THE VISIONING PHASE Titien S. Sukamto
KOMPONEN PADA VISIONING PHASE
1. INISIASI DAN PENGELOLAAN PROYEK Penting untuk mengelola proyek perencanaan strategis sama seperti halnya proyek bisnis dan SI lainnya. Sama seperti Project Manager, CIO mungkin tidak memiliki kewenangan terhadap individu yang dibutuhkan untuk berpartisipasi dalam upaya perencanaan, apalagi mengharapkan fasilitas dan mendapatkan input dari partisipan. Maka dari itu, ada baikya dimulai dari mengembangkan sebuah Project Plan yang dapat menjelaskan upaya perencanaan, sumberdaya dan jadwal. Pastikan bahwa project team mengerti apa prioritas dari upaya perencanaan strategis dan berkomitmen pada jadwal. Tanpa adanya komunikasi dan prioritas, upaya perencanaan akan tertunda sebagai tanggung jawab dukungan operasional, kemudian proyek lain akan mengambil alih.
AKTIVITAS INISIASI DAN PENGELOLAAN PROYEK A. Finalisasi Sasaran, Tujuan dan Ruang lingkup B. Identifikasi sumberdaya, Peran dan tanggung jawab, wawancara dengan partisipan C. Konfirmasi penyampaian dan Work Plan D. Template draft penyampaian E. Umumkan proyek, Jalankan sebuah Orientasi proyek F. Bentuk Tata kelola ongoing Project, komunikasi, dan pelaporan status G. Review dan konfirmasi Project Plan
1A. FINALISASI SASARAN,TUJUAN DAN RUANG LINGKUP Menetapkan dan mendokumentasikan dengan jelas sasaran dari proses perencanaan. Tujuan termasuk menyatukan, menjelaskan, dan pemberian pernyataan yang menunjukkan perlunya, tujuan dari dan penyelesaian dari perencanaan strategis SI. Contoh typical Sasaran dari Perencanaan Strategis SI adalah : Meninjau situasi bisnis saat ini, kebutuhan bisnis, peningkatan proses bisnis, dan arah bisnis di masa depan Analisa situasi bisnis dan identifikasi bagaimana bisnis berdampak pada situasi dan arah SI, dan bagaimana SI mempengaruhi bisnis Meninjau situasi SI saat ini, termasuk aplikasi bisnis, penyimpanan informasi, infrastruktur teknis, organisasi dan proses
1A. FINALISASI SASARAN,TUJUAN DAN RUANG LINGKUP CONT... Menilai lingkungan SI saat ini yang berhubungan dengan kebutuhan bisnis, termasuk SWOT dari SI yang mempengaruhi kesempatan dan ancaman yang dihadapi bisnis Membandingkan situasi SI yang berhubungan dengan industri secara keseluruhan Identifikasi rekomendasi short-term atau aksi cepat yang dapat diterapkan secepatnya Menetapkan arah high level SI, yaitu visi, misi, sasaran utama dan strategis Mengembangkan arah yang lebih spesifik bagi portofolio aplikasi bisnis dan peningkatan proses bisnis Identifikasi infrastruktur penting yang dibutuhkan untuk mendukung bisnis Identifikasi dampak SI terhadap organisasi dan kebutuhan staff Menetapkan proses SI yang perlu untuk ditingkatkan Formulasi rencana implementasi, menetapkan spesifikasi proyek, prioritas, dan roadmap Identifikasi perkiraan biaya dan manfaat bisnis Mengembangkan rencana komunikas, hubungan bisnis, dan tata kelola utnuk rencana implementasi
1A. FINALISASI SASARAN,TUJUAN DAN RUANG LINGKUP CONT... Ketika menetapkan tujuan dan sasaran dari perencanaan strategis, dokumentasikan pertanyaan spesifik untuk dijawab selama proses perencanaan. Daftar pertanyaan tersebut bukanlah pertanyaan untuk keperluan wawancara, melainkan pertanyaan yang dibutuhkan untuk melaksanakan proses perencanaan. Ketika proses perencanaan selesai dilakukan, lihat kembali daftar pertanyaannya untuk memastikan semua pertanyaan telah mendapat jawaban. Daftar pertanyaan menyangkut ruang lingkup SI yaitu, aplikasi bisnis, infrastruktur teknis, orang/organisasi, dan proses.
1A. FINALISASI SASARAN,TUJUAN DAN RUANG LINGKUP CONT... Ruang Lingkup Definisikan ruang lingkup dari Perencanaan Strategis SI. Selaraskan arah SI dengan bisnis dan tetapkan kondisi batasan karena lingkungan bisnis. Ruang lingkup Perencanaan SI. Sumber Cassidy. 2006
1A. FINALISASI SASARAN,TUJUAN DAN RUANG LINGKUP CONT... Pemberian ruang lingkup akan memetakan batasan perencanaan Ruang lingkup juga harus mengidentifikasi kerangka waktu (time frame) dari horizon perencanaan. Mempertimbangkan perkembangan teknologi dan perubahan lingkungan bisnis, 2-3 tahun merupakan horizon waktu yang paling baik. Meskipun horizon waktu perencanaan 2-3 tahun, pembaharuan perencanaan haruslah setiap tahun. Perusahaan juga harus meningkatkan kecepatan strategis yang diterapkan agar dapat mengikuti perubahan teknologi dan bisnis.
1B. IDENTIFIKASI SUMBERDAYA, PERAN DAN TANGGUNG JAWAB; WAWANCARA PARTISIPAN Di awal proses perencanaan, evaluasi apakah organisasi memiliki sumberdaya yang dapat digunakan untuk menyelesaikan proses perencanaan strategis SI secara sukses dan tepat waktu. Sumberdaya eksternal akan sangat berguna dalam fokus pada upaya perencanaan untuk menjamin penyelesaian secara tepat waktu. Dokumentasikan peran dan tanggung jawab spesifik dari semua orang yang terlibat dalam upaya perencanaan. Identifikasi peran bisnis dan SI juga peran konsultan. Dokumentasikan tanggung jawab dari berbagai pihak yang terlibat dalam proses perencanaan dan identifikasi tingkat kewenangan dan tanggung jawab pembuat keputusan. Identifikasi individu untuk wawancara. Minimal 25 orang dari bisnis dan SI di organisasi, bisa lebih tergantung ukuran dan struktur organisasi.
1C. KONFIRMASI PENYAMPAIAN DAN WORK PLAN 1D. TEMPLATE DRAFT PENYAMPAIAN Tinjau kembali metodologi perencanaan untuk mengembangkan daftar isi dari perencanaan strategis. Tinjau kembali daftar isi dengan daftar pertanyaan yang telah diidentifikasi dalam tujuan perencanaan. Pastikan terdapat bagian untuk menampilkan informasi untuk setiap jawaban. Di awal proses perencanaan merupakan waktu yang paling tepat untuk membuat draft dokumen penyampaian. Dokumen ini nantinya akan menjadi sumber informasi perencanaan saat dikembangkan. Dokumen yang dibutuhkan antara lain: Dokumen rincian catatan wawancara Dokumen rincian rencana strategis SI. Mulai dari daftar isi, lampiran yang termasuk tujuan, ruang lingkup, dan proses. Dokumen untuk eksekusi presentasi manajemen eksekutif.
1E. UMUMKAN PROYEK, JALANKAN ORIENTASI PROYEK 1F. BENTUK TATA KELOLA ONGOING PROYEK, KOMUNIKASI DAN LAPORAN STATUS Langkah selanjutnya adalah mengumumkan proyek perencanan strategis kepada semua pihak yang terlibat dalam proses dan wawancara. Jika melibatkan sebuah tim dalam proses perencanaan, adakan sesi orientasi untuk menjelaskan proyek dan tanggung jawab masing-masing individu. Selanjutnya komunikasikan progress dari upaya perencanaan. Tetapkan siapa yang harus selalu mendapatkan pemberitahuan dan seberapa sering update diberitahukan.
1G. REVIEW DAN KONFIRMASI PROJECT PLAN Langkah terakhir dalam komponen Inisiasi dan pengelolaan proyek adalah meninjau kembali dan konfirmasi dari Project Plan. Penting untuk memberitahukan update proyek kepada steering commitee. Tinjau kembali finalisasi sasaran, ruang lingkup, project plan, peran dan tanggung jawab, wawancara partisipan dan penyampaian daftar isi. Mintalah feedback atau saran dari steering committee.
2. MEMAHAMI SITUASI DAN VISI BISNIS Sulit untuk menentukan arah dari SI tanpa pemahaman yang menyeluruh dari arah bisnis. Seiring dengan perubahan pada lingkungan bisnis, organisasi sering mengganti produk, konsumen, channel distribusi, tipe produksi, bahkan industri. Pahami dan awasi potensi perubahan dan pertimbangkan saat melakukan perencanaan arah strategis SI.
AKTIVITAS UNTUK MEMAHAMI SITUASI DAN VISI BISNIS 1. Review dokumentasi bisnis 2. Mengembangkan pertanyaan wawancara, survei, dan struktur workshop bisnis 3. Penjadwalan wawancara dan workshop 4. Menjalankan wawancara, workshop, dan survei 5. Dokumentasi wawancara, workshop dan survei 6. Review dan konfirmasi input bisnis
2A. REVIEW DOKUMEN BISNIS Mulai memahami bisnis dari meninjau dokumentasi bisnis. Contoh dokumen bisnis : Rencana bisnis, bahan perencanaan, dan perencanaan departemen Brosur, literatur penjualan dan pemasaran, brosur produk Organization chart dari eksekutif dan departemen Laporan tahunan Laporan status bulanan dan tahunan Update keuangan kuartal, informasi investor Budget dan presentasi perencanaan budget, dll.
2B. MENGEMBANGKAN PERTANYAAN WAWANCARA, SURVEI DAN STRUKTUR WORKSHOP Alat utama untuk mendapatkan informasi dan input untuk perencanaan strategis SI adalah melalui diskusi atau wawancara, juga workshop dan survei. Workshop dapat membantu dengan melibatkan jumlah besar individu dan brainstorming. Survei digunakan untuk mengumpulkan data kuantitatif. Mengembangkan pertanyaan wawancara penting untuk menjamin bahwa nantinya kita akan mendapatkan semua informasi yang dibutuhkan. Susun wawancara agar produktif. Usahakan maksimal 1,5 jam. Ada 3 area dalam struktur wawancara : Mempelajari tanggung jawab dan departemen responden Memahami pemikiran responden terhadap bisnis secara keseluruhan Memahami prospektif responden terhadap SI
2B. MENGEMBANGKAN PERTANYAAN WAWANCARA, SURVEI DAN STRUKTUR WORKSHOP CONT... Survei merupakan alat yang penting dan berguna untuk mengumpulkan data kuantitatif untuk membandingkan progress dari tahun ke tahun. Survei dapat sangat pendek dan umum atau panjang dan spesifik. Semakin rinci survei, semakin spesifik informasi yang didapatkan. Tips menggunakan survei : Gunakan software survei untuk otomatisasi proses pengumpulan data Bagikan ke semua pegawai, minimal pegawai dengan computer ID Pikirkan cara untuk menarik perhatian agar pegawai mau terlibat Pastikan pertanyaan survei dapat dimengerti oleh average person di bisnis Buatlah survei sependek mungkin tetapi dapat berisi pertanyaan spesifik Dapatkan input mengenai format survei dari tim manajemen SI
2C. MENJADWALKAN WAWANCARA DAN WORKSHOP 2D. JALANKAN WAWANCARA, WORKSHOP DAN SURVEI Penjadwalan merupakan tantangan adminsitratif dikarenakan jadwal partisipan yang padat. Mulai diskusi dengan memastikan apa yang penting bagi tim perencanaan untuk memahami arah bisnis dengan baik. Karena pemahaman bisnis akan menjamin pengembangan arah SI. Minta izin untuk merekam dan pastikan untuk mencatat hal yang penting. Pertimbangkan jawaban responden sebelum menganggapnya sebagai fakta.
2E. DOKUMENTASI WAWANCARA, WORKSHOP DAN SURVEI 2F. REVIEW DAN KONFIRMASI INPUT BISNIS Dokumentasikan rincian catatan wawancara. Catatan itu akan berguna untuk proses selanjutnya, sehingga tidak perlu mengulang wawancara. Jika responden minta rahasiakan maka jangan di dokumentasikan. Dokumentasikan hasil survei. Simpulkan hasil masing-masing pertanyaan. Sediakan informasi status untuk pihak yang terlibat dalam proses perencanaan. Identifikasi lagi jumlah responden yang diwawancara dan identifikasi responden tersebut. Mintalah feedback jika terdapat wawancara tambahan atau jika masih ada hal-hal yang perlu untuk pemahaman lebih jelas, dan untuk konfirmasi jika ada ketidakjelasan dan ketidakkonsistensian.
REFERENSI Anita Cassidy. A Practical Guide to Information Systems Strategic Planning. 2nd Edition. 2006