BAB II DASAR TEORI 2. 1 Konsep dan Definisi Konsep 2.1.1 Konsep Dasar Sistem 1. Sistem adalah kumpulan/group dari bagian/komponen apapun baik phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu.(azhar Susanto: 24 : 2004) 2.1.2 Konsep Dasar Sistem Akuntansi 1. Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.(mulyadi:3:2001) 2. Sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan, mengklarifikasikan, mengikhtisarkan, dan melaporkan informasi operasi dan keuangan sebuah perusahaan. (Warren, Reeve, Fees: 234:2005) 2.1.3 Konsep Dasar Persediaan 1. Persediaan merupakan barang-barang yang dimiliki perusahaan untuk dijual kembali atau digunakan dalam kegiatan perusahaan. (Soemarso S.R.: 229 : 2002) 5
2.1.4 Sistem Akuntansi Persediaan Sistem Akuntansi persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang. Sistem ini berkaitan erat dengan sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem pembelian, sistem retur pembelian, dan sistem akuntansi biaya produksi. Dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari : persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, persediaan suku cadang. Dalam perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri dari satu golongan, yaitu persediaan barang dagangan, yang merupakan barang yang dibeli untuk tujuan dijual kembali. (Mulyadi: 555:2001) 2. 2 Metode Pencatatan Persediaan Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi (558 : 2001), terdapat dua metode pencatatan persediaan: 1. Metode mutasi persediaan (perpetual inventory method) Dalam metode ini, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan, sehingga jumlah persediaan sewaktu-waktu dapat diketahui. Untuk mengetahui harga pokok persediaan yang dipakai yaitu dengan menambah harga pokok persediaan awal dengan yang dibeli selama periode kemudian dikurangi harga pokok persediaan pada akhir periode. 2. Metode persediaan fisik (physical inventory method) Dalam metode ini, hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat. Sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan. 6
2. 3 Prosedur Sistem Akuntansi Persediaan Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi (562: 2001), Sistem Akuntansi Persediaan terdiri dari jaringan prosedur antara lain: 1. Prosedur pencatatan produk jadi. 2. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual. 3. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli. 4. Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam proses. 5. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli. 6. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pernasok. 7. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang. 8. Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang gudang. 9. Sistem perhitungan fisik persediaan. 2.4 Fungsi fungsi dalam Sistem Akuntansi Persediaan Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi (581-582:2001), Fungsi-fungsi yang terkait dengan Sistem Akuntansi Persedian Bahan Baku sebagai berikut : 1. Fungsi Akuntansi Dalam sistem penghitungan fisik persediaan, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang dihitung ke dalam daftar hasil penghitungan fisik, mengalikan kuantitas dan harga pokok per satuan yang tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik, mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik, melakukan adjusment terhadap kartu persediaan berdasar data hasil penghitungan fisik persediaan, membuat bukti memorial untuk 7
mencatat adjusment data persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. 2. Fungsi Gudang Dalam sistem penghitungan fisik persediaan, fungsi gudang bertanggung jawab untuk melakukan adjusment data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. 3. Fungsi Panitia Penghitungan Fisik Persediaan Panitia ini berfungsi untuk melaksanakan penghitungan fisik persediaan dan meyerahkan hasil perhitungan tersebut kepada Bagian Kartu Persediaan untuk digunakan sebagai dasar adjustment terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan. Seperti telah disebutkan diatas, panitian penghitungan fisik persediaan terdiri dari pemegang kartu penghitungan fisik, penghitung dan pengecek. Pemegang kartu penghitungan fisik kepada para penghitung, melakukan pembandingan hasil penghitungan fisik persediaan yang telah dilaksanakan oleh penghitung dengan pengecek, dan mencatat hasil penghitungan fisik persediaan dalam daftar hasil penghitungan fisik. Penghitung bertugas melakukan penghitungan pertama terhadap persediaan, dan mencatata hasil penghitungan tersebut ke dalam bagian ke-3 kartu penghitungan fisik, serta menyobek bagian kartu tersebut untuk diserahkan kepada pemegang kartu penghitungan fisik. Pengecek bertugas melakukan penghitungan kedua terhadap persediaan yang telah dihitung oleh penghitung dan mencatat hasil penghitungannya ke dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik serta menyobek bagian kartu tersebut untuk diserahkan kepada pemegang kartu penghitungan fisik. 8
2.5 Dokumen-dokumen dalam Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi (579-580: 2001),Dokumen yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku sebagai berikut: 1. Kartu Penghitungan Fisik (Inventory Tag) Dokumen ini digunakan untuk merekam hasil penghitungan fisik persediaan.dalam penghitungan fisik persediaan setiap jenis persediaan dihitung dua kali secara independen oleh penghitung (counter) dan pengecek (checker). 2 Daftar Hasil Penghitungan Fisik (Inventory Summary Sheet) Dokumen ini digunakan untuk meringkas data yang telah direkam dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik. Data yang disalin dari bagian ke-2 kartu penghitungan fisik kedalam daftar ini adalah: Nomor kartu penghitungan fisik, nomor kode persediaan, nama persediaan, kuantitas dan satuan. 3 Bukti Memorial Dokumen ini merupakan dokumen sumber yang digunakan untuk membukukan adjusment rekening persediaan sebagai akibat dari hasil penghitungan fisik kedalam jurnal umum. 2.6 Catatan catatan dalam Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi (581: 2001), Catatan yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku sebagai berikut : 9
1. Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat adjusment terhadap data persediaan (kuantitas) yang tercantum dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang, berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. 2. Kartu Gudang Catatan ini digunakan untuk mencatat adjusment terhadap data persediaan (kuantitas) yang tercantum dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh bagian gudang, berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. 3. Jurnal Umum Dalam sistem penghitungan fisik persediaan, jurnal adjusment rekening persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang dicatat dalam rekening persediaan dengan saldo menurut penghitungan fisik. 2.7 Sistem Pengendalian Internal dalam Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi (583-586 : 2001)Unsur pokok sistem pengendalian internal terdiri dari pengendalian organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat sebagai berikut : 1. Organisasi a. Perhitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh suatu panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu perhitungan fisik, fungsi penghitung, dan fungsi pengecek. b. Panitia yang dibentuk harus terdiri dari karyawan selain karyawan fungsi gudang dan fungsi akuntansi persediaan, karena karyawan di kedua fungsi inilah yang justru dievaluasi tanggung jawabnya atas persediaan. 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur pencatatan a. Daftar hasil penghitungan fisik persediaan ditandatangani oleh ketua panitia Penghitungan fisik persediaan. 10
b. Pencatatan hasil penghitungan fisik persediaan didasarkan atas kartu perhitungan fisik yang telah diteliti kebenarannya oleh pemegang kartu penghitungan fisik. c. Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil penghitungan fisik berasal dari kartu persediaan yang bersangkutan. d. Adjusment terhadap kartu persediaan didasarkan pada informasi (kuantitas maupun harga pokok total) tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik. 3. Praktik yang sehat a. Kartu penghitungan fisik bernomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pemegang kartu penghitungan fisik. b. Penghitungan fisik setiap jenis persediaan dilakukan dua kali secara independen, pertama kali oleh penghitung dan kedua kali oleh pengecek. c. Kuantitas dan data persediaan yang lain yang tercantum dalam bagian ke-3 dan bagian ke-2 kartu penghitungan fisik dicocokkan oleh fungsi pemegang kartu penghitungan fisik sebelum data yang tercantum dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik dicatat dalam daftar hasil penghitungan fisik. d. Peralatan dan metode yang digunakan untuk mengukur dan menghitung kuantitas persediaan harus dijamin ketelitiannya. 11