BAB III MANAJEMEN DAN ORGANISASI PROYEK 3.1 Manajemen proyek Setiap proyek tentu membutuhkan sebuah perencanaan dan pengaturan sehingga kegiatan proyek dapat berjalan lancar, untuk itulah dibutuhkan sebuah sistem manajemen yang mampu mengatur semua kegiatan di proyek yang disebut manajemen proyek. Manajemen proyek mempunyai ruang lingkup yang cukup luas, karena mencakup tahapan kegiatan awal pelaksanaan pekerjaan sampai dengan akhir pelaksanaan yang berupa hasil pembangunan. Hubungan keseluruhan antara owner (PT. Kualajaya Reality), konsultan perencana, manajemen kontruksi, kontraktor dan subkontraktor dimaksudkan agar terdapat suatu keterkaitan antara satu dengan yang lainnya. Hubungan kerja antara owner, konsultan, perencana, manajemen kontruksi, kontarktor, dan subkontraktor adalah: a. Hubungan ikatan kontrak kerja. b. Kontraktor melaksanakan pekerjaan proyek, kemudian menyerahkan hasil pekerjaannya kepada owner. c. Owner membayar biaya pelaksanaan dan imbalan jasa kontruksi kepada kontraktor. d. Konsultan perencana memberikan hasil perencanaannya kepada owner e. Owner memberikan imbalan jasa kepada konsultan perencana. f. Manajemen kontruksi memberikan pengendalian teknis pelaksanaan proyek. III - 1
Manajemen proyek adalah salah satu cabang dalam manajemen yang secara umum bertujuan untuk mengelola sumber daya yang ada (tenaga kerja, dana, material, metode dan alat) pada suatu proyek pembangunan sedemikian rupa secara efisien dan efektif sehingga diperoleh hasil yang sesuai dengan persyaratan (specification) biaya dan waktu yang direncanakan. Manajemen proyek mempunyai ruang lingkup yang cukup luas, karena mencakup tahapan kegiatan awal pelaksanaan pekerjaan sampai dengan akhir pelaksanaan yang berupa hasil pembangunan. Adapun definisi lain dari manajemen proyek, yaitu sebagai berikut: a. Ilmu manajemen proyek termasuk disiplin ilmu manajemen, yaitu pengetahuan untuk mengelola suatu kegiatan tersebut bersifat spesifik, yaitu berbentuk proyek. b. Sebagai ilmu manajemen, profesi manajemen proyek berkaitan erat dengan fungsi merencanakan, memimpin, mengorganisir dan mengendalikan berbagai kegiatan proyek yang sering kali sarat dengan kandungan disiplin ilmu arsitektur, engineering, akutansi, dan keuangan. c. Konsep manajemen proyek merupakan buah pemikiran tentang manajemen yang ditunjukan untuk mengelola kegiatan yang berbentuk proyek. d. Perumusannya disusun sedemikian rupa sehingga dapat menghadapi dan mengakomodir perilaku dan dinamika yang melekat pada kegiatan proyek. III - 2
Pada pelaksanaan proyek pembangunan Apartemen Pejaten Park Residence, tahapan kegiatan tersebut dibagi menjadi 4, yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating) dan pengawasan (controlling). Pengertian tahap kegiatan proyek: 1. Perencanaan (Planning) Kegiatan perencanaan meliputi perumusan persyaratan dari bangunan yang akan dibangun, termasuk pembuatan gambar-gambar perencanaan lengkap dengan persyaratan teknis yang diperlukan. Kegiatan perencanaan diaplikasikan dengan menentukan metoda pelaksanaan yang tepat sehingga pekerjaan yang sudah direncanakan dapat diselesaikan sesuai dengan rencana yang sudah dijadwalkan dan dianggarkan. Tindakan-tindakan yang dilakukan adalah: a. Menentukan tujuan dan sasaran proyek. b. Menganalisis kendala dan resiko yang mungkin terjadi untuk seluruh proyek ataupun perbagian-bagian dari rencana. c. Menetapkan penggunaan sumber daya. d. Menyusun rencana induk jangka panjang dan pendek. e. Menyumbangkan strategi dan prosedur operasi. f. Menyiapkan pendanaan serta standar kualitas yang diharapkan. g. Menentukan metode dan aspek-aspek teknik yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan. III - 3
Manfaat dari fungsi perencanaan diatas adalah sebagai alat pengawas maupun pengendali kegiatan, atau pedoman pelaksanaan kegiatan, serta saran untuk memilih dan menetapkan kegiatan yang diperlukan. 2. Pengorganisasian (Organizing) Kegiatan pengorganisasian berupa kegiatan mengatur dan menyusun organisasi yang akan melaksanakan pembangunan, termasuk mengatur hubungan kerja diantara unsur-unsur organisasi. Penyusunan organisasi akan melibatkan unsur-unsur pelaksana pembangunan yang terdiri dari : pemberi tugas (owner), konsultan (designer, supervisor) dan pelaksana (contractor), yang masing-masing mempunyai tugas kewajiban, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan peraturan/ketentuan yang telah ditetapkan. Didalam menjalankan fungsi organisasi diperlukan pengetahuan tentang berbagai tipe organisasi, sehingga dapat dilakukan analisis terhadap penerapan jenis organisasi yang sesuai dengan proyek yang akan dilaksanakan. Tindakan yang dilakukan antara lain: a. Menetapkan daftar penugasan b. Menyusun lingkup kegiatan c. Menyusun struktur kegiatan d. Menyusun daftar personil organisasi berikut lingkup tugasnya Manfaat dari pengorganisasian merupakan pedoman pelaksanaan fungsi, dimana pembagian tugas serta hubungan tanggung jawab delegasi kewenangan terlihat jelas. III - 4
3. Pelaksanaan (Actuating) Kegiatan pelaksanaan meliputi kegiatan pelaksanaan pekerjaan di lapangan dalam rangka mewujudkan bangunan yang akan dibangun. Dalam kegiatan pelaksanaan ini hubungan kerja antara unsur-unsur pelaksana pekerjaan pembangunan perlu diatur sehingga masing-masing unsur dapat bekerja sesuai dengan bidangnya dan selalu tunduk serta taat kepada peraturan dan ketentuan yang telah disepakati bersama. Penyimpangan yang terjadi akibat tindakan dari salah satu unsur akan menimbulkan hambatan dalam pelaksanaan. Tindakan yang dilakukan dalam pelaksanaan (Actuating) antara lain: a. Mengkoordinasikan kegiatan b. Mendistribusikan tugas, wewenang dan tangung jawab c. Memberikan pengarahan penugasan dan motivasi. Manfaat dari fungsi pelaksaan ini adalah terciptanya keseimbangan tugas, hak dan kewajiban masing-masing bagian dalam organisasi dan mendorong tercapainya efisiensi serta kebersamaan dalam bekerja sama untuk tujuan bersama. 4. Pengendalian (Controlling) Kegiatan pengendalian dilaksanakan dengan tujuan agar hasil pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan persyaratan biaya dan waktu yang telah ditetapkan. Untuk keperluan ini tugas unsur pengawas sangat penting, terutama dalam membimbing dan mengarahkan pelaksanaan pekerjaan. Hasil akhir dari pelaksanaan pembangunan, pada umumnya ditentukan oleh hasil kegiatan pengawasan. III - 5
Kegiatan pengendalian dilakukan dari bahan dasar dan proses olah data output yang diaplikasikan dalam bentuk antara lain : a. Pelaksanaan tes/uji terhadap material untuk menjaga kualitas dari material yang akan digunakan tersebut. b. Pembuatan master schedule (daily/weekly/monthly report). S curve actual dan sebagainya untuk pengendalian waktu serta cost control untuk pengendalian biaya. c. Mengevaluasi penyimpangan yang terjadi. d. Memberikan saran-saran perbaikan. e. Menyusun laporan kegiatan. Fungsi pengendalian adalah memperkecil kemungkinan kesalahan yang terjadi dari segi kualitas, kuantitas, biaya maupun waktu. Fungsi pengendalian dilaksanakan oleh semua tingkat dalam struktur organisasi, laporan-laporan kemajuan pekerjaan dan sebagainya yang menjadi bagian dari fungsi pengendalian harus dipersiapkan secara tepat dan segera agar menjadi bermanfaat. Laporan-laporan itu juga harus disimpan sebagai referensi dimasa yang akan datang sehingga suatu sistem pengarsipan secara tertib dan benar, yaitu formatformat laporan yang baik, ketepatan waktu pembuatan laporan perlu dilakukan dengan baik. III - 6
3.2 Organisasi proyek Organisasi proyek adalah suatu sistem hubungan kerjasama dari berbagai pihak yang terlibat pada suatu proyek pembangunan dalam mengatur pelaksanaan berbagai pekerjaan dalam rangka mencapai suatu hasil yang seefektif dan seefisien mungkin sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan. Dengan adanya organisasi proyek ini maka kegiatan masing-masing pihak yang terlibat dalam suatu proyek pembangunan jelas tidak berbenturan satu dengan yang lainnya. Ada tugas dan wewenang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya masing-masing yang harus dipertanggung jawabkan kepada pihak-pihak yang terkait, dalam hal ini orang yang kedudukannya dalam organisasi berada diatasnya. 3.2.1 Struktur organisasi proyek Struktur organisasi proyek merupakan perwujudan dari suatu sistem organisasi dalam pelaksanaan suatu proyek pembangunan, atau dengan kata lain merupakan suatu kerangka penjabaran dari keseluruhan tugas dan tanggung jawab masingmasing pihak-pihak yang terkait, sehingga jelas batasan wewenang dan tanggung jawabnya. Struktur organisasi terdiri dari beberapa unsur yang saling terkait dan berinteraksi satu dengan yang lainnya tanpa bisa terpisahkan rantai hubungan kegiatannya. Dengan adanya sistem organisasi yang baik dan struktur organisasi yang jelas, maka suatu pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik dan tujuan dari pelaksanaan proyek pembangunan tersebut pun dapat tercapai sesuai dengan persyaratan waktu, biaya dan mutu yang lebih disepakati sebelumnya. III - 7
Tidak terkecuali pada proyek pembangunan Apartemen Pejaten Park Residence, pada proyek ini pun sistem organisasi dan struktur organisasi merupakan suatu keharusan yang tidak bisa ditawar lagi. Kehadirannya merupakan salah satu aspek pendukung dalam pencapaian tujuan yang diharapkan bersama. Hal ini dikarenakan didalam pelaksanaan pembangunan proyek tersebut melibatkan banyak instansi/badan hukum/perorangan yang masing-masing memiliki tugas, tanggung jawab serta wewenang yang berbeda-beda. Diharapkan dengan adanya sistem organisasi dan struktur organisasi yang baik dan juga jelas pada proyek pembangunan tersebut dapat mengakomodasikan seluruh tugas, tanggung jawab dan wewenang masing-masing pihak yang terlibat satu per satu sehingga pelaksanaan proyek dapat berjalan dengan baik sesuai dengan yang diharapkan berdasarkan perencanaan yang telah dilakukan. III - 8
Adapun unsur-unsur pelaksanaan pembangunan Apartemen Pejaten Park Residence. Pemberi Tugas PT Kualajaya Reality Konsultan Perencana Arsitek Eng: PT. Quadratura Indonesia Struktur Eng: PT. Recta Optima M/E Eng: PT. Metakom Pranata Management Konstruksi PT. Dacrea Quality Surveyor PT. Korra Antarbuana Main Kontraktor PT. PP (Persero) Tbk Garis kontrak Garis koordinasi Gambar 3.1. Struktur organisasi proyek Apartemen Pejaten Park Residence. III - 9
3.2.1.1 Pemberi tugas (Owner) Pemberi tugas adalah pihak yang mempunyai dana dan ingin mendirikan suatu bangunan dengan menggunakan dana yang dimilikinya tersebut. Adapun pelaksanaan dari tujuan tersebut dapat dilakukan sendiri atau dengan alasan tertentu dapat meminta pihak lain untuk melaksanakannya sesuai dengan yang diinginkan. Pemberi tugas dapat berupa perseorangan, badan/instansi/lembaga baik pemerintah maupun lembaga swasta. Pada proyek pembangunan Apartemen Pejaten Park Resindence. yang bertindak selaku pemberi tugas (owner) adalah PT. Kualajaya Reality. Tugas dan wewenang dari pemberi tugas (owner), meliputi : a. Menyediakan dana pembangunan proyek Apartemen Pejaten Park Resindence b. Mengadakan pembebasan tanah. c. Mengusahakan izin yang diperlukan untuk pembangunan proyek konstruksi tersebut (IMB). d. Mengadakan pembayaran atas pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan sesuai dengan kontrak. e. Melakukan pemilihan konsultan dan kontraktor dengan pelelangan maupun penunjukan langsung serta mengadakan perjanjian dengan mereka (kontrak). f. Menyetujui dan menolak perubahan pekerjaan (tambahan/pengurangan pekerjaan). III - 10
g. Memberikan keputusan dan instruksi yang berkaitan pada perubahan pekerjaan, waktu dan biaya. h. Menghadiri rapat-rapat dengan pelaksana proyek untuk dapat memantau perkembangan proyek. 3.2.1.2 Manajemen Konstruksi Manajemen konstruksi adalah proses penerapan fungsi-fungsi manajemen (perencanaan, pelaksanaan dan penerapan) secara sistematis pada suatu proyek dengan mengunakan sumber daya yang ada secara efektif dan efsien agar tercapai tujuan proyek secara optimal. Sasaran Manajemen Konstruksi adalah mengelola fungsi manajemen atau mengatur pelaksanaan pembangunan sedemikian rupa sehingga diperoleh hasil optimal sesuai dengan persyaratan (spesification) untuk keperluan pencapaian tujuan ini, perlu diperhatikan pula mengenai mutu bangunan, biaya yang digunakan dan waktu pelaksanaan dalam rangka pencapaian hasil ini selalu diusahakan pelaksanaan pengawasan mutu (Quality Control), pengawasan biaya (Cost Control) dan pengawasan waktu pelaksanaan (Time Control). Yang menjadi konsultan manajemen konstruksi adalah PT. Dacrea. 3.2.1.3 Konsultan Perencana Konsultan perencana adalah pihak yang bergerak dalam bidang jasa, yang memiliki kemampuan untuk merancang, merencanakan atau memberikan konsultasi kepada pemilik bangunan sehingga tercipta suatu rancangan III - 11
yang sesuai dengan keinginan pemilik. Konsultan perencana dapat berupa perseorangan atau perseroan yang berbadan hukum. Pada proyek pembangunan Apartemen Pejaten Park Resindence terdapat beberapa konsultan perencana. Tugas dan wewenang dari konsultan perencana, meliputi : a. Memberikan konsultasi kepada pemberi tugas (owner) saat perencanaan mengenai desain, kekuatan konstruksi, dan scheduling. b. Memberikan masukan dan usulan mengenai konstruksi pendukung bangunan. c. Membuat revisi atas perencanaan sebelumnya jika ada yang tidak sesuai dengan kondisi di lapangan. d. Memberikan usulan, saran dan pertimbangan kepada pemberi tugas maupun pelaksana proyek tentang pelaksanaan pekerjaan. e. Menghadiri rapat-rapat teknis dan koordinasi agar bila ada perubahanperubahan bisa cepat diketahui dan diantisipasi. 3.2.1.4 Quantity surveyor Quantity Surveyor bertugas dalam pengawasan dan pengendalian keuangan proyek agar dalam hal penggunaannya tidak menyimpang dari perencanaan dan bertugas dalam pembuatan dokumen lelang, dokumen kontrak dan bills of Quantities dan mencatat progress kemajuan konstruksi. III - 12
3.2.1.5 Kontraktor Gambar 3.4. Struktur organisasi kontraktor PT.PP (Persero) Tbk. Kontraktor adalah pihak yang menerima dan menyeleggarakan pekerjaan bangunan menurut biaya yang telah disepakati dan melaksanakan sesuai dengan peraturan dan syarat-syarat serta gambar-gambar rencana yang telah ditetapkan. Kontraktor berupa perseroan yang berbadan hukum atau badan hukum yang bergerak dalam bidang pelaksanaan pekerjaan bangunan. Dalam pelaksanaan proyek pembangunan Apartemen Pejaten Park Residence, terdapat beberapa pihak yang bertindak sebagai kontraktor dengan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. PT. PP (Persero) Tbk diberikan kepercayaan untuk bertindak sebagai kontraktor yang bertugas melaksanakan pekerjaan struktur dan konstruksi. Tugas dan wewenang dari kontraktor meliputi : III - 13
a. Menyiapkan sumber daya manusia dari tenaga ahli sampai dengan mandor-mandor dan pekerja-pekerja dalam berbagai bidang pekerjaan. b. Mempelajari gambar kerja dengan seksama dan melaporkan kepada pengawas setiap ada perubahan. c. Menyediakan alat-alat yang dipergunakan, memperbaikinya apabila rusak dan jika pekerjaan telah selesai wajib menyingkirkan alat-alat tersebut dan membersihkan bekas-bekasnya. d. Menyusun dan memperhitungkan keperluan dana untuk membiayai pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan. e. Memperhitungkan syarat dan ketentuan dalam kontrak tentang bentuk, volume, mutu, dimensi dan lain-lainya dari bagian-bagian pekerjaan. f. Memilih dan menetapkan metode pelaksanaan konstruksi (MPK) yang akan dipakai. g. Menyiapkan cash flow untuk pembiayaan pelaksanaan pekerjaan dan rencana-rencana pendanaan (funding plan) serta sistem pengendalian internal, baik bagi aspek keuangan maupun bagi operasional pengendalian waktu dan mutu. h. Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan. Adapun struktur dan organisasi PT. PP (Persero) Tbk serta tugas dan tanggung jawab masing-masing personil tersebut yang terlibat dalam PT. PP (Persero) Tbk pada pelaksanaan pembangunan proyek Apartemen Pejaten Park Residence ini adalah sebagai berikut : III - 14
A. Project Manager Manajer proyek merupakan pimpinan tertinggi dari suatu proyek, yang dituntut untuk memahami dan menguasai rencana proyek secara keseluruhan dan mendetail baik dari segi biaya, mutu dan waktu, khususnya terhadap paket-paket pekerjaan yang disubkontrakkan. Di samping kepala proyek juga dituntut memiliki ketrampilan manajemen serta mampu untuk menguasai sumber daya manusia yang dibebankan kepadanya secara efisien dan produktif. Oleh karena itu, Kepala Proyek harus memiliki Human Relation yang luas, baik ke dalam secara vertical dan horizontal, maupun kepada pihak luar yang terkait. Tugas, wewenang dan tanggung jawab Kepala Proyek adalah : a. Menguasai dan memahami rencana kerja secara menyeluruh. b. Mengontrol Rencana Anggaran dan Biaya (RAB). c. Menyeleksi dan mengkoordinir subkontraktor. d. Dibantu oleh Site Manager dan Site Engineer bertanggung jawab terhadap terselenggaranya laporan-laporan yang ditetapkan sehubungan dengan proses kontrol. e. Bertanggung jawab untuk menjamin bahwa inspeksi dan kegiatan pengujian mutu harus dilaksanakan sesuai rencana. f. Memprakarsai, mengawasi dan memeriksa efektivitas pelaksanaan perbaikan dan pencegahan. g. Kepala proyek bertanggung jawab atas prosedur penanganan, penyimpanan, pengemasan, pemeliharaan, dan pengiriman berjalan dengan baik, serta memeriksa laporannya secara berkala. III - 15
h. Menyiapkan laporan progress mingguan dan bulanan (LPB) dan menyerahkan laporan tersebut ke pengawas lapangan. B. Construction Manager Tugas Construction Manager adalah membantu Project Manager, yang antara lain meliputi tetapi tidak terbatas pada : a. Melakukan koordinasi dan bertanggungjawab atas seluruh pelaksanaan konstruksi di lokasi proyek agar memenuhi sesuai jadual dan kualitas. b. Mengontrol Tata Waktu pelaksanaan proyek agar sesuai dengan Tata Waktu yang telah diajukan oleh kontraktor c. Bertanggungjawab atas seluruh pekerja dan subkontraktor. d. Mengkoordinir dan bertanggungjawab atas keselamatan dan kesehatan kerja selama pekerjaan konstruksi. e. Mengkoordinir laporan pekerjaan konstruksi. f. Bertindak juga sebagai Site Manager untuk mengkoordinir hal non teknis baik internal maupun eksternal (masyarakat) dalam wilayah kerja yang menjadi tanggung jawabnya. g. Membantu tugas proyek lainnya. C. Site Engineer Manager Site manager merupakan wakil dari pimpinan tertinggi suatu proyek yang dituntut untuk bisa memahami dan menguasai rencana kerja proyek secara keseluruhan dan mendetail. Oleh karena itu, site manager harus memiliki human relation yang luas, baik vertikal maupun horisontal dengan pihak-pihak yang terkait di luar proyek dan perusahaan. Tugas Site Engineer Manager yaitu : III - 16
a. Bertanggung jawab atas urusan teknis yang ada dilapangan. b. Memberikan cara-cara penyelesaian atas usul-usul perubahan desain dari lapangan berdasarkan persetujuan pihak pemberi perintah kerja, sedemikian rupa sehingga tidak menghambat kemajuan palaksanaan di lapangan. c. Melakukan pengawasan terhadap hasil kerja apakah sesuai dengan dokumen kontrak. D. GSP (General Superindent) General Superintendent adalah unit organisasi kontraktor pelaksana yang berada dilapangan. General Superintendent merupakan wakil mutlak dari perusahaan. Tugas General Superintendent yaitu : a. Mengkoordinir seluruh pelaksanaan pekerjaan di lapangan. b. Bertanggung jawab atas seluruh pelaksanaan proyek dari awal sampai selesai. c. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan ketentuan kontrak. d. Memotivasi seluruh stafnya agar bekerja sesuai dengan ketentuan dan sesuai dengan tugasnya masing- masing. E. Superintendent Tugas Superintendent yaitu : a. Bertanggung jawab kepada general superintendent. b. Mengambil keputusan yang berkenaan dengan proyek atas persetujuan general superintendent. III - 17
c. Membantu general superintendent dalam mengkoordinir pelaksanaan proyek dari awal sampai selesai. 1. Pelaksana besi Tugas dan tanggung jawab : a. Mengatur dan mengawasi pemasangan pembesian di lapangan mulai dari tulangan pokok, tulangan torsi, tulangan geser pada kolom, plat lantai dan dinding geser. b. Mengatur serta mengawasi pengadaan pembesian dan pembengkokan pembesian. c. Membantu pelaksanaan pekerjaan di lapangan. d. Melaporkan hasil pekerjaan kepada bagian pelaksanaan struktur. 2. Pelaksana bekisting Tugas dan tanggung jawab : a. Mengatur pembuatan bekisting. b. Mengatur pelaksanaan pemasangan bekisting sebelum pengecoran dilakukan. c. Melakukan pemeriksaan bekisting sebelum dan sesudah di isi coran beton. d. Melaporkan hasil pekerjaan kepada bagian pelaksanaan struktur. 3. Pelaksana cor/beton Tugas dan tanggung jawab : a. Mengatur waktu pelaksanaan pengecoran. III - 18
b. Berkoordinasi dengan pelaksanaan pembesiaan dan pelaksana bekisting sebelum pengecoran. c. Melakukan pengecekkan bahan beton sebelum melakukan pengecoran. d. Melaporkan hasil pekerjaan kepada bagian pelaksana struktur. 4. Surveyor Tugas dan tanggung jawab Surveyor adalah sebagai berikut : a. Bertanggung jawab atas ketepatan pengukuran di lapangan yang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. b. Menggunakan dan merawat alat-alat ukur yang dipakai agar sesuai kebutuhan di lapangan. c. Melakukan metode plaksanaan survey yang sesuai dengan kondisi di lapangan. 5. Pelaksana mekanikal Mekanikal bertanggung jawab penuh atas kelancaran pelaksanaan proyek dalam hal pemenuhan keperluan alat-alat yang diperlukan, serta melaksanakan perawatan atas segala alat yang digunakan dalam penyelesaian proyek. Tugas dan tanggung jawab Mechanical adalah sebagai berikut : a. Mempersiapkan keperluan pelaksanaan alat. b. Penyediaan alat bantu untuk kerja, seperti saran lampu, panel, air supply, dll. c. Membuat laporan harian dan pemakaian bahan bakar dan alatalat setiap minggu. III - 19
d. Membuat order spare-part/alat yang diperlukan dengan disetujui site manager/chief supervisor. e. Mengatur pembagian kerja mekanik. f. Memelihara/menjaga kebersihan semua alat yang ada dalam proyek. 6. Pelaksana elektrikal Pelaksana Elektrikal bertanggung jawa penuh atas listrik yang ada diproyek jika tiba tiba ada gangguan yang tidak diinginkan. 7. Pelaksana mekanikal & elektrikal darurat Bertanggung jawab penuh atas Mekanikal & Elektrikal jika terjadi kerusakan yang tidak diinginkan. F. Site Administration Manager Tugas dan tanggung jawab Administrasi Keuangan : a. Mengendalikan biaya proyek agar tidak melebihi dari anggaran yang telah ada. b. Menerima tagihan dari sub-kontraktor dan membuat tanda terima dalam bentuk kwitansi. c. Menangani pembukuan biaya proyek secara rinci dan benar. G. Quality Control Tugas Quality Control adalah orang yang bertugas mengontrol dan mengecek kelayakan suatu barang atau produk sesuai penilaian standart dan berhak memutuskan yes or not dari hasil penilaian tersebut. yaitu : a. Memeriksa kualitas hasil pekerjaan yang telah selesai. III - 20
b. Memberikan saran kepada pelaksana agar hasil pekerjaan tersebut sesuai dengan dokumen. c. Memeriksa kualitas material yang akan digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan. H. POP (Pengendalian Operasional Proyek) Pada proyek ini POP (Pengendalian Operasional Proyek) mempunyai tugas yaitu: Bertugas membuat perencanaan operasional Quality Plan. Melaksanakan pengawasan terhadap pendatang material. I. S.H.E Pekerjaan suatu konstruksi bangunan merupakan pekerjaan yang berbahaya. Secara khusus pada pekerjaan konstruksi, maka dari itu pelaksanaan Keselamatan dah Kesehatan Kerja (K3) harus dilakukan pada setiap bagiannya, perlindungan terhadap alat berat, pengamanan terhadap kebakaran, pengamanan terhadap arus listrik, dan yag lain dimana memerlukan pengamanan saat pelaksanaan konstruksi yang harus diperhatikan. Memastikan keselamatan kerja memenuhi persyaratan S.H.E, yaitu : a. Menerapkan dan mempromosikan program S.H.E b. Melakukan inspeksi situs keamanan rutin dan tindak lanjut. c. Membantu penyelidikan insiden. d. Melakukan dan menyajikan temuan keselamatan bulanan. e. Melakukan Diklat keamanan rutin, briefing, dll. f. Melaksanakan penilaian risiko dan kontrol pada kegiatan situs. III - 21
pelaksanaan K-3 ditentukan oleh 3 unsur: 1. Adanya tempat kerja untuk keperluan suatu usaha. 2. Adanya tenaga kerja yang bekerja di sana. 3. Adanya bahaya kerja di tempat itu. J. Engineering Fokus pada perhitungan construction engineering, value engineering, pembuatan shop drawing, time control dan pengawasan pelaksanaan engineering proyek. 1. Struktur engineer Tugas dan wewenangnya adalah mwngawasi pekerjaan struktur yang sedang berjalan. 2. Mekanikal & elektrikal engineering Tugas dan wewenangnya adalah mwngawasi pekerjaan ME yang sedang berjalan 3. Arsitek Engineering Tugas dan wewenangnya adalah mwngawasi pekerjaan Arsitek yang sedang berjalan K. Drafter Tugas dan tanggung jawab draftman : 1. Bertanggung jawab atas record-record pekerjaan. 2. Melakukan pengarsipan serta penyimpanan gambar desain dan perencana. 3. Melaksanakan penyediaan gambar pelaksana lapangan III - 22
L. Quantity surveyor Quantity Surveyor bertugas dalam pengawasan dan pengendalian keuangan proyek agar dalam hal penggunaannya tidak menyimpang dari perencanaan dan bertugas dalam pembuatan dokumen lelang, dokumen kontrak dan bills of Quantities dan mencatat progress kemajuan konstruksi. M. Peralatan Tugas dan wewenangnya adalah : a. Memonitor dan membuat laporan keluar masuk barang. b. Membantu memonitor material/ alat yang diperlukan. c. Belanja keperluan material/ alat yang diperlukan (bila perlu) d. Order beton Readymix. N. Gudang Tugas dan tanggung jawab Bagian gudang : 1. Menyusun laporan mengenai investasi barang-barng dan alat-alat dalam proyek,serta penyimpanannya. 2. Membuat laporan mengenai jenis dan jumlah barang yang masuk atau keluar gudang, serta persediaan barang digudang. 3. Melakukan pengontrolan kondisi barang yang diterima. O. Security Tugas dan tanggung jawab Security adalah sebagai berikut : a. Sebagai pembantu Manajer Proyek dalam hal keamanan proyek. III - 23
b. Mengkoordinir dan mengawasi segala kegiatan proyek yang berhubungan dengan keselamatan dan keamanan kerja. c. Ikut menjaga pengaruh kegiatan proyek terhadap keamanan lingkungan. d. Melaporkan kegiatan keamanan proyek secara periodik. III - 24
3.3 Hubungan kerja organisasi proyek Hubungan kerja adalah hubungan antar pengelola yang mempunyai tanggungjawab terhadap pelaksanaan pembangunan proyek. Oleh karena itu dibuat hubungan kerja agar dapat mencapai target dari pelaksanaan proyek. Hubungan kerja antar unsure pengelola terhadap penyelenggara proyek dapat dilihat dalam bagan kerja. 3.3.1 Hubungan kerja antara owner dengan manajemen konstruksi a. Owner memberikan tugas kepada Manajemen Konstruksi untuk mengawasi pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor. b. Manajemen Konstruksi menerima tugas dari owner dan dalam pelaksanaan tugasnya senantiasa berkoordinasi dengan owner. c. Segala hal-hal mengenai hubungan kerja antara owner dengan manajemen konstruksi diatur dalam suatu kontrak kerja yang di sepakatioleh kedua belah pihak. d. Pemberi tugas (owner) memberikan tugas kepada kontraktor untuk dilaksanakan oleh kontraktor harus melewati manajemen konstruksi. 3.3.2 Hubungan kerja antara manajemen konstruksi dengan kontraktor a. Manajemen Konstruksi memberikan pengarahan dan teguran kepada III - 25
kontraktor agar pelaksanaan pekerjaan dapat dilaksanakan dengan lancar, baik sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan. b. Sebaliknya kontraktor meminta penjelasan kepada manajemen konstruksi bila ada hal-hal yang kurang jelas. c. Kontraktor dan manajemen konstruksi dapat bersama-sama memecahkan masalah-masalah yang dihadapi dilapangan dan disetujui terlebih dahulu oleh owner. d. Anatara manajemen konstruksi dan kontraktor tidak ada hubungan kontrak secara langsung. 3.4 Manajemen pelaksanaan proyek Pada suatu proyek pembangunan rapat merupakan hal yang paling penting. Rapat berfungsi sebagai sarana untuk berdiskusi antara pihak owner, konsultan maupun kontraktor. Hasil dari suatu rapat disebut laporan. Laporan proyek dibagi menjadi 3 bagian yaitu laporan harian, laporan mingguan dan laporan bulanan. Pada proyek Apartemen Apartemen Pejaten Park Resindence. laporan harian, mingguan dan bulanan dibuat oleh kontraktor kemudian dilaporkan kepengawas dan disesuaikan dengan laporan pengawas. 1. Laporan Harian Segala sesuatu yang bahan atau keterangan tentang seluruh suatu hasil kerja atau jalannya suatu pembangunan secara fisik yang telah dilakukan dalam proyek konstruksi, dapat berupa berita lisan dan tertulis pada tiap harinya pada suatu proyek konstruksi. III - 26
Laporan ini memuat hal-hal sebagai berikut: a. Pengadaan bahan dan material yang telah dilaksanakan. b. Peralatan yang tersedia dilapangan. c. Pekerjaan yang telah diselesaikan. d. Keadaan cuaca. e. Waktu atau jam kerja, jumlah tenaga kerja 2. Laporan Mingguan Segala sesuatu yang bahan atau keterangan tentang seluruh suatu hasil kerja atau jalannya suatu pembangunan secara fisik yang telah dilakukan dalam proyek konstruksi, dapat berupa berita lisan dan tertulis pada tiap harinya pada suatu proyek konstruksi. Laporan ini memuat hal-hal sebagai berikut: a. Laporan progress dan koordinasi konstruksi. 1. Kondisi site safety. 2. Membandingkan progress dengan program (rencana vs realisasi). 3. Antisipasi keterlambatan. 4. Quality control 5. Koordinasi antar kontraktor 6. Informasi work outstanding 7. Shop drawing b. Laporan perencanaan 1. Merencanakan koordinasi dan mengontrol pekerjaan (current and future) yang menjadi tanggung jawab konsultan. III - 27
2. Mempertimbangkan dan membuat rekomendasi terhadap usulan perubahan desain. 3. Review, pantau dan evaluasi progress design atau produksi dokumen, bila diperlukan menerbitkan instruksi tindakan perbaikan yang diperlukan. 4. Evaluasi respon konsultan terhadap informasi yang belum clear (ex. RFI, design). c. Laporan safety meeting 1. Meyakinkan seluruh aspek healthy safety, environment and security dikelola dengan baik. 2. Melaksanakan audit safety pada proyek. 3. Mendiskusikan dan mengantisipasi seluruh kejadian dan kecelakaan yang terjadi dari unsafe activities and condition, nearmisses, serious and minor injuries termasuk kasus first aid. 4. Menciptakan safety awareness 5. Meyakinkan bahwa standar safety dan upaya berkelanjutan selalu dilaksanakan seiring dengan upaya-upaya healthy, safety, environment and security (dalam rencana mingguan). 6. Meningkatkan komnikasi dalam hal safety. 7. Melaksanakan analisa terhadap informasi dari laporan kecelakaan. 3. Laporan Bulanan Segala sesuatu yang bahan atau keterangan tentang seluruh suatu hasil kerja atau jalannya suatu pembangunan secara fisik yang telah dilakukan dalam proyek III - 28
konstruksi, dapat berupa berita lisan dan tertulis pada tiap harinya pada suatu proyek konstruksi. Laporan ini memuat hal-hal sebagai berikut: a. Penjelasan atas upaya yang dilakukan proyek untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian agar realisasi tercapai sesuai yang direncanakan, termasuk penjelasan upaya antisipasi, pencegahan dan perbaikan. b. Realisasi pelaksanaan proyek secara fisik terhadap rencana yang telah ditetapkan. c. Pengaturan pendapatan biaya anggaran proyek dan biaya pengeluaran proyek. d. Foto-foto dokumentasi pekerjaan dari beberapa pekerjaan. Pengendalian suatu proyek merupakan salah satu bagian dari siklus manajemen proyek, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengontrolan, pelaksanaan dan pengendalian. Pengendalian proyek dimaksudkan untuk menjaga agar pelaksanaan suatu kegiatan dapat sesuai dengan tujuan proyek tersebut sehingga proyek dapat diselesaikan secara tepat waktu, dengan biaya yang sesuai dan memenuhi persyaratan kualitas yang diharapkan. Tujuan yang ingin dicapai dalam pengendalian proyek adalah sebagai berikut: 1. Meningkatkan efisiensi dari pekerjaan sehingga dapat meminimalkan pengeluaran proyek (pengendalian biaya). 2. Memperoleh kualitas bangunan yang sesuai dengan perencanaan (pengendalian mutu). III - 29
3. Waktu pelaksanaan sesuai dengan time schedule sehingga pihak pemilik proyek maupun pelaksana tidak merasa dirugikan karena adanya keterlambatan (pengendalian waktu). Maka untuk dapat menciptakan tujuan-tujuan tersebut diperlukan beberapa pertimbangan-pertimbangan agar mendapatkan rencana yang baik, teliti yaitu sebagai berikut: 1. Metode pelaksanaan sesuai dengan tender atau rencana yang telah dibuat. 2. Dana dan tenaga kerja yang tersedia. 3. Bahan bangunan atau material dan peralatan yang tersedia. 4. Waktu yang telah ditentukan. 3.4.1 Pengendalian biaya proyek Pengendalian biaya proyek adalah semua upaya yang dilakukan seluruh staff proyek, untuk mencapai biaya pelaksanaan proyek sesuai dengan yang diharapkan. Pengendalian biaya proyek sangat dipengaruhi oleh: 1. Pengendalian waktu pelaksanaan karena semakin bertambahnya waktu pelaksanaan semakin besar biaya yang dikeluarkan. 2. Penegndalian mutu dan hasil pelaksanaan proyek karena jika hasil pelaksanaan dan mutu tidak sesuai dengan rencana maka harus menambah biaya pekerjaan ulang, finishing dan pembongkaran. 3. Pengendalian sistem manajemen operasional proyek yang bersangkutan yang kurang baik atau tidak konsisten dalam pelaksanaanya atau penerapannya dikarenakan in-efektivitas dari III - 30
cara dan sistem kerja serta efisiensi realitas biaya pekerjaan dari yang seharusnya yang direncanakan. Pengendalian biaya proyek dilakukan secara rutin selama proyek berlangsung dan hasilnya diwujudkan dalam bentuk laporan yang berisikan rincian pemasukan dan pengeluaran operasional dan nonoperasional. 3.4.2 Pengendalian mutu bahan Pengendalian mutu bahan dalam proyek dapat dilakukan dengan dua cara yaitu pengawasan pekerjaan dan uji mutu dari setiap pekerjaan yang dilaksanakan. Pengendalian mutu bahan sangat diperlukan untuk mendapatkan hasil pekerjaan yang diinginkan sesuai dengan spesifikasi dan mutu yang dapat dipertanggung jawabkan. 3.4.3 Pengendalian waktu pelaksanaan Pengendalian waktu proyek mumnya dilakukan dengan sistem penjadwalan dengan pembuatan time schedule yang merupakan sistem pengendalian waktu dengan menetapkan alokasi waktu untuk masingmasing tahap pekerjaan yang disesuaikan dengan urutan logika pekerjaan. Pengendalian waktu dilakukan dengan cara sebagi berikut: 1. Pengendalian jumlah tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan, apabila terjadi sebuah keterlambatan maka diperlukan penambahan tenaga kerja atau mengadakan jam kerja tambahan (kerja lembur). III - 31
2. Pengecekan pengadaan material dan alat yang selalu siap apabila suatu pekerjaan akan berlangsung. 3. Menetapkan tenaga ahli pada tiap pekerjaan sesuai dengan keahlian masing-masing sehingga akan tercipta keselarasan pekerjaan yang bagus dan saling membantu. a. Kontrak kerja Bentuk-bentuk kontrak konstruksi dibedakan dari berbagai segi/sudut pandang/aspek termasuk beberapa permasalahan/salah pengertian. Diuraikan susunan dokumen kontrak baik yang lazim terdapat di Indonesia maupun yang terdapat dinegara-negara Barat (AS, Eropa, Inggris) i. ASPEK PERHITUNGAN BIAYA Beberapa pengertian Lump Sum Fixed Price : 1. KEPRES 80 Thn. 2003 Kontrak pengadaan barang/jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu, dengan jumlah harga yang pasti dan tetap dan semua risiko yang mungkin terjadi dalam proses penyelesaian pekerjaan sepenuhnya ditanggung oleh penyedia barang / jasa 2. PP. No.29/2000 Pasal 21 ayat 1: suatu jumlah harga pasti dan tetap, semua resiko ditanggung Penyedia Jasa sepanjang gambar dan spesifikasi tidak berubah, III - 32
3. "Gilbreath" : Lump Sum: harga tetap selama tidak ada perintah perubahan. Resiko bagi Pengguna Jasa kecil, namun bagi Penyedia Jasa besar. 4. "Stokes" : jumlah pasti yang harus dibayar Pengguna Jasa. Resiko pada Penyedia Jasa. Kontrak LUMPSUM FIXED PRICE penyedia jasa / kontraktor, menanggung resiko besar. Dari keempat batasan terlihat : Jenis pekerjaan borongan yang perhitungan volumenya untuk masing-masing jenis item pekerjaan sudah dapat diketahui dengan pasti berdasarkan gambar rencana & spesifikasi teknisnya. Jenis pekerjaan yang sudah memiliki kejelasan tentang batasan lingkup pekerjaan, gambar tender, spesifikasi teknis, dan bill of Quantity Sistem kontrak ini diharapkan dapat meminimalkan terjadinya kesalahan prediksi biaya, karena harga yang mengikat adalah total penawaran harga, sedangkan volume yang tercantum dalam daftar kuantitas / Bill of Quantity bersifat tidak mengikat. ii. Resiko COST OVERRUNS Faktor Skope Pekerjaan Faktor Dokumen Kontrak Faktor Organisasi & Manajemen Proyek III - 33
Faktor Sumber Daya Faktor Ekonomi & Financial Faktor Konstruksi faktor dominan yang dapat mempengaruhi risiko cost overruns adalah sbb : a. Kurangnya Integrasi Manajemen Proyek b. Kesalahan Estimasi Biaya c. Perbedaan Kondisi Site dengan Kontrak d. Data & Informasi Proyek Kurang Lengkap e. Ironi : Dari beberapa penelitian & pengalaman membuktikan, bahwasanya HAMPIR semua proyek dengan jenis kontrak Lumpsum Fixed Price mengalami kenaikan BPP dari target RAPK yang direncanakan / terjadi cost Overruns. Pada pembangunan Apartemen Pejaten Park Residence. kontrak kerja yang digunakan Owner (PT. Kualajaya Reality) dan PT. PP (Persero) Tbk yaitu kontrak Lump Sum Fixed Price. Dengan nilai kontrak Rp 226.500.000.000,- sebagai pembayaran kepada PT. PP (Persero) Tbk untuk jasa kontraktor proyek pembangunan Apartemen Pejaten Park Residence dari awal sampai berakhirnya proyek pembangunan sesuai yang disepakati, nilai kontrak tersebut tidak termasuk untuk pekerjaan tambah. III - 34