AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PEMBELIAN DAN PENGELOLAAN BAHAN BAKU PADA PT JAGOR JAYA Abstrak Kegiatan pembelian dan pengelolaan bahan baku dalam perusahaan manafaktur memegang peranan yang sangat penting, karena dari sinilah proses operasional perusahaan dimulai. Oleh karena itu perlu adanya pemeriksaan terhadap kegiatan pembelian dan pengelolaan bahan baku agar dapat meningkat efisiensi, efektifitas dan keekonomisan perusahaan. Metode penelitian dalam pemeriksaan operasional ini adalah penelitian kepustakaan dan penelitian lapangan. Penelitian kepustakaan dilakukan dengan membaca literatur-literatur untuk mendapatkan teori yang berkaitan dengan permasalahan yang dibahas. Penelitian lapangan dilakukan dengan wawancara, observasi, penelurusan dokumen yang berkaitan serta membuat kuisioner. Berdasarkan evaluasi yang dilakukan ditemukan beberapa kelemahan yaitu terjadinya pembatalan transaksi pembelian sepihak oleh pemasok, terjadi keterlambatan penerimaan bahan baku, tidak tersedianya bahan baku ketika dibutuhkan, hilangnya kesempatan memperoleh tambahan pendapatan bagi perusahaan karena adanya bahan baku sisa yang tidak dimanfaatkan lebih lanjut, pemeriksaan bahan baku masih dilakukan secara manual. Berdasarkan pada masalah yang ditemukan, diketahui bahwa fungsi pembelian dan pengelolaan bahan baku belum memadai. Untuk itu diajukan beberapa saran perbaikan bagi manajemen perusahaan yaitu Bagian Pembelian sebaiknya melakukan seleksi pemasok untuk dijadikan rekanan perusahaan berdasarkan prestasi pemasok, kualitas dan harga barang serta ketepatan waktu pengiriman barang, Bagian Gudang sebaiknya melakukan monitoring terhadap tanggal penerimaan barang yang ada pada purchase order, Bagian Pembelian dapat memberikan toleransi waktu penerimaan barang untuk pemasok yang memiliki prestasi dan kualitas bahan baku yang baik sebelum membatalkan transaksi pembelian, perusahaan sebaiknya tidak membuang bahan baku sisa namun dapat menjual kepada pemasok dan membuat prosedur penjualan bahan baku sisa, Bagian Gudang sebaiknya melakukan pemeriksaan bahan baku dengan micrometer untuk memperoleh jaminan kualitas bahan baku ( quality assurance ). kata kunci: Audit Operasional, Pembelian, Pengelolaan, Bahan Baku.
KATA PENGANTAR Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi persyaratan kurikulum sarjana strata satu di Fakultas Ekonomi-Jurusan Akuntansi, Universitas Bina Nusantara. Penulis mendapat banyak bimbingan dan masukan dari berbagai pihak dalam penyelesaian skripsi ini. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Engkos Achmad Kuncoro, SE., MM, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara. 3. Ibu Ersa Tri Wahyuni, SE., M.Acc, selaku Ketua Jurusan Akuntansi Universitas Bina Nusantara. 4. Ibu Rindang Widuri, S.Kom., MM, selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi Universitas Bina Nusantara. 5. Bapak Misbahul Munir, Ak., MBA, selaku dosen pembinbing yang telah meluangkan waktu memberikan bimbingan, pengarahan serta petunjukpetunjuk yang berarti dan bermanfaat dalam penyusunan skripsi ini. 6. Seluruh dosen Universitas Bina Nusantara yang selama masa perkuliahan ini telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
7. Pimpinan dan seluruh staf PT Jagor Jaya khususnya Bapak Suparto,SE yang telah bersedia meluangkan waktu memberikan informasi yang berguna dalam penyusunan skripsi ini. 8. Kedua orang tua tercinta dan seluruh keluarga yang telah memberikan doa restu, dorongan semangat dan dukungan yang tak terhingga sehingga penulis mampu menyelesaikan skripsi ini dengan baik. 9. Teman-teman di Universitas Bina Nusantara, Yohanes, Meliana, Putri, Tengku, Ayu, Apri, John, Susi, Suwarto dan Suriadi yang membantu dalam penyelesaian skripsi ini. Penulis menyadari sepenuhnya skripsi ini tidak terlepas dari kesalahan dan kekurangan. Untuk itu penulis memohon maaf yang sebesar-besarnya atas kesalahankesalahan tersebut. Akhir kata, semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca yang memerlukannya. Atas perhatiannya penulis mengucapkan terima kasih. Jakarta, 15 Juli 2008 Penulis Hasanuddin
DAFTAR ISI Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Tanda Persetujuan Skripsi Halaman Persetujuan Hardcover Halaman Pernyataan Dewan Penguji Abstrak Kata Pengantar Daftar Isi Daftar Gambar Daftar lampiran i ii iii iv v vi viii xiii xiv BAB I PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Penelitian 1 I.2. Ruang Lingkup Penelitian 2 I.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian 3 I.4. Metodologi Penelitian 4 I.5. Sistematika Pembahasan 5 BAB II LANDASAN TEORI II.1. Auditing 8 II.1.1. Definisi Auditing 8
II.1.2. Jenis-Jenis Auditing 9 II.2. Audit Operasional 9 II.2.1. Definisi Audit Operasional 9 II.2.2. Definisi efektif, efisien dan ekonomis 11 II.2.3. Jenis-Jenis Audit Operasional 12 II.2.4. Tujuan Audit operasional 13 II.2.5. Manfaat Audit Operasional 14 II.2.6. Kriteria Audit Operasional 15 II.2.7 Tahap Dalam Proses Perencanaan Audit 17 II.2.8. Tahapan Audit Operasional 18 II.2.9. Temuan Audit Operasional 19 II.3. Pengendalian Intern 22 II.3.1 Definisi Pengendalian Intern 22 II.3.2. Komponen Pengendalian Intern 22 II.4. Definisi Pembelian 24 II.4.1 Fungsi-Fungsi Dalam Pembelian 25 II.4.2. Dokumen-dokumen dalam fungsi pembelian 26 II.4.3. Prosedur pembelian 27 II.4.4. Pengendalian Intern atas Pembelian 29 II.5 Persediaan 31 II.5.1. Definisi Persediaan 31 II.5.2. Jenis-Jenis Persediaan 31 II.5.3. Sistem Pencatatan dan Metode Penilaian Persediaan 32 II.5.4. Tujuan Audit Operasional Atas Pengelolaan Persediaan 34
II.5.5. Fungsi-Fungsi Di Dalam Siklus Dan Pengendalian Intern Pengelolaan Persediaan 35 Bab III PROSES PENGUMPULAN DATA III.1. Sejarah dan Operasi Perusahaan 38 III.2. Struktur Organisasi 40 III.3. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab 42 III.4. Fungsi pembelian dan Pengelolaan Bahan Baku 48 III.5. Prosedur Fungsi Pembelian dan Pengelolaan Bahan Baku 51 BAB IV PEMBAHASAN IV.1. Survei Pendahuluan 65 IV.2. Evaluasi atas Pengendalian Intern Fungsi Pembelian dan Pengelolaan Persediaan Bahan Baku 66 IV.3 Prosedur Audit Untuk Tahap Audit Rinci 73 IV.3.1 Pemeriksaan Atas Transaksi Pembelian 73 IV.3.2. Pemeriksaan Atas Penerimaan Barang 74 IV.3.3 Pemeriksaan atas penyimpanan persediaan 75 IV.3.4 Pemeriksaan atas pencatatan persediaan 76 IV.3.5. Pemeriksaan Atas Kegiatan Pengeluaran Persediaan 77 IV.3.6. Pemeriksaan atas prosedur penghitungan fisik bahan baku 78 IV.3.7. Pemeriksaan atas efisiensi penggunaan bahan baku 79
BAB V SIMPULAN DAN SARAN V.1 Simpulan 81 V.2 Saran 82 Lampiran Daftar Pustaka Surat Keterangan Penelitian Daftar Riwayat Hidup
DAFTAR GAMBAR Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi PT Jagor Jaya 41 Gambar 3.2 Spesifikasi plat baja 51
LAMPIRAN Surat Pengajuan Barang Purchase Order Surat Jalan dari pemasok Memo Perintah Produksi Laporan Kegiatan Produksi Surat Jalan Purchase Order Kartu Gudang Surat Jalan dari pemasok Sales order L1 L2 L3 L4 L5 L6 L7 L8 L9 L10