BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Informasi merupakan dasar dari komunikasi, semua kegiatan bisnis yang dilakukan akan menggunakan informasi, seperti laporan-laporan dalam pengoperasionalan perusahaan. Pada perubahan dan perkembangan jaman, informasi pun terus berubah mengikuti teknologi yang ada. Dengan perkembangan teknologi yang terus berkembang membuat perusahaan maupun institusi-institusi lain, seperti yayasan mengikuti perkembangan tersebut dalam sistemnya. Alasan-alasan yang mendorong perusahaan untuk melakukan perubahan adalah efisiensi waktu, efisiensi biaya, ataupun kebutuhan pasar. Perusahaan yang belum menggunakan Teknologi Informasi (TI) kurang efektif dalam menjalankan proses bisnisnya, mulai dari perusahaan kecil, menengah bahkan perusahaan yang berskala besar ataupun internasional. Jika perusahaan tersebut masih menyimpan data dalam bentuk manual atau lembaran kertas dalam jumlah banyak, kemungkinan data hilang dan rusak akibat bencana yang tidak diduga akan lebih besar dan akan memakan banyak biaya untuk mengembalikan data tersebut seperti kondisi awal. Dalam proses bisnis yang biasa terjadi, perusahaan perlu adanya data. Suatu cara dalam menyimpan data yang dikenal secara umum adalah sistem basis data (database). Perusahaan yang menyimpan data dengan menggunakan sistem basis data dan aplikasi yang terkomputerisasi, maka semua data akan tersimpan terintegrasi atau rapi, pengolahan data atau informasi dapat dilakukan secara cepat dan tepat. Sedangkan penyimpanan data yang dilakukan secara manual yang berarti belum terkomputerisasi dan data disimpan didalam dokumen-dokumen sederhana yang masih mudah diakses oleh pihak-pihak luar / tidak berkepentingan, kecil kemungkinan data tersebut dapat disimpan dengan rapi, pengolahan data dan informasi tidak akan secepat data yang disimpan dengan sistem basis data. Contoh dari penyimpanan data manual seperti mencatat dibuku, menyimpan dokumen-dokumen sederhana dengan menggunakan Microsoft excel, word, dan lain-lain. Untuk mengurangi kemungkinan data-data hilang akibat bencana yang tidak diduga tersebut, maka diperlukan Teknologi Informasi (TI) khususnya penerapan database dalam penyimpanan data-data tersebut. Database adalah komponen yang cukup berperan penting dalam perusahaan, dengan adanya database perusahaan dapat 1
2 menyimpan data secara terkomputerisasi dan dapat mengolah data tersebut menjadi informasi-informasi yang diperlukan dalam kegiatan perusahaan. Pada saat ini perancangan database digunakan perusahaan agar mencapai tujuan yang perusahaan inginkan. Selain pada perusahaan sekarang institusi-institusi pun sudah mengikuti perkembangan jaman dan perkembangan teknologi yang ada, salah satunya adalah Yayasan. Yayasan adalah suatu badan hukum yang mempunyai maksud dan tujuan bersifat sosial, keagamaan dan kemanusiaan. Didirikan dengan memperhatikan persyaratan-persyaratan yang ditentukan oleh undang-undang. Yayasan Saddhapala adalah salah satu Yayasan yang bergerak dalam bidang sosial dan keagamaan. Didirikan pada tanggal 4 Juli 1992 di perumahan Bojong Indah Cengkareng Jakarta Barat. Dalam penulisan skripsi ini ada beberapa pokok permasalahan yang dihadapi oleh Yayasan Saddhapala. Yayasan ini memiliki beberapa permasalahan dalam penerapan dan ingin mengubah sistem untuk lebih berkembang lagi. Permasalahan yang berlaku saat ini adalah masih adanya pengulangan data, yaitu adanya data yang sama atau duplikasi data pada data yang dimiliki saat ini, kesulitan dalam mengakses data dikarenakan data-data yang ada belum tersimpan dengan rapih. Hal ini terjadi karena penyimpanan data di perpustakaan Yayasan Saddhapala masih menggunakan pencatatan manual, hal ini menyebabkan data tersebut tidak konsisten. Keamanan data yang sangat rendah menyebabkan data-data yang disimpan dan bersifat rahasia mudah diakses oleh orang yang tidak bertanggung jawab atau tidak berkepentingan. Yayasan Saddhapala belum memiliki alur sistem yang baku untuk seluruh kegiatan perpustakaannya, prosedur dan pengaturan pada rak buku belum tertata dengan baik, tidak adanya laporan-laporan yang diperlukan seperti laporan anggota, laporan permintaan buku, persediaan buku, dan buku yang paling banyak dipinjam, laporan event, kesulitan dalam hal mengakses data yang diinginkan, sehingga menghambat sistem kinerja dari Yayasan Saddhapala. Oleh sebab itu, perancangan database sangatlah diperlukan dalam proses bisnis yang terjadi. Hal tersebut merupakan beberapa faktor yang melatarbelakangi penulisan skripsi ini dengan judul PERANCANGAN DAN PENGIMPLEMENTASIAN BASIS DATA PADA YAYASAN SADDHAPALA
3 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup yang dibahas pada skripsi ini adalah : 1. Menganalisis dan merancang sistem kerja perpustakaan yang akan berjalan pada Yayasan Saddhapala. 2. Perancangan database pada perpustakaan yang meliputi pendataan anggota dari Yayasan Saddhapala. 3. Pembuatan dan Pengembangan Aplikasi untuk Yayasan Saddhapala pada bagian perpustakaan. 4. Perancangan laporan stok buku, laporan anggota, laporan penerbitan buku, laporan peserta event, laporan penjualan, laporan retur penjualan, laporan pembelian, laporan retur pembelian, laporan penulis, laporan transaksi, laporan request buku dan laporan daftar hadir. 5. Menganalisis dan merancang prosedur penerbitan buku pada Yayasan Saddhapala. 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Tujuan dari penulisan skripsi ini, antara lain : 1. Membuat dan mengimplementasikan database untuk perpustakaan pada Yayasan Saddhapala. 2. Menghasilkan dan mengimplementasikan sistem kerja perpustakaan Yayasan Saddhapala. 3. Membuat aplikasi yang dapat digunakan Yayasan Saddhapala pada bagian Perpustakaan. 4. Merancang dan menghasilkan laporan stok buku, laporan anggota, laporan penerbitan buku, laporan peserta event, laporan penjualan, laporan retur penjualan, laporan pembelian, laporan retur pembelian, laporan penulis, laporan transaksi, laporan request buku dan laporan daftar hadir.
4 1.3.2 Manfaat Manfaat yang diharapkan dari perancangan database dalam penulisan skripsi ini antara lain: 1. Mengurangi terjadinya Redundansi data pada penyimpanan data serta pada laporan yang dihasilkan seperti laporan stok buku, laporan anggota, laporan penerbitan buku, laporan peserta event, laporan penjualan, laporan retur penjualan, laporan pembelian, laporan retur pembelian, laporan penulis, laporan transaksi, laporan request buku dan laporan daftar hadir. 2. Mempermudah dalam melaksanakan proses bisnis di perpustakaan Yayasan Saddhapala karena proses bisnis sebelumnya belum menggunakan database. 3. Mempercepat kinerja transaksi peminjaman dan pengembalian serta transaksi lainnya pada perpustakaan Yayasan Saddhapala. 4. Membantu dalam pengambilan keputusan operasional yang dibutuhkan sesuai dengan laporan yang diberikan dikarenakan laporan sebelumnya, tidak dapat membantu dalam pengambilan keputusan. 1.4 Metodologi Dalam perancangan skripsi ini membutuhkan beberapa metodogi dalam perancangan. Metodologi yang digunakan dalam perancangan database meliputi : 1.4.1 Metode Analisis Metode analisis sangatlah penting dalam mendapatkan informasi yang diperlukan, dan dapat menjadi suatu acuan dalam menyelesaikan permasalahan yang terjadi. Metode analisis yang digunakan antara lain : 1. Studi Lapangan Suatu penelitian yang dilakukan langsung pada Yayasan Saddhapala. Untuk memperoleh data yang dibutuhkan, ada dua yaitu: a. Wawancara Untuk mendapatkan informasi, dapat dilakukan dengan komunikasi langsung terhadap pihak manajemen dan karyawan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan pembahasan penelitian yang ada dalam skripsi ini.
5 b. Observasi (survey) Melakukan pengamatan secara langsung untuk mengetahui bagaimana Yayasan Saddhapala menggunakan informasi dan data sebagai alat perencanaan dan pengendalian atas kegiatan informasi yang Yayasan Saddhapala lakukan. 2. Studi Kepustakaan Suatu penelitian dimana data dan informasi yang dibutuhkan diperoleh dari buku, majalah ilmiah, dan tulisan lainnya yang ada kaitannya dengan teori mengenai masalah yang dibahas dan yang berhubungan dengan judul penulisan ilmiah ini. 1.4.2 Metode Perancangan Metode perancangan ini menggunakan berapa tahap perancangan yaitu : a. Perancangan database yang berdasarkan tahapan perancangan database yang terdiri dari tiga tahap, yaitu : 1. Rancangan database konseptual 2. Rancangan database logika 3. Rancangan database fisikal b. Perancangan User Interface (Rancangan Layar) c. Perancangan aplikasi 1. Penentuan kebutuhan perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) 2. Mendiskripsikan hasil keluaran atau laporan akhir yang dihasilkan dari aplikasi yang ditujukan kepada penggunaan pengembangan perangkat lunak d. Implementasi dan testing
6 1.5 Sistem Penulisan Skripsi ini akan dibagi dalam lima bab yang diuraikan sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisikan latar belakang penulisan skripsi, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi, serta sistematika penulisan skripsi ini. Yang berfungsi untuk pembaca skripsi ini dapat lebih mengetahui apa yang menyebabkan dan mendorong adanya penelitan dan membuat skripsi ini. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini membahas mengenai teori-teori dasar atau umum dan teori-teori khusus yang terkait dengan masalah yang diteliti dan dibahas dalam skripsi ini, seperti data, database, DBMS, sistem informasi, teknologi informasi dan lain-lain yang akan digunakan sebagai landasan dan acuan dalam penyusunan skripsi ini. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai sejarah perusahaan atau yayasan yang sesuai yang dibahas dalam skripsi, struktur organisasi, deskripsi tugas dan wewenang masing-masing, sistem yang sedang berjalan, serta masalah-masalah yang sedang dihadapi dan solusinya. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA Dalam bab ini akan membahas hasil dari analisis permasalahan yang terjadi dan solusi yang diajukan melalui rancangan sistem database yang dibuat. Juga dibahas rancangan sistem yang diajukan, menganalisis kebutuhan informasi, rancangan interface, konfigurasi alat, penerapan sistem, ketersediaan perangkat, dan evaluasi perubahan sistem. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab akhir yang membahas simpulan dan saran beserta manfaat dari perancangan database yang dibuat. Selain itu, berisi juga tentang penjelasan mengenai hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan agar sistem dapat berjalan secara optimal di masa yang akan datang.