Memahami pentingnya jadwal proyek dan manajemen waktu proyek yg baik Menentukan aktivitas sbg dasar membuat jadwal proyek Menjelaskan bgmn manajer

Transkripsi

1 1

2 Memahami pentingnya jadwal proyek dan manajemen waktu proyek yg baik Menentukan aktivitas sbg dasar membuat jadwal proyek Menjelaskan bgmn manajer proyek menggunakan diagram jaringan dan ketergantungan utk menentukan urutan aktivitas Memahami hubungan antara estimasi sumber daya dan jadwal proyek Menjelaskan bgmn bbrp tools dan teknik dpt membantu manajer proyek utk melakukan estimasi durasi aktivitas 2

3 Tujuan Pembelajaran Menggunakan Gantt Chart utk merencanakan dan melacak informasi jadwal, menemukan jalur kritis proyek, dan menjelaskan bgmn critical chain scheduling dan PERT (Program Evaluation and Review Technique) mempengaruhi pembuatan jadwal Menjelaskan bgmn sofware manajemen proyek dpt membantu dlm manajemen waktu proyek Kenyataan dan issu terkait dgn pengendalian dan manajemen perubahan pd jadwal proyek 3

4 Manajer proyek biasanya menganggap penyerahan hasil tepat pada waktunya adl tantangan yg plg besar Isu mengenai jadwal mrpk sebab utama terjadinya konflik dlm proyek, khususnya pd paruh kedua jalannya proyek Waktu mrpk besaran yg plg tidak fleksibel; waktu akan berlalu apapun yg terjadi pada proyek 4

5 5

6 Penyebab konflik: Individual work style Perbedaan budaya Indikator tipe Myers-Briggs berfokus pd perilaku individu terhadap struktur dan tengat (deadline) Bbrp individu memilih utk mengikuti jadwal dan memenuhi tengat sementara bbrp individu yg lain tidak Perbedaan budaya bahkan utk negara yang sama akan mempunyai perilaku yg berbeda terhadap jadwal 6

7 Definisi aktivitas: identifikasi aktivitas khusus yg hrs dilakukan oleh anggota tim proyek dan stakeholder utk menghasilkan deliverables Pengurutan aktivitas (activity sequencing): identifikasi dan dokumentasi keterkaitan antar aktivitas proyek Estimasi sumberdaya utk setiap aktivitas Estimasi durasi aktivitas Pembuatan jadwal: analisis urutan aktivitas, analisis estimasi sumberdaya utk setiap aktivitas, dan analisis durasi aktivitas utk membuat jadwal proyek Pengendalian jadwal: pengendalian dan pengaturan perubahan jadwal proyek 7

8 Aktivitas atau tugas adl elemen pekerjaan yg biasanya ditemukan pd WBS yg membutuhkan durasi, biaya, dan sumberdaya Jadwal proyek mjd dokumen mendasar yg mengawali proyek Project charter mencakup tanggal mulai dan berakhirnya proyek, juga mengenai informasi anggaran Pernyataan lingkup dan WBS membantu bgmn proyek akan dilaksanakan Definisi aktivitas mencakup pengembangan WBS yg lbh rinci dan penjelasan yg mendukung pengertian ttg bgmn pekerjaan akan dilakukan, shg dpt dibuat estimasi biaya dan durasi pekerjaan yg realistis 8

9 Daftar aktivitas adl tabulasi aktivitas yg akan dimasukkan ke jadwal proyek. Daftar ini hrs mencakup: Nama aktivitas Nomor atau identitas aktivitas Deskripsi singkat ttg aktivitas Atribut aktivitas menyediakan informasi yg lbh byk ttg setiap aktivitas, misalnya ttg aktivitas sebelumnya, aktivitas sesudahnya, relasi logis, kebutuhan sumberdaya, hambatanhambatan, tanggal final, dan asumsi-asumsi terkait aktivitas 9

10 Milestone adl kejadian penting yang biasanya tdk mpy durasi Seringkali dibutuhkan bbrp aktivitas dan byk pekerjaan utk menyelesaikan sebuah milestone Milestone mrpk tool yg sangat berguna utk membuat tujuan jadwal dan memantau perkembangan (progress) Misalnya: Penyelesaian penandatanganan dokumen-dokumen penting oleh customer Penyelesaian produk-produk spesifik 10

11 Mencakup peninjauan kembali aktivitas-aktivitas yg harus dikerjakan dan menentukan ketergantungannya satu dgn yg lain Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas terkait dgn pengurutan aktivitas atau tugas-tugas proyek Hrs ditentukan ketergantungan antar aktivitas utk kepentingan critical path analysis 11

12 Ketergantungan mandatori: sejalan dgn sifat pekerjaan yg akan dilakukan dlm proyek; sering disebut jg hard logic Ketergantungan diskresionari: ditentukan oleh tim proyek; sering disebut soft logic dan hrs digunakan dgn hati-hati krn kemungkinan akan membatasi pilihan penjadwalan yg sesudahnya Ketergantungan eksternal: mencakup hubungan antara aktivitas proyek dan aktivitas non proyek 12

13 Diagran jaringan mrpk teknik yg digunakan utk memperlihatkan pengurutan aktivitas Sebuah diagram jaringan adl tampilan skematis mengenai hubungan logis antara aktivitas-aktivitas proyek atau urutan antara aktivitas-aktivitas proyek Terdapat dua format utama, yaitu: Arrow Diagramming Method (Activity on Arrow atau AOA) Precedence Diagramming Method (PDM) 13

14 Asumsikan bahwa semua durasi adl dlm satuan hari; A=1 berarti aktivitas A mpy durasi 1 hari 14

15 Disebut juga diagram jaringan AOA (Activity On Arrow) Aktivitas dinyatakan dgn anak panah (arrow) Titik (node) atau lingkaran berada pd ujung awal dan ujung akhir aktivitas Hanya dpt memperlihatkan ketergantungan finish-tostart 15

16 Temukan semua aktivitas yg berawal dr node 1. Gambarkan node selesainya dan kmd gambarkan anak panah antara kedua node tsb. Berikan nama aktivitas dan estimasi durasi utk aktivitas ybs Lanjutkan dgn menggambar diagram dr kiri ke kanan. Perhatikan jika ada burst dan merge. Burst tjd jk node tunggal diikuti oleh dua atau lebih aktivitas. Merge tjd jk dua atau lebih node mendahului sebuah node tunggal Lanjutkan hingga semua aktivitas yg mpy ketergantungan satu sama lain telah dimasukkan ke dlm diagram Semua anak panah mengarah ke kanan dan tdk ada anak panah yg menyilang digram jaringan AOA 16

17 Aktivitas dinyatakan menggunakan kotak (boxes) Anak panah menunjukkan hubungan antara aktivitasaktivitas PDM lbh populer drpd metode ADM dan digunakan oleh perangkat lunak manajemen proyek Lebih baik dalam memperlihatkan tipe-tipe ketergantungan yg berbeda 17

18 A B FS (Finish-to-Start) : Task B can t start until task A finishes A B SS (Start-to-Start) : Task B can t start until task A start B A FF (Finish-to-Finish) : Task B can t finish until task A finished B A SF (Start-to-Finish) : Task B can t finish until task A start 18

19 19

20 Sblm estimasi durasi aktivitas, hrs diketahui terlebih dulu mengenai kuantitas dan tipe sumberdaya yg dibutuhkan setiap aktivitas Isu penting: Seberapa sulit utk menyelesaikan suatu aktivitas tertentu dalam proyek ybs? Bgmn sejarah keberhasilan organisasi dlm mengerjakan aktivitas yg serupa? Apakah tersedia sumberdaya yg dibutuhkan? 20

21 Durasi mencakup jumlah waktu aktual utk mengerjakan suatu aktivitas ditambah waktu yg hilang (elapsed time) Effort adl jumlah hari-kerja atau jam kerja yg dibutuhkan utk menyelesaikan sebuah tugas Effort biasanya tdk sama dgn durasi Individu yg mengerjakan pekerjaan hrs membantu dlm membuat estimasi durasi aktivitas dan kmd hrs ditinjau ulang oleh seorang ahli 21

22 Daripada membuat estimasi aktivitas dlm jumlah diskret, misalnya 4 minggu, seringkali sangat membantu utk membuat estimasi tiga-titik: Yaitu sebuah estimasi yg mencakup estimasi optimis, ratarata, dan pesimis; misalnya 3 minggu utk estimasi optimis, 4 minggu utk estimasi rata-rata, dan 5 minggu utk estimasi pesimis Estimasi tiga-titik dibutuhkan utk estimasi PERT dan simulasi Monte Carlo 22

23 Gunakan hasil proses manajemen waktu utk menentukan tanggal mulai dan selesainya proyek Tujuan utama adl utk membuat jadwal proyek yg realistis yg dpt digunakan sbg dasar utk memantau kemajuan proyek dlm dimensi waktu Tool dan teknik yg terkait adl: Gantt Charts Critical Path Analysis Critical Chain Scheduling PERT Analysis 23

24 Gant chart menyediakan format standar utk menampilkan informasi jadwal proyek dgn menampilkan aktivitas proyek beserta tanggal mulai dan selesainya dlm format kalender Simbol-simbol yg digunakan: Black diamond : milestone Thick black bars : rangkuman tugas Lighter horizontal bars : durasi tugas Arrows : ketergantungan antar tugas 24

25 25

26 26

27 Jika diinginkan utk fokus pada tercapainya milestones terutama utk proyek-proyek besar Milestones menekankan pd kejadian-kejadian penting atau pencapaian-pencapaian dlm proyek Milestone dpt dibuat dgn memasukkan tugas yg mpy durasi nol, atau dgn cara menandai suatu tugas tertentu sbg sebuah milestone 27

28 Sebuah milestone harus: Specific (spesifik) Measureable (terukur) Assignable (dpt ditugaskan) Realistic (realistis) Time-framed 28

29 29

30 CPM adl teknik membuat diagram jaringan yg digunakan utk memperkirakan durasi proyek total Critical path utk sebuah proyek adl serangkaian aktivitas yg menentukan waktu tersingkat utk penyelesaian proyek Critical path adl jalur terpanjang mll diagram jaringan dgn jumlah slack atau float plg sedikit Slack atau float adl jumlah waktu sebuah aktivitas dpt ditunda tanpa menunda aktivitas berikutnya atau tanpa menunda tanggal penyelesaian proyek 30

31 Buatlah diagram jaringan yg baik Tambahkan estimasi durasi utk semua aktivitas pd setiap jalur mll diagram jaringan Jalur terpanjang mrpk critical path Jk satu atau lebih aktivitas pd critical path ternyata membutuhkan waktu yg lbh panjang drpd yg direncanakan, mk jadwal proyek akan mjd meleset kecuali manajer proyek mengambil tindakan koreksi 31

32 32

33 Critical path tidak harus terdiri atas aktivitas yg paling penting, krn critical path hanya memperhitungkan waktu Dimungkinkan ada lebih dari satu critical path jika ada dua atau lebih jalur dgn panjang waktu yg sama Critical path dpt berubah sejalan dgn perkembangan proyek 33

34 Free slack atau free float adl jumlah waktu sebuah aktivitas dpt ditunda tanpa mengakibatkan penundaan aktivitas berikutnya Total slack atau total float adl jumlah waktu sebuah aktivitas dpt ditunda tanpa mengakibatkan penundaan tanggal penyelesaian proyek Arah maju pd diagram proyek menentukan tanggal early start (ES) dan early finish (EF) Arah mundur pd diagram proyek menentukan tanggal late start (LS) dan late finish (LF) 34

35 35

36 36

37 Ada tiga cara: Memperpendek durasi aktivitas yang paling penting dgn menambah sumberdaya atau mengubah lingkup Melakukan kompresi jadwal Fast tracking aktivitas dgn melaksanakan aktivitas-aktivitas scr paralel atau overlapping 37

38 Penjadwalan critical Chain adl metode penjadwalan yg terkait dgn sumberdaya yg terbatas dlm membuat jadwal dan mencakup buffer utk menjamin tanggal penyelesaian proyek teori TOC (Theory of Contrains) Mengusahakan utk meminimalisasi multitasking dimana satu sumberdaya digunakan pada lebih dari satu tugas pada waktu yg sama 38

39 39

40 Buffer adl waktu tambahan utk menyelesaikan proyek Orang seringkali menambah buffer pd tiap tugas dan menggunakannya baik itu dibutuhkan atau tidak Murphy s Law : if something can go wrong, it will Parkinson s Law: work will expands to fill the time allowed Penjadwalan critical chain menghilangkan buffer dr tugas individual dan membuat: Buffer proyek atau waktu tambahan yg ditambahkan sblm waktu penyelesaian proyek Feeding buffer atau waktu tambahan yg ditambahkan sblm aktivitas pada critical path 40

41 41

42 PERT adl teknik analisis jaringan utk estimasi durasi proyek dimana terdapat ketidakpastian yg tinggi pada estimasi durasi aktivitas individual PERT menggunakan estimasi waktu probabilistik Estimasi durasi berdasar estimasi durasi aktivitas optimistik, kebiasaan (rata-rata), dan pesimistik, atau estimasi tiga-titik 42

43 43

44 selesai 44