ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ATAS SISTEM PENGGAJIAN PADA PT. PLN PERSERO AREA CIPUTAT Teguh Tri Utomo 27211066 3EB10
Latar Belakang Sistem Pengendalian Internal (SPI) adalah alat bantu manajemen dalam mengendalikan sebuah perusahaan, yang bertujuan untuk menjaga keamanan atau melindungi asset perusahaan, serta untuk memastikan ketepatan dan keakuratan data maupun informasi yang bebas dari kesalahan. Gaji merupakan salah satu bidang yang banyak memiliki resiko terjadinya kecurangan. Pengelolaan gaji yang tidak sesuai dengan prosedur akan mengakibatkan kekecewaan pada karyawan. Sistem pengendalian internal sangat diperlukan untuk melakukan pengecekan terhadap sistem penggajian. Sistem pengendalian internal harus dimiliki oleh perusahaan dalam sistem penggajian yang dimiliki agar tujuan perusahaan dapat tercapai.
Rumusan, Batasan Masalah Dan Tujuan Penelitian RUMUSAN MASALAH 1. Bagaimana pelaksanaan sistem pengendalian internal atas gaji yang dijalankan oleh PT. PLN Persero Area Ciputat? 2. Apakah sistem pengendalian internal di PT. PLN Persero Area Ciputat sudah efektif atau belum? BATASAN MASALAH 1. Penulis membatasi penulisan ini pada masalah sistem penggajian internal di PT. PLN Persero cabang Ciputat. TUJUAN PENELITIAN 1. Mengetahui pelaksanaan pengendalian internal atas gaji yang dijalankan oleh PT. PLN Persero Area Ciputat. 2. Mengetahui apakah sistem pengendalian internal di PT. PLN Persero Area Ciputat sudah efektif atau belum.
PEMBAHASAN 1. Tujuan pengendalian internal adalah menjamin manajemen perusahaan agar : Tujuan perusahaan yang ditetapkan akan dapat dicapai. Laporan keuangan yang dihasilkan perusahaan dapat dipercaya. Kegiatan perusahaan sejalan dengan hukum dan peraturan yang berlaku. 2. Unsur-unsur sistem pengendalian internal antara lain : Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap aktiva, utang, pendapatan, dan biaya. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
PEMBAHASAN 3. PT. PLN Persero Area Ciputat menggunakan istilah gaji sebagai imbalan balas jasa kepada seluruh pegawainya. Komponen dalam penghasilan yang diterapkan oleh PT. PLN Persero Area Ciputat kepada masing-masing pegawainya tidak didasarkan atas golongan melainkan berdasarkan grade (peringkat). 4. Penggolongan grade : Pay for person Pay for position Pay for performance
Sistem Pengendalian Internal yang Berbasis Komputer 1. Operator komputer bertanggung jawab dalam pengolahan data melalui sistem dan program komputer sesuai dengan prosedur yang ada dengan melakukan perbaikan jika komputer mengalami kerusakan, dan menjaga agar sistem jaringan tidak mengalami gangguan. 2. PT. PLN Persero Area Ciputat selalu melakukan pengecekan atas data-data yang sudah tidak terpakai lagi, seperti data untuk pegawai yang telah pensiun dan pegawai yang telah berhenti bekerja, sehingga setiap data yang dibuat harus disertakan tanggal transaksi akhir.
Analisis Struktur Organisasi Struktur organisasi pada PT. PLN Persero Area Ciputat menggunakan garis lini. Pimpinan tertinggi berada pada Manager Area yang memiliki wewenang untuk mengatur bagian-bagian yang berada dibawahnya. Terlihat jelas struktur organisasinya, sehingga tidak memungkinkan adanya rangkap jabatan yang dapat merugikan perusahaan.
Pemisahan Fungsi Terkait 1. Fungsi atas pencatatan waktu hadir pegawai telah dipisahkan dari supervisor yang bertanggung jawab untuk melakukan penilaian atas kinerja pegawai sehingga kesimpulan atas nilai unjuk kerja setiap pegawai dapat bersifat lebih obyektif dan secara langsung jumlah pembayaran untuk Pay for Performance (P3) dapat lebih diawasi. 1. Fungsi kepegawaian telah dipisahkan dari fungsi pengolahan daftar gaji, sehingga bagian payroll administrator yang mengolah daftar gaji tidak bisa mengubah daftar gaji begitu saja tanpa ada Surat Keputusan dari PLN pusat tentang perubahan grade.
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam penggajian Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah Kartu jam hadir Daftar gaji dan upah Rekap gaji dan upah Surat perintah kerja lembur Surat tugas Sampul gaji ( amplop gaji ) Bukti kas keluar Unsur-unsur pengendalian intern dalam sistem penggajian Organisasi Sistem Operasi Prosedur Pencatatan Praktik yang sehat
PENUTUP KESIMPULAN 1.Sistem penggajian yang diterapkan oleh PT. PLN Persero Area Ciputat berdasarkan grade atau peringkat. Sistem pengendalian internal di PT. PLN Persero Area Ciputat sudah memisahkan fungsi setiap jaringan prosedur yang terbentuk. 2.Sistem Pengendalian Internal yang digunakan oleh PT. PLN Persero Area Ciputat sudah cukup efektif karena PT. PLN Persero Area Ciputat telah memisahkan setiap bagian sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing karyawan, sehingga tidak menimbulkan rangkap jabatan. PT. PLN Persero Area Ciputat juga memisahkan fungsi di tiap jaringan prosedur sehingga dalam sistem penggajian lebih mudah untuk diawasi dan lebih bersifat objektif dalam dalam pembayaran gaji karyawan. Serta telah memenuhi unsur-unsur sistem pengendalian internal.
PENUTUP SARAN 1.Untuk lebih menjaga agar tidak terjadi kecurangan dalam proses penggajian, perusahaan dapat melakukan pemantauan lebih dalam proses penggajian 2.Agar peraturan-peraturan yang dibuat perusahaan mengenai pengendalian internal atas sistem penggajian bisa efektif sesuai yang diharapkan, perusahaan bisa lebih mensosialisasikan peraturan-peraturan yang telah dibuat supaya para karyawan bisa lebih mematuhi peraturan tersebut. 3. Untuk lebih menjaga agar tidak terjadi kecurangan, struktur organisasi di PT PT. PLN Persero Area Ciputat harus dibuat dengan tidak adanya perangkapan jabatan, karena ini dapat menyebabkan penyalahgunaan jabatan. Sehingga sistem pengendalian yang ada di perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik, ini dapat menjadi kelemahan dalam perusahaan.