BAB 1 DESAIN MODEL Analis sistem dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk physical system (flowchart), untuk menunjukkan secara tepat arti fisiknya / urutan prosedur kerja terkait dimana nantinya physical system dapat menunjukkan kepada user bagaimana nantinya sistem secara fisik akan diterapkan dan Logical Model (Diagram Arus Data) untuk melihat fungsifungsi di sistem informasi secara logika proses kerja. Arus Data di DAD dapat dijelaskan dengan menggunakan Kamus Data. PROSEDUR SISTEM PERMINTAAN BARANG 1. Setiap Awal Tahun Ka. Bag. Umum akan memberikan daftar stok barang dan daftar departemen perusahaan kepada staf umum untuk dicatat dalam file barang dan file departemen perusahaan. Berdasarkan Data Barang yang ada, Staf Umum akan memberikan daftar barang perusahaan kepada seluruh departemen agar masingmasing departemen mengetahui barang apa saja yang bisa diminta 2. Setiap Awal bulan departemen perusahaan mengajukan permintaan barang kepada staf umum dengan memberikan formulir permintaan barang (FPB) yang berisi datadata departemen pemohon dan barang yang diminta. Staf umum akan melakukan pengecekan departemen dan barang apakah departemen terdaftar dan barang ada. 3. Jika tidak terdaftar atau barang tidak ada maka permintaan akan ditolak dengan mengembalikan FPB. Jika terdaftar dan barang ada, maka FPB akan dicatat dalam file permintaan. 4. Staf Umum akan membuat Daftar Permintaan Barang Departemen kepada Ka. Bag. Umum untuk meminta persetujuan Jumlah barang yang diminta oleh masingmasing departemen. Ka. Bag Umum akan memberikan verifikasi untuk daftar permintaan barang tersebut kepada staf umum. 5. Staf Umum akan mendata hasil verifikasi dari Ka.Bag Umum ke dalam file permintaan dan mengurangi stok barang pada file barang sesuai verifikasi yang ada. 6. Staf umum akan membuat bukti permintaan barang (BPB) yang akan diberikan ke departemen perusahaan yang meminta berikut barang. 7. Setiap akhir bulan staf umum akan membuat laporan permintaan barang kepada Ka. Bag. Umum sebagai laporan akhir.
PHYSICAL MODEL (FLOWCHART SYSTEM) Ka. Bag Umum Staf Umum Departemen Perusahaan START 1 2 Memberikan daf brg & daf dept prsh Terima daf brg & daf dept prsh Terima Daf Brg Prsh Daf Dept Prsh Daf Brg 1 Daf Dept Prsh Daf Brg Entry Daftar Daf Brg Prsh Memberikan FPB Dept_prsh Brg FPB Cetak Daf Brg Prsh 3 4 Daf Brg Prsh Memberikan Daf Brg Prsh Terima Tolakan & FBP Kembali 3 2 FPB Menerima FPB x END FPB Cek Dept 6 Dept Terdaftar T Y 5 Tolak & Kembalikan FBP FPB 4
Ka. Bag Umum Staf Umum Departemen Perusahaan 10 5 9 Brg Terima Lap Permintaan Barang Cek Brg Terima BPB Lap Permintaan T Brg Ada 6 BPB x Y x Entry FPB 7 Terima Daf Minta Dept Cetak Daf Minta Dept Daf Minta Dept Daf Minta Dept 7 Permintaan Verifikasi Daf Minta Dept 8 Dept_prsh Daf Minta Dept Verifikasi Terima Verifikasi Daf Minta Dept Cetak BPB 8 Daf Minta Dept Verifikasi BPB Berikan BPB 9 Buat Lap Permintaan Barang Lap Permintaan 10
LOGICAL MODEL (DATA FLOW DIAGRAM) CONTEXT DIAGRAM (Level 0) Daf_brg Daf_minta_dept_verifikasi FPB Daf_brg_prsh KA. BAG. UMUM Daf_Dept_Prsh SISTEM PERMINTAAN BARANG FPB_kembali DEPARTEMEN PERUSAHAAN Daf_Minta_Dept BPB Lap_Permintaan ERO DIAGRAM (Level 1) KA. BAG. UMUM Daf_Brg Daf_minta_dept Dept_Prsh 2.0 Pengolahan Permintaan Barang Daf_brg_prsh FPB Daf_Dept_Prsh 1.0 Pendataan Daftar Barang & Daftar Dept Perusahaan BRG BPB DEPARTEMEN PERUSAHAAN FPB_Kembali Lap_Permintaan 3.0 * Cetak Laporan Permintaan PERMINTAAN Daf_minta_dept_verifikasi
DETAIL DIAGRAM 1.0 (Level 2) KA. BAG. UMUM Daf_Brg Daf_Dept_Prsh 1.1 * Entry Daftar Barang BRG 1.2 * Entry Daftar Departemen Perusahaan Dept_Prsh DETAIL DIAGRAM 2.0 (Level 2) DEPARTEMEN PERUSAHAAN FPB Dept_Prsh FPB_Kembali 2.2 * Terima & Periksa FPB BRG 2.5* Cetak BPB KA. BAG UMUM FPB_OK PERMINTAAN 2.3 * Entry FPB Daf_minta_dept Daf_minta_dept_verifikasi Daf_Brg_Prsh BPB 2.4 * Pengolahan Verifikasi Permintaan 2.1 * Cetak Daf Brg Perusahaan
BAB 2 DESAIN INPUT ( RANCANGAN INPUT) Masukan (input) merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah datadata yang terjadi dari transaksitransaksi yang dilakukan oleh organisasi. Data dari hasil transaksi merupakan masukan bagi sistem informasi. Hasil dari sistem informasi tidak terlepas dari data yang dimasukkan. Kualitas masukan menentukan kualitas keluaran Garbage In Garbage Out Fungsi / Manfaat Dokumen Atau Formulir Sebagai Dokumen Dasar Dapat menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat Dapat mendorong lengkapnya data, karena data yang dibutuhkan tertera dengan lengkap di dokumen dasar Bertindak sebagai pendistribusian data sesuai jumlah tembusan yang dibuat ke setiap bagian yang membutuhkan Dapat digunakan sebagai suatu pembuktian atas terjadinya suatu transaksi Dapat dijadikan sebagai cadangan atau pelindung (back up) dari filefile komputer Karakteristik formulir Rancangan Input (Visual Display Terminal) Efektif Formulir dan layar masukan melayani tujuam spesifik dalam sistem informasi Akurat Menunjukan bahwa rancangan masukan adalah tepat dan sempurna Mudah penggunaannya Tidak membutuhkan waktu ekstra / pelatihan khusus dalam pemasukan data Konsisten Formulir dan layar masukan adalah seragam Sederhana Formulir dan layar masukan adalah terfokus pada perhatian user Menarik (atraktif) User senang menggunakannya A. Perancangan Formulir Pedoman perancangan formulir masukan : Mudah diisi Sesuai dengan yang diinginkan Akurat Bentuk masukan harus atraktif Mempertimbangkan media pemasukan Pertimbangan dalam merancang formulir kertas : 1. Lamanya formulir tersebut akan disimpan 2. Tampilan dari formulir 3. Frekuensi penggunaan 4. Cara pemakain formulir (kasar, secara halus, dilipat atau dibawabawa oleh pemakainya) 5. Keadaan lingkungan (berlemak, kotor, panas, dingin, lembab, atau mengadung asam) 6. Metode pengisian formulir tersebut ditulis dengan tangan atau di cetak dengan mesin 7. Keamanan tehadap penghapusan isi data
8. Ukuran kertas yang dipergunakan (8,5 x 11 Inci atau 8,5 x 14 Inci) 9. Warna yang dipergunakan (sebaiknya menggunakan warnawarna yang cerah, warna yang baik adalah warna yang datanya mudah dibaca, terutama bila menggunkan karbon.) 10. Judul Dokumen 11. Nomor Dokumen untuk menunjukkan keunikan dari masingmasing dokumen (sebaiknyadi letakkan di pojok kiri / kanan bawah) 12. Nomor Urut Dokumen untuk melakukan pengendalian terhadap kehilangan dokumen dengan loncatnya nomor urut dari susunannya( sebaiknya letakkan di pojok kanan atas) 13. Nomor dan jumlah halaman 14. Spasi ( dikhususkan untuk dokumen yang diisi dengan menggunakan mesin, agar pengisian tidak menimpa tulisan dari dokumen yang ada) 15. Caption Adalah katakata yang dicetak di dokumen untuk menunjukkan siapa yang harus mengisi dan apa yang harus diisi. Beberapa jenis caption antara lain : BOX CAPTION Merupakan caption yang dicetak didalam suatu kotak dan data harus diisikan di dalam kotak tersebut juga. NAMA ALAMAT TANGGAL MASUK GOLONGAN STATUS YES/NO CHECK OFF CAPTION Menunjukkan dimana harus mengisikan ya / tidak YA TIDAK 1. Menikah 2. Umur Diatas 17 Tahun HORIONTAL CHECK CAPTION Menunjukkan salah satu pilihan yang harus dipilih dengan disajikan secara mendatar PENDIDIKAN TERAKHIR SD SMP SMA D3 S1 S2 S3 CHECKLIST CAPTION Menunjukkan Daftar pilihan yang dapat dipilih PEKERJAAN YANG TELAH DILAKUKAN : Verifikasi Data Awal Memasukkan Data ke Komputer Mencetak Data Entry Proses Data
BLOCKED SPACES CAPTION Menunjukkan kotakkotak ruang kosong yang harus diisi dengan data NOMOR FAKTUR SCANNABLE FORM CAPTION Caption yang menunjukkan tempattempat yang harus diisi pada formulir yang akan dibaca oleh alat scanner. 16. Pembagian Area / ona Formulir dibagi menjadi beberapa block / zona yang masingmasing berisi data terkait. Fungsi zona ini juga dipakai dalam merancang layar. Area Organisasi Nama Organisasi & Alamat No Halaman Area Judul Area Control Tanggal Nomor Urut Form Area Objek Nama dari Objek (Pelanggan, Pemasok) Alamat dan Lokasi Area Intruksi Area Body Item detail, Quantity, Units, Indetifier, Description, Models, Prices, Cost, Extentions, Code, etc Area Pesan / Berita Keterangan Distribusi Area Otorisasi ona Total Total Seluruh Pajak Potongan Sisa No Form Penjelasan : Judul : sebaiknya tidak lebih dari 2 atau 3 kata Instruksi : usahakan format formulir mampu menjelaskan dengan sendirinya. Jangan terlalu banyak instruksi rinci Manfaatkan garis kotak dan caption
B. PERANCANGAN PROSEDUR DATA ENTRY (PENGKODEAN) / LAYAR Tujuan : Memastikan bahwa data yang dimasukkan ke dalam sistem adalah akurat Dicapai dengan : Pengkodean yang efektif dan efisien Penangkapan dan pemasukkan data yang efektif dan efisien Menjamin kualitas melalui validasi Pedoman Umum Pengkodean Harus Mudah Diingat (dilakukan dengan menghubungkan kode tsb dengan obyek yang diwakili oleh kode tersebut) Unik (tidak ada kode yang kembar) Fleksibel (Memungkinkan adanya perubahan atau penambahan item baru dengan tetap diwakili oleh kode yang sama) Efisien (Ringkas), kode harus singkat sehingga mudah diingat Konsisten (Kode harus konsisten dengan kode yang telah digunakan sebelumnya) Harus Distandarisasi ( Kode yang digunakan dalam suatu organisasi dengan bagian yang berbeda harus distandarisasikan, agar tidak terjadi kesalahpahaman. Contoh : format tanggal) Sebaiknya menghindari penggunaan spasi dalam pengkodean Hindari karakter yang Mirip / membingungkan( Untuk karakter yang memiliki bentuk atau bunyi yang mirip. Contoh : O, I,, S dan 0, 1, 2, 5 Panjang Kode harus sama untuk kode yang sejenis Dapat diurutkan (sortable) Jenisjenis / Tipe kode : 1. Simple Sequence Code Pemberian nomor urut Tidak adanya hubungan antara nomor urut dengan data yang diberi nomor tsb Lebih baik dari pengkodean acak o Eliminasi pemberian kode yang sama o Dapat memperkirakan item yang dapat dinput Contoh : Order Product Customer 5676 5677 5678 5679 Kursi Roda Kursi Tamu Kursi Lipat Kursi Anakanak Andi Lukito Firman acky & Rini Helfi 2. Alphabetic Derivation Code Mengurangi kesalahan dibandingkan dengan simple sequence code Menggunakan huruf atau dikombinasikan dangan angka Biasanya digunakan sebagai nomor account (contoh : No. Nasabah, No. pendaftaran,dll) 3. Classification Code Digunakan untuk membedakan kelompok data Menggunakan karakter tunggal (huruf atau angka) Sebagai cara singkat untuk mewakili suatu : orang, tempat, benda dll Contoh :
Code Tax Deducable Item I Interest payments M Medical Payments T Taxes C Contribution S Supplies Masalah timbul bila ada beberapa item memiliki code yang sama, diatasi dengan menggunakan lebih dari satu karakter 4. Block Sequence Code Pengembangan dari sequence code Data dikelompokkan berdasarkan karakteriktik yang sama Contoh : Kode Name of S/W Package Type 100 123 101 Multiplan Spreadsheet 102 VPPlanner 200 S Q L 201 Oracle Database 202 dbase 300 Wordstar 9.0 301 Word Perfect 8.2 Word Processing 302 Ms Word 2002 5. Signifigcant Digit Subset Code Maknanya tersembunyi bagi orang awam tapi dimengerti oleh orang internal Berupa suatu bilangan dengan banyak angka Contoh : NPM = Nomor Pokok Mahasiswa Code : 0102940573 Explaration : 01 02 0573 6. Mnemonic Code Digunakan untuk membantu pengingatan Kombinasi huruf dan simbol Contoh : Code Arti JKT Jakarta BKK Bangkok DPS Denpasar Nomor Urut Angkatan Jurusan Fakultas
7. Function Code Misalnya digunakan untuk mengkode fungsi yang harus dilakukan komputer Sebagai pengganti input yang terlalu panjang Contoh : Digunakan untuk mengupdate inventory. Code Function 1. Delivered 2. Sold 3. Returned Perancangan Layar Modus layar Teks 25 baris x 80 kolom 1 jenis font, ukuran karakter sama Grafis Resolusi yang beragam ( 640 x 480, 800 x 600, 1024 x 768, 1024 x 1024 ) Screen Total area layar monitor yang bias dipakai Window Bagian dari screen, biasanya empat bersegi, dalam satu waktu yang bersamaan bias ada lebih dari satu, boleh saling menimpa Widget Window, tempat fungsi tertentu Event Proses terhadap widget, melalui input device Perancangan layar masukan yang baik Jika layar masukan disajikan berdasarkan dokumen/formulir masukan maka rancang layar masukan mirip dengan formulir masukan. Untuk masukan dengan data tertentu, gunakan Daftar data yang diperoleh Windows PopUp Widget List atau Drop Down List Widget radio button (untuk checkoff) Jika entri tampilan terlalu banyak, gunakan pendekatan parentchild (headerdetail) Tampilan yang balance akan mudah dibaca Pedoman perancangan Layar 1. Buatlah rancangan layar yang sederhana 2. Buatlah tampilan yang konsisten 3. Sediakan fasilitas perpindahan antar layar 4. Buatlah tampilan layar yang menarik Merancang Menu Antar muka berbasis menu memberikan user atas sejumlah pilihan yang telah dirancang sebelumnya. Prinsipprinsip utama Menu harus ringkas tetapi mempunyai arti tetentu Minimumkan data yang harus di entry
Bila dipakai berulang kali oleh user yang ahli, harus disediakan pilihan yang dapat kebutuhan dengan cepat Urutan dirancang secara alami dari aplikasi tersebut Caption dari item diidentifikasikan melalui urutan tertentu atau sandi mnemonic Pilihan yang biasa terdapat pada menu adalah : keying, pointing, touching, voice input Teknik Merancang Jendela Menu Jendela Judul Jendela judul menjelaskan isi dari informasi atau tampilan dilayar. Jendela Instruksi Jendela intruksi umumnya dibutuhkan untuk layar input yang memerlukan intruksiintruksi kepada user bagaimana memasukan input Jendela Tubuh Jendela tubuh merupakan daerah tampilan yang paling perlu. Jendelan ini merupakan daerah dimana user memasuikkan data dan output ditampilkan oleh komputer Title Window / Judul Instruction Window / instruksi Body Window / Tubuh Escape Window
CONTOH KASUS 1. Daftar Barang CV. HENING Software House and IT Consultant Jl. Tenteram No. 444555 Tlp. 322705 DAFTAR BARANG Periode Cetak : dd/mm/yy Hal : / No. 9 9 9 Kode Barang Jenis Barang Nama Barang Satuan Barang xxxxxx xxxxxx xxxxxx Jml Barang/Stok Ka. Bag. Umum, () 2. Daftar Departemen Perusahaan CV. HENING Software House and IT Consultant Jl. Tenteram No. 444555 Tlp. 322705 DAFTAR DEPARTEMEN PERUSAHAAN Periode Cetak : dd/mm/yy Hal : / No. 9 9 9 Kode Dept xxxxx xxxxx xxxxx Nama Departemen Nama Kepala Departemen NIP Ka.Dept xxxxxx xxxxxx xxxxxx Ka. Bag Umum, ()
3. Formulir Permintaan Barang (FPB) CV. HENING Software House and IT Consultant Jl. Tenteram No. 444555 Tlp. 322705 FORMULIR PERMINTAAN BARANG (FPB) No. FPB : xx Tgl. FPB : dd/mm/yy Kode Dept : xxxxx Nama Dept : Nama Ka.Dept : NIP. Ka.Dept : xxxxxx No. Kode Barang Jenis Barang Nama Barang Satuan Barang xxxxxx xxxxxx xxxxxx Jml Minta Ka. Departemen Pemohon, () NIP : xxxxxx
4. DAFTAR MINTA BARANG DEPARTEMEN VERIFIKASI CV. HENING Software House and IT Consultant Jl. Tenteram No. 444555 Tlp. 322705 VERIFIKASI DAFTAR PERMINTAAN BARANG DEPARTEMEN No. Tgl FPB No FPB dd/mm/yy xx xx Nama Dept Kode Barang Jenis Barang Nama Barang Satuan Barang xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx Jml Minta Jml Realisasi dd/mm/yy xx xx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx Ka.Bag. Umum, ( ) NIP : xxxxxx
BAB 3 DESAIN OUTPUT ( RANCANGAN OUTPUT) Objectivitas Rancangan Output adalah informasi yang akan diberikan kepada user, sebagai hasil pengolahan aplikasi sistem informasi. Output yang dihasilkan sistem informasi dapat berubah : Output tercetak atau berupa Media Keras (kertas, microfilm) Output melalui tampilan layar atau Media lunak Audio Tujuan Rancangan Output 1. Sasaran output adalah menyediakan/ melayani informasi bagi user 2. Output harus sesuai dengan kebutuhan user (user requirement) 3. Output yang disampaikan harus memadai untuk kebutuhan user (tidak berlebihan) 4. Jaminan bahwa output sesuai kebutuhan 5. Jaminan ketepatan penyampaian output 6. Memilih device dan media komputer yang baik Klasifikasi Output Output Eksternal Dibuat untuk disampaikan kepada pihakpihak di luar sistem/organisasi Misal : Tagihan pelanggan Laporan tahunan Laporan untuk pelanggan, vendor Dan lain lain Output Internal Dibuat untuk kebutuhan didalam organisasi. Dibedakan antara historical report dan exception report Historical Report Menyajikan informasi rinci kegiatan suatu kelompok/periode tertentu (laporan periodik) Exception Report Menyajikan informasi bagi pimpinan, yang berisi informasi perkecualian (laporan perkecualian) Turnaround Document Output berupa dokumen yang dikembalikan, misalnya bagian dari statement nasabah yang harus diisi dan dikembalikan nasabah
Format Output Bentuk atau format dari output dapat berupa keteranganketerangan (narrative), tabel atau grafik. Bantuk yang paling banyak digunakan adalah bentuk grafik / bagan dan tabel. Laporan Berbentuk Tabel NOTICE REPORT Merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus. Laporan ini dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas agar setiap permasalahan yang terjadi bisa tampak dengan jelas dan langsung bisa ditangani CV. SAHABAT KOMPUTER LAPORAN PENURUNAN JUMLAH PENJUALAN MENURUT JENIS BARANG BULAN DESEMBER 2007 DAERAH PENJUALAN % PENURUNAN PALEMBANG 10,00 % JAKARTA 25,00 % SURABAYA 10,50 % EQUIPOISED REPORT Isi dari laporan ini adalah halhal yang bertentangan dengan maksud untuk membuat suatu perencanaan ( pengambilan keputusan) CV. SAHABAT KOMPUTER LAPORAN PERENCANAAN PANGSA PASAR BARU DAERAH JAKARTA TAHUN 2008 JELEK KEADAAN PASAR BAIK Penjualan Rp 1.000.000 Rp 1.750.000 Harga Pokok Penjualan Rp 600.000 Rp 1.050.000 Laba Kotor Rp 400.000 Rp 700.000 Biaya Penjualan Rp 300.000 Rp 350.000 Biaya Adm Rp 125.000 Rp 150.000 Laba (rugi) (Rp 25.000) Rp 200.000
VARIANCE REPORT Laporan ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan hasil kenyataannya CV. SAHABAT KOMPUTER LAPORAN KINERJA DEPARTEMEN PEMBELIAN BULAN DESEMBER 2007 BARANG UNIT HARGA HARGA SELISIH TOTAL DIBELI DIBELI SESUNGGUHNYA STANDAR HARGA SELISIH IBM PC XT 10 1.200.000 1.050.000 150.000 1.500.000 R MONITOR 8 415.000 365.000 50.000 400.000 R HARD DISK 5 595.000 625.000 30.000 150.000 L TOTAL 170.000 1.750.000 R COMPARATIVE REPORT Laporan ini berisi pembandingan antara satu hal dengan hal lainnya. Misalnya laporan Rugi laba atau neraca antara tahun berjalan dengan tahuntahun sebelumnya Laporan Berbentuk Grafik Laporan dalam bentuk grafik dapat digambarkan atau diklasifikasikan sebagai bagan garis (line chart), bagan batang (bar chart) dan bagan pastel (pie chart). Langkahlangkah Desain Output Secara Umum 1. Menentukan Kebutuhan Output dari Sistem baru dimana output yang akan didesain dapat ditentukan dari arus data keluaran (output) yang ada pada Diagram Arus Data 2. Menentukan Parameter dari Output ( tipe output, formatnya, media yang digunakan, alat output, jumlah tembusan, distribusi, dll) Pedoman Pembuatan Output Tercetak a. Laporan dirancang untuk dibaca dari kiri ke kanan b. Item yang penting diletakkan sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan c. Semua halaman harus mempunyai titel, tanggal, dan nomor halaman d. Semua kolom harus dilabel e. Singkatan sebaiknya dihindarkan Metode Perancangan Output yang Efektif 1. Informasi yang disampaikan terdiri dari : Informasi yang tetap (constant information) Informasi yang tetap (sama) setiap kali dicetak, misal : judul, label kolom dll Informasi yang berubah (variable information) Informasi yang berisi data atau hasil perhitungan yang menjadi isi output. Misal : Isi detail 2. Pada layout harus ditunjukkan panjang informasi dan jenis data setiap informasi variable, misal : Untuk menunjukkan panjang informasi sejumlah 30 karakter alfanumerik diberi tanda X sebanyak 30 buah. Untuk menunjukkan panjang informasi sejumlah tujuh karakter numerik diberi tanda 9 sebanyak tujuh buah. Bila ingin ada tanda pemisah harus dicantumkan, contoh : 9.9.9,
3. Jika informasi yang ditampilkan berulangulang dalam suatu kolom, gunakan tanda garis memanjang dari atas ke bawah pada kolom tersebut (detail lines) 4. Untuk menghitung lebar tiap kolom, tentukan panjang field sesuai dengan kamus data Misal : Kolom NPM pada laporan daftar mahasiswa. a) Panjang field sesuai kd, 10 karakter b) Panjang judul 18 karakter c) Ditambah 2 spasi kosong untuk jarak dengan kolom berikutnya d) Jumlahnya menjadi panjang kolom, yaitu 20 5. Gunakan printer layout form (lihat contoh) Tahaptahap Pembuatan LayOut Output Tercetak 1) Tentukan kebutuhan laporan 2) Tentukan pemakai laporan tsb Staf operasi laporan operasional Manajer laporan manajerial 3) Tentukan elemen data yang akan dimasukkan 4) Hitung jumlah karakter tiap kolom 5) Buat judul laporan 6) Tentukan jumlah detil setiap halaman 7) Tentukan jumlah halaman setiap laporan 8) Tentukan tanggal laporan (tanggal tertentu atau per periode) 9) Buat judul tiap kolom 10) Tentukan jenis data (A,X,9) pada informasi variable 11) Tentukan letak summary (control break) 12) Lakukan review dengan pemakai dan pemrogram Contoh Laporan Operasional : PT. JAYA ABADI LAPORAN PENJUALAN PERIODE : ddmmyy S/D ddmmyy Tgl : ddmmyyyy Hal : TGL No FAKTUR PELANGGAN BARANG JML HARGA NILAI ddmmyy XXXXXX XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX 9 9.9.9.9 XXXXXXXXXX 9 9.9.9.9 TOTAL PER FAKTUR 9.9.9 XXXXXX XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX 9 9.9.9.9 XXXXXXXXXX 9 9.9.9.9 TOTAL PER FAKTUR 9.9.9 TOTAL PER TANGGAL 9.9.9.9 ddmmyy XXXXXX XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX 9 9.9.9.9 XXXXXXXXXX 9 9.9.9.9 TOTAL PER FAKTUR 9.9.9 TOTAL PER TANGGAL 9.9.9.9 TOTAL KESELURUHAN.9.9.9 BERSAMBUNG.
Contoh Laporan Managerial PT. JAYA ABADI REKAPITULASI PENJUALAN PERIODE : ddmmyy S/D ddmmyy TGL : ddmmyyyy HAL : TGL No FAKTUR PELANGGAN NILAI FAKTUR ddmmyy XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.9.9 XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.9.9 TOTAL PER TANGGAL 9.9.9 ddmmyy XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.9.9 XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.9.9 TOTAL PER TANGGAL 9.9.9 TOTAL KESELURUHAN 9.9.9.9 BERSAMBUNG Pedoman Tambahan Jika jumlah halaman laporan lebih dari satu maka pada bagian bawah halaman (kecuali halaman terakhir) dicetak keterangan bersambung dan pada akhir laporan dihalaman terakhir dicetak keterangan akhir laporan Jika suatu kolom numerik merupakan hasil perkalian dua kolom numeric lainnya (misalnya NILAI JUAL, yang merupakan hasil perkalian JUMLAH UNIT dan HARGA PER UNIT) pastikan bahwa jumlah digit yang disediakan cukup Jika terjadi level break tambahkan satu baris kosong sebagai pemisah Hindari data duplikat (pada laporan berlevel) Bedakan LAPORAN dari DAFTAR Selain laporan dalam bentuk angka, laporan dalam bentuk grafik cukup bermanfaat bagi manajemen level menengah ke atas
CONTOH KASUS 1. Daftar Barang Perusahaan CV. HENING Software House and IT Consultant Jl. Tenteram No. 444555 Tlp. 322705 DAFTAR BARANG PERUSAHAAN Periode Cetak : dd/mm/yy Hal : / No. 9 9 9 Kode Barang Jenis Barang Nama Barang Satuan Barang xxxxxx xxxxxx xxxxxx Jml Barang/Stok Bag. Umum, ()
2. Formulir Permintaan Barang (FPB) Kembali CV. HENING Software House and IT Consultant Jl. Tenteram No. 444555 Tlp. 322705 FORMULIR PERMINTAAN BARANG (FPB) No. FPB : xx Tgl. FPB : dd/mm/yy Kode Dept : xxxxx Nama Dept : Nama Ka.Dept : NIP. Ka.Dept : xxxxxx No. Kode Barang Jenis Barang Nama Barang Satuan Barang xxxxxx xxxxxx xxxxxx Jml Minta Ka. Departemen Pemohon, () NIP : xxxxxx
3. DAFTAR MINTA BARANG DEPARTEMEN CV. HENING Software House and IT Consultant Jl. Tenteram No. 444555 Tlp. 322705 DAFTAR PERMINTAAN BARANG DEPARTEMEN No. Tgl FPB No FPB dd/mm/yy xx xx Nama Dept Kode Barang Jenis Barang Nama Barang Satuan Barang xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx Jml Minta dd/mm/yy xx xx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx Ka.Bag. Umum, ( ) NIP : xxxxxx
4. Bukti Permintaan Barang (BPB) CV. HENING Software House and IT Consultant Jl. Tenteram No. 444555 Tlp. 322705 BUKTI PERMINTAAN BARANG (BPB) No. FPB : xx Tgl. FPB : dd/mm/yy Kode Dept : xxxxx Nama Dept : Nama Ka.Dept : NIP. Ka.Dept : xxxxxx No. Kode Barang Jenis Barang Nama Barang Satuan Barang xxxxxx xxxxxx xxxxxx Jml Minta Jml Realisasi Bag. Umum, () NIP : xxxxxx
5. LAPORAN PERMINTAAN BARANG CV. HENING Software House and IT Consultant Jl. Tenteram No. 444555 Tlp. 322705 LAPORAN PERMINTAAN BARANG DEPARTEMEN Periode : dd/mm/yy s.d dd/mm/yy No. Tgl FPB No FPB dd/mm/yy xx xx dd/mm/yy xx xx Nama Dept Kode Barang Jenis Barang Nama Barang Satuan Barang xxxxxx xxxxxx Total Per No. FPB Total Per No. FPB Total Per Tgl. Total Per No. FPB Total Per No. FPB Total Per Tgl xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx Jml Minta Jml Realisasi 9 9 9.9 9 9 9.9 Total Seluruh Permintaan 9.9 Bag. Umum, ( ) NIP : xxxxxx
BAB 4 PERANCANGAN FILE Tujuan Perancangan File : 1. Ketersediaan data (data avaibility) 2. Akurat dan konsistensi (data integrity) 3. Penggunaan stroage yang efisien 4. Kemudahan dalam updating 5. Kemudahan dalam reviewing data JenisJenis File : 1. File Master Berisi record suatu entitas Atribut (field)nya boleh diupdate Jumlah recordnya relatif permanen Contoh : File Master Mahasiswa File Master Dosen File Master Barang File Master Pelanggan 2. File Table Mirip file master, umumnya hanya read only Contoh : File Tabel Bulan File Tabel Mata Kuliah 3. File Transaksi Merekam data transaksi Mengupdate file master Jumlah recornya terus bertambah Contoh : File Transaksi Penjualan File Transaksi Retur Penjualan File Transaksi Perkuliahan 4. File Pelantara/Sementara/Kerja Dibentuk supaya proses lebih cepat Contoh File indeks ======= Berisi record key yang terurut File Sort ======= File / transaksi terurut File Laporan ======= Hitung cukup sekali, cetak berkalikali
A. NORMALISASI Pengertian Normalisasi Normalisasi adalah proses dekomposisi struktur data yang kompleks menjadi bentuk yang normal berdasarkan aturan mengenai data dependency Normalisasi juga merupakan suatu pendekatan formal yang menguji data elemen dan data secara bersama ke dalam suatu bentuk yang dapat menampung perubahan pada masa yang akan datang Data store berfungsi sebagai : Penampung data masukan (formulir) Sumber data untuk menghasilkan informasi keluaran (laporan, inquiry) Data store pada DFD berisi data yang redudansi Normalisasi biasanya dilakukan terhadap data store Tahapan dalam Normalisasi : Normal Pertama (1NF). Hilang kan semua kelompok data yang berulang (repeating group) dan tentukan primary key. Hasilnya adalah relasi dibagibagi menjadi relasi yang lebih sederhana. Normal Kedua (2NF). Semua non key attribute (Field yang bukan record key) harus full dependent kepada primary key Normal Ketiga (3NF). Hilangkan transitive dependency, yaitu sebuah nonkey attribute yang tergantung pada non key attribute yang lain dalam satu relasi. ` Contoh Soal : CV.SAHABAT JAKARTA SURAT ORDER No. SO Tanggal SO Kode Pelanggan Nama Pelanggan Alamat Tgl Rencana Kirim Jangka Pembayaran : xxxxxx : ddmmyyyy : xxxx : xxx : : ddmmyyyy : Hari Kode Barang Xxxx Xxxx Xxxx Nama Barang X X X Jumlah Order 9,9 9,9 9,9 Harga Satuan,9,9,9 Total 9,9,9 9,9,9 9,9,9 Total Seluruh 9,9,9,9
Diketahui : Ms_Barang Ms_Pelanggan = @Kode_Brg + Nama_Brg + Jumlah + Harga_satuan = @Kode_Plg + Nama_Plg + Alamat + Telepon + Email Pertanyaan : Buatlah Normalisasi sampai bentuk normal ketiga menurut E.F.Codd dan James Martin?... Menurut cara E.F.Codd UN NF. Tr_Order = No_Order + Tgl_Order + Kd_Plg + Nama_Plg + Alamat + Tgl_Rencana_Kirim + Jangka_Pemby + {Kode_Brg + Nama_Brg + Jumlah _Order+ Harga_Satuan + Total } + Total_Seluruh. 1 NF. Tr_Order = @No_Order + Tgl_Order + Kd_Plg + Nama_Plg + Alamat + Tgl_Rencana_Kirim + Jangka_Pembayaran + @Kode_Brg + Nama_Brg + Jumlah_Order + Harga_Satuan + Total + Total_Seluruh. 2 NF. Tr_Order_Header = @No_Order + Tgl_Order + Kd_Plg + Nama_Plg + Alamat + Tgl_Rencana_Kirim + Jangka_Pembayaran + Total_seluruh Tr_Order_Detail = @#No_Order + @#Kode_Brg + Jumlah_Order Ms_Barang = @Kode_Brg + Nama_Brg + Jumlah + Harga_satuan 3 NF. Tr_Order_Header = @No_Order + Tgl_Order + #Kd_Plg + Tgl_Rencana_Kirim +Jangka_Pembayaran+ Total_seluruh Ms_Pelanggan = @Kode_Plg + Nama_Plg + Alamat + Telepon + Email Tr_Order_Detail = @#No_Order +@ #Kode_Brg + Jumlah_Order Ms_Barang = @Kode_Brg + Nama_Brg + Jumlah + harga_satuan Menurut cara James Martin UN NF. Tr_Order = @No_Order + Tgl_Order + Kd_Plg + Nama_Plg + Alamat + Tgl_Rencana_Kirim + Jangka_Pembayaran + {Kode_Brg + Nama_Brg + Jumlah_Order + Harga_Satuan + Total } + Total_Seluruh. 1 NF. Tr_Order_Header = @No_Order + Tgl_Order + Kd_Plg + Nama_Plg + Alamat + Tgl_Rencana_Kirim + Jangka_Pembayaran + Total_Seluruh. Tr_Order_Detail = @No_Order + @Kode_Brg +Nama_Brg + Jumlah_Order + Harga_Satuan + Total
2 NF. Tr_Order_Header = @No_Order + Tgl_Order + Kd_Plg + Nama_Plg + Alamat + Tgl_Rencana_Kirim + Jangka_Pembayaran + Total_seluruh Tr_Order_Detail =@#No_Order + @#Kode_Brg + Jumlah_Order Ms_Barang = @Kode_Brg + Nama_Brg + Jumlah + harga_satuan 3 NF. Tr_Order_Header = @No_Order + Tgl_Order + #Kd_Plg + Tgl_Rencana_Kirim+ Jangka_Pembayaran+ Total_seluruh Ms_Pelanggan = @Kode_Plg + Nama_Plg + Alamat + Telepon + Email Tr_Order_Detail = @#No_Order + @#Kode_Brg + Jumlah_Order Ms_Barang = @Kode_Brg + Nama_Brg + Jumlah + harga_satuan Kesimpulan : Dengan demikin dapat dilihat bahwa perbedaan melakukan normalisasi menurut cara E.F.Codd dan James Martin hanya pada langkah untuk melakukan Normalisasi ke satu saja, pada Normalisasi kedua sudah sama. Apalagi pada Normalisasi ketiga sudah pasti sama. CONTOH KASUS Kamus Data Aliran Masukan 1. Daf_brg = periode_cetak_brg+hal_cetak+{no_u+kd_brg+jns_brg+nm_brg+ sat_brg+jml_stok} 2. Daf_Dept_prsh = periode_cetak_dept+hal_cetak+{no_u+kd_dept+nm_dept+ Nm_ka_dept+nip_ka_dept} 3. FPB = no_fpb+tgl_fpb+ kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+ {no_u+ kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+jml_minta} 4. Daf_minta_dept_verifikasi = {no_u+tgl_fpb+{no_fpb+nm_dept+{kd_brg+jns_brg+nm_brg+ sat_brg+jml_minta+jml_realisasi}}} Kamus Data Aliran Keluaran 1. Daf_brg_prsh = periode_cetak_brg+hal_cetak+{no_u+kd_brg+jns_brg+nm_brg+ sat_brg+jml_stok} 2. FPB_kembali = no_fpb+tgl_fpb+ kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+ {no_u+ kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+jml_minta} 3. Daf_minta_dept = {no_u+tgl_fpb+{no_fpb+nm_dept+{kd_brg+jns_brg+nm_brg+ sat_brg+jml_minta}}} 4. BPB = no_fpb+tgl_fpb+ kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+ {no_u+ kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+jml_minta+jml_realisasi} Kamus Data Laporan Lap_permintaan = periode_awal+periode_akhir+{no_u+tgl_fpb+{no_fpb+nm_dept+ {kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+jml_minta+jml_realisasi}+ Tot_FPB}+tot_tgl}+tot_sel
Kamus Data Datastore BRG DEPT_PRSH PERMINTAAN = @kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+jml_stok+periode_cetak_brg = @kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+periode_cetak_dept = @no_fpb+tgl_fpb+#kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+ {#kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+jml_minta+jml_realisasi} NORMALISASI (E.F.CODD) UNF (Un Normalized Form) PERMINTAAN INF (First Normalized Form) PERMINTAAN = no_fpb+tgl_fpb+kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+ {kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+jml_minta+jml_realisasi} = @no_fpb+tgl_fpb+kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+ @kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+jml_minta+jml_realisasi 2NF (Second Normalized Form) PERMINTAAN_HEADER = @no_fpb+tgl_fpb+kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept PERMINTAAN_DETAIL BRG 3NF (Third Normalized Form) PERMINTAAN_HEADER DEPT_PRSH PERMINTAAN_DETAIL BRG = @#no_fpb+@#kd_brg+jml_minta+jml_realisasi = @kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+jml_stok+periode_cetak_brg = @no_fpb+tgl_fpb+#kd_dept = @kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+periode_cetak_dept = @#no_fpb+@#kd_brg+jml_minta+jml_realisasi = @kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+jml_stok+periode_cetak_brg NORMALISASI (JAMES MARTIN) UNF (Un Normalized Form) PERMINTAAN INF (First Normalized Form) PERMINTAAN_HEADER PERMINTAAN_DETAIL = no_fpb+tgl_fpb+kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+ {kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+jml_minta+jml_realisasi} = @no_fpb+tgl_fpb+kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept = @no_fpb+@kd_brg+jml_minta+jml_realisasi 2NF (Second Normalized Form) PERMINTAAN_HEADER = @no_fpb+tgl_fpb+kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept PERMINTAAN_DETAIL BRG = @#no_fpb+@#kd_brg+jml_minta+jml_realisasi = @kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+jml_stok+periode_cetak_brg
3NF (Third Normalized Form) PERMINTAAN_HEADER DEPT_PRSH PERMINTAAN_DETAIL BRG = @no_fpb+tgl_fpb+#kd_dept = @kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+periode_cetak_dept = @#no_fpb+@#kd_brg+jml_minta+jml_realisasi = @kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+jml_stok+periode_cetak_brg B. SPESIFIKASI FILE Hasil normalisasi data hanya menunjukkan atribut (field) apa saja yang terdapat dalam sebuah file Spesifikasi file memberikan rincian yang lebih lengkap Spesifikasi file berisi : Kode File, Nama File, Organisasi, Primary Key, Foreign Key, Panjang Record dan Diskripsi Field (No, Nama Field, Type Field, Panjang, Decimal, Keterangan) Primary Key hanya satu sedangkan Foreign Key boleh lebih dari satu jenis (disesuaikan dengan keperluan) dan boleh beberapa field Tipe field : Numeric, Character, Date, Boolean Contoh : Nama File : Master_Pelanggan Kode File : Ms_Plg Organisasi : Indexed Sequential Primary Key : Kd_Plg Foreign Key : Panjang Record : 95 No Nama Field Type Panjang Decimal Keterangan 1 2 3 4 5 Kd_Plg Nm_Plg Alamat Telepon Email Character Character Character Character Character 4 25 30 11 25 Kode Pelanggan Nama Pelanggan Alamat Telepon EMail Pelanggan Nama File : Master_Barang Kode File : Ms_Brg Organisasi : Indexed Sequential Primary Key : Kd_Brg Foreign Key : Panjang Record : 28 No Nama Field Type Panjang Decimal Keterangan 1 2 3 4 Kd_Brg Nm_Brg Jumlah Harga_satuan Character Character Numeric Numeric 4 15 4 5 0 0 Kode Barang Nama Barang Jumlah Barang Harga Satuan
Contoh Spesifikasi File Setelah di Lakukan Normalisasi Nama File : Transaksi_Order_Header Kode File : Tr_Order Organisasi : Indexed Sequential Primary Key : No_Order Foreign Key : Kd_Plg Panjang Record : 28 No Nama Field Type Panjang Decimal Keterangan 1 2 3 4 5 No_Order Tgl_Order Kd_Plg Tgl_Renc_Kirim Jangka_Pembaya ran Character Date Character Date Numeric 6 8 4 8 2 Nomor Order Tanggal Order Kode Pelanggan Tgl Rencana Kirim Jangka Pembayaran Nama File : Transaksi_Order_Detail Kode File : Tr_Order Organisasi : Indexed Sequential Primary Key : No_order Foreign Key : No_Order, Kode_Brg Panjang Record : 15 No Nama Field Type Panjang Decimal Keterangan 1 2 3 No_Order Kd_Brg Jumlah_Order Character Numeric Numeric 6 5 4 0 0 Nomor Order Kode Barang Jumlah Barang CONTOH KASUS Nama File : Master_Barang Kode File : Brg Organisasi : Indexed Sequential Primary Key : Kd_Brg Foreign Key : Panjang Record : 60 No Nama Field Type Panjang Decimal Keterangan 1 2 3 4 Kd_Brg Jns_Brg Nm_Brg Jml_stok Character Character Character Numeric 7 15 30 2 0 0 Kode Barang Jenis Barang Nama Barang Jumlah Barang
Nama File : Master_Departemen_perusahaan Kode File : Dept_prsh Organisasi : Indexed Sequential Primary Key : Kd_dept Foreign Key : Panjang Record : 56 No Nama Field Type Panjang Decimal Keterangan 1 2 3 4 Kd_dept Nm_dept Nm_ka_dept Nip_ka_dept Character Character Character Character 5 30 15 6 Kode Departemen Nama Departemen Nama Kepala Departemen NIP Kepala Departemen Nama File : Transaksi_Permintaan_Header Kode File : Permintaan_header Organisasi : Indexed Sequential Primary Key : No_FPB Foreign Key : Kd_Dept Panjang Record : 22 No Nama Field Type Panjang Decimal Keterangan 1 2 3 No_FPB Tgl_FPB Kd_dept Character Date Character 9 8 5 Nomor Form Minta Barang Tanggal Form minta Brg Kode Departemen Nama File : Transaksi_Permintaan_Detail Kode File : Permintaan_Detail Organisasi : Indexed Sequential Primary Key : No_FPB Foreign Key : No_FPB, Kd_brg Panjang Record : 20 No Nama Field Type Panjang Decimal Keterangan 1 2 3 4 No_FPB Kd_Brg Jumlah_Minta Jumlah_realisasi Character Numeric Numeric Numeric 9 7 2 2 0 0 0 Nomor Form Minta Barang Kode Barang Jumlah Barang Minta Jumlah Barang Realisasi
ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM (ERD) A. VERSI CHEN Diagram yang digunakan untuk menggambarkan hubungan antar entity dalam suatu sistem. ERD tidak menggambarkan aliran data atau proses. Komponen ERD : 1. Entity 2. Relationship 3. Attribute 1. Entity Segala sesuatu yang dapat dijelaskan dengan data, kelompok benda / objek, diberi nama denga kata benda. 2. Relationship Asosiasi antara satu atau beberapa entity, diberi nama dengan kata kerja 3. Attribute Propety / karakteristik suatu entity atau relationship SIMBOL YANG DIGUNAKAN Segi empat, menyimbolkan entity Belah ketupat, menyimbolkan relationship Nama Entity Nama relationship JENIS RELATIONSHIP (CARDINALITY) One to One (1 : 1) Mahasswa 1 1 Milik KTM
One to Many atau ManyToOne ( 1 : M atau M : 1) PELANGGAN 1 M Lakukan SEWA 1 VCD M Kurangi Many to Many (N : M) Pelanggan N Memesan M Barang A. VERSI JAMES MARTIN Simbolsimbol yang digunakan : Nama Entity Entity / Terminal Relationship Garis relasi / hubungan dilengkapi dengan cardinality (frekuensi hubungan) CARDINALITY / JENISJENIS RELATIONSHIP 1. A berasosiasi dengan satu dan hanya B A B
2. A berasosiasi dengan Nol atau satu B A B 3. A berasosiasi dengan satu atau lebih B A B 4. A berasosiasi denga Nol, satu atau lebih B A B 5. A berasosiasi dengan lebih dari satu B A B Pelanggan Barang Pesanan Rincian Pesanan
CONTOH Seorang pelanggan melakukan satu atau beberapa pesanan Sebuah pesanan mempunyai satu rincian pesanan (detail order) Satu rincian pesanan terdiri dari satu atau beberapa barang Contoh 1 : ERD menurut CHEN Order 1 1 Mliki Detail Order N 1 Lakukan Kurangi 1 N Pelanggan Barang Contoh 2 : ERD Menurut JAMES MARTIN Order Detail Order Pelanggan Barang
CONTOH KASUS Versi Chen 1 M DEPT_PRSH LAKUKAN PERMINTAAN @no_fpb #kd_dept @kd_dept #kd_dept 1 Miliki 1 BRG M Kurangi 1 PERMINTAAN DETAIL @no_fpb #kd_brg @kd_brg #kd_brg Versi James Martin DEPT_PRSH PERMINTAAN BRG PERMINTAAN DETAIL
BAB 5 PERANCANGAN PROSES GDFGDGG A. BAGAN TERSTRUKTUR Bagan terstruktur (structured chart) mirip dengan bagan berjenjang (hierarchy chart). Sama dengan bagan berjenjang, bagan terstruktur juga digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi dari sistem informasi secara bentuk berjenjang dalam modul dan submodul. Bagan terstruktur adalah suatu alat yang digunakan untuk menjelaskan suatu sistem dalam bentuk modul dan submodul. Bagan terstruktur digunakan dalam perancangan terstruktur dari suatu sistem informasi yang menunjukkan hubungan elemen data dan elemen kontrol, modul dan hubungan antar modul dalam suatu program. Dengan adanya bagan terstruktur dapat diketahui : Masukan dari sebuah modul Keluaran dari modul tersebut Apa yang dilakukan oleh modul tersebut Simbolsimbol di Bagan Terstruktur : Module. Menggambarkan suatu modul (kumpulan perintah / intruksi program) Connection. Menghubungkan suatu modul dengan modul yang lain Loop. Menyatakan perulangan selama kondisi terpenuhi dalam suatu modul Decision. Simbol ini menunjukkan suatu penyeleksian kondisi di dalam modul Couple. Menunjukkan suatu data atau elemen kontrol yang dikirimkan dari suatu modul kemodul lainnya. Panah dengan lingkaran kosong menunjukkan data yang dikirim dan panah dengan lingkaran diblock menunjukkan elemen kontrol yang dikirim.
Contoh : Hitung Potongan Menunjukkan suatu modul dengan nama Hitung Potongan Contoh : A Modul A memanggil modul B, Setelah proses dari modul B selesai, maka proses kembali ke modul A yang memanggilnya. B Contoh : A Q P Modul memanggil modul B dan elemen data P dikirimkan dari modul A ke modul B. hasil proses dari modul B mengirimkan elemen data Q dan elemen kontrol Flag ke modul A. Flag B Contoh : A Modul A memanggil modul B bila kondisi yang diseleksi terpenuhi. Maka modul A juga memanggil modul C berulang kali yang ditunjukkan oleh simbol perulangan. B C
X X Total Potongan Total MODUL PERKULIAHAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ( A&PSI2) Perulangan di Bagan Terstruktur Proses perulangan juga dapat ditunjukkan oleh bagan terstruktur dengan simbol arah panah yang melingkar. Banyaknya peulangan yang dilakukan secara explisit memang tidak tampak dibagan terstruktur ini, tetapi ditunjukkan oleh proses di modul letak perulangan itu terjadi. Contoh : Menghitung Total X Habis Masukan Data Hitung Total Tampilkan Hasil Keputusan di Bagan Terstruktur Seringkali didalam suatu modul terdapat suatu penyeleksian kondisi yang akan membuat keputusan tentang kegiatankegiatan yang akan dilakukan oleh modul ini. Berdasarkan keputusankeputusan ini, maka suatu modul akan memanggil modul yang lainnya. Contoh : Hitung Penjualan Penjualan Potongan Penjualan Bersih Potongan Potongan untuk Dealer Potongan untuk Agen Hitung Penjualan Bersih
Daf_Dept_Prsh MODUL PERKULIAHAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ( A&PSI2) CONTOH KASUS BAGAN TERSTRUKTUR SISTEM INFORMASI PERMINTAAN BARANG SISTEM INFORMASI PERMINTAAN BARANG Laporan_permintaan Pendataan Daftar Barang & Daftar Departemen Perusahaan 1 2 Pengolahan Permintaan Barang 3 Cetak Laporan permintaan No_FPB EOF Kd_dept EOF Kd_brg EOF Baca Permintaan Baca Dept_prsh Baca Brg BAGAN TERSTRUKTUR PENDATAAN DAF BRG & DAF DEPT PERUSAHAAN (1.0) Pendataan Daftar Barang & Daftar Departemen Perusahaan Daf_brg Entry Daftar Barang Entry Daftar Departemen Perusahaan Kd_brg Kd_dept EOF Kd_brg Dt_brg EOF Kd_dept Dt_dept Baca Brg Tulis Brg Baca Dept Prsh Tulis Dept Prsh
BAGAN TERSTRUKTUR PENGOLAHAN PERMINTAAN BARANG (2.0) Pengolahan Permintaan Barang Daf_brg_prsh FPB FPB_OK FPB_kembali FPB_OK Daf_minta_dept_verifikasi Daf_minta_dept Cetak Daf Brg Perusahaan Terima & periksa FPB Entry FPB Pengolahan Verifikasi Permintaan Cetak BPB Kd_brg EOF Kd_dept EOF Kd_brg EOF Status_FPB Daf_brg_prsh No_FPB EOF No_FPB Dt_FPB No_FPB EOF Kd_dept EOF Dt_FPB Kd_brg Kd_brg Jml_minta Jml_realisasi EOF No_FPB Baca BRG Baca Dept_prsh Baca BRG Baca Permintaan Tulis Permintaan Baca Permintaan Baca Dept_prsh Baca BRG Tulis Permintaan Tulis BRG Cetak BPB No_FPB EOF Kd_dept EOF Kd_brg EOF Baca Permintaan Baca Dept_prsh Baca BRG
MODUL PERKULIAHAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ( APSI2) MODULE SPECIFICATION (SPESIFIKASI MODUL) Setiap modul pada Bagan Terstruktur harus memiliki Module Specification. Tanpa ini kita tidak akan mengetahui apa yang terjadi di dalam modul tersebut. Banyak cara / metode yang dapat digunakan untuk menggambarkan modul tersebut. Spesifikasi modul menjadi pedoman bagi programmer dalam membuat program (coding). Metode yang digunakan dapat berupa : 1. Narasi, uraian proses dalam bentuk cerita 2. Bahasa Indonesia / Inggris yang terstruktur 3. Decision Table (tabel keputusan) 4. Decision tree (pohon keputusan) Contoh : Prosedur Pembelian Kredit ( limit 500.000 ) Terima Pembelian Kredit Kondisi 1 : Cek Batas Limit Kredit Jika tidak dilampaui, maka Pembelian Kredit Dilayani Jika dilampaui, maka Kondisi 2 : Cek Histori Bayar Jika Buruk, maka Pembelian Kredit Ditolak Jika Baik, maka Kondisi 3 : Cek Limit Pembelian Jika > 1 jt, maka tolak Jika <= 1 jt, maka minta Persetujuan Manajer Penyelesaian dengan Spesifikasi Modul NARASI Penjelasan proses dalam bentuk kalimat : Untuk setiap pembelian dari pelanggan harap diperiksa : Apabila batas kredit dilampaui maka periksa histori pembayarannya. Apabila historinya kurang baik maka ditolak. Apabila historinya baik dan pembelian tidak melebihi 1 juta rupiah mintalah persetujuan manajer, bila lebih dari 1 juta rupiah maka ditolak.
MODUL PERKULIAHAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ( APSI2) BAHASA INDONESIA TERSTRUKTUR Instruksi Proses dengan Bahasa Indonesia : JIKA MAKA JIKA MAKA............... SELAIN ITU...... AKHIR JIKA... AKHIR JIKA SELAMA LAKUKAN ULANG.................. AKHIR SELAMA SAMPAI LAKUKAN KASUS KASUS...... KASUS......... * BUKA FILE... * BACA FILE... * BACA FILE... BERDASARKAN... * TULIS FILE... * TUTUP FILE... * HITUNG... * CETAK KE PRINTER... * TAMPIL KE LAYAR...
MODUL PERKULIAHAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ( APSI2) Instruksi tidak mutlak (kaku), yang penting dapat dimengerti Contoh Bahasa Indonesia Terstruktur : MODUL Validasi_Pembelian_Kredit Cek Limit Kredit JIKA Pembelian Kredit > Limit_Kredit MAKA Cek Histori Bayar JIKA Histori_Bayar = Buruk MAKA Tolak SELAIN ITU Cek Jumlah Beli JIKA Nilai_Beli <= 1 juta MAKA Minta_persetujuan_manajer SELAIN ITU Tolak AKHIR JIKA AKHIR JIKA SELAIN ITU Pembelian_dilayani AKHIR JIKA AKHIR MODUL STRUCTURED ENGLISH Instruksi Proses dengan Bahasa Inggris : IF THEN IF THEN............ ELSE............... END IF END IF WHILE DO REPEAT.................. END WHILE UNTIL DO CASE CASE...... CASE...... END CASE
MODUL PERKULIAHAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ( APSI2) * OPEN FILE... * READ FILE... * WRITE FILE... * REWRITE FILE... * SEARCH FILE... FOR... * LOCATE FILE... FOR... * PRINT... * DISPLAY... * INPUT... * CALCULATE... * COMPUTE... Contoh Structured English MODULE Validasi_Pembelian_Kredit VERIFICATION Limit Kredit IF Pembelian Kredit > Limit_Kredit THEN VERIFICATION Histori Bayar IF Histori_Bayar = Buruk THEN Tolak ELSE VERIFICATION Jumlah Beli IF Nilai_Beli <= 1 juta THEN Minta_persetujuan_manajer ELSE Tolak END IF END IF ELSE Pembelian_dilayani END IF END MODULE DECISION TABLE Aturan Kondisi Aksi Kredit Limit Dilampaui Y Y Y Y N N N N History Pembayaran Baik Y Y N N Y Y N N Pembelian Diatas 1 Juta Y N Y N Y N Y N Pembelian Diterima X X X X Tolak X X X Minta Persetujuan Manajer X
MODUL PERKULIAHAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ( APSI2) DECISION TREE Decision tree merupakan alat yang digunakan unutk menjelaskan aturan bisnis yang komplek yang sulit dijelaskan melalui spesifikasi modul Pembelian diastas 1 juta ditolak Kredit dilampui History pembayaran Baik Pembelian dibawah 1 juta minta Persejutujuan manjer History pembayaran kurang baik ditolak Kredit limit tidak dilampui diterima PROSEDUR SISTEM PERMINTAAN BARANG 1. Setiap Awal Tahun Ka. Bag. Umum akan memberikan daftar stok barang dan daftar departemen perusahaan kepada staf umum untuk dicatat dalam file barang dan file departemen perusahaan. Berdasarkan Data Barang yang ada, Staf Umum akan memberikan daftar barang perusahaan kepada seluruh departemen agar masingmasing departemen mengetahui barang apa saja yang bisa diminta 2. Setiap Awal bulan departemen perusahaan mengajukan permintaan barang kepada staf umum dengan memberikan formulir permintaan barang (FPB) yang berisi datadata departemen pemohon dan barang yang diminta. Staf umum akan melakukan pengecekan departemen dan barang apakah departemen terdaftar dan barang ada. 3. Jika tidak terdaftar atau barang tidak ada maka permintaan akan ditolak dengan mengembalikan FPB. Jika terdaftar dan barang ada, maka FPB akan dicatat dalam file permintaan. 4. Staf Umum akan membuat Daftar Permintaan Barang Departemen kepada Ka. Bag. Umum untuk meminta persetujuan Jumlah barang yang diminta oleh masingmasing departemen. Ka. Bag Umum akan memberikan verifikasi untuk daftar permintaan barang tersebut kepada staf umum. 5. Staf Umum akan mendata hasil verifikasi dari Ka.Bag Umum ke dalam file permintaan dan mengurangi stok barang pada file barang sesuai verifikasi yang ada. 6. Staf umum akan membuat bukti permintaan barang (BPB) yang akan diberikan ke departemen perusahaan yang meminta berikut barang. 7. Setiap akhir bulan staf umum akan membuat laporan permintaan barang kepada Ka. Bag. Umum sebagai laporan akhir Kamus Data Datastore BRG DEPT_PRSH PERMINTAAN = @kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+jml_stok+periode_cetak_brg = @kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+periode_cetak_dept = @no_fpb+tgl_fpb+#kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+ {#kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+jml_minta+jml_realisasi}
MODUL PERKULIAHAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ( APSI2) SPESIFIKASI MODUL Spesifikasi modul Pendataan Daftar Barang dan Daftar Departemen Perusahaan (1.0) Terima Daf_Brg Input Kd_brg Buka File BRG Baca File BRG Jika Kd_brg Daf_brg = Kd_brg File BRG maka Pesan Kode Sudah Ada, Isi Kode lain Selain Itu Input js_brg, nm_brg, sat_brg, jml_stok, peroide_cetak_brg Simpan File BRG Akhir Jika Tutup File BRG Terima Daf_Dept_Prsh Input Kd_Dept Buka File Dept_prsh Baca File Dept_Prsh Jika Jika Kd_Dept Daf_Dept_Prsh = Kd_Dept File Dept_Prsh maka Pesan Kode Sudah Ada, Isi Kode lain Selain Itu Input nm_dept, nip_ka_dept, nm_ka_dept, periode_cetak_dept Simpan File Dept_prsh Akhir Jika Tutup File Dept_Prsh Akhir Proses Spesifikasi Modul Pengolahan Permintaan Barang (2.0) Buka File Brg Baca File Brg Input Kd_brg Jika Kd_brg ada maka Tampilkan Data Barang Cetak Daf_brg_prsh Tutup File Brg Terima FPB Input kd_dept FPB Buka File Dept_Prsh Baca File Dept_Prsh Jika Kd_Dept Daf_Dept_Prsh <> Kd_Dept File Dept_Prsh maka Pesan Departemen tidak terdaftar FPB_Kembali Selain Itu Input Kd_brg FPB Jika Kd_brg Daf_brg <> Kd_brg File BRG dan Jml_brg_FPB > jml_brg File BRG maka Pesan Barang Tidak Ada FPB_Kembali Selain Itu FPB_OK Input No_FPB FPB
MODUL PERKULIAHAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ( APSI2) Jika No_FPB FPB = No_FPB File Permintaan maka Pesan nomor sudah ada, isi nomor baru Selain itu Input tgl_fpb,jml_minta Simpan File Permintaan Akhir Jika Akhir Jika Akhir Jika Cetak Daf_minta_dept Terima Daf_minta_dept_verifikasi Buka file permintaan. Dept_prsh, brg Baca file permintaan, dept_prsh, brg Input No_FPB daf_minta_dept_verifikasi Jika No_FPB daf_minta_dept_verifikasi <> No_FPB File Permintaan maka Pesan nomor TIDAK ada, isi nomor lain Selain itu Tampilkan data permintaan Input jml_realisasi Updata File Permintaan Akhir jika Update file brg Cetak BPB Kirim BPB Tutup File Permintaan, dept_prsh, brg Akhir modul Spesifikasi modul 3.0 (Cetak Laporan Permintaan ) Buka File Permintaan, Dept_prsh,brg Baca File Permintaan, Dept_prsh,brg Masukkan Periode_awal, Periode_akhir Jika Tgl_FPB >=Periode_awal dan Tgl_FPB <=Periode_akhir maka Cetak Tgl_Cetak, hal_cetak Cetak Tgl_FPB, No_FPB, nm_dept, kd_brg, jns_brg, nm_brg, sat_brg, jml_minta, Jml_realisasi, tot_fpb, tot_tgl,tot_sel Akhir Jika Tutup File Permintaan, dept_prsh,brg Akhir modul