PROSES PENERBITAN NASKAH JURNAL ILMIAH SISTEM OPEN JOURNAL SYSTEM (OJS) PRAKTEK 1: Menetapkan Peran Pengguna OJS MANAJER JURNAL menetapkan peran setiap anggota redaksi jurnal. Di bawah ini contoh pembagian peran pengguna dalam OJS. NO PERAN NAMA USERNAME PASSWORD EMAIL 1 Administrator Nama 1 admin admin2015 admin@latih.com admin baca2015 2 Manajer Jurnal Nama 2 wahid1 wahid1 mamaz_wait@yahoo.com 3 Editor Nama 3 editor1 editor1 editor1@yahoo.com Nama 4 editor2 editor2 editor2@yahoo.com 4 Editor Bagian Nama 5 ebag1 ebag1 ebag1@yahoo.com Nama 6 ebag2 ebag2 ebag2@yahoo.com 5 Reviewer Nama 7 revie1 revie1 revie1@yahoo.com Nama 8 revie2 revie2 revie2@yahoo.com 6 Copy Editor Nama 9 cotor1 cotor1 cotor1@yahoo.com 7 Layout Editor Nama 10 layto1 layto1 layto1@yahoo.com 8 Proofreader Nama 11 proof1 proof1 proof1@yahoo.com 8 Manajer Nama 12 malang1 malang1 malang1@yahoo.com Langganan 9 Editorbagian Nama 13 gabung1 gabung1 gabung1@yahoo.com 10 copyeditor Nama 14 gabung2 gabung2 gabung2@yahoo.com 11 Penulis Nama 15 penu1 penu1 penu1@yahoo.com Nama 16 penu2 penu2 penu2@yahoo.com 12 Pembaca Nama 17 pemb1 pemb1 pemb1@yahoo.com Lihat daftar peran pengguna OJS di bawah ini. Satu orang dapat memiliki peran ganda, berdasarkan ketetapan dewan redaksi. Setiap peran harus bekerja sesuai dengan tugas dan wewenangnya masing-masing, serta memperhatikan waktu kerja (job time) guna efektivitas waktu penerbitan naskah. PRAKTEK 2: Penerbitan Naskah Jurnal Penerbitan naskah jurnal ada dua, yaitu penerbitan sistem cepat (quick submit) dan penerbitan naskah baru. Penerbitan naskah sistem cepat dilakukan oleh MANAJER JURNAL dan dijadwalkan oleh EDITOR. Sementara itu, penerbitan naskah baru dimulai dari upload naskah oleh PENULIS dan publikasi naskah oleh EDITOR, serta konfirmasi penerbitan naskah dari EDITOR ke penulis, pembaca, dan anggota dewan redaksi. Penerbitan naskah baru dilakukan dengan tahapan sebagai berikut.
Sumber: Pengelolaan Jurnal Ilmiah Elektronik (e-journal): Pengenalan Open Journal System (Riyanto, 2015) Cermati setiap tahapan di atas. Setiap proses penerbitan naskah setiap peran akan terekam (bukti history). >>>> Penerbitan Naskah Sistem Quick Submit Dilakukan oleh MANAJER JURNAL dan khusus untuk naskah yang sudah terbit (back issue), cover terbitan (depan-belakang), halaman depan jurnal (halaman judul, kebijakan jurnal, halaman redaksi, halaman daftar isi), indeks terbitan, dsb. Sumber: MEVJournal (http://www.mevjournal.com/index.php/mev/issue/view/15) Login dengan username dan password yang telah aktif sebagai MANAJER JURNAL. MANAJER JURNAL upload naskah (back issue) melalui Halaman Manajemen menu Impor/Ekspor Data. Setelah itu, pilih Plugin Quick Submit.
Isi dan upload naskah pada database bibliografi naskah. MANAJER JURNAL harus memastikan terlebih dahulu Jadwal Penerbitan Naskah Jurnal (Vol,No,Bulan,Tahun), apakah sudah dibuat oleh EDITOR atau belum? Jika belum, maka harus mengkonfirmasi EDITOR untuk menetapkan jadwal penerbitan naskah. Setelah isian bibliografi naskah dilengkapi, klik Simpan dan Lanjutkan. Untuk memastikan naskah sudah terbit atau belum, cek menu Arsip/Archive. Jika naskah sudah muncul di menu Arsip/Archive, maka selesai. Jika belum, maka harus dilakukan edit naskah galley (akhir) oleh EDITOR. EDITOR melakukan edit naskah galley dan rekam naskah sesuai Jadwal Penerbitan Naskah Jurnal yang telah ditetapkan. Pada contoh di atas, EDITOR melakukan revisi judul Label (format file) MSWORD menjadi PDF. Jika sudah benar, kemudian rekam dan klik Daftar Isi.
Cek ulang di menu Arsip/Archive, jika sudah muncul seperti contoh di bawah ini berarti sudah berhasil. >>>> Penerbitan Naskah Baru TAHAP 1 [PENULIS]: Melakukan Submit Naskah ke Database E-Journal Harus melakukan registrasi terlebih dahulu ke sistem e-journal. Login dengan username dan password yang telah aktif, dan mulai dengan Klik Disini. PENULIS perlu memperhatikan 5 tahapan dalam penyerahan naskah baru, yaitu: Mulai Penyerahan Naskah (pilih bagian jurnal; checklist ketentuan penulisan naskah dan ketentuan hak cipta, beri catatan buat editor [jika ada]). Setelah itu, klik Simpan dan Lanjutkan. Mengunggah Naskah, upload naskah yang akan disubmit (format Ms.Word) dan klik Unggah dan Simpan dan Lanjutkan. Memasukkan Metadata Naskah, isi dan lengkapi biodata penulis/pengarang, judul naskah dan abstrak, isi bidang ilmu naskah (jika ada), lembaga pendukung/sponsor (jika ada), dan catatan penulisan referensi naskah (jika ada), kemudian klik Simpan dan Lanjutkan. Mengunggah File Tambahan, jika ada file tambahan naskah silakan di-upload (file tambahan, seperti biodata penulis (CV), data kajian, ucapan terima kasih, atau data lain yang dianggap penting untuk disampaikan ke redaksi). Jika dianggap cukup, klik Simpan dan Lanjutkan.
Mengonfirmasi Penyerahan Naskah, klik Penyerahan Selesai. Jika sudah, klik Penyerahan Aktif hingga muncul tampilan ini. TAHAP 2 [EDITOR]: Mendistribusikan Naskah ke Editor Bagian EDITOR mengecek naskah yang di-submit oleh penulis, pada menu Belum Ditugaskan. Jika dianggap sudah sesuai dengan topik jurnal dan sistematika penulisan naskah, langsung diidistribusikan ke EDITOR BAGIAN. Tetapi, jika belum sesuai langsung dikonfirmasikan ke penulis (dengan memberitahukan alasannya secara jelas). Untuk memastikan isi naskah, silakan membuka naskah. Dalam proses penerbitan naskah, EDITOR perlu mengecek hal-hal berikut ini. Pilih EDITOR BAGIAN sesuai dengan bidang ilmu naskah (yang menjadi keahliannya) dan kirim email ke EDITOR BAGIAN [misalnya dengan subjek: Tugas Editorial]. TAHAP 3 [EDITOR BAGIAN]: Mendistribusikan Naskah ke Reviewer EDITOR BAGIAN secara tugas dan fungsi umum memiliki peran yang sama dengan EDITOR, yaitu: Mengecek naskah yang dikirim oleh EDITOR dengan membuka file naskah. Jika sudah sesuai, mendistribusikan naskah dan menugaskan REVIEWER untuk review naskah.
Menetapkan REVIEWER. Memberikan tugas review naskah ke REVIEWER melalui email, dengan menginformasikan batas waktu review naskah dan mengisi form penilaian review naskah (sebagai bahan keputusan naskah diterima atau dikembalikan ke penulis/ditolak). TAHAP 4 [REVIEWER]: Melakukan Review Naskah REVIEWER melakukan review terhadap isi isi dan substansi naskah (kualitas naskah). Setelah melihat dan membaca naskah, REVIEWER dapat menjawab dua hal, yaitu akan melakukan mereview atau tidak bisa melakukan review.
Jika bersedia, kirim email ke EDITOR BAGIAN (subjek: Bisa Mereview). Buka naskah dan mulai proses review naskah (ingat batas waktu review dan mengisi Form Penilaian Review Naskah). Isi Form Review Naskah. Upload naskah hasil review dan buat keputusan hasil review. Jika diterima, pilih Terima Penyerahan dan serahkan hasil review kepada EDITOR BAGIAN viaemail (subjek: Review Artikel Selesai). TAHAP 5 [EDITOR BAGIAN]: Mengecek Hasil Review Naskah Cek naskah hasil review naskah.
Cek dan buka naskah hasil review, kemudian kirim ucapan terimakasih ke REVIEWER (status: Diketahui). Menginstruksikan PENULIS untuk memperbaiki naskah hasil review (disertai informasi batas waktu pengembalian naskah). TAHAP 6 [PENULIS]: Perbaikan Naskah Hasil Review Mulai perbaikan naskah hasil review (status naskah: Dalam Review) Buka naskah review yang akan diperbaiki (sesuai catatan REVIEWER). Jika sudah, upload naskah hasil perbaikan dan kirim email ke EDITOR/EDITOR BAGIAN (sebagai pemberitahuan).
TAHAP 7 [EDITOR/EDITOR BAGIAN]: Memeriksa Perbaikan Naskah Hasil Review Cek dan buka naskah hasil perbaikan PENULIS (berdasarkan catatan REVIEWER). Wahid Nashihuddin, 2015 EDITOR/EDITOR BAGIAN menugaskan COPY EDITOR untuk mengecek susunan dan kosa kata, kalimat, paragraf, kutipan, dan daftar pustaka. Pilih COPY EDITOR untuk melakukan copy edit naskah. Setelah menugaskan COPY EDITOR, upload yang akan di copy edit. TAHAP 8 [COPY EDITOR]: Melakukan Copy Edit Naskah Hasil Perbaikan Penulis COPY EDITOR melakukan copy edit (kosa kata pada kalimat/paragraf) terhadap naskah yang sudah diperbaiki PENULIS (berdasarkan catatan REVIEWER). Buka naskah yang akan di-copy edit (status: Aktif)
Dowload naskah yang akan di copy edit. Wahid Nashihuddin, 2015 Kirim naskah hasil copy edit ke PENULIS dan EDITOR BAGIAN. 1) Jika ada perbaikan naskah (hasil copy edit), PENULIS membuka file naskah copy edit. Jika sudah diperbaiki, klik LENGKAP, dan naskah dikirim ulang ke COPY EDITOR dan EDITOR BAGIAN (mengetahui). Setelah itu COPY EDITOR mengecek perbaikan hasil copy edit PENULIS 2) COPY EDITOR membuka naskah hasil perbaikan penulis. 3) Jika hasil copy edit telah selesai, COPY EDITOR mengirim naskah ke EDITOR BAGIAN untuk proses layout naskah oleh LAYOUT EDITOR. TAHAP 8 [EDITOR BAGIAN]: Mendistribusikan Naskah Hasil Copy Edit ke Layout Editor Kirim naskah copy edit akhir ke LAYOUT EDITOR.
Setelah menugaskan LAYOUT EDITOR, upload naskah hasil copy edit akhir dan kirim permintaan layout. TAHAP 9 [LAYOUT EDITOR]: Melayout Naskah Pracetak (Galley) Buka naskah dan layout sesuai template naskah jurnal.
Setelah di-layout, naskah galley awal dikirim ke EDITOR BAGIAN (naskah dalam format PDF). TAHAP 10 [EDITOR BAGIAN]: Mengecek Naskah Galley Hasil Layout Login dengan username dan password yang telah aktif, dan cek naskah galley awal. Jika sudah benar, upload naskah galley dan kirim ke LAYOUT EDITOR. >>> LAYOUT EDITOR EDITOR BAGIAN (menyiapkan naskah final (proofread). LAYOUT EDITOR memperbaiki naskah galley hasil koreksi dari EDITOR BAGIAN dan mengirim naskah kembali ke EDITOR BAGIAN. EDITOR BAGIAN meng-upload naskah galley akhir (sebagai bahan proofread). Jika sudah sesuai, EDITOR BAGIAN mendistribusikan naskah galley akhir ke PROOF READER - LAY OUT EDITOR membuka naskah, jika sesuai, konfirmasikan hasil proofread naskah ke EDITOR BAGIAN. - PENULIS membuka naskah, jika sesuai, konfirmasikan hasil proofread naskah ke EDITOR BAGIAN. - PROOF READER (anggota dewan redaksi yang ditugaskan) membuka naskah, jika sesuai konfirmasikan hasil proofread naskah ke EDITOR BAGIAN. EDITOR BAGIAN menyampaikan ke EDITOR bahwa proofread naskah galley akhir sudah selesai, dan siap untuk dijadwalkan penerbitannya. TAHAP 10 [EDITOR]: PENJADWALAN PENERBITAN NASKAH Buat jadwal penerbitan naskah (klik Buat Terbitan Baru).
Tetapkan jadwal penerbitan naskah (Vol, No, Bulan, Tahun). Wahid Nashihuddin, 2015 EDITOR memilih keputusan penerbitan naskah. EDITOR menetapkan penjadwalan penerbitan naskah. Jika sudah sesuai, klik rekam dan daftar isi. Lengkapi halaman naskah (halaman awal-akhir setiap artikel). EDITOR mengumumkan bahwa naskah sudah terbit, baik ke penulis, anggota dewan redaksi, maupun pihak lain yang terhubung online database e-journal.
Atur susunan naskah dalam 1 nomor terbitan (masuk menu: Terbitan Terdahulu) 1) Mengatur jurnal dalam satu nomor terbitan. 2) Mengatur naskah dalam satu nomor terbitan. CATATAN PENTING 1. PENULIS PENULIS dapat men-submit naskah secara mandiri ketika sudah terdaftar aktif di database e-journal. Pendaftaran peran sebagai penulis dapat dilakukan sendiri atau menghubungi sekretariat redaksi (MANAJER JURNAL) untuk registrasi. Sebelum meng-upload dan mengirim naskah ke redaksi jurnal, PENULIS harus memperhatikan ketentuan dan persyaratan penulisan naskah serta mengikuti template naskah yang telah ditetapkan. PENULIS berhak mengetahui secara jelas setiap informasi dari proses penerbitan naskah, mulai dari hasil review, copy edit, layout, dan publikasi naskah. Apabila naskah diterima, PENULIS harus mengikuti ketentuan editorial naskah.
2. DEWAN REDAKSI - MANAJER JURNAL (Pemimpin Redaksi/Editor in Chief) harus menetapkan peran setiap anggota dewan redaksi dan menjelaskan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing (Editor Editor Bagian Reviewer Copy Editor Layout Editor Proof Reader). - Setiap PERAN harus telah terdaftar dan dapat login dengan username dan password yang telah aktif. - Setiap PERAN harus mengetahui setiap fungsi menu atau ruas isian bibliografi naskah dalam sistem e-journal versi OJS. - Keputusan naskah diterima atau dikembalikan ke penulis (ditolak) adalah hak prerogatif REVIEWER (MITRA BESTARI). Apabila anggota dewan redaksi merasa keberatan dengan keputusan REVIEWER, dapat langsung menanyakan alasan penolakannya secara jelas. - Setiap penugasan proses editing, review, copy edit, layout, atau proofread harus disertai naskah lengkap (full text) dan memberikan pernyataan yang jelas terhadap proses yang sedang berlangsung ke PERAN yang bersangkutan. - Sebelum naskah dipublikasikan, PROOF READER harus mengecek keseluruhan isi dan susunan naskah galley akhir. PROOF READER terdiri atas EDITOR, EDITOR BAGIAN, COPY EDITOR, LAYOUT EDITOR, PENULIS. Minimal PROOF READER (1 orang dari anggota dewan redaksi), PENULIS, dan LAYOUT EDITOR). - PROOF READER menyampaikan hasil naskah akhir siap terbit dan cetak ke EDITOR BAGIAN. - Naskah galley akhir yang akan diterbitkan harus dalam format PDF (harus dipastikan oleh EDITOR), sebelum ditetapkan jadwal penerbitannya. - MANAJER JURNAL dapat melengkapi susunan naskah jurnal, seperti menambahkan cover terbitan, halaman kebijakan, daftar isi, indeks naskah, dsb.) dan dicek ulang oleh EDITOR. - ANGGOTA DEWAN REDAKSI perlu mengarsipkan hasil pekerjaan penerbitan naskah (historical review) untuk kepentingan akreditasi jurnal online.