Historical Report Menyajikan informasi rinci kegiatan suatu kelompok/periode tertentu (laporan periodik)

Transkripsi

1 BAB 3 DESAIN OUTPUT ( RANCANGAN OUTPUT) Objectivitas Rancangan Output adalah informasi yang akan diberikan kepada user, sebagai hasil pengolahan aplikasi sistem informasi. Output yang dihasilkan sistem informasi dapat berubah : Output tercetak atau berupa Media Keras (kertas, microfilm) Output melalui tampilan layar atau Media lunak Audio Tujuan Rancangan Output 1. Sasaran output adalah menyediakan/ melayani informasi bagi user 2. Output harus sesuai dengan kebutuhan user (user requirement) 3. Output yang disampaikan harus memadai untuk kebutuhan user (tidak berlebihan) 4. Jaminan bahwa output sesuai kebutuhan 5. Jaminan ketepatan penyampaian output 6. Memilih device dan media komputer yang baik Klasifikasi Output Output Eksternal Dibuat untuk disampaikan kepada pihak-pihak di luar sistem/organisasi Misal : Tagihan pelanggan Laporan tahunan Laporan untuk pelanggan, vendor Dan lain lain Output Internal Dibuat untuk kebutuhan didalam organisasi. Dibedakan antara historical report dan exception report Historical Report Menyajikan informasi rinci kegiatan suatu kelompok/periode tertentu (laporan periodik) Exception Report Menyajikan informasi bagi pimpinan, yang berisi informasi perkecualian (laporan perkecualian) Turnaround Document Output berupa dokumen yang dikembalikan, misalnya bagian dari statement nasabah yang harus diisi dan dikembalikan nasabah

2 Format Output Bentuk atau format dari output dapat berupa keterangan-keterangan (narrative), tabel atau grafik. Bantuk yang paling banyak digunakan adalah bentuk grafik / bagan dan tabel. Laporan Berbentuk Tabel NOTICE REPORT Merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus. Laporan ini dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas agar setiap permasalahan yang terjadi bisa tampak dengan jelas dan langsung bisa ditangani CV. SAHABAT KOMPUTER LAPORAN PENURUNAN JUMLAH PENJUALAN MENURUT JENIS BARANG BULAN DESEMBER 2007 DAERAH PENJUALAN % PENURUNAN PALEMBANG 10,00 % JAKARTA 25,00 % SURABAYA 10,50 % EQUIPOISED REPORT Isi dari laporan ini adalah hal-hal yang bertentangan dengan maksud untuk membuat suatu perencanaan ( pengambilan keputusan) CV. SAHABAT KOMPUTER LAPORAN PERENCANAAN PANGSA PASAR BARU DAERAH JAKARTA TAHUN 2008 JELEK KEADAAN PASAR BAIK Penjualan Rp Rp Harga Pokok Penjualan Rp Rp Laba Kotor Rp Rp Biaya Penjualan Rp Rp Biaya Adm Rp Rp Laba (rugi) (Rp ) Rp

3 VARIANCE REPORT Laporan ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan hasil kenyataannya CV. SAHABAT KOMPUTER LAPORAN KINERJA DEPARTEMEN PEMBELIAN BULAN DESEMBER 2007 BARANG UNIT HARGA HARGA SELISIH TOTAL DIBELI DIBELI SESUNGGUHNYA STANDAR HARGA SELISIH IBM PC XT R MONITOR R HARD DISK L TOTAL R COMPARATIVE REPORT Laporan ini berisi pembandingan antara satu hal dengan hal lainnya. Misalnya laporan Rugi laba atau neraca antara tahun berjalan dengan tahun-tahun sebelumnya Laporan Berbentuk Grafik Laporan dalam bentuk grafik dapat digambarkan atau diklasifikasikan sebagai bagan garis (line chart), bagan batang (bar chart) dan bagan pastel (pie chart). Langkah-langkah Desain Output Secara Umum 1. Menentukan Kebutuhan Output dari Sistem baru dimana output yang akan didesain dapat ditentukan dari arus data keluaran (output) yang ada pada Diagram Arus Data 2. Menentukan Parameter dari Output ( tipe output, formatnya, media yang digunakan, alat output, jumlah tembusan, distribusi, dll) Pedoman Pembuatan Output Tercetak a. Laporan dirancang untuk dibaca dari kiri ke kanan b. Item yang penting diletakkan sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan c. Semua halaman harus mempunyai titel, tanggal, dan nomor halaman d. Semua kolom harus dilabel e. Singkatan sebaiknya dihindarkan Metode Perancangan Output yang Efektif 1. Informasi yang disampaikan terdiri dari : Informasi yang tetap (constant information) Informasi yang tetap (sama) setiap kali dicetak, misal : judul, label kolom dll Informasi yang berubah (variable information) Informasi yang berisi data atau hasil perhitungan yang menjadi isi output. Misal : Isi detail 2. Pada lay-out harus ditunjukkan panjang informasi dan jenis data setiap informasi variable, misal : Untuk menunjukkan panjang informasi sejumlah 30 karakter alfanumerik diberi tanda X sebanyak 30 buah. Untuk menunjukkan panjang informasi sejumlah tujuh karakter numerik diberi tanda 9 sebanyak tujuh buah. Bila ingin ada tanda pemisah harus dicantumkan, contoh : 9.9.9, 3. Jika informasi yang ditampilkan berulang-ulang dalam suatu kolom, gunakan tanda garis memanjang dari atas ke bawah pada kolom tersebut (detail lines)

4 4. Untuk menghitung lebar tiap kolom, tentukan panjang field sesuai dengan kamus data Misal : Kolom NPM pada laporan daftar mahasiswa. a) Panjang field sesuai kd, 10 karakter b) Panjang judul 18 karakter c) Ditambah 2 spasi kosong untuk jarak dengan kolom berikutnya d) Jumlahnya menjadi panjang kolom, yaitu Gunakan printer lay-out form (lihat contoh) Tahap-tahap Pembuatan Lay-Out Output Tercetak 1) Tentukan kebutuhan laporan 2) Tentukan pemakai laporan tsb Staf operasi laporan operasional Manajer laporan manajerial 3) Tentukan elemen data yang akan dimasukkan 4) Hitung jumlah karakter tiap kolom 5) Buat judul laporan 6) Tentukan jumlah detil setiap halaman 7) Tentukan jumlah halaman setiap laporan 8) Tentukan tanggal laporan (tanggal tertentu atau per periode) 9) Buat judul tiap kolom 10) Tentukan jenis data (A,X,9) pada informasi variable 11) Tentukan letak summary (control break) 12) Lakukan review dengan pemakai dan pemrogram Contoh Laporan Operasional : PT. JAYA ABADI LAPORAN PENJUALAN PERIODE : dd-mm-yy S/D dd-mm-yy Tgl : dd-mm-yyyy Hal : TGL No FAKTUR PELANGGAN BARANG JML HARGA NILAI dd-mm-yy XXXXXX XXXX-XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX TOTAL PER FAKTUR XXXXXX XXXX-XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX TOTAL PER FAKTUR TOTAL PER TANGGAL dd-mm-yy XXXXXX XXXX-XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX TOTAL PER FAKTUR TOTAL PER TANGGAL TOTAL KESELURUHAN BERSAMBUNG.

5 Contoh Laporan Managerial PT. JAYA ABADI REKAPITULASI PENJUALAN PERIODE : dd-mm-yy S/D dd-mm-yy TGL : dd-mm-yyyy HAL : TGL No FAKTUR PELANGGAN NILAI FAKTUR dd-mm-yy XXXXX XXXX-XXXXXXXXXXXXXXXXXX.9.9 XXXXX XXXX-XXXXXXXXXXXXXXXXXX.9.9 TOTAL PER TANGGAL dd-mm-yy XXXXX XXXX-XXXXXXXXXXXXXXXXXX.9.9 XXXXX XXXX-XXXXXXXXXXXXXXXXXX.9.9 TOTAL PER TANGGAL TOTAL KESELURUHAN BERSAMBUNG Pedoman Tambahan Jika jumlah halaman laporan lebih dari satu maka pada bagian bawah halaman (kecuali halaman terakhir) dicetak keterangan bersambung dan pada akhir laporan dihalaman terakhir dicetak keterangan akhir laporan Jika suatu kolom numerik merupakan hasil perkalian dua kolom numeric lainnya (misalnya NILAI JUAL, yang merupakan hasil perkalian JUMLAH UNIT dan HARGA PER UNIT) pastikan bahwa jumlah digit yang disediakan cukup Jika terjadi level break tambahkan satu baris kosong sebagai pemisah Hindari data duplikat (pada laporan berlevel) Bedakan LAPORAN dari DAFTAR Selain laporan dalam bentuk angka, laporan dalam bentuk grafik cukup bermanfaat bagi manajemen level menengah ke atas

6 CONTOH KASUS 1. Daftar Perusahaan CV. HENING Software House and IT Consultant Jl. Tenteram No Tlp DAFTAR BARANG PERUSAHAAN Periode Cetak : dd/mm/yy Hal : / No Kode Jenis Nama Satuan /Stok Bag. Umum, ()

7 2. Formulir Permintaan (FPB) Kembali CV. HENING Software House and IT Consultant Jl. Tenteram No Tlp FORMULIR PERMINTAAN BARANG (FPB) No. FPB : xx Tgl. FPB : dd/mm/yy Kode Dept : xxxxx Nama Dept : Nama Ka.Dept : NIP. Ka.Dept : No. Kode Jenis Nama Satuan Minta Ka. Departemen Pemohon, () NIP :

8 3. DAFTAR MINTA BARANG DEPARTEMEN CV. HENING Software House and IT Consultant Jl. Tenteram No Tlp DAFTAR PERMINTAAN BARANG DEPARTEMEN No. Tgl FPB No FPB dd/mm/yy xx xx Nama Dept Kode Jenis Nama Satuan Minta dd/mm/yy xx xx Ka.Bag. Umum, ( ) NIP :

9 4. Bukti Permintaan (BPB) CV. HENING Software House and IT Consultant Jl. Tenteram No Tlp BUKTI PERMINTAAN BARANG (BPB) No. FPB : xx Tgl. FPB : dd/mm/yy Kode Dept : xxxxx Nama Dept : Nama Ka.Dept : NIP. Ka.Dept : No. Kode Jenis Nama Satuan Minta Realisasi Bag. Umum, () NIP :

10 5. LAPORAN PERMINTAAN BARANG CV. HENING Software House and IT Consultant Jl. Tenteram No Tlp LAPORAN PERMINTAAN BARANG DEPARTEMEN Periode : dd/mm/yy s.d dd/mm/yy No. Tgl FPB No FPB dd/mm/yy xx xx dd/mm/yy xx xx Nama Dept Kode Jenis Nama Satuan Total Per No. FPB Total Per No. FPB Total Per Tgl. Total Per No. FPB Total Per No. FPB Total Per Tgl Minta Realisasi Total Seluruh Permintaan 9.9 Bag. Umum, ( ) NIP :