebagai mentor bagi GPM dan UPM, serta masing-masing GPM dan UPM melakukan perbandingan sehingga penerapan SPMI yang terjadi di setiap jenjang dapat berlangsung secara optimal. Langkah strategis Strategi agreement comparison dilakukan melalui beberapa tahapan, agar pencapaian yang dihasilkan dapat optimal. Adapun langkah yang dilakukan, adalah sebagai berikut: 1. Komitmen semua pihak yang terkait dalam penerapan SPMI untuk membentuk budaya mutu. Dimaksudkan dengan Komitmen merupakan suatu keyakinan yang ada dalam diri setiap pengambil kebijakan (Ketua YPLP-PT PGRI Provinsi Sumatera Selatan dan Rektor Universitas PGRI Palembang) serta pelaksana kebijakan (LPM, GPM, UPM, civitas akademika) bahwa mutu adalah suatu hal yang harus menjadi budaya, sehingga setiap proses yang terjadi sesuai dengan standar mutu serta output dan outcome yang ada pun sesuai standar yang ditetapkan.
2. Bimbingan dan Konsultasi yang sesuai dengan metode Kerjasama dan kemitraan yang dibangun agar dapat memberikan perbandingan terhadap perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian dan peningkatan standar mutu dalam rangka membangun praktek yang baik (best practices).pada tahapan ini, LPM di mentori oleh fasilitator nasional SPMI dan melakukan benchmarking dengan universitas yang telah melaksanakan SPMI secara baik. LPM juga bertindak sebagai mentor bagi GPM dan UPM, sehingga GPM dan UPM memperoleh bimbingan pelaksanaan SPMI secara berkelanjutan, serta GPM dan UPM memiliki tempat untuk berkonsultasi jika terdapat permasalahan. 3. Monitoring dan Evaluasi (Monev) pelaksanaan SPMI. Dimaksud dengan Monev pelaksanaan SPMI adalah sebagai bagian dari penjaminan mutu perguruan tinggi. Monitoring dilaksanakan oleh LPM terhadap pelaksanaan standar mutu oleh GPM dan UPM. Evaluasi secara keseluruhan dilakukan dengan harapan setiap permasalahan atau kelemahan yang terjadi dalam pelaksanaan SPMI dapat segera diidentifikasi untuk ditindaklanjuti. 4. Sinergi dalam pelaksanaan SPMI. Dimaksudkan dengan Sinergi ialah penciptaan sebuah budaya rasa saling memiliki, sehingga di setiap unit penjaminan mutu serta civitas akademika secara keseluruhan secara bersama-sama menyatakan sikap untuk mencapai standar mutu yang telah ditetapkan bersama. Demikian langkah-langkah yang diterapkan di Universitas PGRI Palembang dalam rangka pengoptimalan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Bukti nyata dari keefektifan pelaksanaan SPMI ini adalah pencapaian akreditasi institusi yang mencapai predikat baik (B), akreditasi Perpustakaan mencapai predikat sangat baik (A), serta sebagian besar program studi telah memperoleh akreditasi baik (B), dan beberapa program studi lainnya sedang mengusulkan untuk dilakukan akreditasi kembali. PENUTUP Universitas PGRI Palembang telah menerapkan strategi agreement comparison dalam pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Agreement comparison merupakan strategi yang melaksanakan kerjasama atau partner untuk melakukan kegiatan penjaminan mutu yang di dalamnya terdapat penilaian yang diharapkan terjadi suatu perbandingan terhadap tata cara merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan, serta meningkatkan standar mutu dalam rangka membangun praktek yang baik (best practices). Strategi agreement comparison terlihat sederhana, namun bila dilakukan dengan langkah yang benar maka akan mendapatkan hasil yang baik dan maksimal. Pelaksanaan strategi tersebut tidaklah sulit, karena sudah sering kita lakukan meskipun tidak dikelola sesuai dengan langkah yang ada. Ketika berbicara tentang strategi pertama yakni strategi mentoring, maka setiap orang telah menerapkan strategi tersebut, baik dalam lingkungan pendidikan maupun dalam kehidupan sehari-hari. Contoh: ketika seorang anak melakukan kesalahan maka ayah ataupun orang tuanya akan memberikan arahan supaya tidak melakukan kesalahan yang sama. Contoh tersebut merupakan strategi mentoring dalam kehidupan sehari-hari. Begitu juga dengan lingkungan pendidikan, ketika pelaksana kebijakan melakukan kekeliruan dalam sebuah sistem yang ada, maka tim penjaminan mutu yang lebih tinggi tingkatannya akan memberikan pengarahan bahwa yang dilakukan itu keliru, serta memberikan saran yang dapat dilakukan untuk masa yang akan datang. Strategi kedua, yaitu benchmarking merupakan cara tim penjaminan mutu melakukan
strategi yang lebih baik melalui perbandingan tata cara merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan, serta meningkatkan standar mutu dalam rangka membangun praktek yang baik (best practices). Contoh penerapan benchmarking: Gugus Penjaminan Mutu Fakultas A melakukan penjaminan mutu dengan sikap yang otoriter, sehingga membuat fakultas tersebut memiliki kualitas mutu berdasarkan dokumen yang baik namun tidak akan berjalan baik karena pelaksana kebijakan merasa tidak nyaman dalam bekerja. Gugus Penjaminan Mutu Fakultas B melakukan penjaminan mutu dengan pendekatan emosional (persuasif) terhadap pelaksana kebijakan mutu, sehingga pelaksana kebijakan seolah-olah menjadi orang yang penting dalam rangka peningkatan kualitas, dengan ini membuat fakultasnya menjadi maju dan cepat berkembang. Jadi, Gugus Penjaminan Mutu yang lain dapat memberikan penilaian terhadap strategi yang baik untuk digunakan melalui perbandingan dari kedua GPM tersebut, sehingga strategi yang benar-benar tepat digunakan akan menjadikan fakultas dan universitas secara keseluruhan memiliki sistem penjaminan mutu internal yang terintegrasi dengan baik, dan implikasi akhirnya adalah mutu dari universitas PGRI Palembang dapat dipertanggungjawabkan. Daftar Pustaka Tim penyusun. 2003. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. Jakarta. Tim penyusun. 2012. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi. Jakarta. Tim penyusun. 2015. Peraturan Menteri Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi. Jakarta. Tim penyusun. 2016. Peraturan Menteri Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. Jakarta. Tim penyusun. 2015. Dokumen Mutu (Kebijakan, Manual, Standar, Formulir Mutu) Universitas PGRI Palembang. Palembang. Tim penyusun. 2016. Rencana Strategis Universitas PGRI Palembang. Palembang.