Bab 1 Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Seiring berkembangnya suatu perusahaan/universitas maka bertambah pula jumlah aset perusahaan/universitas tersebut. Aset atau aktiva adalah sumber ekonomi yang diharapkan memberikan manfaat usaha di kemudian hari. Aset juga merupakan barang tidak habis pakai (non consumable) yang dimiliki perusahaan yang memiliki umur lebih dari 12 bulan. Aset juga mendukung kegiatan operasional setiap harinya, tidak adanya informasi yang tepat untuk mengelola aset dapat menghambat kegiatan operasional. Kebutuhan informasi yang tepat mengenai aset yang dimiliki perusahaan/universitas sangatlah berguna untuk memperbaiki kinerja dan efesiensi di dalam suatu perusahaan/universitas. Pesatnya perkembangan teknologi saat ini sangat memungkinkan untuk mengembangkan sistem informasi manajemen berbasis komputer. Pemanfaatan teknologi komputer ini didapat manfaat berupa kemudahan menyimpan, mengorganisasi, dan pangambilan terhadap berbagai data. Setiap institusi, dengan jenisnya masing-masing, memiliki aset, baik dalam bentuk barang, peralatan, fasilitas maupun tenaga kerja. Aset merupakan modal penting dalam menunjang kinerja. Aset perlu diidentifikasi, dikelola, dan dirawat dengan baik, sehingga dapat digunakan dengan efektif dan efesien. 1
2 Untuk institusi yang mempunyai aset yang tidak banyak, tentunya tidak sulit dalam pengelolaan yang dapat dilakukan secara manual, misalnya dengan bantuan software aplikasi Ms. Excell. Jumlahnya yang sedikit masih memungkinkan untuk menggunakan tenaga manusia untuk mencatat, mengingat, dan merencanakan pengelolaannya tanpa dibantu suatu sistem khusus. Tetapi tidak halnya dengan institusi besar seperti universitas yang mempunyai aset dalam jumlah besar. Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW) yang memiliki aset ratusan bahkan ribuan. Tenaga manusia saja tidak akan sanggup lagi untuk mengingat semua aset yang ada, mana saja aset yang harus diganti, mana yang masih dapat digunakan, dan mana yang membutuhkan perawatan. Teknologi diciptakan ketika manusia sudah tidak sanggup menangani. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah sistem yang dapat menangani persoalan-persoalan itu. Secara fungsional Sistem Informasi Manajemen Aset terdiri dari fungsi-fungsi : 1. Perencanaan dan Pengadaan. 2. Pembelian. 3. Pemeliharaan dan Perbaikan. 4. Pengendalian Aset. 5. Monitoring Aset. 6. Pelaporan. Saat ini Bagian Manajemen Kampus yang menangani seluruh aset yang dimiliki UKSW belum memiliki sistem yang mengelola seluruh aset yang ada. Kondisi ini dirasa masih kurang efisien dan kurang akurat, sehingga relatif lambat dalam mengelola aset yang ada.
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang diatas, penulis dapat merumuskan masalah sebagai berikut : Bagaimana merancang dan membuat Sistem Informasi Manajemen Aset berbasis web untuk menangani prosedur pengadaan, penyusutan, distribusi dan penghentian aset. 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan : Membangun sistem informasi manajemen aset yang mengelola aktiva tetapdi UKSW untuk meminimalkan pemborosan tenaga dan waktu bagi pemberi dan penerima informasi dengan memanfaatkan teknologi yang ada dan juga mengurangi kerugian untuk aset yang tidak tercatat atau hilang. 1.3.2 Manfaat : Terciptanya sebuah sistem informasi manajemen aset yang membantu dalam mengelola aset. Memberikan kemudahan kepada user dalam mengembangkan aset. 1.4 Batasan Masalah Agar penelitian ini terfokus pada satu permasalahan saja, serta kemudahan dalam penganalisaan data, maka penulis membatasi penelitian ini sebagai berikut :
4 Sistem Informasi Manajemen Aset, hanya dapat digunakan untuk mengelola aset.aset yang dimaksud hanyalah aset tetap berwujud. Sistem yang dibuat ini untuk membantu mengelola aset, bukan sebagai pengganti dalam mengelola aset. Sistem Informasi Manajemen Aset ini tidak membantu dalam keamanan data. SistemInformasi Manajemen Aset ini tidak melakukan proses akuntansi mendalam seperti perhitungan neraca dan pembukuan akuntansi. Sistem Informasi Manajemen Aset ini tidak melakukan proses penomoran aset yang sesuai dengan pembukuan akuntansi. Sistem Informasi Manajemen Aset ini menggunakan bahasa pemograman web PHPdengan menggunakan database MySQL. 1.5 Sistematika Penulisan Dalam penyusunan Tugas Akhir ini terbagi dalam beberapa bab. Adapun Sistematika Penulisan Tugas Akhir adalah sebagai berikut : Bab 1 Pendahuluan Pendahuluan memuat latar belakang, rumusan masalah, tujuan dan manfaat, batasan masalah atau ruang lingkup, dan sistematika penulisan.
Bab 2 Tinjauan Pustaka Tinjauan pustaka memuat penjelasan ringkas tentang toeri/metode/praktek-praktek yang sudah dilakukan orang sebelumnya yang relevan dengan topik untuk menunjang perancangan atau penelitian yang dibuat, serta teknologi yang mendukung. Bab 3 Metode dan Perancangan Sistem Bab ini berisi rancangan sistem menggunakan metode waterfall, rancangan database, rancangan layar, dan spesifikasi proses. Bab 4 Hasil dan Pembahasan Bab ini berisi penjelasan tentang penggunaan perangkat lunak (aplikasi) serta menguraikan tentang evaluasi dari penelitian ini. Bab 5 Kesimpulan dan Saran Bab ini berisi tentang kesimpulan dari hasil penelitian yang dilakukan dan saran-saran yang disusulkan untuk pengembangan lebih lanjut agar tercapai hasil yang lebih baik.