EVALUASI DAN REKOMENDASI SISTEM ERP BERBASIS SAP MODUL HUMAN RESOURCES PADA PT. BANK CENTRAL ASIA, TBK Hery Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Yanuar Wiranata Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Abstrak Tujuan evaluasi adalah melakukan evaluasi dan rekomendasi terhadap sistem ERP pada modul Human Resources khususnya submodul : Training and Event Management, Recruitment, dan Learning Portal yang berbasis SAP pada PT. Bank Central Asia, Tbk. Metode yang digunakan dalam melakukan evaluasi adalah dengan menggunakan metode analisa : Fit/Gap Analysis Report dan metode perancangan : Fit/Gap Analysis Phase. Hasil yang dicapai adalah menghasilkan Fit/Gap Analysis Report, dimana dalam report tersebut akan dilakukan evaluasi terhadap proses bisnis yang berjalan pada DPP yang akan menghasilkan proses-proses gap.kemudian proses yang mengalami gap akan diberikan rekomendasi proses bisnis. Rekomendasi proses ini dirancang berdasarkan SAP best practice dengan harapan SAP dapat semakin dimaksimalkan dan pertimbangan perusahaan melakukan upgrade dimasa yang akan datang. Dari rekomendasi proses bisnis ini, terdapat 2 proses yang diimplementasi yaitu pembayaran peserta PPA melalui SAP dan booking peserta melalui learning portal. Hal ini
dikarenakan adanya kebutuhan akan sistem informasi yang terintegrasi. Simpulan yang didapat dengan adanya evaluasi dan rekomendasi ini akan meningkatkan kinerja dari sistem yang berbasis SAP pada proses bisnis Divisi Pengembangan dan Pembelajaran. Kata Kunci: Evaluasi, Rekomendasi, ERP, Human Resources, SAP 1 Pendahuluan Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang pesat dewasa ini, maka diperlukan adanya suatu infrastruktur teknologi informasi untuk mendukung proses bisnis yang berjalan dalam sebuah perusahaan. ERP (Enterprise Resource Planning) menyediakan sebuah infrastruktur yang dapat mengintegrasikan semua bagian fungsional dalam perusahaan. Saat ini, telah banyak penyedia aplikasi ERP yang saling bersaing untuk mendapatkan pangsa pasar yang lebih besar dengan cara meningkatkan keunggulan produk secara berkesinambungan. SAP (Sistem, Application, and Product in Data Processing) merupakan pemimpin pasar penyedia ERP yang merupakan solusi piranti lunak bisnis. Saat ini lebih dari 50.000 perusahaan di lebih dari 120 negara menjalankan aplikasi piranti lunak SAP, mulai dari solusi untuk usaha kecil mencegah hingga solusi untuk perusahaan berskala besar / organisasi global. Solusi SAP mendukung proses bisnis unik untuk lebih dari 25 segmen industri, termasuk pendidikan, perbankan, ritel, otomotif, telekomunikasi, produk konsumen dan lain-lain. Di Indonesia, banyak perusahaan besar dan menengah yang telah mengimplementasikan SAP serta memperoleh manfaat dari implementasi aplikasi SAP. SAP memiliki banyak modul yang disesuaikan dengan
kebutuhan bisnis yang berbeda pada perusahaan yang berbeda pula. Salah satu modul SAP yang paling umum adalah SAP Human Resources (SAP HR) yang dapat menangani pengelolaan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan secara terintegrasi dan real time. BCA merupakan salah satu perusahaan perbankan terbaik dan terpecaya di Indonesia dengan memiliki hampir 1000 kantor cabang yang tersebar diseluruh Wilayah di Indonesia, Singapura, dan di Hongkong sebagai kantor perwakilan di Luar Negeri. BCA kembali melakukan terobosan dalam memulai proyek implementasi SAP dengan modul Human Resources yang melibatkan dua divisi yaitu Divisi Sumber Daya Manusia dan Divisi Pembelajaran dan Pengembangan (DPP). Dengan implementasi SAP dengan modul Human Resources yang dipercayakan kepada dua divisi tersebut diharapkan pengelolaan akan sumber daya manusia di dalam BCA dapat terkelola dengan baik, kemudian dapat memberikan nilai tambah bagi para karyawan yang bekerja dalam BCA. Karena waktu implementasi proyek SAP yang terbatas. DPP merasa bahwa masih terdapat kekurangan kekurangan yang dapat diperbaiki. Hal ini dikarenakan adanya fungsi SAP yang belum diberdayakan sepenuhnya serta adanya masalah komunikasi antara pihak BCA dan Astragraphia sebagai implementor SAP mengenai proses bisnis divisi DPP dan kapabilitas yang ditawarkan oleh SAP. Melihat permasalahan yang dihadapi oleh divisi tersebut, perlu dilakukan evaluasi hasil implementasi SAP HR yang sudah berjalan. Evaluasi ini dilakukan dengan menganalisa adanya gap pada penggunaan sistem SAP HR yang berjalan sekarang, mengidentifikasi apakah gap yang ada mungkin untuk diperbaiki atau tidak, lalu menemukan cara untuk menutupi gap tersebut. Hasil evaluasi ini diharapkan dapat menghasilkan usulan dan rekomendasi untuk peningkatan penggunaan sistem SAP HR secara optimal sehingga dapat meningkatkan kinerja DPP pada khususnya dan BCA pada umumnya.
2 Metodologi Proses penyusunan karya ilmiah ini terbagi menjadi empat bagian besar, yakni proses analisis, evaluasi, rekomendasi dan implementasi proses bisnis. Proses analisis lebih ditekankan pada proses bisnis yang sedang berjalan pada Divisi Pengembangan dan Pembelajaran (DPP). Tahap evaluasi menggunakan Fit/Gap Analysis Report dimana akan dibandingkan requirement berdasarkan SAP Best Pratice dengan sistem yang sedang berjalan pada DPP, sehingga dapat mengetahui kondisi aktual yang sedang berjalan di DPP (fit/ gap/ partial). Tahap rekomendasi merupakan solusi dari proses-proses yang mengalami gap. Implementasi proses bisnis yang dilakukan merupakan proses yang harus segera diakukan pada DPP. 2.1 Analisis Analisis proses bisnis yang dilakukan berfokus pada 3 submodul, yaitu Training and Event Managament, Recruitment dan Learning Portal. Tujuan analisis ini berguna untuk mendapatkan masalah yang sedang dihadapi oleh pihak DPP. Proses bisnisnya meliputi : 1. Training and Event Management : a. Booking peserta pelatihan b. Administrasi pasca pelatihan c. Pembayaran apresiasi instruktur eksternal d. Pembayaran apresiasi instruktur internal non DPP, Tutor/ Mentor/ Penguji/ Fasilitator/ Koordinator e. Pembayaran peserta Program Pengembangan Akuntansi (PPA)
2. Recruitment: a. Internal Recruitment b. External Recruitment 3. Learning Portal: a. Learning Content b. Import materi E-Learning c. Learning Portal Hasil analisis dari proses bisnis ini terdapat masalah yang sedang dihadapi oleh DPP, antara lain: 1. Training and event management: a. Proses di dalam melakukan perencanaan pelatihan pada booking peralatan dilakukan secara manual b. Proses pembayaran instruktur eksternal dilakukan melalui aplikasi lain yaitu aplikasi e-payment c. Proses di dalam melakukan evaluasi akhir training dilakukan secara manual d. Pembebanan biaya pelatihan karyawan yang dibebankan pada Divisi Pembelajaran dan Pengembangan (RCC 290) secara manual 2. Recruitment: a. BCA tidak menggunakan fungsi periklanan untuk lowongan b. Proses di dalam penyimpanan hasil setiap seleksi yang dilakukan terhadap pelamar disimpan melalui sistem yang terpisah (BCALS) c. Dokumen standar (surat undangan, surat wawancara, surat penolakan) belum dapat
dihasilkan karena belum ada format/ template surat yang seragam. Saat ini pengiriman surat kepada pelamar melalui e-mail internal, sehingga datanya terpisah dengan database SAP d. BCA belum menerapkan online recruitment e. BCA belum menggunakan fungsi untuk mencari kandidat/ pelamar yang sesuai berdasarkan position/ job profile (kualifikasi yang dibutuhkan) f. BCA belum menggunakan fungsi SAP yang dapat mendukung dihasilkannya laporan ini melalui laporan standard dan AdHoc Query g. Belum tersedia program antarmuka yang dapat mendukung pengajuan lamaran langsung ke dalam sistem 3. Learning Portal: a. Proses karyawan dalam melakukan registrasi pelatihan E-Learning dilakukan melalui mybca b. Sistem melakukan booking kepesertaan dan cancel kepesertaan melalui back end SAP yang dilakukan oleh Training Administrator 2.2 Evaluasi Evaluasi ini berfokus pada 3 submodul yaitu Training and Event Management, Recruitment, dan Learning Portal. Proses evaluasi ini bertujuan untuk mengetahui kondisi aktual yang sedang berjalan di DPP. Terdapat 3 kondisi yang mungkin diidentifikasi dari setiap kebutuhan yang ada, yaitu fit (F), gap (G), atau partial (P). Fit merupakan proses bisnis yang sudah didukung sepenuhnya oleh fungsi SAP (fit), Gap
merupakan proses bisnis yang tidak didukung sama sekali oleh fungsi SAP dan proses dalam business bluepirnt yang tidak direalisasikan dalam sistem yang berjalan atau sebaliknya, dan Partial fit merupakan proses bisnis yang baru sebagian didukung/ belum sepenuhnya didukung oleh fungsi SAP. Penentuan kondisi requirement didasarkan pada hasil wawancara atau business blueprint dengan tetap mengacu pada prosedur proses bisnis DPP. Lalu, penggambaran dari setiap kondisi requirement dijelaskan dalam komentar (comments) untuk memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai bagaimana kondisi kebutuhan dalam proses bisnis yang berjalan saat ini, baik fit,partial, maupun gap. Kemudian setiap requirement dengan kondisi Gap dan Partial Fit akan ditentukan peringkat kebutuhannya. Peringkat kebutuhan ini ditanyakan secara langsung kepada pengguna sistem (high/medium/low). Selanjutnya, requirement dengan rangking high (H) dan medium(m) yang memiliki kondisi gap(g) dan partial fit(f) dianalisa untuk mengidentifikasi solusi (alternative) yang dapat digunakan sebagai cara untuk meminimalkan bahkan menghilangkan gap dengan melakukan evaluasi terhadap fungsi-fungsi yang dapat ditawarkan oleh SAP Best Practice. 2.3 Rekomendasi Pada tahap ini dilakukan analisa mengenai bagaimana cara untuk merealisasikan solusi yang telah diidentifikasi pada Fit/Gap Analysis Report melalui rancangan proses bisnis yang diperbarui dengan tetap memperhatikan keseluruhan proses bisnis yang ada. Setelah itu, dilakukan pembaruan atau penambahan pada dokumen-dokumen terkait yang
dibutuhkan untuk menjalankan proses bisnis yang diusulkan. Selain itu juga digambarkan mengenai alur aktivitas yang akan menjadi prosedur dalam menjalankan proses bisnis dengan mempertimbangkan saran dari pengguna sistem dalam perusahaan. Tabel berikut ini merupakan daftar proses yang menunjukkan proses proses yang berubah dan tidak atau proses yang dihilangkan atau tetap digunakan yang disesuaikan dengan proses bisnis yang diusulkan. Berikut table yang dijadikan template untuk menyusun daftar proses : Tabel 1 - Template Business Process Model No Proses Bisnis Old Training and Event Management State New State Keterangan 1. Booking peserta pelatihan - 2. Administrasi pasca pelatihan - 3. Pembayaran apresiasi instruktur Updated eksternal 4. Pembayaran apresiasi Instruktur - Internal non DPP, Tutor/ Mentor/ Penguji/ Fasilitator/ Koordinator 5. Pembayaran Peserta PPA Updated 6. Create Resource instruktur - New eksternal
7. Booking resources : peralatan dan New instruktur eksternal 8. Perform appraisal evaluasi akhir - New program training 9. Create training cost - New Recruitment 1. Internal Recruitment Updated 2. External Recruitment Updated 3. Create advertisement - New 4. Archieve document - New 5. Search for Applicant - New 6. Correspondence With Applicant - New Learning Portal 1. Learning Content - Create Course Group - - Create Course Type - 2. Import Materi E-Learning - 3. Learning Portal - Mandatory Assignment - - Registrasi Pelatihan E-Learning Deleted - Booking Peserta Updated
- Cancel Peserta Updated - Monitor aktivitas pelatihan - pribadi - Follow up pelatihan - - Monitor aktivitas pelatihan - bawahan - Follow up classroom training - - Reporting - - Transfer data - 2.4 Implementasi Proses Bisnis Implementasi proses bisnis yang dilakukan merupakan proses yang harus segera dilakukan pada Divisi Pengembangan dan Pembelajaran. Implementasi proses bisnis ini dilakukan berdasarkan kebutuhan dari perusahaan, proses bisnis yang dilakukan implementasi adalah pembayaran peserta PPA melalui SAP dan booking peserta melalui learning portal (MSS/ ESS). 2.4.1 Pembayaran Peserta PPA Pembayaran peserta PPA merupakan proses bisnis yang diimplementasi di mana proses pembayaran ini akan dilakukan melalui SAP, sebelumnya
pembayaran peserta PPA dilakukan melalui aplikasi e-payment. Sedangkan untuk proses approve pembayaran PPA melalui SAP, BCA saat ini belum mengimplementasinya. Pembayaran peserta PPA dilakukan selama satu kali dalam satu bulan sebagai uang saku untuk peserta PPA dan dilakukan oleh Staff Urusan Pendukung Pelatihan. 2.4.2 Booking Peserta Booking peserta merupakan proses bisnis yang diimplementasi di mana proses pendaftaran E-Learning secara online melalui mybca ditiadakan. Proses ini dapat dilakukan oleh karyawan secara langsung dengan melakukan booking peserta melalui learning portal. 3 Simpulan Berdasarkan penelitian dan hasil analisa maka dapat kami simpulkan sebagai berikut : 1. Hasil evaluasi implementasi modul SAP Human Resources pada DPP di PT. Bank Central Asia menunjukan bahwa penggunaan fungsi SAP dalam mendukung proses bisnis yang sudah berjalan dalam DPP masih belum dimaksimalkan sehingga belum memenuhi kebutuhan. Hal ini disebabkan karena waktu implementasi yang singkat dan keterbatasan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan pengembangan yang dapat membantu proses bisnis yang sedang berjalan di BCA.
2. Berdasarkan hasil analisis Fit/ Gap ditemukan pada modul Training and Event Management dengan hasil 7 fit, 3 gap, dan 1 partial, pada modul Recruitment dengan hasil 7 gap dan 5 fit, pada modul Learning Portal dengan hasil 6 fit, 1 gap dan 1 partial. Gap yang ditemukan antara lain: - Training and Event Managament: a) Pembayaran instruktur eksternal dan peserta PPA dilakukan melalui aplikasi e-payment b) Evaluasi akhir training dilakukan secara manual c) Pembebanan biaya pelatihan karyawan dibebankan pada DPP secara manual d) Booking peralatan dilakukan secara manual - Recruitment: a) BCA tidak menggunakan fungsi periklanan untuk lowongan. b) Sistem belum menggunakan fungsi penyimpanan hasil setiap seleksi yang dilakukan terhadap pelamar c) Dokumen standar belum dapat dihasilkan karena belum ada format/ template surat yang seragam. Saat ini pengiriman surat kepada pelamar melalui e-mail internal, sehingga datanya terpisah dengan database SAP d) BCA belum menerapkan online recruitment e) BCA belum menggunakan applicant search f) BCA belum menggunakan fungsi untuk memberikan laporan dan informasi statistic mengenai pelamar
g) Belum tersedia program antarmuka yang dapat mendukung pengajuan lamaran langsung ke dalam sistem - Learning Portal: a) Sistem melakukan proses registrasi melalui mybca b) Sistem melakukan booking dan cancel kepesertaan melalui back end SAP Proses-proses yang mengalami gap akan diberikan rekomendasi proses bisnis, dari rekomendasi proses bisnis secara SAP terdapat 2 proses yang diimplementasi yaitu pembayaran peserta PPA dan booking peserta. Hal ini dikarenakan adanya kebutuhkan akan sistem informasi yang terintegrasi dalam melaksanakan sistem pembayaran peserta PPA dan booking peserta telah membuat pihak DPP memutuskan untuk menerapkan sistem pembayaran peserta PPA melalui SAP dan booking peserta melalui learning portal sebagai solusi. 3. Rekomendasi yang dapat diberikan untuk BCA dalam memaksimalkan penggunaan modul SAP HR adalah penggunaan SAP dalam mendukung proses bisnis yang saat ini masih dijalankan secara manual (diluar sistem SAP) karena SAP dapat memberikan keuntungan berupa waktu pemrosesan yang real time, integrasi data, dan konsep proses bisnis yang terbaik. Rekomendasi proses bisnis ini dirancang berdasarkan SAP best practice dengan harapan SAP dapat semakin dimaksimalkan dan pertimbangan untuk perusahaan melakukan upgrade dimasa yang akan datang.
Daftar Pustaka [1] ([http 1]). Anonim. Konsep Dasar ERP http://jantiez.wordpress.com/2009/01/12/sit/ tanggal kutip: 10 Oktober 2011. [2] ([http 2]). Anonim. Purpose of Gap Analysis http://www.mmb.state.mn.us/keyinfo6/1713-1713. tanggal kutip: 10 Oktober 2011. [3] ([http 3]). Anonim. Ranking Requirements and Degree of Fit http://www.infosys.com/sap/thought-leadership/documents/methods-fit-gapanalysis.pdf. tanggal kutip: 10 Oktober 2011 [4] ([Anonim 1]) Anonim. (2006). SAP01 Fundamental. SAP AG. Jerman. [5] ([Anonim 2]) Anonim. (2006). HR050 Business Processes in Human Capital Management Fundamental. SAP AG. Jerman. [6] Bennett, Simon and Skelton, John. Lunn, Ken. (2005). Schaum s outlines. Mc Graw Hill. [7] Dhewanto, Wawan., Falahah. (2007). ERP: Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan strategi bisnis. Informatika. Bandung. [8] Hoffman, Doug, dan Bateson.E.G.John. (2006). Service Marketing Concepts, Strategies, and Cases. Thompson, South-Western. [9] McLeod, Raymond, Schell, George. (2004). Sistem Informasi Manajemen, edisi 8. PT Indeks, Jakarta. [10] McLeod, R. Jr. (2001). Sistem Informasi Manajemen. 7th edition. Prentice-hall Inc. Englewood Clintts, New Jersey. [11] Laudon, K.C and Laudon, J.P. (2006). Essentials of Management Information Systems. Managing A Digital Firm. 9th ed. Sine Nomine.
[12] O'Brien, James A. (2006). Pengantar Sistem Informasi, edisi 12. Salemba Empat. Jakarta. [13] O Brien, James A. (2008). Management Information Systems, 8 th edition, McGraw Hill, New York. [14] Robbins, s. dan Coulter, m. (2004). Manajemen. Edisi ke-7, jilid 1, Terjemahan Indeks Kelompok Gramedia. Intan Sejati Klaten, Jakarta. [15] Sugiyono. (2008). Metode Penelitian Bisnis, edisi ke-12. Alfabeta, Bandung. [16] Umar, Husein. (2005). Evaluasi Kinerja Perusahaan. Teknik Evaluasi Bisnis dan Kinerja Perusahaan Secara Kompleks dan Modern. Pustaka Utama. Jakarta. [17] Whitten, Jeffrey L., Bentley, Lonnie. D. (2007). System Analysis and Design for the Global Enterprise. 7th Edition. McGraw Hill. New York. [18] Wijaya, Santo F., Darudiato, Suparto. (2009). ERP (Enterprise Resource Planning) dan Solusi Bisnis. 1st Edition. Graha Ilmu. Yogyakarta.