1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Setiap perusahaan yang bergerak di bidang jasa maupun dagang memiliki seorang pimpinan. Seorang pimpinan didalam perusahaan pasti sangat memerlukan bantuan dari seorang sekretaris yang handal dan pfofesional guna untuk membantunya dalam melaksanakan tugas-tugasnya yang berkaitan dengan ruang lingkup perusahaan. Sekretaris itu sendiri adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia, kemudian mengurus surat keluar dan masuk kepada tata usaha lainnya, seperti memelihara dokumen, telepon, membuat perjanjian, sehingga sekarang sekretaris merupakan asisten yang membantu pimpinan dalam segala hal agar pimpinannya dapat bertindak secara efektif dalam menunaikan tugas-tugasnya (Acmad, 2007 : 18 ) Sekretaris pimpinan adalah orang yang bertugas membantu tugas pimpinan. Seorang sekretaris harus selalu siap sedia membantu meringankan beban pimpinan dan memecahkan persoalan dan mengambil keputusan tingkat awal bagi kepentingan pimpinan. Seorang sekretaris merupakan perantara bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan, ataupun sebaliknya dia juga berfungsi sebagai pembina hubungan baik antara perusahaan dengan masyarakat luar. Sekretaris merupakan pembantu pimpinan dalam memulai serta menyediakan suatu pekerjaan, dalam melaksankan tugasnya seorang sekretaris bekerja setiap hari tanpa memerlukan perintah, perhatian, ataupun pengawasan khusus. Untuk melaksanakan tugas-tugas sekretaris yang begitu komplek, diperlukan pengetahuan yang sangat luas mengenai tugas-tugas tersebut. Sekretaris diharapkan bisa mengatasi kesibukan dan memecahkan kesulitan, memberi semangat kepada pimpinan, menyederhanakan cara penyelesaian. 1
2 pekerjaan, serta mempercepat proses penyesuaian pekerjaan sehingga bisa dicapai hasil yang diharapkan. Menurut Sedianingsih dalam Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan ( 2008 : 6 ) Fungsi sekretariat adalah sebagai satuan organisasi yang merupakan tempat sekretaris dan pembantunnya melakukan kegiatan demi menunjang pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan lebih lancar. Di samping terdapat beberapa pengertian tentang sekretaris diantaranya ada yang disebut dengan sekretaris pimpinan dalam lingkungan organisasi yang lebih besar melaksanakan pekerjaan seperti dalam hal sekretaris ditambah dengan segala kegiatan bantuan yang membantu pimpinan baik dalam hal bantuan teknis maupun administratif. Sekretaris berperan ganda dalam melakukan aktivitasnya. Peran pertama adalah memberikan pekerjaan yang bersifat pelayanan kepada pemimpin, di dalam melaksanakan peran ini sekretaris cenderung bersifat pasif, artinya menunggu perintah dari atasan. Peran kedua adalah mengelola pekerjaan kantor sekretaris dituntut untuk berperan aktif, peran aktif diwujudkan melalui inisiatif merancang rencana, pelaksanaan kerja dan evaluasi. Sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan, harus mampu melaksanakan tugasnya dengan baik karena akan sangat berpengaruh terhadap kelangsungan hidup perusahaan. Disamping pengetahuan umum dan khusus yang dimiliki oleh sekretaris, sekretaris juga harus mempunyai pengetahuan penunjang demi kelancaran pelaksanaan tugas-tugasnya. (Yatimah, 2013 : 7) Dengan ini peran sekretaris bagi pimpinan sangatlah penting karena sering terjadi bahwa kelancaran tugas pimpinan tidak terlaksana, atau belum dapat terlaksana karena kurang diperhatikannya hal-hal yang bersifat rinci yang sesungguhnya merupakan bagian yang tak terpisahkan dari tugas pimpinan. Seorang pimpinan dituntut untuk dapat mengetahui dengan cepat dan tepat setiap situasi dan kondisi organisasi, dapat memanfaatkan waktunya dengan efektif dan efisien serta memahami seluruh masalah yang menyangkut pelaksanaan tugas
3 pokok organisasinya. Guna menjamin kecermatan dan kelancaran tugas pimpinan tersebut, diperlukan tenaga sekretaris yang terdidik, terampil dan mampu mengetahui dengan tepat tugas pokok organisasi dan pimpinannya, serta tugas pokok dan tanggung jawabnya sendiri. PT. Tor Ganda Medan memilki Sekretariat Pimpinan yang mempunyai peran dan fungsi dalam membantu memperlancar tugas pimpinan. Sekretaris pimpinan berfungsi sebagai penghubung antara pimpinan dengan karyawan lain maupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan pimpinan dan juga sebaliknya. Selain itu sekretaris juga berfungsi dalam membantu pimpinan dalam mengerjakan tugasnya, apabila pimpinan memerlukan data-data dari divisi lain maka sekretaris lah yang bertugas untuk mengambil data yang di perlukan oleh pimpinan. Peran yang di miliki sekretaris pimpinan di PT. Tor Ganda ini juga sangat komplek, apabila pimpinan sedang tidak berada di dalam kantor maka sekretaris pimpinan harus dapat menghandel keperluan yang berhubungan dengan pimpinan seperti menerima laporan keuangan dari bagian keuangan, menerima laporan dari bagian SDM ataupun menerima surat-surat penting yang harus segera di tandatangani oleh pimpinan. Apabila pimpinan sedang berada di kantor sekretaris harus segera mempersiapkan hal-hal dan keperluan apa yang di butuhkan pimpinan, jika ada jadwal rapat untuk pimpinan maka sekretaris pimpinan harus segera memeberitahukan kepada pimpinan pukul berapa jadwal rapat akan berlangsung dan sekretaris juga berperan mendampingi pimpinan saat rapat dan juga mempersiapkan ruang rapat dan memesan kebutuhan saat rapat misalnya makanan dan minuman yang di butuhkan para peserta rapat. Peranan dan Fungsi Sekretaris Pimpinan dalam membantu tugas pimpinan di PT. Tor Ganda Medan yang cukup baik dan begitu kompleks, membuat ketertarikan kepada penulis untuk lebih meninjau, bagaimana peran dan fungsi sekretaris pimpinan yang lebih baik menurut penulis sehingga memberikan
4 pertimbangan kepada perusahaan dan semoga memberi hal positive kepada keberlangsungan perusahaan. Pentingnya peran dan fungsi sekretaris di dalam perusahaan membuat sekretaris menjadi sebuah elemen penting dari sebuah perusahaan, bahkan juga sebagai tangan kanan pimpinannya merupakan orang yang di percaya untuk memegang rahasia dan membantu menyelesaikan tugas pimpinannya. Bedasarkan pengamatan dan uraian penulis selama berada di PT. Tor Ganda, maka judul dari pengamatan ini adalah PERANAN DAN FUNGSI SEKRETARIS DALAM MEMBANTU TUGAS PIMPINAN PADA PT. TOR GANDA MEDAN B. Perumusan Masalah Bedasarkan telaah di atas maka di sini penulis melihat adanya permasalahan yang dapat diidentifikasi, masalah pokok tersebut adalah Bagaimana Peranan Dan Fungsi Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Tor Ganda Medan? C. Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin di capai dalam penelitian ini adalah : Untuk mengetahui Peranan dan fungsi Sekretaris dalam membantu tugas pimpinan pada PT. Tor Ganda Medan. D. Manfaat Penelitian 1. Bagi penulis a. Menambah wawasan dan pengetahuan baru bagi peneliti untuk dapat mengerti dan memehami lebih jauh tentang
5 peran dan fungsi sekretaris dalam membantu tugas pimpinan. b. Meningkatkan kreatifitas dan profesionalitas peneliti agar mampu mempersiapkan diri dalam dunia kerja sesungguhnya. 2. Bagi pembaca a. Penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat dan sebagai bahan referensi untuk penelitian selanjutnya. b. Memperkaya penelitian tentang Peranan dan Fungsi Sekretaris dalam Membantu Tugas Pimpinan. 3. Bagi Perusahaan a. Sebagai bahan perbaikan-perbaikan tentang peranan dan fungsi sekretaris di perusahaan. E. Jadwal Penelitian dan Sistematika Penulisan 1. Jadwal Penelitian Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis membuat jadwal penelitian agar waktu bisa diatur dengan baik sehingga penulisannya bisa diselesaikan tepat waktu. Kegiatan dimulai dari pengajuan judul, kegiatan survey, dan pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan data serta pelaporan bimbingan untuk penulisan Tugas Akhir. Untuk lebih jelasnya jadwal penelitian ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 :
6 Tabel 1.1. Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir No. Keterangan Maret April Mei 1. Persiapan 2. 3. Pengumpulan data Penulisan laporan Sumber Penulis (2014) Pada kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan pengumpulan data pada bulan Mei 2014 di kantor Sekretaris Pimpinan PT. Tor Ganda Medan. 2. Sumber Data Sumber data yang menjadi pedoman bagi penulis dibagi menjadi dua sumber, yaitu : a. Data Primer Yaitu data yang diperoleh dengan cara mendatangi langsung ke objek penelitian, dimana data yang diperoleh langsung dari lapangan melalui wawancara dan tanya jawab. b. Data Sekunder Yaitu data dari sumber sumber lain dalam bentuk laporan yang diambil dari perusahaan maupun dari luar perusahaan, seperti buku buku, internet, dan media lainnya yang relevan dengan masalah yang di teliti. 3. Sistematika Penulisan Tugas Akhir ini dibagi atas empat bab dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab antara lain :
7 Bab I : PENDAHULUAN Bab ini menguraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey / observasi dan rencana isi. Bab II : PROFIL INSTANSI Bab ini menguraikan tentang sejarah ringkas instansi, struktur organisasi, kegiatan usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan. Bab III : PEMBAHASAN Bab ini menguraikan tentang pengertian peranan dan fungsi sekretaris dalam membantu tugas pimpinan pada PT. Tor Ganda Medan. Bab IV : KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang peranan dan fungsi sekretaris dalam membantu tugas pimpinan pada PT. Tor Ganda Medan.