BAB 4 PEMBAHASAN Pembahasan audit operasional atas fungsi pembelian dan pengelolaan bahan baku pada PT Urasima Putra Gamalindo difokuskan untuk hal-hal berikut ini: a) Mengidentifikasi kelemahan dan keunggulan sistem pengendalian manajemen dalam menjamin (ensure) bahwa pembelian dapat dijalankan dengan efisien, efektif, dan ekonomis. b) Menyusun prosedur audit untuk tahap pengembangan temuan pada pengujian rinci (detailed examination). c) Merumuskan rekomendasi atas fungsi pembelian dan pengelolaan bahan baku. Dalam hal ini tujuan pemeriksaan pada dasarnya adalah mengevaluasi dan memberikan saran-saran serta rekomendasi perbaikan atas kelemahan yang ditemukan dalam kegiatan pembelian dan pengelolaan bahan baku. 4.1. Survei Pendahuluan Survei pendahuluan dilakukan dengan tujuan memperoleh pemahaman atas latar belakang perusahaan dan mengumpulkan berbagai informasi yang dibutuhkan dalam kegiatan audit operasional. Selain itu, survei pendahuluan juga untuk mengetahui secara jelas mengenai gambaran aktivitas pembelian dan pengelolaan bahan baku. Proses pemeriksaan dilakukan dengan cara sebagai berikut: 42
1. Wawancara dengan staf Bagian Pembelian PT Urasima Putra Gamalindo 2. Wawancara dengan Direktur PT Urasima Putra Gamalindo untuk memperoleh informasi mengenai pengendalian internal dalam fungsi pembelian dan pengelolaan bahan baku. 3. Mengamati kegiatan pembelian dan pengelolaan bahan baku. 4. Mempelajari tahap-tahap prosedur pembelian dan pengelolaan bahan baku. 5. Membuat ikhtisar atas indikator permasalahan yang ditemui. Menurut Lilis Puspitawati & Sri Dewi Anggadini ( 20011:p177) Aktivitas pembelian secara umum dapat diuraikan sebagai berikut: 1) Menentukan kebutuhan produk/jasa (permintaan pembeliaan) Timbulnya kebutuhan akan produk/jasa dalam suatu perusahaan biasanya diperoleh dari dokumen permintaan pembelian (PP) yang dikirimkan bagian produksi atau bagian persediaan untuk memenuhi tersedianya produk yang diminta dalam divisinya masing-masing. Permintaan pembelian merupakan dokumen internal yang dibuat untuk meminta sesuatu pada suatu bagian tertentu. Dokumen permintaan pembelian dapat dibuat secara otomatis oleh suatu sistem aplikasi tertentu dan dapat pula dipersiapkan secara manual. Setelah selesai dibuat dokumen permintaan pembeliaan akan divalidasi terlebih dahulu oleh supervisor dalam divisi yang membuatnya untuk selanjutnya dikirimkan ke divisi yang dituju. 43
2) Memilih sumber daya Apabila permintaan pembelian sudah dikirimkan ke bagian pembelian maka bagian pembelian akan melakukan aktivitas pemilihan sumber daya. Aktivitas ini dilakukan bagian pembelian untuk memilih jenis sumber daya yang dibutuhkan/diminta dan menyortir apakah permintaan tersebut dapat disetujui atau tidak. Apabila tahap ini sudah dilaksanakan bagian pembelian akan melakukan pemilihan pemasok yang akan diberikan order pembelian. 3) Memilih pemasok Proses pemilihan pemasok merupakan aktivitas pemilihan terhadap penyedia produk. Proses pemilihan ini dilakukan dengan pertimbangan untuk mendapatkan barang/jasa yang berkualitas dan harga yang telah disepakati bersama. Evaluasi terhadap pemasok harus menggunakan tenaga ahli yang berpengalaman dengan membandingkan beberapa pemasok yang sejenis sehingga dapat diperoleh pemasok yang dapat menyediakan barang sesuai dengan kriteria yang kita butuhkan, proses evaluasi pemasok dapat dilakukan baik dengan cara manual maupun dengan cara yang terkomputerisasi. Cara manual dapat dilakukan dengan menganalisis catatan/identitas data dari masing-masing pemasok. Untuk aplikasi yang berbasis komputerisasi beberapa aplikasi computer sudah dapat melakukan aktivitas ini salah satunya adalah dengan program SAP (System Application Product). Aplikasi SAP menawarkan evaluasi pemasok secara otomatis untuk membantu organisasi dalam bisnis prokuremen. 44
4) Menerbitkan pesanan pembelian Pesanan pembelian dapat dilakukan apabila bagian pembelian sudah mendapatkan pemasok yang akan diinginkan. Pesanan pembelian dapat dilakukan dengan cara menerbitkan Dokumen Pesanan Pembelian yang dikirimkan pemasok ke bagian pembelian. Dokumen Pesanan Pembelian mengidentifikasikan pemasok dan menginformasikan barang yang dipesan, jumlah harga, harga, tanggal pengiriman, jangka waktu pengiriman dan jngka waktu pembayaran yang diinginkan oleh perusahaan. Pesanan pembelian dapat dikirimkan dalam bentuk dokumen/kertas seperti surat atau fax, atau secara elektronik seperti dokumen Electronik Data Interchange (EDI). 5) Penerimaan barang Setelah pemasok menyetujui order yang dikirimkan perusahaan, pemasok akan mengirimkan barang/produk yang diminta kepada perusahaan. Proses pengiriman yang baik harus disertai dengan dokumen pengirimannya yang berisi informasi barang yang dikirimkan beserta harga barang dan informasi yang dibutuhkan lainnya. Pemasok akan menyertakan barang yang dikirimkan beserta dokumen pengirimannya. Barang yang dikirimkan konsumen diterima perusahaan oleh bagian penerimaan barang. Bagian penerimaan barang akan melakukan pengecekan secara fisik jumlah barang yang dikirimkan yang dicocokan dengan dokumen pengirimannya. Apabila barang yang diterima telah sesuai dengan dokumen pengiriman dan dokumen pesanan pembeliannya maka bagian penerimaan barang akan membuat laporan penerimaan 45
barang. Selanjutnya barang tersebut akan dikirimkan ke bagian gudang/persediaan/penyimpanan untuk disimpan, dokumen penerimaan dibuat oleh bagian gudang ketika barang diterima dan disimpan oleh bagian gudang atau dengan kata lain dokumen ini dipersiapkan ketika suatu item barang dikirim dari sumber penerima ke sumber penyimpanan barang. 6) Verifikasi faktur Verifikasi faktur dilakukan ketika perusahaan akan melakukan pembayaran kepada pemasok. Faktur harus diperiksa dan dicocokkan dengan dokumen penerimaan barang dan dokumen pesanan pembeliaanya. Kegiatan ini dilakukan dengan tujuan agar terciptanya pengendalian internal dalam aktivitas pengeluaran kas untuk pembayaran kepada pemasok dan memastikan bahwa biaya dan kebutuhan kuantitas sudah sesuai dan terpenuhi dengan baik. 7) Pembayaran dengan pemasok Apabila ketiga dokumen tersebut sudah cocok maka perusahaan akan melakukan pembayaran dengan pemasok. Pembayaran dapat dilakukan sesuai dengan jangka waktu pembayaran dan persyaratan yang ditentukan dalam pesanan pembelian. Pembayaran diproses melalui utang dagang dalam akuntansi keuangan. 46
4.2. Evaluasi atas Pengendalian Internal Fungsi Pembelian dan Pengelolaan Persediaan Bahan Baku Pengendalian internal yang kuat dalam fungsi pembelian dan pengelolaan bahan baku akan mendukung kegiatan operasional perusahaan sehingga berjalan dengan baik. Beberapa temuan dari hasil evaluasi atas fungsi pembelian dan pengelolaan bahan baku PT Urasima Putra Gamalindo adalah sebagai berikut: 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur. Lingkungan pengendalian menyediakan arahan bagi organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian dari orang-orang yang ada di dalam organisasi tersebut. Lingkungan pengendalian menjadi dasar bagi komponen yang lain dan menyediakan disiplin serta struktur. 1) Kurangnya pengawasan terhadap setiap orang yang masuk gudang. Kondisi perusahaan yang saya lihat adalah setiap orang yang tidak mempunyai otorisasi dari pihak berwenang ataupun yang tidak mempunyai tanggung jawab terhadap gudang tidak diperbolehkan masuk kedalam gudang. Hal ini menunjukkan bahwa gudang kurang memiliki pengawasan yang kurang ketat dari kepala gudang. Kepala gudang tidak memperbolehkan siapapun yang tidak mempunyai otorisasi dari pihak berwenang untuk masuk kedalam gudang. 47
Kepala gudang seharusnya mengerti dan paham mengenai tugas dan tanggung jawabnya terhadap semua persediaan bahan baku yang ada di dalam gudang. Gudang hanya boleh dimasuki oleh orang yang mempunyai otorisasi dari pihak berwenang dan yang mempunyai tanggung jawab atas gudang. Perusahaan tidak memiliki peraturan tertulis yang mengatur siapa saja yang berhak keluar masuk gudang. Selain itu perusahaan tidak menindak tegas kepala gudang yang memperbolehkan masuk gudang walaupun tidak disertai dengan otorisasi dari pihak yang berwenang ataupun yang bertanggung jawab atas gudang. Semua karyawan perusahaan dapat dengan bebas masuk kedalam gudang tanpa ada pengawasan, sehingga akan memudahkan terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan seperti terjadi kehilangan yang dapat merugikan perusahaan. Jadi rekomendasi saya terhadap perusahaan ini, harus menindak tegas kepala gudang karena memperbolehkan siapa saja masuk kedalam gudang. Padahal kepala gudang mempunyai hak untuk tidak memperbolehkan siapapun yang tidak mempunyai otorisasi dari pihak berwenang atau tidak mempunyai tanggung jawab untuk masuk ke dalam gudang. Selain itu, perusahaan seharusnya membuat peraturan tertulis siapa saja yang berhak untuk keluar masuk gudang. Dengan adanya peraturan tersebut, gudang akan mendapat pengawasan yang ketat sehingga dapat mencegah hal-hal yang tidak diinginkan seperti kehilangan persediaan. Rekomendasi ini sudah terkait dengan efektifitas dan efisiensi, karena perusahaan ini agar dapat berjalan dengan selaras 48
dan tidak tumpang tindih. Dan diperlukan koordinasi yang baik di dalam menentukan dan mengatur input maupun output perusahaan tersebut, agar tercapainya efisiensi dan efektifitas perusahaan yang tepat sasaran. 2. Penentuan Risiko Penentuan risiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola. Penentuan risiko tujuan laporan keuangan adalah identifikasi organisasi, analisis, dan manajemen risiko yang berkaitan dengan pembuatan laporan keuangan yang disajikan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berterima umum. Manajemen risiko menganalisis hubungan risiko asersi spesifik laporan keuangan dengan aktivitas seperti pencatatan, pemrosesan, pengikhtisaran, dan pelaporan data-data keuangan. Taksiran manajemen risiko hendaknya juga mempertimbangkan risiko-risiko yang muncul dari perubahan lingkungan seperti pembukaan bisnis baru, penanganan transaksi yang menuntut perlakuan akuntansi yang khusus, perubahan standar akuntansi, peraturan hukum yang baru, perubahan penggunaan teknologi informasi, dan perubahan personel. 3. Informasi dan Komunikasi Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka. Sistem informasi yang relevan dalam pelaporan keuangan yang meliputi sistem akuntansi yang berisi metode untuk mengidentifikasikan, menggabungkan, menganalisa, mengklasifikasi, 49
mencatat, dan melaporkan transaksi serta menjaga akuntabilitas aset dan kewajiban. Komunikasi meliputi penyediaan deskripsi tugas individu dan tanggung jawab berkaitan dengan struktur pengendalian intern dalam pelaporan keuangan. Komunikasi mencakup penyediaan suatu pemahaman tentang peran dan tanggung jawab individual berkaitan dengan pengendalian intern terhadap pelaporan keuangan. 1) Adanya pembatalan sepihak oleh pemasok setelah ada persetujuan dalam transaksi pembelian. Kondisi perusahaan yang saya lihat adalah terkadang pemasok membatalkan secara sepihak transaksi pembelian bahan baku yang telah disetujui pada pesanan pembelian. Seharusnya setiap pemesanan barang yang telah disetujui oleh pemasok harus dipenuhi oleh pemasok. Hal ini disebabkan Direktur tidak menyeleksi pemasok yang dapat memenuhi transaksi pembelian dengan baik. Dengan adanya pembatalan sepihak dari pemasok mengakibatkan tidak tersedianya bahan baku yang dibutuhkan untuk produksi, sehingga proses produksi menjadi terhambat. Hal ini menimbulkan ketidakefisienan dalam proses pembelian. Jadi rekomendasi saya terhadap perusahaan ini, sebaiknya Direktur menyeleksi pemasok-pemasok yang dapat melayani pemesanan bahan baku dengan baik dan hanya melakukan pemesanan pada pemasok tersebut. Jika masih ada pemasok yang melakukan pembatalan, maka Direktur harus segera menghubungi pemasok lain yang dapat mensuplai bahan baku sehingga tidak 50
menghambat proses produksi yang diakibatkan dari ketidak tersediaan bahan baku. Rekomendasi ini tidak efisien, karena dapat menimbulkan dampak berkurangnya persediaan bahan baku yang dibutuhkan untuk produksi barang tersebut. Dan kurangnya koordinasi yang terdapat dalam struktur suatu perusahaan yang dapat menghambat efektifitas sistem produksi perusahaan. 2) Adanya spesifikasi bahan baku WF 200 yang tidak sesuai dengan dokumen pesanan. Kodisi perusahaan yang saya lihat adalah terkadang terdapat beberapa bahan baku WF 200 yang tidak sesuai dengan pesanan. Ketidaksesuaian tersebut yaitu kadar besi yang terkandung dalam bahan baku WF 200 yang diterima tidak sesuai dengan kadar besi yang terkandung dalam bahan baku WF 200 yang dipesan oleh perusahaan. Setiap bahan baku WF 200 yang diterima dari pemasok harus sesuai dengan pesanan perusahaan baik kuantitas maupun kualitas dari bahan baku WF 200. Hal ini terjadi disebabkan tidak efektifnya fungsi penerimaan yang merangkap bagian gudang. Bagian penerimaan terlalu percaya kepada pemasok yang mengirim barang sehingga tidak memeriksa kualitas dari bahan baku yang dikirim dari pemasok. Bahan baku yang tidak sesuai dengan pesanan dikembalikan kepada pemasok untuk ditukar dengan bahan baku yang seharusnya diterima. Hal tersebut dapat menghambat proses produksi sehingga proses produksi tidak efisien. 51
Jadi rekomendasi saya terhadap perusahaan ini, seharusnya bagian penerimaan memeriksa secara rinci satu per satu kualitas setiap bahan baku WF 200 yang diterima dari pemasok, sehingga tidak terjadi kesalahan spesifikasi kadar besi yang berakibat tidak sesuainya spesifikasi produk yang dipesan pelanggan. Rekomendasi ini sudah sesuai dengan efektifitas dan efisensi, karena agar perusahaan tidak mengalami kesalahan dalam menerima dari pemasok. Dan perusahaan dapat berjalan sesuai dengan prosedur perusahaan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. 4. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Aktivitas tersebut membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi risiko dalam pencapaian tujuan entitas. Aktivitas pengendalian memiliki berbagai tujuan dan diterapkan diberbagai tingkat organisasi dan fungsi. 1) Tidak adanya pengaturan tata letak persediaan bahan baku yang rapih dan teratur pada gudang 1. Kondisi perusahaan yang saya lihat dalam penyusunan bahan baku pada gudang 1 tidak ada pengelompokan jenis-jenis bahan baku. Petugas gudang tidak mengatur tata letak persediaan dengan rapih dan teratur, terlihat pada semua jenis bahan baku PIPA 3 di tumpuk tanpa dipisahkan berdasarkan jenis barangnya, karena tiap jenis barang memiliki kadar besi yang berbeda. 52
Setiap jenis bahan baku dari golongan PIPA 3yang masuk ke Gudang 1 dikelompokkan oleh Bagian Gudang berdasarkan jenisnya masing masing. Hal ini untuk mempermudah saat pengambilan bahan baku jika dibutuhkan untuk proses produksi. Karyawan Bagian Gudang ingin cepat selesai dalam menerima dann menyimpan bahan baku yang diterima dari pemasok sehingga penyimpanan bahan baku tidak dipisahkan berdasarkan jenis bahan baku dan meletakkannya sembarangan. Bagian Gudang membutuhkan waktu yang lama untuk mencari salah satu jenis bahan baku dari golongan PIPA 3yang dibutuhkan untuk proses produksi. Hal ini dapat mengakibatkan ketidakefisienan proses produksi, karena dapat menghambat berjalannya proses produksi. Jadi rekomendasi saya terhadap perusahaan inin, petugas gudang seharusnya menyusun bahan bakupipa 3 dikelompokkan berdasarkan jenis barang, sehingga mudah dalam mengambil dan mengontrol apakah bahan baku tersebut masih tersedia. Tidak hanya itu, dengan dikelompokkannya bahan baku, Gudang 1 dapat menyimpan bahan baku dengan kapasitas yang lebih banyak. Rekomendasi ini sudah efektif dan efisiensi, karena karyawan menerapkan prosedur perusahaan sesuai dengan aturan perusahaan. Prosedur ini dapat mempermudah karyawan untuk mengontrol jenis barang yang sudah dikelompokkan. 2) Adanya penyalahgunaan bahan baku oleh bagian gudang berupa PIPA 3. Kondisi perusahaan yang saya lihat berdasarkan observasi yang dilakukan, terlihat ada beberapa penyalahgunaan bahan baku yang 53
dilakukan oleh karyawan bagian gudang, salah satunya adalah membuat pagar, bahkan ada pula karyawan gudang yang membawa pulang hasil pembuatan pagar tersebut. Pagar tersebut merupakan kelompok bahan baku dari golongan PIPA 3 yang seharusnya digunakan untuk bahan baku pada proses produksi. Seluruh bahan baku hanya boleh digunakan untuk keperluan proses produksi perusahaan, bukan untuk kepentingan pribadi anggota dari perusahaan. Hal ini dapat terjadi karena tidak adanya pengawasan pada gudang 1 sehingga tidak terkontrolnya jumlah persediaan yang terdapat pada gudang 1. Dengan adanya penyalahgunaan bahan baku tersebut terkadang terjadi kekurangan bahan baku untuk proses produksi sehingga harus mengganti dengan kelompok bahan baku lain untuk menutupi kekurangan bahan baku tersebut. Hal tersebut menimbulkan ketidakefektifan produksi karena harus memilih kelompok bahan baku lain yang dapat mengganti kelompok bahan baku yang tidak ada. Jadi rekomendasi saya terhadap perusahaan ini seharusnya Kepala Bagian Gudang membuat kartu persediaan bahan baku sehingga jumlah dan kualitas bahan baku yang tersedia di gudang terkontrol dengan baik agar tidak terjadi penyalahgunaan bahan baku oleh karyawan bagian gudang. Rekomendasi ini masih kurang efektif dan efisiensi, karena adanya pemanfaatan pemakaian hasil sisa produk yang digunakan karyawan untuk membuat pagar. Dan pemakaian sisa hasil produk ini 54
tidak terlihat oleh Kepala Bagian Gudang, jadi karyawan dapat dengan leluasa memanfaatkannya. 3) Terdapat pemanfaatan sisa bahan baku yang digunakan secara efisien dan efektif. Kondisi perusahaan yang saya lihat adalah setiap akhir dari proses produksi selalu terdapat sisa dari bahan baku. Tidak hanya itu, masih terdapat juga beberapa sisa dari proses produksi antara lainpotongan dari barang hasil produksi serta sisa. Semua sisa bahan baku tersebut dimanfaatkan perusahaan untuk membuat pagar dan tiang penyangga pagar. Seluruh sisa bahan baku dari proses produksi dapat digunakan kembali untuk memproduksi pagar. Kadar besi yang terkandung dari seluruh sisa bahan baku produksi harus sama dengan kadar besi yang terkandung pada pagar tersebut. Untuk memproduksi pagar perusahaan dapat menggunakan sisa bahan baku tersebut dan tidak membutuhkan atau membeli bahan baku yang banyak untuk memproduksi pagar tersebut. Jadi rekomendasi saya terhadap perusahaan ini, sisa bahan baku dari proses produksi sebaiknya disimpan dengan baik agar tidak ada sisa bahan baku yang hilang akibat terbuang oleh bagian produksi, dan dapat digunakan kembali untuk proses produksi berikutnya. Penggunaan sisa dari proses produksi tersebut seharusnya dipertahankan, karena hal ini merupakan ekonomisasi perusahaan karena perusahaan membeli lebih sedikit bahan baku untuk memproduksi pagar. Rekomendasi ini sudah 55
efektif dan efisien, karena sisa hasil produksi disimpan kembali dan dapat digunakan kembali pada proses produksi berikutnya. 5. Pemantauan/Monitoring Pemantauan adalah proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus menerus (on going activities), evaluasi secara terpisah (separate periodic evaluations), atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya. 4.3. Prosedur Audit Untuk Tahap Audit Rinci Prosedur audit disusun berdasarkan hasil temuan dari evaluasi system pengendaian internal, yang berisikan langkah-langkah untuk pelaksanaan tahap audit rinci. Prosedur audit rinci disusun dengan tujuan memperoleh bukti - bukti audit yang mendukung penulis dalam pelaksanaan audit operasional. Berikut disajikan prosedur audit rinci atas fungsi pembelian dan pengelolaan bahan baku pada PT. Urasima Putra Gamalindo: 4.3.1. Pemeriksaan atas Transaksi Pembelian Tujuan pemeriksaan: Untuk menilai efisiensi, efektifitas, dan keekonomisan pelaksanaan proses pembelian bahan baku. 56
Prosedur audit: 1. Wawancara dengan Bagian Pembelian dan Direktur untuk mengetahui prosedur pembelian. 2. Evaluasi apakah terdapat kelemahan pada prosedur pembelian. 3. Observasi pelaksanaan pembelian 4. Analisa apakah terdapat kebijakan safety stock dan reorder point. 5. Periksa apakah Direktur melakukan seleksi terhadap pemasok untuk dijadikan rekanan. 6. Telusuri apakah Direktur telah melakukan survey harga, kualitas, dan syarat pembelian untuk memperoleh transaksi pembelian yang ekonomis. 7. Telusuri apakah Direktur melaksanakan kegiatan pesanan sesuai dengan spesifikasi permintaan dari bagian produksi dan gudang. 8. Diskusikan temuan dan buat hasil audit. 9. Buat simpulan audit. Hasil pemeriksaan: Proses pembelian bahan baku yang dilakukan oleh direktur telah sesuai dengan prosedur pembelian dan kebijakan yang berlaku pada perusahaan. Direktur melakukan survey harga bahan baku dari beberapa pemasok. Selain survey mengenai harga direktur juga memastikan bahwa pemasok memiliki bahan baku dengan spesifikasi yang sesuai dengan permintaan dari bagian produksi. 57
4.3.2. Pemeriksaan atas Penerimaan Barang Tujuan pemeriksaan: Menilai keefektifan prosedur penerimaan barang yang dilakukan oleh Bagian Penerimaan. Prosedur audit: 1. Evaluasi mekanisme penerimaan bahan baku serta mendeteksi kelemahan yang terdapat pada mekanisme tersebut 2. Observasi pelaksanaan penerimaan bahan baku dengan petugas yang terkait, apakah telah sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang berlaku. 3. Dapatkan surat jalan yang berfungsi sebagai bukti penerimaan barang. 4. Lakukan crosscheck antara pesanan pembelian dengan surat jalan untuk memastikan spesifikasi dan kuantitas barang yang diterima sesuai dengan pesanan. 5. Periksa apakah surat jalan tersebut didistribusikan ke Bagian Akuntansi. 6. Evaluasi metode pemeriksaan kualitas bahan baku. 7. Diskusikan temuan dan buat hasil audit. 8. Buat simpulan audit. Hasil pemeriksaan: Mekanisme penerimaan bahan baku telah dijalankan dengan efektif oleh perusahaan. Pada saat penerimaan barang terkadang pemasok tidak memberikan surat jalan sehingga bagian penerimaan tidak memeriksa spesifikasi barang. Berdasarkan wawancara penulis dengan bagian penerimaan, tidak diperiksanya spesifikasi barang yang masuk dikarenakan 58
pemasok tersebut merupakan pemasok yang dapat dipercaya. Surat jalan yang diterima oleh perusahaan di arsipkan oleh bagian akuntansi sebagai bukti pembelian selain faktur. 4.3.3. Pemeriksaan atas Penyimpanan Persediaan Tujuan pemeriksaan: Untuk menilai penyimpanan bahan baku telah dilakukan dengan efektif, efisien, dan ekonomis. Prosedur audit: 1. Observasi proses penyimpanan bahan baku dan fasilitas yang tersedia 2. Evaluasi proses penyimpanan bahan baku dan fasilitas yang tersedia serta deteksi kemungkinan adanya kelemahan proses tersebut. 3. Pilih secara random bahan baku dan memeriksa apakah bahan baku tersebut terjaga dengan baik. 4. Analisa apakah terdapat sirkulasi pemasukan dan pengeluaran bahan baku. 5. Diskusikan temuan dan buat hasil audit. 6. Buat simpulan audit. Hasil pemeriksaan: Bahan baku disimpan didalam 2 gudang. Gudang 1 digunakan untuk menyimpan bahan baku PIPA 3 sedangkan Gudang 2 digunakan untuk menyimpan bahan baku WF 200. Pada Gudang 1 tata letak penyimpanan bahan baku tidak tersusun dengan baik sehingga sering terjadi kesulitan 59
mencari salah satu jenis bahan baku PIPA 3 yang dibutuhkan. Sedangkan pada Gudang 2 bahan baku WF 200 tersusun dengan rapih sehingga mudah diidentifikasi kuantitas bahan baku WF 200 yang tersedia. Pada Gudang 1 tidak adanya pengawasan terhadap keluar masuknya orang. Kepala Gudang 1 tidak menindak tegas orang yang masuk gudang tanpa ada otorisasi dari pihak yang berwewenang. 4.3.4. Pemeriksaan atas Pencatatan Persediaan Tujuan pemeriksaan: Untuk menilai apakah metode pencatatan dan penilaian bahan baku yang diterapkan oleh perusahaan mendukung terciptanya pengelolaan bahan baku yang efektif, efisien, dan ekonomis serta untuk menilai apakah bagian pencatatan bahan baku telah sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku umum. Prosedur audit: 1. Wawancara bagian akuntansi untuk mengetahui metode pencatatan dan penilaian bahan baku yang diterapkan perusahaan. 2. Evaluasi metode tersebut dan analisa kelemahan yang mungkin terdapat pada metode tersebut. 3. Lakukan pengujian secara sampling atas pelaksanaan pencatatan bahan baku yang dilakukan oleh pihak yang terkait untuk memastikan bahwa telah mengikuti kebijakan dan prosedur yang berlaku. 4. Lakukan stock opname. 5. Diskusikan temuan dan buat hasil audit. 60
6. Buat simpulan audit. Hasil pemeriksaan: Pencatatan persediaan yang dilakukan oleh bagian akuntansi telah sesuai dengan prosedur dan kebijakan perusahaan. Metode yang digunakan dalam pencatatan persediaan bahan baku yaitu Perpetual Method. Jadi setiap bahan baku yang masuk dan keluar langsung dicatat. 4.3.5. Pemeriksaan atas Kegiatan Pengeluaran Bahan Baku Tujuan pemeriksaan: Untuk memastikan bahwa prosedur pengeluaran bahan baku telah dilaksanakan dengan efektif dan efisien. Prosedur audit: 1. Wawancara dengan pihak yang terlibat dalam proses pengeluaran persediaan untuk mengetahui mekanisme pengeluaran bahan baku yang diterapkan perusahaan. 2. Evaluasi mekanisme pengeluaran bahan baku yang diterapkan oleh perusahaan serta mendeteksi kemungkinan kelemahan yang terdapat pada mekanisme tersebut. 3. Evaluasi atas pelaksanaan pengeluaran bahan baku dari gudang oleh pihak-pihak yang terkait untuk memastikan bahwa mereka telah mengikuti kebijakan dan prosedur yang berlaku. 61
4. Bandingkan jumlah persediaan yang tercantum dalam bukti pengeluaran barang dengan jumlah persediaan yang terdapat dalam bukti permintaan barang. 5. Diskusikan temuan dan buat hasil audit. 6. Buat simpulan audit. Hasil pemeriksaan: Dalam penelitian ini penulis tidak mendapatkan bukti pengeluaran barang. Seluruh barang yang keluar dari gudang tanpa menggunakan bukti pengeluaran barang tetapi hanya perintah lisan dari bagian produksi. Terkadang bagian produksi mengambil sendiri bahan baku langsung ke gudang tanpa ada pengawasan dari Kepala Gudang. Hal ini menunjukkan prosedur pengeluaran bahan baku dari gudang tidak sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang ditetapkan perusahaan. 4.3.6. Pemeriksaan atas Prosedur Perhitungan Fisik Bahan Baku Tujuan pemeriksaan: Untuk menilai apakah prosedur perhitungan fisik bahan baku telah efektif dan efisien. Prosedur audit: 1. Wawancara dengan pihak yang melakukan stock opname bahan baku guna mengetahui mekanisme yang diterapkan oleh perusahaan dalam melakukan perhitungan persediaan. 62
2. Wawancara dengan karyawan gudang untuk mengetahui apakah stock opname untuk semua bahan baku dapat dikerjakan dalam satu hari. 3. Evaluasi mekanisme perhitugan fisik bahan baku serta mencari kelemahan yang mungkin terdapat dalam mekanisme tersebut. 4. Observasi atas pelaksanaan stock opname dengan pihak-pihak terkait untuk memastikan bahwa mereka telah menaati kebijakan dan prosedur yang berlaku. 5. Memeriksa apakah telah dilakukan cut off atas penerimaan dan pengeluaran bahan baku. 6. Analisa terhadap selisih kuantitas bahan baku yang signifikan. 7. Diskusikan temuan dan buat hasil audit. 8. Buat simpulan audit. Hasil pemeriksaan: Perusahaan melakukan stock opname yang dilakukan langsung oleh bagian akuntansi dengan membandingkan kuantitas yang tersedia di gudang dengan jumlah yang terdapat pada pencatatan bagian akuntansi. Stock opname hanya membutuhkan waktu 1 hari untuk menghindari adanya manipulasi yang dilakukan oleh bagian gudang. Selain itu, perusahaan juga melakukan cut off atas penerimaan dan pengeluaran bahan baku. 63
4.3.7. Pemeriksaan atas Efisiensi Penggunaan Bahan Baku Tujuan pemeriksaan: Untuk mengidentifikasi apakah bahan baku peruusahaan telah digunakan seefisien mungkin. Prosedur audit: 1. Periksa apakah dalam kegiatan produksi terdapat bahan baku sisa yang tidak digunakan lagi. 2. Analisa apakah bahan baku sisa tersebut masih dapat digunakan. 3. Amati apakah bahan baku sisa tersebut tersimpan dengan baik. 4. Observasi apakah bahan baku sisa tersebut dimanfaatkan lebih lanjut oleh bagian produksi. 5. Diskusikan temuan dan buat hasil audit 6. Buat simpulan audit. Hasil pemeriksaan: Pada akhir proses produksi selalu ada bahan baku yang tersisa. Semua bahan baku tersebut masih dapat dimanfaatkan untuk proses produksi berikutnya. Bahan baku sisa produksi tersebut disimpan bersama bahan baku PIPA 3 pada Gudang 1. Bahan baku sisa produksi tersebut antara lain; potongan dari barang hasil produksi. Semua sisa bahan baku tersebut dimanfaatkan perusahaan untuk dilebur ulang untuk memproduksi pagar pada proses produksi berikutnya. 64