PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ASET TETAP BINUS UNIVERSITY (STUDI KASUS: PEMELIHARAAN ASET TETAP DAN PENGHAPUSAN ASET TETAP) Fabian Jevon Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia Arta Moro Sundjaja, S.Kom., SE., MM. Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia Nelly, S.Kom., MM. Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia Abstract The objective of this development is to help BINUS University in fixed asset supervision control and related transactions, especially in fixed asset maintenance and disposal. Methods used are Analysis Method, and System Design Method. Analysis Method had done by gathering information about the existing systems, organization profile, define & detailing the existing problems, and then create solution for them. System Design Method used for this work is Object-Oriented Method. Based on analysis result of this project, known that BINUS University had some problems in its maintenance & disposal asset system due its organization size & rapid grows. Some of the problems include no integrated fixed asset mutation interdepartmental, inadequate fixed asset maintenance & fixed asset disposal report, and other related problems. The design process provides visualization of proposed system flows, interaction between actor & system, user interface, and database structure. This project development produces a web based application that to handle the new fixed asset mutation system, so that the system can facilitate every fixed asset mutation transaction interdepartmental in BINUS more effective. The Conclusion of this project includes the development of 2 new systems in fixed assed system BINUS University, Integrated fixed asset mutation system interdepartmental and asset component exchange system. This system also support existing fixed asset disposal system by integrate it with maintenance system so it can provide specific report needed by specific user(s). Keywords: fixed asset, supervision, asset maintenance, asset disposal.
Abstrak Tujuan Pengembangan Sistem adalah untuk membantu Universitas Bina Nusantara (BINUS University) dalam melengkapi / memperbaiki kontrol pengawasan aset tetap beserta transaksi yang terkait. Metode yang digunakan dalam pembuatan tugas akhir ini adalah Metode Analisis dan Metode Perancangan. Metode Analisis dilakukan dengan mendapatkan data / informasi mengenai sistem berjalan beserta profil organisasi, melakukan penjabaran masalah, baru kemudian mengusulkan solusi atas masalah yang ditemukan. Metode Perancangannya menggunakan perancangan sistem berorientasi objek. Dari hasil dari analisis yang telah dilakukan, ditemukan fakta bahwa seiring dengan perkembangan ukuran organisasi, BINUS University memiliki beberapa permasalahan seputar pemeliharaan aset tetap & penghapusan aset tetap. Permasalahan tersebut antara lain belum adanya form mutasi aset yang terintegrasi antar departemen di dalam BINUS University, belum adanya informasi berupa laporan seputar pemeliharaan / penghapusan aset tetap, serta permasalahan terkait lainnya. Pengembangan sistem ini menghasilkan sebuah aplikasi berbasis web untuk menangani sistem mutasi / relokasi aset tetap, khususnya untuk kelas aset tetap furniture / fixture. Kesimpulan yang dihasilkan dengan pengembangan ini adalah pembangunan 2 flow sistem baru di dalam sistem aset tetap BINUS University, yakni sistem mutasi aset yang terintegrasi antar departemen & sistem pertukaran komponen aset. Sistem ini juga mendukung sistem penghapusan aset tetap yang sudah ada dengan mengintegrasikannya dengan sistem pemeliharaan aset sehingga dapat menghasilkan informasi khusus yang dibutuhkan. Kata Kunci: aset tetap, kontrol pengawasan, pemeliharaan aset tetap, penghapusan aset tetap. Pendahuluan Aset tetap merupakan investasi yang dilakukan oleh perusahaan dalam jangka panjang untuk mendukung kegiatan operasionalnya, sehingga keberadaannya sangat penting untuk ditelusuri dan dipelihara. Pentingnya aset tetap juga diungkapkan oleh (Domeika, 2008). Pada artikel jurnalnya ia mengungkapkan: Accounting of enterprise fixed asset encompassing 5.1 % in the structure of accounting information is of importance when making economic management decisions. Akuntansi aset tetap perusahaan mencakup 5,1% dari struktur informasi akuntansi yang penting sehingga harus dipertimbangkan dalam pembuatan keputusan manajemen ekonomi. Salah satu elemen penting dari manajemen aset tetap adalah selalu mengetahui berapa banyak unit dan posisi aset tetap yang dimiliki perusahaan. Tergantung pada sifat dari bisnis, aset tetap dapat berpindah tempat, lokasi, atau dipindahkan dari satu departemen ke departemen lain. Penggunaan teknologi modern juga bermanfaat bila aset tetap berpindah tempat, Misalnya, dengan menggunakan scanner memungkinkan untuk melacak waktu dan tanggal setiap pergerakkan aset tetap, serta menyediakan data penting untuk pihak manajemen organisasi. Dewasa ini banyak organisasi yang ingin & sedang menerapkan penggunaan teknologi untuk pengelolaan asetnya, Universitas Bina Nusantara contohnya. Terkait dengan pentingnya pengelolaan aset tetap pada universitas, (Pu & Chao, 2011) pada pendahuluan jurnalnya menyatakan University fixed assets are an important part of stateowned assets, they are not only the material basis and necessary condition for teaching and research, but also one of the important indicators to measure university scales, their number and magnitude of value could fully reflect the university's school conditions and school size. Aset tetap universitas merupakan bagian penting dari aset yang dimiliki, aset tersebut bukan hanya merupakan sekedar basis material dan kondisi vital yang diperlukan dalam mengajar dan melakukan penelitian, tetapi juga salah satu indikator penting dalam mengukur skala universitas, besarnya aset tetap yang dimiliki universitas dapat mencerminkan kondisi & ukuran sebuah universitas.
Universitas Bina Nusantara sudah memiliki sistem pengelolaan aset tetap namun ternyata sistem yang sudah ada tersebut kurang lengkap untuk meningkatkan operasional Universitas Bina Nusantara kedepannya. Sistem tersebut belum menyediakan fitur untuk pencatatan transaksi mobilitas aset yang terjadi beserta kebutuhan baru pengelolaan aset tetap lainnya. Metode Penelitian Metodologi yang dipakai adalah metode analisis dan metode perancangan dengan pendekatan Unified Process yang terdapat pada buku Object Oriented Analysis & Design with the unified process oleh John W. Satzinger. Metode analisis yang dilakukan dengan mempelajari profil perusahaan beserta sistem proses pemeliharaan aset tetap & penghapusan aset tetap yang berjalan, membuat visualisasinya ke dalam Activity Diagram, membuat paparan masalahnya, baru kemudian membuat solusi atas permasalahan yang ditemukan. Metode Perancangan yang dipakai di tugas akhir ini mengikuti model yang ada pada Unified Process. Hasil dan Bahasan Dari hasil Analisa didapat beberapa fakta tentang sistem berjalan: Sistem mutasi / perpindahan aset tetap yang ada belum terintegrasi antar departemen Belum tersedia data historis atas transaksi penukaran komponen aset Data lokasi aset tetap yang ada menjadi tidak akurat karena belum ada sistem yang menanganinya Laporan terkait pemeliharaan aset tetap / penghapusan aset tetap kurang memadai. Berdasarkan fakta-fakta tersebut, dibuat sistem aplikasi informasi akuntansi aset tetap untuk menjadi solusi bagi permasalahan yang telah diketahui. Beberapa flow sistem yang telah dikembangkan untuk mengatasi masalah yang ada: 1. Sistem flow mutasi aset / perpindahan aset tetap antar departemen. Proses Mutasi aset yang dimaksud dalam sistem ini adalah perubahan pengguna aset yang menyebabkan aset terkait harus dipindah lokasinya ke tempat pengguna baru (masih dalam naungan BINUS University). Sistem Mutasi Aset ini adalah usulan perbaikan sistem baru untuk membantu pemeliharaan aset BINUS University. Mutasi aset dimulai saat munculnya transaksi permintaan mutasi aset oleh user. Setiap user dalam aplikasi ini berhak melakukan proses mutasi aset. Untuk mengajukan permintaan mutasi tersebut, user harus mengisi Request Asset Mutation Form yang tersedia di dalam menu View Asset Mutation.
Electronic Form (E-Form) Mutasi Aset Aset-aset yang dapat dimutasikan hanya aset milik departemen user & aset tersebut berada di ruang yang sama dengan ruang user.form yang sudah diisi akan dikirim kepada Asset Supervisor untuk persetujuan transaksi. Proses Mutasi Aset hanya boleh dilakukan jika transaksi mutasi disetujui oleh asset supervisor. Apabila ditolak maka transaksi mutasi tidak boleh dilakukan. Apabila transaksi sudah disetujui, maka tahapan selanjutnya adalah konfirmasi dari penerima aset mutasi (user target mutasi). Transaksi mutasi dinyatakan selesai jika sudah terdapat konfirmasi dari penerima aset mutasi bahwa aset yang dimutasi sudah ia terima. 2. Sistem pencatatan penukaran komponen aset tetap Penukaran Komponen Aset terjadi pada saat proses reparasi / upgrade / downgrade aset tetap. Suatu komponen aset dapat ditukar dengan komponen lain, baik komponen tersebut adalah komponen baru ataupun komponen milik aset tetap sejenis yang lain. Sistem Penukaran Komponen Aset ini merupakan usulan perbaikan sistem baru untuk memperbaiki kontrol pemeliharaan aset BINUS University. Proses Penukaran Komponen Aset dimulai saat muncul permintaan penukaran komponen dari user departemen terkait. User yang ingin melakukan penukaran komponen mengisi form penukaran komponen sebagai tanda permintaan tukar komponen.
Electronic Form (E-Form) Penukaran Komponen Aset Permintaan tukar komponen tersebut akan dikirim kepada asset supervisor untuk proses approval. Penukaran Komponen Aset hanya boleh dilakukan jika permintaan penukaran komponen disetujui oleh asset supervisor. Apabila ditolak maka transaksi penukaran komponen tidak boleh dilakukan. Apabila sudah disetujui, maka tahapan selanjutnya adalah konfirmasi dari pelaksana penukaran komponen. Transaksi komponen aset dinyatakan selesai jika sudah terdapat konfirmasi dari petugas pelaksana bahwa komponen aset sudah tertukar. 3. Sistem pencatatan penghapusan aset tetap Sistem penghapusan aset tetap yang ada di sistem ini meliputi donasi aset, penjualan aset, tukar tambah aset, & kehilangan / kerusakan aset tetap oleh user. Setelah proses penghapusan aset tetap terkait selesai, baru kemudian data transaksi di-entry ke dalam sistem melalui e-form yang sudah disediakan untuk memperbarui data aset tetap. Masing masin memiliki form khusus karena kebutuhan data yang berbeda di tiap jenis transaksi.
E-Form Donasi Aset Tetap E-Form Penjualan Aset Tetap
E-Form Tukar Tambah Aset Tetap E-Form Kerusakan / Kehilangan Aset Tetap Oleh User
4. Sistem pembuat laporan atas transaksi yang tercatat Sistem yang dikembangkan menyediakan fasilitas pembuat laporan terkait pendatan aset yang dapat diunduh langsung oleh user. Fasilitas ini tentunya dapat mempermudah user yang menginginkan informasi terkait secara mudah & cepat. Beberapa contoh laporan yang dihasilkan sistem: Laporan Komposisi Aset Tetap
Laporan Mutasi / Relokasi Aset per Bulan
Laporan Jurnal Akuntansi Laporan Grafik
Simpulan Dan Saran Berdasarkan hasil analisa & perancangan atas sistem aset tetap pemeliharaan aset & penghapusan aset tetap BINUS University, dapat ditarik beberapa kesimpulan: 1. Masalah yang ditemukan dalam sistem pemeliharaan aset & penghapusan aset berjalan adalah pencatatan daftar aset tetap (khususnya aset tetap furniture / fixture) di BINUS University kurang reliable karena tidak ada pembaruan data pemakai aset tetap & lokasi aset tetap jika terjadi relokasi aset. 2. Rancangan sistem ini dapat melengkapi / memperbaiki sistem yang sudah ada, misalnya membantu departemen Building Management (BM) menginventarisir aset-aset yang berkategori sesuai otoritas departemennya yang sebelumnya belum ada. 3. Rancangan sistem ini memliki electronic form yang dapat dipakai untuk mencatat data yang dihasilkan dari transaksi-transaksi penghapusan aset & pemeliharaan aset yang terjadi secara terintegrasi. 4. Rancangan sistem & program yang diusulkan telah dilengkapi dengan prosedur penukaran aset komponen yang disertai dengan sistem approval sehingga dapat menciptakan kontrol pengawasan di setiap transaksi tukar komponen aset yang terjadi serta memungkinkan penelusuran atas siapa yang bertanggung jawab atas penukaran komponen aset yang terjadi. 5. Rancangan sistem memuat solusi flow prosedur proses mutasi aset yang reliabel karena memiliki sistem approval sehingga dapat menjaga kontrol pengawasan atas aset berkategori tertentu oleh departemen pengawas terkait. Selain itu, rancangan form elektronik yang dibuat dalam sistem ini dibuat user friendly karena meminimalisir aksi yang dilakukan user serta membuat transaksi mutasi menjadi efektif (tepat sasaran) karena daftar aset yang ditampilkan sudah difilter berdasarkan kesamaan departemen & lokasi aset tersebut dengan lokasi & departemen user terkait sehingga dapat menjamin bahwa user yang mengajukan transaksi mutasi adalah user yang berkuasa / memakai aset tersebut. 6. Sistem yang diusulkan memiliki fitur asset history riwayat hidup aset sehingga dapat menginformasikan seluruh aktivitas yang terkait dengan aset tersebut mulai dari aset tersebut tiba di BINUS University hingga akhirnya aset tersebut dibuang / dihapus.
7. Sistem baru yang diusulkan menawarkan informasi berupa laporan dari transaksi-transaksi mutasi aset yang terjadi sehingga dapat mempermudah bagian manajemen dalam pengambilan keputusan. 8. Tools / software yang digunakan sistem ini untuk membuat report (laporan) bersifat server-side, sehingga memberikan kemudahan bagi user / management yang membutuhkan informasi untuk mengunduh (download) laporan ke dalam perangkatnya tanpa harus menginstall aplikasi khusus report lainnya. 9. Sistem Informasi Akuntansi Aset Tetap yang diusulkan dibuat berbasis web karena web merupakan platform aplikasi yang fleksibel & universal, dapat diakses diarea kampus binus mana pun secara mudah dengan menggunakan perangkat mobile / notebook / PC tanpa harus melakukan instalasi aplikasi terlebih dahulu. Selain mudah diakses, aplikasi basis web juga mempermudah dalam maintenance aplikasi. 10. Implementasi dari sistem ini diharapkan dapat membuat peningkatan efisiensi kontrol pengawasan yang signifikan. Beberapa saran untuk pengembangan sistem aplikasi di masa depan: Sistem yang diusulkan diintegerasikan dengan sistem yang sudah ada, misalnya: SAP, aplikasi inventaris komponen pada Maintenance Engineering, dan sistem-sistem terkait lain yang sudah ada. Memberikan pelatihan tentang cara kerja sistem kepada staff-staff departemen terkait sehingga sistem dapat berjalan dengan baik. Memperindah / mempercantik tampilan web sehingga lebih menarik (eye-catching) saat digunakan user. Melakukan Back-up data teratur pada database server Referensi Domeika, P. (2008). Creation of the Information System of Enterprise Fixed Asset Accounting. ECONOMICS OF ENGINEERING DECISIONS, 7-15. Pu, L., & Chao, L. (2011). The Problems and Countermeasures of University Fixed Assets. 2011 International Conference on Agricultural and Biosystems Engineering, 400-403. Riwayat Penulis Fabian Jevon lahir di kota Jakarta pada tanggal 23 Juli 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di BINUS University jurusan ganda akuntansi dan sistem informasi pada 2013.