Modul ke: Komunikasi Organisasi Alian Informasi (Bagian pertama) Fakultas KOMUNIKASI Ida Anggraeni Ananda Program Studi Public Relarions Pola & Arah Downward Comm Upward Comm Horizontal Comm Penyebaran Pesan Muatan Informasi www.mercubuana.ac.id Daftar Pustaka
Sifat aliran Serentak Berturutan Keduanya
Pola 1. Pola roda Pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada individu yang menduduki posisi sentral.orang dalam posisi tersebut menerima kontak dan informasi yang disediakan oleh anggota organisasi lainnya dan memecahkan masalah dengan saran dan persetujuan anggota lainnya. 2. Pola lingkaran Pada pola lingkaran ini tidak ada pemimpin di dalamnya.semua anggota posisinya sama. Mereka cenderung memiliki wewenang atau kekuatan yang sama untuk mempengaruhi kelompok. Setiap anggota dapat berkomunikasi dengan dua naggota lain di sisinya. Pada pola ini memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan lainnya hanya melalui sistem pengulangan pesan
Arah Aliran Komunikasi ke bawah Komunikasi ke atas Komunikasi Horisontal Komunikasi Lintas saluran Meliputi tujuan, metode, media lihat materi tentang
Downward Communication
Diskusi Komunikasi ke atas penting atau tidak? Mengapa komunikasi ke atas tidak mudah, Apa yang biasanya terjadi?
Downward Communication Ada 5 jenis informasi yang biasanya dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan, yaitu: Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan Informasi mengenai kebijakan dan praktek organisasi Informasi mengenai kinerja pegawai Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas
metode penyampaian informasi kepada para pegawai, yaitu: Ketersediaan, metode yang tersedia cenderung dipergunakan dan dapat ditambahkan untuk suatu program keseluruhan yang lebih efektif. Biaya, metode yang dinilai paling murah cenderung dipilih untuk penyebaaran informasi yang dinilai rutin dan tidak mendesak Pengaruh, metode yang tampaknya memberi pengaruh lebih sering dipilih dari pada metode yang baku
Relevansi, metode yang tampak paling relevan dengan tujuan akan lebih dipilih Respons, metode yang dipilih akan dipengaruhi oleh ketentuan apakah dikehendaki atau diperlukan respons khusus terhadap informasi Keahlian, metode yang tampaknya sesuai dengan kemampuan pengirim untuk menggunakannya dan dengan kemampuan penerima untuk memahaminya cenderung dipilih.
UPWARD COMMUNICATION
Upward Communication Komunikasi ke atas penting karena alasan berikut: Memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya. Memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan siap menerima informasi dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka Mendorong, memungkinkan, omelan dan keluh-kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya
Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi Mengijinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan dengan pekerjaan dan dengan organisasi tersebut
Adapun hal-hal yang harus dikomunikasikan keatas adalah: Memberitahukan apa yang dilakukan bawahan mengenai prestasi, kemajuan, dan rencana masa depan Menjelaskan persoalan kerja yang belum dipecahkan dan mungkin memerlukan bantuan Memberikan saran untuk perbaikan dalam unit-unit atau dalam keseluruhan organisasi Mengungkapkan perasaan pikiran tentang pekerjaan mereka, rekan kerja, dan organisasi.
Pada kenyataannya komunikasi ke atas tidak mudah. Kecenderungan pegawai menyembunyikan pikiran mereka Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik kepada masalah pegawai Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dipat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan.
HORIZONTAL COMMUNICATION
Horizontal Communication dan Lintas saluran Merujuk aliran pesan diantara rekan sejawat dalam unit kerja yang sama Lintas: informasi yang diberikan melewati batas-batas fungsional atau batasan unit kerja dan diantara orang yang satu sama lainnya tidak saling menjadi atasan atau bawahan
PENYEBARAN PESAN
Komunikasi dapat dikatakan efektif apabila 1. didengar dan dipahami, 2. dipercaya 3. dilakukan
Empat fungsi dasar yang dilakukan oleh pengulang pesan adalah menghubungkan, proses ini mneghubungkan atau memutuskan bagian-bagian sistem organisasi menyimpan, menyimpan pesan untuk menyesuaikan dengan kebutuhan pengirim dan penerima untuk menangani fluktuasi dalam apa yang ingin didengar penerima dan apa yang ingin dikatakan oleh pengirim
merentangkan, bentuk perubahan yang meliputi perluasan atau penjelasan/penambahan suatu pesandan mengendalikan, menghubungkan, menyimpan dan merentangkan adalah dasar mengendalikan. Dengan mengatur penyampaian, penyimpanan dan penafsiran pesan seorang pengulang pesan melkaukan pengendalian atas sistem komunikasi
MUATAN INFORMASI
Muatan Informasi Muatan komunikasi diapahami sebagai jumlah dan kompleksitas pesan yang diterima oleh individu, unit kerja, departemen atau organisasi secara keseluruhan Komunikasi dikatakan underload terjadi apabila karyawan menarik diri dari jaringan komunikasi yang ada di organisasi overload. Ini terjadi ketika seseorang, sistem atau organisasi tidak dapat memproses jumlah informasi yang ia terima
Load - Underload Underload dapat terjadi karena staff terlalu lelah mengulang pertanyaan-pertanyaan yang sama, yang akhirnya membuat mereka malas memberikan informasi, dapat juga terjadi karena masalah keterlibatan personal antar individu, bawahan sering tidak memberikan masukan ke atas karena secara personal takut berhubungan dengan atasan, kontak antar individu yang sangat sulit sehingga tidak mungkin saling bertukar pesan, perbedaan kepribadian antar satu dengan yang lain. Di satu sisi ada yang sangat ambisius dan sangat energik, sehingga load pesan darinya (menurutnya pas) tetapi pihak lain menganggap underload, saluran yang digunakan sangat buruk dan dedesain kurang efektif.
Underload Jika Organisasi mengabaikan manusia Karyawan tidak terlibat alam pembicaraan informal organisasi Tidak ada pengendali komunikasi Saluran komunikasi buntu Jarak fisik Pekerjaan yang terlalu padat Kualitas keputusan tidak memuaskan Kurang trampil berkomunikasi
Load-Overload overload dapat terjadi karena secara kualitas pesan yang disampaikan terlalu kompleks sehingga orang yang menerima tidak dapat memanfaatkan pesan tersebut. Atau secara kuantitas volume pesan yang diterima oleh satu tempat dalam satu waktu terlalu besar sehingga tidak dapat ditampung Pesan yang disampaikan harus memiliki isi yang cukup untuk memproduksi outcome yang diharapkan. Pesan harus memuat informasi yang outstanding tetapi jangan terkontaminasi dengan pesan yang tidak dapat dipahami
Overload Jika Penyebab hampir sama (kebalikannya) underload menimbulkan keterasingan, kurangnya motivasi dan sikap acuh overload akan mengakibatkan stress tinggi, bingung dan kesalahan mengindari overload adalah dengan memiliki kemampuan mendelegasikan Melatih karyawan dengan ketrampilan manajemen
Daftar Pustaka Cheney, George et al 2004, Organizational Communication in Age of Globalization: Issues, Reflection, Practices, Waveland Press,USA Conrad, Charles & Marshall Scott Poole 2002, Strategic Organizational Communication In a Global Economy, Harcourt Brace, USA Pace, Wayne, Deddy Mulyana (alih bahasa) 2000, Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Rosdakarya, Bandung < MENU AKHIRI
Terima Kasih Ida Anggraeni Ananda