27 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Proses Lama Melihat model bisnis dari PT XYZ maka kita dapat melakukan pembagian atas setiap proses bisnis yang ada didalam perusahaan. Adapun proses-proses bisnis tersebut adalah : Pembelian, Produksi, Penjualan, Keuangan dan Akuntansi, dan Sumber daya Manusia. Gambar 4.1. adalah gamabran proses bisnis perusahaan secara keseluruhan. SUPPLIER PELANGGAN PEMBELIAN PRODUKSI PENJUALAN PENYIMPANAN KEUANGAN Gambar 4.1 Proses Bisnis Perusahaan
28 Secara garis besar Proses Pembelian bertujuan untuk mendapatkan bahan baku yang diperlukan perusahaan dalam berproduksi. Bagian dari proses pembelian ini adalah pemilihan dan evaluasi supplier, dan pembelian. Proses ini dijalankan oleh bagian Pembelian. Proses Produksi secara garis besar bersifat teknis dengan tujuan untuk menghasilkan produk (garam) dalam kuantitas, jenis, dan kualitas yang diinginkan untuk dijual oleh perusahaan kepada pelanggan. Yang termasuk dalam proses ini adalah : perencanaan produksi, produksi, quality assurance, dan maintenance. Pelaksanaan proses produksi dilakukan oleh : bagian Perencanaan Produksi, bagian Produksi, dan bagian Jaminan Mutu. Proses Penyimpanan dilakukan didalam perusahaan sebagai kegiatan transisi untuk menyimpan bahan baku, barang ½ jadi, dan barang jadi dari saat pelaksanaan proses produksi sampai proses penjualan. Sehingga proses penyimpanan dekat dengan proses produksi. Adapun bagian dalam proses ini adalah : penerimaan barang, pengeluaran barang, dan pencatatan stock. Pelaku utama dari proses ini adalah bagian gudang, serta berkaitan dengan bagian pembelian, bagian jaminan mutu, bagian keuangan, dan bagian logistik. Proses Penjualan bertujuan untuk menjual produk PT XYZ kepada pelanggan. Bagian dari proses penjualan adalah : marketing, penerimaan pesanan, pengiriman, hubungan dengan pelanggan, service (termasuk pengaduan). Bagian Pemasaran akan berhubungan dengan bagian lainnya seperti : bagian perencanaan produksi, bagian logistik, bagian keuangan.
29 Proses Keuangan di PT XYZ merupakan pendukung dari seluruh kegiatan perusahaan atas hal-hal yang berhubungan dengan pergerakan uang. Beberapa bagian dari proses ini adalah : pembayaran, penagihan (termasuk penukaran faktur), pembukuan, kas kecil, dll. Bagian Keuangan adalah pelaku utama, dan berhubungan dengan semua bagian di PT XYZ. Dengan membandingkan secara keseluruhan proses bisnis dari PT XYZ dan permasalahan yang timbul, maka didapatkan bahwa masih ada proses yang memiliki kelemahan, sehingga untuk menyelesaikannya dipandang perlu untuk memperbaiki beberapa proses yang ada dengan menggunakan rekayasa ulang. Proses-proses tersebut adalah proses Penerimaan Pesanan dan proses Penukaran Faktur, seperti yang terlihat pada Gambar 4.2. REKAYASA ULANG PENJUALAN PENERIMAAN PESANAN KEUANGAN PENUKARAN FAKTUR PENGIRIMAN PENAGIHAN Gambar 4.2 Proses-proses Bisnis yang dilakukan rekayasa ulang
30 4.1.1 Proses Penerimaan Pesanan Proses Penerimaan Pesanan merupakan kegiatan pada awal dari penjualan perusahaan. Bagian pemasaran akan menerima pesanan pelanggan setelah negosiasi dilakukan antara bagian purchasing pelanggan dengan bagian pemasaran. Melalui negosiasi akan didapat jenis dan kuantitas garam yang diinginkan, serta bagaimana pengiriman dan cara pembayaran. Bagian gudang bertanggung jawab untuk mengatur pengiriman pesanan garam kepada pelanggan sesuai dengan perjanjian yang telah disetujui sebelumnya. Model proses Penerimaan Pesanan ada pada Gambar 4.3. 1. Pengesahan Pesanan Pembelian Kegiatan ini dimulai saat Pesanan Pembelian dari bagian purchasing pelanggan sampai ke kantor pusat. Pada umumnya Pesanan Pembelian dikirimkan melalui fax dan akan langsung diterima oleh bagian pemasaran di kantor pusat. Setelah diterima, maka bagian pemasaran akan meminta pengesahan atas Pesanan Pembelian tersebut sebelum dikirimkan ke bagian keuangan dan bagian gudang. Untuk pemesanan dibawah 25 ton, maka pengesahan cukup dilakukan oleh bagian pemasaran. Untuk pemesanan diatas 25 ton, pengesahan harus dilakukan oleh Direktur, dan untuk pemesanan diatas 200, pengesahan harus dilakukan oleh Direktur Utama. Pesanan Pembelian yang datang rata-rata per hari adalah 8-10 lembar. Permintaan pengesahan ini memakan waktu kurang lebih 3 menit. 2. Pencatatan pesanan pelanggan
31 Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk menyimpan data transaksi dari setiap pelanggan sebagai data historis. Pencatatan dilakukan oleh bagian pemasaran pada sebuah file microsoft excel. Pencetakan hanya dilakukan apabila diperlukan. Waktu yang diperlukan kurang lebih 5 menit. 3. Pembuat Pemantauan Pesanan Pelanggan Untuk beberapa pesanan, pengiriman pesanan tidak dilakukan sekali pengiriman. Hal itu telah ditentukan pada saat bagian pemasaran melakukan negosiasi dengan pelanggan. Pemantauan Pesanan Pelanggan merupakan dokumen yang menunjukkan pengiriman-pengiriman yang perlu dilakukan untuk suatu pesanan. Pemantauan pesanan pelanggan digunakan oleh bagian pemasaran untuk mengawasi pengiriman pesanan, apabila pengiriman dalam satu Pesanan Pembelian dilakukan lebih dari satu kali. Dokumen Pemantauan Pesanan Pelanggan dibuat selama kurang lebih 5 menit. 4. Pengiriman Pesanan Pembelian Pesanan Pembelian yang diterima dari pelanggan, akan di fax kepada gudang untuk dipergunakan oleh bagian perencanaan produksi dan bagian gudang. Lalu bagian pemasaran akan membuat fotocopy Pesanan Pembelian tersebut untuk diberikan kepada bagian keuangan dan untuk disimpan didalam lemari oleh bagian pemasaran. Waktu yang diperlukan adalah 10 menit. 5. Pembuatan jadwal pengiriman Bagian gudang akan memperbaharui jadwal pengiriman setiap kali ada pesanan baru. Jadwal pengiriman dibuat berdasarkan fotokopi Pesanan Pembelian yang
32 dikirim bagian pemasaran. Bagian gudang akan mengatur pengiriman pesanan tersebut, dan mencatat : jenis garam, waktu dan tempat pengiriman pada buku catatannya. Lalu menuliskan jadwal pengiriman tersebut pada papan whiteboard sehingga bisa dilihat oleh semua orang di gudang. Waktu yang diperlukan kurang lebih 15 menit. 6. Pembuatan surat jalan Surat jalan akan dibuat oleh bagian gudang sebagai persiapan apabila saat untuk mengirimkan pesanan tiba. Surat jalan akan diperlukan sebagai tanda bukti pada saat pengiriman barang dilaksanakan. Surat jalan dibuat secara manual lalu disimpan. Waktu yang diperlukan adalah 3 menit. Pada Tabel 4.1. terlihat aktivitas-aktivitas yang ada dalam proses pengiriman, tenaga kerja yang terkait dalam proses, serta waktu rata-rata yang diperlukan dari masing-masing aktivitas. Tabel 4.1 Aktivitas Proses Penerimaan Pesanan AKTIVITAS SDM WAKTU Pengesahan pesanan pembelian 1 3 menit Pencatatan pesanan pelanggan 1 5 menit Pembuatan Pemantauan Pesanan Pelanggan 1 5 menit Pengiriman pesanan pembelian 1 10 menit Pembuatan jadwal pengiriman 1 10 menit Pembuatan surat jalan 1 3 menit
33 Start Purchase Order Pengesahan Pesanan Pembelian Pemasaran Pencatatan Pesanan Pelanggan Pembuatan Pemantau Pesanan Pelanggan Pemantau Pesanan Pelanggan Pengiriman Pesanan Pembelian Copy Purchase Order Pembuatan Surat Jalan Surat Jalan End Gudang Pembuatan jadwal pengiriman jadwal pengiriman Gambar 4.3 Model Proses Penerimaan Pesanan Permasalahan yang ada dalam proses ini adalah adanya pencatatan yang dilakukan berkali-kali pada dokumen di kertas (paper-based document) secara berulang-ulang, sehingga terdapat pencatatan yang berulang-ulang. Permasalah kecil yang mungkin muncul adalah terkadang fax dari pemasaran yang tidak jelas menyebabkan bagian gudang perlu untuk menghubungi kembali bagian pemasaran untuk mendapatkan kejelasan.
34 Dokumen Pemantauan Pesanan Pelanggan hampir tidak memberikan guna yang berarti karena dengan proses ini maka pengaturan pengiriman merupakan tanggung jawab bagian gudang. Sedangkan bagian gudang tidak bergantung kepada dokumen tersebut, tetapi kepada jadwal kirim. Dokumen Pemantauan Pesanan Pelanggan hanya berguna untuk mengingatkan bagian pemasaran saja. Padahal untuk pengiriman, masalah ini termasuk hal yang dibahas dalam negosiasi bagian pemasaran dengan bagian pembelian pelanggan. Hasilnya akan terlihat apabila terjadi keterlambatan pengiriman, bagian pemasaran tidak dapat memberikan jawaban langsung kepada pelanggan, sedangkan bagian pemasaran adalah pihak pertama yang dihubungi bila ada permasalahan tersebut. 4.1.2 Proses Penukaran Faktur Proses Penukaran Faktur merupakan proses awal dari proses penagihan, dimana untuk menerima pembayaran diperlukan Tanda Terima Tukar Faktur. Proses ini dimulai saat bagian gudang hendak memberikan surat jalan asli yang diberi tanda cap sebagai bukti pesanan telah diterima. Proses Penukaran Faktur merupakan kelanjutan dari proses pengiriman, dan proses awal sebelum proses penagihan. Keseluruhan proses penukaran faktur ini dapat dilihat pada Gambar 4.4. dan proses penagihan pada Gambar 4.5. Dibawah ini adalah aktivitas-aktivitasnya : 1. Pengiriman Surat Jalan asli ke kantor pusat Surat jalan asli akan dikumpulkan di gudang selama kurang lebih satu minggu untuk dikirimkan dari gudang kepada bagian keuangan di kantor pusat,
35 sehingga ada waktu tunggu selama 1 minggu. Untuk per minggu bisa didapat rata-rata sekitar 60 surat jalan. 2. Pengecekkan surat jalan asli dengan fotokopi Pesanan Pembelian Di kantor pusat bagian keuangan akan mengumpulkan semua Surat Jalan asli yang diantar oleh kurir tersebut. Setelah itu bagian keuangan akan mencocokkan setiap surat jalan asli yang diterima dengan fotokopi Pesanan Pembelian yang diterima dari bagian pemasaran sehingga bagian keuangan mengetahui pesanan-pesanan yang telah dikirim, dan telah menjadi piutang perusahaan. Waktu yang diperlukan hanya sekitar 3 menit. 3. Pembuatan surat jalan, Surat tagihan dan kwitansi. Setelah setiap surat jalan asli cocok dengan fotokopi Pesanan Pembelian, maka bagian keuangan akan membuat surat tagihan dan kwitansi, sebagai tanda bukti penagihan dan syarat untuk melakukan Penukaran Faktur. Surat tagihan dan kwitansi dibuat dengan menggunakan komputer. Surat jalan yang lebih detail juga dibuat kembali, karena surat jalan dari gudang hanya dibuat dalam tulisan tangan. Contoh surat jalan ini telah ada di komputer. Untuk setiap surat jalan, surat tagih dan kwitansi, bagian keuangan memerlukan waktu sekitar 10 menit. 4. Penukaran Faktur Setelah semua surat tagihan dan kwitansi selesai dikerjakan, maka bagian keuangan akan menyuruh kolektor untuk melakukan Penukaran Faktur di kantor pelanggan dengan membawa Surat Jalan asli, surat tagihan, dan kwitansi.
36 Kolektor akan pergi kekantor pelanggan untuk menyerahkan surat jalan asli, surat tagihan, dan kwitansi kepada bagian keuangan pelanggan. Lalu bagian keuangan pelanggan akan memberikan Tanda terima Penukaran Faktur kepada kurir sebagai tanda bukti untuk melakukan penagihan. Tanda Terima Penukaran Faktur adalah sebuah dokumen yang menyatakan bahwa pelanggan memiliki hutang kepada perusahaan sebesar sejumlah uang untuk pemesanan pesanan tersebut terhitung dari waktu diterimanya Penukaran Faktur tersebut. Setelah selesai, maka kolektor akan kembali lagi ke kantor pusat untuk memberikan semua Tanda Terima Tukar Faktur kepada bagian keuangan untuk disimpan sebelum jatuh tempo pembayaran (pada umumnya 1 bulan). Pada prakteknya, seorang kolektor dapat melakukan kurang lebih 12 kali Penukaran Faktur untuk satu hari kerja, dan umumnya jatuh tempo sebuah transaksi adalah satu bulan Pada tabel 4.2 akan terlihat aktivitas-aktivitas yang ada dalam proses Penukaran Faktur, tenaga kerja yang terkait dalam proses, serta waktu rata-rata yang diperlukan dari masing-masing aktivitas. Tabel 4.2 Aktivitas Proses Penukaran Faktur AKTIVITAS SDM Waktu Tunggu Kirim Surat Jalan Asli ke kantor pusat 1 1 minggu Pengecekkan surat jalan asli & Pesanan Pembelian 1 3 menit Pembuatan surat jalan, surat tagihan & kwitansi 1 10 menit Pelaksanaan Penukaran Faktur 1 40 menit
37 Gudang Start Surat Jalan Asli Kirim Surat Jalan Asli Surat Jalan Asli Cek Surat Jalan Asli dan copy Purchase Order copy Purchase Order Keuangan di kantor pusat Buat Surat Tagihan, kwitansi, surat jalan surat jalan asli, Surat Tagih & Kwitansi B Tukar Faktur Tanda Terima Tukar Faktur Pelanggan surat jalan asli, Surat Tagih & Kwitansi Gambar 4.4 Model Proses Penukaran Faktur
38 B Tunggu Jatuh tempo Penagihan Keuangan Giro Setor ke bank END Pelanggan Tanda Terima Tukar Faktur Gambar 4.5 Model Proses Penagihan Permasalahan timbul karena proses penagihan membutuhkan Surat Jalan asli dengan tanda terima dari gudang pelanggan yang secara fisik ada di gudang PT XYZ. Karena proses Penukaran Faktur hanya dilakukan oleh kurir atas perintah dari bagian keuangan di kantor pusat, maka proses ini baru bisa dilakukan apabila Surat Jalan asli telah diterima di kantor pusat. Hal ini menyebabkan kegiatan Penukaran Faktur baru dapat dilakukan satu minggu setelah pengiriman pesanan. Pengiriman surat jalan asli dari gudang ke kantor pusat tidak dapat dilakukan setiap hari dengan tenaga kurir yang terbatas dan biaya transportasi yang timbul apabila kurir mengirimkan surat jalan asli dari gudang ke kantor pusat setiap hari. Sehingga untuk mempermudah pengiriman surat jalan, maka ditentukanlah sekali seminggu.
39 Secara tidak sadar perusahaan memiliki keterlambatan penerimaan kas yang selama ini dimaklumi karena kondisi yang ada, sehingga berakibat pada penurunan arus kas masuk perusahaan dan hilangnya kemungkinan mendapatkan bunga dari bank. 4.2 Proses Baru Dengan menganalisa proses-proses yang berlangsung selama ini maka didapatkan pokok permasalah yang ada, sehingga dapat diusulkan perubahan yang dapat menjawab permasalah tersebut. Dengan menghilangkan pencatatan yang berulang-ulang, maka pada titik ini proses pengiriman dapat dipersingkat. Apabila pencatatan pesanan dilakukan pada database yang terkoneksi antara kantor pusat dengan gudang, maka pencatatan dapat dipersingkat. Pencatatan hanya perlu dilakukan sekali pada saat menginput Pesanan Pembelian pelanggan. Dan keuntungan tambahannya adalah dengan mengurangi kesalahan manusia (human error) akibat banyaknya pencatatan. Asumsi yang ada adalah bagian gudang hanya difokuskan kepada kegiatan yang berhubungan dengan barang (garam) di gudang saja, termasuk pengiriman pesanan. Sedangkan urusan bagian pemasaran adalah hanya mengusahakan penjualan sebanyak mungkin. Pembagian tugas seperti ini menyebabkan pemasaran tidak berhubungan langsung dengan pengiriman barang. Dengan database yang terkoneksi maka tugas pengaturan pengiriman dapat dipegang langsung oleh bagian pemasaran.
40 Proses Penukaran Faktur menjadi lebih lama karena permasalahan surat jalan asli yang ada di gudang dan pembuatan surat tagihan dan kwitansi yang hanya dilakukan di kantor pusat. Asumsi yang mendasari proses Penukaran Faktur yang lama adalah : urusan keuangan akan dirasakan lebih aman bagi pemilik apabila dilakukan di kantor pusat dimana pemilik dan manajer keuangan berada. Sehingga kewenangan untuk melakukan urusan ini hanya berada di kantor pusat. Gudang harus bisa menjalankan Penukaran Faktur. Karena itu diusulkan untuk mengadakan bagian keuangan yang bertugas di gudang untuk menjalankan tugas kolektor. Surat jalan, surat tagihan, dan kwitansi baru dikirim ke pusat setelah Penukaran Faktur dilaksanakan. Dan ditambah dengan program dan komputer yang terhubung antara gudang dengan kantor pusat akan memungkinkan perubahan bagi perusahaan. 4.2.1 Proses Penerimaan Pesanan Perubahan yang dilakukan terlebih dulu adalah perubahan tanggung jawab pemasaran untuk juga mengatur masalah pengiriman. Penggabungan ini akan didukung dengan penggunaan database yang terkoneksi antara kantor pusat (dimana sebagian besar pesanan diterima di pusat) dan gudang (dimana barang yang hendak dikirim berada). Untuk mempermudah bagian pemasaran akan dinamakan bagian pemasaran & distribusi. Jadi diusulkan ada perubahan dari beberapa staf yang dulu merupakan staf bagian gudang menjadi staf bagian pemasaran & distribusi yang
41 bekerja di gudang. Staf tersebut yang berada di gudang memiliki kewenangan untuk mengatur jadwal pengiriman dan mengeluarkan surat jalan di gudang. Sebagai akibatnya supir tidak lagi berada dibawah pengawasan bagian gudang tetapi berada di bawah bagian pemasaran. Dan pencatatan berdasarkan kertas (paper-based) harus diganti dengan data elektronik dengan menggunakan database. Dokumen yang diperlukan dapat di print tanpa harus memperlambat proses Penerimaan Pesanan. Dan beberapa proses logika untuk membuat report (seperti jadwal pengiriman) dapat dilakukan langsung oleh program tersebut. Pada Gambar 4.6. akan terlihat model proses penerimaan pesanan yang baru. 1. Pengesahan Pesanan Pembelian Proses ini tidak terlalu berubah. Pesanan Pembelian diterima oleh bagian pemasaran melalui fax. Lalu bagian pemasaran dan distribusi akan meminta pengesahan (kepada direktur, atau Direktur utama apabila diperlukan) atas Pesanan Pembelian tersebut. Permintaan pengesahan ini memakan waktu sama yaitu 5 menit. 2. Pencatatan Pesanan Bagian pemasaran akan memasukkan data-data pesanan dari Pesanan Pembelian. Adapun data-data yang perlu dimasukkan antara lain : data pelanggan (tidak perlu mengisi ulang apabila telah ada di database), jenis dan kuantitas garam pesanan (tinggal memilih jenis dan isi kuntitas yang diinginkan), harga (berdasarkan database harga ataupun hasil negosiasi), waktu
42 dan tepat pengiriman (tidak perlu input ulang apabila telah ada di database). Bagian keuangan dapat melihat data pesanan tersebut sebelum mempersiapkan penagihan. Waktu yang diperlukan diperkirakan kurang lebih 7 menit. 3. Persiapan jadwal pengiriman dan surat jalan Dengan adanya database tersebut bagian pemasaran tinggal mengatur kendaraan dan supir. Sedangkan jadwal pengiriman terbentuk sendirinya bedasarkan datadata waktu pengiriman. Jadwal pengiriman dapat dilihat di monitor komputer dan dicetak sebagai laporan untuk ditempel ditempat yang bisa dilihat oleh semua orang di gudang. Pembuatan surat jalan pun dapat dicetak dengan cara memilih pengiriman yang diinginkan, karena telah sesuai dengan data waktu pengiriman. waktu yang diperlukan diperkirakan 10 menit. Apabila terjadi perubahan pesanan yang telah disetujui oleh kedua belah pihak, maka bagian pemasaran cukup memperbaiki data pesanan tanpa harus mengirim ulang Pesanan Pembelian, ataupun bagian gudang membuat jadwal kirim yang baru. Pada tabel 4.3. terlihat aktivitas-aktivitas yang ada dalam proses pengiriman yang baru, tenaga kerja yang terkait dalam proses, serta waktu rata-rata yang diperlukan dari masing-masing aktivitas. Tabel 4.3 Aktivitas Proses Penerimaan Pesanan AKTIVITAS SDM WAKTU Pengesahan pesanan pembelian 1 3 menit Pencatatan pesanan 1 7 menit Persiapkan jadwal kirim dan surat jalan 1 10 menit
43 Start Purchase Order Pengesahan Pesanan Pembelian Pemasaran & Distribusi di kantor pusat Pencatatan Pesanan data pesanan Pemasaran & Distribusi di gudang Surat Jalan & jadwal kirim Pembuatan jadwal kirim dan surat jalan End Gambar 4.6 Model Proses Penerimaan Pesanan
44 4.2.2 Proses Penukaran Faktur Proses Penukaran Faktur yang baru dapat dilaksanakan apabila ada bagian keuangan yang bertugas di gudang untuk menjalankan tugas kolektor. Bagian keuangan yang bertugas di gudang memiliki tugas yang berbeda dengan yang ada di kantor pusat. Ia bertugas untuk mengatur pelaksanaan Penukaran Faktur dan berwewenang untuk membuat surat tagihan dan kwitansi, yang dahulu hanya dilakukan di kantor pusat, sehingga ia bisa melakukan penukaran fatur langsung dari gudang. Dengan demikian kegiatan pengiriman surat jalan asli dapat dihilangkan dari proses Penukaran Faktur, yang mana akan mempengaruhi seberapa cepat penagihan dapat dilakukan dan seberapa cepat pembayaran dapat diterima. Staf keuangan tersebut dapat mengakses data pesanan dan mengeluarkan surat tagihan dan kwitansi. Dan setiap surat tagihan dan kwitansi yang dikeluarkan akan dicatat didalam database dan dapat dilihat dari kantor pusat. Hal ini dimungkinkan dengan adanya database yang terhubung melalui internet sehingga bisa diakses dari kantor pusat, maka kontrol bisa tetap dijaga dan kantor pusat tetap bisa mengetahui pesanan-pesanan yang harus dikirim, pesanan yang telah dikirim (sudah ada piutang), pesanan yang telah lakukan Penukaran Faktur, dan pesanan yang akan jatuh tempo. Kegiatan pencatatan piutang dagang dalam pembukuan dan fungsi kasir tetap dilakukan oleh bagian keuangan yang tetap berada di kantor pusat. Gambar 4.7. menunjukkan model proses penukaran faktur yang baru, dan Gambar 4.8
45 menunjukkan perpindahan aktivitas pengiriman dari proses penukaran faktur ke proses penagihan. 1. Pengecekan surat jalan asli dengan data pesanan Di gudang, bagian pemasaran & distribusi akan mengumpulkan semua Surat Jalan asli yang diantar dari supir setelah pengiriman. Lalu menyerahkannya kepada bagian keuangan. Pencarian surat tagihan dan kwitansi dipercepat dengan hanya mencari nomor surat jalan yang ada pada saat surat jalan tanpa harus melihat copy Pesanan Pembelian dari kantor pusat. Data pesanan telah ada saat diisi oleh bagian pemasaran pada saat Pesanan Pembelian diterima. Waktu yang diperlukan diperkirakan 1 menit. 2. Pembuatan surat tagihan dan kwitansi Setelah ditemukan yang cocok, maka program dapat dapat langsung membuat surat tagihan dan kwitansi berdasarkan data pengiriman yang ada pada setiap surat jalan asli yang diterimanya tanpa perlu menunggu lagi. Keuangan hanya perlu memilih dan mencetak surat tagihan dan kwitansi tersebut tanpa harus membuat lagi surat jalan yang lebih detail. Setelah diprint digudang, maka program akan mencatatkan setiap transaksi tersebut sebagai laporkan ke pusat pesanan-pesanan mana yang akan dilakukan Penukaran Faktur. Waktu yang diperlukan diperkirakan 5 menit. 3. Penukaran Faktur Keuangan melakukan Penukaran Faktur ke kantor pelanggan dengan membawa Surat Jalan asli, surat tagihan, dan kwitansi. Ia akan pergi kekantor pelanggan
46 untuk menyerahkan surat jalan asli, surat tagihan, dan kwitansi kepada bagian keuangan pelanggan dan menerima Tanda terima Tukar Faktur sebagai tanda bukti untuk melakukan penagihan. Setelah selesai, maka ia akan menyimpan semua Tanda Terima Tukar Faktur yang diterimanya. Selama seminggu sekali bagian keuangan dapat mengirimkan semua Tanda Terima Penukaran Faktur yang ada ke bagian keuangan di kantor pusat untuk diteruskan dengan proses penagihan yang dilaksanaan oleh kantor pusat.
47 Pemasaran & Distrtibusi di gudang Start Surat Jalan Asli Surat Jalan Asli Cek Surat Jalan Asli dengan data pesanan data pesanan Keuangan di gudang Surat Tagih & Kwitansi Buat Surat Tagihan, kwitansi Tanda Terima Tukar Faktur B Tukar Faktur Pelanggan Surat jalan asli Surat tagihan, Gambar 4.7 Model Proses Penukaran Faktur
48 kirim Tanda Terima Tukar Faktur B Penagihan Keuangan Tunggu Jatuh tempo Giro Setor ke bank END Pelanggan Tanda Terima Tukar Faktur Gambar 4.8 Model Proses Penagihan Keunggulan dari proses Penukaran Faktur yang baru adalah : pengiriman surat jalan ke kantor pusat dijalankan secara paralel dengan waktu jatuh tempo sehingga tidak ada waktu tunggu selama seminggu, berlainan dengan proses lama menjalankannya dengan berurutan, sehingga jatuh tempo diusahakan lebih cepat. Pada tabel 4.4 akan terlihat aktivitas-aktivitas yang ada dalam proses Penukaran Faktur yang baru, tenaga kerja yang terkait dalam proses, serta waktu rata-rata yang diperlukan dari masing-masing aktivitas.
49 Tabel 4.4 Aktivitas Proses Penukaran Faktur AKTIVITAS SDM Waktu Rata-rata per transaksi Pengecekkan surat jalan asli & Pesanan Pembelian 1 1 menit Pembuatan surat tagihan & kwitansi 1 5 menit Pelaksanaan Penukaran Faktur 1 40 menit Dengan perubahan pengaturan aktivitas seperti ini maka jangka waktu yang timbul dari saat pengiriman pesanan sampai kepada Penukaran Faktur dapat dikurangi. Setelah itu jangka waktu satu minggu yang diperlukan dari pengumpulan tanda terima Penukaran Faktur hingga pengirimannya ke kantor pusat, dengan lamanya jatuh tempo piutang pelanggan (yaitu satu bulan) akan berjalan bersamasama. Fungsi keuangan dan kasir tetap dilakukan di kator pusat dengan alasan agar kontrol atas pencatatan dan keluar masuk kas dapat tetap kuat. 4.3 Perbandingan Proses Lama dengan Proses Baru Dengan melakukan perbandingan dari proses lama dengan proses baru, atas waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proses, sumber daya manusia yang terkait dalam proses tersebut, dan biaya yang timbul, dari setiap aktivitas yang timbul, maka akan didapat perbedaan dari proses lama dengan proses baru. Dengan adannya perbedaan antara proses Penerimaan Pesanan yang lama dengan yang baru, maka didapat : penghematan tenaga kerja yang digunakan sebesar 33% (penggabungan pekerjaan dibagian pemasaran di kantor pusat), dan
50 penghematan waktu sebesar 58%. Tabel 4.5 akan menunjukkan perbandingannya dari aktivitas proses Penerimaan Pesanan. Tabel 4.5 Perbandingan Proses Penerimaan Pesanan Proses Lama Proses Baru Peningkatan AKTIVITAS SDM Waktu Rata-rata SDM Waktu SDM Waktu Rata-rata Rata-rata Pengesahan pesanan pembelian 1 3 menit 1 3 menit - - Pencatatan pesanan pelanggan 1 5 menit - 7 menit Pembuatan Pemantauan Pesanan Pelanggan 5 menit Pengiriman pesanan pembelian 10 menit SUBTOTAL 2 23 menit 1 10 menit 50% 56.52% Pembuatan jadwal pengiriman 1 10 menit Pembuatan surat jalan 3 menit Persiapkan jadwal kirim dan surat jalan 1 5 menit SUBTOTAL 1 13 menit 1 5 menit - 61.54% TOTAL 3 36 menit 2 15 menit 33.33% 58.33% Ada perbedaan aktivitas antara proses Penukaran Faktur yang lama dengan Penukaran Faktur yang baru. Karena adanya kegiatan tunggu selama seminggu yang hilang, maka secara keseluruhan ada perbedaan waktu selama satu minggu. Perbedaan tersebut dapat dilihat pada Tabel 4.6. Tabel 4.6 Perbandingan Proses Penukaran Faktur AKTIVITAS Proses Lama Proses Baru Perbandingan SDM Waktu SDM Waktu Waktu Tunggu Kirim Surat Jalan Asli ke kantor pusat 1 1 minggu - - Pengecekkan surat jalan asli & purchase order 1 3 menit 1 1 menit 66.67% Pembuatan surat jalan, surat tagihan & kwitansi 10 menit 5 menit 50%
51 SUB TOTAL 1 13 menit 1 6 menit 53.85% Pelaksanaan Tukar Faktur 1 60 menit 1 60 menit Dengan menggunakan data-data pesanan yang sebenarnya dimana penagihan rata-rata per hari : Rp 50 juta Rp 70 juta, dan dengan asumsi bunga bank 12% per tahun (360 hari), maka bisa didapat peningkatan pendapatan bunga bank sekitar 0.23% dari transaksi penagihan. Untuk PT XYZ bisa didapat sekitar Rp 3,5 juta/ bulan. Perhitungan perbedaan penerimaan dari proses lama dengan proses baru (sekitar 1 minggu) atas transaksi sehari (50 jt - 70 jt) dengan menggunakan perhitungan Future Value dapat dilihat pada lampiran L-1. Proses Penerimaan Pesanan yang baru akan menyebabkan perubahan elapsed time dari 36 menit menjadi 15 menit, dan perbedaan resources utilization dari 33.33% menjadi 50%. Dan Proses Penukaran Faktur yang baru menyebabkan perubahan elapsed time dari 7.29 days menjadi 46 menit, dan perbedaan resources utilization dari 33.33% menjadi 100%. Proses Penerimaan Lama dapat dilihat didalam lampiran L-2, Proses Penerimaan Baru dapat dilihat didalam lampiran L-3, Proses Penukaran Faktur Lama dapat dilihat didalam lampiran L-4, dan Proses Penukaran Faktur Baru dapat dilihat didalam lampiran L-5.
52