BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pembuatan Event Dewasa ini, fotografi sangatlah berkembang, Hal ini ditandai dengan menjamurnya komunitas fotografi, dan juga ditandai dengan banyaknya kegiatan kegiatan yang berhubungan dengan fotografi seperti lomba fotografi, seminar, dan pameran foto. Menurut (Tjin, 2014: 66) fotografi adalah menghasilkan gambar dengan merekam cahaya. Kata fotografi sendiri berasal dari Bahasa Yunani, yaitu photos (cahaya) dan graphos (gambar). Fotografi mulai dikenal sejak abad ke-19, Fotografi terus berkembang dan mengalami kemajuan pesat karena tidak lagi memerlukan media film. Seiring dengan berkembangnya fotografi, dan banyak orang yang mulai menekuni bidang ini, maka hal ini menjadi salah satu alasan kami menyelenggarakan lomba fotografi, karena salah satu tujuan lomba fotografi ini dibuat untuk memberi wadah bagi mereka pecinta fotografi dalam berapresiasi. Event Organizer adalah pelaku dari penyelenggara event. Event organizer meliputi orang-orang ahli di dalamnya, seperti event planner, event manager, event producer, event designer, hingga konsultan. Tapi dalam pengertian yang lebih sederhana Event Organizer adalah penyelenggara sebuah acara atau kegiatan yang terdiri dari serangkaian mekanisme yang sistematis dan memerlukan ketekunan, kesungguhan serta kekompokan kerja tim dimana acara tersebut dipadati dengan deadline, target, scheduling, pressure, dan teamwork solidity (Fadhli, 2013: 1). Pada prinsipnya, event organizer merupakan usaha penyelenggaraan kegiatan, usaha ini mengelola sumber daya manusia untuk membuat sebuah acara, mulai dari acara ulang tahun, wedding party, seminar, outbound training, promosi produk. 1
2 Event Organizer juga bergerak di bidang event bisnis. Event bisnis terdiri dari kegiatan yang sering dilakukan oleh perusahaan atau instansi. Ciri dari event bisnis adalah adanya peningkatan pendapatan pada perusahaan atau daerah.jenis event bisnis adalah MICE. Alasan mengapa perusahaan mengadakan kegiatan event bisnis adalah untuk membangun hubungan Antara perusahaan dan konsumennya, hubungan yang dibangun inilah yang akan mendatangkan profit perusahaan jangka panjang. Meskipun dalam event tidak terjadi transaksi bisnis, tetapi setelah event selesai akan terjadi peningkatan penjualan pada perusahaan. MICE merupakan kepanjangan dari (Noor, 2013) : 1. Meeting Merupakan pertemuan atau rapat perusahaan yang menjadi kegiatan rutin dan sering dilakukan perusahaan untuk koordinasi internal perusahaan.dalam konteks ini, pengelola kegiatan meeting ini sering menamakan diri sebagai meeting planner, yaitu individu atau kelompok yang melakukan perencanaan untuk menyelenggarakan rapat perusahaan. 2. Incentive Merupakan perjalanan insentif yang biasanya diberikan kepada pegawai/karyawan dalam sebuah perushaan karena mereka berprestasi atas pekerjaanya,perjalanan insentif ini dilakukan secara bersama untuk mencapai tujuan perusahaan. 3. Conference Merupakan sebuah bisnis yang mempertemukan orang secara langsung dalam jumlah yang besar untuk berdiskusi mengenai suatu masalah, kasus, negoisasi, membangun hubungan dan jaringan bisnis, meningkatkan performa baik individu ataupun perusahaan. 4. Exhibition Merupakan sebuah acara yang mempertemukan penyedia produk dan jasa dengan pembeli dalam satu tempat.
3 Universitas Bina Nusantara merupakan salah satu lembaga pendidikan yang berkecimpung di dunia pariwisata. Melalui program jurusan Hotel Management, Universitas Bina Nusantara menyediakan fasilitas bagi para calon mahasiswa mahasiswi yang berminat dan tertarik dengan dunia pariwisata. Jurusan Hotel Management ini memiliki program studi yang dibagi menjadi tiga kategori, yaitu MICE, Culinary dan Host. Program penjurusan ini ditujukan untuk para mahasiswa mahasiswi agar mereka dapat lebih fokus dalam mendalami bidang yang diminatinya. Program studi penjurusan Culinary merupakan program yang diciptakan kepada para mahasiswa mahasiswi yang tertarik dan berminat pada hal hal yang berhubungan dengan kuliner. Sedangkan penjurusan Host, merupakan program yang memberikan edukasi mengenai operasional kerja yang berhubungan langsung dengan tamu hotel, seperti; Housekeeping, Front Office dan Food and Beverage Service. Kemudian penjurusan yang terakhir yaitu MICE, merupakan program studi yang memberikan edukasi mengenai dunia Event Organizer. Jurusan Hotel Management Universitas Bina Nusantara memiliki Event Organizer yang pada umumnya bertugas untuk menyediakan acara acara bagi para mahasiswa mahasiswi Hotel Management, contoh nya saja acara tahunan yang diselenggarakan oleh jurusan Hotel Management Bina Nusantara University yaitu HM Annual Event. HM Annual Event yang diselenggarakan oleh jurusan Hotel Management Bina Nusantara University adalah event tahunan yang diadakan setiap pertengahan tahun.hm Annual Event 2014 adalah kali ke 4 hotel management melakukan acara besar yang sebelumnya diberi nama HM Expo. Untuk tahun ini, HM Annual Event mengambil tema The Spirit of Globalization dengan mengangkat budaya South East Asia yang penuh dengan keanekaragaman dan akan diperkenalkan melalui kegiatan-kegiatan menarik seperti seperti Competition (Bartending, Cooking Competition, Cake Decoration, Fruit Carving, Photography Contest), Seminar, pameran dan EXPO. Kelompok kami merupakan salah satu kelompok yang bekerjasama dalam acara HM Annual Event. Kami bertanggung jawab atas acara perlombaan yaitu lomba Fotografi. Maka kami membuat sebuah organisasi kecil yang hanya terdiri atas Tiga orang, yaitu Click Organizer.
4 Arti dari Click Organizer adalah perumpamaan dari bunyi yang muncul ketika seseorang fotografer mengambil gambar dari kameranya, Click Organizer adalah sebuah event organizer yang khusus untuk menangani acara yang berkaitan dengan fotografi. Terbentuknya ide perlombaan foto dari kelompok kami dan keikutsertaan kelompok kami dalam acara HM Annual Event 2014 disebabkan karena kami memilih event sebagai tugas akhir kami sebagai salah satu syarat kelulusan program Diploma 4 Hotel Management. Maka kami membuat acara perlombaan dengan judul Teaxology on Frame. 1.1.1 Tipe Tipe Event Definisi event menurut (Noor, 2013: 8) adalah kegiatan yang diselenggarakan untuk memperingati hal hal penting sepanjang hidup manusia baik secara individu atau kelompok yang terikat secara adat, budaya, tradisi, dan agama yang diselenggarakan pada waktu tertentu. Event sendiri sebenarnya terbagi menjadi beberapa tipe, menurut (Abdullah, 2009:47) event itu terbagi dalam 3 tipe: 1. Mega event Merupakan event yang diikuti oleh pengunjung internasional, regional setidaknya lima negara, investasi lebih besar, keuntungan lebih besar, berdampak besar pada ekonomi masyarakat destinasi dan diliput media secara luas. 2. Medium Event Merupakan event dengan kategori menengah yang dikunjungi Antara 100 ribu orang 1 juta orang, berdampak secara nasional. 3. Mini Event Merupakan event yang diikuti oleh kurang dari 100.000 orang pengunjung dan bersifat lokal.
5 Maka dari penjelasan diatas mengenai tipe-tipe event menurut (Abdullah, 2009:47) Lomba fotografi yang akan kami adakan termasuk dalam tipe mini event. Dikarenakan lomba fotografi yang kami adakan lebih bersifat lokal dan pengunjung kurang dari 100.000. 1.2 Tipe Acara yang Akan Dibuat Acara Teaxology on Frame merupakan kompetisi fotografi. Kompetisi fotografi Teaxology on Frame ini bertemakan The Art of Bartending. Kompetisi fotografi ini terdiri dari 3 kegiatan yaitu Coaching Clinic, sesi pengambilan gambar, dan juga pameran foto. Peserta yang mengikuti lomba foto ini, diberikan coaching clinic gratis sebelum sesi pengambilan gambar dimulai. Pada Sesi Pengambilan gambar, peserta lomba terbagi menjadi beberapa gelombang, dan pada saat acara puncak, ketika Juri dari event mixology menampilkan aksi flaring, seluruh peserta lomba fotografi turun untuk mengambil gambar. Kegiatan terakhir adalah pameran foto, dimana 10 karya terbaik menurut juri akan di pamerkan di Gallery School of Design Kampus Syahdan Universitas Bina Nusantara. 1.2.1 Trend Situation Trend pada kalangan masyarakat umum pecinta fotografi saat ini, yaitu, mereka berbondong bondong mengikuti acara acara yang berhubungan dengan fotografi. Dari lomba fotografi, seminar fotografi, dan pameran foto. Fenomena ini menjadikan suatu kesempatan baru bagi kami, untuk mencoba mengikuti trend tersebut. Dengan adanya perlombaan fotografi ini, kami dapat memberi wadah bagi pecinta fotografi untuk berapresiasi dan juga mengenalkan Hotel Management kepada pihak pihak yang berhubungan dengan lomba ini. Hal ini juga dapat dijadikan sebagai suatu ajang pengenalan kepada masyarakat mengenai Universitas Bina Nusantara, lebih tepatnya jurusan Hotel Management, ditambah jurusan Hotel
6 Management belum pernah mengadakan event yang berhubungan dengan fotografi sebelumnya. 1.3 Proses Pelaksanaan Acara Proses pelaksanaan dari event Teaxology on Frame dimulai dari menentukan tema. Tema adalah ide dasar, pokok pikiran dalam sebuah acara. Tema muncul karena adanya setting atau latar belakang yang mendasari suatu kejadian/peristiwa. Tema acara disusun berdasarkan permintaan atau tujuan dari event yang diselenggarakan. Tema acara biasanya tergantung dari jenis event yang diadakan (Wibowo,2013: 107). Setelah menentukan tema, langkah selanjutnya yang kami ambil adalah menentukan sasaran/target yang ingin dicapai. Target acara adalah tujuan dasar untuk mengadakan acara. Dengan penentuan target, kami dapat mengembangkan beberapa komponen acara lainnya, mulai dari konsep, teknis, dan lain-lain. Sasaran adalah pernyataan umum yang memberi arahan kepada mereka yang terlibat dalam penyelenggaraan suatu acara (Wibowo,2013: 108) Sedangkan tujuan berupaya mengukur kemajuan dalam penerapan sasaran suatu acara. Tujuan-tujuan ini biasanya masuk ke dalam beberapa area kunci sebagai berikut : 1. Keuangan, yang dapat diukur dari pemasukan dan pengeluaran 2. Kehadiran, yang diukur dengan perkiraan jumlah pengunjung dan peserta. 3. Partisipasi kelompok-kelompok tertentu 4. Pertumbuhan acara, yang diukur dengan jumlah kegiatan yang diselenggarakan. 5. Penggalan kesadaran atas suatu masalah 6. Mutu acara, yang diukur dengan tanggapan hadirin atau pihak pemakai jasa kita. 7. Kepuasan partisipasi, misalnya jumlah keluhan dari seniman dan relawan.
7 Setelah menentukan target dan sasaran, Tahap selanjutnya adalah menyusun strategi untuk mencapai sasaran. Langkah selanjutnya yaitu memilih waktu yang tepat untuk menggelar acara. Kami harus menyesuaikan waktu dengan tema yang kami ambil, termasuk didalamnya kami harus mengetahui siapa yang menjadi target dan kapan waktu mereka untuk bisa ikut dan hadir dalam acara yang kami selenggarakan. Selain waktu, tempat juga menjadi perhatian serius. Sebuah tempat acara harus mudah diakses oleh audien. Langkah terakhir kami dalam proses pelaksanaan event adalah menyusun rencana anggaran Sebuah rancangan anggaran menjadi sangat penting untuk mengetahui besarnya biaya yang dibutuhkan untuk menjalankan acara (Wibowo,2013). 1.4 Waktu Pelaksanaan, Timeline, Keorganisasian 1.4.1 Waktu Pelaksanaan Acara Hari / Tanggal : Sabtu, 7 Juni 2014 Waktu : Pukul 09.00 18.00 WIB Tempat : Plaza Lantai 1 Kampus Anggrek Universitas Bina Nusantara. 1.4.2 Timeline Waktu pelaksanaan acara Teaxology on Frame melingkupi mulai dari perencanaan pada tanggal 6 Maret 2014 (Pra-event) sampai dengan tanggal 7 Juni 2014, yang merupakan hari eksekusi, serta tanggal 18 Juni-25 Juni 2014 penutupan melalui pameran Foto. Dibawah ini merupakan rencana dari waktu pelaksanaan Lomba fotografi Teaxology on Frame :
8 Tabel 1.1 Timeline Acara Teaxology on Frame Tahap Maret April Mei Juni 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Membuat susunan kepanitian X Membuat proposal untuk bidding X Bidding (presentasi) X Meeting X X X X X X X X X X X X X X X X Membuat undangan sekolah X X Membuat proposal sekolah X X Menyebarkan undangan dan proposal sekolah X X X X X Membuat proposal sponsorship X X Menyebarkan proposal sponsorship X X X X X X X Follow-up proposal sponsorship X X X X X X Promosi X X X X Pendaftaran X X X X X Technical meeting X Hari pelaksanaan lomba X Pameran Foto X X Sumber: Penulis 1.4.3 Keorganisasian Organisasi merupakan masalah yang kompleks dan multidispliner. Oleh karena itu organisasi dapat di artikan dari berbagai perspektif. Dengan demikian definisinya pun tergantung dari sudut pandang masing masing disiplin ilmu (ekonomi, bisnis, sosial, politik,) dan fokus dari ahli atau praktisi yang mengembangkannya. Menurut (Suharsono, 2012:14-15) organisasi memiliki beberapa ciri umum, antara lain :
9 1. Organisasi merupakan lembaga sosial, yang berarti organisasi sebagai tempat sekelompok orang untuk saling berinteraksi. 2. Secara sadar dibentuk dan dikoordinasikan. Orang orang yang terlibat dalam organisasi sadar tentang mengapa bergabung dalam organisasi itu dan tanggung jawab di dalam organisasi itu harus dilaksanakan. 3. Organisasi dikembangkan untuk mencapai tujuan. Organisasi bukan hanya sebagai alat untuk mencapai tujuan, tetapi juga menciptakan lingkungan tempat kehidupan para anggotanya. Kerjasama orang orang yang menjadi anggota organisasi diarahkan untuk mencapai tujuan bersama. Dengan demikian, organisasi juga memiliki pengaruh yang besar terhadap perilaku anggotanya. 4. Terstruktur secara formal, ada pembagian kerja, tugas dan wewenang secara jelas. Pola hubungan kerjasama dan pelaksanaan tugas, wewenang dan tanggung jawab diatur secara formal sesuai dengan struktur (hirarki) yang dibangun dan dikembangkan oleh organisasi itu. Setiap organisasi memiliki tujuan dan proses pencapaian tujuan yang berbeda dan itu harus disusun dalam struktur. Struktur akan mempengaruhi perilaku baik individu maupun kelompok dalam proses pencapaian tujuan organisasi itu, oleh karena itu didalam sebuah organisasi membutuhkan sebuah susunan yang menentukan peran (posisi), tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari masing masing individu. Struktur itu disebut dengan struktur organisasi (Suharsono,2012: 41). Untuk mencapai tujuan dari kelompok kami, maka kami membuat struktur organisasi sebagai berikut :
10 Penasehat Dr.Vitria Ariani,A.Par,PGDIP.M.Sc Ketua Panitia Christian Rionaldo Wijaya Divisi Sponsorship dan Promosi Team Wakil Ketua Panitia Daniel Riyadi Sekretaris Daniel Riyadi & Ferry Bendahara Christian Rionaldo Wijaya Divisi Acara dan Perlengkapan Team Gambar 1.1 Struktur Organisasi Acara Teaxology on Frame Sumber: Penulis Setelah membuat struktur organisasi, maka dibutuhkan pernyataan tertulis yang menggambarkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan kondisi kerja serta aspek aspek lain dari sebuah pekerjaan yang disebut dengan uraian jabatan/ Job Description (Hariandja, 2007: 59). Manfaatnya adalah dengan adanya Job Description, maka tiap tiap individu tahu secara jelas tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. Berikut ini adalah Job Description dalam struktur panitia kelompok kami: 1. Ketua Mempunyai tanggung jawab atas kelancaran acara, baik dari awal, hingga keseluruhan Mengkoordinir dan mengontrol seksi seksi yang ada dibawahnya. Mengatur dan memimpin rapat serta berperan bersar dalam mengambil keputusan. 2. Wakil Ketua Membantu ketua dalam mengambil keputusan. Membuat surat surat yang dibutuhkan guna memperlancar proses persiapan acara. Menggantikan ketua jika ketua berhalangan hadir pada saat rapat.
11 3. Sekretaris Membuat proposal baik proposal untuk calon sponsor maupun proposal internal. Membuat semua laporan laporan yang berhubungan dengan kegiatan yang diadakan. Membuat laporan barang barang pinjaman dan mendaftar barang barang yang akan dibeli. 4. Bendahara Menyimpan uang pendaftaran peserta. Bertanggung jawab atas seluruh arus dana yang keluar dan masuk serta membuat laporannya. Membuat laporan keuangan. 5. Divisi Acara dan perlengkapan Bertanggung jawab atas kelancaran operasional. Menyusun rundown acara. Memastikan acara berlangsung sesuai dengan rundown yang telah dibuat. Bertanggung jawab untuk mengatur serta pengadaan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan dalam perlombaan. Mengatur proses pengijinan penggunaan tempat acara. 6. Divisi Sponsorship & Promosi Menyebarkan proposal kepada sponsor sponsor yang sudah ditentukan oleh ketua. Mencari dana tambahan diluar biaya pendaftaran dan sponsor, serta mencari donatur yang sekiranya dapat membantu keuangan acara ini. Bertanggung jawab terhadap publikasi kegiatan yang diadakan
12