BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Unsur utama dalam setiap program manajemen kepegawaian dalam suatu organisasi adalah analisis jabatan (Job Analysis). Analisis jabatan (Job Analysis) diartikan sebagai suatu penentuan dan isi suatu jabatan yang meliputi tugas, tanggung jawab, dan hubungan dengan jabatan lain dalam organisasi, serta persyaratan yang dibutuhkan agar seseorang mampu melaksanakan tugas-tugas dalam jabatan yang diembannya dengan baik. Melalui analisis jabatan (Job Analysis) akan diperoleh berbagai ukuran yang merupakan dasar bagi kegiatankegiatan dalam fungsi-fungsi manajemen SDM lainnya. Proses analisis jabatan (Job Analysis) menghasilkan dua dokumen yang penting, uraian jabatan (Job Description) dan persyaratan jabatan (Job Specification). Uraian jabatan (Job Description) adalah suatu pernyataan tertulis tentang tugas-tugas, kewajiban-kewajiban, perilaku-perilaku yang diperlukan dalam suatu jabatan tertentu, bagaimana hal itu dilakukan, dan perlengkapan apa yang digunakan. Gagasan untuk mengadakan uraian jabatan (Job Description) dalam suatu organisasi sebagai dasar untuk seleksi dan penempatan pegawai bukanlah suatu hal yang baru. Gagasan uraian jabatan yang dibuat secara cermat dan terperinci, serta penyusunan iktisar kewajiban-kewajiban dan tanggung jawabtanggung jawab setiap jabatan yang dilakukan dengan baik sangatlah penting bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan.
Sumber Daya Manusia yang produktif dalam suatu organisasi dapat tercapai apabila karyawan-karyawan yang terdapat di dalamnya memiliki disiplin yang tinggi, kemampuan yang luas, pemahaman akan pekerjaannya, yaitu mengetahui apa saja yang harus dilaksanakannya, bagaimana pelaksanaan pekerjaan tersebut sesuai dengan bagian dan jabatannya, serta bertanggungjawab atas pekerjaannya tersebut. Berdasarkan hal tersebut, maka seorang karyawan harus memahami uraian jabatan (Job Description) sesuai bidangnya dalam memiliki kontribusi yang diharapkan dari jabatannya. Uraian jabatan (Job Description) ini merupakan output yang dihasilkan Job Analysis atau analisis jabatan yaitu suatu penentuan dan isi suatu jabatan yang meliputi tugas, tanggung jawab, dan hubungan dengan jabatan lain dalam organisasi, serta persyaratan yang dibutuhkan agar seseorang mampu melaksanakan tugas-tugas dalam jabatan yang diembannya dengan baik. Seringkali pemahaman tentang Job Description serta kontribusi yang diharapkan dari jabatan tersebut tidak diperhatikan oleh setiap organisasi, baik instansi pemerintah maupun swasta sehingga dapat kita lihat proses pelaksanaan suatu pekerjaan tidak teratur, pekerjaan-pekerjaan rutin terbengkalai dan karyawan yang kurang bertanggung jawab terhadap pekerjaannya karena kurang paham apa fungsi uraian tugas-tugas pokok yang harus dikerjakan dan tanggung jawab yang harus dipikul oleh karyawan atau pegawai tersebut dibagian mana ia ditempatkan. Selain itu, juga menimbulkan keletihan karyawan atau pegawai dalam bekerja karena pekerjaan akan terasa rumit akibat karyawan atau pegawai tidak memahami Job Description pada jabatannya. Padahal apabila perusahaan memperhatikan pentingnya pemahaman
Job Description dan setiap karyawan ataupun pegawai mempelajari dan mengusai Job Description pada bidangnya masing-masing maka hal itu akan dapat meningkatkan efektivitas kerja karyawan/pegawai dan produktivitas kerja akan tercapai. Pemahaman mengenai uraian jabatan (Job Description) yang baik akan sangat mempengaruhi kinerja perusahaan. Maka perlu dilakukan tata kelola Job Description yang baik dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Pekerjaan itu dibagi dalam pelaksanaan pelaksanaan yang sederhana dan menentukan waktu dari pelaksanaan-pelaksanaan ini dengan harapan dapat mempercepat penyelesaian jabatan melalui penyederhanaan kerja dan pemberian dorongan upah. Informasi yang diperoleh dari analisis jabatan tersebut dapat digunakan untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan menduduki jabatan tertentu. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia sangat bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis jabatan. Informasi dari analisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan penarikan dan seleksi, keperluan kompensasi, keperluan penilaian kinerja, serta untuk keperluan pelatihan. Begitu pentingnya analisis jabatan ini sehingga mengharuskan organisasi untuk tetap melakukan uraian terhadap jabatan dalam organisasi agar proses pekerjaan dalam organisasi dapat berjalan dengan lancar. Fakultas Ekonomi yang mengemban visi menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global menjadi salah satu alasan
pentingnya tata kelola dan kemampuan manajerial yang baik dalam rangka mewujudkan cita-cita tersebut. Oleh karena itu, manajemen yang menyangkut perencanaan, pengorganisasian, aktualisasi, pengawasan, manajemen sumber daya manusia, serta rencana kerja dan anggaran tahunan dan pelaksanaan pemantauan serta evaluasi kegiatan dilingkungan Fakultas Ekonomi menjadi begitu penting. Begitu pula terhadap pemahaman tentang uraian tugas (job description) yang baik yang merupakan upaya untuk menciptakan keteraturan di dalamnya. Adanya Job Description (uraian jabatan) pada bagian Sekretariat Dekan sebagai hasil dari analisis jabatan sangat berperan dalam pelaksanaan tugas-tugas dan tanggung jawab karyawan pada bagian Sekretariat Dekan inilah yang mendorong penulis untuk memilih judul PERANAN JOB DESCRIPTION PADA BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA" B. Perumusan Masalah Organisasi yang mencakup fungsi, tugas dan kewenangan tiap-tiap komponen organisasi dilakukan dalam rangka menciptakan keteraturan. Kegiatan manajemen perusahaan adalah sebuah kegiatan pengelolaan sebuah sistem yang terdiri dari beberapa unsur yang saling berhubungan dan saling bekerja secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dari perusahaan tersebut. Dengan kata lain, apabila salah satu unsur tidak dapat menjalankan fungsi sebagaimana mestinya, maka akan dapat mempengaruhi fungsi pada unsur yang lain, dan pada akhirnya
akan menggangu sistem secara keseluruhan. Hal inilah yang menyebabkan pentingnya sebuah pemahaman tentang Job Description agar terciptanya suasana yang teratur, efektif dan efisien dalam berorganisasi di Fakultas Ekonomi. Dengan alasan inilah penulis merumuskan permasalahan yaitu: 1. Bagaimana peranan Job Description pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi? 2. Apakah peranan Job Description berpengaruh terhadap kinerja Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi? C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian ini adalah: 1. Untuk mengetahui peranan Job Description pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi. 2. Untuk mengetahui peranan Job Description dalam mempengaruhi kinerja pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Bagi perusahaan a. Menjadi bahan pertimbangan dalam mengambil kebijaksanaan yang lebih baik di masa yang akan datang. b. Menjadi bahan koreksi dalam rangka perbaikan apabila terdapat kelemahan-kelemahan dalam menjalankan Job Description di suatu perusahaan. 2. Bagi penulis a. Untuk melihat peranan dari Job Description dalam suatu perusahaan. b. Meningkatkan pengetahuan dan kemampuan tentang Job Description yang ada di perusahaan dan merupakan alat/bahan untuk membandingkannya dengan teori-teori yang telah dipelajari semasa kuliah. 3. Bagi pihak lain a. Diharapkan penelitian ini dapat menjadi ilmu pengetahuan, menambah informasi dan wawasan bagi para pembaca. b. Diharapkan penelitian ini dapat menjadi bahan pembanding bagi pembaca yang akan melakukan penelitian mengenai Job Description di masa yang akan datang.
E. Jadwal Penelitian Penelitian ini dilakukan di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Penelitian dilakukan mulai tanggal 5 Maret 2012 sampai dengan 24 Maret 2012. Adapun jadwal survey/observasi sebagaimana terlihat dalam tabel dibawah ini: Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan NO KEGIATAN MINGGU KE 1 2 3 1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan
F. Sistematika Penulisan Adapun rencana isi dari penulisan ini adalah: Bab I Pendahuluan Menerangkan tentang alasan penulis memilih Job Description sebagai judul dalam penulisan tugas akhir ini. Menguraikan rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan, jadwal survey dan rencana isi penulisan. Bab II Profil Perusahaan Menguraikan sejarah singkat instansi/perusahaan, jenis usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas (Job Description) kinerja usaha terkini serta rencana kegiatan. Bab III Pembahasan Menguraikan peranan Job Decription dan pengaruhnya terhadap kinerja karyawan pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, serta melakukan penilaian terhadap Job Description. Bab IV Kesimpulan dan Saran Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang Peranan Job Description pada Bagian Sekretariat Dekan akultas Ekonomi Univesitas Sumatera Utara.