Halaman : 1 dari 8 Halaman 1. TUJUAN 1.1 Untuk memastikan bahwa karyawan mendapatkan kesempatan training diluar perusahaan untuk meningkatkan kemampuan, kompetensi atau keterampilan sehingga dapat melaksanakan tugasnya dengan lebih baik. 1.2 Untuk memastikan bahwa pengembangan karyawan terkoordinir dengan baik. 1.3 Prosedur Pelatihan dan Pendidikan ini diperuntukkan sebagai pedoman kepada setiap MOR (Manager Once Remove) untuk mengembangkan karyawan yang menjadi tanggung jawabnya. 1.4 Sebagai standar dalam pemenuhan kompetensi yang berlaku demi pencapaian standar kompetensi. 2. RUANG LINGKUP Karyawan PT. Arpeni Pratama Ocean Line Tbk pada posisi dan bagian tertentu. 3. DEFINISI Public Training adalah usaha untuk mengembangkan karyawan melalui programprogram peningkatan keterampilan dan pengetahuan karyawan. 4. TANGGUNG JAWAB 4.1 People Development Bertanggungjawab atas terselenggaranya Pelatihan dan Pendidikan bagi karyawan. 4.2 Departemen / User Bertanggungjawab mengikutsertakan bawahanya pada berbagai kegiatan training yang sesuai dengan kebutuhan pekerjaan tim nya. 4.3 Manager Once Remove (MOR) MOR bertanggung jawab atas pengembangan karyawan yang menjadi tanggung jawabnya. 4.4 Finance Departemen Bertanggungjawab atas pembayaran biaya training yang diselenggarakan oleh pihak luar perusahaan ( Vendor ).
No : APOL/P/HR/01 15 Revisi : 00 00 Halaman : 2 dari 8 Halaman 5 DIAGRAM ALUR
Halaman : 3 dari 8 Halaman 6 URAIAN 1. Informasi Pelatihan (External Training) 1.1 Setiap atasan (HO & Branch) melakukan identifikasi kebutuhan untuk masing-masing karyawan yang berada di bawah tanggung jawabnya dan MOR bertanggung jawab atas pencapainya program training karyawannya. 1.2 External Training dilakukan untuk meningkatkan kompetensi dan kemampuan karyawan sesuai dengan standar kompetensi. 1.3 Departemen terkait yang mempunyai perencanaan dan akan melaksanakan program External Training, maka wajib mengajukan program tersebut dengan mengisi formulir Pengajuan Pendaftaran External Training dan mengirimkannya sebelum pelaksanaan kepada HR- People Development Team dengan melengkapi lampiran-lampiran informasi rencana dan silabus pelaksanaan pelatihan dari lembaga yang bersangkutan. 1.4 Sumber-sumber yang dapat memberikan informasi pelatihan ini kepada HR-People Development yaitu : 1.4.1 Hasil dari Analisa Kebutuhan Pelatihan 1.4.2 User dan / atau pimpinan departemen. 1.4.3 Calon peserta terkait. 1.4.4 Dari lembaga pelatihan yang bersangkutan, yang kemudian diteruskan kepada departemen terkait. 1.5 Ragam bentuk informasi yang bisa didapat yaitu : 1.5.1 Informasi yang berisi judul, rencana jadwal pelaksanaan, cara pendaftaran dan silabus dari external training. 1.5.2 Informasi dari user yang berisi penjelasan ragam materi yang perlu diberikan kepada calon peserta untuk kemudian HR- People Development mencarikan topik external training yang sesuai dengan kebutuhan tersebut. 1.6 Semua proses sebelum sampai akan dimulai pelaksanaan External Training akan dilakukan oleh HR-People Development Team. Departemen terkait yang akan mengikuti External Training harus menunggu konfirmasi jadwal dari HR-People Development Team.
Halaman : 4 dari 8 Halaman 2. Permohonan Pendaftaran Pelatihan 2.1 User yang akan mengirimkan stafnya untuk mengikuti public training, melengkapi formulir Pengajuan Pendaftaran External Training dan meminta persetujuan kepada pimpinan departemen dan Direktur Unitnya. 2.2 Dalam formulir Pengajuan Pendaftaran External Training user mencantumkan budget pelatihan dan biaya pelatihan aktual yang sudah dikeluarkan departemen terkait hingga bulan tersebut. 2.3 Apabila User akan mengirimkan karyawanya untuk mengikuti External training yang tidak memerlukan biaya pendaftaran pelatihan, maka persyaratan tata caranya yaitu tetap mengisi Formulir Pengajuan Pendaftaran External Training yang sudah disetujui atasan sampai tingkat Direktur Unit tetapi tidak sampai ke Direktur Keuangan dan menyerahkan kepada HR-People Development. Setelah selesai mengikuti External Training diwajibkan menyerahkan Sertifikat Asli dan Materi / Modul pelatihan kepada HR-People Development. 2.4 Bila External Training yang dikenakan biaya pendaftaran, maka formulir Pengajuan Pendaftaran External Training harus disetujui dan ditandatangani juga oleh Direktur HR,GA & BM beserta Direktur Keuangan. 2.5 Setelah formulir Pengajuan Pendaftaran External Training disetujui oleh seluruh pihak yang berwenang, maka user memberikan formulir tersebut kepada HR-People Development Team. 2.6 Apabila didapati ada 5 (lima) orang karyawan atau lebih yang akan diikutsertakan pada public training, atau ada kesamaan topik pelatihan yang diajukan oleh departemen lain, maka HR-People Development Team dapat mempertimbangkan untuk mengadakan Internal Training. 2.7 Bilamana pengajuan training bersifat mendadak, maka HR-People Development Team akan menolaknya kecuali bersifat training mandatori. 3. Pendaftaran pada Lembaga Pelatihan. HR-People Development mendaftarkan seluruh karyawan yang termasuk didalam formulir Pengajuan Pendaftaran External Training, kepada lembaga pelatihan yang berkaitan. 4. Pembayaran Biaya Pendaftaran Pelatihan. 4.1 HR-People Development membuat voucher pengeluaran sesuai dengan jumlah calon peserta dan besarnya biaya pendaftaran yang sudah
Halaman : 5 dari 8 Halaman ditentukan oleh lembaga pelatihan terkait. Kemudian nomor voucher dituliskan pada Formulir Pengajuan Pendaftaran External Training. 4.2 Apabila batas waktu pendaftaran sangat mendesak dan tidak memungkinkan untuk membuat voucher pengeluaran, maka HR-People Development mengajukan Bon Sementara (BS). 4.3 Biaya pendaftaran public training akan dibebankan kepada departemen terkait sesuai dengan budget yang telah diajukan dan akan dikontrol penggunaannya oleh HR-People Development. 5. Konfirmasi Pelaksanaan Pelatihan. 5.1 Bila biaya pelatihan sudah dibayarkan pada lembaga pelatihan yang ditunjuk, maka HR-People Development memberitahukan perihal pembayaran pendaftaran pelatihan sekaligus mengkonfirmasikan kepastian pelaksanaan pelatihan kepada lembaga pelatihan. 5.2 Konfirmasi kepastian pelaksanaan yang didapat dari lembaga pelatihan, kemudian diteruskan kepada user dan peserta pelatihan. 5.3 Bila terjadi penggantian peserta pelatihan, maka langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut : 5.3.1 Paling lambat 2 (dua) hari sebelum pelaksanaan pelatihan, user dapat mengajukan perubahan kepada HR-People Development disertai Formulir Penggantian Peserta External Training yang sudah disetujui dan ditandatangani oleh user, Direktur Unit dan Direktur HR-GA & BM. 5.3.2 Setelah HR-People Development menerima Formulir Penggantian Peserta External Training, kemudian memberitahukan dan meminta konfirmasi balik tentang perubahan tersebut kepada lembaga pelatihan terkait. 5.3.3 Konfirmasi balik tentang perubahan yang sudah diterima oleh HR-People Development dari lembaga pelatihan kemudian diteruskan kepada user dan peserta yang baru ditunjuk. 6. Pelaksanaan Pelatihan 6.1 Sebelum pelaksanaan pelatihan, peserta membuat form ijin di MKA mengikuti pelatihan. 6.2 Peserta wajib mengikuti pelatihan sesuai dengan waktu dan tempat pelaksanaan yang sudah dikonfirmasikan dari lembaga pelatihan.
Halaman : 6 dari 8 Halaman 7. Sertifikat, Materi / Modul Pelatihan dan Perjanjian Ikatan Dinas 7.1 Karyawan yang telah selesai mengikuti External Training maka wajib menyerahkan Sertifikat Asli dan materi / modul pelatihan kepada HR- People Development. 7.2 Karyawan yang telah mengikuti External Training dengan biaya perusahaan, maka wajib memenuhi ketentuan ikatan dinas dengan aturan yang sudah diatur dalam Surat Perjanjian Ikatan Dinas selama 2 tahun dan berlaku sejak masa Pelatihan / External Training berakhir. 7.3 HR-People Development kemudian menginformasikan daftar nama peserta yang mengikuti pelatihan kepada HR Administrasi. 8. Pasca Pelatihan 8.1 Maksimal 2 (dua) minggu setelah mengikuti pelatihan, peserta wajib membuat laporan dan mengadakan presentasi hasil pelatihan dengan tujuan untuk melaksanakan alih pengetahuan kepada karyawan lain dilingkungan kerjanya. 8.2 Laporan yang dibuat berisi tentang ringkasan materi yang didapatkan peserta selama pelatihan. 8.3 HR-People Development mengkordinasikan pelaksanaan presentasi hasil pelatihan / External Training dengan bagian terkait. 8.4 Pihak yang menghadiri presentasi hasil pelatihan yaitu: 8.4.1 Atasan langsung. 8.4.2 Direktur Unit terkait. 8.4.3 Direktur HR-GA & BM serta HR-People Development. 8.4.4 Karyawan lain yang memiliki kesamaan tanggungjawab dengan peserta (bila diperlukan). 8.4.5 Karyawan dari departemen lain yang terkait (bila diperlukan). 8.5 HR-People Development melaporkan seluruh pelaksanaan External Training kepada pimpinan unit terkait. 8.6 Atasan mengadakan evaluasi yang diberikan kepada seluruh bawahannya yang telah mengikuti pelatihan / External Training setelah 3 bulan. 9. Update Data Personal Karyawan Didasari oleh penyerahan Sertifikat Asli pelatihan yang ada, HR Administrasi memperbarui data personal karyawan yang telah mengikuti semua pelatihan.
Halaman : 7 dari 8 Halaman 10. DOKUMENTASI TERKAIT a. APOL/F/HR/001 Form Training Need Analysis (TNA) b. APOL/F/HR/002 Form Pengajuan Pendaftaran External Training c. APOL/F/HR/003 Form Surat Perjanjian Ikatan Dinas d. APOL/F/HR/004 Form Surat Evaluasi Pasca Training