PANDUAN PENYEDIAAN/ PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

PANDUAN PENYEDIAAN/ PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA Edisi 1/2015 BAHAGIAN PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR, UPM

PANDUAN PROSES PERMOHONAN PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA Tanggungjawab Carta alir Perincian Maklumat Mula Staf 1. Buat cadangan pindaan/penambahbaikan 1. Buat cadangan proses ISO UPM dengan memajukan pindaan/penambahbaikan proses ISO UPM permohonan kepada TPKD PTJ atau TPKD PP dengan merujuk kepada Jadual Serahan Cadangan Pindaan Dokumen. [Rujuk Lampiran 1: Jadual Serahan Cadangan Pindaan Dokumen] Pemilik Proses B 2. Semak dokumen berdasarkan cadangan pindaan/penambahbaikan 2. Semak dokumen berdasarkan cadangan pindaan/ penambahbaikan hasil daripada: (a) cadangan/permohonan staf; (b) semakan proses kerja berdasarkan pendekatan LEAN; (c) penemuan audit; atau (d) keputusan mesyuarat. Pemilik Proses 3. Kemaskini dokumen menggunakan format dokumen ISO yang ditetapkan 3. Kemaskini dokumen menggunakan format dokumen ISO yang ditetapkan. Dapatkan softcopy format prosedur (bagi dokumen baharu) atau dokumen sedia ada daripada TPKD PP masing-masing. [Rujuk Lampiran 2: Format Prosedur ISO] Pemilik Proses 4. Buat Permohonan Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen 4. Buat permohonan cadangan pindaan/tambahan dokumen dengan mengisi Borang Cadangan Pindaan/tambahan Dokumen (PGR/BR01/CPD). Muat turun borang dalam Sistem e-iso di bawah skop Pengurusan. Dapatkan softcopy templat huraian Pindaan sebagai lampiran borang CPD daripada TPKD/ Urus Setia ISO PTJ masing-masing. [Rujuk Lampiran 3: Templat huraian Pindaan] Pemilik Proses 5. Serahkan dokumen CPD kepada TPKD PP/Urus setia ISO PTJ A 5. Serah dokumen CPD kepada TPKD PP/Urus Setia ISO PTJ, iaitu: (a) Borang Cadangan Pindaan/tambahan Dokumen (PGR/BR01/CPD) yang telah lengkap; (b) softcopy lampiran borang CPD iaitu huraian pindaan dokumen (jika ada) melalui emel; (c) softcopy dokumen ISO baharu/dikemaskini melalui emel. [Rujuk Lampiran 4: Contoh Borang CPD yang telah lengkap] Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM 1

Tanggungjawab Carta alir Perincian Maklumat A TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ 6. Semak Borang CPD bdan daftar/kemaskini log 7. Semak takwim kuatkuasa dokumen ISO dan kemaskini dokumen 8. Sedia kertas cadangan pindaan dokumen untuk kelulusan mesyuarat 6. Semak Borang CPD beserta softcopy dokumen pindaan yang diterima daripada Pemilik Proses. Daftar/kemaskini log pemantauan Dokumen peringkat Peneraju Proses. [Rujuk Lampiran 5: Templat Log Pemantauan Dokumen Pindaan Peneraju] 7. Semak tarikh kuatkuasa dokumen yang bersesuaian dengan merujuk pada Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM. Kemaskini dokumen pindaan dengan melengkapkan No. Semakan dan No. Isu seperti berikut: No. Isu No. Semakan 01 00 01 01 01 09 01 10 01 02* 11 00** * No. Isu bertukar kepada nombor berikutnya ** No. Semakan berpatah balik kepada 00. [Rujuk Lampiran 6: Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM] 8. Sedia kertas cadangan pindaan dokumen untuk mendapat kelulusan mesyuarat (Mana-mana mesyuarat PTJ yang bersesuaian). [Rujuk Lampiran 7: Templat Kelulusan Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen] B Tidak 9. Lulus? Ya 9. Jika lulus, ikut langkah 10. Jika tidak lulus, maklumkan keputusan mesyuarat kepada Pemilik Proses dan ikut langkah 2. C Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM 2

Tanggungjawab Carta alir Perincian Maklumat C TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ 10. Kemaskini dokumen dan dapatkan pengesahan kelulusan 10. Kemaskini dokumen dengan merujuk kepada Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM dan lengkapkan ruangan Sejarah Semakan dokumen. Dapatkan pengesahan kelulusan dokumen menggunakan Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK) dengan merujuk Jadual Kelulusan Dokumen ISO UPM seperti berikut: Dokumen Menyedia/ Menyemak Kuasa Melulus/ Meluluskan Semula Manual ISO WP Naib Canselor Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan Skop Pengurusan Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan Skop Peneraju Proses Ketua Bahagian Pengurusan Kualiti Ketua PTJ bagi setiap Peneraju Proses WP WP TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ 11. Sediakan statistik dan senarai perincian perubahan dokumen 12. Muatnaik dokumen melalui Modul Peneraju Proses dalam Sistem e-iso D [Rujuk Lampiran 8: Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS- DOK)] Rujuk Lampiran 9: Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM 11. Sediakan statistik dan senarai perincian perubahan dokumen untuk diserahkan kepada PKD. [Rujuk Lampiran 10: Templat Statistik Dan Senarai Perincian Perubahan Dokumen] 12. Muatnaik dokumen melalui Modul Peneraju Proses dalam Sistem Pengurusan ISO UPM (e-iso) mengikut tempoh yang ditetapkan sebagaimana tarikh tindakan yang dinyatakan dalam Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM. Dapatkan No. ID dan Katalaluan daripada PKD/Urus Setia Induk ISO UPM untuk mengakses modul Peneraju Proses. [Rujuk Lampiran 6: Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM] Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM 3

Tanggungjawab Carta alir Perincian Maklumat D TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ 13. Serahkan hardcopy Borang CPD lengkap dan emel softcopy dokumen sokongan kepada PKD 13. Serahkan hardcopy Borang CPD lengkap dan emel softcopy dokumen sokongan kepada PKD mengikut tempoh yang ditetapkan sebagaimana tarikh tindakan yang dinyatakan dalam Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM. Dokumen sokongan yang perlu dihantar kepada PKD/Urus Setia Induk ISO adalah seperti berikut: (a) Hardcopy Dokumen, iaitu: i. Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (CPD) yang telah lengkap peringkat TPKD PP; ii. Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK) yang telah lengkap ditandatangani oleh Ketua PTJ (Bagi Prosedur, Arahan Kerja dan Garis Panduan sahaja); (b) Softcopy Dokumen (melalui emel), iaitu: i. Statistik dan Senarai Perubahan Dokumen; ii. Kelulusan Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen. PKD/ Urus Setia Induk ISO UPM F 14. Daftar/Kemaskini log dan semak dokumen 14. Daftar/Kemaskini Log Pemantauan Dokumen peringkat induk dan semak perkara berikut: (a) borang CPD serta softcopy dokumen sokongan yang dihantar/diemel daripada TPKD PP. Pastikan dokumen yang dihantar menepati format yang ditetapkan. Jika minor pindaan, buat pindaan terus. Manakala jika major pindaan, maklum dan emel semula kepada TPKD PP yang berkaitan untuk buat pindaan. (b) dokumen yang dimuatnaik dalam sistem e-iso. [Rujuk Lampiran 11: Templat Log Pemantauan Dokumen Pindaan Induk] E Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM 4

Tanggungjawab Carta alir Perincian Maklumat PKD E F Tidak 15. Buat pengesahan dokumen dalam e-iso 16. Disahkan? Ya 15. Buat pengesahan dan lengkapkan perkara berikut: (a) Sahkan dokumen dalam e-iso supaya dipaparkan pada tarikh kuatkuasa. Pastikan dokumen yang dimuatnaik menepati format yang ditetapkan. (b) Lengkapkan Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS- DOK) untuk ditandatangani oleh Wakil Pengurusan atau Naib Canselor (bagi manual ISO). 16. Jika dokumen disahkan, ikut langkah 17. Jika tidak, maklumkan kepada TPKD PP untuk laksanakan pindaan/perubahan dan ikut langkah 14. PKD KB BPQ/PKD/ Urus Setia Induk ISO UPM 17. Buat hebahan perubahan dokumen 18. Lengkapkan borang CPD Peneraju dan serah semula kepada TPKD PP 17. Buat hebahan perubahan dokumen kepada Peneraju Proses dan staf UPM melalui emel atau buletin UPM selewat-lewatnya satu (1) hari sebelum tarikh kuatkuasa dokumen. 18. Lengkapkan borang CPD Peneraju Proses dan serahkan semula kepada TPKD PP/urus Setia ISO PTJ untuk tindakan seterusnya. TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ 19. Terima dan lengkapkan borang CPD bagi tindakan Peneraju dan simpan sebagai rekod Tamat 19. Terima dan lengkapkan borang CPD bagi tindakan Peneraju dan simpan sebagai rekod dalam fail Kawalan Dokumen Peneraju Proses beserta petikan minit mesyuarat kelulusan dokumen peringkat Peneraju Proses. Disediakan oleh: Rozi binti Tamin Pegawai Kawalan Dokumen (PKD) Sistem Pengurusan ISO UPM 12 Februari 2015 Nota: KB BPQ Ketua Bahagian Pengurusan Kualiti PKD Pegawai Kawalan Dokumen PTJ Pusat Tanggungjawab TPKD PP Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses Pemilik Proses Bahagian/Seksyen/Unit dalam PTJ yang menjadi Peneraju Proses di bawah skop ISO UPM Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM 5

LAMPIRAN 1 Jadual Serahan Cadangan Pindaan Dokumen

JADUAL SERAHAN CADANGAN PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA Skop Dokumen Diserahkan kepada PKD/TPKD PP 1. Pengurusan (PGR) PKD Peneraju Proses Bahagian Pengurusan Kualiti, Pejabat Pendaftar 2. Perkhidmatan Utama (PU): 2.1 Pengajian Prasiswazah TPKD Prasiswazah Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik 2.2 Pengajian Siswazah TPKD Siswazah Sekolah Pengajian Siswazah 2.3 Penyelidikan dan Inovasi 3. Sokongan (SOK) TPKD Penyelidikan dan Inovasi Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) 3.1 Pengurusan Pelanggan TPKD Pejabat Naib Canselor Bahagian Pentadbiran, Pejabat Naib Canselor 3.2 Kewangan TPKD Pejabat Bursar Pejabat Bursar 3.3 Latihan TPKD Pejabat Pendaftar Pejabat Pendaftar 3.4 Peralatan, Kemudahan Infrastruktur dan Kenderaan 3.5 Peralatan dan Kemudahan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT) 3.6 Pengurusan Sumber Manusia TPKD Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset TPKD Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi TPKD Pejabat Pendaftar Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi Pejabat Pendaftar 3.7 Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 3.8 Penentukuran dan Penentusahan Peralatan TPKD Pejabat Naib Canselor TPKD Penyelidikan dan Inovasi 3.9 Pengurusan Makmal TPKD Pejabat Naib Canselor Bahagian Pentadbiran, Pejabat Naib Canselor Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) Bahagian Pentadbiran, Pejabat Naib Canselor 4. Operasi Perkhidmatan Sokongan (OPR) TPKD bagi setiap operasi Peneraju Proses Semua PTJ kecuali Fakulti, Institut, Akademi, dan Pusat Asasi Sains Pertanian Nota: PKD Pegawai Kawalan Dokumen TPKD Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen

LAMPIRAN 2 Format Prosedur ISO

PENGURUSAN Kod Dokumen: XXXX Halaman: 1/9 No. Semakan: 00 No. Isu: 01 PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan... 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua... 3.0 TANGGUNGJAWAB Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

PENGURUSAN Kod Dokumen: XXXX Halaman: 2/9 No. Semakan: 00 No. Isu: 01 PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN JAD PYB : Juruaudit Dalaman : Pegawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan (contohnya: Ketua PTJ, TWP, PKPU, TPKP, Ketua Pentadbiran, Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya). Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

PENGURUSAN Kod Dokumen: XXXX Halaman: 3/9 No. Semakan: 00 No. Isu: 01 PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000 6.0 PROSES TERPERINCI A. Kawalan Ketakakuran Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula Peneraju Proses/Staf 6.2 Kesan Ketakakuran 6.2 Kesan produk/perkhidmatan yang tak akur menerusi: (a) Aduan pelanggan yang sahih; (b) Kajian/maklumbalas kepuasan pelanggan (c) Proses semasa menyampaikan atau selepas menghasilkan produk/perkhidmatan (d) Audit dalaman dan luaran (e) Minit mesyuarat (f) Lain-lain sumber berkenaan Peneraju Proses/Staf 6.3 Lengkapkan Kenyataan Ketakakuran 6.3 Lengkapkan penyataan/perincian ketakakuran yang ditemui ke dalam Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) atau Borang Maklumbalas Pelanggan, jika ketakakuran daripada aduan pelanggan yang sahih (rujuk Prosedur Pengendalian Maklumbalas Pelanggan) Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) / Borang Maklumbalas Pelanggan Peneraju Proses/Staf 6.4 Laksanakan Kawalan 6.4 Laksanakan kawalan ketakakuran produk/perkhidmatan menerusi satu atau lebih, kaedah di bawah: (a) Ambil tindakan dengan menghapuskan ketakakuran yang dikesan. (b) Beri kelulusan penggunaan produk/perkhidmatan dengan kebenaran pihak yang berkuasa dan/atau pelanggan (jika berkenaan). (c) Halang penggunaan produk/perkhidmatan tersebut. (d) Ambil tindakan terhadap kesan atau kesan yang mungkin timbul daripada sesuatu ketakakuran setelah produk/perkhidmatan tersebut disampaikan atau digunakan Peneraju Proses/Staf 6.5 Serah borang kepada Urus Setia 6.6Tamat 6.5 Serah borang yang mengandungi keterangan ketakakuran kepada Urus Setia Induk/Urus Setia PTJ masing-masing untuk tindakan selanjutnya. Seterusnya rujuk proses tindakan pembetulan. 6.6 Tamat Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) / Borang Maklumbalas Pelanggan Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

PENGURUSAN Kod Dokumen: XXXX Halaman: 4/9 No. Semakan: 00 No. Isu: 01 PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000 B. Tindakan Pembetulan Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.2 Terima Maklumat Untuk Tindakan Pembetulan 6.2 Terima maklumat ketakakuran yang perlu diambil tindakan pembetulan, antaranya daripada: PKPU / TPKP PKPU / TPKP PAD/TPAD PAD/TPAD (a) Aduan pelanggan yang sahih melalui borang Maklum Balas Pelanggan (Rujuk Prosedur Pengendalian Maklum Balas Pelanggan); (b) Komen/cadangan negatif yang sahih dalam Kajian kepuasan pelanggan yang telah direkodkan melalui borang Ketakakuran (Rujuk Arahan Kerja Kajian Kepuasan Pelanggan); (c) Audit dalaman melalui borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP). (Rujuk Prosedur Audit Dalaman); Borang Maklum Balas Pelanggan, Borang Ketakakuran, Laporan NCR SIRIM Prosedur Pengendalian Maklum Balas Pelanggan, Prosedur Audit Dalaman, TWP/Urus Setia PTJ TWP/Urus Setia PTJ (d) Audit oleh pihak Ketiga (contoh: SIRIM) melalui borang Non-comformity Report (NCR); (e) Ketakakuran semasa menyampaikan atau selepas menghasilkan produk/perkhidmatan melalui Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP) (Rujuk proses Kawalan ketakakuran); (f) lain-lain sumber berkenaan yang telah direkodkan pada Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP). Urus Setia Induk/Urus Setia PTJ/ PKPU / TPKP 6.3 Rekodkan dan Ambil Tindakan 6.3 (a) Rekodkan penerimaan laporan ketakakuran ke dalam Log Tindakan Pembetulan (PGR /BL05/LOG-LTB) kecuali laporan daripada audit dalaman dan audit badan pensijilan. Log Tindakan Pembetulan Urus Setia Induk/Urus Setia PTJ/ PAD/PKPU / TPAD/TPKP (b) Serahkan borang berkenaan kepada PYB untuk tindakan selanjutnya. Borang Maklum Balas Pelanggan, Borang Ketakakuran, Laporan NCR SIRIM PYB 6.4 Laksanakan Pembetulan 6.4 Laksanakan/buat pembetulan kepada laporan (jika berkenaan) ketakakuran yang diterima atau laporan aduan yang sahih. PYB 6.5 Tentukan Punca Penyebab 6.5 Tentukan punca penyebab ketakakuran menerusi Ketakakuran teknik yang bersesuaian dan laksanakan proses B penentuan punca, sebaik-baiknya melibatkan pelaksana dan peneraju proses yang berkenaan A Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

PENGURUSAN Kod Dokumen: XXXX Halaman: 5/9 No. Semakan: 00 No. Isu: 01 PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan A PYB 6.6 (a) Tentukan cadangan tindakan pembetulan 6.6 Laksanakan Tindakan Pembetulan yang berkesan berdasarkan punca yang telah dikenalpasti bagi mengelak ketakakuran daripada berulang. PYB (b) Laksanakan tindakan pembetulan dalam tempoh yang ditetapkan iaitu 21 hari bekerjaatau tempoh yang dipersetujuiatau dari tarikh pengenalpastian semula punca/tindakan pembetulan (jika tindakan tidak berkesan). Peneraju Proses/ PKD/TPKD PP (c) Tambahbaik proses menerusi pindaan prosedur, tatacara kerja dan sebagainya (jika berkenaan). Ketua PTJ/ Penyelia kepada PYB 6.7 Buat Susulan Terhadap Pelaksanaan 6.7 Buat susulan terhadap pelaksanaan bagi pembetulan dan tindakan pembetulan yang dibuat oleh PYB untuk memastikan keberkesanan tindakan yang diambil. Sahkan keberkesanan tindakan pembetulan yang diambil. Borang Maklum Balas Pelanggan, Borang Ketakakuran Ketua PTJ/ Penyelia kepada PYB/JAD 6.8 Tindakan berkesan? Tidak B 6.8 Jika berkesan, ikut langkah 6.9. Jika tidak, ikut langkah 6.5. Ya Ketua PTJ/ Penyelia kepada PYB 6.9 Serah dan Kemaskini Laporan 6.9 (a) Serah borang berkaitan yang telah lengkap kepada Urus Setia Induk /Urus Setia PTJ / PKPU / TPKP Borang Maklum Balas Pelanggan, Borang Ketakakuran Urus Setia Induk/Urus Setia PTJ / PKPU / TPKP (b) Kemaskini Log Tindakan Pembetulan (PGR /BL05/LOG-LTB). Log Tindakan Pembetulan TWP 6.10Lapor Status Tindakan 6.10 (a) Laporkan status tindakan pembetulan dan keberkesanan tindakan pada mana-mana mesyuarat berkenaan. Laporan Status Tindakan Pembetulan WP (b) Bentangkan status tindakan pembetulan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan atau mana-mana mesyuarat berkenaan. 6.6Tamat Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

PENGURUSAN Kod Dokumen: XXXX Halaman: 6/9 No. Semakan: 00 No. Isu: 01 PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000 C. Tindakan Pencegahan Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula WP/TWP/ PKPU/TPKP?PA D/TPAD 6.2 Terima Maklumat Untuk Tindakan Pencegahan 6.2 Terima maklumat yang perlu diambil tindakan pencegahan yang telah direkodkan pada borang Laporan Tindakan Pencegahan (PGR/BR06/LTC) melalui sumber-sumber berikut: (a) Laporan maklumbalas pelanggan; (b) Laporan Audit dalaman; (c) Laporan Kajian Kepuasan Pelanggan; (d) Tren/pola yang dikenalpasti semasa analisis data; (e) Audit luaran (contoh: SIRIM); dan (f) Semakan atau pemantauan proses produk/perkhidmatan. Laporan Maklum Balas, Laporan Audit Dalaman, Laporan Kajian Kepuasan Pelanggan Urus Setia Induk/Urus Setia PTJ/ PKPU / TPKP 6.3 Rekodkan dan Ambil Tindakan 6.3 (a) Rekodkan maklumat yang perlu diambil tindakan pencegahan dalam Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan (PGR /SU06/SU-LTC). Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan Urus Setia Induk/Urus Setia PTJ (b) Serahkan borang berkenaan kepada PYB untuk tindakan selanjutnya. Borang Laporan Tindakan Pencegahan PYB 6.4 Laksanakan Tindakan 6.4 (a) Buat penilaian dan tentukan cadangan Pencegahan tindakan pencegahan yang berkesan berdasarkan punca yang telah dikenalpasti bagi mengelak ketakakuran mungkin timbul. PYB (b) Laksanakan cadangan tindakan pencegahan dalam tempoh yang telah ditentukan. Ketua PTJ/ Penyelia kepada PYB 6.5 Buat Susulan Terhadap Pelaksanaan 6.5 Buat susulan terhadap pelaksanaan bagi tindakan pencegahan yang dibuat oleh PYB untuk memastikan keberkesanan tindakan yang diambil. Sahkan keberkesanan tindakan pencegahan yang diambil. Borang Laporan Tindakan Pencegahan Ketua PTJ/ Penyelia kepada PYB/JAD 6.6Tindakan berkesan? Tidak 6.6 Jika berkesan, ikut langkah 6.9. Jika tidak, ikut langkah 6.4. Ya Peneraju Proses/ PKD/TPKD PP 6.7 Tambahbaik proses/prosedur (jika berkenaan) 6.7 Tambahbaik proses menerusi pindaan prosedur, tatacara kerja dan sebagainya (jika berkenaan). A Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

PENGURUSAN Kod Dokumen: XXXX Halaman: 7/9 No. Semakan: 00 No. Isu: 01 PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan A Ketua PTJ/ Penyelia kepada PYB 6.8 Serah dan Kemaskini Laporan 6.8 (a) Serah borang berkaitan yang telah lengkap kepada Urus Setia Induk /Urus Setia PTJ / PKPU / TPKP. Borang Laporan Tindakan Pencegahan Urus Setia Induk/Urus Setia PTJ / PKPU / TPKP (b) Kemaskini laporan status tindakan pencegahan pada Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan (PGR /SU06/SU-LTC). Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan TWP 6.9 Lapor Status Tindakan 6.9 (a) Laporkan status tindakan pencegahan dan keberkesanan tindakan pada mana-mana mesyuarat berkenaan. Laporan Status Tindakan Pencegahan WP (b) Bentangkan status tindakan pencegahan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan atau mana-mana mesyuarat berkenaan. 6.6Tamat Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

PENGURUSAN Kod Dokumen: XXXX Halaman: 8/9 No. Semakan: 00 No. Isu: 01 PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/100-4/5 Tindakan Pembetulan (Induk) Surat-surat yang berkaitan Minit mesyuarat yang berkaitan Laporan status tindakan pembetulan keseluruhan Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) bagi proses Pengurusan yang telah disahkan keberkesanan tindakannya 2. UPM/(kod PTJ)/100-4/5 Tindakan Pembetulan (nama PTJ) Surat-surat yang berkaitan Minit mesyuarat yang berkaitan Laporan status tindakan pembetulan Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) yang telah disahkan keberkesanan tindakannya Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Urus Setia Induk KBJK BDR 3 Tahun (Selewatlewatnya 6 bulan selepas audit Badan Persijilan) Urus Setia PTJ TWP PTJ Pejabat TWP PTJ/ Bilik Jaminan Kualiti 3 Tahun (Selewatlewatnya 6 bulan selepas audit Badan Persijilan) Kuasa Melupus Pendaftar Ketua PTJ Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

PENGURUSAN Kod Dokumen: XXXX Halaman: 9/9 No. Semakan: 00 No. Isu: 01 PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa 01 00 - Keluaran Pertama XXXXXXX WP 00/00/00 Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

LAMPIRAN 3 TEMPLAT HURAIAN PINDAAN

HURAIAN PINDAAN DOKUMEN Asal Nama Dokumen: Kod Dokumen: No. Isu:, No. Semakan:, Tarikh Kuatkuasa: Huraian Pindaan Dokumen Tambahan (T) / Pindaan Pemotongan (P) Nama Dokumen: Kod Dokumen: No. Isu:, No. Semakan:, Tarikh Kuatkuasa: 1

Asal Nama Dokumen: Prosedur Pelantikan Staf Tetap Bagi Kumpulan Pengurusan Dan Profesional (Bukan Akademik) Dan Kumpulan Pelaksana Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P001 No. Isu: 02, No. Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa: 15/11/2013 Huraian Pindaan Dokumen Tambahan (T) / Pindaan Pemotongan (P) CONTOH Nama Dokumen: Prosedur Pelantikan Staf Tetap Bagi Kumpulan Pengurusan Dan Profesional (Bukan Akademik) Dan Kumpulan Pelaksana Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P001 No. Isu: 02, No. Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: 30/05/2014 7.0 PROSES TERPERINCI Dapatkan Perakuan 7.8.1 Sediakan senarai calon yang layak dan simpanan untuk mendapat perakuan JKP menggunakan Borang Keputusan Jawatankuasa Pemilih (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP). 7.0 PROSES TERPERINCI Dapatkan Perakuan 7.8.1 Sediakan senarai calon yang layak dan simpanan untuk mendapat perakuan JKP/Naib Canselor menggunakan Borang Keputusan Jawatankuasa Pemilih (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP). T 7.8.2 Sediakan Kertas Cadangan ke JPU dalam tempoh sepuluh (10) hari bekerja selepas Mesyuarat JKP. 7.9 Dapatkan kelulusan JPU Kemukakan perakuan JKP untuk kelulusan Mesyuarat JPU. 7.8.2 Sediakan Kertas Cadangan ke JPU/Naib Canselor selepas Mesyuarat JKP. 7.9 Dapatkan kelulusan JPU/Naib Canselor Kemukakan perakuan JKP untuk kelulusan Mesyuarat JPU/Naib Canselor. P T 7.11 Maklumkan Kepada Calon 7.11 Maklumkan Kepada Calon 7.11.1 Makluman kepada calon tidak berjaya temu duga dan calon simpanan (jika ada) selewat-lewatnya satu (1) bulan selepas menerima petikan minit Mesyuarat JPU dan proses tamat. 7.11.1 Makluman kepada calon tidak berjaya temu duga dan calon simpanan (jika ada) selewat-lewatnya satu (1) bulan selepas menerima petikan minit Mesyuarat JPU/Kelulusan Naib Canselor dan proses tamat. T 2

LAMPIRAN 4 CONTOH BORANG CPD LENGKAP

KELULUSAN CADANGAN PINDAAN/ TAMBAHAN DOKUMEN (CPD) Peneraju Proses: Pengurusan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar Mencadangkan Borang Permohonan Cadangan/Tambahan Dokumen (CPD) untuk mendapatkan kelulusan pada Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Kali Ke-242 yang diadakan pada 25 April 2014. Cadangan tarikh kuatkuasa pada 30 Mei 2014 (* Tarikh Kuatkuasa merujuk kepada tarikh yang ditetapkan dan sila berhubung dengan PKD sekiranya perlukan tarikh kuarkuasa lain) No. CPD SOK (BUM): 3/2014 Pemilik Proses Seksyen Pelantikan Asal Nama Dokumen: Prosedur Pelantikan Staf Tetap Bagi Kumpulan Pengurusan Dan Profesional (Bukan Akademik) Dan Kumpulan Pelaksana Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P001 No. Isu: 02, No. Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa: 15/11/2013 Pernyataan Pindaan/Baharu Tambahan (T) / Pindaan Pemotongan (P) Nama Dokumen: Prosedur Pelantikan Staf Tetap Bagi Kumpulan Pengurusan Dan Profesional (Bukan Akademik) Dan Kumpulan Pelaksana Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P001 No. Isu: 02, No. Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: 30/05/2014 6.0 CARTA ALIR 6.0 CARTA ALIR Dapatkan Kelulusan JPU 7.9 Dapatkan Kelulusan JPU/Naib Canselor 7.9 T 7.0 PROSES TERPERINCI 7.0 PROSES TERPERINCI Dapatkan Perakuan Dapatkan Perakuan 7.8.1 Sediakan senarai calon yang layak dan simpanan untuk mendapat perakuan JKP menggunakan Borang Keputusan Jawatankuasa Pemilih (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP). 7.8.1 Sediakan senarai calon yang layak dan simpanan untuk mendapat perakuan JKP/Naib Canselor menggunakan Borang Keputusan Jawatankuasa Pemilih (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP). T 7.8.2 Sediakan Kertas Cadangan ke JPU dalam tempoh sepuluh (10) hari bekerja selepas Mesyuarat JKP. 7.8.2 Sediakan Kertas Cadangan ke JPU/Naib Canselor selepas Mesyuarat JKP. P 1/3

No. CPD Pemilik Proses 7.9 Dapatkan kelulusan JPU Asal Pernyataan Pindaan/Baharu Tambahan (T) / Pindaan Pemotongan (P) 7.9 Dapatkan kelulusan JPU/Naib Canselor Kemukakan perakuan JKP untuk kelulusan Mesyuarat JPU. Kemukakan perakuan JKP untuk kelulusan Mesyuarat JPU/Naib Canselor. T 7.11 Maklumkan Kepada Calon 7.11 Maklumkan Kepada Calon 7.11.1 Makluman kepada calon tidak berjaya temu duga dan calon simpanan (jika ada) selewat-lewatnya satu (1) bulan selepas menerima petikan minit Mesyuarat JPU dan proses tamat. 7. 12 Keluarkan Surat Tawaran 7.11.1 Makluman kepada calon tidak berjaya temu duga dan calon simpanan (jika ada) selewat-lewatnya satu (1) bulan selepas menerima petikan minit Mesyuarat JPU/Kelulusan Naib Canselor dan proses tamat. 7.12 Keluarkan Surat Tawaran T 7.12.1 Keluarkan surat tawaran kepada calon yang berjaya selewat-lewatnya 10 (sepuluh) hari bekerja selepas minit Mesyuarat JPU diterima. 8.0 REKOD KUALITI 8.0 REKOD KUALITI 7.12.1 Keluarkan surat tawaran kepada calon yang berjaya selewat-lewatnya 10 (sepuluh) hari bekerja selepas minit Mesyuarat JPU/Kelulusan Naib Canselor diterima. T UPM/PEND/500-1/6/2 Pangkalan data Permohonan Jawatan (SPJonline) - UPM/PEND/500-1/6/4 Senarai Saringan Calon P - P UPM/PEND/500-1/4/1 Pengiklanan Jawatan - P UPM/PEND/500-1/8 Temu Duga - UPM/PEND/500-1/8 Temu Duga..1 Pengiklanan Jawatan T 2/3

No. CPD Pemilik Proses Asal UPM/PEND/500-2/5/1 Surat Tawaran Jawatan..1 Surat Tawaran Jawatan (P&P dan akademik) Surat Tawaran Jawatan (Sokongan) Pernyataan Pindaan/Baharu Tambahan (T) / Pindaan Pemotongan (P) - P UPM/PEND/500-2/5/3 Penangguhan Lapor Diri Surat permohonan penangguhan lapor diri Surat meminta ulasan/kelulusan Pendaftar Surat jawapan daripada Pendaftar Surat jawapan penangguhan kepada calon - P UPM/PEND/500-2/12/10 Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih 1 Surat panggilan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Pemilih (Kumpulan Pengurusan & Profesional Bukan Akademik 2. Surat panggilan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Pemilih (Kumpulan Pelaksana) - P UPM/PEND/500-1/14 Petikan Minit Pelantikan..1 Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (P&P Bukan Akademik)..2 Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (Pelaksana) - P UPM/PEND/500-1/9/1 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih (P&P Bukan Akademik) UPM/PEND/500-1/9/2 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih (Pelaksana) UPM/PEND/500-1/12 Surat Makluman Calon Tidak Berjaya..1. Surat Makluman Calon Tidak Berjaya (P& P Bukan Akademik)..2. Surat Makluman Calon Tidak Berjaya (Pelaksana) - - - - P P P P 3/3

No. CPD Pemilik Proses Asal Pernyataan Pindaan/Baharu Tambahan (T) / Pindaan Pemotongan (P) UPM/PEND/500-1/6/4 Kriteria Saringan Pelantikan Dokumen kriteria perjawatan Borang Kriteria Pemilihan dan Pemarkahan Calon Proses Temuduga (SOK/BUM/BR03/ TEMUDUGA) yang telah dilengkapkan (calon yang tidak berjaya) - P 4/3

LAMPIRAN 5 TEMPLAT LOG PEMANTAUAN DOKUMEN PINDAAN PENERAJU

LOG PEMANTAUAN DOKUMEN PINDAAN PENERAJU PROSES UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PTJ: (A) SKOP SOKONGAN BIL. NO. CPD JENIS CADANGAN P B G PEMILIK PROSES KELULUSAN MESYUARAT CADANGAN TARIKH KUATKUASA TARIKH SERAHAN DOKUMEN KEPADA PKD (*softcopy/hardcopy) CATATAN (B) SKOP OPERASI PERKHIMDTAN SOKONGAN BIL. NO. CPD JENIS CADANGAN P B G PEMILIK PROSES KELULUSAN MESYUARAT CADANGAN TARIKH KUATKUASA TARIKH SERAHAN DOKUMEN KEPADA PKD (*softcopy/hardcopy) CATATAN Nota *: (P) pinda (B) baharu (G) - gugur 1

LAMPIRAN 6 JADUAL TINDAKAN KUATKUASA DOKUMEN ISO UPM

JADUAL TINDAKAN KUATKUASA DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN ISO UPM BAGI TAHUN 2015 TARIKH KUATKUASA DOKUMEN AKTIVITI/PROSES TINDAKAN Jan Mac Mei Jul Sept Nov 23 12 8 14 15 19 1. Terima cadangan Pindaan dokumen (CPD) daripada pemohon/staf. Semak dan bincang kesesuaian cadangan 2. Bawa ke mesyuarat Pengurusan Peneraju Proses / Semakan Keberkesanan Peneraju Proses. Maklum kepada pemohon keputusan mesyuarat. Jika lulus, laksanakan proses kawalan dokumen TPKD PP / Urus Setia Peneraju Proses TPKD PP / TWP PP Bergantung kepada Peneraju proses Bergantung kepada Peneraju proses Bergantung kepada Peneraju proses Bergantung kepada Peneraju proses Bergantung kepada Peneraju proses Bergantung kepada Peneraju proses 3. Muat naik dokumen dalam Sistem Pengurusan ISO (e- ISO) dalam Modul TPKD PP Nota: 5 hari bekerja sebelum tarikh kuatkuasa TPKD PP / Urus Setia Peneraju Proses 15 4 28/4 3 7 11 4. E-mel dokumen sokongan pindaan dokumen, iaitu: (a) Statistik dan Senarai Perubahan Dokumen; (b) Kelulusan Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen. TPKD PP / Urus Setia Peneraju Proses 15 4 28/4 3 7 11 5. Hantar dokumen hardcopy, iaitu: (a) Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (CPD) yang telah lengkap peringkat TPKD PP; (b) Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen yang telah lengkap ditandatangani oleh Ketua PTJ (Bagi Prosedur, Arahan Kerja dan Garis Panduan sahaja); TPKD PP / Urus Setia Peneraju Proses 16 5 29/4 6 8 12 6. Semakan dan pengesahan dokumen yang dimuat naik PKD / Urus Setia Induk 19-21 6-10 30/4-5/5 8-10 9-11 13-17 1

AKTIVITI/PROSES TINDAKAN TARIKH KUATKUASA DOKUMEN Jan Mac Mei Jul Sept Nov 23 12 8 14 15 19 7. Buat hebahan perubahan dokumen PKD 22 11 6 13 14 18 8. Pulangkan semula Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (CPD) yang telah lengkap kepada TPKD PP PKD / Urus Setia Induk 2-13/2 19-26 15-22/5 3-7/8 29/9-8/10 3-10/10 9. Simpan dalam Fail Kawalan Dokumen Peneraju Proses (Rujuk Prosedur Kawalan Dokumen) semua rekod berikut: (a) Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (CPD) yang diterima dari PKD (b) Petikan minit mesyuarat kelulusan dokumen peringkat Peneraju Proses TPKD PP / Urus Setia Peneraju Proses Bergantung kepada tarikh edaran daripada PKD Bergantung kepada tarikh edaran daripada PKD Bergantung kepada tarikh edaran daripada PKD Bergantung kepada tarikh edaran daripada PKD Bergantung kepada tarikh edaran daripada PKD Bergantung kepada tarikh edaran daripada PKD Nota: PKD Pegawai Kawalan Dokumen TPKD PP Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses TWP PP Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses Disediakan oleh: ROZI BINTI TAMIN Pegawai Kawalan Dokumen (PKD) Universiti Putra Malaysia Disahkan: 15 Januari 2015 2

LAMPIRAN 7 TEMPLAT KELULUSAN CADANGAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN

Kegunaan PKD/TPKD PP KELULUSAN CADANGAN PINDAAN/ TAMBAHAN DOKUMEN (CPD) Peneraju Proses: Kelulusan Mesyuarat: Kali ke- Tarikh: Cadangan Tarikh Kuatkuasa *: Nota *: - Tarikh Kuatkuasa merujuk kepada tarikh yang ditetapkan dan sila berhubung dengan PKD sekiranya perlukan tarikh kuarkuasa lain - Masukkan Huraian Pindaan Dokumen yang dilampirkan oleh pencadang bersama Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen. No. CPD Pemilik Proses Asal Nama Dokumen: Kod Dokumen: No. Isu:, No. Semakan:, Tarikh Kuatkuasa: Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pindaan Pemotongan (P) Nama Dokumen: Kod Dokumen: No. Isu:, No. Semakan:, Tarikh Kuatkuasa: 1

Kegunaan PKD/TPKD PP No. CPD SOK (BUM): 3/2014 Pemilik Proses Seksyen Pelantikan Asal Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pindaan Pemotongan (P) CONTOH Nama Dokumen: Prosedur Pelantikan Staf Tetap Bagi Kumpulan Pengurusan Dan Profesional (Bukan Akademik) Dan Kumpulan Pelaksana Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P001 No. Isu: 02, No. Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa: 15/11/2013 Nama Dokumen: Prosedur Pelantikan Staf Tetap Bagi Kumpulan Pengurusan Dan Profesional (Bukan Akademik) Dan Kumpulan Pelaksana Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P001 No. Isu: 02, No. Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: 30/05/2014 7.0 PROSES TERPERINCI Dapatkan Perakuan 7.8.1 Sediakan senarai calon yang layak dan simpanan untuk mendapat perakuan JKP menggunakan Borang Keputusan Jawatankuasa Pemilih (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP). 7.0 PROSES TERPERINCI Dapatkan Perakuan 7.8.1 Sediakan senarai calon yang layak dan simpanan untuk mendapat perakuan JKP/Naib Canselor menggunakan Borang Keputusan Jawatankuasa Pemilih (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP). T 7.8.2 Sediakan Kertas Cadangan ke JPU dalam tempoh sepuluh (10) hari bekerja selepas Mesyuarat JKP. 7.8.2 Sediakan Kertas Cadangan ke JPU/Naib Canselor selepas Mesyuarat JKP. P 2

LAMPIRAN 8 BORANG PENGESAHAN KELULUSAN DOKUMEN

PENGURUSAN Kod Dokumen: PGR/BR01/LULUS-DOK Halaman: 1 drp 1 No. Semakan: 00 No. Isu: 02 BORANG PENGESAHAN KELULUSAN DOKUMEN Tarikh: 03/01/2011 Kategori Dokumen : Skop : Peneraju Proses : Bil Tajuk Dokumen Kod Dokumen 1. No. Isu No. Semakan Tarikh Kuatkuasa Menyedia & Menyemak Kuasa Melulus/Melulus Semula* Tanggungjawab Tandatangan Tarikh Tanggungjawab Tandatangan Tarikh Kenyataan

LAMPIRAN 9 JADUAL PENETAPAN KOD DOKUMEN

JADUAL PENETAPAN KOD DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA Tindakan Tanggungjawab 1. PEMBERIAN KOD MANUAL KUALITI 1.1 Gunakan kod UPM/PGR/MK untuk penyediaan Manual Kualiti Pegawai Kawalan Dokumen (PKD) Singkatan bagi Manual Kualiti Singkatan bagi Skop Pengurusan Universiti Putra Malaysia 2. PEMBERIAN KOD PROSEDUR 2.1 Pengurusan UPM / PGR / POO1 PKD No. Siri prosedur Singkatan bagi Prosedur Singkatan bagi Skop Pengurusan Universiti Putra Malaysia 2.2 Sokongan UPM / SOK / (kod peneraju) / P001 No. Siri prosedur Singkatan bagi prosedur Kod Peneraju Proses* (a) Singkatan bagi skop sokongan Universiti Putra Malaysia Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju proses (TPKD PP) Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM 1

Tindakan Tanggungjawab 2.3 Perkhidmatan Utama UPM / PU/ (kod skop utama) / P001 TPKD PP No. Siri prosedur Singkatan bagi prosedur Kod bagi skop Perkhidmatan Utama * (b) Singkatan bagi Perkhidmatan Utama Universiti Putra Malaysia 2.4 Operasi Perkhidmatan Sokongan UPM / OPR/ (kod PTJ) / P001 No. Siri prosedur Singkatan bagi prosedur Kod Pusat Tanggungjawab * (c) Singkatan bagi Skop operasi Universiti Putra Malaysia TPKD PP 3. PEMBERIAN KOD ARAHAN KERJA 3.1 Pengurusan PKD UPM / PGR / AKO1 No. Siri Arahan Kerja Singkatan bagi Arahan Kerja Singkatan bagi Skop Pengurusan Universiti Putra Malaysia Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM 2

3.2 Sokongan Tindakan Tanggungjawab UPM / SOK / (kod peneraju) / AK01 TPKD PP No. Siri Arahan Kerja Singkatan bagi Arahan Kerja Kod Peneraju Proses* (a) Singkatan bagi skop sokongan Universiti Putra Malaysia 3.3 Perkhidmatan Utama UPM / PU/ (kod skop utama) / AK01 No. Siri Arahan Kerja Singkatan bagi Arahan Kerja Kod bagi skop Perkhidmatan Utama * (b) Singkatan bagi Perkhidmatan Utama Universiti Putra Malaysia TPKD PP Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM 3

Tindakan 3.4 Operasi Perkhidmatan Sokongan UPM / OPR/ (kod PTJ) / AK01 Tanggungjawab TPKD PP No. Siri Arahan Kerja Singkatan bagi Arahan Kerja Kod Pusat Tanggungjawab * (c) Singkatan bagi Skop operasi Universiti Putra Malaysia 4. PEMBERIAN KOD DOKUMEN SOKONGAN (Dokumen sokongan seperti garis panduan, senarai semak, log, templat dan borang 4.1 Pengurusan PGR / BR01 / (aktiviti) PKD Huruf dan/atau angka yang yang menggambarkan aktiviti Kod proses Kod kategori dokumen * (d) Singkatan bagi skop Pengurusan 4.2 Sokongan SOK / (kod peneraju) / BR01 / (aktiviti) TPKD PP Huruf dan/atau angka yang menggambarkan aktiviti Kod proses (Jika ada, nyatakan kod. Jika tiada, kekal pada 01)) Kod kategori dokumen * (d) Kod Peneraju Proses * (a) Singkatan bagi skop Sokongan CONTOH: Kod proses bagi Pejabat Kewangan: (a) 01 Pembayaran (b) 02 Pembelian Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM 4

Tindakan Tanggungjawab 4.3 Perkhidmatan Utama PU/ (kod skop utama) / BR01 / (aktiviti) TPKD PP Huruf dan/atau angka yang menggambarkan aktiviti Kod proses (Jika ada, nyatakan kod. Jika tiada, kekal pada 01)) Kod kategori dokumen * (d) Kod skop utama * (b) Singkatan bagi skop Perkhidmatan Utama 4.4 Operasi Perkhidmatan Sokongan OPR/ (kod PTJ) / BR01 / (aktiviti) TPKD PP Huruf dan/atau angka yang menggambarkan aktiviti Kod Bahagian/ Jabatan/ Seksyen/ Unit Kod kategori dokumen * (d) Kod PTJ * (c) Singkatan bagi proses Operasi Nota *: (a) Kod Peneraju Proses: i. PEL Pengurusan Pelanggan ii. KEW Kewangan iii. LAT Latihan iv. PYG Penyelenggaraan peralatan, kemudahan infrastruktur dan kenderaan v. ICT - Penyelengaraan dan baikpulih peralatan ICT, perkakasan dan perisian komputer vi. BUM Pengurusan Sumber Manusia vii. OSH Pengurusan dan pelupusan sisa viii. CAL Penentukuran dan verifikasi Peralatan ix. LAB- Pengurusan dan Keselamatan Makmal Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM 5

(b) Kod Skop Utama: i. PS Pra siswazah ii. S Siswazah iii. PY Penyelidikan (c) Kod PTJ (Semua PTJ yang mempunyai skop operasi kecuali Fakulti, Institut dan Pusat Asasi Sains Pertanian): i. PNC Pejabat Naib Canselor ii. TNCHEPA Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) iii. TNCJIM Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat) iv. PEND Pejabat Pendaftar v. BEN Pejabat Bursar vi. PSAS Perpustakaan Sultan Abdul Samad vii. SPS Sekolah Pengajian Siswazah viii. BKU Bahagian Keselamatan ix. PPPA Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset x. PKU Pusat Kesihatan Universiti xi. PKK Pusat Kebudayaan dan Kesenian xii. PIU Pusat Islam xiii. idec Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi xiv. CADE Pusat Pembangunan Akademik xv. KOLEJ Kolej kediaman xvi. TPU Taman Pertanian Universiti xvii. PPUU Pejabat Penasihat Undang-Undang xviii. FPV - Hospital Veterinar Universiti, Fakulti Perubatan Veterinar xix. PUPM Penerbit UPM xx. PSM Pusat Sains Marin (d) Kod kategori dokumen: i. BL Buku/borang Log ii. BP Buku Panduan iii. BR Borang iv. GP Garis Panduan v. SE Senarai Edaran vi. SS Senarai Semak vii. SU Senarai Utama viii. BD Buku Daftar ix. DF Daftar Format x. LP Laporan xi. SN Senarai Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM 6

LAMPIRAN 10 TEMPLAT STATISTIK DAN SENARAI PERINCIAN PERUBAHAN DOKUMEN

Kegunaan PKD/TPKD PP STATISTIK DAN SENARAI PERINCIAN PERUBAHAN DOKUMEN (Tandakan pada ruangan berkaitan) NAMA PENERAJU/PTJ KATEGORI SKOP PGR PU SOK OPR NAMA SKOP (a) Statistik Perubahan Dokumen Bil. Kategori Dokumen ISO Bilangan Dokumen Terlibat Pinda Baru/tambah gugur Jumlah 1. Prosedur 0 0 0 0 2. Arahan Kerja 1 0 0 0 3. Garis Panduan 0 0 0 0 4. Borang 1 0 0 0 5. Log 0 0 0 0 6. Senarai Semak 0 0 0 0 Jumlah Keseluruhan 2 0 0 0 Senarai perincian perubahan dokumen pada Lampiran 1

Kegunaan PKD/TPKD PP Lampiran (b) Senarai Perincian Perubahan Dokumen CONTOH KATEGORI DOKUMEN :ARAHAN KERJA BIL. KOD DOKUMEN TAJUK DOKUMEN NO. ISU NO. SEMAKAN TARIKH KUATKUASA Arahan Kerja Menginput Bil Tunai 1. UPM/SOK/KEW/AK008/AKN *Nama dan Kod Dokumen lama: Arahan Kerja Bil Tunai (UPM/SOK/KEW/AK008/BIL) 02 02 30/5/2014 *(P) KATEGORI DOKUMEN :BORANG BIL. KOD DOKUMEN TAJUK DOKUMEN NO. ISU NO. SEMAKAN 1. SOK/KEW/BR001/BUY Borang Pendaftaran Staf/Individu 02 01 TARIKH KUATKUASA 30/5/2014 *(P) Nota *: (P) pinda (B) baru/tambah (G) gugur 2

LAMPIRAN 11 TEMPLAT LOG PEMANTAUAN DOKUMEN PINDAAN INDUK

LOG PEMANTAUAN DOKUMEN PINDAAN INDUK UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PTJ: (A) SKOP SOKONGAN ( ) BIL. NO. CPD JENIS CADANGAN P B G PEMILIK PROSES KELULUSAN MESYUARAT CADANGAN TARIKH KUATKUASA TARIKH SERAHAN DOKUMEN KEPADA PKD (*softcopy/hardcopy) TARIKH/TEMPOH TERIMA DOKUMEN CATATAN 1 (B) SKOP SOKONGAN ( ) BIL. NO. CPD JENIS CADANGAN P B G PEMILIK PROSES KELULUSAN MESYUARAT CADANGAN TARIKH KUATKUASA TARIKH SERAHAN DOKUMEN KEPADA PKD (*softcopy/hardcopy) TARIKH/TEMPOH TERIMA DOKUMEN CATATAN 1 Nota *: (P) pinda (B) baharu (G) - gugur 1