KISI KISI UAS PRAKTIK TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI Saat ujian praktik, setiap mahasiswa akan diminta untuk melakukan pembuatan tabel gaji pegawai seperti materi di slide kuliah dengan menggunakan Microsoft Excel dalam waktu 30 menit. Terdapat beberapa penilaian spesifik berupa prosentase poin nilai yang berbeda untuk tiap bagian. Dalam materi yang akan diujikan titik berat materi akan berada pada penggunaan formula IF dan VLOOKUP / HLOOKUP serta kombinasi dari kedua bagian ini. Dalam kisi kisi ini, akan dijelaskan kembali mengenai materi yang diajarkan di kuliah sebagai persiapan untuk ujian praktik yang akan dilakukan sesuai jadwal UAS. Selain itu setiap mahasiswa diharapkan untuk membaca dan mempelajari kembali materi di slide kuliah dan mencobanya secara langsung menggunakan Microsoft Excel. KISI KISI DAN CONTOH KASUS Misalkan jika ada kasus seperti ini : Di suatu perusahaan, gaji pokok tiap bulan untuk Manajer adalah Rp 2.000.000 dan pegawai biasa akan mendapat gaji Rp 1.000.000,-. Selain gaji pokok, semua tingkatan kepegawaian akan mendapatkan tunjangan transportasi sebesar Rp 20.000,- per bulan. Manajer akan mendapatkan bonus jabatan yang besarnya berbeda berdasar jenis kelaminnya. Untuk wanita mendapatkan bonus 5% dari gaji pokok dan untuk pria 7% dari gaji pokok. Masing - masing tingkat kepegawaian akan mendapatkan pajak dari gaji yang diterima. Untuk Manajer sebesar 3% dan untuk golongan karyawan sebesar 1%. Dari ilustrasi di atas buatlah perhitungan gaji dari tiap pegawai! LANGKAH LANGKAH PENYELESAIAN 1. Membuat tabel utama dan tabel referensinya Tabel utama dalam kasus ini adalah tabel gaji pegawai. Tabel referensi dibuat berdasarkan informasi informasi tambahan yang muncul dalam kasus. Tabel - tabel yang akan dibuat adalah : a. Tabel gaji pegawai sebagai tabel utama b. Tabel gaji pokok sebagai tabel referensi c. Tabel tunjangan transportasi sebagai tabel referensi Langkah langkah pengerjaan 1) Buka Microsoft Excel 2) Di lembar sheet 1 yang terbuka, ubah nama (rename) sheet menjadi pegawai dengan cara melakukan klik kanan di bagian penunjuk sheet di bagian kiri bawah halaman
3) Buatlah tabel utama untuk menampilkan data tentang gaji pegawai di sheet pegawai berdasarkan informasi yang diminta pada kasus
4) Buat sheet baru dengan menekan tombol + pada bagian sheet di bawah, atau klik kanan di bagian sheet tersebut dan memilih insert kemudian pilih worksheet, berilah sheet baru tersebut dengan nama gaji pokok
5) Di sheet gaji pokok, buatlah tabel referensi untuk memberikan data tentang gaji pokok sesuai informasi pada kasus
6) Rubah format data angka pada sheet gaji pokok menjadi Accounting dengan cara melakukan Format Cell, blok bagian angka pada tabel gaji pokok dan klik kanan kemudian pilih Format Cells 7) Setelah jendela Format Cells terbuka, pilih mode Accounting pada bagian Number dan tekan OK
8) Untuk pembuatan tabel referensi tunjangan transportasi memiliki cara yang sama dengan pembuatan tabel gaji pokok, sehingga kita tinggal mengulangi langkah 4 sampai dengan 7 untuk membuat tabel referensi baru lagi
2. Melakukan pengambilan data dari tabel referensi untuk ditampilkan di tabel utama Untuk melakukan pemanggilan data dari tabel referensi ke tabel utama, kita bisa menggunakan formula VLOOKUP / HLOOKUP. Langkah langkah pengerjaan 1) Di sheet pegawai yang berisi tabel utama, sorot kursor pada cell yang ingin menampilkan data yang dipanggil dari tabel referensi, misalkan untuk kolom gaji pokok, maka sorot salah 1 cell di dalam kolom gaji pokok 2) Untuk Office 2007 2013, formula bisa diaktifkan dengan cara memilih formula yang ingin digunakan dari tab Formulas, maka pilih Formulas pada tab menu di bagian atas
3) Di bagian Formulas, carilah formula VLOOKUP pada bagian Lookup & Reference
4) Setelah jendela VLOOKUP terbuka, maka lakukan beberapa langkah berikut untuk melakukan pengisian parameter / argument a. Lookup_value i. Sorot dan klik salah satu cell di kolom Jabatan pada tabel utama, misalkan cell yang berisi tulisan Manajer ( dalam gambar, untuk data pertama, cell ini adalah cell D3 )
b. Table_array i. Pilih dan aktifkan sheet gaji pokok di bagian sheet ii. Blok semua bagian isi dari tabel gaji pokok ( bagian isi saja tanpa nama kolom)
iii. Modifikasilah nilai pada bagian Table_array menjadi static dengan cara menambahkan tanda $ (dolar) di depan kode huruf kolom dan di depan nomor kolom untuk semua kode disitu
c. Col_index_num i. Isikan nomor kolom yang ingin ditampilkan pada bagian tabel utama, karena kita ingin mengambil nilai angkanya maka kita isikan angka 2 pada bagian ini. Hal ini dikarenakan nomor kolom ini adalah nomor kolom dari tabel referensi yang ingin ditampilkan dan karena dalam contoh kasus kita, pada tabel gaji pokok yang sudah kita pilih tadi nomor kolom 1 adalah data yang berisi nama jabatan dan kolom 2 adalah data yang berisi nominal dari gaji pokok tiap jabatan. d. Range_lookup i. Isikan tulisan FALSE di bagian ini
5) Setelah melakukan seperangkat langkah pada langkah nomor 4, maka di dalam jendela VLOOKUP akan ditampilkan hasil contoh dari pengambilan nilai referensi pada bagian Formula result. Dalam kasus ini, jika hasilnya benar maka akan ditampillkan nominal gaji pokok sebesar Rp 2.000.000
6) Tekan OK untuk melakukan pengimplementasian formula VLOOKUP dan di tabel utama akan ditampilkan nilai hasil pembacaan dari tabel referensi secara otomatis 7) Gunakan teknik Tarikan Sakti untuk mengimplementasikan formula yang barusan kita buat pada semua data yang ada pada tabel pegawai. Blok hasil formula tersebut dan klik di pojok kanan bawahnya, dan tarik ke bawah sampai semua data ter-cover.
8) Kemudian untuk melakukan pengambilan data dari tabel referensi yang lain, caranya sama seperti untuk pengambilan data dari tabel gaji pokok. Jadi kita tinggal mengulangi langkah nomor 1 sampai langkah nomor 7 untuk melakukan pengambilan data dari tabel referensi lain dengan menggunakan formula VLOOKUP
3. Melakukan perhitungan tunjangan jabatan Perhitungan tunjangan jabatan dapat kita lakukan dengan cara melakukan kombinasi dari penggunaan formula IF dan formula VLOOKUP. Penggunaan 2 kombinasi ini menjadi agak sedikit rumit karena menggabungkan 2 konsep formula, namun tetap akan memiliki konsep alur pemikiran yang sederhana. Sebelumnya mari kita review dulu konsep penggunaan formula IF sebagai formula yang dapat digunakan dalam seleksi kondisi dan selanjutnya membahas tentang kombinasi dari keduanya. A. Formula IF Formula IF adalah formula yang menggambarkan seleksi kondisi yang sering dipakai oleh manusia. Konsep dasarnya adalah sama dengan JIKA ada sebab, MAKA akan ada akibat. Misalkan, JIKA kita lapar, MAKA kita akan makan. Dalam formula IF ada 2 tipe kondisi, yaitu kondisi jika TRUE dan kondisi jika FALSE. Proses seleksi kondisi ini disesuaikan dengan syarat yang didefinisikan sebagai operasi logika. Misalkan, ada pertanyaan apakah kita lapar (operasi logika)? Jika IYA (TRUE) maka kita akan makan, tapi jika TIDAK (FALSE) maka kita tidak akan makan. SYARAT LAPAR? SYARAT KONDISI TIDAK KONDISI IYA TIDAK IYA MAKAN TIDAK MAKAN OPERASI JIKA BENAR OPERASI JIKA SALAH Sehingga dapat dilihat bahwa terdapat 2 percabangan yang masing masing akan dipengaruhi oleh kondisi jika memenuhi syarat atau tidak, jika kita memang benar lapar maka kita akan makan, dan sebaliknya jika tidak lapar maka kita tidak akan makan. Dalam Microsoft Excel, ekspresi JIKA... MAKA ini dirumuskan dalam formula IF. Formula IF memiliki cara penulisan formula seperti berikut : =IF(syarat_kondisi ; operasi_yang_dilakukan_jika_benar ; operasi_yang_dilakukan_jika_salah) Catatan Untuk penggunaan tanda titik koma (;) disesuaikan dengan versi dari komputer masing-masing, karena biasanya ada versi komputer atau Excel yang memakai tanda titik koma (;) atau koma saja (,) sebagai pembatas dalam penggunaan formula.
Di Excel versi 2007 2013, formula IF berada pada bagian formula bertipe Logical pada menu Formulas Sebagai latihan, mari kita coba mengimplementasikan kondisi LAPAR seperti pada contoh ke dalam Excel. Contoh : Implementasi contoh kondisi LAPAR pada Microsoft Excel SYARAT KONDISI LAPAR? TIDAK IYA MAKAN TIDAK MAKAN Langkah langkah pengerjaan 1) Buat sheet baru agar tidak mengganggu atau merusak pekerjaan kita sebelumnya dan beri sembarang nama
2) Buat 1 tabel sederhana yang berisi kondisi dan aksi yang dilakukan setelah kondisi
3) Klik dan sorot di salah satu cell di bagian kolom aksi, kemudian tuliskan formula IF dengan cara menuliskannya seperti ini =IF ( (kurung buka) 4) Lanjutkan penulisan formula tersebut dengan meng-klik cell yang berisi tulisan Iya pada kolom Lapar dan secara otomatis penulisan formula kita akan diisi dengan kode cell yang kita klik tersebut
5) Lanjutkan penulisan formula dengan cara menambahkan seleksi kondisi pada cell yang di klik tersebut, apakah cell tersebut berisi tulisan atau nilainya Iya sehingga penulisan formulanya menjadi =IF(C4= Iya ;
6) Lanjutkan penulisan formula dengan memberikan hasil jika seleksi kondisi yang dilakukan benar ataupun salah, jika BENAR maka akan ditampilkan tulisan MAKAN dan jika SALAH maka akan ditampilkan tulisan TIDAK MAKAN, sehingga penulisan formula menjadi =IF(C4= Iya ; MAKAN ; TIDAK MAKAN ) dan kemudian tekan tombol ENTER. Maka secara otomatis akan ditampilkan tulisan yang sesuai dengan hasil seleksi kondisi yang dilakukan. 7) Gunakan teknik Tarikan Sakti untuk mengimplementasikan formula yang barusan kita buat pada semua data yang ada pada tabel pegawai. Blok hasil formula tersebut dan klik di pojok kanan bawahnya, dan tarik ke bawah sampai semua data tercover.
8) Maka dapat dilihat bahwa implementasi seleksi kondisi dengan menggunakan formula IF berhasil dilakukan. B. Penggunaan Kombinasi Formula IF dan VLOOKUP Penggunaan kombinasi Formula IF dan VLOOKUP dapat digunakan untuk melakukan perhitungan tunjangan jabatan yang diminta pada contoh kasus kita. Secara logika saja pasti kita dapat mengira-ngira bagaimana alur berpikir seleksi kondisinya meskipun agak rumit. Manajer akan mendapatkan bonus jabatan yang besarnya berbeda berdasar jenis kelaminnya. Untuk wanita mendapatkan bonus 5% dari gaji pokok dan untuk pria 7% dari gaji pokok. Sehingga jika kita bayangkan, posisi manajer akan mendapat tunjangan jabatan yang besarnya beberapa persen dari gaji pokoknya. Jika manajer ini pria, maka dia mendapat tunjangan 7% dari gaji pokok dan jika dia wanita, maka dia akan mendapat tunjangan 5% dari gaji pokok. Kemudian disini dapat kita bayangkan juga bahwa sebenarnya kita sudah punya informasi tentang gaji pokok dari tabel referensi gaji pokok, maka pasti cara untuk mendapatkannya memakai VLOOKUP. Maka dapat disimpulkan ini adalah kasus yang menggunakan gabungan dari IF, VLOOKUP dan sedikit operasi matematika. Jika logika berpikir ini digambarkan dalam diagram alir, maka gambarnya adalah sebagai berikut ;
Manajer? TIDAK IYA Pria? TIDAK IYA 0,07 * VLOOKUP (gaji pokok) 0,05 * VLOOKUP (gaji pokok) 0 Dalam logika berpikir ini pasti ditemukan juga bahwa akan ada 2 seleksi kondisi, yang pertama untuk menentukan apakah dia manajer atau bukan dan yang kedua adalah untuk jenis kelaminnya. Dalam Excel kita bisa mewujudkannya dengan istilah yang biasa disebut NESTED IF atau dalam Bahasa Indonesia nya IF DI DALAM IF. Penulisannya menjadi agak panjang namun jika sudah mengerti konsep dasarnya maka akan terasa sama saja, karena memang hanya perlu ditulis secara berurutan mengikuti logikanya saja. Untuk contohnya langsung saja kita coba untuk membuat logika tersebut dalam Excel Langkah langkah pengerjaan 1) Di sheet pegawai atau di tabel utama, klik salah satu cell di bagian kolom gaji pokok
2) Blok dan lakukan Copy (Ctrl+C) deklarasi formula VLOOKUP yang sudah dibuat sebelumnya dengan cara mengkopi isi dari formula bar di bagian atas yang muncul saat kita melakukan klik di salah 1 cell gaji pokok
3) Buka aplikasi Notepad pada komputer dan PASTE disitu untuk melakukan penyimpanan sementara teks formula yang sudah kita COPY
4) Kembali ke Excel, di sheet pegawai atau di tabel utama, sorot dan klik di salah satu cell di bagian kolom tunjangan jabatan 5) Membuat sebuah formula IF dengan cara menuliskan manual seperti sebelumnya di cell yang dipilih tadi
6) Memasukkan kolom jabatan sebagai seleksi kondisi dengan syarat apakah dia Manajer atau bukan dengan cara mengklik salah satu cell di kolom jabatan dan kemudian melanjutkan formulanya menjadi =IF(D3= Manajer ;
7) Memasukkan seleksi kondisi kedua dengan jenis kelamin sebagai syarat di bagian TRUE formula IF pertama (manajer) dengan cara yang sama dengan langkah sebelumnya sehingga penulisan formulanya menjadi =IF(D3= Manajer ;IF(E3= Pria ; 8) Kembali ke aplikasi Notepad yang sudah dibuka, dan COPY (Ctrl + C) kembali semua isi deklarasi formula VLOOKUP yang disimpan sementara di langkah langkah awal
9) Memakai formula VLOOKUP dengan cara mem-paste formula yang sudah di COPY sebelumnya dan mengoperasikannya dengan sedikit operasi matematika dan memasukkannya di bagian TRUE dan FALSE formula IF kedua sesuai dengan perhitungan masing-masing jenis kelamin, sehingga penulisan formulanya menjadi seperti berikut (dalam contoh ini diberi tanda warna untuk memudahkan pembagiannya, kuning = pria, hijau = wanita) =IF(D3="Manajer" ; IF(E3="Pria" ; 0,07*VLOOKUP(D3;'gaji pokok'!$c$3:$d$4;2;false) ; 0,05*VLOOKUP(D3;'gaji pokok'!$c$3:$d$4;2;false)) 10) Melanjutkan penulisan formula untuk IF yang pertama (sebelumnya harus dicek dulu tanda kurungnya sudah sesuai atau belum untuk tiap formulanya), untuk IF yang pertama blok formula di langkah nomor 10 adalah baru untuk nilai TRUE nya saja, untuk yang FALSE belum ada. Dari kasus didapatkan informasi bahwa jika dia bukan manajer maka dia tidak mendapat tunjangan jabatan, sehingga mudah saja tinggal dikasih nilai 0 (nol) saja untuk bagian nilai FALSE formula IF pertama. Penulisan formula akhirnya menjadi seperti berikut =IF(D3="Manajer" ; IF(E3="Pria" ; 0,07*VLOOKUP(D3;'gaji pokok'!$c$3:$d$4;2;false) ; 0,05*VLOOKUP(D3;'gaji pokok'!$c$3:$d$4;2;false)) ; 0)
11) Tekan tombol ENTER dan secara otomatis akan muncul hasil perhitungan tunjangan jabatan dengan memakai formula IF dan VLOOKUP
12) Gunakan teknik Tarikan Sakti untuk mengimplementasikan formula yang barusan kita buat pada semua data yang ada pada tabel pegawai. Blok hasil formula tersebut dan klik di pojok kanan bawahnya, dan tarik ke bawah sampai semua data tercover. 13) Dapat dilihat bahwa perhitungan tunjangan jabatan berhasil dibuat 4. Melakukan perhitungan gaji kotor sebelum kena pajak Untuk melakukan perhitungan total gaji kotor sebelum pajak, sebenarnya sangat mudah sekali. Kita tinggal memakai formula Autosum untuk melakukan penjumlahan ini. 1) Masuk ke tab menu Formulas dan temukan tombol Autosum (Ditandai dengan simbol besar)
2) Tekan saja tombol Autosum tersebut dan secara otomatis Excel akan melakukan pendeteksian interval cell yang akan dijumlahkan. Atur interval cell yang akan dijumlahkan sesuai dengan apa yang mau dijumlahkan dengan cara menggeser penanda cell yang dibentuk formula Autosum. Jika sudah sesuai, langsung tekan ENTER dan otomatis hasil penjumlahan akan muncul.
3) Gunakan teknik Tarikan Sakti untuk mengimplementasikan formula yang barusan kita buat pada semua data yang ada pada tabel pegawai. Blok hasil formula tersebut dan klik di pojok kanan bawahnya, dan tarik ke bawah sampai semua data tercover 5. Melakukan perhitungan pajak Untuk perhitungan pajak dari kasus kita mendapatkan informasi bahwa masing - masing tingkat kepegawaian akan mendapatkan pajak dari gaji yang diterima. Untuk Manajer sebesar 3% dan untuk golongan karyawan sebesar 1%. Berdasarkan infromasi tersebut dapat kita tebak juga kalau ini merupakan kasus seleksi kondisi dengan diagram alir sebagai berikut :
Manajer? TIDAK IYA 0,03 * gaji kotor 0,01 * gaji kotor Dan dengan melakukan proses seleksi kondisi dengan formula IF dengan cara yang sama dengan langkah langkah yang sudah dibahas di bagian sebelumnya, maka perhitungan pajak dapat dihitung. Disini tidak akan dibahas tentang caranya bagaimana karena cara dasarnya sudah pernah dibahas di bagian sebelumnya. 6. Melakukan perhitungan gaji bersih setelah kena pajak Perhitungan terakhir dapat dengan mudah dilakukan hanya dengan cara mengurangi nilai cell gaji kotor sebelum kena pajak dan nilai pajak dari setiap data. Sehingga setelah dilakukan 6 langkah utama diatas, maka akan didapatkan tabel utama yang berisi penuh seperti ini :
Selamat belajar dan selamat mencoba ^^