BAB II LANDASAN TEORI. Bagian dari administrasi yang khusus mencatat segala kejadian yang. keuangan suatu badan atau perkumpulan tiap-tiap saat.

Transkripsi

1 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Sistem adalah sekumpulan unsur atau elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan ( Jogiyanto, HM : Hal 1-2 : 1999 ). Suatu sistem mempunyai beberapa karakteristik seperti : komponen, batasan sistem, lingkungan luar sistem, interface, input, proses, output dan tujuan. 2.2 Pengertian Pembukuan Bagian dari administrasi yang khusus mencatat segala kejadian yang berhubungan dengan transaksi keuangan. Dapat juga dikatakan bahwa pembukuan adalah proses pencatatan tentang segala transaksi keuangan yang merubah posisi keuangan suatu badan atau perkumpulan tiap-tiap saat. 2.3 Pengertian Penyewaan Suatu kesepakatan atau persetujuan dimana pihak yang satu menyanggupkan dirinya untuk menyerahkan suatu kebendaan kepada pihak lain, agar pihak ini dapat menikmatinya dalam jangka waktu tertentu pula, yang mana pihak yang belakang ini sanggup membayarnya. Jadi pengertian penyewaan adalah kesepakatan antara dua pihak, pihak pertama bersedia menyerahkan bendanya kepada orang lain atau kepada pihak kedua untuk menikmati manfaat dari barang tersebut, dalm jangka waktu tertentu, pihak kedua memberikan sejumlah uang yang telah 5

2 disepakati pula kepada pihak pertama sebagai penghargaan terhadap pemanfaatan benda tersebut. ( R. Subekti dan Tjiro Soedibjo, Hal : 100 : 1996 ). 2.4 Data Flow Diagram Data Flow Diagram atau Diagram Arus Data adalah suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk simbol-simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan ( Raymond Mc Leod Jr : Hal 403 : 2001 ). Data Flow Diagram merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Data Flow Diagram juga membantu sekali di dalam komunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika. Data Flow Diagram terdiri dari 4 ( empat ) simbol. Simbol-simbol tersebut antara sebagai berikut : 1. Terminator Elemen-elemen lingkungan berada diluar batas sistem. Elemen-elemen ini menyediakan bagi sistem input data dan menerima output data sistem. Pada DFD tidak dibuat perbedaan antara data dan informasi. Semua arus dipandang sebagai data. Nama terminator digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen lingkungan, yang menandai titik-titik berakhirnya sistem. Terminator digambarkan dalam DFD dengan satu kotak atau segi empat. Tiap simbol terminator diberi label nama elemen lingkungan. 6

3 Gambar 2.1 : Terminator 2. Proses Proses adalah sesuatu yang merubah input menjadi output. Proses dapat digambarkan dengan lingkaran atau segi empat horizontal. Tiap simbol proses diidentifikasikan dengan label. Teknik pembuatan label yang paling umum adalah dengan menggunakan kata kerja dan objek, tetapi dapat juga digunakan nama sistem atau program komputer. Gambar 2.2 : Proses 3. Arus Data Arus data terdiri dari sekelompok elemen data yang berhubungan secara logis yang bergerak dari suatu titik atau proses proses ke titik atau proses yang lain. Tanda panah digunakan untuk menggambarkan arus itu. Panah tersebut dapat digambarkan sebagai garis lurus atau garis lengkung. Jumlah data yang diwakili oleh suatu arus data dapat bervariasi dari suatu elemen data tunggal hingga satu atau beberapa file. Gambar 2.3 : Arus Data 4. Data Store 7

4 Jika data perlu dipertahankan karena suatu sebab maka digunakan penyimpanan data. Dalam istilah DFD, penyimpanan data adalah suatu penampungan data. Bayangkan penyimpanan data sebagai data diam ( data at rest ). Penyimpanan data dapat digambarkan dengan satu set garis parallel atau segiempat terbuka di salah satu ujungnya. Gambar 2.4 : Data store Di dalam penggambaran DFD terdapat tingkatan yang tersusun berdasarkan diagram sebagai berikut : ( Jogiyanto, H.M : Hal : 1999 ) a. Diagram Konteks Diagram konteks selalu mengandung satu dan hanya satu proses saja. Proses ini mewakili proses dari seluruh system. Diagram konteks ini menggambarkan hubungan input atau output antara system dengan kesatuan yang lainnya. b. Diagram Zero Diagram ini tingkatannya dibawah diagram konteks. c. Diagram Primitive atau Diagram Detail Pada diagram primitive, proses sudah tidak dapat dipecahkan lagi. yaitu : Ada beberapa konsep yang harus diperhatikan dalam menggambar alur data DFD, a. Konsep Paket Data 8

5 Bila dua buah atau lebih mengalir dari suatu sumber yang sama ketujuan yang sama maka harus dianggap suatu alur yang tunggal karena alur data tersebut mengalir bersama-sama sebagai paket. b. Konsep Alur Data Menyebar ( Diverging Data Flow ) Menunjukkan sejumlah tembusan dari alur data yang sama dari sumber yang sama ketujuan yang berbeda. c. Konsep Alur Data Mengumpul ( Converging Data Flow ) Menunjukkan beberapa alur data yang berbeda dari sumber yang berbeda bergabung bersama-sama menuju yang sama pula. d. Konsep Sumber dan Tujuan alur Data Semua alur data harus dihasilkan dari suatu proses menuju ke suatu proses. 2.5 Entity Relationship Diagram Entity Relationship Diagram atau Diagram Hubung Entitas, mendokumentasikan data perusahaan dengan mengidentifikasi jenis entitas ( entity ) dan hubungannya ( relationship ). Entity Relationship Diagram mempunyai elemen sebagai berikut ( Raymond Mc Leod, Jr : Hal : 1995 ) : 1. Entitas ( Entity ) Jenis entitas dapat berupa suatu elemen lingkungan, sumber daya atau transaksi jenis entitas didokumentasikan dalam ERD dalam bentuk segi empat. 9

6 Gambar 2.5 : Entitas 2. Hubungan ( Relationship ) Hubungan ( relationship ) adalah suatu asosiasi yang ada antara 2 jenis entitas. Hubungan digambarkan dalam bentuk belah ketupat. Tiap belah ketupat diberi label kata kerja. Gambar 2.6 : Hubungan Banyaknya suatu entitas berhubungan dengan entitas lain disebut keterkaitan atau batasan ( cardinality ). Ada 3 jenis keterkaitan ( Raymond Mc Leod, Jr : Hal : 1995 ) yaitu : 1. Satu kesatu ( one to one = 1: 1 ) Entity pertama hanya boleh berhubungan dengan satu entity kedua atau sebaliknya. 2. Satu pada banyak atau banyak pada satu ( 1 : M )( M : 1 ) 10

7 Entity pertama boleh berhubungan dengan banyak entity kedua tetapi entity kedua hanya dapat berhubungan dengan satu entity pertama atau sebaliknya. 3. Banyak pada banyak ( Many to Many = M : M ) Entity pertama boleh berhubungan dengan entity kedua demikian pula sebaliknya. 2.6 Normalisasi Normalisasi adalah proses pengelompokkan data elemen menjadi tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. ( Harianto Kristianto : Hal ) Bentuk-bentuk normalisasi : 1. Bentuk Tidak Normal ( Unnormalized Form ) Bentuk ini merupakan kumpulan data yang direkam. Tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulan apa adanya sesuai dengan kedatangannya. 2. Bentuk Normal kesatu ( 1 NF atau First Normal Form ) 11

8 Suatu relasi dikatakan bentuk 1 Normal satu, jika dan hanya jika berisi data yang Atomic Value ( tidak dapat dibagi-bagi menjadi bentuk semula ). Bentuk 1 NF mempunyai syarat yaitu tidak ada atribut yang berganda atau berulang dan tiap atribut satu pengertian yang tunggal. 3. Bentuk Normal Kedua ( 2 NF atau Second Normal Form ) Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu, bentuk data telah memenuhi criteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung penuh pada kunci utama atau primary key. Primary key adalah satu atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kegiatan spesifik. 4. Bentuk normal ketiga ( 3 NF atau Third Normal Form ) Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslahdalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan transitif, dengan kata lain setiap atribut haruslah bergantung hanya pada primary key dan pada primary key secara menyeluruh. 2.7 Sekilas tentang Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic adalah bahasa pemrograman berbasis MS- Windows, didesain untuk memanfaatkan fasilitas dalam MS-Windows. Visual Basic pertama kali diperkenalkan pada tahun 1991 yaitu program Visual Basic untuk DOS dan Windows. Pada tahun 1993 direlease menjadi Visual Basic versi 3.0, kemudian pada tahun 1995 disusul dengan Visual Basic versi 4.0 dan diakhir tahun 1998 keluarlah Visual Basic dengan versi 12

9 terbarunya yaitu versi 6.0. Pada umumnya Microsoft membuat tiga edisi visual basic yaitu : 1. Standar Edition merupakan produk dasar. 2. Profesional Edition berisi tambahan Microsoft Jet Data Acces Engine dan pembuatan server OLE automation. 3. Enterprise Edition adalah edisi Client server. Window Utama Project Explorer Form Tool Box Window Propertis Form Layout Window Gambar 2.7 Software Pemrograman Visual Basic 6.0 Adapun keterangan pada Gambar 2.15 adalah sebagai berikut : 13

10 1. Window Utama Adalah tempat dari semua kegiatan program dilakukan. Di dalam window ini terdapat menu menu yang digunakan selama perancangan program disebut juga dengan shortcut. 2. Form. Form merupakan window yang digunakan dalam pembuatan program, pada objek ini dapat diletakkan control, dan code pada saat perancangan program dilakukan. 3. Properties Windows Fasilitas tersebut digunakan untuk mengatur sifat dari form atau control control. Isi dari window dapat berubah sesuai dengan form dan control yang dipilih. Window properti terdiri atas tiga bagian yaitu : 1. Bagian untuk memilih objek. Digunakan untuk memilih objek yang akan diubah propertinya. 2. Bagian untuk pengaturan nilai nilai properti Untuk mengubah nilai- nilai properti objek. 3. Bagian untuk memilih properti sebuah objek Digunakan untuk menampilkan daftar properti dari objek tersebut. 4. Form Layout Bagian untuk melihat besarnya tampilan dari sebuah form yang dirancang. 5. Project Explorer 14

11 Digunakan dalam manajemen proyek untuk membuat program, serta menampilkan daftar form dan modul proyek anda dimana proyek merupakan kumpulan modul form, modul class, modul standar, dan file sumber yang membentuk suatu aplikasi. 6. Tool box Picture Box Label Text Box Frame Check Box Command Button Option Button Combo Box List Box Gambar 2.8 Tool Box a. Label Digunakan untuk menampilkan tulisan pada form dan pengguna tidak dapat mengubah tulisan itu secara langsung. b. Text Box Sebagai tempat input atau juga dapat digunakan untuk menampilkan text, serta pemakai dapat mengubah tulisan pada control ini dan merupakan output dari suatu proses. c. List Box 15

12 Menampilkan beberapa item dan dari control ini item item tersebut dapat dipilih salah satu oleh pemakai. d. Combo Box Kombinasi antara text box dengan list box, pemakai bisa mengetikkan atau memilih lewat daftar drop down. e. Command Button. Akan menjalankan suatu tindakan jika telah melakukan pilihan, dengan menekan kontrol ini. f. Frame Akan mengelompokkan kontrol kontrol secara visual atau secara fungsional. g. Check Box Adalah fasilitas guna menampilkan statement true atau false, yes / no, pemakai dapat memilih beberapa check box secara bersamaan. h. Option Button Sama sepeti kontrol check box akan tetapi terdapat perbedaannya yaitu kontrol dari beberapa kontrol ini dapat di on-kan serta memberikan group pilihan dimana pemakai hanya dapat memilih satu option pada group pilihan. i. Picture Box Digunakan untuk menampilkan gambar pada form dengan extention bmp, jpg, gif, wmf, dan icon. 2.9 Sekilas Tentang Microsoft Access 16

13 Microsoft Access merupakan salah satu isi dari paket Microsoft office proporsional yang berguna untuk mengolah data menjadi statu informasi secara singkat, cepat, tepat dan akurat. Didalam Microsoft Access juga ditekankan pemahaman mengenai data, tingkat data, teknik mengolah data, sistem informasi manajemen dan sebagainya. Tujuan dari itu semua tidak lain adalah untuk mempermudah kita dalam mengenali suatu fakta, mengidentifikasi suatu masalah, menyaring suatu data ataupun mengelompokkannya berdasarkan kriteria tertentu yang pada gilirannya akan mempermudah untuk menyimpulkan dan mengambil keputusan terhadap suatu masalah. Microsoft Access mempunyai beberapa kelebihan, yaitu: a. Merupakan sebuah sistem manajemen data dalam skala besar yang dapat saling berinterksi dan beritegrasi. b. Didesain untuk preusan atau lembaga yang akan mengembangkan sistem secara mandiri. Didalam Microsoft access terdapat beberapa objek yang dapat digunakan sebagai sarana untuk membuat database diantaranya adalah : 1. Tabel Tabel adalah kumpulan data yang tersusun menurut aturan tertentu. Secara fisik tabel berupa grid yang terdiri dari atas baris dan kolom. Baris menunjukkan record data dan kolom menunjukkan field data. Tabel bisa dipandang sebagai componen utama pada database, 17

14 karena tabel adalah dasar untuk menyusun komponen lainnya seperi form, query maupun record. 2. Query Query adalah sarana untuk mengatur data yang tersimpan dalam tabel, sehingga hanya data tertentu yang akan dimunculkan dalam tabel. Karena menyertakan unsur urutan proses, maka query di kelompokkan dalam lingkup pemprograman. Berbeda dengan pengoperasian secara manual langsung, pengoperasian query bisa menggunakan seperangkat perintah yang membentuk susunan program dengan bahasa yang dikenal dengan SQL ( Structured Query Languange ). 3. Form Form adalah window untuk menampilkan record dalam bentuk lain, didalamnya kita bisa menambahkan unsur lain seperti kontrol dan gambar. Dangan demikian tampilan form menjadi lebih mudah di mengerti dan lebih menarik. Form hanya menampilkan data dalam satu record pada satu tampilan, untuk menampilkan record lainnya bisa menggunakan tombol-tombol navigator yang biasanya disediakan pada form. Meskipun form hanya bisa menampilkan sebuah record. Namun tampilan form bisa sangat menarik dibanding datasheet, karena kita dapat mengisikan gambar-gambar tata letak yang bagus. 18

15 4. Report Report adalah laporan tertulis dari hasil pekerjaan, baik tertulis secara soft report ( pada layar monitor ) maupun hard report ( pada kertas). Report juga berarti beberapa informasi yang diorganisasi sedemikian rupa untuk memenuhi berbagai kebutuhan seperti label surat-menyurat. Kita bisa berbuat banyak untuk menangani sebuah report, mulai dari perancangan pembuatan sampai ke percetakan. 19