ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN INVENTORY DATA PAKAIAN PADA CUMULUS CLOTHING STORE YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh: Ian Silado 09.12.3974 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
ANALYSIS AND DESIGN OF TRADE INFORMATION SYSTEM AND CLOTHES INVENTORY DATA ON CUMULUS CLOTHING STORE YOGYAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN INVENTORY DATA PAKAIAN PADA CUMULUS CLOTHING STORE YOGYAKARTA Ian Silado Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Cumulus is a distribution outlet or can be called a new distributor and is expanding in the process. To help develop the business and the business needed data and information available for precise, accurate and relevant. Good information for the owner or for the consumer. Often the information provided is often a delay or require a long time process, ineffective and inefficient. Such memorandum that still need to be processed manually and demand data information requested size clothing consumers who take a long time. To answer the problem that no research or analysis needs to be done thoroughly, both in the sales transaction or the process of recording the data stock of clothes there, who came out and are still available. Observation and evaluation of data management information system that has existed with the standard theory, method, analysis, assessment of the risks that may arise, minimizing the risk of errors caused by the application of HR performance and system errors or system failure. From the analysis that has been done there is a delay for the owners and consumers of information, misinformation common stocks. And here try to be constructed terkoumpterisasi information systems are based on Visual Basic and Microsoft SQLyog. A computerized system is expected to provide both information memorandum or report timely and accurately, and be able to provide information of data ketersidaan dress appropriately and accurately. Keywords: Information Systems, Information, Data Clothes, Visual Basic, Microsoft SQLYog
1. Pendahuluan Pada saat ini perkembangan informasi sangat berkembang pesat seiring dengan kemajuan tekhnologi yang juga semakin maju dengan cepat. Karena itu juga banyak instansi atau perusahaan atau badan usaha yang memanfaatkan tekhnologi yang semakin maju sebagai sarana sistem informasi untuk meningkatkan usahanya dan meningkatkan prestige usahanya. Salah satu cara meningkatkan usaha suatu perusahaan adalah membangun sarana informasi yang tepat, akurat dan baik. Dan syarat untuk membangun sistem informasi yang baik harus adanya sumber informasi yang baik dan akurat sehingga informasi yang disajikan juga baik. Komputer adalah sebuah perangkat yang dapat menyimpan, mengolah data dan menyajikan data sebagai informasi sesuai yang diinginkan secara tepat dan akurat yang bermanfaat untuk manusia atau perusahaan demi kemajuan usahanya. Dengan adanya berbagai fasilitas yang disediakan komputer, maka hal ini juga akan memberikan keinginan setiap pemimpin perusahaan untuk menyediakan sarana komputer beserta aplikasi yang dibutuhkan sesuai keperluan perusahaan tersebut. Permasalahan pada Cumulus Clothing Store Yogyakarta adalah belum adanya sistem informasi penjualan dan inventory stock data yang terkomputerisasi dengan baik, sehingga penjualan yang dilakukan masih secara manual dengan bantuan alat kalkulator seadanya dan untuk stock data pakaian masih didata secara manual dengan buku. Hal ini cukup merepotkan bagi shopkeeper dan petugas bagian gudang dikarenakan semua pekerjaan dilakukan secara manual dan belum terkomputerisasi. Untukmengatasimasalahtersebut penulis yang selaku sebagai teman dari store manager Cumulus Clothing Store ditawarkan sebuah proyek pembuatan sistem informasi penjualan dan inventory stock data pada Cumulus Clothing Store.Selain itu hal ini juga dijadikan penulis sebagai penyusunan tugas akhir dengan judul Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Dan Inventory Data Pakaian Pada Cumulus Clothing Store Yogyakarta 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang akan menekankan pada komponen atau elemen sistemnya. Pendekatan yang menekankanpada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut : 1
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan yang menekankan pada elemen dan komponen mendefinisikan sistem sebagai berikut : Sistem adalah kumpulan-kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. (Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt. Analisis & DESAIN Sistem Informasi,2005, Hal 1) 2.2 Karakteristik Sistem Sistem memiliki beberapa karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu sebagai berikut : a. Komponen Sistem (Component) Suatu system terdiri dari komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk satukesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen system dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sebuah sistem. b. Batas Sistem (Boundary) Batas sistem atau boundary merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya sistem. c. Lingkungan Luar Sistem (Environment) Lingkungan luar atau environment adalah apapun yang ada diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Environment dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan system tersebut. d. Penghubung Sistem (Interface) Penghubung sistem atau interface merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsitem lainnya. Penghubung inilah yang mengintegrasikan semua sistem menjadi satu. e. Masukan Sistem (Input) Masukan sistem atau input adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya system tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. 2
f. Keluaran Sistem (Output) Keluaran sistem atau output adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. g. Pengolah Sistem (Process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. h. Sasaran Sistem (Goal) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Dan suatu system dikatakan berhasil apabila mengenai sasarannya. Sasaran sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan system dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. (Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt. Analisis& DESAIN Sistem Informasi,2005, Hal 4). 2.3 Pengertian Informasi Informasii barat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil, dan akhirnya berakhir. Robert N Anthony dan John Dearden menyebut keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari proses entropy yang disebutdengan negative entropy atau negentropy. Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut : Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadiankejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. (Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt. Analisis & DESAIN Sistem Informasi,2005,hal 8). 2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Pertanyaannya adalah darimana informasi tersebut didapatkan?. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut juga dengan processing systems atau information processing systems atau information generating systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut : 3
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt. Analisis& DESAIN Sistem Informasi,2005,hal 11). 2.5 Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (management information systems atau sering dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. SIM (sistem informasi manajemen) didefinisikan oleh George M. Scott sebagai berikut : Suatu SIM adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi. (Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt. Analisis & DESAIN Sistem Informasi,2005,hal 12-14). 2.6 Software Yang Digunakan Software yang akan digunakan adalah Visual Basic 6.0, MySql Yog. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis Kebutuhan Sistem 3.1.1 Analisis Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional merupakan jenis kebutuhan berupa proses-proses apa saja yang bisa dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional dari sistem informasi penjualan dan inventori barang disini bisa dibagi menjadi dua, yang pertama yang bisa dilakukan admin pengolahan data barang dan yang kedua yang bisa dilakukan kasir. Berikut ini adalah rinciannya : 1. Admin : a. Pencatatan, edit, hapus dan menyimpan data barang. b. Pencatatan dan penyimpanan data supplier. c. Pencatatan dan penyimpanan data retur. d. Pencatatan dan penyimpanan data transaksi pembelian. e. Pembuatan laporan barang. f. Pembuatan laporan supplier. g. Pembuatan laporan retur. h. Pembuatan laporan penjualan. i. Pembuatan nota pembelian. 4
2. Kasir : a. Pencatatan, pembatalan dan penyimpanan transaksi penjualan. b. Pembuatan nota penjualan. c. Pencarian kode atau stock barang. 3.1.2 Analisis Kebutuhan Non Fungsional 1. Perangkat Keras (Hardware) a. Alat masukan (input) Digunakan untuk memasukan data yang akan diproses oleh komputer. Untuk proses intruksi-intruksi dalam pengolahan data. Alat yang digunakan yaitu CPU (Central Prosesing Unit). b. Alat Penyimpan Data. Perangkat ini digunakan untuk menyimpan data atau program. Alat yang digunakan adalah flashdisk, harddisk, dan CD. c. Alat Keluaran Perangkat ini digunakan untuk pengeluaran data atau hasil, dan dapat dilihat dalam bentuk nyata. Alat yang digunakan adalah monitor dan printer. 2. Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak yang digunakan untuk membuat aplikasi ini adalah : 1. Sistem Operasi Windows XP atau 7 2. Microsoft Visual Basic 6.0 3. SQL Yog 3.2 Perancangan Sistem Perancangan sistem atau desain sistem dilakukan setelah anilisis selesai dilakukan. Tujuan dari perancangan sistem adalah memberikan gambaran kepada programmer tentang suatu sistem yang akan dikerjakan. Perancangan ini merupakan persiapan untuk desain sistem secara terperinci. Maksud dari desain terperinci adalah pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap untuk nantinya digunakan pada pembuatan program aplikasi komputer. Untuk mencapai tujuan ini, sasaran yang harus dicapai adalah desain sistem yang dapat digunakan dan dipahami dengan baik untuk mendukung tujuan perusahaan. 3.2.1 Flowchart Yang Diusulkan Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan. Adapun gambaran flowchart sistem baru sebagai berikut : 5
Gambar 3.1 Flowchart yang diusulkan 3.2.2 Perancangan Database Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi pada para pengguna atau user. 1. Normalisasi Proses Normalisasi, merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi, apakah ada kesulitan pada saat menambah atau insert, menghapus atau delete, mengubah atau update, dan membaca atau retrieve pada suatu Database. 2. Normalisasi Bentuk Pertama Data dibentuk dalam file datar, dan dalam satu record dan nilai dari field berupa atomic value. Mempunyai ketergantungan secara parsial, tidak ada atribut dan field yang terulang. 3. Normalisasi Bentuk Kedua Sebuah tabel dikatakan tidak memenuhi 2NF, jika ketergantunganya hanya bersifat parsial. Atribut kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama 6
(primary key). Bentuk normal ke dua dengan mencari kunci-kunci yang dapat dipakai sebagai pedoman dalam pencarian data. 4. Normalisasi Bentuk Ketiga Relasi harus dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primary tidak mempunyai hubungan transitif, atribut non-key haruslah bergantung hanya pada primary key secara menyeluruh. 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Rencana Kegiatan Implementasi Implementasi merupakan tahap meletakkan atau menerapkan system supaya siap dioperasikan. Rencana implementasi merupakan kegiatan awal dari tahap implementasi sistem. Rencana kegiatan berfungsi supaya implementasi yang akan dilakukan sesuai dengan yang diharapkan. Rencana kegiatan implementasi juga berfungsi untuk menentukan biaya dan waktu yang dibutuhkan. 4.2 Kegiatan Implementasi Rencana kegiatan yang akan diimplementasikan : 1. Pemrograman dan Pengetesan program. 2. Instalasi Program. 3. Pengetesan program dan sistem. 4. Konversi Sistem. 5. Pemeliharaan 4.3 Koding Pada tahap ini kita memulai mengetik koding program dengan terstruktur dan sesuai dengan flowchart yang telah kita buat ke dalam form yang telah kita rancang pada tahap perancangan form di atas dengan menggunakan bahasa pemrograman. Gambar 4.1 Proses Koding 7
4.4 Pengetesan dan Pemrograman Sistem Pengetesan dilakukan untuk mengetahui letak dan bentuk kekurangan dari sistem yang dibuat dengan melakukan kegiatan studi kelayakan jika sistem yang dibuat telah memenuhi persyaratan yang diminta, maka sistem dinyatakan layak penggunaanya dan jika tidak maka dilakukan pengecekan dan perbaikan ulang terhadap bentuk kekurangannya. Pengetesan program dilakukan dengan pihak yang berkepentinagn terhadap sistem tersebut. Permasalahan yang ada atau sebaliknya. Selain itu juga bertujuan untuk menghindari kesalahan-kesalahn pada program yang dibuat. Pengetesan sistem disini dilakukan bertujuan untuk memeriksa relasi antar komponen sistem dan untuk memastikan sistem dapat berjalan dengan baik. Pengetesan sistem perlu dilakukan untuk mengetahui apakah masih ada proses yang gagal atau salah dan untuk menganalisa kelemahan sistem yang ada. Terdapat dua metode yang bisa digunakan untuk pengetesan sistem, yaitu white box dan black box system. a. White Box System White box system adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris-baris program, variabel, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang. Saat pengisaian user account, admin diwajibkan untuk menginput username dan password dengan lengkap. Jika admin hanya menginputkan username dan password tidak di isi (tidak sesuai dengan penyimpanan database), maka ketika tombol Login di klik akan menampilkan pesan kesalahan seperti pada gambar. Gambar 4.2 Hasil White Box System b. Black Box System Pada pengujian black box system ini, cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. Berikut adalah beberapa contoh blackbox system : 8
1. Pengetesan terhadap penyimpanan data Dalam pengetesan ini dilakukan penginputan data dari kolom-kolom (textfield) terhadap jenis-jenis data yang dimasukkan komponen input yang diuji adalah input data barang, kode barang, nama barang, size barang, stock barang, harga barang. Dan hasil yang didapat adalah data berhasil masuk kedalam database tanpa ditemukan kendala pemasukan data, baik data bertipe text, tanggal,maupun angka. Gambar 4.3 Hasil Black Box System 4.5 Manual Program Manual program digunakan sebagai panduan bagi admin atau kasir dalam mengoperasikan program aplikasi. Pada bagian program manual tersebut terdapat menu utama. Berikut ini petunjuk menjalankan aplikasi pengelolaan pembayaran administrasi tersebut. a. Menu Utama Gambar 4.4 Menu Utama 9
b. Form Penjualan c. Laporan Penjualan Gambar 4.5 Menu Penjualan Gambar 4.6 Laporan Penjualan 5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang disajikan pada bab sebelumnya, kesimpulan yang dapat ditarik dalam pengembangan dan perancangan sistem informasi penjualan dan inventory data barang pada cumulus clothing store. 10
1. Sistem olah data yang sekarang diterapkan pada cumulus clothing store kurang efektif. Hal ini terlihat dalam kegiatan pencatatan data barang dan pembuatan laporan barang yang masih dikerjakan secara manual sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama. 2. Berikut ini adalah beberapa kelebihan menggunakan sistem yang telah terkomputerisasi, yaitu : a. Sistem mampu mempercepat proses transaksi penjualan dan memberikan nota untuk konsumen secara otomatis dengan adanya sistem penjualan dan cetak nota yang terkomputerisasi dengan cukup baik. b. Sistem mampu melakukan proses pencarian stock data barang lebih cepat dan akurat dengan adanya menu pencarian barang dalam sistem. c. Sistem mempermudah admin gudang dalam melakukan pencatatan data barang dan mempercepat dalam memberikan laporan data barang. 5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan yang sudah dibuat, ada beberapa saran untuk pengembangan sistem selanjutnya : 1. Pembuatan aplikasi tidak terbatas hanya pada pengolahan data barang dan transaksi penjualan, namun dapat dikembangkan lebih luas untuk pengolahan data yang lain. 2. Sistem belum terdapat menu diskon, sehingga proses diskon barang masih dilakukan secara manual dan dalam perkembangannya nanti bisa ditambahkan menu diskon. 3. Perlu melakukan peninjauan terhadap sistem yang diusulkan agar dapat mempertimbangkan baik buruknya sistem sehingga dapat berfungsi sebagaimana yang diharapkan. Seiring berjalannya waktu, kebutuhan akan pengolahan data akan semakin meningkat pula, maka sistem yang ada perlu dikembangkan dan diperbaiki agar diperoleh system informasi yang lebih optimal. 11
DaftarPustaka Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Jogiyanto, H.M. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Tersturktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Jogiyanto, H.M. 2005. Analisis & DESAIN Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. M. Agus J.Alam. 1999. Belajar Sendiri Microsoft Visual Basic Versi 6.0. Jakarta: PT Elexmedia Komputindo. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi Offset. Suyanto, M. 2005. Pengantar Teknologi Informasi untuk Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. 12