GARIS PANDUAN PERSEDIAAN AGENSI KERAJAAN UNTUK PELAKSANAAN PEROLEHAN KERAJAAN MELALUI SISTEM eperolehan BAHARU Bahagian Perolehan Kerajaan Kewangan Malaysia
ISI KANDUNGAN GARIS PANDUAN PERSEDIAAN AGENSI KERAJAAN UNTUK PELAKSANAAN PEROLEHAN KERAJAAN MELALUI SISTEM eperolehan (ep) BAHARU 1. LATAR BELAKANG. 1 2. PERSEDIAAN PELAKSANAAN SISTEM ep BAHARU OLEH AGENSI... 1 2.1 Persediaan Infrastruktur dan Khidmat Sokongan Teknikal... 1 2.2 Persediaan Pengguna Sistem ep.. 2 2.3 Aktiviti Persediaan Agensi... 3 3. TADBIR URUS PELAKSANAAN SISTEM ep BAHARU DI AGENSI... 8 3.1 Pasukan Petugas/Pelaksana........ 8 3.2 Peranan Unit Audit Dalam. 8 4. KHIDMAT BANTUAN... 9 LAMPIRAN Lampiran 1: Senarai Peranan Pengguna di dalam Sistem ep Baharu Lampiran 2: Terma Rujukan Pasukan Petugas Lampiran 3: Terma Rujukan Pasukan Pelaksana Agensi (Peringkat Jabatan)
GARIS PANDUAN PERSEDIAAN AGENSI KERAJAAN UNTUK PELAKSANAAN PEROLEHAN KERAJAAN MELALUI SISTEM eperolehan (ep) BAHARU 1. LATAR BELAKANG Kerajaan sedang membangunkan Sistem eperolehan (ep) Baharu sebagai tranformasi kepada Sistem ep sedia ada. Semua urusan perolehan bekalan dan perkhidmatan bukan perunding Kerajaan Persekutuan hendaklah dilaksanakan melalui Sistem ep Baharu secara atas talian sepenuhnya mulai 1 Januari 2017. Oleh itu, semua Jabatan (Agensi) dikehendaki membuat persediaan bagi pelaksanaan Sistem ep Baharu dari segi infrastruktur, persediaan pengguna, pembangunan modal insan, tadbir urus dan lain-lain. 2. PERSEDIAAN PELAKSANAAN SISTEM ep BAHARU OLEH AGENSI 2.1 Persediaan Infrastruktur dan Khidmat Sokongan Teknikal Agensi hendaklah memastikan spesifikasi minima perkakasan dan perisian yang diperlukan serta khidmat sokongan teknikal disediakan bagi tujuan pelaksanaan Sistem ep Baharu seperti berikut: 2.1.1 Spesifikasi Minima Perkakasan (Hardware) a) Processor Pentium Dual Core atau setaraf; b) Kapasiti memori 1 GB; c) Mempunyai sambungan ke Internet; d) Resolusi skrin 1280 x 800 untuk paparan terbaik; dan e) Alat Pengimbas 200 x 200 dpi (hanya diperlukan bagi pengguna yang memegang peranan sebagai Pentadbir Kontrak) 2.1.2 Spesifikasi Minima Pelayar (Browser) Pelayar Internet Explorer versi 9.0 atau Mozilla Firefox versi 20 atau Chrome versi 24. 2.1.3 Penggunaan Perisian Dengan Lesen Yang Sah Agensi hendaklah menggunakan perisian yang mempunyai lesen yang sah mengikut undang-undang dan peraturan semasa yang berkuat kuasa. 1/9
2.1.4 Pelantikan Pegawai Khidmat Sokongan Teknikal Agensi hendaklah melantik sekurang-kurangnya seorang Pegawai/ Penolong Pegawai Teknologi Maklumat/ Juruteknik atau pegawaipegawai lain yang bersesuaian bagi memberi bantuan teknikal di agensi masing-masing. 2.2 Persediaan Pengguna Sistem ep Baharu Agensi hendaklah memastikan keperluan pengguna Sistem ep Baharu dipenuhi sepenuhnya supaya capaian dan transaksi perolehan yang dilaksanakan kelak dapat berjalan dengan lancar. 2.2.1 Capaian ke Sistem ep Baharu Sistem ep Baharu dapat dicapai dengan menggunakan No. Kad Pengenalan (IC) pengguna sebagai ID Pengguna (username) dan kata laluan (password) yang sah. Kata laluan akan dihantar melalui e-mel rasmi pengguna (e-mel Agensi). Sehubungan itu, Agensi hendaklah memastikan setiap pengguna Sistem ep Baharu mempunyai e-mel rasmi Agensi yang betul semasa membuat permohonan ID. 2.2.2 Tandatangan Digital a) Terdapat peranan-peranan tertentu dalam Sistem ep Baharu yang turut memerlukan pengguna untuk menandatangan secara digital untuk melaksanakan sesuatu transaksi. b) Medium yang akan digunakan bagi tujuan tandatangan digital dalam Sistem ep Baharu adalah token USB yang dibekalkan oleh Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU). c) Sub Administrator (SA) dan Authorised Personnel (AP) bertanggungjawab mengendalikan permohonan token USB kepada MAMPU melalui portal Government Public Key Infrastructure (GPKI) (https://gpki.mampu.gov.my/govpki). Sila rujuk portal GPKI mengenai peranan SA dan AP. d) Agensi hendaklah memastikan pengguna Sistem ep Baharu yang berkaitan telah membuat permohonan pertukaran kad pintar 1024 kepada token USB 2048 selewat-lewatnya sebelum 10 Mei 2016. Semua kad pintar akan luput penggunaannya pada 20 Mei 2016. 2/9
e) Agensi boleh merujuk surat Kewangan no. rujukan KK/eP/473/1/21 Jld 5 (14) bertarikh 3 November 2014, K.KEW/PK/MOF/ePP1/59/13(2) bertarikh 18 Ogos 2015 dan K.KEW/PK/MOF/ePP3/55/12(42) bertarikh 29 April 2016 berhubung arahan penggantian kad pintar kepada token USB ini. 2.2.3 Peranan dan Pelantikan Pengguna Agensi hendaklah mengenal pasti dan melantik pegawai-pegawai yang akan bertindak sebagai Pentadbir Pusat Tanggungjawab (), Sub Administrator (SA), Authorised Personnel (AP) dan penggunapengguna lain dalam Sistem ep Baharu mengikut peranan seperti di Lampiran 1. 2.3 Aktiviti Persediaan Agensi Bagi membolehkan pelaksanaan perolehan Agensi berjalan lancar di dalam Sistem ep Baharu, Kerajaan dengan kerjasama Commerce Dot Com Sdn Bhd (CDCSB) akan melaksanakan beberapa aktiviti bagi membantu persediaan Agensi. 2.3.1 Program Pengumpulan Maklumat Profil Pengguna dan a) Program ini bertujuan untuk mengumpul maklumat profil pengguna dan terkini serta melaksanakan user role mapping. Ini memandangkan terdapat peranan-peranan baharu atau nama-nama baharu bagi peranan sedia ada yang telah diwujudkan di dalam Sistem ep Baharu. b) Proses pengumpulan maklumat ini akan dilaksanakan secara atas talian mulai 1 Julai 2016. Agensi akan dimaklumkan mengenai tatacara capaian ke atas borang pengumpulan maklumat ini dalam masa terdekat. c) Bagi melicinkan proses pengumpulan maklumat ini, Pentadbir Sistem ep sedia ada terlebih dahulu dikehendaki melaksanakan tindakan-tindakan seperti berikut : i. Menyemak dan mengemas kini semua profil pengguna dan dalam Sistem ep sedia ada selewat-lewatnya sehingga 30 Jun 2016 untuk memastikan pengguna aktif sahaja yang akan dimigrasikan ke dalam Sistem ep Baharu; dan ii. Mengemas kini e-mel rasmi pengguna yang masih aktif dalam Sistem ep sedia ada. 3/9
d) Pentadbir juga seterusnya akan terlibat dalam melaksanakan proses User Roles Mapping dan melengkapkan borang secara atas talian seperti yang dinyatakan di Perkara 2.3.1.(b) di atas. e) Agensi melalui Pentadbir adalah bertanggungjawab memastikan keperluan persediaan pengguna Sistem ep Baharu seperti di Perkara 2.2 di atas dipenuhi. 2.3.2 Program Pengumpulan Maklumat Kontrak Program ini akan dilaksanakan melalui dua (2) kaedah iaitu: a) Penguatkuasaaan Penggunaan Modul Kontrak (Ministry Contract) i. Mulai tarikh surat ini ditandatangani hingga 31 Oktober 2016, semua Agensi adalah diwajibkan untuk mengunci masuk semua kontrak yang berstatus seperti berikut: a. Kontrak semasa yang masih berkuat kuasa selepas 1 Januari 2017; dan b. Kontrak tersebut masih belum diwujudkan di dalam Sistem ep sedia ada. ii. iii. iv. Maklumat kontrak berkenaan perlu dikunci masuk sehingga status kontrak tersebut di dalam Sistem ep adalah Lengkap untuk Pembekalan atau Lengkap bagi membolehkan Pesanan Kontrak dikeluarkan melalui Sistem ep Baharu mulai 1 Januari 2017. Ini kerana mulai 1 Januari 2017, semua Agensi hanya dibenarkan menggunakan Sistem ep Baharu dalam melaksanakan perolehan bekalan dan perkhidmatan serta Pesanan Kontrak sehinggalah ke peringkat Padanan Bayaran. Kegagalan mengunci masuk maklumat seperti di Perkara 2.3.2(a)(i) akan mengakibatkan Pesanan Kontrak tersebut tidak dapat diteruskan di dalam Sistem ep Baharu. 4/9
v. Agensi juga digalakkan mengunci masuk maklumat kontrak semasa yang belum diwujudkan di dalam Sistem ep sedia ada yang tamat sebelum 1 Januari 2017 bagi tujuan rekod dan analisa statistik. Rekod dan statistik ini boleh diakses oleh pihak pengurusan atasan dan pegawai-pegawai menerusi Modul Business Intelligence dalam Sistem ep Baharu kelak. b) Pengisian Borang Maklumat Pengumpulan Data Kontrak i. Bagi kontrak yang melibatkan kuantiti dan harga yang melebihi dua titik perpuluhan yang tidak boleh dikunci masuk menggunakan Sistem ep sedia ada, Agensi hendaklah menggunakan Borang Maklumat Pengumpulan Data Kontrak yang disediakan dalam bentuk MS Excel. ii. Borang Maklumat Pengumpulan Data Kontrak ini boleh dimuat turun melalui portal rasmi Sistem ep mulai 15 Mei 2016 dan boleh diakses sehingga 30 November 2016. iii. iv. Borang yang telah dilengkapkan hendaklah dihantar ke mcdata@eperolehan.gov.my untuk tindakan migrasi data seterusnya. Bagi agensi yang telah mengambil bahagian dalam aktiviti pengumpulan maklumat kontrak pada tahun 2015, maklumat kontrak-kontrak yang telah diberikan pada masa tersebut tidak perlu dikunci masuk dalam borang berkenaan. 2.3.3 Pengujian Sistem ep Baharu Sistem ep Baharu akan melalui dua peringkat pengujian bersama pengguna iaitu Ujian Penerimaan Pengguna (UAT) dan Ujian Kesediaan Operasi (ORT). a) Ujian Penerimaan Pengguna / User Acceptance Test (UAT) i. Ujian Penerimaan Pengguna (UAT) adalah proses pengujian untuk memastikan Sistem ep Baharu boleh mengendalikan proses perolehan yang diperlukan, mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan. 5/9
ii. Ujian ini dijangka diadakan selama tiga (3) bulan bermula pada pertengahan bulan Mei 2016 sehingga pertengahan Ogos 2016 dan melibatkan agensi pengguna yang dikenal pasti. Surat jemputan akan diedar oleh Kewangan kepada agensi yang berkaitan. b) Ujian Kesediaan Operasi / Operation Readiness Test (ORT) i. Ujian Kesediaan Operasi (ORT) adalah satu proses simulasi di antara proses, pengguna dan teknologi dalam persekitaran terkawal. ii. Ujian ini dijangka diadakan selama sebulan pada bulan November 2016 sehingga Disember 2016 dan melibatkan agensi pengguna yang dikenal pasti. Surat jemputan akan diedar oleh Kewangan kepada agensi yang berkaitan. Agensi hendaklah mengenal pasti pegawai-pegawai yang akan terlibat di dalam sesi UAT dan ORT yang akan dilaksanakan seperti butiran di atas. Kerjasama agensi dipohon untuk memberi pelepasan kepada pegawaipegawai yang dinamakan kelak untuk hadir ke sesi-sesi pengujian tersebut. 2.3.4 Sesi Latihan Pengguna a) Latihan penggunaan Sistem ep Baharu akan diberikan secara berperingkat mulai September 2016. b) Agensi hendaklah mengenal pasti pegawai-pegawai yang akan terlibat di dalam sesi latihan berkenaan. Kerjasama agensi dipohon untuk memberi pelepasan kepada pegawai-pegawai yang dinamakan kelak untuk hadir ke sesi-sesi latihan tersebut. c) Penyertaan daripada pegawai-pegawai Agensi adalah penting memandangkan pembangunan Sistem ep Baharu mengguna pakai pendekatan yang berbeza dan memperkenalkan dasar-dasar perolehan baharu berbanding sistem sedia ada. d) Pengguna juga boleh mendapatkan latihan Sistem ep Baharu secara atas talian melalui ep Online Learning (epol) di portal rasmi ep (www.eperolehan.gov.my) mulai September 2016. 6/9
2.3.5 Program Kesedaran a) Bagi memastikan pihak pengguna mendapat maklumat awal/perkembangan Sistem ep Baharu, Kewangan dengan kerjasama pihak CDCSB melaksanakan beberapa siri program kesedaran secara berterusan yang telah bermula sejak tahun 2014. b) Jadual pelaksanaan program kesedaran bagi tahun 2016 akan diumumkan kepada agensi dan pembekal dari semasa ke semasa melalui surat, e-mel atau portal rasmi Sistem ep. Pihak agensi digalakkan untuk menyertai program kesedaran berkenaan. c) Pihak agensi juga dinasihatkan supaya melayari portal rasmi Sistem ep dari semasa ke semasa bagi mendapatkan maklumat terkini berhubung pelaksanaan Sistem ep Baharu. 2.3.6 Pelaksanaan Perolehan Tahun 2016 dan Perancangan Perolehan Tahun 2017 a) Bagi melaksanakan kerja-kerja migrasi data peringkat akhir dan aktiviti-aktiviti peralihan daripada Sistem ep sedia ada kepada Sistem ep Baharu untuk tujuan go live pada 1 Januari 2016, akses kepada Sistem ep dan transaksi dalam Sistem ep akan dibekukan mulai 25 Disember 2016, jam 12.01 tengah malam hingga 1 Januari 2017, jam 8.00 pagi. b) Sehubungan itu, semua Agensi diminta untuk merancang jadual pelaksanaan proses perolehan dengan teliti bagi mengelakkan perolehan dilaksanakan pada saat-saat akhir dan permasalah timbul semasa tempoh pembekuan tersebut. c) Agensi dinasihatkan untuk membuat senarai pelaksanaan perolehan bagi tahun 2016 dengan memberi keutamaan kepada perolehan yang memerlukan transaksi pesanan dilakukan dalam tahun 2016 dan suku pertama tahun 2017. d) Garis panduan mengenai tarikh akhir proses perolehan boleh dilaksanakan dalam Sistem ep sedia ada mengikut jenis kaedah perolehan (pembelian terus/sebut harga/tender) dan transaksi tertentu (permintaan Pesanaan Kerajaan / pengeluaran Surat Setuju Terima dan lain-lain) akan dikeluarkan dalam masa terdekat. 7/9
2.3.7 Kesediaan Pembekal Agensi hendaklah memaklumkan kepada semua pembekal yang berurusan dengan Agensi masing-masing untuk membuat persediaan bagi pelaksanaan Sistem ep Baharu. Garis Panduan Pembekal Untuk Persediaan Pelaksanaan Perolehan Kerajaan Melalui Sistem ep Baharu boleh dirujuk di portal rasmi Sistem ep. 3. TADBIR URUS PELAKSANAAN SISTEM ep BAHARU DI AGENSI 3.1 Pasukan Petugas/Pelaksana Bagi melancarkan pelaksanaan Sistem ep Baharu, Agensi hendaklah memperkasakan Pasukan Petugas/Pelaksana sedia ada di peringkat dan Jabatan berdasarkan terma rujukan seperti berikut: 3.1.1 Pasukan Petugas Pasukan Petugas ditubuhkan di peringkat dengan terma rujukan seperti di Lampiran 2. 3.1.2 Pasukan Pelaksana Agensi (Peringkat Jabatan) Pasukan Petugas ditubuhkan di peringkat Jabatan dengan terma rujukan seperti di Lampiran 3. Bagi agensi/ yang baharu diwujudkan, Agensi hendaklah memastikan struktur tadbir urus di atas ditubuhkan agar pelaksanaan Sistem ep Baharu berjalan dengan lancar. 3.2 Peranan Unit Audit Dalam Unit Audit Dalam Jabatan adalah berperanan memantau pelaksanaan bagi pencapaian sekurangnya-kurangnya 75% daripada jumlah peruntukan tahunan bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan (tidak termasuk perkhidmatan perunding) dilaksanakan melalui Sistem ep. Sehubungan itu, Unit Audit Dalam turut diminta untuk memantau persediaan Agensi/Jabatan menjelang pelaksanaan Sistem ep Baharu ini dan melaporkan kepada Petugas Jabatan hasil pengauditan. 8/9
4. KHIDMAT BANTUAN Sebarang pertanyaan boleh dibuat melalui saluran berikut: 4.1. Khidmat Pelanggan Telefon : 03-7985 7888 E-mel : bantuanptj@eperolehan.gov.my 4.2. Unit Pengurusan Kerajaan, Commerce Dot Com E-mel : ptj-onboarding@eperolehan.gov.my 4.3. Sektor Sistem Perolehan dan Pendaftaran, Bahagian Perolehan Kerajaan Telefon : 03-8882 6900 / 8904 / 8913 E-mel : pmo.ep@treasury.gov.my Semua Agensi diminta untuk mengambil perhatian dan tindakan sewajarnya bagi memastikan pelaksanaan Sistem ep Baharu berjalan lancar. Kegagalan melaksanakan langkah-langkah di atas akan menyebabkan Agensi tidak dapat bertransaksi bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan apabila Sistem ep Baharu beroperasi kelak. Bahagian Perolehan Kerajaan Kewangan Malaysia 5 Mei 2016 Tarikh dikeluarkan : 5 Mei 2016 9/9
LAMPIRAN
LAMPIRAN 1 SENARAI PERANAN PENGGUNA DI DALAM SISTEM ep BAHARU 1) Senarai Peranan Yang Memerlukan Token Bil. Peranan Organisasi Fungsi Modul 1. Pelulus Barangan 1. Meluluskan barangan import Import (Pegawai Pengawal) 2. Pelulus Pengiklanan / 3. Penandatangan Surat Perlantikan / 1. Meluluskan penciptaan Sebut Harga dan sebelum maklumat yang diiklankan 2. Meminda maklumat yang diiklankan 3. Menyemak dan mengesahkan maklumat SST sebelum dihantar kepada pembekal. 1. Meluluskan dan meminda pembentukan jawatankuasa di dalam 4. Pengerusi Spesifikasi / 1. Mengesahkan spesifikasi teknikal dan kewangan serta kriteria penilaian selepas semua ahli membuat semakan dan bersetuju 5. Pengerusi Pembuka 6. Pengerusi Penilaian Teknikal / / 1. Mengesahkan penilaian berdasarkan pematuhan 1. Mengesahkan keputusan penilaian teknikal untuk Penilaian 2 Peringkat Nota: Penilaian 2 peringkat bermaksud terdapat 2 jawatankuasa diwujudkan untuk menilai sesuatu sebut harga/ tender iaitu: i) Penilaian Kewangan; dan ii) Teknikal Penilaian 7. Pengerusi Penilaian Kewangan / 1. Mengesahkan keputusan penilaian kewangan untuk Penilaian 2 Peringkat 1/12
Bil. Peranan Organisasi Fungsi Modul 8. Pengerusi 1. Mengesahkan keputusan / penilaian untuk Penilaian 1 Penilaian Peringkat 9. Pengerusi Sebut Harga A/B / Nota: Penilaian 1 peringkat bermaksud terdapat 1 jawatankuasa diwujudkan untuk menilai sesuatu sebut harga/ tender iaitu Penilaian Teknikal dan Kewangan 1. Memuktamadkan Pemilihan Pembekal 10. Pengerusi Lembaga Perolehan A/B / 1. Memuktamadkan Pemilihan Pembekal 11. Pengerusi Lembaga Perolehan Persekutuan Perbendaharaan Malaysia Sabah/ Sarawak 1. Memuktamadkan Pemilihan Pembekal 12. Pentadbir Kontrak / 1. Meluluskan/ Menolak permintaan Pembelian Luar Aturan bagi item Kontrak Pembelian Terus 13. Pelulus Kontrak 1. Meluluskan/ Menolak butiran Pesanan sebelum kontrak boleh digunakan di dalam Modul Pemenuhan Pengurusan Kontrak 2. Meluluskan/ Menolak sebarang perubahan kepada butiran Pesanan 3. Meluluskan/ Menolak deraf perjanjian 4. Meluluskan/ Menolak Notis Penyelesaian 5. Meluluskan/ Menolak Notis Penamatan 6. Meluluskan untuk mengeluarkan/ menambah Syarikat Pemfaktoran 7. Meluluskan/ Menolak perjanjian muktamad 8. Meluluskan/ Menolak penamatan bersama 2/12
Bil. Peranan Organisasi Fungsi Modul 9. Meluluskan/ Menolak pindaan dengan / tanpa kontrak tambahan 14. Pelulus Pesanan /Permintaan Pembelian / 15. ` Pegawai Pengesah / 10. Meluluskan/ Menolak penciptaan/pengeluaran SST 1. Meluluskan/Menolak untuk Pemintaan Pembelian (Purchase Request) 2. Meluluskan/Menolak untuk Pemintaan Kontrak (Contract Request) 3. Membatalkan Pesanan Kerajaan untuk kontrak/bukan kontrak 4. Mengeluarkan Arahan untuk Memberhentikan Bekalan/ Perkhidmatan atau Kelulusan atau Penolakan Arahan untuk Memberhentikan Bekalan/Perkhidmatan yang dipohon oleh pembekal 5. Meluluskan Nota Debit 6. Melulus pindaan yang telah dikemaskini atau pembatalan dokumen oleh pembekal 7. Mengeluarkan Sijil Pelepasan GST (CoGSTR) (untuk senario dengan Arahan untuk Memberhentikan Bekalan/ Perkhidmatan) 1. Meluluskan /Menolak Nota Penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan (FRN) 2. Mengeluarkan CoGSTR (untuk senario tanpa Arahan untuk Memberhentikan Bekalan/ Perkhidmatan) Pemenuhan (Fulfilment) Pemenuhan (Fulfilment) 16. Pegawai Padanan Bayaran / 1. Memadankan 3-dokumen (Pesanan Kerajaan, FRN/ Perkhidmatan dan Invois) Pemenuhan (Fulfilment) 2. Mengeluarkan arahan pembayaran kepada 1GFMAS 3/12
2) Senarai Peranan Yang Tidak Memerlukan Token Bil Peranan Organisasi Fungsi Modul 1. Pentadbir 1. Mencipta Profil 2. Pentadbir 2. Menyelenggara Maklumat 3. Menetapkan Had Nilai Operasi 1. Mencipta Profil 2. Menyelenggara Maklumat 3. Pentadbir 1. Mencipta Profil 4. Pengguna Kajian Pasaran 5. Pengguna Profil Syarikat 6. Pegawai Perancangan Perolehan 1. 2. 3. 4. Badan Berkanun 5. Kerajaan Negeri 6. Pihak Berkuasa Tempatan 7. GLC 1. 2. 3. 4. Badan Berkanun 5. Kerajaan Negeri 6. Pihak Berkuasa Tempatan 7. GLC / / Pusat Kos 2. Menyelenggara Maklumat 1. Mendapat capaian kepada maklumat harga dan spesifikasi bagi tujuan tinjauan pasaran (market survey) 1. Mendapat capaian kepada maklumat profil syarikat Pembekal Berdaftar ep 1. Menyediakan atau mengkaji semula pelan perancangan perolehan atau perbelanjaan 2. Mengunci masuk jumlah bajet semasa penciptaan perancangan Pengurusan Profil Pengurusan Profil Pengurusan Profil Pengurusan Profil Pengurusan Profil Perancangan Perolehan 4/12
Bil Peranan Organisasi Fungsi Modul 7. Pegawai Pengesah 1. Menyemak dan Perancangan Perancangan / mengesahkan perancangan Perolehan Perolehan perolehan atau perbelanjaan yang dibuat oleh Pegawai Perancang Perolehan 8. Pegawai Pelulus Perancangan Perolehan / 1. Melulus perancangan perolehan atau perbelanjaan yang dibuat oleh Pegawai Perancangan Perolehan Perancangan Perolehan 2. Meluluskan perancangan perolehan yang disemak dan disahkan oleh Pegawai Pengesah Perancangan Perolehan 9. Pelulus Nota Minta / 1. Menyemak dan mengesahkan Nota Permintaan yang disediakan oleh Peminta Pembelian Terus 2. Menyemak dan mengesahkan permintaan Pembelian Luar Aturan. 3. Menyemak dan mengesahkan maklumat SST sebelum dihantar kepada pembekal. 10. Penandatangan Kontrak 11. Urusetia / / 1. Menandatangan SST dalam sistem eperolehan 1. Menyediakan dokumen 2. Menyediakan cadangan penubuhan dan keahlian Pembelian Terus /Sebut Harga/ 3. Menyediakan kriteria pemilihan pembekal (kod bidang/ lokaliti dan sebagainya) 4. Menguruskan semua urusan sebut harga/tender dari mula sehingga proses sebut harga/tender selesai 12. Pembantu Urusetia / 1. Membuat pendaftaran pembekal bagi Lawatan Tapak/ Pendaftaran Taklimat 5/12
Bil Peranan Organisasi Fungsi Modul 13. Pencadang 1. Menyediakan spesifikasi Spesifikasi / (Business owner - bahagian yang berkaitan) 14. Setiausaha 1. Membuat pengesahan Spesifikasi spesifikasi untuk semua di bawah 15. Setiausaha Spesifikasi / 1. Mengunci masuk spesifikasi yang dipersetujui oleh Spesifikasi 2. Menyediakan minit mesyuara/laporan mesyuarat 16. Ahli Spesifikasi / 1. Menyediakan spesifikasi 17. Setiausaha Pembuka / 2. Mengunci masuk hasil semakan dan menyediakan Laporan Pembuka 18. Ahli Pembuka / 1. Membuka Sebut Harga/ dan membuat semakan ke atas semua dokumen yang disyaratkan 19. Setiausaha Penilaian Teknikal / 1. Mengunci masuk hasil penilaian yang dipersetujui oleh Penilaian Teknikal 2. Menyediakan minit mesyuarat/laporan mesyuarat 20. Ahli Penilaian Teknikal 21. Setiausaha Penilaian Kewangan / / 1. Menilai cadangan teknikal 1. Mengunci masuk hasil penilaian yang telah dipersetujui oleh Penilaian Kewangan 2. Menyediakan minit mesyuarat/laporan mesyuarat 22. Ahli Penilaian Kewangan / 1. Menilai cadangan kewangan 6/12
Bil Peranan Organisasi Fungsi Modul 23. Setiausaha 1. Mengunci masuk hasil / penilaian yang dipersetujui Penilaian oleh Penilaian 24. Ahli Penilaian / 2. Menyediakan minit mesyuarat/laporan mesyuarat 1. Menilai cadangan penilaian 25. Setiausaha Sebut Harga A/B 26. Ahli Sebut Harga A/B 27. Setiausaha Lembaga Perolehan A/B 28. Ahli Lembaga Perolehan A/B / / 2. Mengunci masuk pemilihan pembekal yang telah dimuktamadkan oleh Sebut Harga A/B 3. Menyediakan minit mesyuarat/laporan mesyuarat 1. Membuat penilaian akhir dan memuktamadkan pemilihan pembekal 1. Mengunci masuk pemilihan pembekal yang telah dimuktamadkan oleh Lembaga Perolehan A/B 2. Menyediakan minit mesyuarat/laporan mesyuarat 1. Membuat penilaian akhir dan memuktamadkan pemilihan pembekal 29. Setiausaha Lembaga Perolehan Persekutuan Perbendaharaan Malaysia Sabah/Sarawak 1. Mengunci masuk pemilihan pembekal yang telah dimuktamadkan oleh Lembaga Perolehan Persekutuan 2. Menyediakan minit mesyuarat/laporan mesyuarat 30. Ahli Lembaga Perolehan Persekutuan Perbendaharaan Malaysia Sabah/Sarawak 1. Membuat penilaian akhir dan memuktamadkan pemilihan pembekal 31. Penandatangan Kontrak Perbendaharaan Malaysia Sabah/Sarawak 1. Menandatangan kontrak. Senarai penandatangan kontrak akan dipilih dari Pengurusan Kontrak 7/12
Bil Peranan Organisasi Fungsi Modul menu dropdown semasa penyediaan perjanjian 32. Pentadbir Kontrak 33. Pentadbir Templat Kontrak Perjanjian 34. Peminta (Pembelian/Kontrak) 35. Penerima Barang/ Perkhidmatan / / / / /Pusat Kos / /Pusat Kos 1. Memperakukan permintaan untuk syarikat pemfaktoran 2. Memperakukan permintaan untuk menukar maklumat bank 3. Mengunci masuk maklumat Bon Pelaksanaan 1. Mencipta dan menyelengara Klausa Kontrak Perjanjian untuk diguna pakai oleh di bawah selian masing-masing 1. Mencipta, menyerah, mengkaji semula dan membatalkan Permintaan Pembelian 2. Mencipta, menyerah, mengkaji semula dan membatalkan Permintaan Kontrak 1. Memperakukan pesanan penghantaran dan menjana Nota Penerimaan bekalan/ perkhidmatan (FRN) 2. Menyediakan pengukuran Penarafan Pembekal 3. Menolak kuantiti di dalam Pesanan Penghantaran atau menolak dokumen Pesanan Penghantaran dan FRN (jika terpakai) 4. Mengkaji semula FRN 5. Mencipta dokumen di dalam lingkungan alamat penghantaran yang ditetapkan Kontrak Document Repository Pemenuhan Pemenuhan 36. Pengguna Business Intelligence (Pengurusan atasan/ Bahagian Perolehan atau Kewangan) 1. Mendapat capaian kepada Modul Business Intelligence bagi janaan laporan dan statistik Business Intelligence 8/12
Bil Peranan Organisasi Fungsi Modul 37. Pengguna Learning 1. Mendapat capaian kepada Management LMS bagi tujuan latihan System (LMS) secara atas talian 38. Juruadit 1. 2. 3. 4. Badan Berkanun 5. Kerajaan Negeri 6. Pihak Berkuasa Tempatan 7. GLC Unit Audit Dalam 1. Mendapat capaian kepada laporan berkaitan Sistem ep Sistem Pengurusan Latihan Audit 9/12
LAMPIRAN 2 TERMA RUJUKAN PASUKAN PETUGAS KEMENTERIAN Pengerusi Ahli Ketua Setiausaha /Timbalan Ketua Setiausaha a) Setiausaha Bahagian Perolehan/ Kewangan; b) Setiausaha Bahagian Pentadbiran/ Korporat; c) Setiausaha Bahagian Teknologi Maklumat; d) Wakil Ketua Jabatan/; e) Wakil Unit Audit Dalam ; dan f) Wakil lain-lain yang difikirkan perlu. Peranan a) Memastikan keperluan infrastruktur ICT di Agensi untuk pelaksanaan Sistem ep (Sistem ep sedia ada dan Sistem ep Baharu) disediakan; b) Memastikan khidmat sokongan teknikal ICT disediakan untuk Sistem ep; c) Memastikan semua pengguna Sistem ep mendapat capaian dan latihan sewajarnya; d) Memastikan semua di bawah seliaan agensi masing-masing berstatus ep enable dan bertransaksi melalui Sistem ep; e) Memantau pelaksanaan dan penggunaan Sistem ep bagi mencapai prestasi yang ditetapkan; f) Melaporkan prestasi penggunaan dan status pelaksanaan Sistem ep kepada Sektor Sistem Perolehan dan Pendaftaran, Bahagian Perolehan Kerajaan; g) Memastikan penglibatan pengguna-pengguna berkaitan dalam mana-mana pengujian atau sesi taklimat yang dilaksanakan oleh Kewangan apabila diperlukan; h) Mengenal pasti pegawai-pegawai yang berkeupayaan untuk memberi latihan kepada di bawah masing-masing. Pegawai tersebut juga bertindak sebagai pegawai perhubungan di antara dan Kewangan; i) Memastikan keberkesanan fungsi Pasukan Pelaksana Agensi (Peringkat Jabatan) termasuk menyelesaikan permasalahan dalam pelaksanaan ep di Agensi; dan 10/12
j) Mengenal pasti dan menyelesaikan isu-isu dan permasalahan dalam pelaksanaan Sistem ep dan dikemukakan kepada Penyelaras Petugas di peringkat Kewangan sekiranya perlu. Kekerapan Mesyuarat Sekurang-kurangnya satu (1) kali dalam masa enam (6) bulan 11/12
LAMPIRAN 3 TERMA RUJUKAN PASUKAN PELAKSANA AGENSI (PERINGKAT JABATAN) Pengerusi Ahli Ketua Jabatan/Timbalan Ketua Jabatan a) Pegawai Bahagian Perolehan/Kewangan ; b) Pegawai Unit Perolehan/ Kewangan Jabatan; c) Pegawai Unit Pentadbiran/Korporat Jabatan; d) Pegawai Teknologi Maklumat Jabatan; dan e) Pegawai-pegawai lain yang difikirkan perlu. Peranan a) Memastikan keperluan infrastruktur ICT di Agensi untuk pelaksanaan Sistem ep (Sistem ep sedia ada dan Sistem ep Baharu) disediakan; b) Memastikan khidmat sokongan teknikal ICT disediakan untuk Sistem ep; c) Memastikan semua pengguna Sistem ep mendapat capaian dan latihan sewajarnya; d) Memastikan semua di bawah seliaan agensi masing-masing berstatus ep enable dan bertransaksi melalui Sistem ep; e) Memantau pelaksanaan dan penggunaan Sistem ep bagi mencapai prestasi yang ditetapkan; f) Melaporkan prestasi penggunaan dan status pelaksanaan Sistem ep kepada Pasukan Petugas ; g) Memastikan penglibatan pengguna-pengguna berkaitan dalam mana-mana pengujian atau sesi taklimat yang dilaksanakan oleh Kewangan apabila diperlukan; h) Mengenal pasti pegawai-pegawai yang berkeupayaan untuk memberi latihan kepada di bawah Agensi masing-masing. Pegawai tersebut juga bertindak sebagai pegawai perhubungan di antara Agensi (Jabatan) dengan masing-masing serta Kewangan;dan i) Mengenal pasti dan menyelesaikan isu-isu dan permasalahan dalam pelaksanaan Sistem ep dan dikemukakan kepada Pasukan Petugas masing-masing sekiranya perlu. Kekerapan Mesyuarat Sekurang-kurangnya satu (1) kali dalam masa enam (6) bulan 12/12