BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dalam kehidupan bermasyarakat, bernegara hingga pergaulan hidup tingkat internasional diperlukan suatu sistem yang mengatur bagaimana seharusnya manusia bergaul.sistem pengaturan pergaulan tersebut menjadi saling menghormati dan dikenal dengan sebutan sopan santun, tata karma, protokoler dan lain-lain. Maksud pedoman pergaulan tidak lain untuk menjaga kepentingan masing-masing yang terlibat agar mereka senang, tenang, tentram, terlindung tanpa merugikan kepentingannya serta terjamin agar perbuatannya yang tengah dijalankan sesuai dengan adat kebiasaan yang berlaku dan tidak bertentangan dengan hak-hak asasi umumnya. Hal itulah yang mendasari tumbuh kembangnya etika di masyarakat. Istilah ETIKA berasal dari bahasa yunani kuno,bentuk tunggal kata Etika sedangkan bentuk jamaknya yaitu ta etha. Ethos mempunyai banyak arti yaitu : akhlak, watak, sikap, kebiasaan/adat, cara berfikir. Sedangkan kata Etha yaitu adat kebiasaan. Jadi,Etika merupakan nilai-nilai atau pola perilaku yang ditunjukan oleh seseorang atau organisasi tertentu dalam interaksinya dengan lingkungan atau kebiasaan yang baik dan dapat diterima oleh lingkungan pergaulan seseorang atau organisasi tertentu (Ernawati,2013: 257). Dalam arti luas, etika sering disebut tindakan mengatur tingkah laku atau perilaku manusia dalam bermasyarakat.tingkah laku ini perlu diatur agar tidak melanggar norma-norma atau kebiasaan yang berlaku dimasyarakat.hal ini disebabkan norma-norma atau kebiasaan masyarakat berbeda sesuai dengan masing-masing daerah.
Dalam konteks professional, menjalankan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan etika yang berlaku memang merupakan suatu keharusan, bukan hanya pilihan. Sekretaris sebagai salah satu orang yang berperan penting dalam perusahaan harus memahami dasar-dasar etika kesekretariatan, yang melandasi professional seorang sekretaris. Konsistensi dalam mengimplementasi etika dalam menunjang kemantapan karier dan sukses berkesinambungan. Oleh karena itu, sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari orang lain apabila dalam dirinya ada kesadaran kuat untuk mengindahkan etika kerja pada saat memberikan jasa keahlian profesi kepada orang lain atau masyarakat yang memerlukannya. Tanpa etika kerja apa yang semula dikenal sebagai sebuah profesi yang terhormat akan segera jatuh menjadi sebuah pekerjaan yang mencari nafkah biasa yang sedikit pun tidak diwarnai dengan idealisme dan tidak adanya lagi respek yang pantas yang diberikan kepada profesi tersebut. Didalam sebuah kantor seorang sekretaris akan banyak menghadapi masalah baik dari dirinya sendiri maupun orang lain yang sering bertemu dikantor maupun diluar dengan berbagai suku, agama, daerah dan karakter yang berbeda beda. Untuk itulah sekretaris harus mampu menentukan apa yang harus dia lakukan. Disamping menyelesaikan tugas yang berkaitan dengan surat-menyurat, kegiatan menerima dan melayani tamu merupakan suatu hal yang sering dilakukan oleh seorang sekretaris karena komunikasi tertulis perlu disertai dengan komunikasi secara lisan baik menggunakan alat maupun tidak. Apabila banyak tamu yang dapat diterima oleh pejabat lain atau tidak seharusnya diterima oleh pimpinan,tetapi diterima oleh pimpinan,maka hal ini berarti setiap saat pimpinan harus menerima tamu secara terus-menerus. Dan bila hal ini dibiarkan terjadi,tentu akan menggangu bahkan menyita waktu pimpinan. Oleh sebab itu pimpinan perusahaan membutuhkan sekretaris yang handal dan professional.seorang sekretaris diharapkan mampu memperlancar tugas pimpinan
dengan segala kemampuan dan keterampilan yang dia miliki.tetapi bukan hanya itu saja, seorang sekretaris juga harus memilki etika khususnya dalam hal pelayanan terhadap tamu terutama pada PT Perkebunan Nusantara IV Medan. PT Perkebunan Nusantara IV Medan disingkat PTPN IV Medan didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 1996 tetang Peleburan Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan VIII menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan Nusantara IV dan Akta Pendirian Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan Nusantara IV no. 37 tanggal 11 maret 1996 yang dibuat dihadapan Notaris Hukum Kamil, SH dan Anggaran Dasar telah mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia. PT Perkebunan Nusantara IV Medan mengusahakan perkebunan dan pengolahan komoditas kelapa sawit dan teh yang mencakup pengolahan areal tanaman, kebun bibit dan pemeliharaan tanaman yang menghasilkan, pengolahan komoditas menjadi bahan baku berbagai industry, pemasaran komoditas yang dihasilkan dan pendukung lainnya. PT Perkebunan Nusantara IV Medan memiliki sekretariat perusahaan yang berperan penting dalam mengatur ketatausahaan perusahaan serta keberlangsungan perusahaan. Di dalam sekretariat perusahaan dipimpin oleh kepala bagian dan dibantu oleh sekretaris perusahaan, staf-staf, sekretaris direksi serta sekretaris kepala bagian. Sekretaris PT Perkebunan Nusantara IV Medan berperan penting dalam penerimaan dan pelayanan tamu, sebelum tamu bertemu dengan pimpinan. Sekretaris PT Perkebunan Nusantara IV Medan dituntut untuk dapat beretika dengan baik dan benar, bukan hanya kepada tamu saja tetapi juga terhadap lingkungan kerja yaitu kepada pimpinan dan rekan lingkungan kerja.hal ini merupakan suatu keharusan agar sekretaris PT Perkebunan Nusantara IV Medan dapat menjalankan etika kerja yang benar yaitu bersikap ramah, sopansantun, cekatan dan teliti. Kesan pertama yang ditampilkan sekretaris PT Perkebunan Nusantara IV Medan akan berpengaruh terhadap tingkat kenyamanan tamu, sehingga suatu kerja sama dapat berjalan dengan baik.
Sekretaris PT Perkebunan Nusantara IV Medan memberikan pelayanan kepada tamu sesuai dengan ketetapan peraturan perusahaan yaitu, tamu yang berkunjung ke perusahaan memiliki jadwal kunjungan tamu yaitu hari Selasa dan Kamis, selama jam berkunjung tamu diwajibkan meninggalkan kartu identitas KTP (Kartu Tanda Penduduk) untuk menjamin keamamanan perusahaan. Tamu yang diterima dengan etika kerja yang baik oleh sekretaris dipersilahkan duduk, menanyakan asal dan keperluan tamu berkunjung dan dipersilahkan mengisi buku tamu.sekretaris melapor kepada pimpinan untuk memastikan tamu diperbolehkan bertemu dengan pimpinan atau tidak, dan jika pimpinan tidak ingin bertemu dengan tamu, sekretaris menyampaikan dengan sopan terhadap tamu dan memberikan alasan yang tidak menyinggung perasaan tamu. Penerapan sekretaris terhadap etika pelayanan penerimaan tamu pada PT Perkebunan Nusantara IV Medan yang cukup baik dengan keamanan yang ketat, membuat ketertarikan kepada penulis untuk lebih meninjau, bagaimana penerapan etika kerja pelayanan tamu oleh sekretaris pada bagian sekretariat perusahaan yang lebih baik menurut penulis sehingga memberikan pertimbangan kepada perusahaan dan semoga memberi hal positive kepada keberlangsungan perusahaan. Pentingnya etika pada seorang penyandang profesi sekretaris bertujuan untuk mengarahkan agar tidak menyimpang dari peraturan tata tertib serta budaya yang diciptakan dalam organisasi tersebut. Suatu penyimpangan akan terjadi jika etika tidak dilaksanakan dengan baik, sehingga mengakibatkan ketidaklancaran dalam melaksanakan tugas sebagai seorang sekretaris. Berdasarkan pengamatan dan uraian penulis selama berada di PT Perkebunan Nusantara IV Medan, maka penulis tertarik untuk memilih judul ETIKA KERJA SEORANG SEKRETARIS TERHADAP PELAYANAN TAMU PADA BAGIAN SEKRETARIAT DI PT PERKEBUNAN NUSANTARA IV MEDAN
B. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang maka perumusan masalah dalam Tugas Akhir ini adalah Bagaimana Etika Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu Pada Bagian Sekretariat Di PT Perkebunan Nusantara IV Medan? C. Tujuan Penelitian Adapun yang menjadi tujuan penelitian adalah : Untuk mengetahui etika kerja seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu pada bagian sekretariat PT Perkebunan Nusantara IV Medan. D. Manfaat Penelitian Adapun yang menjadi manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi penulis, menambah wawasan dan pengetahuan mengenai pelaksanaan etika kerja seorang sekretaris dan pelayanan tamu perusahaan. 2. Bagi organisasi, memberikan bahan masukan bagi PT Perkebunan Nusantara IV Medan dalam meningkatkan kinerja karyawan serta sumbangan pemikiran dan masukan terhadap pelaksanaan etika kerja sekretaris, terutama pada pelayanan tamu. 3. Bagi pembaca, menambah pengetahuan, wawasan, dan refrensi tentang pelaksanaan etika kerja seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu. E. Jadwal Kegiatan Dalam penulisan Tugas Akhir ini, dibuat jadwal penulisan yang diperlukan untuk dapat mengatur waktu dengan baik, supaya penulisan Tugas Akhirini diselesaikan tepat waktu. Riset ini dilakukan oleh penulis pada bulan April dan Mei 2014 dikantor bagian sekretariat perusahaan PT Perkebunan Nusantara IV Medan dan jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penelitian No Kegiatan April April April Mei II III IV I 1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan Sumber : Penulis (2014) F. Sistematika Penulisan Luas pembahasan Tugas Akhir dibagi menjadi 4 (empat) bab yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hasil yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut: BAB I: PENDAHULUAN Dalam bab ini akan menjelaskan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal kegiatan (suvei) dan sistematika penulisan.
BAB II: PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI Profil perusahaan yang akan dibahas dalam bab ini terdiri dari: Sejarah ringkas instansi,jenis usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas (jobdescription), serta tata ruang kantor di PT Perkebunan Nusantara IV Medan. BAB III: PEMBAHASAN Dalam bab ini akan membahas tentang pengertian etika dan dasar-dasar etika, pengertian sekretaris, macam-macam sekretaris, peranan sekretaris, pemgertian sekretariat, etika kerja seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu pada PT Perkebunan Nusantara IV Medan. BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN Isi dari bab ini merupakan kesimpulan, saran, dan penutup dari Tugas Akhir, dalam bab ini akan memberikan saran yang dapat bermanfaat bagi perusahaan secara khusus dan pada pembaca secara umum.