BAB 4 ANALISIS DAN PEMBAHASAN Siklus penggajian merupakan salah satu aktivitas yang terdapat dalam fungsi Sumber Daya Manusia. Pengelolaan penggajian yang dilaksanakan dengan baik di perusahaan dapat mempengaruhi kinerja dari karyawan. Oleh sebab itu, audit operasional terhadap siklus penggajian diperlukan, agar perusahaan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam melaksanakan fungsi Sumber Daya Manusia. Berdasarkan ruang lingkup yang telah dijelaskan pada bab pertama, maka dalam bab keempat ini akan dibahas mengenai pelaksanaan audit operasional yang dimulai dari audit pendahuluan, review dan pengujian atas sistem pengendalian manajemen, audit terinci, kemudian menjabarkan hasil temuan audit dan rekomendasi. 4.1 Tahap Audit Penelitian ini dilaksanakan secara bertahap dengan menggunakan program kerja audit operasional, sehingga audit operasional yang dilakukan dapat mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan. Program kerja ini dibuat berdasarkan pada tujuan pelaksanaan audit operasional yang ingin dicapai, serta informasi mengenai kegiatan, kebijakan, dan prosedur dari fungsi yang diperiksa. 4.1.1 Audit Pendahuluan Tujuan audit pendahulan adalah untuk memperoleh informasi mengenai latar belakang terhadap objek penelitian yaitu PT. Toyofuji Logistics Indonesia. Pada tahap ini dikumpulkan informasi mengenai prosedur penggajian yang berjalan pada perusahaan. Audit pendahuluan dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1. Wawancara Melakukan pendekatan ke bagian yang menjadi konsentrasi pemeriksaan, yaitu dengan melakukan wawancara langsung dengan supervisior dan staff HR untuk mengetahui bagaimana pengelolaan penggajian pada perusahaan. Selanjutnya menggunakan kuesioner sebagai salah satu cara untuk 51
52 menemukan kelemahan yang terjadi dalam siklus penggajian pada PT. Toyofuji Logistics Indonesia. 2. Observasi Melakukan pengamatan langsung ke perusahaan dengan cara menjalani kegiatan magang dalam kurun waktu tertentu untuk memahami dan mengamati secara langsung tahap-tahap siklus penggajian pada PT. Toyofuji Logistics Indonesia. 4.1.2 Review dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen Mengidentifikasi kelemahan Sistem Pengendalian Manajemen terhadap siklus penggajian dengan tujuan untuk menilai efektivitas pengendalian yang dijalankan oleh manajemen, sehingga pengendalian yang berlaku dapat dievaluasi dan dapat menemukan potensi-potensi terjadinya kelemahan pada siklus penggajian yang telah dilakukan. 4.1.3 Audit Terinci Melakukan pemeriksaan lebih rinci terhadap bukti dan dokumen yang terkait agar mendapat gambaran lebih rinci dalam pemeriksaanya dan juga dilakukan pengembangan temuan untuk mencari keterkaitan antara satu temuan dengan temuan lainnya dalam melakukan penilaian tingkat efektivitas dan efisiensi terhadap siklus penggajian. Kemudian mengolah bukti menjadi temuan yang kemudian diklasifikasikan menjadi kondisi, kriteria, sebab, akibat, dan untuk mendukung kesimpulan audit dan rekomendasi yang diberikan. 4.1.4 Pelaporan Tahapan ini bertujuan untuk mengkomunikasikan hasil audit dan rekomendasi kepada berbagai pihak yang berkepentingan. Laporan tersebut antara lain: 1. Mengkomunikasikan konsep laporan seperti pengutaraan temuan, rekomendasi, serta manfaat. 2. Mendiskusikan laporan dengan pihak yang terkait pada siklus penggajian dan memberikan laporan yang telah selesai.
53 4.1.5 Tindak Lanjut Tahap akhir dari audit operasional adalah mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melaksanakan perbaikan sesuai dengan rekomendasi yang diberikan, namun karena ini hanya sebatas penelitian maka tindak lanjut tersebut tidak perlu diberikan dan dilaksanakan. 4.2 Pelaksanaan Audit Operasional 4.2.1 Audit Pendahuluan Audit pendahuluan ini dilakukan untuk memperoleh pemahaman dan informasi yang bersifat umum mengenai latar belakang objek yang diperiksa berkaitan dengan siklus penggajian pada PT. Toyofuji Logistics Indonesia. Pemeriksaan pendahuluan dilakukan dengan: 1. Wawancara langsung dengan supervisior dan staff HR, sehingga diperoleh data-data yang akurat mengenai tahap-tahap pada siklus penggajian. 2. Mendapatkan gambaran umum mengenai pengendalian internal, kebijakan, sejarah, visi dan misi, kegiatan, produk, fasilitas, struktur organisasi, pencatatan waktu kehadiran karyawan, cuti atau izin meninggalkan pekerjaan, hutang pegawai, prosedur pengunduran diri, proses penggajian, proses pembuatan daftar gaji, proses perhitungan waktu kerja dan lembur, proses pendistribusian gaji, dan proses otorisasi penggajian. 3. Melakukan pengamatan fisik yang mencakup fasilitas, kedisiplinan, dan kompetensi karyawan yang mempengaruhi kenaikan gaji dari setiap karyawan. 4. Mempelajari tahapan-tahapan dan prosedur pada siklus penggajian. 5. Memberikan kuesioner untuk mengetahui informasi lain yang berhubungan dengan siklus penggajian. 6. Mengumpulkan dan merangkum bukti-bukti tertulis mengenai prosedurprosedur yang ditetapkan perusahaan. 7. Mengevaluasi hasil wawancara, kuesioner, dan pengamatan yang dilakukan. 8. Meminta penjelasan atas kelemahan yang ditemui.
54 Dari hasil wawancara dan observasi langsung yang dilakukan oleh penulis pada PT. Toyofuji Logistics Indonesia, didapat beberapa informasi mengenai perusahaan, yaitu: 1. Informasi Khusus A. Terdapat 2 status karyawan di perusahaan, yaitu karyawan tetap dan karyawan kontrak. B. Sistem absensi karyawan di perusahaan belum cukup efektif dalam mencegah karyawan melakukan kecurangan, yaitu penitipan absen. C. Untuk karyawan Head Office bagian domestic dan export-import yang bertugas saat kapal sandar di pelabuhan wajib membawa kartu absen dan melakukan absensi kehadiran di pelabuhan. D. Setiap karyawan yang akan mengambil cuti atau izin pulang lebih awal wajib mengisi Attendance Form dan menyerahkannya ke bagian HR. E. Tidak berjalannya standar baku yang telah ditetapkan perusahaan mengenai datang terlambat. F. Karyawan yang akan mengundurkan diri harus memberitahukan bagian HR minimal 30 hari atau 1 bulan sebelum yang bersangkutan mengundurkan diri. G. Overtime Sheet beserta kartu absen diserahkan setiap akhir bulan ke bagian HR. H. Batas waktu penyerahan Medical Claim setiap karyawan sebelum tanggal 10 ke bagian HR. I. Penggajian untuk seluruh karyawan dilakukan tanggal 25 setiap bulannya. J. Pajak penghasilan seluruh karyawan dibayar setiap bulannya dengan pemotongan langsung dari gaji bulanan karyawan. K. Pembayaran pinjaman karyawan ke koperasi langsung dipotong dari gaji yang diterima setiap bulan. L. Perubahan status karyawan dan kenaikan gaji berdasarkan pada surat keputusan yang di otorisasi presdent director.
55 M. Request of Payment, dan medical claim di verifikasi dan di otorisasi oleh general manager, supervisor HR, dan supervisor accounting and finance. N. Pencairan cek untuk penggajian di verifikasi dan di otorisasi oleh president director. 2. Catatan dan Dokumen-dokumen yang Terkait Catatan dan dokumen-dokumen yang terkait pada siklus penggajian adalah: A. Kartu Absen (Clock Card) Merupakan kartu yang digunakan oleh karyawan untuk mencatat waktu kehadiran dan waktu pulang kerja. Kartu ini berisi no, nama, bagian, bulan, dan table untuk mencatat waktu kehadiran dan pulang karyawan. B. Overtime Sheet Merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian HR untuk menghitung total lembur masing-masing karyawan dalam satu bulan. C. Attendance Form Formulir yang wajib diisi oleh karyawan yang akan mengambil cuti atau izin pulang lebih awal, yang kemudian diserahkan ke bagian HR. D. Medical Claim Merupakan dokumen yang digunakan oleh karyawan untuk melakukan claim ke perusahaan, berupa bukti pembayaran rawat inap, rawat jalan dan pembelian obat yang disertai copy resep obat, untuk menghitung reimbursement yang akan dikeluarkan oleh perusahaan. E. Master File Karyawan File komputer yang berisi data terkini mengenai karyawan yang terdiri dari tabel nama karyawan, jabatan, jumlah tanggungan, nomor npwp, nomor rekening bank, nama bank, alamat, tempat tanggal lahir, nama istri atau suami, tempat tanggal lahir istri atau suami, nama anak pertama, tempat tanggal lahir anak pertama, nama anak kedua, tempat tanggal lahir anak kedua, nama anak ketiga, tempat tanggal lahir anak ketiga, dan status karyawan (Kontrak atau Tetap).
56 F. Master File Penghasilan Karyawan File komputer yang digunakan oleh bagian HR, berisi penghasilan kotor, potongan pinjaman koperasi, potongan pajak penghasilan, overtime, serta pembayaran bersih yang akan diterima setiap karyawan. G. Daftar Gaji Karyawan Merupakan ringkasan catatan yang dibuat berdasarkan master file penghasilan karyawan yang telah dikeluarkan. H. Cek Gaji Dokumen yang dikeluarkan oleh bagian Finance & Accounting, berupa perintah penarikan kepada pihak bank untuk membayar gaji karyawan, disertai dengan rekap daftar gaji yang menunjukkan penghasilan kotor, potongan pinjaman koperasi, potongan pajak penghasilan, overtime, serta penghasilan bersih setiap karyawan. I. SPT PPh 21 Surat pemberitahuan pajak penghasilan tahunan yang dikeluarkan oleh Direktorat Jendral Pajak, sebagai bukti pemotongan penghasilan setiap bulannya yang dilakukan oleh perusahaan kepada karyawan. J. Jurnal Penggajian Jurnal yang berisikan daftar pembayaran gaji beserta potongan pinjaman karyawan, potongan pajak penghasilan, dan overtime. K. Slip Gaji Merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian HR, yang diserahkan langsung kepada karyawan, bersifat rahasia, karena dokumen ini berisi rincian gaji karyawan. 4.2.2 Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen Terhadap Siklus Penggajian Pada PT. Toyofuji Logistics Indonesia Berdasarkan audit pendahulan yang telah dilakukan dan mendapatkan informasi mengenai kondisi perusahaan, maka tahap selanjutnya adalah melakukan review dan pengujian pengendalian manajemen terhadap siklus penggajian pada PT. Toyofuji Logistics Indonesia. Pengendalian internal dilakukan untuk mengidentifikasi kelemahan yang terdapat di perusahaan.
57 Untuk mengidentifikasi kelemahan tersebut dapat dilakukan dengan cara wawancara dan menyusun kuesioner yang diberikan kepada pihak-pihak terkait. Kuesioner menguraikan beberapa pertanyaan untuk memastikan penerapan pengendalian internal pada perusahaan ini. Kuesioner berisi pertanyaan seputar kegiatan operasional siklus penggajian yang kemudian diberikan kepada pihak yang terkait dengan siklus tersebut, yaitu karyawan PT. Toyofuji Logistics Indonesia. Untuk hasil kuesioner dapat dilihat pada bagian halaman lampiran. 4.3 Prosedur Audit Terinci Terhadap Siklus Penggajian Audit terinci digunakan untuk mengatur secara sistematis prosedur audit yang akan dilaksanakan dengan baik untuk mendapatkan bukti-bukti audit yang diperlukan auditor dalam pemeriksaannya. Berdasarkan temuan hasil evaluasi pengendalian internal, berikut disajikan prosedur audit terhadap siklus penggajian yang dapat digunakan dalam pelaksanaan audit terinci: 1. Prosedur audit atas file induk karyawan Tujuan audit: Untuk mengetahui apakah terdapat kebijakan untuk memperbarui data-data karyawan yang masih bekerja di perusahaan. Prosedur audit: 1. Memeriksa apakah data-data karyawan telah diperbarui sesuai dengan jumlah karyawan yang masih bekerja di perusahaan. 2. Memeriksa dan memastikan apakah karyawan baru telah tercatat pada file induk karyawan sesuai dengan data-data yang telah diberikan. 3. Memeriksa dan memastikan apakah perusahaan telah menetapkan kebijakan pembaruan data karyawan secara berkala. 4. Memeriksa dan memastikan apakah perusahaan telah melakukan pemisahan data karyawan yang sudah tidak aktif. Hasil audit: Berdasarkan hasil audit atas file induk karyawan, perusahaan sudah memiliki kebijakan mengenai pembaruan data karyawan. Pembaruan data karyawan dilakukan setiap 1 tahun sekali dengan cara melakukan pendataan ulang
58 karyawan menggunakan formulir yang dibagikan oleh bagian HR ke setiap divisi perusahaan. Jika ada perubahan data karyawan, seperti perubahan status pernikahan, jumlah tanggungan, alamat, nomor telefon, dan pendidikan, maka karyawan dapat mencantumkan perubahan tersebut pada formulir pendataan ulang karyawan. Setelah formulir diisi, maka setiap kepala bagian yang terdapat di perusahaan akan mengirimkan kembali formulir ke bagian HR. Bagian HR akan mencocokan setiap data pembaruan karyawan dengan file induk karyawan, jika ada perubahan data karyawan maka bagian HR akan melakukan perubahan data pada file induk karyawan. Pencatatan data karyawan baru langsung dilakukan oleh bagian HR ketika karyawan tersebut dinyatakan layak dan sesuai dengan kualifikasi yang di inginkan perusahaan. Untuk data karyawan yang sudah tidak aktif, perusahaan telah melakukan pemisahaan antara tempat penyimpanan data karyawan yang masih aktif dan data karyawan yang sudah tidak aktif, selain itu perusahaan juga menggunakan sistem komputerisasi untuk penyimpanan data karyawan yang sudah tidak aktif. 2. Prosedur audit atas file induk penggajian Tujuan audit: Untuk mengetahui apakah perusahaan telah memperbarui file induk penggajian sesuai dengan surat keputusan dan kebijakan yang telah ditetapkan. Prosedur audit: 1. Memeriksa dan memastikan bahwa kenaikan atau penurunan jabatan karyawan sudah sesuai dengan surat keputusan yang telah di verifikasi dan di otorisasi oleh president director. 2. Memeriksa dan memastikan bahwa surat keputusan perubahan tarif gaji sudah di verifikasi dan di otorisasi oleh president director. 3. Memeriksa dan memastikan apakah perusahaan telah merubah status karyawan kontrak sesuai dengan surat perjanjian kerja waktu tertentu menjadi karyawan tetap sesuai dengan kebijakan yang berlaku.
59 4. Memeriksa apakah perusahaan telah merubah status karyawan yang sudah tidak aktif pada file induk penggajian. Hasil audit: Perusahaan telah melakuan pembaruan file induk penggajian sesuai dengan surat keputusan dan kebijakan yang telah ditetapkan. Setelah dilakukan audit, kenaikan jabatan dan perubahan status karyawan, dari karyawan kontrak menjadi karyawan tetap akan berkaitan dengan perubahan tarif gaji yang akan di terima oleh karyawan. Karyawan yang dinyatakan layak naik jabatan atau layak menjadi karyawan tetap jika penilaian atas kinerjanya dinilai memuaskan dan dapat meningkatkan performa perusahaan. Bagian HR akan melakukan penilaian kinerja untuk setiap karyawan dengan cara membagikan formulir penilaian kinerja (KPI) ke setiap kepala bagian di perusahaan. Kemudian dari hasil penilaian kinerja yang di serahkan oleh setiap kepala bagian di perusahaan, HR akan menyeleksi karyawan-karyawan yang layak untuk mendapatkan promosi kenaikan jabatan. Dari hasil penyeleksian karyawan yang layak mendapatkan promosi kenaikan jabatan, maka HR menyerahkan daftar nama karyawan berikut jumlah kenaikan gaji yang diinginkan ke general manager. Setelah selesai melakukan verifikasi, general manajer akan menyerahkan daftar tersebut ke president director untuk di verifikasi kembali dan di otorisasi jika kenaikan tarif gaji karyawan dinilai wajar. Perubahan status juga dilakukan untuk karyawan yang sudah tidak aktif di perusahaan. Sesuai dengan kebijakan perusahaan jika ada karyawan yang akan mengundurkan diri, maka karyawan yang bersangkutan mengajukan surat permohonan pengunduran diri minimal 30 hari sebelum yang bersangkutan akan mengundurkan diri dan menyerahkan ke bagian HR. Lalu bagian HR akan mempertimbangkan permohonan pengunduran diri, setelah disetujui maka bagian HR akan menandatangani surat permohonan pengunduran diri dan mengarsip surat tersebut. HR akan memberikan laporan ke bagian finance & accounting bahwa karyawan yang bersangkutan telah melakukan pengunduran diri, kemudian bagian finance & accounting akan mengurus pencatatan proses pemberian gaji kepada karyawan yang telah melakukan pengunduran diri.
60 3. Prosedur audit atas pencatatan waktu hadir Tujuan audit: Untuk menilai apakah proses pencatatan waktu hadir di perusahaan sudah efektif dan efisien. Prosedur audit: 1. Memeriksa dan memastikan apakah ada pengawasan pada proses absensi karyawan dan semua prosedur absensi telah dilakukan dengan benar. 2. Memastikan dan menilai apakah sistem absensi karyawan di perusahaan sudah terhindar dari kecurangan titip absen. 3. Memastikan apakah perusahaan telah melakukan pemisahan fungsi antara fungsi pencatatan dan perhitungan absensi dengan fungsi pengeluaran kas. 4. Memeriksa dan menilai apakah terdapat kebijakan mengenai datang terlambat dan ketidak hadiran di perusahaan. 5. Memeriksa dan menilai waktu kehadiran karyawan kembali ke kantor saat jam istirahat selesai. Hasil audit: Dari hasil audit diketahui bahwa pencatatan waktu hadir karyawan pada PT. Toyofuji Logistics Indonesia masih menggunakan kartu absen (time card). Karyawan melakukan absen dengan memasukan kartu absen ke dalam mesin checklock hingga menghasilkan bunyi pada mesin, kemudian mesin tersebut akan mencatat waktu kehadiran yang mencakup jam kehadiran karyawan. Tidak adanya pengawasan pada proses absensi menjadi kelemahan pengendalian internal di perusahaan ini, sehingga pencatatan waktu kehadiran karyawan dinilai tidak efektif karena pada proses absensi karyawan dapat melakukan kecurangan seperti titip absen, namun pencatatan waktu kehadiran ini dinilai efisien karena tidak memerlukan biaya yang besar untuk perawatan mesin absen. Kurangnya pengendalian internal juga dapat terlihat dari tidak
61 berjalannya kebijakan mengenai datang terlambat sehingga tidak menimbulkan efek jera terhadap karyawan yang melakukan hal tersebut. Sedangkan mengenai ketidak hadiran karyawan, yaitu bila karyawan yang bersangkutan tidak hadir maka karyawan tersebut tidak mendapatkan uang makan dan uang transport sesuai dengan ketidak hadiran karyawan di kantor. Kelemahan pengendalian internal lainnya adalah ketika waktu istirahat telah usai masih banyak karyawan yang kembali ke kantor tidak tepat waktu, hal ini dapat menyebabkan keterlambatan penyelesaian tugas masing-masing karyawan. Perusahaan telah melakukan pemisahan fungsi antara fungsi pencatatan dan perhitungan absensi dengan fungsi pengeluaran kas. Pemisahan fungsi ini menurangi resiko kecurangan terhadap perhitungan overtime setiap karyawan. 4. Prosedur audit pembuatan daftar gaji Tujuan audit: Untuk memeriksa apakah pada proses pembuatan daftar gaji, jumlah dan besar nominal yang akan dibayarkan oleh perusahaan sudah sesuai perhitungannya. Prosedur audit: 1. Memeriksa dan memastikan apakah rincian daftar gaji yang dikeluarkan sudah sesuai dengan jumlah karyawan yang bekerja di perusahaan. 2. Memeriksa dan memastikan bahwa prosedur pembuatan daftar gaji sudah sesuai dengan surat-surat keputusan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. 3. Memeriksa dan menghitung ulang gaji bersih beserta besarnya jumlah overtime yang akan di terima setiap karyawan. 4. Memeriksa dan memastikan besarnya potongan pajak penghasilan apakah sudah sesuai dengan peraturan pajak PPh 21. 5. Memeriksa dan memastikan bahwa besarnya potongan dari pinjaman karyawan ke koperasi sudah sesuai dengan perjanjian pinjaman antara karyawan dan koperasi. Hasil audit:
62 Berdasarkan hasil audit, pembuatan daftar gaji pada PT. Toyofuji Logistics Indonesia dilakukan oleh bagian HR. Besarnya gaji yang diterima oleh karyawan ditentukan oleh jenjang pendidikan, pengalaman, dan jabatan karyawan tersebut. Perusahaan telah menyesuaikan besarnya gaji tetap dengan kebijakan dari pemerintah. Dokumen yang dipakai sebagai pembuatan daftar gaji karyawan adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan, kenaikan jabatan, pemberhentian karyawan, penurunan karyawan, dan daftar gaji bulan sebelumnya. Kegiatan yang dilakukan dalam pembuatan daftar gaji antara lain mengumpulkan kartu kehadiran dan overtime sheet, yang di input ke dalam sistem komputer untuk menghitung gaji yang harus dibayarkan kepada masing-masing pegawai. Proses pemotongan dalam penggajian berupa potongan dari hutang karyawan di koperasi sesuai dengan kesepakatan antara karyawan yang bersangkutan dengan koperasi. Pelunasan hutang langsung dipotong dari gaji karyawan dengan perhitungan besarnya pinjaman dibagi 12 bulan atau 24 bulan, sesuai dengan perjanjian waktu pengembalian. Untuk pemotongan pajak penghasilan karyawan sudah sesuai dengan peraturan pajak PPh 21. Besarnya wajib pajak yang tidak memiliki NPWP menjadi lebih tinggi 20% daripada tarif yang telah di tentukan untuk wajib pajak yang telah memiliki NPWP. Setelah pembuatan daftar gaji selesai, bagian HR mengirim daftar gaji ke bagian finance & accounting untuk di verifikasi kembali. Setelah itu bagian finance & accounting membuat dan mengotorisasi cek gaji yang akan di serahkan kepada pihak bank sebagai perintah pencairan dana pembayaran gaji karyawan. 5. Prosedur audit pendistribusian dan pembayaran gaji Tujuan audit: Untuk mengetahui apakah proses pendistribusian dan pembayaran gaji yang dilakukan oleh pihak bank sudah sesuai dengan perhitungan yang terdapat pada daftar gaji yang dibuat oleh bagian HR. Prosedur audit: 1. Memastikan bahwa proses pendistribusian dan pembayawan gaji sudah berjalan secara efektif dan efisien.
63 2. Memeriksa dan memastikan bahwa besarnya gaji sudah sesuai dengan apa yang harus diterima karyawan. 3. Memeriksa bahwa jumlah yang tertera pada bukti pengeluran kas sudah sesuai dengan daftar gaji yang di buat. 4. Memeriksa dan memastikan bahwa slip gaji langsung diberikan kepada karyawan sebagai tanda bukti pembayaran. Hasil audit: Berdasarkan hasil audit yang dilakukan, proses pendistribusian dan pembayaran gaji dilakukan oleh pihak bank. Setelah bagian HR menghitung gaji tiap karyawan, data penggajian diserahkan ke bagian finance & accounting. Bagian finance & accounting akan memeriksa jumlah yang akan dikeluarkan sebagai pengeluaran pembayaran gaji, dan membuat cek untuk memberitahukan pihak bank. Kemudian bank memproses cek tersebut untuk membayar gaji karyawan dengan mencocokan besarnya jumlah yang tertera di cek dengan daftar gaji karyawan. Pada proses ini sangat diperlukan ketelitian dan kecermatan, hal ini dimaksudkan agar besarnya jumlah gaji sesuai dengan apa yang harus diterima oleh setiap karyawan. Pembayaran gaji dilakukan tanggal 25 setiap bulannya, dimana pembayaran gaji langsung masuk ke rekening pribadi masing-masing karyawan. Setelah uang ditransfer ke rekening masing-masing karyawan, bagian finance & accounting akan menerima bukti transfer. Bukti transfer tersebut di bandingkan dengan perhitungan dari bagian HR. Jika kedua data tersebut telah sesuai jumlahnya, maka bagian HR membuat slip gaji untuk karyawan 2 rangkap. Rangkap pertama untuk diberikan kepada karyawan, dan rangkap kedua disimpan sebagai arsip. HR memberikan slip gaji kepada masing-masing kepala bagian untuk di serahkan ke staff bawahannya.
64 4.4 Temuan Audit Operasional Terhadap Siklus Penggajian PT. Toyofuji Logistics Indonesia Berdasarkan hasil audit operasional terhadap siklus penggajian pada PT. Toyofuji Logistics Indonesia ditemukan beberapa kelemahan dalam pelaksanaan pengendalian internal penggajian berdasarkan lima unsur temuan audit (kondisi, kriteria, penyebab, akibat, dan rekomendasi) : 1. Pencatatan Waktu Kehadiran Karyawan yang Tidak Dapat di Pertanggungjawabkan untuk di Head Office Kondisi: Proses pencatatan kehadiran karyawan tidak di awasi oleh bagian tertentu, sehingga menimbulkan celah untuk karyawan melakukan kecurangan dalam hal absensi. Kamera cctv yang mengarah ke mesin absensi tidak efektif untuk pengawasan pencatatan waktu kehadiran karyawan, karena bagian HR tidak menggunakan video rekaman cctv sebagai bahan evaluasi kehadiran karyawan. Oleh sebab itu, proses pencatatan kehadiran karyawan di perusahaan tidak dapat di pertanggungjawabkan keabsahannya. Kriteria: Seharusnya perusahaan menerapkan sistem fingerprint untuk pencatatan waktu kehadiran karyawan, karena dengan menggunakan sistem fingerprint kehadiran karyawan langsung tercatat secara komputerisasi yang memudahkan bagian HR melakukan evaluasi terhadap kehadiran karyawan. Sistem fingerprint dinilai lebih efektif dalam pencatatan kehadiran karyawan karena dapat meminimalisasi kemungkinan terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh karyawan dalam hal absensi. Penyebab: Pencatatan waktu kehadiran karyawan yang masih menggunakan kartu absen (time card), dimana karyawan melakukan absen dengan memasukkan kartu absen ke dalam mesin amano (mesin checklock).
65 Akibat: Akibatnya pembayaran gaji yang dilakukan oleh perusahaan tidak sesuai dengan yang seharusnya dibayarkan kepada karyawan. Karyawan yang tidak masuk kerja dapat melakukan kecurangan, seperti titip absen ke karyawan yang hadir. Begitu juga untuk karyawan yang datang terlambat ke kantor, karyawan juga dapat melakukan kecurangan titip absen ke karyawan yang hadir di kantor lebih awal. Hal ini dinilai tidak efektif karena proses pencatatan waktu kehadiran karyawan belum terhindar dari kecurangan karyawan atau masih lemahnya pengendalian internal yang ada pada perusahaan. Rekomendasi: Sebaiknya HR mengajukan sistem absensi baru yaitu fingerprint yang langsung dirundingkan ke president director. Tujuannya agar proses pencatatan kehadiran karyawan di perusahaan berjalan efektif dan pencatatan kehadiran karyawan dapat dipertanggungjawabkan keabsahannya, selain itu hal ini juga menghindari terjadinya kecurangan absensi yang dilakukan oleh karyawan. 2. Pencatatan Waktu Kehadiran Karyawan yang Tidak Dapat di Pertanggung Jawabkan untuk di Pelabuhan Kondisi: Perusahaan belum memiliki program untuk mengevaluasi kelayakan mesin absensi yang terdapat di pelabuhan, sehingga mesin absensi tidak berfungsi dengan baik. Karyawan yang hadir pada pukul 08.00 pagi, pada saat melakukan absensi akan tercatat pukul 00:00 pada kartu absen. Garis pada angka delapan tidak tercetak pada kartu absensi. Setelah dilakukan wawancara, mesin absensi sudah tidak berfungsi dengan baik selama 2 bulan. Koordinator yang bertugas dilapangan belum memberikan laporan kerusakan mengenai mesin absensi ke head office. Kriteria: Seharusnya perusahaan memiliki program untuk mengevaluasi kelayakan mesin absensi yang terdapat di pelabuhan. Selain itu seharusnya koordinator
66 yang bertugas dilapangan memantau kelayakan mesin absensi, apabila mesin absensi mengalami kerusakan maka seharusnya koordinator lapangan membuat laporan mengenai kerusakan mesin absensi dan mengirimkan laporan kerusakan tersebut ke head office. Penyebab: Kerusakan pada mesin absensi yang berada di pelabuhan. Mesin absensi sudah di gunakan selama 5 tahun, dan selama 5 tahun mesin absensi tersebut tidak pernah dilakukan pengecekan secara berkala oleh bagian HR. Akibat: Bagian HR mengalami kesulitan dalam proses menginput data absensi, karena sulit untuk membedakan antara angka 8 dengan angka 0. Seperti pada pencatatan waktu pulang, ada beberapa karyawan yang absen pulang pukul 18.00 tetapi pada kartu absen tercatat pukul 10.00. Hal ini dapat menjadi ketidaktepatan pada pencatatan dan pembayaran overtime karyawan yang berada di pelabuhan, apakah karyawan tersebut pulang pukul 18:00 atau karyawan pulang pukul 10.00 pagi (berarti karyawan melakukan overtime). Karywan yang bersangkutan pun tidak melakukan pengecekan kembali atas waktu yang tercatat ada kartu absensi. Rekomendasi: Sebaiknya perusahaan membuat program evaluasi kelayakan mesin absensi secara berkala, baik yang berada di head office maupun yang berada di pelabuhan. Dengan tujuan agar kelayakan mesin absensi dapat dimonitor dengan baik, dan lebih cepat untuk melakukan perbaikan apabila hal ini terulang kembali.
67 Gambar 4.1 Sumber: PT. Toyofuji Logistics Indonesia 3. Perusahaan Belum Menerapkan Sanksi yang Sudah Ada Kondisi: Belum menerapkan sanksi yang sudah ada mengenai datang terlambat menyebabkan timbulnya ketidakdisiplinan karyawan. Kondisi ini berpotensi menjadi faktor pendorong kecurangan karyawan, yaitu titip absen. Karyawan yang datang terlambat hanya mendapat teguran dari kepala bagian dimana karyawan tersebut bekerja. Hal ini dinilai tidak efektif karena tidak akan menimbulkan efek jera untuk karyawan yang melakukan pelanggaran kedisiplinan tersebut.
68 Kriteria: Seharusnya perusahaan menerapkan dan menjalankan sanksi yang sudah ada mengenai datang terlambat, hal ini dapat dilakukan perusahaan untuk meningkatkan kedisiplinan karyawan terhadap kebijakan mengenai waktu bekerja di perusahaan yang dimulai dari pukul 08.00-17.00, dan sanksi tersebut memberikan efek jera bagi karyawan yang melakukan pelanggaran kedisiplinan tersebut. Penyebab: Perusahaan tidak menjalankan sanksi yang sudah ada, sehingga karyawan mengabaikan kebijakan mengenai kedatangan tepat waktu yang telah di tetapkan oleh perusahaan. Hal ini juga yang dapat menyebabkan karyawan merasa bebas untuk mengulangi pelanggaran kedisiplinan tersebut. Akibat: Akibat yang akan ditimbulkan adalah pembayaran gaji karyawan tidak efektif dan efisien, karena baik karyawan yang datang tepat waktu maupun karyawan yang datang terlambat akan mendapatkan uang makan dan uang transportasi yang sama pada perhitungan gaji yang akan diterima setiap bulannya. Selain itu hal ini juga dapat mengakibatkan menurunnya tingkat kedisiplinan karyawan yang akan berpengaruh juga terhadap semangat karyawan untuk bekerja, karena tidak adanya sanksi datang terlambat ke kantor yang menimbulkan efek jera kepada karyawan yang melakukan pelanggaran kedisiplinan tersebut. Rekomendasi: Sebaiknya perusahaan menerapkan dan menjalankan sanksi yang sudah ada bagi setiap karyawan yang datang terlambat, yaitu pemotongan uang makan dan uang transport per hari atau denda yang nominalnya sudah dirundingkan dan disetujui oleh seluruh karyawan perusahaan bila karyawan yang bersangkutan datang terlambat. Dengan adanya sanksi seluruh karyawan akan lebih meningkatkan kedisiplinan dan ketepatan waktu dalam bekerja dan memberikan efek jera terhadap karyawan yang datang telambat ke kantor.
69 4. Belum Terdapat Pemisahan Fungsi Antara Pembuat Daftar Gaji Dengan Perhitungan Overtime Kondisi: Pembagian tugas pada bagian HR, belum menggambarkan garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas. Dari hasil wawancara ditemukan bahwa fungsi pembuatan daftar gaji karyawan di kelola oleh staff HR, dimana staff yang bersangkutan juga mengelola perhitungan overtime karyawan. Kriteria: Seharusnya perusahaan melakukan pemisahan tugas antara fungsi pembuatan daftar gaji karyawan dengan fungsi perhitungan overtime karyawan. Hal ini untuk mencegah kemungkinan terjadinya kecurangan pada proses perhitungan gaji. Penyebab: Belum terdapat pemisahan fungsi pada bagian HR, antara fungsi pembuat daftar gaji karyawan dengan fungsi perhitungan overtime. Fungsi pembuatan daftar gaji karyawan seharusnya menjadi wewenang dan tanggung jawab supervisor HR karena data penggajian bersifat rahasia dimana data tersebut berisikan gaji dari seluruh karyawan di perusahaan. Sedangkan fungsi perhitungan overtime adalah perhitungan yang berisi waktu lembur yang dilakukan karyawan selama 1 bulan, kemudian pembayaran uang lembur di berikan secara bersamaan dengan gaji yang di terima setiap bulannya. Jika kedua fungsi ini tidak di pisahkan, dapat menimbulkan celah terjadinya kecurangan yang mungkin terjadi pada proses perhitungan gaji karyawan. Akibat: Akibatnya adalah dapat menimbulkan celah untuk terjadinya kecurangan pada proses perhitungan gaji karyawan, dimana perusahaan harus membayar gaji yang tidak sesuai dengan apa yang dikerjakan oleh karyawan. sebagai contoh staff yang mempunyai wewenang dalam pembuatan daftar gaji karyawan dan perhitungan overtime karyawan berteman dengan karyawan A, staff tersebut mengetahui bahwa karyawan A sedang membutuhkan biaya yang banyak dan staff tersebut membuat seolah-olah perhitungan overtime
70 karyawan A lebih besar dari yang seharusnya didapatkan, hal ini dapat terjadi karena rasa iba staff yang bersangkutan dan menyalah gunakan wewenang tersebut. Rekomendasi: Sebaiknya perusahaan melakukan pemisahan fungsi antara fungsi pembuatan daftar gaji dengan perhitungan overtime karyawan, hal ini dilakukan untuk menghindari resiko kecurangan yang mungkin akan terjadi pada proses perhitungan gaji.