MANAJEMEN PERSONALIAA MODUL ALIRAN SDM Oleh Dr. Ir. Didik Purwadi, M.Ec. Laboratorium Manajemen Sistem Industri (MSI) Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian 2003
A. Pendahuluan Sebagaimana telah dijelaskan di muka. tujuan pokok di dalam perencanaan sumber daya manusia adalah bagaimana suatu lembaga atau perusahaan mampu menyediakan sumber daya manusia yang diperlukan baik dalain jumlah maupun kualitas. Keseimbangan dinamis (dynamic equilibrium') antara sumber daya manusia yang tersedia (supply) dengan sumber daya manusia yang dibutuhkan (demand) perlu dijaga. Untuk mengantisipasi kebutuhan suruber daya manusia yang akan datang, maka lembaga perlu mempersiapkan sumber daya manusia yang ada saat ini sebagai persediaan internal (internal supply). Mekanisme mempersiapkan sumber daya manusia tersebut melalui perngelolaan aliran sumber daya manusia (human resource flow) dan pengembangan sumber daya manusia (human resource development). Bab ini akan membahas aliran sumber daya manusia di dalam suatu lembaga / perusahaan berkenaan dengan perencanaan sumber daya manusia. Secara sederhana, aliran sumber daya manusia dalam suatu lembaga atau perusahaan dapat digambarkan sebagai berikut: Gambar 1. Skema aliran sumber daya manusia
B. Pengeiolaan aliran masuk (inflow) - Bagaimana rnengelola untuk mendapatkan tenaga kerja yang tepat orang, tepat tempat dan tepat waktu. - Kebijakan penarikan tenaga kerja merupakan sebagian dari strategi organisasi karena penarikan tenaga kerja akan mendapatkan orang yang memiliki kemampuan yang diperlukan untuk mencapai sasaran strategik. Juga penarikan tenaga kerja akan membenfuk budaya urganisasi. - Penarikan tenaga kerja dilakukan bila kondisi telah memaksanya. Artinya, penankan tenaga kerja hams sangat hati-hati, telah didahului dengan memperhatikan persediaan suinber daya manusia internal lembaga. Kebutuhan penarikan itu akan ada bila tejadi kekurangan tenaga kerja. Disini perlu diingat bahwa bila ada kekurangan tenaga kerja, ada beberapa langkah yang harus diperhatikan dahulu sebelum dilakukan proses penarikan, yakni : a. Peningkatan jam lembur b. Penarikan tenaga kerja ridak tetap c. Penarikan pekerja tetap - Secara urnum terdapat dua bentuk dalam pengelolaan arus masuk ini, yakni pertama, penarikan pekerja tetap yang harus dimulai dari bawah, seperti praktek manajemen Jepang. Kedua, penarikan pekerja tetap bisa dilakukan pada setiap jenjang jabatan, seperti praktek manajemen barat. Perhatikan gambar 2 dan gambar 3 berikut ini.
C. Pengelolaan aliran antara (internal flow) - Makna internal flow meliputi segala aktivitas dalam pengelolaan sumber daya manusia yang berakibat tenaga kerja berpindah dari satu posisi jabatantertentu ke jabatan lainnya. Akrivitas ini bisa diartikan pula sebagai suatu mekanisme pengembangan sumber daya manusia. Beberapa aktivitas umum yang termasuk dalam aliran antara ini adaiah mutasi, penugasan, promosi dan demosi.
- Kecepatan aliran personalia adaiah perpindahan dan satii jabatan ke jabatan lain baik secara vertikal maupun secara horizontal. Meskipun tidak ada satu standar baku tentang kecepatan aliran sumber daya manusia, tetapi dapat dikatakan bahwa kecepatan aliran untuk manajer menengah ke atas berkisar antara 2-3 tahun, sedangkan untuk teknisi berkisar 5-10 tahun. Manajer pada industri yang sudah matang (mature) cenderung lebili panjang dari pada industri yang sedang tumbuh. - Perusahaan yang memberlakukan sistem ketenagakerjaan seumur hidup (life lime employment system} yang mempromosikan dari dan diantara mereka telah memahami bahwa penarikan karyawan yang konstan (mantap) sangat perlu untuk menjamin keseimbangan distribusi umur dan keahlian. - Hasil evaluasi atas dampak strategis keputusan kecepatan aliran personalia menunjukkan bahwa semakin meningkatnya kecepatan aliran personalia akan meningkatkan komitmen dan kepuasan. Sebaliknya rendahnya kecepatan aliran pesonalia akan memperendah motivasi. - Mendefinisikan dan mengevaluasi efektivitas pesonalia. Problem utama dalam menyeleksi dan mengevaluaasi efektivitas personalia adaiah proses alamiah seperti motivasi, kerjasama, kemampuan, inisiatif, dll. Sejauh ini usaha-usaha untuk mengembangkan prosedur evaluasi personalia yang sukses, seperti tes psikologi yang tidak mengubah fakta bahwa ada kemungkinan personalia salah dalam mengisinya. - Efektivitas personalia merupakan suatu fungsi dari budaya organisasi. Beberapa kriteria efektivitas personalia antara lain penjualan, biaya, pangsa pasar, unit yang diproduksi, dll. - Evaluasi efektivitas dapat dilakukan dengan cara wawancara kinerja (performance appraisal). Agar bisa mendapatkan informasi yang valid, maka perlu disiapkan struktur interview, wawancara dilakukan oleh beberapa orang, lembaran cek, peralatan unfuk tes kemampuan kepribadian dan interest. Pengujian kesehatan yang dilakukan oleh psikolog atau konsultan.
- Sedangkan evaluasi untuk tujuan penentuan pembayaran dan promosi dilakukan secara terpisah dengan evaluasi untuk pengembangan karir. karena hal ini akan lebih akurat dan umpan balik yang diberikan bersifat terbuka. Hasil evaluasi untuk pengembangan karir seharusnya tidak ditempatkan di file personalia (yang khusus untuk penentuan pembayaran dan promosi) Gambar 14. Dimensi efektivitas personalia - Pekerja yang termasuk blue-collars dan sebagian white-collars tidak mempunyai banyak peluang untuk maju menghadapi jabatan yang menantang. Oleh karena itu dengan menggunakan rotasi jabatan atau pengkayaan jabatan (job enrichment) diharapkan mampu menstimulasi pertumbuhan dan komitmen. - Ada tiga prinsip karir, yaitu : a. Perusahaan dapat membentuk kader spesialis untuk pengembangan personalia, sehingga selunih karyawan dapat berdiskusi dengannya tentang tujuan karir dan menerima infonnasi yang realistik tentang kemungkinan karirnya. b. Karyawan dapat diminta mengisi persediaan atas keahlian dan preferensi jabatan tertentu yang dapat dipakai untuk referensi
dalam penelusuran jabatan. c. Sebuah sitem tentang pengalokasian jabatan yang mengijinkan karyawan untuk melamar posisi yang lain dalam perusahaan ketika posisi tersebut dalam keadaan kosong. D. Pengelolaan aliran keluar (Outflow) Pengelolaan aliran keluar merupakan siiatu pengelolaan untuk melepas kembali sumber daya manusia dari lembaga. Bentuk-bentuk dari aliran keluar ini secara umum adalah karena yang bersangkutan telah mencapai usia pensiun atau ketika ada tuntutan pengurangan tenaga kerja. Bila hal terakhir ini yang terjadi berarti di lembaga tersebut telah ada kelebihan sumber daya manusia (redundancy). Secara umum ada lima langkah dalam pengurangan sumber daya manusia bila suatu lembaga terjadi kelebihan tenaga kerja, yakni: a) memberhenrikan tenaga kerja tidak tetap b) mengurangi balikan menghilangkan jam lembur c) memindahkan pekerja ke lembaga atau perusahaan lain dalam satu grup bisnis d) melakukan pensiun dini, bisa dilakukan dua tahap, yaitu pensiun suka rela (voluntary retirement) dan pensiun wajib (mandatory retirement) Pensiun dini meningkatkan persentase personalia lebih muda yang seringkali pihak manajemen percaya bahwa mereka lebih fleksibel dalam penyesuaian pada peaibahan bisnis di masa yang akan datang. Mobilitas karir personalia sering digunakan untuk alat agar tercapai keseimbangan yang lebih baik antara keahlian jabatan yang dikehendaki dan jabatan yang ada. Dalam program career renewal, perusahaan mendorong seseorang karyawan untuk meninggalkan posisi yang beriebih dan menuju ke posisi yang kekurangan; melalui program pelarihan dan pengembangan yang efektif. Salah satu cara yang sering dipakai oleh perusahaan Amerika dalam menghadapi komperisi internasional adalah program pensiun dini tanpa pengurangan pensiun.