Modul ke: 14 Fakultas PSIKOLOGI PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN BAB XIV Trends Pelatihan dan Best Practice Program Studi PSIKOLOGI Dr. Antonius Dieben Robinson Manurung, MSi
Peran Trainer Kecenderungan terjadinya pergeseran status tradisional trainer sebagai staff karyawan pada area HR Trainer mulai keluar dari departemen pelatihan untuk bekerja dengan manajemen dalam menyelesaikan masalah organisasional dan menciptakan serta memfasilitasi kesempatan belajar. Hal ini merefleksikan pergerakan dan evolusi posisi trainer dari seorang staff karyawan kepada mitra bisnis strategik bagi manajemen
Outsourcing Pelatihan dan Pengembangan Outsourcing meliputi penggunaan pihak eksternal untuk penyediaan program dan jadwal pelatihan dan pengembangan. Outsourcing melibatkan pembelian dari jasa dan produk pelatihan dari pihak eksternal daripada sekedar menggunakan jasa internal. Beberapa alasan penggunaan outsourcing pelatihan dan pengembangan: 1. Dalam banyak kasus, outsourcing menyediakan organisasi suatu akses spesialis yang memiliki keahlian di area pelatihan tertentu. 2. Pihak outsourcing juga dapat menyediakan keragaman yang lebih luas dari program pelatihan yang lebih efisien dan lebih murah dibanding departemen pelatihan internal.
Langkah-langkah Organisasi 1. Membangun hubungan saling percaya dengan pihak outsourcing dan mencoba membangun hubungan jangka panjang. 2. Buat perjanjian tertulis yang jelas dan komprehensif dan menggaris bawahi tanggung jawab tiap pihak dengan jelas, harapan kinerja yang eksplisit dan penalti jika persyaratan tidak terpenuhi. 3. Bekerja erat dengan pihak outsourcing, sering berkomunikasi dan selalu memantau program pelatihan yang dilakukan pihak outsourcing. 4. Menetapkan kebijakan - perbaikan dalam pelatihan merupakan hasil dari outsourcing yang sistematis dan terkalkulasi yang memungkinkan efektivitas manajemen pada proses. 5. Outsource untuk alasan yang tepat - mengutamakan keahlian dan pencapaian keseluruhan rancangan, penyajian, dan kualitas dibanding penekanan hanya pada penghematan biaya
Tenaga kerja yang berumur Terdapat sejumlah faktor yang diasosiasikan dengan proses penuaan yang membutuhkan pertimbangan akan tujuan dari pelatihan: Secara khusus, ada proses kognitif dasar yang melambat pada saat bertambah. Di sisi lain, memori jangka panjang dan kuantitas pengetahuan meningkat seiring dengan pertambahan usia. Pekerja yang lebih berumur sepertinya memiliki kesulitan ketika mereka menghadapi perubahan yang cepat dan pekerjaan yang tidak biasa, dibandingkan dengan pekerjaaan yang bergantung pada pengetahuan yang sudah ada. Oleh karenanya, program pelatihan bagi orang-orang yang lebih tua harus mempertimbangkan perbedaan-perbedaan demikian.
Just- in-time Learning (JIT) Just-in-time (JIT) learning memaksudkan kapabilitas untuk menyediakan kesempatan belajar dan pelatihan ketika mereka dibutuhkan dan di mana mereka dibutuhkan. Untuk memenuhi kebutuhan ini, trainer akan menemukan cara yang baru dan inovatif untuk merancang dan menyajikan pelatihan. Hal ini akan selanjutnya berpengaruh pada peran training profesional, yang akan berlanjut pada berkembangnya kebutuhan akan struktur pengetahuan dan fasilitas belajar dan peran pendukung.
Etik Pelatihan dan Pengembangan Etik mencakup pemikiran sistematis mengenai konsekuensi moral dari tindakan dan keputusan seseorang pada stakeholder. Stakeholder itu sendiri mengacu pada orang-orang di dalam atau di luar organisasi yang mungkin terpengaruh oleh tindakan dan keputusan seseorang. Dalam Organisasi, etik sering kali mengambil bentuk dari standard perilaku yang mengindikasikan bagaimana seseorang harus berperilaku sesuai dengan nilai dan prinsip-prinsip organisasi. Untuk training profesional, etik mencakup mengikuti seperangkat standard dan prinsip dalam merancang, menyajikan, dan mengevaluasi program pelatihan dan pengembangan.
1. Kurang disesuaikan dengan kebutuhan usaha.. Program pelatihan sering kali gagal karena hal tersebut tidak dikaitkan dengan kebutuhan usaha dan organisasi. Best Practice: program pelatihan yang efektif dimulai dengan analisis kebutuhan yang dikaitkan dengan kebutuhan organisasi dan stategi program pelatihan. Kebutuhan juga harus diterjemahkan kedalam tujuan dan kriteria evaluasi. Pelatihan menjadi stategis sektika hal tersebut disesuaikan dengan stategi bisnis dan karena itu memungkinkan oraganisasi untuk meraih tujuan dan sasaran stategisnya.
2. Gagal untuk mengenali solusi non-training. Pelatihan seringkali diimplementasikan dengan maksud untuk memperbaiki masalah kinerja meskipun hal itu bukan selalu menjadi solusi terbaik. Best Practice: Terdapat beberapa kemungkinan solusi akan masalah kinerja yang mungkin lebih efektif dan lebih murah dibanding pelatihan dan pengembangan. Karenanya, penting untuk menggunakan Performance analysis flowchart.
3. Kurangnya tujuan untuk menyediakan arahan dan fokus. Program pelatihan kadangkala gagal karena kurangnya tujuan yang jelas. Best Practice: Tujuan pelatihan memenuhi sejumlah tujuan bagi trainers, trainee, dan organisasi. Tujuan pelatihan mengatur langkah-langkah untuk rancangan pelatihan yang mencakup kriteria yang termasuk di dalam evaluasi pelatihan. Tujuan pelatihan untuk program training harus mengatur berbagai tingkatan seperti reaksi, pembelajaran, perilaku, hasil, dan ROI.
4. Solusinya terlalu mahal. Meskipun ROI program pelatihan adalah penting untuk mengukur efektivitas, ROI yang negatif tidak berarti bahwa program pelatihan telah gagal.terdapat banyak benefit yang tidak dapat diukur dari program pelatihan yang menambah value terhadap organisasi. Best Practice: Program pelatihan tidak perlu mahal untuk menjadi efektif. Merupakan hal penting untuk mengestimasi biaya dan benefit dari program sebelum memmbuat keputusan. Juga merupakan hal penting untuk memiliki kejelasan mengenai kriteria utama yang digunakan ketika membandingkan alternatif pelatihan dan kriteria lain untuk evaluasi pelatihan.
5. Pelatihan sebagai suatu event Ketika pelatihan menjadi event yang terpisah aatau terisolasi, kemungkinannya adalah kegagalan. Best Practice:Program pelatihan harus dianggap sebagai bagian dari proses yang lebih luas dan sistem organisasional yang membutuhkan atensi dan dukungan lebih lanjut, bukan saja selama pelatihan, namun sebelum dan sesudah pelatihan.
6. Partisipan Ketika karyawan hanya diharapkan untuk hadir pada program pelatihan tanpa mempertanggung jawabkan apa yang telah mereka pelajari dan lakukan setelah pelatihan, mereka sepertinya tidak menunjukan perubahan apapun pada perilaku atau kemajuan pada kinerja. Best Practice: Trainee harus diberi tanggungjawab akan apa yang mereka pelajari dalam pelatihan dan bagaimana mereka akan menerapkan itu pada pekerjaan. Manajer juga harus bertanggungjawab atas pembelajaran dan transfer bawahan mereka kepada hasil organisasional.
7. Kegagalan untuk menyiapkan lingkungan kerja untuk transfer. Rintangan dalam lingkungan kerja dapat mengacaukan keberhasilan program keja yang efektif. Best Practice: informasi analisis kebutuhan dapat digunakan untuk mengidentifikasi rintangan transfer dan menyingkirkannya sebelum program pelatihan diterapkan. Memfasilitasi transfer pelatihan dapat mencakup aktivitas sebelum, selama, dan sesudah pelatihan, dan termasuk trainers, trainee, dan manajemen.
8. Kurangnya Reinforcement dan dukungan Manajemen Jika manajemen tidak mendukung, mendorong, dan menguatkan penggunaan pengetahuan dan keahlian baru dalam pekerjaan, program pelatihan tidak akan efektif. Best Practice: merupakan hal yang sangat penting bahwa manajemen terlibat dengan trainee sebelum dan sesudah pelatihan. Manajer perlu tahu betapa pentingnya peranan mereka dan bagaimana mereka dapat menyediakan dukungan dan reinforcement.
9. Kegagalan untuk memisahkan efek pelatihan Merupakan hal yang sulit untuk dapat mendemonstrasikan perubahan atau efek pada karyawan dan organisasi sehubungan dengan program pelatihan tertentu, dan bukan sesuatu yang lain. Kegagalan untuk memisahkan efek dari pelatihan dapat menimbulkan pertanyaan sehubungan dengan kebutuhan dan value dari pelatihan dan pengembangan. Best Practice: cara tradisional untu memisahkan efek pelatihan adalah dengan mengadakan eksperimen dengan kelompok training dan kelompok kontrol. Sayangnya, tipe rancangan ini seringkali sulit untuk diimplementasikan. Karena itu, pendekatan alternatif perlu digunakan, seperti internal referencing strategy. Teknik lain untuk memisahkan efek dari pelatihan adalah mengestimasi dampak dari trainee, supervisor, dan manajemen, juga faktor-faktor lainnya.
10. Kurangnya komitmen dan keterlibatan dari eksekutif. Program pelatihan dan pengembangan kemungkinan gagal tanpa adanya komitmen dan keterlibatan dari eksekutif senior. Komitmen mereka merupakan hal yang penting untuk efektivitas program pelatihan dan pengembangan. Best Practice: Eksekutif dapat mendemonstrasikan komitmen mereka pada fungsi pelatihan dengan menyediakan sumber daya dan mereka dapat terlibat dengan kehadiran dan partisipasi mereka ada sesi pelatihan.
11. Kegagalan untuk menyediakan feedback dan penggunaan informasi mengenai hasil. Program pelatihan tidak dapat diperbaiki dan mencapai harapan jika berbagai stakeholder tidak menerima feedback dan informasi mengenai hasil dari pelatihan. Feedback dan informasi merupakan hal yang penting untuk membuat program pelatihan efektif untuk semua lapisan stakeholder. Best Practice: trainers perlu tahu bahwa program pelatihan mereka mencapai tujuan; trainee perlu tahu bahwa mereka telah mendapatkan pengetahuan dan keahlian baru dan manajemen perlu tahu bahwa training memiliki dampak pada hasil bisnis.
Terima Kasih