Project Time Management adalah suatu kegiatan yang mencakup semua proses dan prosedur yang diperlukan agar proyek dapat berjalan tepat waktu. Gambaran umum project time management :
Plan Schedule Management Proses pembentukan kebijakan, prosedur dan dokumentasi untuk perencanaan, pengembangan, pengelolaan, pelaksanaan, dan pengendalian jadwal proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah untuk membimbing dan mengarahkan tentang bagaimana jadwal proyek akan dikelola sepanjang proyek tersebut berlangsung. Pada input Plan Schedule Management terdapat : a. Scope Baseline: mencakup pernyataan ruang lingkup proyek dan Work Breakdown Strukture (WBS) secara rinci yang digunakan untuk kegiatan mendefinisikan, estimasi durasi, dan schedule management. Dengan WBS kita dapat menuliskan tahapan-tahapan project secara rinci. Dari tahapan-tahapan yang kita tuliskan, kita dapat menganalisa kebutuhan sumber daya manusia dan
sumber-sumber daya lainnya seperti tempat, fasilitas, dan alat-alat yang diperlukan. Pada output Plan Schedule Management terdapat : Earned Value Management (EVM) untuk pengukuran kinerja. Contoh: control accounts, earned value measurement techniques, dan pengukuran kinerja jadwal.
Define Activities proses mengidentifikasi dan menjadwalkan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam suatu penyelesaian proyek secara terperinci, lengkap dan jelas. Tujuan utama dari proses define activities adalah untuk memecah kerja menjadi beberapa kegiatan yang berfokus pada menghitung, menjadwalkan, mengeksekusi, memonitor dan mengontrol proyek tersebut. Pada alat dan teknik define activities terdapat : Decomposition Decomposition merupakan sebuah teknik mengelompokkan project scope dan project deliverables ke dalam komponen yang lebih kecil. Manfaat dari decomposition adalah proyek dapat dikelola dengan lebih mudah dan mendapatkan hasil yang lebih tepat. Rolling Wave Planning Rolling wave planning adalah teknik perencanaan iteratif dimana pekerjaan yang harus diselesaikan dalam waktu dekat direncanakan secara rinci dan detail. sedangkan pekerjaan di masa depan direncanakan di tingkat yang lebih tinggi. Oleh karena itu, kegiatan bisa terjadi di berbagai tingkat tergantung di mana siklus hidup proyek.
Pada outputs define activities terdapat : Activity Attributes Activities attributes memiliki durasi pekerjaan, pekerja dan biaya dari pekerjaan tersebut. Activity attributes juga menyediakan informasi yang lebih banyak tentang setiap aktifitas proyek. Selama awal proyek berlangsung, activity attributes harus menyediakan activity identifier (ID), WBS (ID), activity label. Dan jika tahap tersebut sudah selesai maka tim proyek harus membuat activity codes, activity description, predecessor activities, successor activities, logical relationships, leads and lags, resource requirements, imposed dates, constraints and assumptions. Activity attributes digunakan untuk mengembangkan jadwal, memilih, memesan dan menggolongkan planned schedule activities dalam sebuah laporan. Milestone List Milestone list adalah daftar mengidentifikasi semua kegiatan proyek dan menunjukkan apakah kegiatan harus dilakukan dengan wajib atau tidak, seperti yang dipersyaratkan oleh kontrak, atau opsional, seperti yang berdasarkan informasi historis. milestones mirip dengan jadwal kegiatan rutin, dengan struktur dan atribut yang sama. Sequence Activities proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antar kegiatan suatu proyek. Dengan tujuan dapat meninjau kembali kegiatan yang harus dikerjakan dan menentukan ketergantungan kegiatan satu dengan yang lain sehingga mengetahui urutan kegiatan.
Pada input sequence activities terdapat : Project Scope Statement Project Scope Statement berisi deskripsi produk, yang meliputi karakteristik produk yang dapat mempengaruhi aktivitas sequencing, seperti tata letak fisik pabrik yang akan dibangun atau interface software. Informasi lain seperti proyek deliverable, hambatan-hambatan proyek, dan asumsi proyek. Pada tools and techniques sequence activities terdapat : Precedence Diagramming Method (PDM) Teknik yang digunakan untuk membuat model jadwal yang kegiatannya direpresentasikan oleh node (titik) dan dalam grafiknya dihubungkan oleh satu atau lebih hubungan logika untuk menunjukkan urutan dari kegiatan yang akan dilaksanakan. Ada empat macam dependensi, yaitu: Finish to start (FS) : Suatu pekerjaan baru dapat dimulai setelah pekerjaan yang lain selesai Finish to finish (FF) : Suatu pekerjaan harus selesai bersamaan dengan selesainya pekerjaan yang lain. Start to start(ss) : Suatu pekerjaan harus dimulai bersamaan dengan pekerjaan yang lain.
Start to finish (SF) : Suatu pekerjaan baru boleh diakhiri jika pekerjaan lain dimulai Dependency determination Dependensi atau ketergantungan dicirikan oleh kewajiban atau kebijaksanaan, internal atau eksternal. Dependensi punya 4 unsur, yaitu : a. Mandatory dependencies Hukum atau kontrak yang diperlukan sebagai dasar pekerjaan. Mandatory dependencies sering disebut sebagai logika keras, seperti pada proyek konstruksi, di mana tidak mungkin untuk mendirikan suprastruktur sampai setelah pondasi telah dibangun. Mandatory dependencies tidak akan bingung mengenai masalah jadwal penugasan dalam penjadwalan karena urutan2 kegiatannya memang harus dikerjakan sesuai urutan. b. Discretionary dependencie Dependensi Discretionary ditetapkan berdasarkan pengetahuan tentang praktek terbaik dalam area pekerjaan tertentu dari proyek dimana urutan pekerjaan memiliki banyak pilihan. Jadi tidak hanya ada satu urutan wajib pekerjaan. Yang menentukan dependensi diskresioner selama proses sekuensing kegiatan adalah tim proyek. c. External dependencies External dependencies melibatkan hubungan antara kegiatan proyek dan kegiatan non-proyek. Dependensi ini biasanya di luar kendali tim proyek. Sebagai contoh, kegiatan pengujian dalam proyek perangkat lunak mungkin tergantung pada pengiriman perangkat keras dari sumber eksternal. d. Internal dependencies Internal dependencies melibatkan hubungan antara kegiatan proyek dan umumnya dalam kendali tim proyek. Misalnya, tim tidak dapat menguji mesin sampai mereka merakit itu, ini adalah ketergantungan wajib internal.
Lead and Legs Lead adalah jumlah waktu dimana kegiatan selanjutnya dapat maju sehubungan dengan kegiatan sebelumnya yang lebih cepat selesai. Sedangkan Lag adalah jumlah waktu dimana aktivitas selanjutnya akan ditunda sehubungan dengan kegiatan sebelumnya yang terlambat. Pada output sequence activities terdapat : Project Schedule Network Diagram gambaran skematis yang mempresentasikan hubungan logis ketergantungan jadwal kegiatan proyek yang ada dari setiap aktivitas dalam sebuah proyek. Gambar 6.11 Project Schedule Network Diagram Dalam gambar diatas, kegiatan B merupakan kegiatan yang harus dilaksanakan bersama-sama dengan kegiatan C, dimana kegiatan B merupakan kegiatan yang dilakukan
setelah kegiatan A dan kegiatan C merupakan kegiatan yang dilakukan setelah kegiatan H. Setelah kegiatan C dilanjutkan dengan kegiatan D dan kemudian kegiatan E. Sedangkan kegiatan E merupakan kegiatan yang dikerjakan setelah kegiatan B selesai. Kegiatan H dan kegiatan I harus dikerjakan bersama-sama dengan slack 10. Setelah menyelesaikan kegiatan H dilanjutkan dengan kegiatan F dan kemudian kegiatan G. Kegiatan J merupakan kegiatan yang dilakukan setelah kegiatan I, dimana kegiatan J harus selesai bersamaan dengan kegiatan L yang merupakan succecor kegiatan K. Estimate Activity Resources Proses untuk memperkirakan jenis dan jumlah bahan (material), sumber daya manusia, peralatan atau perlengkapan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap aktivitas.
Estimate Activity Durations proses memperkirakan jumlah periode kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan dengan perkiraan sumber daya. Develop Schedule proses untuk menganalisis urutan kegiatan proyek, jangka waktu pengerjaan, kebutuhan sumber daya, dan kendala penjadwalan untuk menciptakan project schedule model. Manfaat utama dari proses ini adalah untuk menghasilkan sebuah schedule model yang di dalamnya terdapat timeline yang berfungsi untuk memantau penyelesaian seluruh aktivitas proyek. Sehingga pengerjaan menjadi teratur dan dapat diselesaikan sesuai target.
Pada input develop schedule terdapat : Critical Path Method (CPM) Critical path adalah metode yang menghitung jalur terpanjang dalam network diagram yang mempunyai kesalahan paling sedikit dibandingkan jalur yang lain. Critical path atau jalur kritis pada dasarnya adalah rangkaian aktifitas yang tidak memiliki keterlambatan pada pengerjaan tiap-tiap aktifitasnya (karena jalur kritis merupakan jalur yang diperkirakan paling lambat). Dengan kata lain aktifitas-aktifitas pada jalur kritis di anggap memiliki kesalahan paling sedikit dibandingkan jalur yang lain.
Critical Chain Method Critical Chain Method (CCM) adalah metode jadwal yang memungkinkan tim proyek untuk menempatkan buffer pada setiap jalur jadwal proyek untuk memperhitungkan sumber daya yang terbatas dan ketidakpastian proyek. Hal ini dikembangkan dari pendekatan metode Critical Path dan mempertimbangkan efek dari alokasi sumber daya,optimalisasi sumber daya, sumber daya penyamarataan, dan aktivitas durasi ketidakpastian pada Critical Path ditentukan dengan metode Critical Path. Resource Leveling Sebuah teknik di mana awal dan akhir tanggal disesuaikan berdasarkan keterbatasan sumber daya dengan tujuan permintaan balancing untuk sumber daya dengan pasokan yang tersedia. Resource Levelling dapat digunakan bila diperlukan saat sumber daya kritis,hanya tersedia pada waktu tertentu,atau dalam jumlah terbatas. Schedule Compression Mempercepat waktu project dengan tanpa mengubah atau mengganti bagian dari proyek tersebut, untuk menemukan jadwal yang memaksa dalam menyelesaikan proyek.
- Crashing: Biaya dan jadwal proyek dianalisis untuk menentukan cara untuk memperoleh jumlah kompresi terbesar sehingga biaya tambahan menjadi minimal. - Fast Tracking: Melakukan aktifitas secara bersamaan dan berurutan, namun hal ini sering menghasilkan pengerjaan ulang dan resiko yang ada cenderung sering terjadi. Pada output develop schedule terdapat : Project Schedule Presentation
Control Schedule adalah suatu bagian dari proses pengendalian perubahan. Tujuan dari proses ini adalah : 1. Mengetahui status dari jadwal proyek 2. Faktor yang depengaruhi karena perubahan jadwal 3. Menentukan jadwal yang berubah 4. Mengatur perubahan ketika perubahan itu terjadi. Pada tools and techniques control schedule terdapat : Teknik Performance Reviews - Trend Analysis Trend analysis mempertimbangkan performa proyek untuk menentukan apakan performa tersebut bertambah baik atau bertambah buruk. Teknik analisis grafis dapat digunakan untuk memahami performansi pada suatu waktu dan untuk membandingkan tujuan performansi di masa depan.
- Critical Path Method Membandingkan progress yang berada pada jalur kritis sehingga dapat membantu menentukan status jadwal. Variansi pada jalur kritis memiliki dampak secara langsung pada akhir waktu proyek. Dengan mengevaluasi progress dari aktivitas jalur kritis terdekat, akan mengidentifikasi resiko penjadwalan. - Critical Chain Method Metode merencanakan dan mengelola proyek yang menekankan kebutuhan sumber daya untuk mengerjakan proyek. - Earned Value Management Pengukuran performansi jadwal seperti variansi jadwal dan indeks peroformansi jadwal digunakan untuk menilai besarnya variasi pada original schedule baseline.