BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Dalam kehidupan modern, dimana perkembangan masyarakat memasuki era global dan era informasi, sangatlah penting artinya bagaimana kita berhubungan antara orang yang satu dengan yang lainnya. Begitu juga halnya dalam konteks organisasi maupun perusahaan. Public Relation merupakan salah satu hal yang dapat mengakomodir kebutuhan untuk berhubungan dan berkomunikasi. Public Relation yang baik mutlak dimiliki semua anggota masyarakat pada umumnya dan terutama masyarakat organisasi pada khususnya guna kelancaran hubungan kerja yang baik pada organisasi tersebut. Public Relation menyangkut kepentingan setiap organisasi yang bersifat komersial maupun yang nonkomersial, di sektor pemerintah (Publik) maupun maupun swasta (privat). Berdasarkan IPRA (International Public Relation Association), Public Relation didefinisikan sebagai fungsi manajemen yang khas yang mendukung pembinaan dan pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya mengenai komunikasi, pengertian, penerimaaan dan kerjasama, melibatkan manajemen dalam permasalahan dan persoalan: membantu manajemen memberikan penerangan dan tanggapan dalam hubungan dengan opini public: menetapkan dan menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani kepentingan umum: menopang manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif, bertindak sebagai sistem peringatan yang dini dalam
membantu mendahului kecenderungan: dan menggunakan penelitian secara teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana yang utama. Adapun fungsi dari Public Relation tersebut adalah memberikan informasi (timbal-balik, komunikasi dua arah) kepada masyarakat secara pribadi/ kelompok, memberi persuasi dalam pengertian mengubah sikap dan tingkah laku publik terhadap organisasi/ perusahaan demi keuntungan kedua belah pihak, mengintegrasikan sikap dan perbuatan organisasi dengan sikap dan perbuatan publik dan sebaliknya. Berdasarkan defenisi dan fungsi di atas, dapat dilihat bahwa komunikasi dalam kegiatan Public Relations itu sangat penting. Komunikasi yang dimaksud ialah komunikasi dua arah dari organisasi ke publiknya, dari publik ke organisasi secara timbal balik, dengan memperhatikan opini publik sebagai efeknya. Publik yang dimaksud di dalam Public Relations adalah kelompok atau publik yang terkait dalam pelaksanaan fungsi Public Relations itu. Di dalam Public Relations dibedakan adanya dua macam publik yang menjadi sasaran, yakni Internal Public Relations dan External Public Relations. Internal Public Relation adalah seluruh jajaran personel dari organisasi dari top manajemen sampai dengan lapisan yang terbawah, vertical, horizontal maupun diagonal. External Public Relations adalah pribadi atau kelompok publik yang terkait dalam suatu kegiatan kehumasan yang merupakan pelaksanaan fungsi Public Relations. Sesuai dengan tujuan utamanya, Public Relations akan dituntut untuk membentuk good will, toleransi, saling kerja sama, saling memercayai, saling pengertian, dan saling menghargai, serta untuk memperoleh opini publik yang baik atau menguntungkan tepat berdasarkan prinsip-prinsip hubungan yang
harmonis, baik hubungan ke dalam (internal relations) maupun hubungan keluar (external relations). Profesi seorang sekretaris di dalam suatu perusahaan merupakan salah satu profesi yang melibatkan aktivitas berinteraksi dengan banyak orang. Seorang sekretaris sering dihadapkan pada suatu keadaan dimana mereka melakukan tugas-tugas sekretaris, dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor atau mengatakan sesuatu berupa informasi dan menjadi sumber informasi untuk dapat mempererat hubungan dengan seseorang, baik dilakukan dengan orang dari luar perusahaan atau dari dalam perusahaan. Pengembangan hubungan kerja yang dijalankan seorang sekretaris dalam kedudukannya sebagai seorang human relations dapat dilaksanakan melalui penerapan dan pemanfaatan aspek-aspek komunikasi secara baik dan benar. Dengan melihat permasalahan tersebut, maka peran sekretaris dalam human relations sangatlah penting, hal ini tidak saja dalam pengertian hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan, tetapi juga termasuk pada hubungan in formal atau hubungan kemanusiaan antara pimpinan dan bawahan dalam rangka menciptakan suasana kerja yang kondusif. B. PERMASALAHAN Berdasarkan latar belakang tersebut di atas, maka yang menjadi perumusan masalahnya adalah Bagaimana Pengetahuan Public Relations
Seorang Sekretaris Dekan Dalam Mendukung Kegiatannya Pada Fakultas Ekonomi USU. C. TUJUAN PENELITIAN Pada dasarnya setiap kegiatan yang dilaksanakan mempunyai suatu tujuan, karena tanpa adanya tujuan kegiatan yang dilakukan tidak akan mendapatkan hasil yang baik. Pencapaian tujuan yang ditetapkan merupakan titik tolak dalam melaksanakan kegiatan. Adapun penelitian ini bertujuan untuk mengetahui Pentingnya Pengetahuan Public Relations Seorang Sekretaris Dekan Dalam Mendukung Kegiatannya Pada Fakultas Ekonomi USU. D. MANFAAT PENELITIAN Manfaat merupakan kegunaan yang terdapat dari suatu kegiatan yang kita lakukan. Adapun menjadi manfaat dalam penelitian ini adalah: 1. Penelitian ini bermanfaat pada Fakultas Ekonomi USU bahwa betapa penting dan berpengaruhnya pengetahuan Public Relations terhadap sekretaris dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. 2. Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pembaca, terkhusus untuk mengetahui bagaimana pengetahuan Public Relations dalam mendukung tugas sekretaris pada Fakultas Ekonomi USU. Dan juga Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.
3. Bagi penulis penelitian ini bermanfaat untuk dapat menyelesaikan tugas akhirnya serta mengetahui bagaimana peranan seorang sekretaris dalam menyelesaikan tugasnya yang berkaitan dengan Public Relations. E. JADWAL PENELITIAN DAN SISTEMATIKA PENULISAN 1. Jadwal Penelitian Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis membuat jadwal kegiatan, gunanya agar waktu yang diperlukan dapat berbagi-bagi dengan teratur, supaya penulisan tugas akhir ini dapat diselesaikan. Jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini : Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan No Kegiatan Minggu ke I II III 1 Persiapan 2 Pengumpuan Data 3 Penulisan Laporan
Dalam kegiatan Pengumpulan Data, Penulis melakukan riset selama beberapa minggu mulai tanggal 27 Maret s/d 17 April 2010 di bagian sekretaris dekan Fakultas Ekonomi. 2. Sistematika Penulisan Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Dalam bab ini, diuraikan mengenai Latar Belakang Masalah, Permasalahan, Tujuan Penelitian, Jadwal Penelitian dan Sistematika Penulisan. BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi.
BAB III : PEMBAHASAN Pada bab ini, penulis menguraikan hasil penelitian mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan judul tugas akhir. Seperti, pengertian, peranan, tujuan dan hubungan antara pengetahuan Public Relations pada seorang sekretaris dekan dalam mendukung kegiatannya pada Fakultas Ekonomi USU. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini, penulis membuat kesimpulan dan saran yang diperoleh dari penulisan tugas akhir dan pembahasan yang dilakukan. Dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.