BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Bisnis dan Teknologi informasi memiliki kaitan yang sangat erat. Teknologi informasi sendiri merupakan salah satu bidang vital di dunia yang juga menjadi tulang punggung hampir semua bidang usaha, mulai dari sekala kecil di pedesaan maupun skala internasional di dunia mengandalkan teknologi informasi dalam pengembangan dan penanganan bisnisnya sehari-hari. Salah satu bidang usaha yang sedang berkembang saat ini adalah dibidang ritel. Banyak yang memahami bisnis ritel di Indonesia bedasarkan mitos-mitos yang salah. Mitos tersebut antara lain, bahwa bisnis ritel adalah bisnis sederhana, kaki lima, tidak memiliki teknologi canggih, pendapatan kecil, orientasinya local, tidak bergengsi, tidak menantang, serta tidak perlu belajar karena mudah mengelolanya. Mitos inilah salah satu penyebab banyak orang tercengang dengan masuknya ritel asing ke Indonesia seperti Makro, Giant, Carrefour, dan Marks & Spencer. Perkembangan usaha ritel Indonesia sebenernya sudah di rintis pemerintah melalui pengadaan pasar-pasar tradisional. Seiring dengan modernisasi masyakarakat perkotaan, maka masyarakat semakin membutuhkan tempat belanja yang sekaligus dapat menjadikan sarana rekreasi. Munculah pelaku bisnis ritel lokal seperti Matahari, Hero, Ramayana, Superindo dan sebagainya.
2 PT. Caladi Lima Sembilan (C59) adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang industri garmen khususnya pada kaos dan sablon. Perusahaan ini berdiri pada tanggal 12 oktober 1980, dan menjalankan usahanya pertama kali pada pemesanan t-shirt bergambar (sablon) dari sekolah maupun instansi pemerintahan di sekitar kota bandung. Perusahaan ini bergerak pada dua lini bisnis yaitu ritel dan Custom made. Bisnis ritel C59 adalah memasarkan produk C59 yang didesain, dikonsep, dicetak dan dipasarkan oleh C59. Dalam mengembangkan ritelnya, C59 mendirikan showroom dan bekerja sama dengan outlet-outlet di indonesia yang berskala nasional (Matahari Departement Store & Ramayana Departement Store). Sedangkan bisnis custom made atau order ini adalah suatu bentuk bisnis dimana konsumen adalah sebagai pencipta konsep, ide, dan desain. C59 hanyalah sebagai perantara untuk menjadikan konsep atau melukiskan konsep kedalam T- shirt, Jacket, Sweater, dan asesoris. Dalam industri garmen yang membuat kaos, memiliki pengerjaan dari setiap prosesnya yaitu meliputi pemotongan kain, sortir kaos, sablon, press, jahit, dan finishing. Perusahaan ini belum memiliki penjadwalan untuk melakukan proses pemesanan bahan baku sehingga kekurangan atau keterlambatan dalam penyediaan sedikit bahan baku saja akan dapat mengganggu kegiatan produksi beberapa mesin maupun tenaga kerja sekaligus. Suatu rencana rencana pengadaan material yang baik harus dilakukan agar kelancaran produksi dapat terpelihara. Dengan perencanaan kebutuhan material yang baik maka permintaan terhadap suatu material dapat terpenuhi dalam jumlah dan waktu yang tepat. Pada industri garmen yang memproduksi kaos ini,
3 perencanaan kebutuhan akan bahan kain beserta material pendukungnya adalah penting sekali. Sebab kelebihan bahan baku hanya akan membuang-buang biaya saja. 1.2 Perumusan Masalah Dengan menyimak latar belakang persoalan diatas, dapat dilihat bahwa dalam industri garmen pembuatan kaos ini yang harus tanggap terhadap perubahan permintaan pesanan, terdapat masalah pokok yang menyangkut perencanaan dan pengendalian bahan baku sebagai berikut : 1. Bagaimanakah peramalan yang baik untuk menentukan perkiraan permintaan di periode-periode mendatang. 2. Bagaimanakah safety stock usulan untuk perusahaan ini dari bahan baku yang variatif agar lebih efisien bagi perusahaan tersebut. 3. Bagaimanakah penjadwalan pemesanan dari bahan baku yang bervariasi agar lebih efisien. 4. Sistem informasi seperti apa yang dapat mendukung persediaan dan pemesanan bahan baku dengan menggunakan teknologi informasi. 1.3 Ruang Lingkup Masalah Beberapa pembatasan persoalan diterapkan pada pembahasan pokok persoalan ini, yaitu : 1. Penelitian dilakukan pada departemen produksi di bagian gudang bahan baku PT.C59 Bandung
4 2. Produk yang dibahas adalah kaos bersablon yang dijual secara ritel terhadap distributor dan memiliki tingkat penjualan yang tinggi. 3. Dalam menghitung jumlah komponen bahan baku, persentase variasi warna bahan yang digunakan telah diketahui dari perusahaan sedangkan campuran obat untuk sablon merupakan rahasia dari perusahaan sehingga komponen obat sablon merupakan hasil kesepakatan dengan perusahaan. 4. Seluruh biaya estimasi yang dipergunakan dalam kalkulasi dianggap benar. 5. Perancangan sistem informasi pada departemen produksi di bagian gudang bahan baku PT.C59.
5 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.4.1 Tujuan Tujuan dari penelitian yang dilakukan adalah : 1. Memberikan usulan ke perusahaan suatu metode peramalan permintaan yang terbaik terhadap produk-produk yang bervariasi, sehingga dapat memudahkan perusahaan dalam merencanakan kegiatan produksinya. 2. Menghitung nilai safety stock untuk bahan baku yang optimal 3. Menerapkan metode untuk perencanaan kebutuhan bahan baku, sehingga dapat mengefisienkan biaya yang dikeluarkan dalam proses pemesanan bahan baku. 4. Merancang Sistem Informasi yang memudahkan dalam proses persediaan bahan baku, membantu perusahaan kapan pemesanan dilakukan dan berapa jumlah optimal yang harus dipesan. 1.4.2 Manfaat 1. Membantu perusahaan dalam menentukan dan memperkirakan jumlah permintaan pada periode-periode berikutnya secara akurat. 2. Menghilangkan penundaan-penundaan kegiatan produksi akibat kekuranganya bahan baku. 3. Membantu perusahaan dalam melakukan kegiatan produksi terutama pada persediaan bahan baku dengan menggunakan Sistem Informasi agar lebih cepat dan efisien.
6 1.5 Gambaran Umum Perusahaan 1.5.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan PT. Caladi Lima Sembilan (PT. C59) didirikan pada tahun 1993 secara sah. Pada awalnya C59 sudah berjalan bisnisnya sejak tahun 1980 tepatnya pada tanggal 12 oktober, yaitu bermulai dengan melayani pesanan/order t-shirt bergambar(sablon) dari sekolah-sekolah maupun instansi pemerintahan disekitar kota Bandung. PT. Caladi Lima Sembilan yang mengambil nama C59 bedasarkan dari alamat rumah jalan Caladi no.59 ini merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pembuatan t-shirt bergambar(sablon) pada awalnya, namun sekarang sudah memperluas usahanya hingga meliputi produksi Jacket, Sweater, Asesoris dan lain-lain. Nama C59 mulai dikenal sebagai merk produk kaos yang berkualitas, baik bahan maupun teknik sablon karet dan separasi warna yang unggul khususnya di Bandung dan Jakarta. C59 mulai dijual sebagai produk eceran (retail) dengan design-design original yang dibuat sendiri tetap dengan menggunakan merk C59 pada labelnya. Disamping itu perusahaan ini juga menerima orderan yang dapat ditentukan sendiri konsepnya oleh konsumen, dari mulai bahan, gambar maupun jenisnya. 1.5.2 Moto dan Filosofi PT. Caladi Lima Sembilan Moto pemilik PT.Caladi Lima Sembilan ini dalam menjalani bisnisnya adalah hidup bagaikan burung pelatuk. Dimana nama Caladi berasal dari bahasa sunda yang berarti burung pelatuk. Bapak Wiwied sebagai pemilik perusahaan garmen ini mengambil moto bagaikan burung caladi atau burung pelatuk adalah karena burung tersebut dalam hidupnya selalu berfokus dalam satu bagian, contohnya saja ketika burung pelatuk tersebut mematuk pohon yang besar, walaupun pohon itu sangat besar
7 namun apabila terfokus pada satu titik maka pohon itu dapat roboh juga, seperti pada film yang dikarakterkan oleh Woody woodpecker. Selain itu, angka 59 sembilan memiliki arti dalam perusahaannya yaitu merupakan 5 citra dan 9 cita-cita. Lima citra tersebut menggambarkan karakter sumber daya yang dimiliki oleh PT.Caladi Lima Sembilan ini yaitu, cakap, cerdik, cermat, cepat, dan ceria. Sedangkan 9 cita-cita tersebut adalah customer satisfaction, company profit, confident working athmosphere, control, collaboration, clear mind, creativity, dan consultative. 1.5.3 Struktur Organisasi dan Ketenagakerjaan Bentuk perusahaan PT.Caladi Lima Sembilan adalah Perseroan Terbatas, yang memiliki sumber daya yang berjumlah besar dan dengan kualitas yang berbeda-beda, maka untuk efisiensi dan efektivitas organisasi sumber daya manusia ini harus diorganisir agar dapat bekerjasama dalam melaksanakan tugas. Untuk itu diperlukan struktur organisasi yang mengatur pelimpahan tanggung jawab dan wewenang masingmasing bagian. Gambar struktur organisasi pada PT. C59 adalah sebagai berikut dibawah ini :
8 Gambar 1.1 Struktur Organisasi Perusahaan PT. Caladi Lima Sembilan dipimpin oleh pemiliknya sendiri yang merangkap sebagai direktur. Semua perumusan kebijakan dan strategi perusahaan dilakukan oleh direktur. Semua manajer PT. Caladi Lima Sembilan bertanggung jawab langsung terhadap Direktur. Berikut ini merupakan rincian tugas dan wewenang dari masingmasing bagian yang ada dalam PT. Caladi Lima Sembilan : 1. Direktur Menetapkan kebijakan dan strategi perusahaan Memimpin perusahaan Mengawasi jalannya perusahaan dan melakukan inovasi-inovasi baru terhadap perusahaan. Memegang penuh atas kendali dan keputusan perusahaan. 2. Manajer Produksi Bertanggung jawab atas jalannya produksi Mengawasi produksi sesuai dengan strategi perusahaan.
Bertanggung jawab atas proses perekrutan tenaga kerja, pelatihan dan kepuasan pelanggan terhadap produk yang dihasilkan. 9 3. Pers dan Umum Mengembangkan, mengimplementasikan dan mengatur stategi dalam pemasaran produk dan mempromosikan perusahaan baik dalam bisnis, penjualan dan teknikal. Mengatur strategi untuk bekerja sama dengan distributor atau retailer. Bertanggung jawab atas order dari pelanggan. 4. Bagian Pembelian Bertugas atas pembelian bahan baku dan bahan pendukung produksi. Bertanggung jawab atas laporan pembelian kepada bagian keuangan. 5. Bagian Inventory Mengawasi penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman barang tepat pada waktunya. Bertanggung jawab atas material bahan baku yang ada, demi keamanan dan keselamatan kerja. 6. Bagian Produksi Mengawasi jalannya produksi. Mempunyai wewenang operasional
10 Bertanggung jawab atas kualitas barang produksi. 7. Bagian Akuntasi & Keuangan Mengawasi prosedur pencatatan, pengendalian keuangan perusahaan. Membuat dan bertanggung jawab atas laporan keuangan perusahaan dan laporan pertanggungjawaban kepada Direktur Utama. 8. Kaline (Kepala Line) Gambar/Tracer Bertugas untuk menentukan desain yang akan digunakan oleh bagian produksi. Bertugas menuangkan ide dari pelanggan menjadi desain dari produk yang akan dibuat. 9. Kaline (Kepala Line) Potong/Sortir Bertugas mengawasi proses pemotongan kain dalam proses produksi. Bertanggung jawab terhadap hasil pemotongan kaos. 10. Kaline (Kepala Line) Afdruk/Sablon Mengawasi proses afdruk maupun sablon pada produk yang bersangkutan. Bertanggung jawab terhadao proses pembuatan afdruk/sablon.
11 11. Kaline (Kepala Line) Obras/Jahit Bertugas untuk mengawasi proses obras/jahit dalam proses produksi. Bertanggung jawab untuk mengurangi kesalahan yang terjadi selama proses penjahitan/obras. 12. Kaline (Kepala Line) Finishing Bertugas untuk mengawasi proses finishing dari setiap produksi. Bertanggung jawab untuk melakukan quality control akhir sebelum dilakukan pengiriman. 13. Kaline (Kepala Line) Sampel Bertugas untuk mengawasi pembuatan sampel yang akan digunakan sebagai patokan dari proses produksi yang lebih besar.
12 1.5.4 Lantai Produksi Pemotongan Sortir Sablon Finishing Sablon Jahit Pengepakan Gambar 1.2 Proses Produksi Gambar diatas merupakan urutan proses dalam produksi kaos bersablon, dimana dalam pengerjaan untuk membuat kaos adalah memerlukan waktu sebanyak kurang lebih adalah sekitar 34 menit. Lantai produksi PT. Caladi lima sembilan terdiri atas 9 bagian yaitu : 1. Bagian gudang bahan baku, yaitu bertugas untuk menyimpan bahan baku masuk atau keluar dan menyiapkan bahan baku yang akan digunakan untuk proses produksi.
13 2. Bagian pemotongan, yaitu tempat dimana bahan baku yang masih berupa gulungan kain akan mengalami proses pemolaan dan pemotongan menjadi beberapa bagian baju. 3. Bagian desain, yaitu bertugas menggambar atau mendesain gambar yang akan digunakan pada t-shirt. 4. Bagian pisah warna, yaitu tempat melakukan pemisahaan warna dari berbagai campuran warna terdapat pada gambar desain. Pemisahaan warna ini dilakukan dengan menggunakan software untuk PC. 5. Bagian afdruk, yaitu bertugas untuk melakukan pemindahan gambar-gambar yang telah didesain sebelumnya ke dalam screen yang berguna untuk proses sablon. 6. Bagian sablon, yaitu bertugas menyablon gambar yang telah di afdruk ke dalam t-shirt dengan menggunakan screen dan obat/warna 7. Bagian press, adalah bertugas untuk proses pelekatan gambar pada t-shirt agar gambar yang telah di sablon tersebut kuat menempel pada kain. 8. Bagian jahit, yaitu bertugas menjahit dari beberapa potongan yang telah disiapkan. 9. Bagian finishing, yaitu bertugas untuk merapihkan benang-benang sisa pemotongan dan memeriksa cacat produk. Bagian Gudang Bahan Baku Bagian ini bertugas menyimpan bahan baku yang dibutuhkan dalam produksi t- shirt. Bagian ini dikepalai oleh seorang kepala gudang bahan baku dengan dibantu oleh
14 beberapa personil karyawannya. Bahan baku yang terdapat dalam gudang ini adalah meliputi yaitu ; 1. Kain Kain merupakan bahan utama dalam pembuatan t-shirt, bahan kain tersebut terdiri dari bermacam-macam jenis bahan dan warna. 2. Benang Benang merupakan bagian terpenting juga dalam produksi t-shirt, benang berfungsi untuk menyambung potongan-potongan baju yang telah disiapkan. benang ini terdiri dari beberapa warna dan akan dijahit sesuai warna kain dari t- shirt tersebut. 3. Obat Obat merupakan campuran bahan-bahan kimia yang digunakan sebagai warna untuk sablon. Sebelum digunakan bahan-bahan tersebut harus dicampur terlebih dahulu untuk disiapkan sebagai proses penyablonan. Karyawan pada bagian gudang ini bertugas mengecek dan mengukur bahan baku yang masuk sesuai dengan pesanan. Karyawan juga melakukan pencatatan dari keluar masuknya bahan baku tersebut untuk dilaporkan ke bagian atasan. Bagian Pemotongan Bagian pemotongan dikepalai oleh kepala bagian potong dengan dibantu oleh beberapa karyawannya. Bagian ini meliputi dari beberapa kegiatan atau proses yaitu :
15 1. Pemolaan Proses pemolaan diawali dengan pengamparan kain pada meja ampar, setelah itu baru kain tersebut di gambar sesuai dengan standar pola yang tersedia. 2. Pemotongan Dari kain yang telah terdapat polanya, maka proses selanjutnya adalah melakukan pemotongan. Proses pemotongan ini yaitu pertama dilakukan dengan cara manual yaitu dengan gunting, setelah itu baru dikumpulkan dan dipotong secara bersamaan sesuai dengan ukuran dengan menggunakan mesin potong. 3. Sortir Sortir adalah merupakan proses pengelompokan potongan kaos sesuai dengan ukuran, seperti kaos berukuran small, medium, ataupun large. Bagian Desain Bagian ini bertugas untuk menyiapkan kumpulan-kumpulan gambar yang akan digunakan pada t-shirt. Desainer memberikan beberapa alternatif pilihan gambar yang akan serahkan ke bagian marketing, setelah itu bagian marketing akan menawarkannya kepada buyer atau yang akan membeli produk ini. Bagian desain juga melakukan pencatatan atas gambar-gambar yang sudah terpakai ataupun yang akan digunakan.
16 Bagian Pisah Warna Pisah warna adalah proses pemisahaan gambar dari satu gambar menjadi beberapa gambar yang terbagi atas layer warna yang berbeda. Pisah warna dilakukan apabila gambar yang terdapat memiliki corak warna yang bervarisasi. Bagian Afdruk Bagian ini dikepalai oleh kepala bagian afdruk dengan dibantu oleh beberapa orang karyawan lainya. Bagian ini memiliki tugas yaitu menyiapkan kumpulan gambar yang telah didesain oleh bagian desain dan melakukan proses afdruk. Proses afdruk adalah proses pemindahan hasil gambar yang berupa print pada kertas dan memindahkannya gambar tersebut pada screen. Screen adalah adalah alat yang digunakan untuk menyablon pakaian. Bagian Sablon Setelah hasil gambar dipindahkan ke dalam screen yang telah dijelaskan seblumnya, maka proses selanjutnya adalah sablon. Proses ini diawali dengan meletakan potongan baju pada meja sablon, meja sablon tersebut dapat memuat kaos sebanyak 100 potong baju per meja. Setelah itu proses sablon dilakukan secara merata pada kaos yang telah diampar pada meja sablon tersebut. Sablon terbagi menjadi 2 tipe yaitu : 1. Sablon Plastisol Sablon plastisol yaitu sablon yang permukaan gambarnya merata ke bahan kain tersebut.
17 2. Sablon Karet Sablon karet yaitu sablon yang permukaan gambarnya timbuk keluar dan jika disentuh terasa kasar seperti bahan karet. Bagian Press Bagian press merupakan bagian yang bertugas sebagai finishing dari hasil sablon yang telah dilakukan. Bagian ini berfungsi untuk melekatkan hasil sablonan pada kain agar lebih awet dan tahan lama. Dalam proses pengerjaannya dibutuhkan tenaga kerja yang mengoperasikan mesin press tersebut. Ada beberapa mesin yang digunakan untuk press sablon yaitu ; 1. Mesin press Mesin ini digunakan untuk press pada sablon karet. 2. Mesin runner Mesin ini biasa digunakan untuk press pada sablon plastisol, bentuk mesin dapat berputar seperty rotary dan dapat menampung sebanyak 8 t-shirti. Bagian Jahit Mesin mesin yang terdapat dalam bagian ini adalah sebagai berikut dibawah ini yaitu : 1. Mesin Overdeck Mesin Overdeck yaitu mesin yang digunakan untuk menjahit kaos pada bagian sambungan badan atau seperti bagian bahu.
18 2. Mesin Jahit Mesin jahit adalah mesin yang digunakan untuk menjahit biasa, dan hanya terdiri dari satu jarum benang. 3. Mesin Obras Mesin Obras ialah mesin yang biasa digunakan sebagai finishing dalam menjahit sebuah kaos seperti pada bagian dalam lipatan kaos. Mesin ini juga dapat menjahit bentuk rantai maupun jahit biasa. Bagian finishing Bagian ini adalah bagian akhir dari proses pembuatan t-shirt dimana pada bagian ini proses pengendalian kualitas produksi juga dilakukan. Pada bagian ini setiap produk hasil produksi akan diperiksa akan kecacatannya. Apabila ada t-shirt yang kurang sempurna atau ada cacat maka produk tersebut akan di reject atau ditolak. Lokasi bagian finishing juga digunakan sebagai tempat gudang barang jadi yang akan siap dikirim kepada konsumen. Sehingga pengemasan juga dilakukan pada bagian ini. 1.5.5 Manajemen Sumber Daya Manusia 1.5.5.1 Karyawan Perusahaan ini sadar akan pentingnya dari suatu tenaga kerja, karena peran ini sangat penting dalam mendukung kegiatan usaha serta kemajuan perusahaan, oleh karena itu perusahaan secara terus-menerus tidak luput untuk memperhatikan sumber daya ini dan menjunjung tinggi nilai kesejahteraan bersama.
19 Sampai saat ini jumlah karyawan yang bekerja pada lantai produksi PT. Caladi Lima Sembilan adalah sejumlah 240 orang. Dimana para pekerja memiliki 1 shift kerja dalam 1 hari, yaitu; Tabel 1.1 Jam Kerja Karyawan Jam Senin Jumat Jam Kerja I 08.00 12.00 Istirahat 12.00 13.00 Jam Kerja II 13.00 17.00 Dimana karyawan bekerja pada perusahaan ini selama 8 jam setiap hari dan memiliki waktu istirahat selama satu jam. Jika terdapat pesanan yang lebih maka perusahaan akan menambahkan waktu kerja(lembur) atau dengan menambah tenaga kerja tambahan. 1.5.5.2 Sistem penggajian Sistem penggajian yang di berikan oleh PT. Caladi Lima Sembilan kepada karyawannya telah disesuaikan dengan keebijakan UMR(Upah Minimum Regional) yang ditetapkan oleh pemerintah daerah setempat. Peningkatan diberikan setiap tahunnya kepada masing-masing karyawan sesuai dengan kebijakan perusahaan dari prestasi karyawan yang telah didapatnya. Selain itu perusahaan juga memberikan tunjangan pada hari besar seperti Tunjangan Hari Raya (THR) dan Tunjangan Akhir Taun(TAT) yang telah ditentukan besarnya oleh perusahaan.
20 1.5.6 Produk PT. Caladi lima sembilan memiliki berbagai macam jenis produk selain t-shirt bersablon. Produk lain itu adalah antara lain sebagai berikut ; 1. Basic M 2. Basic Unitee 3. Bodifit 4. Junior kids 5. Junior 6. kemeja 7. oblong basic 8. oblong ladies 9. Jaket 10. Poloshirt 11. Sweater 12. Topi 13. Training