M O D U L Pengantar Administrasi Perkantoran SK: Memahami Pengertian Administrasi Perkantoran Sumber: sekretaris-bse.com Nama :... Kelas :... No. Absensi :... Penulis: Agustin U.N Untuk : SMK dan MAK Kelas X
MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN STANDAR KOMPETENSI MEMAHAMI PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN Untuk SMK dan MAK Penulis: Agustin U.N
KOMPETENSI INTI KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. KI2: Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3: Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah. KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung. KOMPETENSI DASAR Menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran TUJUAN Siswa mampu memahami arti paradigma dan filosofis administrasi perkantoran Siswa mampu mendefinisikan administrasi perkantoran Siswa mengetahui tentang administrasi perkantoran
MENGIDENTIFIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN PENDAHULUAN Istilah atau kata Administrasi dan kata Manajmen sudah sangat populer di kalangan masyarakat, mereka sudah menjalankan administrasi dan manajemen. Yang dimaksud adalah masyarakat yang telah dan sedang menjalankan praktek kerja Sedangkan peserta didik lainnya belum menyadari atau memahami apakah mereka sudah menjalankan administrasi atau manajemen. Dalam praktek kehidupan masyarakat sudah dikenal istilah-istilah administrasi dan manajemen. Dengan pembelajaran ilmu administrasi dan manajemen dimaksudkan agar para pelaku administrasi dan manajenem dapat mengatur di dalam organisasinya dan melaksanakan pelayanan yang prima pada masyarakat dengan prinsip-prinsip organisasi dan manajemen yang benar. Dengan sistematika administrasi yang baik, pelaksanaan tugas-tugas administrasi dapat lebih efektif dan efisien. Dengan manajemen yang baik, fungsi fungsi manajemen dapat bekerja sebagaimana mestinya secara proporsional dan professional. Bagaimana hubungan antara administrasi dan manajemen? Hubungan antara admistrasi dan manajemen mempunyai hubungan yang sedemikan rupa, administrasi adalah penyelenggaraan kerja sedangkan manajemen adalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja tersebut.
MENGIDENTIFIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN A. URAIAN MATERI 1. Administrasi Perkantoran a. Tinjauan Historis Secara Singkat Bukti-bukti sejarah menunjukkan dengan jelas bahwa pada masa prasejarah administrasi dan manajemen sudah berkembang dengan baik. Penerapan prinsip-prinsip administrasi dan manajemen masih sangat sederhana, misalnya: 1. Mesir Kuno Analisa dari peninggalan-peninggalan sejarah Mesir Kuno membuktikan bahwa aspekaspek administrasi sudah ada pada bidang pemerintahan, militer, perpajakan, perhubungan dan pertanian/irigasi. Hanya saja proses administrasi dijalankan bukan untuk kepentingan rakyat, tapi untuk kepentingan kaum penguasa dan keluarganya. 2. Masa Tiongkok Kuno Tokoh utama dan pertama pada masa Tingkok Kuno adalah Konfusius. Konfusius terkenal tidak hanya sebagai ahli filsafat dan rokhaniawan yang agung tetapi dikenal pula sebagai negarawan dan administrator. Pada masa itu Konfusius telah menyusun tentang Ketentuanketentuan Administrasi Negara ( Rules of Public Administration) yang merupakan kode etik bagi pejabat pemerintahan. Tokoh kedua adalah Chow. Chow pernah menjabat sebagai perdana menteri dan menciptakan Undang-undang Dasar Chow (The Constitution of Chow). UUD Chow merupakan syarat-syarat yang cukup berat (dipandang kaca mata modern) yang harus dipenuhi oleh setiap pegawai
pemerintah, antara lain : Kejujuran, Kecakapan, Pengabdian pada masyarakat,pengetahuan tentang kondisi Negara, giat dan produktif. 3. Gereja Katholik Roma Gereja Katholik Roma telah memberikan sumbangan yang besar dalam perkembangan administrasi dan manajemen. Tidak hanya pesatnya ajaran ajarannya yang suci, tetapi yang paling menonjol adalah rapinya organisasi kegerejaan di Roma. Pada masa ini dikenal pula bahwa administrasi dan manajemen sebagai seni yaitu sistematika struktur organisasi. 4. Masa Revolusi Industri I di Inggris Pada masa revolusi industri I di Inggris dipercepat dengan telah ditemukannya mesin uap oleh James Watt. Pada masa itu telah terjadi perubahan yang radikal yaitu dari job centered berubah menjadi human centered yang artinya dari orientasi terhadap pekerjaan berubah ke orientasi efisiensi dan efektifitas. b. Pengertian Administrasi Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi: kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Menurut KBBI, administrasi adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha. Menurut Prof.Prajudi Atmosudirdjo (Lembaga Administrasi Negara), membedakan administrasi dalam 2 pengertian, yaitu :
1. Administrasi dalam pengertian sempit. 2. Administrasi dalam pengertian luas. Dalam arti sempit, administrasi adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha. Dalam pengertian sempit di sini dimaksudkan ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan surat menyurat (termasuk menggunakan kompuer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain sebagainya. Sedangkan dalam arti luas, administrasi adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Dalam pengertian luas administrasi dapat dibedakan dalam 3 sudut, yaitu : 1. Proses Ditinjau dari sudut proses, maka administrasi merupakan keseluruhan proses, mulai dari proses pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan, proses penggerakan, proses pengawasan sampai dengan pencapaian tujuan. Untuk mencapai suatu tujuan orang harus memikirkan dahulu apa yang akan dicapai dan bagaimana cara mencapainya serta sarana dan prasana apa yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut serta kemampuan seseorang untuk menjalankannya. 2. Fungsi atau Tugas Ditinjau dari sudut fungsi atau tugas administrasi berarti keseluruhan tindakan (aktivitas) yang harus
dilakukan oleh seseorang yang berkedudukan sebagai administrator (memegang jabatan dalam manajemen suatu organisasi). Dalam setiap organisasi atau instansi sudah tentu ada orang-orang yang menjalankan administrasi, misalnya : 1. Orang-orang yang melaksanakan tugas kepemimpinan (pemimpin); 2. Orang-orang yang melaksanakan tugas perencanaan (perencana); 3. Orang-orang yang melaksanakan tugas pengawasan /kontrol (pengawas); 4. Orang-orang yang mengorganisir (organisator), dan lain sebagainya. 3. Kepranataan/Institusi Ditinjau dari kepranataan (institusi), maka tinjauan administrasi adalah melihat kegiatan dalam suatu lembaga melakukan aktivitas tertentu, misalnya: Lembaga perbankan, maka ada orang-orang yang melakukan kegiatan perbankan dalam lembaga itu ;Kantor Pos, maka ada orang-orang yang melakukan kegiatan pelayanan pos (surat menyurat, pengiriman barang, dan lain lain); kantor pajak, kantor kepolisian, kantor departemen-departemen, non departemen dan lain sebagainya. Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi mempunyai pengertian : Aktivitas-aktivitas untuk mencapai tujuan atau proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan.
Gambar Ilustrasi Gambar 1: Ilustrasi alur pemikiran proses Administrasi Proses Pemikiran Perencanaan Pengaturan Penggerakan Tujuan Gambar 2: Ilustrasi alur pemikiran Fungsi/Tugas Fungsi/Tugas Administrasi Pemimpin Perencana Pengatur Pengorganisa si Pengawas
Gambar 3 : Ilustrasi Kepranataan /Institusi Kantor Administrasi Kantor Pajak Kantor Departemen n Kantor Bank X Kantor AMG Ada delapan unsur-unsur administrasi Menurut The Liang Gie dalam buku Adminitrasi Perkantoran Modern : a. Pengorganisasian Pengorganisasian merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangkan organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan. b. Manajemen Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerakkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai. c. Tata hubungan Tata hubungan merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari saru pihak ke pihak lain dalam usaha kerja sama. d. Kepegawaian Kepegawaian merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.
e. Keuangan Keuangan merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama. f. Perbekalan Perbekalan merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara sanpai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalan usaha kerja sama. g. Tata usaha Tata usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama. h. Perwakilan Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan. Selain delapan unsur di atas, administrasi juga memiliki lima fungsi menurut Quible (2001), yaitu: 1. Fungsi rutin Fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan. 2. Fungsi teknis Fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai. 3. Fungsi analisis
Fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian. 4. Fungsi interpersonal Fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti mengoordinasikan tim. 5. Fungsi manajerial Fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian. c. Pengertian Kantor Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja. Pengertian lainnya, kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personil, dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan organisasi. Tempat adalah ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin-mesin kantor dan perlengkapan lainnya. Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa kantor merupakan wadah atau tempat untuk sekelompok orang yang melakukan kegiatan tata usaha. Adapun tujuan dari kantor yaitu memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman. Kantor juga memiliki bebrapa fungsi, diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Menerima informasi. 2. Merekam informasi. 3. Mengatur informasi. 4. Memberi informasi. 5. Melindungi aset/harta.
d. Pengertian Administrasi Perkantoran Istilah administrasi perkantoran dalam bahasa asing disebut office management (manajemen kantor). Berikut ini beberapa pengertian manajemen kantor yang dikemukakan oleh beberapa ahli, yaitu sebagai berikut: 1. William Spriegel dan Ernest Davies Dalam buku Principles of Business Organization and Operation, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan. 2. George R. Terry Dalam buku Office Management and Control, manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan. 3. Arthur Granger Dalam buku National Office Management Association Report, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi. 4. William Leffingwell dan Edwin Robinson Dalam buku Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan. 5. W. H Evans
Dalam buku Administrasi Perkantoran Modern, administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi. Dari berbagai pendapat para ahli di atas maka dapat diambil kesimpulannya: 1. Kantor adalah tempat melakukan aktivitas penyelesaian pekerjaan kantor untuk menunjang pencapaian tujuan penyelesaian pekerjaan pokok organisasi. 2. Administrasi perkantoran merupakan proses kegiatan penataan untuk menyelenggarakan kegiatan penyelesaian pekerjaan kantor untuk menopang pencapaian tujuan penyelesaian pekerjaan pokok organisasi. 3. Ciri-ciri kantor identik berupa bangunan sebuah gedung, dan terbagi menjadi ruang-ruang kerja yang layak untuk digunakan sebagai tempat melakukan suatu pekerjaan atau aktivitas kantor. 4. Administrasi perkantoran memiliki ciri-ciri antara lain: dirancang sistematik, kegiatan substantif yang menopang kegiatan pokok, bersifat memberikan layanan informatif dan mengelola informasi. 5. Kantor dan administrasi perkantoran merupakan satu kesatuan dalam proses penyelesaian pekerjaan yang diperlukan untuk menunjang penyelesaian pekerjaan pokok organisasi. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran meliputi: 1. Kegiatan Kantor. a. Perencanaan Perkantoran (office planning). 1) Perencanaan gedung 2) Tata ruang kantor
3) Penerangan/cahaya 4) Ventilasi 5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor 6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor 7) Anggaran (budgeting) perkantoran 8) Standar kualitas kerja 9) Sistem informasi dan telekomunikasi b. Pengorganisasian Perkantoran (office organizing). 1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan. 2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan. 3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. c. Pengarahan Perkantoran (office actuating). 1. Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan. 2. Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan. 3. Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan. 4. Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi. 5. Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar. 6. Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.
d. Pengawasan Perkantoran (office controlling). 1. Penggunaan peralatan dan perabot kantor. 2. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor. 3. Kualitas pekerjaan kantor. 4. Pelayanan kantor. 5. Waktu. 6. Biaya perkantoran 2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran. a. Lokasi kantor Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor: 1. Faktor keamanan. 2. Faktor lingkungan. 3. Faktor harga. b. Gedung Faktor yang perlu diperhatikan: 1. Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan. 2. Memiliki fasilitas yang memadai. 3. Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan). c. Peralatan 1. Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll. 2. Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya. d. Interior Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor.
e. Mesin-mesin kantor Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor. e. Hubungan antara Administrasi dan Manajemen Untuk mengetahui hubungan antara administrasi dan manajemen, perlu kita tinjau secara ringkas, sebagaimana uraian pada bab sebelumnya bahwa administrasi adalah proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk melaksanakan kerja agar dapat terlaksana dengan sebaik-baiknya sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai, bila ada orang-orang yang menyelenggarakannya. Masalah orang-orang yang menyelenggarakann kerja untuk mencapai tujuan inilah yang menjadi urusan dalam manajemen, karena inti sari pengertian manajemen adalah suatu proses/usaha dari orang-orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa administrasi adalah penyelenggraan kerja dan manajemen adalah orang orang yang menyelenggarakan kerja tersebut. Bila dikombinasikan dari keduanya adalah penyelenggarakan kerja yang dilakukan oleh orang-orang yang secara kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. f. Perbedaan dan Persamaan antara Administrasi dan Manajemen Beberapa ilmuwan/cendikiawan berpendapat bahwa antara administrasi dan manajemen tidak ada perbedaannya, hal ini karena dua kata tersebut saling berkaitan, dimana ada administrasi pasti ada manajemen. Seperti kita ketahui bahwa antara administrasi dan manajemen itu berbeda satu sama
lainnya. Hal ini dapat kita kutip dari pendapat para cendikiawan/ilmuwan sebagai berikut : 1. William H. Newman dalam bukunya Administration Action jelas-jelas tidak membedakan antara administrasi dan manajemen. Apa yang dimaksud administrasi, termasuk dalam arti manajemen. 2. M.F. Dimock dalam bukunya Public Administration memberikan definisi : Administrasi atau Manajemen adalah suatu pendekatan rencana terhadap pemecahan masalah yang kebanaykan pada setiap individu atau kelompok (baik urusan Negara maupun swasta). 3. Dalton E.Mc. Farland dalam bukunya Management membedakan antara administrasi dan manajemen : Administrasi ditunjukan sebagai penentuan tujuan pokok dan kebijakan, sedangkan manajemen ditunjukan terhadap pelaksanaan kegiatan tujuan pokok tersebut. 4. Ordway Tead, tegas-tegas membedakan antara administrasi dan manajemen. Administrasi adalah suatu proses dan badan/instansi yang bertanggungjawab untuk menentukan tujuan, dimana organisasi dan manajemen, sedangkan manajemen adalah suatu proses dan badan/instansi yang secara langsung memberi petunjuk, bimbingan dalam suatu organisasi dalam merealisasikan tujuan yang telah ditetapkan. Berdasarkan empat pengertian tersebut di atas bahwa administrasi sifatnya menentukan kebijakan umum, sedangkan manajemen ialah bagaimana secara lansung kegiatan-kegiatan itu dilakukan dengan memberi petunjuk, bimbingan, pengetahuan dan pengaturan yang diarahkan secara sistematis untuk merealisasikan tujuan yang telah ditetapkan.
B. PENUGASAN Tugas Individu Lakukan pengamatan aktivitas administrasi di sekolah/kantor terdekat sebagai bentuk keteraturan atas kebesaran Tuhan yang menciptakannya. Kemudian buat bahan paparan mengenai paradigma dan filosofis Administrasi Perkantoran tersebut! Tempat Pengamatan : Tanggal : Tugas Kelompok 1. Buatlah kelompok yang terdiri dari tiga orang anggota! 2. Buatlah artikel tentang paradigma dan filosofi administrasii perkantoran! 3. Carilah gambar-gambar atau foto tentang perlengkapan kantor, kemudian tempel di kertas HVS A4! 4. Setelah membuat artikel dan mencari gambar mengenai paradigma dan filosofi administrasi perkantoran, kemudian berilah komentar/analisa/kesimpulan terhadap pekerjaan anda tersebut! 5. Jilidlah dengan rapi hasil pekerjaan kelompok Anda! 6. Kumpulkan hasil pekerjaan kelompok Anda kepada Bapak/Ibu guru!
Tugas Kelompok 1. Buatlah kelompok yang terdiri dari lima orang anggota! 2. Buatlah gambar layout kantor sederhana apabila ruangan tersebut terdiri dari beberapa perlengkapan kantor berikut: a. Meja direktur b. Kursi direktur c. Meja sekretaris d. Kursi sekretaris e. Sofa f. Lemari file g. Lemari brankas h. Mesin penghancur kertas i. Hiasan dinding Sumber: glogeter.com C. RANGKUMAN 1. Menurut KBBI, administrasi adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha. 2. Dalam pengertian luas administrasi dapat dibedakan dalam 3 sudut, yaitu : a. Proses b. Fungsi atau Tugas c. Kepranataan/Institusi. 3. Ada delapan unsur-unsur administrasi Menurut The Liang Gie dalam buku Adminitrasi Perkantoran Modern : a. Pengorganisasian b. Manajemen
c. Tata hubungan d. Kepegawaian e. Keuangan f. Perbekalan g. Tata usaha h. Perwakilan 4. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja. 5. Kantor juga memiliki bebrapa fungsi, diantaranya adalah sebagai berikut: a. Menerima informasi. b. Merekam informasi. c. Mengatur informasi. d. Memberi informasi. e. Melindungi aset/harta. MENGIDENTIFIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN B. TES FORMATIF A. Pilihan Ganda Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan memberi tanda silang (X) pada huruf a, b, c, atau d! 1. Aspek-aspek administrasi seperti perpajakan, perhubungan, pertanian/irigasi adalah bukti sejarah peninggalan negara... a. Yunani kuno e. Islam kuno b. Tiongkok kuno c. Gereja Romawi d. Mesir kuno
2. Perubahan dari job centered ke human centerd terjadi pada masa... a. Revolusi industri I di Inggris b. Pemerintahan Hitler di Jerman c. Sejak ditemukannya mesin uap oleh James Watt d. Revolusi industri di Amerika serikat e. Sejak kemerdekaan RI tanggal 17 Agustus 3. Adminsitrasi ditinjau dari sudut kepranataan/institusi, adalah... a. Gedung pertokoan (mall). b. Stasiun kereta api, bandar udara, pelabuhan dan terminal bus c. Gedung olah raga. d. Gedung-gedung perkantoran seperti kantor pos, kantor pajak, kantor departemen, kantor pengadilan negeri, dan lain sebagainya. e. Semua benar. 4. Dalam pengertian luas administrasi dapat dibedakan dalam 3 sudut, yaitu... a. Proses, fungsi atau tugas, dan kepranataan/institusi. b. Proses, fungsi atau tugas, dan pengorganisasian. c. Fungsi, tugas, dan manajemen. d. Kepegawaian, tata usaha dan pengorganisasian. e. Semua salah. 5. Dibawah ini, tokoh yang mengemukakan delapan unsur-unsur administrasi dalam buku Adminitrasi Perkantoran Modern adalah... a. William Spriegel dan Ernest Davies b. William Leffingwell dan Edwin Robinson c. W. H Evans d. The Liang Gie e. Henry Fayol
6. Merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari saru pihak ke pihak lain dalam usaha kerja sama, adalah pengertian dari... a. Pengorganisasian b. Manajemen c. Perbekalan d. Kepegawaian e. Tata hubungan 7. merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara sanpai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerja sama, adalah pengertian dari... a. tata usaha b. perbekalan c. manajemen d. pengorganisasian e. kepegawaian 8. Terdapat lima fungsi administrasi antara lain, fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal dan fungsi manajerial. Unsur-unsur tersebut merupakan pendapat dari... a. Quibel b. Henry Fayol c. The Liang Gie d. W.H Evans e. George R. Terry 9. Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan adalah pendapat dari tokoh... a. George R. Terry b. W.H Evans c. William Spriegel dan Ernest Davies
d. KBBI e. William H. Newman 10. Fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti mengoordinasikan tim, merupakan pengertian dari fungsi... a. Fungsi rutin b. Fungsi teknik c. Fungsi analisis d. Fungsi interpersonal e. Fungsi manajerial 11. Dalam melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian, dibutuhkan fungsi... a. Fungsi rutin b. Fungsi teknik c. Fungsi analisis d. Fungsi interpersonal e. Fungsi manajerial 12. Kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan) merupakan pengertian menurut... a. Henry Fanyol b. George R. Terry c. KBBI d. William H. Newman e. Quibel 13. Di bawah ini merupakan fungsi kantor, kecuali... a. Merekam informasi b. Menerima informasi. c. Mengatur informasi. d. Mengirim informasi e. Melindungi aset/harta
14. Berikut ini beberapa pengertian manajemen kantor yang dikemukakan oleh beberapa ahli, kecuali... a. William Spriegel dan Ernest Davies b. James Watt c. George R. Terry d. Arthur Granger e. William Leffingwell dan Edwin Robinson 15. Di bawah ini yang termasuk ruang lingkup administrasi perkantoran adalah... a. Kegiatan kantor dan tugas kantor b. Kegiatan kantor dan sarana dan fasilitas kerja perkantoran. c. Kinerja perkantoran dan kegiatan kantor d. Kegiatan kantor e. Tugas kantor 16. Yang termasuk kegiatan kantor adalah... a. Perencanaan gedung b. Tata usaha c. Perencanaan Perkantoran (office planning). d. Perencanaan pengorganisasian e. Perekrutan 17. Di bawah ini yang termasuk sarana dan fasilitas kerja perkantoran adalah... a. Tata ruang b. Gedung c. Lokasi kantor d. Interior e. Mesin-mesin kantor
18. Gambar di bawah ini adalah mesin yang dipakai untuk... a. Menjilid dokumen b. Menggandakan dokumen dalam jumlah banyak c. Melapisi dokumen dengan plastik (laminating) d. Menghitung uang e. Menyimpan uang Sumber: indonetwork.co.id 19. Berikut ini yang termasuk mesin komunikasi kantor adalah... a. Komputer b. telephone c. Finger print d. Risograph e. Mesin fotocopy 20. Beberapa alasan perlu tidaknya dalam penggunaan mesin-mesin kantor dalam pekerjaan kantor antara lain, kecuali... a. Kualitas mesin harus baik b. Mengurangi biaya dalam pekerjaan c. Mempercepat selesainya pekerjaan d. Mengurangi resiko adanya kecelakaan kerja e. Mempermudah pekerjaan 21. Sarana kantor terdiri dari, kecuali... a. Hiasan kantor b. Perabot kantor c. Mesin kantor d. Pernik kantor e. Perlengkapan kantor 22. Keuntungan penggunaan mesin kantor antara lain, kecuali... a. Memudahkan pengawasan b. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi
c. Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan d. Praktis e. Mengehemat waktu kerja. 23. Efek dari warna hijau sebagai warna pada dinding kantor adalah... a. Menimbulkan perasaan dingin, steril, dan kaku b. Memberikan kesan lembut, menenangkan, mengesankan anak muda. c. Membangitkan energi, suasana hati (mood), dan vitalitas d. Menyeimbangkan emosi, ruangan terasa segar, sejuk, dan tenang e. menimbulkan perasaan semangat dan penuh emosi. 24. Macam-macam tata ruang kantor sebagai berikut, kecuali... a. Terbuka b. Tertutup c. Semi terbuka d. Berbaris e. Campuran 25. Jelas-jelas tidak membedakan antara administrasi dan manajemen. Apa yang dimaksud administrasi, termasuk dalam arti manajemen, termasuk pendapat dari... a. M.F. Dimock b. William H. Newman c. George R. Terry d. Arthur granger e. W.H Evans
B. Esai Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat, jelas, dan benar! 1. Jelaskan pengertian administrasi menurut KBBI! 2. Jelaskan pengertian dari kantor! 3. Ada delapan unsur administrasi, apa yang dimaksud dengan: a. Pengorganisasian b. Manajemen c. Tata hubungan d. Kepegawaian e. Keuangan f. Perbekalan g. Tata usaha h. Perwakilan
4. Sebutkan dan jelaskan lima fungsi administrasi menurut Quible! 5. Sebutkan yang termasuk hiasan kantor! 6. Sebutkan fungsi-fungsi kantor! 7. Sebutkan dan jelaskan pengertian manajemen kantor menurut para ahli! 8. Sebutkan dan jelaskan apa saja kegiatan kantor dalam ruang lingkup administrasi perkantoran!
9. Sebutkan peralatan kantor dalam sarana dan fasilitas perkantoran! 10. Apa yang dimaksud dengan interior! MULAILAH DENGAN MEMBACA DAN AKHIRILAH DENGAN BERBUAT
Kunci Jawaban Soal pilihan Ganda 1. D 11. E 21. D 2. A 12. C 22. A 3. D 13. D 23. D 4. A 14. B 24. D 5. D 15. B 25. B 6. E 16. C 7. B 17. A 8. A 18. C 9. A 19. B 10. D 20. A Soal Uraian 1. Menurut KBBI, administrasi adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha. 2. kantor merupakan wadah atau tempat untuk sekelompok orang yang melakukan kegiatan tata usaha. Adapun tujuan dari kantor yaitu memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman. 3. a. Pengorganisasian Pengorganisasian merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangkan organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan.
b. Manajemen Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerakkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai. c. Tata hubungan Tata hubungan merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari saru pihak ke pihak lain dalam usaha kerja sama. d. Kepegawaian Kepegawaian merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama. e. Keuangan Keuangan merupakan rangkaian perbuatan mengelola segisegi pembelanjaan dalam usaha kerja sama. f. Perbekalan Perbekalan merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara sanpai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalan usaha kerja sama. g. Tata usaha Tata usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama. h. Perwakilan Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan. 4. Lima fungsi menurut Quible (2001), yaitu: 1. Fungsi rutin Fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
2. Fungsi teknis Fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai. 3. Fungsi analisis Fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian. 4. Fungsi interpersonal Fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti mengoordinasikan tim. 5. Fungsi manajerial Fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian. 6. Fungsi-fungsi kantor: 1. Menerima informasi. 2. Merekam informasi. 3. Mengatur informasi. 4. Memberi informasi. 5. Melindungi aset/harta. 7. Pengertian manajemen kantor yang dikemukakan oleh beberapa ahli, yaitu sebagai berikut: 1. William Spriegel dan Ernest Davies Dalam buku Principles of Business Organization and Operation, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan. 2. George R. Terry
Dalam buku Office Management and Control, manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan. 3. Arthur Granger Dalam buku National Office Management Association Report, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi. 4. William Leffingwell dan Edwin Robinson Dalam buku Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan. 5. W. H Evans Dalam buku Administrasi Perkantoran Modern, administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi. 8. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran meliputi: 1. Kegiatan Kantor. a. Perencanaan Perkantoran (office planning). 1) Perencanaan gedung 2) Tata ruang kantor 3) Penerangan/cahaya 4) Ventilasi 5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor 6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor 7) Anggaran (budgeting) perkantoran 8) Standar kualitas kerja 9) Sistem informasi dan telekomunikasi b. Pengorganisasian Perkantoran (office organizing).
1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan. 2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan. 3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. c. Pengarahan Perkantoran (office actuating). 1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan. 2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan. 3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan. 4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi. 5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar. 6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan. d. Pengawasan Perkantoran (office controlling). 1. Penggunaan peralatan dan perabot kantor. 2. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor. 3. Kualitas pekerjaan kantor. 4. Pelayanan kantor. 5. Waktu. 6. Biaya perkantoran 9. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran. 1. Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll.
2. Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya. 10. Interior Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor. Penilaian Soal pilihan ganda Banyak soal = 25 Satu soal bernilai= 4, benar x4, salah = 0 Soal uraian Banyak soal = 10 Satu soal bernilai = 10, benar x10,salah= 0
DAFTAR PUSTAKA Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1990. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka. Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty..