1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Informasi merupakan sarana penting dalam proses pencapaian tujuan. Arsip sebagai informasi mempunyai peranan penting dalam pengambilan keputusan dan merumuskan kebijaksanaan yang akan diterapkan di dalam sebuah instansi atau organisasi, karena arsip berfungsi untuk mempermudah dan memperlancar jalannya suatu organisasi. Selain itu, arsip juga berfungsi sebagai alat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang diperlukan dalam kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuat laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Tanpa arsip tidak mungkin seseorang dapat mengingat segala macam dokumen dan catatan yang begitu rumit secara lengkap (Widjaja, 2000:7) Pada dasarnya keberadaan arsip pada lingkungan perkantoran tidak dapat dilepaskan dari pelaksanaan kegiatan administrasi khususnya pada bagian keuangan karena kearsipan merupakan urat nadi dalam seluruh kegiatan tersebut. Kearsipan yang teratur dan tertib dapat menjadi alat informasi dan referensi yang membantu lembaga-lembaga pemerintah dan lembaga-lembaga swasta dalam melancarkan kegiatan administrasi. Oleh karena itu pengelolaan terhadap arsip harus diterapkan sebaik mungkin agar setiap saat arsip dapat diambil atau ditemukan kembali dalam waktu yang cepat. Apabila arsip tidak disimpan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan maka hal ini dapat menghambat kelancaran 1
2 pekerjaan administrasi. Oleh karena itu, pengelolaan arsip membutuhkan tekhnik dan keterampilan khusus karena data yang akan dihasilkan, diterima, diproses dan dibuang tidak terbatas jumlahnya. Kegiatan kearsipan di instansi atau organisasi dilaksanakan dengan maksud memberikan pelayanan yang dibutuhkan oleh instansi atau organisasi merupakan suatu aktivitas yang bersifat rutinitas Lasa Hs, (2010:9) Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu instansi atau organisasi dipengaruhi oleh mental dan fisik pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang digunakan dalam membantu pengelolaan arsip yang tersedia untuk penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan arsip tersebut. Oleh karena itu perlu mendapat dorongan untuk dapat bekerja dengan lebih baik sehingga efektivitas pengelolaan kearsipan dapat tercapai dengan baik pula. Dorongan tersebut adalah berupa pemenuhan kebutuhan pegawai yaitu dengan pemberian gaji yang layak, jaminan kesejahteraan dan jaminan kerja (Lasa Hs, 2010:4) Fungsi arsip sebagai alat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh dan proses pekerjaan kantor yang berdayaguna. Untuk dapat melaksanakan tugas ini, pegawai yang bekerja unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaan tetapi juga harus memiliki keterampilan khusus di bidang kearsipan sehingga tujuan yang ingin dicapai dapat terlaksana dengan baik. Meskipun kearsipan berperan penting dalam suatu organisasi, tetapi masih banyak instansi atau organisasi yang belum melakukan penataan arsip dengan
3 baik. Dalam pelaksanaannya masih banyak dijumpai arsip-arsip yang ditumpukkan di dalam lemari yang tidak tersusun rapi sehingga sulit untuk ditemukan kembali. Akibat dari hal ini tentunya kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut tidak dapat terjamin dan akan lenyap. Maka berdasarkan alasan tersebut penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan arsip mutlak harus dilaksanakan untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut. Kegiatan-kegiatan di Fakultas Ekonomi khususnya di bagian Keuangan juga tidak terlepas dari peran penting kearsipan. Banyak sekali arsip yang harus diolah dan disimpan, oleh sebab itu perlu diterapkan suatu sitem kearsipan yang benar. Masalah yang sering dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan yakni proses pendistribusian yang salah, penyimpanan arsip yang tidak teratur (sembarangan), tidak terjadwal jangka waktu retensi arsip, proses pemeliharaan yang tidak sesuai prosedur, dan penyusutan arsip yang tidak terlaksana dengan baik. Berdasarkan uraian di atas, penulis merasa tetarik untuk mengetahui bagaimana penataan sistem arsip yang baik pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi melalui penulisan laporan tugas akhir yang berjudul Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan Kearsipan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi.
4 B. Permasalahan Berdasarkan latar belakang, maka penulis merumuskan masalah yang menjadi dasar dalam penyusunan tugas akhir sebagai berikut Bagaimana Proses Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan kearsipan pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi? C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Adapun yang menjadi tujuan penelitian adalah : Untuk mengetahui bagaimana proses penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan kearsipan pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi. 2. Manfaat Adapun manfaat dari penelitian ini adalah : a. Bagi organisasi, sebagai bahan masukan yang dapat digunakan untuk penyempurnaan penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan kearsipan pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi untuk memperbaiki sistem kearsipan di masa yang akan datang. b. Bagi penulis, menambah pengetahuan dan wawasan di bidang penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan kearsipan pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi c. Bagi pihak lain, sebagai bahan acuan dan referensi terhadap objek yang sama bagi penulis lainnya yang akan melakukan penelitian.
5 D. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan oleh penulis pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan NO KEGIATAN MINGGU KE I II III 1 Persiapan 2 Pengumpulan data 3 Penulis E. Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini adalah : BAB I. PENDAHULUAN Bab ini membahas latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan. BAB II. PROFIL FAKULTAS EKONOMI Bab ini membahas sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Fakultas Ekonomi.
6 BAB III. PEMBAHASAN Bab ini menguraikan pengertian arsip, jenis arsip, peranan dan tujuan kearsipan, alat-alat yang digunakan untuk penyimpanan arsip, sistem penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan kearsipan serta sistem penyusutan dan pemusnahan arsip pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini menyajikan tentang kesimpulan dari penelitian dan saran-saran yang diajukan.