TAHAPAN DAN AKTIVITAS PENYELENGGARAAN PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI. Penanggung Jawab Persiapan Pelatihan

Transkripsi

1 No. Tahap Pelaksanaan TAHAPAN DAN AKTIVITAS PENYELENGGARAAN PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI Kegiatan Output Penanggung Jawab Persiapan Pelatihan 1. Membentuk tim pelaksana 2. Rapat-rapat persiapan 3. Menyiapkan kelengkapan dokumen penyebarluasan informasi 4. Mencari tempat bagi pelaksanaan on the job training 5. Mengkomunikasikan kurikulum dan silabus on the job training dengan pihak tempat pelaksananaan OJT 6. Menyiapkan dokumen pendaftaran 7. Menyiapkan materi test seleksi 8. Menyiapkan ruangan tempat pendaftaran 9. Menyiapkan daftar kebutuhan bahan 10. Memeriksa kesiapan peralatan, jika ada yang rusak segera dilaporkan ke bagian maintenance 11. Menata workshop/ tempat latihan sesuai dengan kebutuhan 12. Melakukan telaah kesesuaian unit-unit yang akan dilatih dengan program dan modul. Untuk memastikan bahwa tidak terjadi deviasi antara modul dengan unitunit yang menjadi target capaian. 13. Menyusun lesson plan 1. SK pembentukan tim dari pimpinan 2. Undangan rapat 3. Materi publikasi media cetak dan elektronik 4. Surat permohonan tempat on the job training 5. Kurikulum dan silabus 6. Formulir pendaftaran dan kelengkapannya 7. Soal test tertulis dan panduan test wawancara 8. Lembar isian pemeriksaan kesiapan peralatan 9. Standar, program dan modul 10. Lesson plan masing-masing program (point 1 8) Tenaga pelatih (point 9 13)

2 2. Penyebar luasan informasi Menyebarluaskan informasi pendaftaran melalui media cetak dan elektronik 1. Petunjuk teknis bagi petugas yang melakukan penyebarluasan informasi 2. MoU, kontrak kerja atau perjanjian kerjasama dengan media cetak atau media elektronik jika dibutuhkan 3. Pendaftaran Peserta 1. Melayani calon pendaftar yang membutuhkan informasi lebih detail tentang program 2. Melayani proses pendaftaran 3. Memberikan informasi tentang proses selanjutnya s etelah pendaftaran 4. Menyusun rekap informasi calon peserta yang sudah mendaftar 1. Informasi tentang program berupa brosur, leaflet, dan lainlain 2. Formulir pendaftaran 3. Informasi tentang alur proses mulai dari pendaftaran sampai dengan selesai 4. Formulir rekap informasi calon peserta 5. Petunjuk teknis bagi petugas pendaftaran 4. Menentukan Metode seleksi Menentukan metode seleksi dan RCC/RPL (Recognize Current Competency/Recognice Prior Learning) calon peserta masingmasing sesuai dengan program, persyaratan peserta, dan latar belakang calon peserta yang telah mendaftar 1. Program 2. Rekap informasi calon peserta yang telah mendaftar 3. Matriks metode seleksi dan RCC/RPL masing- masing 4. Petunjuk teknis menentukan metode seleksi 5. Tes Tertulis, Wawancara RCC/RPL 1. Menyelenggarakan test tertulis bagi yang menggunakan metode seleksi dengan 1. Materi test tertulis masingmasing 2. Panduan test

3 test tertulis 2. Menyelenggarakan test wawancara bagi yang menggunakan metode seleksi dengan test wawancara 3. Melakukan RCC/RPL dengan menganalisis hasil test tertulis dan test wawancara 4. Menyusun rekap hasil test dan RCC/RPL wawancara masing-masing 3. Kunci jawaban test tertulis petugas pemeriksa hasil test tertulis 4. Form isian hasil test wawancara sesuai dengan masing-masing 5. Rekap hasil test dan RCC/RPL 6. Petunjuk teknis menyelenggara kan test seleksi dan RCC/RPL 6. Penentuan hasil test 1. Pemaparan rekap hasil test seleksi calon peserta masing-masing pada rapat penentuan kelulusan test seleksi 2. Menetapkan jumlah calon peserta yang lulus test seleksi berdasarkan peringkat hasil test. 3. Menyiapkan pengumuman hasil test seleksi yang ditandatangani oleh pimpinan 4. Mengumumkan hasil test 1. Undangan rapat seluruh jajaran manajemen dan ketua juruan di 2. Rekap hasil test dan RCC/RPL masingmasing. 3. Pengumuman resmi hasil test 4. Petunjuk teknis menentukan hasil test 7. Pendaftaran Ulang 1. Pendataan kembali calon peserta yang lolos seleksi memastikan apakah siap mengikuti proses 2. Menghubungi calon peserta yang menjadi cadangan jika ada calon peserta yang sudah lolos seleksi tetapi mengundurkan diri 1. Formulir registrasi ulang 2. Daftar calon peserta yang lolos seleksi dan daftar calon peserta yang menjadi cadangan 3. Petunjuk teknis pelaksanaan registrasi ulang

4 8. Pelaksanaan Pelatihan di Lembaga Pelatihan (off the job training) 1. Melakukan monitoring dan supervisi terhadap proses pelaksanaan 2. Mengumpulkan dan merekap daftar hadir peserta dan tenaga pelatih 3. Membantu tenaga pelatih mengatasi permasalahan yang muncul selama proses berlangsung, baik permasalahan teknis maupun permasalahan non teknis 4. Melaksanakan evaluasi terhadap proses off the job training. 5. Menerbitkan surat keterangan telah mengikuti bagi peserta yang tidak melanjutkan ke tahapan on the job training 6. Memfasilitasi proses sesuai dengan lesson plan 7. Menggunakan metode melatih yang efektif dan melakukan bimbingan kepada masing-masing individu peserta sesuai dengan kebutuhan dan tingkat capaian masing-masing peserta. 8. Membantu peserta menyelesaikan permasalahan yang dihadapi dalam proses 1. Lembar monitoring proses 2. Datfar hadir peserta dan daftar hadir tenaga pelatih. 3. Kuesioner evaluasi 4. Surat keterengan telah mengikuti 5. Lesson plan 6. Learning material berupa media cetak maupun elektronik 7. Buku-buku referensi penunjang (point 1 5 ) Tenaga pelatih (point 6 8) 9. Penilaian (Asesmen) 1. Melakukan penilaian terhadap capaian peserta secara individu saat peserta sudah siap dinilai 2. Mendiskusikan hasil 1. Materi asesmen 2. Lembar penilaian per unit 3. Lembar rekap hasil penilaian semua unit Tenaga pelatih (point 1 4)

5 penilaian dengan peserta 3. Memberikan kesempatan kepada peserta mengulang unit yang belum kompeten atau melanjutkan latihan ke unit berikutnya setelah unit sebelumnya dinyatakan kompeten melalui proses asesmen oleh tenaga pelatih 4. Membuat rekap hasil penilaian semua unit yang ditempuh oleh peserta dan menyerahkannya ke pihak manajemen 5. Memfasilitasi peserta melaksanakan on the job training jika telah melaksanakan asesmen semua unit dalam program dan dinyatakan kompeten oleh tenaga pelatih (point 5) 10. Pelatihan di Tempat Kerja (on the job training) 1. Menyerahkan peserta kepada penanggung jawab tempat pelaksanaan OJT 2. Melakukan monitoring pelaksanaan OJT memastikan pelaksanaan OJT sesuai dengan program yang direncanakan 3. Membantu peserta menyelesaikan permasalahan yang dihadapi selama proses OJT 1. Dokumen MoU antara dengan tempat OJT 2. Berita acara serah terima peserta OJT 3. Lembar monitoring pelaksanaan OJT (point 1 2) Pembimbing di tempat OJT (point 3) 11. Penilaian di tempat kerja 1. Menilai capaian peserta berdasarkan 1. Materi asesmen 2. Lembar penilaian per unit Pembimbing di tempat OJT (point 1-4)

6 target yang akan dicapai pada saat OJT 2. Mendiskusikan hasil penilaian denga peserta 3. Memberikan kesempatan kepada peserta mengulang unit yang belum kompeten atau melanjutkan ke unit berikutnya apabila telah dinyatakan kompeten dalam proses asesmen 4. Membuat rekap hasil penilaian semua unit yang ditempuh oleh peserta dan menyerahkannya ke pihak penanggung jawab tempat OJT dan manajemen 5. Memberikan surat keterangan telah mengikuti bagi peserta yang dinyatakan belum kompeten semua unit dalam program melalui asesmen di tempat kerja 3. Lembar rekap hasil penilaian semua unit (point 5) 12. Penerbitan Sertifikat Pelatihan atau surat keterangan 1. Menerbitkan sertifikat bagi peserta yang dinyatakan kompeten melalui proses asesmen di tempat dan asesmen di tempat kerja semua unit 2. Menerbitkan surat keterangan bagi peserta yang kompeten sebagian unit 1. Sertifikat Pelatihan 2. Surat keterangan

7 13. Dokumentasi Mengumpulkan semua dokumen terkait dengan pelaksanaan sebagai bahan penyusunan laporan mulai dari tahapan persiapan sampai penerbitan sertifikat. 14 Pelaporan 1. Menyusun laporan paripurna pelaksanaan semua dengan dilampiri dokumen yang terkait dengan pelaksanaan 2. Mendistribusikan laporan pelaksanaan kepada pihak terkait sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan Semua dokumen yang terkait dengan pelaksanaan Laporan paripurna pelaksanaan kegiatan