BAB II DESKRIPSI PERUSAHAAN 1.1. Sejarah Perusahaan PT. Prima Graha Citra adalah Perusahaan yang bergerak di bidang pengelolaan gedung yaitu gedung Pusat Grosir Cililitan (PGC) yang terletak di jalan Mayjen Soetoyo No.76, Cililitan, Jakarta Timur dan didirikan tanggal 21 Mei 2004. Pengelola gedung diperlukan guna berjalannya operasional gedung dalam kaitannya dengan terselenggaranya kegiatan usaha perdagangan atau transaksi jual beli dalam kondisi aman, tertib dan nyaman. Pusat Grosir Cililitan (PGC) beroperasi untuk pertama kali yaitu tanggal 30 April 2004, memiliki Luas Tanah ± 13.000 m² dengan Total Luas Bangunan PGC ± 69.000 m² yang terbagi menjadi 10 lantai dengan lantai LG, G, 1, 2, 3, 3A sebagai area perdagangan dengan jumlah kios ± 2063 unit dan lantai lainnya yaitu lantai B, 5, 6 dan 7/Atap digunakan sebagai area parkir gedung dan fasilitas umum lainnya seperti di lantai 6 digunakan untuk kantor Pengelola dan kantor Developer serta di lantai 7/Atap terdapat Masjid As-Sinah, gerai samsat, kantor engineering dan kantor mitra kerja (cleaning servide & parkir). Gedung Pusat Grosir Cililitan sangat ramai oleh pengunjung dengan jumlah rata-rata 35.000 pada weekday dan sampai 50.000 pada weekend dengan tingkat hunian yang sudah mencapai ± 80%. Visi PT. Prima Graha Citra adalah menjadi pengelola properti yang terbaik, profesional dan inovatif dengan memberikan pelayanan yang memuaskan kepada 6
7 penghuni, pengunjung dan stakeholder, sehingga PGC merupakan pusat perdagangan terpandang yang menjadi tujuan pelanggan untuk berbelanja dan rekreasi keluarga. Sedangkan misi PT. Prima Graha Citra yang pertama adalah menciptakan sarana, prasarana dan ruang usaha yang kondusif, indah, bersih, tertib, aman dan nyaman bagi pedagang grosir dan pedagang retail dalam menjalankan aktifitas usahanya. Serta yang kedua berperan serta dalam mewujudkan profesionalisme sumber daya manusia dengan memberikan kesempatan bekerja dan edukasi. Gambar 2.1. Gedung Pusat Grosir Cililitan Sumber : Data PT. Prima Graha Citra (tahun 2010) Dalam usahanya memngembangkan budaya organisasi yang baik, maka PT. PGC mempunyai semboyan yang selalu dihidupkan yang dicetak dalam PIN yang digunakan oleh seluruh level Karyawan yang berbunyi Serve, Strive &
8 Care,. Semboyan ini melandasi seluruh pola dan gerak yang dilakukan oleh Perusahan beserta seluruh Karyawannya. Apabila diartikan adalah Melayani, Berjuang terus menerus secara berkesinambungan dan peduli, sense of belonging. 1.2. Bisnis Proses Sebagai pengelola gedung, maka PT. Prima Graha Citra menangani segala permasalahan yang terkait dengan operasional gedung seperti keamanan, ketertiban, perparkiran, kebersihan, sanitary, pertamanan, struktur dan infrastruktur gedung, penyediaan sumber daya manusia sebagai tenaga yang terampil dan pengaturan administrasi perkantoran. Oleh karena itu PT. Prima Graha Citra sebagai pengelola gedung yang profesional, selalu berusaha memberikan pelayanan yang optimal dan efektif. Hal tersebut dapat terlihat dari usaha PT. Prima Graha Citra untuk meningkatkan kinerja perusahaan, dengan menerapkan suatu sistem manajemen yang bertaraf internasional, yaitu sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Dengan kerja keras yang sungguh-sungguh dan komitmen dari semua pihak dalam perusahaan maka PT. Prima Graha Citra berhasil meraih sertifikasi ISO 9001 : 2000 oleh Lloyds Register Indonesia pada 01 pebruari 2008. Semua sistem diatur dan distandarkan dengan tujuan utama yaitu Customer Satisfaction atau Kepuasan Pelanggan (penghuni dan pengunjung) dan guna mencapai Continual Improvement yaitu peningkatan yang berkelanjutan dari semua segi atau dengan kata lain esok harus lebih baik dari hari ini dan ISO 9001 : 2008 adalah alat yang digunakan oleh PT. Prima Graha
9 Citra untuk meraih semua tujuan tersebut. Semua hal di atas terlihat dalam komitmen PT. Prima Graha Citra dalam menjamin pengelolaan & pelayanan yang bermutu yang dituangkan dalam Kebijakan Mutu PT. Prima Graha Citra. Gambar 2.2. Bisnis proses PT. Prima Graha Citra Sumber : Data PT. Prima Graha Citra (tahun 2010)
10 Pada gambar 2.2 di atas terlihat bahwa yang menjadi core business dari PT. Prima Graha Citra sebagai pengelola gedung adalah building maintenance (fisik, mesin dan peralatan serta fasilitas gedung), keamanan, kebersihan, keselamatan, ketertiban dan perparkiran gedung Pusat Grosir Cililitan). Dan agar core business tersebut dapat terlaksana dengan baik, maka dibutuhkan supporting dari berbagai fungsi departemen lainnya seperti customer relation dalam sisi pelayanan kepada pelanggan, finance untuk masalah keuangan, Umum untuk persediaan material, HRD untuk ketersediaan dan kemampuan tenaga kerja, Promosi & Commercial untuk income tambahan dan meramaikan gedung. Dimana semua proses bisnis ini mempunyai satu muara yang menjadi goal utamanya yaitu untuk mencapai kepuasan pelanggan. 1.3. Sumber Daya Manusia Dalam menjalankan usahanya PT. Prima Graha Citra ditunjang oleh 447 sumber daya manusia baik statusnya sebagai karyawan inhouse maupun karyawan outsourching. Fungsi yang dikelola secara inhouse atau dikelola sendiri adalah keuangan, HRD&GA, Engineering, Customer Relation dan Promosi & Commercial seperti yang dapat dilihat dalam bagan struktur organisasi pada gambar 2.3. Sedangkan beberapa fungsi yang dioutsourchingkan dan dikelola oleh mitra kerja yang profesional di bidangnya dengan pertimbangan agar lebih intensif dan efektif antara lain Security, Cleaning Service, Parkir, Sanitary, Pest & Rodent Control, Pengangkutan Sampah, Preventive & Maintenance Escalator dan Elevator.
11 Berikut adalah fungsi-fungsi secara umum yang dijalankan oleh setiap Departemen yang ada dalam PT. Prima Graha Citra : 1. Customer Relations (CR), departemen ini adalah pintu penghubung antara pengelola dengan pemilik/penyewa kios/counter dan pengunjung, yang bertugas mengkoordinir penyelesaian segala permasalahan yang timbul. Selain itu customer relations juga melayani pengurusan surat renovasi (fitout), surat ijin keluar masuk barang, surat domisili dan pengurusan hal lainnya yang berhubungan dengan penghuni dan pengunjung. pemilik/penyewa akan mendapatkan pula informasi mengenai pihak yang tepat untuk dihubungi di pengelola. Termasuk dalam departemen ini juga mengenai pengelolaan / operasional food court, restaurant dan UKM. 2. Promotions & Commercial (P&C), departemen ini bertugas untuk melakukan promosi kepada masyarakat sesuai dengan citra yang diinginkan pengelola dan menjaring konsumen yang tepat bagi semua lapisan pengunjung agar penjualan pemilik/penyewa kios/counter meningkat, dengan perincian tugas antara lain menciptakan kegiatan promosi (event) yang bertujuan meramaikan & menarik pengunjung yang datang ke PGC, memberikan image kepada PGC sehingga mempunyai nilai plus dari mall lainnya (pesaing), memaksimalkan area-area ataupun lahan-lahan yang bisa menghasilkan keuntungan (profit), dinataranya pemasangan reklame di media promosi, menjalin mitra kerja ataupun membuka network untuk melakukan promosi dan berinvestasi di PGC.
12 3. Engineering, departemen ini membawahi 5 (lima) seksi yaitu Mekanikal, Elektrikal & Elektronika, Operasional, Sipil & Fit-Out dan Safety. Departement ini melayani segala sesuatu yang terkait dengan pekerjaan teknik di seluruh area gedung mulai dari struktur gedung sampai dengan equipment atau peralatan / mesin-2 yang ada dalam gedung. Pekerjaan di departemen engineering tidak hanya terbatas pada repair / perbaikan tetapi juga melaksanakan preventive maintenance / perawatan secara berkala sesuai dengan jadwal preventive maintenance yang telah dibuat. 4. Finance, departemen ini menangani segala sesuatu mengenai keuangan perusahaan, anatara lain penagihan service charge, pemakaian listrik & air dan sinking fund kepada seluruh penghuni dan pemilik kios Pusat Grosir Cililitan, pembayaran terhadap seluruh biaya-biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan, pengaturan cash flow / arus kas perusahaan. Service Charge / biaya pengelolaan adalah iuran / biaya dari para penghuni PGC yang digunakan untuk biaya pengelolaan gedung termasuk pengoperasian, perawatan, perbaikan atas area dan fasilitas umum yang menjadi kewajiban pengelola. Sinking Fund adalah dana cadangan yang dikumpulkan dari para pemilik / penyewa yang dipersiapkan untuk keperluan biaya pemeliharaan dan penggantian asset milik bersama & Fasilitas bersama seperti : penggantian lift dan escalator, generator set (genset), STP, pengecatan gedung dan perlengkapan serta peralatan milik bersama lainnya.
13 5. Collection, departemen ini menangani penagihan / follow up atas invoice yang sudah dikeluarkan oleh departemen finance, sehingga diharapkan semua tagihan dapat tertagih untuk operasional perusahaan dan operasional gedung. 6. Housekeeping (HK), departemen ini secara umum bertugas menjaga dan memelihara kebersihan, kerapihan, tata udara, pengendalian sampah serta keindahan area dalam dan luar gedung. 7. Security & Parking (Sec & Park), departemen ini bertugas menjaga keamanan dan ketertiban gedung baik pada siang ataupun malam hari di dalam dan luar gedung. selain itu juga departemen ini mengelola perparkiran secara menyeluruh pada area PGC & PGC 2. 8. HRD & GA, departemen ini membawahi beberapa tugas, antara lain fungsi Human Resource & Development (HRD) seperti melakukan recruitment tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan dan kompetensi, penggajian, pembinaan, pelatihan dan segala sesuatu yang terkait dengan karyawan; fungsi General Affair (GA) seperti mengendalikan semua inventaris perusahaan, perijinan dan mengatur segala permasalahan yang terkait dengan urusan rumah tangga perusahaan; purchasing yaitu melakukan pembelian atas kebutuhan perusahaan dan mencari serta mengevaluasi supplier; Gudang yang bertugas melakukan pengendalian atas barang-barang perusahaan yang disimpan di gudang; dan Sistem Manajemen Mutu yang bertugas untuk mengendalikan agar sistem yang telah dibuat dapat berjalan dengan baik tanpa ada kendala dan juga menyempurnakan sistem yang telah ada.
14 Gambar 2.3. Struktur organisasi PT. Prima Graha Citra BUILDING MANAGER FINAN CE PROMOTION & COM M ERCIAL ENGINEERING HRD & GA CUSTOMER R ELATION & VISITOR SECURITY H OUSE KEEPIN G Finance Accounting Fiskal Collection Kasir Commecial Event Majalah Visual Art Mekanikal Elektrikal Operasional Sipil & Fit Out Safety HRD GA Purchasing Gudang SMM Parkir Customer Service Flo or Controller Food Court M.K. Maintenance Esc & Elevator Mitra Kerja Parking Mitra Kerja Security M.K. Cleaning Service M.K. Pest & Rodent Control Mitra Kerja Sanitary Mitra Kerja Landscape M.K. Pengangkutan Sam pah Sumber : Data PT. Prima Graha Citra (tahun 2010)
15