BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dunia pariwisata tak terlepas dari industri yang berperan penting dalam pelaksanaan dan perkembangan pariwisata. Industri pariwisata adalah kumpulan usaha pariwisata yang saling terkait dalam rangka menghasilkan barang dan atau / jasa bagi pemenuhan kebutuhan wisatawan dalam penyelenggaraan pariwisata. Indonesia adalah negara yang berpotensial dalam pengembangan industri pariwisata, selain alam dan budaya yang menjadi pusat perhatian dunia. Sumber Daya Manusia yang mumpuni dalam bidang pariwisata, menjadikan nilai tambah dalam pengembangan industri di Indonesia. Dalam industri pariwisata terdapat elemen elemen pendukung dan setiap elemen memiliki sub-elemen yang mempengaruhi perkembangan pariwisata. Sub-elemen industri pariwisata yang melayani atau bekerja di bidang jasa, salah satunya adalah Event Organizer (EO). Event Organizer adalah pengelola suatu kegiatan atau sebagai pengorganisir suatu acara. Setiap acara yang terselenggara bertujuan untuk mendatangkan keuntungan dari kedua belah pihak, baik penyelenggara atau EO maupun yang menghadiri acara tersebut sebagai tamu. Di Indonesia terutama di Yogyakarta merupakan tempat yang sering
menggelar acara atau kegiatan pariwisata yang menfaatkan jasa EO untuk mengonsep dan mengatur jalanya kegiatan. Dewasa ini, perkembangan Event Organizer mengarah pada profesi, yaitu sebagai suatu lembaga baik formal maupun nonformal yang dipercaya mengatur jalannya suatu kegiatan. Kegiatan-kegiatan tersebut meliputi, peluncuran suatu produk baru, pesta, seminar, pagelaran musik, pameran, wisata MICE dan lain sebagainya sesuai permintaan client atau pihak pengguna jasa EO. Kegiatan MICE di Indonesia mulai berkembang dan menjadi trend di kalangan masyarakat, serta menjadi salah satu indikator pertumbuhan ekonomi. MICE merupakan akronim dari meetings, incentives, conferences and exhibitions. Suksesnya Konferensi Asia Afrika pada tahun 1955 di Bandung, Indonesia mulai menyadari pentingnya memiliki sumber daya manusia yang handal dalam mengorganisir penyelenggaraan konvensi. Tahun 1991 melalui KepMen Parpostel No.KM.108/HM.703/MPPT-91, dan Keputusan Dirjen Periwisata No.Kep-06/U/IV/1992, pemerintah menerapkan Tata Laksana Ketentuan Usaha Jasa Konvensi, Perjalanan Insentif dan Pameran atau dalam istilah lain disebut Meeting, Incentive, Conferences, Exhibition (MICE). Sejak saat itu industri MICE di Indonesia berkembang cukup pesat, dengan munculnya perusahaan yang bergerak sebagai Professional Convention Organizer (PCO), Professional Exhibition Organizer (PEO) maupun Event Organizer lainnya.
Tahun 2013 adalah tahun MICE bagi Indonesia, terbukti dengan diselenggarakannya kegiatan atau event nasional maupun internasional yang berhubungan dengan MICE, serta berbagai acara musik internasional. Daerah Istimewa Yogyakarta memperoleh penghargaan sebagai kota MICE paling nyaman di Indonesia dari Kementrian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif. Wisata MICE atau kegiatan MICE di provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta masih menjadi pasar potensial. Hal ini terbukti dengan dibangunnya sejumlah hotel, menjadikan pengelola MICE memperoleh banyak pilihan untuk menyelenggarakan kegiatan tersebut. Yogyakarta memiliki fasilitas, akomodasi dan transportasi serta wisata pendukung kegiatan MICE seperti pusat perbelanjaan dan kuliner. Salah satu keuntungan mengadakan MICE di Yogyakarta adalah biaya produksi yang murah dibandingkan dengan kota lain di Indonesia. Yogyakarta menjadi salah satu tujuan para investor untuk mengadakan wisata MICE. Dari sisi pariwisata tentu saja menguntungkan, Kota Yogyakarta sendiri memiliki kesempatan untuk memajukan keunggulan lain dari potensi pariwisatanya. Selain hotel, JEC (Jogja Expo Center) menjadi salah satu alternatif penyelenggaraan pameran dan kegiatan MICE lainnya. Pelaksanaan MICE menambah daya tarik wisatawan yang berkunjung ke Yogyakarta selain wisata seni, wisata budaya dan wisata alam.
Hotel hotel baru yang dibangun di Daerah Istimewa Yogyakarta dilengkapi dengan berbagai fasilitas pendukungnya serta membidik wisata MICE. Tamu tamu yang datang akan dijamu dengan sajian modern dengan sentuhan tradisional (wisataliburanjogja.blogspot.com, 2014) Larangan rapat di hotel dan menjamurnya hotel, mendorong PHRI (Perhimpunan Hotel dan Restoran Indonesia) mengadakan kegiatan bulanan dan promosi internasional. Mengantisipasi semakin menurunnya kegiatan MICE, PHRI Yogyakarta siap all out melakukan sejumlah program untuk menarik kunjungan wisatawan ke DIY. Caranya dengan mengandeng berbagi pihak seperti organisasi travel agent, event organizer dan lainnya untuk melakukan promosi bersama (solopos, 2015) Pemerintah menegaskan sedang merancang petunjuk teknis mengenai aturan rapat PNS. Namun pemerintah tidak mau disalahkan terkait menurunnya bisnis MICE perhotelan pasca larangan kegiatan PNS di hotel (wisatajogja.co.id, 2015). Menurut Rizki Handayani, Direktur Promosi Konvensi Insentif Event dan Minat Khusus, MICE menjadi salah satu produk wisata pariwisata, bahkan hingga kini MICE di Indonesia belum berjalan dengan mulus. Inilah kendalanya, 1. Kurang pencitraan terhadap destinasi, 2. Sinergi masih kurang sebab pendataan imigrasi pun belum bisa didapatkan, 3. Koneksi belum berjalan dengan baik, 4. Perijinan bea cukai, 5. Sistem pengasawan, 6. Persoalan perijinan di Indonesia masih sulit.
Faktor kemudahan yang diberikan, yakni hadirnya bebas visa yang akan dilakukan oleh Menteri Pariwisata, Arief Yahya (okezone.com, 2015) B. Rumusan Masalah 1. Bagaimana Standard Operating Procedures kegiatan MICE? 2. Apa saja inovasi kegiatan yang dilakukan CV Platinum Multi Kreasi dalam memenuhi kepuasan client? C. Tujuan Penelitian 1. Untuk mengetahui Standard Operating Procedures kegiatan MICE. 2. Untuk mengetahui inovasi kegiatan yang dilakukan CV Platinum Multi Kreasi dalam memenuhi kepuasan client. D. Manfaat Penelitian 1. Manfaat Praktis a. Penulis diharapkan dapat memberikan masukan mengenai pengembangan kegiatan MICE. b. Penulis diharapkan dapat memberikan strategi menciptakan inovasi baru dalam kegiatan MICE untuk memenuhi kepuasan client.
2. Manfaat Teoritis a. Memberikan pembelajaran dan pengalaman kepada mahasiswa tentang industri pariwisata yang berpengaruh terhadap kegiatan MICE. b. Memberikan pembelajaran dan pengalaman terhadap mahasiswa tentang strategi dan inovasi baru dalam dunia MICE guna meningkatkan kepuasan client. E. Tinjauan Pustaka 1. Ronardi Nova T.2014. Usaha Marketing Department dalam Menawarkan Wisata Konvensi dan MICE Di Gadjah Mada Univercity Club.Yogyakarta.Universitas Gadjah Mada. Tugas akhir yang berisi tentang marketing yang baik akan menunjang kemajuan hotel dalam memenuhi kebutuhan permintaan wisata MICE yang semakin meningkat. 2. Salman Muttaqin Patrajaya.2014. Peranan Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Bandung untuk Meningkatkan Wisata MICE di Kota Bandung. Yogyakarta.Universitas Gadjah Mada. Skripsi yang berisi tentang peranan pemerintah dan lembaga terkait untuk peningkatan wisata MICE di kota Bandung.
3. Noor Any.2007. Globalisasi Industri MICE.Bandung.Alfabeta. Buku ini dimaksudkan untuk memberikan panduan dalam mempelajari bidang MICE dan berisi tentang konsep perencanaan serta penyelenggaraan kegiatan MICE dilengkapi dengan studi kasus dan bahan diskusi yang telah disesuaikan. Perkembangan bisnis MICE yang cepat disertai penggunaan teknologi telah memberikan nuansa baru pada bisnis MICE sehingga buku ini diharapkan mampu memberikan pandangan bagi penyelenggara kegiatan MICE di era globalisasi secara menyeluruh. 4. Herawati Tuty.2013.Pengantar MICE.PNJ Press. Buku ini merupakan yang memperluas pengetahuan dan wawasan pembaca tentang aspek aspek penyelenggaraan kegiatan Meeting, Incentive Travel, Convention, dan Exhibition (MICE). Setelah membaca buku ini, pembaca diharapkan mampu merancang dan mempersiapkan proposal penyelenggaraan event, mampu mempresentasikan dan dapat mempersiapkan dan menyelenggarakan kegiatan MICE. Materi buku ini meliputi makna MICE, industri MICE, jenis dan tujuan kegiatan meeting dan convention, jenis kegiatan dan tujuan kegiatan incentive, jenis dan tujuan pameran, organisasi yang terlibat dalam penyelenggaraan event, cara membuat anggaran, pencarian dana melalui sponsor dan bidding, dan membuat proposal penyelenggaraan event dan mempresentasikannya.
5. KRMT Indro Kimpling Suseno, SH.2009. Untung Besar Bisnis Event Organizer.Galang Press. Buku ini merupaka penggabunganan kedua buku kecil dari yang pernah diterbitkan yaitu Cara Pinter Jadi Event Organizer dan Cara Pinter Mengelola Keuangan Event Organizer. Bagi ini dilengkapi dengan strategi menggaet sponsor, strategi membuat proposal, kiat menyusun acara, kiat sukses membawa acara (MC), ilmu sukses sibalik proses, strategi mengelola keuangan EO, strategi menyusun mata anggaran, strategi menyusun rundown acara, strategi mencari mitra event, strategi promosi dan media partner. Jadilah EO handal : mudah, praktis, sangat menguntungkan. Setiap orang bisa sukses. F. Landasan Teori MICE adalah akronim dari meetings, incentives, conferences and exhibitions. Wisata MICE merupakan salah satu sektor dalam industri pariwisata yang berkembang sangat pesat. Kegiatan wisata MICE melibatkan berbagai sektor seperti sektor transportasi, perjalanan, rekreasi, akomodasi, makanan dan minuman, tempat penyelenggaraan acara, teknologi informasi, perdagangan dan keuangan sehingga wisata MICE dapat digambarkan sebagai industri multifaset. Di banyak daerah tujuan wisata, kegiatan MICE dikategorikan di bawah payung industri event (Dwyer dan Mistilis: 2000).
Menurut Mair (2009), istilah meeting dalam MICE dapat didefinisikan sebagai suatu acara terstruktur yang dapat menyatukan sekumpulan orang secara kolektif untuk mendiskusikan topik yang menjadi kepentingan bersama. Istilah incentive mengacu kepada jenis perjalanan di mana sebuah perusahaan membayar karyawannya untuk bepergian, untuk menghadiri konferensi atau pameran, untuk kesenangan, sebagai penghargaan atas kinerja yang berhubungan dengan pekerjaan. Menurut CIC (2011), Conferences merupakan elemen ketiga dari wisata MICE yang dapat diartikan sebagai suatu pertemuan partisipatif yang dirancang terutama untuk tujuan diskusi, mencari dan berbagi informasi, memecahkan masalah dan konsultasi. Conferences biasanya memiliki keterbatasan waktu dan memiliki tujuan khusus.conference mirip dengan meeting di mana suatu acara conference melibatkan 10 orang atau lebih selama minimal empat jam dalam satu hari atau lebih dan kegiatan conference diadakan di luar perusahaan itu sendiri. Menurut Montgomery dan Strick (1995), istilah exhibitions digunakan untuk menggambarkan event yang dirancang untuk mempertemukan pemasok produk, peralatan industri dan jasa di suatu tempat di mana para peserta dapat mendemonstrasikan dan mempromosikan produk dan jasa yang mereka tawarkan. Menurut UNWTO (2012), selain manfaat ekonomi, perkembangan kegiatan MICE memberikan peluang untuk berbagi pengetahuan (knowledge sharing), pengembangan jaringan (networking),
dan pengembangan kapasitas (capacity building), sehingga kegiatan MICE dianggap sebagai pendorong penting bagi pengembangan intelektual dan meningkatkan kerjasama regional. Standard Operating Procedure (SOP) / Prosedur Operasi Standar merupakan panduan teknis yang berisi serangkaian instruksi yang menggambarkan standar aktivitas dan proses yang berlangsung dalam suatu perusahaan. SOP berfungsi untuk mendefinisikan semua konsep dan teknik penting serta persyaratan yang dibutuhkan, dituangkan dalam suatu bentuk yang langsung dapat digunakan oleh personel organisasi dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari. Dengan demikian, tujuan diperlukannya SOP dalam suatu perusahaan adalah untuk memberikan penyamaan persepsi semua personel yang terlibat, memberi pemahaman atas setiap langkah detail kegiatan yang harus dilaksanakan sehingga mampu menjaga konsistensi operasi perusahaan, dan kualitas produk atau jasa yang dihasilkan. Event berasal dari bahasa Inggris yang bila diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia mempunyai arti peristiwa atau kejadian. Sedangkan Organizer memiliki arti dalam bahasa Indonesia organisator. Organisator memiliki peran mengatur informasi, kegiatan, proyek dan obyek konkrit dengan cara yang kohesif dan efisien. Seorang organisator biasanya dikenal karena kemampuannya untuk menyusun secara sistematis, mengelompokkan dan mengatur apa yang ada di hadapannya dengan cara yang teratur dan logis. Untuk menyiapkan sebuah acara
(event), dibutuhkan serangkaian tahapan. Mulai dari perencanaan, persiapan, pendanaan, sampai prosedur teknis kegiatan itu sendiri dari awal sampai akhir. Dengan ini Event Organizer adalah jasa penyelenggara kegiatan, merupakan usaha yang dilakukan untuk mempermudah perwujudan ide atau rencana menggelar sebuah event. Event ini meliputi kegiatan-kegiatan seperti penyelenggaraan pameran, pameran konvensi, pagelaran musik, pesta, seminar, peluncuran produk, konferensi pers dan kegiatan lainnya, bisa disesuaikan dengan permintaan dari pengguna jasa event organizer atau inisiatif event organizer sendiri. G. Metode Penelitian 1. Tempat Dan Waktu Penelitian 1.1. Tempat Penelitian : CV Platinum Multi Kreasi (Platinum Event Organizer) Jalan Jayeng Prawiran No.15, Purwokinanti, Pakualaman, Yogyakarta 55112. Office : (0274) 565577 Fax : (0274) 559898 Email : dhany@platinumkreasi.com
dhany.platinum@gmail.com Website : www.platinumkreasi.com SIUP : 220/12-05/PR/IX/2013 TDP : 120536302741 HO : 1002/0606.GM/2013 1.2. Waktu Penelitian : 2 Februari 2 Mei 2015 2. Metode Pengumpulan Data 1.1 Observasi Metode penelitian ini dilakukan dengan cara mencari informasi langsung di CV Platinum Multi Kreasi sebagai trainee selama tiga bulan untuk memperoleh data-data yang diperlukan. 1.2 Wawancara Metode penelitian ini dilakukan dengan cara mewawancarai langsung pihak-pihak terkait yang menguasai semua komponen yang ditanyakan dalam mendukung penulisan tugas akhir ini.
1.3 Dokumentasi Penelitian ini dilakukan dengan cara mencari sumber dari dokumen, catatan, pengambilan gambar atau foto kegiatan dan sebagainya yang ada dalam CV Platinum Multi Kreasi. 2.4 Sumber Pustaka Metode penelitian ini dilakukan dengan cara mencari dan mengumpulkan referensi dari sumber sumber pustaka yang mendukung penulisan tugas akhir ini. Sumber pustaka diperoleh dari buku buku, artikel, surat kabar, skripsi, tugas akhir dan karya ilmiah lainnya yang berkaitan dengan judul tugas akhir ini. 3. Analisis Data Data dan informasi diperoleh penulis dari hasil wawancara dan observasi langsung di CV Platinum Multi Kreasi. Sebagai narasumber penulis adalah Project Officer (PO) serta Admin kantor CV Platinum Multi Kreasi. Penulis mengamati setiap kegiatan atau aktivitas yang berlangsung di kantor selama menjadi trainee serta penulis mengikuti kegiatan yang dilakukan dari sebelum event (pra-event), selama produksi event, event berlangsung (eksekusi event) dan evaluasi event. Selain mendapatkan data dan informasi yang valid dari internal
perusahaan, penulis melakukan testimony terhadap pengunjung event atau kegiatan MICE yang ditangani oleh CV Platinum Multi Kreasi. H. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan Tugas Akhir ini terdiri dari empat bab yang masingmasing dijabarkan sebagai berikut : Bab I : Pendahuluan, berisi latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, tinjauan pustaka, landasan teori, metode penelitian dan sistematika penulisan. Gambaran umum, berisi tentang sejarah dan struktur Bab II : organisasi CV Platinum Multi Kreasi, dan portofolio event yang ditangani oleh CV Platinum Multi Kreasi. Bab III : Pembahasan, berisi tentang persiapan di balik layar kegiatan MICE sampai berakhirnya kegiatan MICE atau evaluasi sesuai dengan SOP, dan inovasi kegiatan CV Platinum Multi Kreasi guna kepuasan client. Bab IV : Penutup, berisi tentang kesimpulan dan saran untuk CV Platinum Multi Kreasi.