GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN BAHAGIAN PERANCANGAN POLITEKNIK JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA EDISI 2014
SENARAI KANDUNGAN Kandungan Muka Surat 1.0 Pendahuluan 1 2.0 Peranan dan Tanggungjawab 2 3.0 Tatacara Penerimaan Peralatan 4 4.0 Carta Aliran Prosedur Penerimaan Peralatan 5 4.1 Proses Kerja Penerimaan Peralatan 6 5.0 Carta Aliran Prosedur Pemasangan dan Pengujian 7 5.1 Proses Kerja Prosedur Pemasangan dan Pengujian 8 6.0 Penyediaan Dokumen Sijil Akuan Penerimaan (Sap) Dan Sijil 9 Pemasangan Dan Pengujian (SPP) 7.0 Prosedur Penghantaran Peralatan 9 8.0 Prosedur Pentauliahan Dan Latihan Ujilari Peralatan 10 9.0 Carta Aliran Prosedur Pertukaran Model, Jenama Dan Negara Pembuat 11 9.1 Proses Kerja Prosedur Pertukaran Model, Jenama Dan 12 Negara Pembuat 10.0 Isu- Isu Lazim Berkaitan Pembekalan Peralatan 13 11.0 Penyediaan Laporan Status Pembekalan Peralatan 16 12.0 Penutup 16 Lampiran 17
1.0 PENGENALAN 1.1 Garis panduan ini bertujuan memberi panduan umum serta rujukan bagi semua politeknik di Kementerian Pendidikan Malaysia dalam melaksanakan tatacara pengurusan aset alih kerajaan bagi prosedur penerimaan aset kerajaan. 1.2 Proses penerimaan peralatan merupakan prosedur pertama yang dilaksanakan dalam pengurusan aset kerajaan setelah pesanan kerajaan/ dokumen kontrak ditandatangani. 1.3 Aset kerajaan yang telah diperoleh perlu diperiksa dengan teliti dan mengikut spesifikasi yang telah dipersetujui sebelum pengesahan penerimaan aset dibuat. 1.4 Prosedur penerimaan yang dipatuhi dapat mengelakkan berlakunya permasalahan dan perselisihan yang akan merugikan kerajaan. 1.5 Proses penerimaan peralatan yang sistematik akan dapat meningkatkan mutu pengurusan aset kerajaan yang lebih efisien 1.6 Pengurusan aset alih yang baik dapat mengelakkan berlakunya ketidakakuran yang mendorong kepada tindakan tatatertib dan surcaj kepada pegawai yang bertanggungjawab. 1.7 Isu kelemahan pengurusan aset alih sering dilaporkan di dalam Laporan Audit Negara bagi perolehan aset kerajaan dan buku garis panduan ini dapat membantu dalam pengurusan aset alih yang lebih cekap terutama dalam prosedur penerimaan peralatan. 1.8 Dengan adanya buku garis panduan ini diharap dapat memberi pengetahuan dan maklumat berguna dalam merealisasikan tatacara pengurusan aset alih kerajaan yang lebih efektif yang akan memberi nilai terbaik kepada politeknik. 1
2.0 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB 2.1 Pengarah i. Menggerak dan memantau proses penerimaan aset yang dilaksanakan di politeknik berjalan dengan teratur dan sistematik sepanjang kontrak berlangsung. ii. Memastikan segala prosedur penerimaan peralatan dipatuhi. iii. Melantik pegawai penerima yang mempunyai kepakaran dalam spesifikasi dan keperluan aset yang akan diterima. iv. Mengesahkan Sijil Akuan Penerimaan (SAP) dan Sijil Pemasangan dan Pengujian (SPP) setelah diperaku oleh Ketua Jabatan dan Pegawai Penerima. v. Memastikan segala keperluan punca kuasa elektrik, air, kemudahan utiliti khas dan kesediaan ruang berada dalam keadaan baik dan mencukupi sebelum peralatan diterima. 2.2 Pegawai Aset Politeknik i. Merancang dan menyelaras prosedur penerimaan aset kerajaan mengikut tatacara pengurusan aset alih kerajaan dan mematuhi buku garis panduan penerimaan aset alih kerajaan. ii. Memastikan aset alih didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu setelah tarikh pengesahan penerimaan peralatan mengikut tatacara pengurusan aset alih kerajaan. iii. Memastikan sebarang aktiviti penerimaan peralatan dilaksanakan dalam tempoh kontrak yang telah termaktub dalam dokumen kontrak yang telah dipersetujui antara pihak kerajaan dan pembekal. iv. Melaporkan status penerimaan setiap bulan kepada Pengarah Politeknik untuk dimaklumkan kepada Penyelaras dan Pentadbir Kontrak bagi makluman dan tindakan selanjutnya. 2.3 Ketua Jabatan i. Memantau aktiviti penerimaan peralatan di jabatan menepati tatacara pengurusan aset alih kerajaan. ii. Memastikan ruang dan keperluan fasiliti di jabatan tersedia sebelum aset diterima. iii. Memastikan aset yang diterima diperiksa dengan teliti dan menepati spesifikasi yang termaktub dalam dokumen kontrak. iv. Mengesahkan Sijil Akuan Penerimaan (SAP) dan Sijil Pemasangan dan Pengujian (SPP) setelah diperaku oleh Pegawai Penerima. v. Melaporkan status penerimaan setiap bulan kepada Pegawai Aset Politeknik untuk penyelarasan keseluruhan status perolehan peralatan politeknik. 2
2.4 Pegawai Penerima i. Memastikan peralatan yang diterima menepati spesifikasi seperti di dalam dokumen yang sah (dokumen kontrak). ii. Menentukan kualiti dan kuantiti mengikut spesifikasi dan jumlah yang dipesan. iii. Memastikan peralatan yang diterima dalam keadaan baik, sempurna, selamat digunakan dan berfungsi. iv. Mengesahkan Sijil Akuan Penerimaan (SAP) dan Sijil Pemasangan dan Pengujian (SPP) setelah pemeriksaan dilaksanakan. 2.5 Pegawai Bertauliah i. Menyemak semula spesifikasi dan kualiti aset yang diterima mengikut kepakaran bidang. ii. Menyediakan laporan semakan teknikal menyeluruh berkenaan peralatan yang diterima. iii. Mencadangkan syor kepada pentadbir kontrak untuk melaksanakan tindakan berdasarkan klausa kontrak yang telah dipersetujui. 2.6 Penyelaras i. Menyelaras aktiviti pembekalan peralatan di politeknik. ii. Memantau status pembekalan peralatan sepanjang tempoh kontrak berlangsung. iii. Menyelaras mesyurat penilaian semula teknikal bagi permohonan pertukaran model, negara asal dan nombor model untuk kelulusan pentadbir kontrak. 2.7 Pentadbir Kontrak i. Mentadbir kontrak mengikut klausa yang telah dipersetujui oleh pihak kerajaan dan pihak pembekal yang dilantik. ii. Menyelaras mesyuarat pemantauan perlaksanaan projek sepanjang tempoh kontrak berlangsung. iii. Mengesahkan dan menyemak dokumen tuntutan pembayaran kepada pembekal untuk kelulusan. 2.8 Pembekal yang dilantik i. Melaksanakan pembekalan peralatan mengikut dokumen perjanjian yang telah dipersetujui bersama pihak kerajaan. ii. Memastikan peraturan yang ditetapkan sepanjang proses pembekalan dipatuhi. iii. Memohon perubahan terhadap spesifikasi yang dikehendaki kepada pentadbir kontrak untuk kelulusan. iv. Menyediakan dokumen lengkap yang diperlukan bagi tuntutan pembayaran peralatan yang telah dibekalkan. 3
3.0 TATACARA PENERIMAAN PERALATAN 3.1 Aset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan seperti di dalam dokumen kontrak yang sah. 3.2 Pemeriksaan teknikal oleh pegawai-pegawai Kerajaan yang bertauliah hendaklah dilakukan apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian. 3.3 Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset : i. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betul. ii. Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya. iii. Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta merta maka dokumen tersebut hendaklah dicatatkan Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji. iv. Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset/penerima adalah bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-1) jika terdapat kerosakan atau perselisihan. v. Borang KEW.PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal. vi. Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian. vii. Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada. 3.4 Tarikh-tarikh penting sepanjang kontrak berlangsung seperti tempoh pembekalan dan tarikh tamat kontrak perlu diambil perhatian supaya sebarang aktiviti pembekalan, penghantaran, pemeriksaan spesifikasi, pemasangan dan pengujian serta latihan dilaksanakan dalam tempoh kontrak yang telah termaktub dalam perjanjian pembekalan peralatan. 4
4.0 CARTA ALIRAN PROSEDUR PENERIMAAN PERALATAN 1 Terima Peralatan dari Pembekal 2 Semak kuantiti peralatan 3 Tandatangan Borang Penerimaan Barangan / Delivery Order (DO) Semak spesifikasi peralatan : Jika menepati spesifikasi 4 Semak spesifikasi peralatan : Jika tidak menepati spesifikasi Lengkapkan SAP 5 6 Tandatangan SAP : catatkan perselisihan spesifikasi Serahkan SAP kepada pentadbir kontrak, penyelaras dan pembekal 8 7 Sertakan borang KEW.PA-1 Tolak 9 Semakan dan pengesahan Pentadbir Kontrak 10 Peralatan tidak menepati spesifikasi ditolak/ tidak disahkan Terima/ Sah 11 Bayaran 5
4.1 PROSES KERJA PENERIMAAN PERALATAN Langkah 1 Proses Kerja Pembekal menyerahkan peralatan yang dipesan kepada pegawai penerima. Pegawai penerima menerima peralatan yang diserahkan oleh pembekal. 2 Pegawai penerima menyemak kuantiti peralatan yang dibekalkan dengan berpandukan borang penerimaan barangan yang disertakan. Kuantiti peralatan juga dibandingkan dengan bilangan pesanan asal seperti di Jadual Harga dalam dokumen kontrak. 3 Pegawai penerima menandatangani borang penerimaan barangan yang disertakan dengan catatan, Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji (rujuk Lampiran A) 4-8 Peralatan disemak, diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji berpandukan dokumen kontrak yang disahkan. Pegawai Pemeriksa perlu merujuk spesifikasi penender yang telah dipersetujui seperti dalam kontrak (rujuk Lampiran B). Sekiranya spesifikasi menepati spesifikasi yang ditetapkan, pegawai penerima perlu melengkapkan borang Sijil Akuan Penerimaan (SAP) (rujuk Lampiran C & D) dan diserahkan kepada pentadbir kontrak sebanyak 2 salinan, penyelaras 1 salinan dan pembekal 2 salinan. SAP perlu diperaku oleh pegawai penerima dan Ketua Jabatan serta disahkan oleh Pengarah Politeknik. Sekiranya peralatan tidak menepati spesifikasi, SAP (rujuk Lampiran E) perlu dilengkapkan dengan catatan berkenaan perselisihan, diperaku dan disahkan. Borang KEW.PA-1 juga perlu dilengkapkan dan dikemukakan bersama SAP (rujuk Lampiran F). 9-10 Pentadbir kontrak akan membuat semakan terhadap SAP yang dikemukakan. SAP yang lengkap dan tiada perselisihan akan diperaku untuk pembayaran. Sekiranya SAP tidak lengkap dan terdapat perselisihan, perakuan untuk pembayaran tidak dilaksanakan dan pembekal perlu mengambil semula peralatan dari premis politeknik. 11 Bayaran akan dibuat setelah pengesahan SAP dan SPP telah diperaku dan disahkan untuk pembayaran. 6
5.0 CARTA ALIRAN PROSEDUR PEMASANGAN DAN PENGUJIAN 1 SAP telah disahkan dan peralatan yang diterima menepati spesifikasi. 2 Pembekal membuat pemasangan peralatan yang telah disahkan Terima 3 Pegawai Penerima menyemak pemasangan peralatan telah mematuhi undang-undang dan keperluan JKKP, surat jaminan, manual penggunaan dan penyelenggaraan dikemukakan oleh pembekal Tolak Pembekal menjalankan latihan dan ujilari peralatan Lengkapkan SPP 4 5 Serahkan SPP kepada pentadbir kontrak, penyelaras dan pembekal 6 Tandatangan SPP : catatkan ketidakpatuhan undang-undang dan keperluan JKKP / manual tidak disertakan 7 Tolak 8 Semakan dan pengesahan Pentadbir Kontrak 9 Peralatan tidak menepati pemasangan/ ujilari dan latihan ditolak/ tidak disahkan Terima/ Sah 10 Bayaran 7
5.1 PROSES KERJA PROSEDUR PEMASANGAN DAN PENGUJIAN Langkah 1 Proses Kerja Peralatan yang telah disahkan dan SAP telah ditandatangani akan dibuat pemasangan dan pengujian oleh pembekal di lokasi yang ditetapkan oleh pegawai pemeriksa. 2 Pembekal membuat pemasangan dan pengujian dengan memastikan segala undang-undang dan keperluan Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (JKKP) telah dipatuhi sebelum pemasangan dibuat. 3-7 Pegawai Penerima menyemak pemasangan peralatan telah mematuhi undang-undang dan keperluan JKKP, surat jaminan, manual penggunaan dan penyelenggaraan dikemukakan oleh pembekal. Sekiranya peralatan telah lengkap dan menepati prosedur, pemasangan dan pengujian akan diterima. Pembekal akan menjalankan latihan dan ujilari peralatan seperti yang termaktub dalam spesifikasi. Setelah latihan dan ujilari selesai, pegawai penerima perlu melengkapkan borang Sijil Pemasangan dan Pengujian (SPP) (rujuk Lampiran G & H) dan diserahkan kepada pentadbir kontrak sebanyak 2 salinan, penyelaras 1 salinan dan pembekal 2 salinan. SPP perlu diperaku oleh pegawai penerima dan Ketua Jabatan serta disahkan oleh Pengarah Politeknik. Sekiranya pemasangan peralatan tidak menepati kepatuhan undang-undang dan manual tidak disertakan, SPP (rujuk Lampiran I) akan dilengkapkan dengan catatan ketidakpatuhan yang berkaitan dan diserahkan kepada pentadbir kontrak untuk tindakan selanjutnya. 8-9 Pentadbir kontrak akan membuat semakan terhadap SPP yang dikemukakan. SPP yang lengkap dan tiada ketidakpatuhan akan diperaku untuk pembayaran. Sekiranya SPP tidak lengkap dan terdapat ketidapatuhan, perakuan untuk pembayaran tidak dilaksanakan dan pembekal perlu mengambil semula peralatan dari premis politeknik. 10 Bayaran akan dibuat setelah pengesahan SAP dan SPP telah diperaku dan disahkan untuk pembayaran. 8
6.0 PENYEDIAAN DOKUMEN SIJIL AKUAN PENERIMAAN (SAP) DAN SIJIL PEMASANGAN DAN PENGUJIAN (SPP) 6.1 Penyerahan dokumen SAP dan SPP perlu diselaraskan dengan baik bagi mengelakkan berlaku percanggahan antara pembekal dan penerima peralatan. 6.2 Pembekal yang dilantik perlu menyediakan dokumen SAP dan SPP yang lengkap untuk disahkan oleh pegawai penerima. 6.3 Setelah dokumen SAP dan SPP disahkan, pihak politeknik perlu menyerahkan dokumen tersebut secara bertulis untuk edaran berikut: i. Salinan asal dan dua (2) salinan kepada syarikat (2 (dua) salinan bagi tujuan bayaran) ii. Satu (1) salinan kepada Penyelaras (Bahagian Perancangan Politeknik, Jabatan Pengajian Politeknik) iii. Dua (2) salinan kepada Pentadbir Kontrak (Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset) 6.4 Setiap penghantaran SAP dan SPP perlu direkodkan di dalam Laporan Pemantauan Projek Perolehan bagi tujuan pemantauan. 7.0 PROSEDUR PENGHANTARAN PERALATAN 7.1 Pihak pembekal perlu mematuhi prosedur penghantaran peralatan yang ditetapkan bagi menggelakkan sebarang permasalahan yang timbul semasa penghantaran dibuat. 7.2 Waktu penghantaran peralatan ke premis politeknik adalah ditetapkan pada hari bekerja dan waktu bekerja iaitu dari 8.00 pagi hingga 5.00 petang sahaja. Sebarang kelewatan dari tempoh yang ditetapkan tidak akan dipertimbangkan untuk penerimaan peralatan. 7.3 Sebelum penghantaran dijadualkan akan dijalankan, pembekal perlu memaklumkan kepada pegawai penerima secara bertulis dalam tempoh tidak kurang dari satu (1) minggu sebelum peralatan dihantar ke premis politeknik. Temujanji awal perlu dibuat bersama pegawai penerima sebagai persediaan lokasi penempatan peralatan. 9
8.0 PROSEDUR PENTAULIAHAN DAN LATIHAN UJILARI PERALATAN 8.1 Pihak pembekal perlu mengemukakan jadual cadangan tarikh dan masa latihan kepada politeknik sebagai persediaan melantik pelatih dan mengenalpasti cadangan yang dikemukakan. 8.2 Politeknik akan mengenalpasti cadangan pembekal dan membuat persediaan dengan pegawai terlibat yang dilantik. 8.3 Tempoh waktu latihan dan bilangan pelatih yang terlibat adalah seperti yang ditetapkan di dalam spesifikasi penender dalam dokumen spesifikasi yang disahkan. Syarat-syarat latihan juga perlu dipatuhi mengikut dokumen spesifikasi tersebut. 8.4 Pembekal perlu menyediakan latihan yang komprehensif dan menyediakan jurulatih yang pakar dalam bidang latihan peralatan yang terlibat. Komunikasi jurulatih dan pelatih dihadkan dalam bahasa melayu dan bahasa inggeris sahaja bagi memastikan kefahaman terhadap latihan yang diberikan. 8.5 Sebarang permasalahan komunikasi dan kefahaman yang tidak berkesan akibat jurulatih yang tidak pakar dan tidak berkomunikasi dengan baik, perlu dipertanggungjawab oleh pembekal dengan memberikan latihan ulangan sehingga objektif latihan tercapai. 8.6 Sesi latihan perlu dilaksanakan dengan memastikan pelatih dapat mengendalikan peralatan dengan baik dan manual peralatan yang disediakan menepati kehendak pengendalian peralatan. 8.7 Prosedur penyelenggaraan peralatan juga perlu dimaklumkan dengan jelas kepada pelatih yang terlibat. 8.8 Setelah sesi latihan dilaksanakan, pegawai penerima akan mengesahkan dokumen SPP yang disediakan oleh pembekal untuk tujuan pembayaran. 10
9.0 CARTA ALIRAN PROSEDUR PERTUKARAN MODEL, JENAMA DAN NEGARA PEMBUAT 1 Semakan oleh pembekal berkenaan spesifikasi peralatan berbanding pasaran semasa 2 Perubahan terhadap spesifikasi, pembekal kemukakan permohonan pertukaran spesifikasi kepada Pentadbir Kontrak 3 Pentadbir kontrak menyerahkan permohonan pertukaran kepada Penyelaras untuk semakan JPT. JPT semak spesifikasi peralatan : Jika menepati spesifikasi kementerian 4 JPT semak spesifikasi peralatan : Jika tidak menepati spesifikasi kementerian Sediakan laporan penilaian semula teknikal syor 5 Serahkan laporan kepada pentadbir kontrak untuk dimuktamadkan 6 Sediakan laporan penilaian semula teknikal tidak syor 7 Tolak 8 Semakan dan pengesahan Pentadbir Kontrak 9 Peralatan tidak menepati spesifikasi ditolak/ tidak disahkan Pertukaran Disyorkan 10 Surat Pengesahan Pertukaran diserahkan kepada pembekal dan politeknik 11
9.1 PROSES KERJA PROSEDUR PERTUKARAN MODEL, JENAMA DAN NEGARA PEMBUAT Langkah 1 Proses Kerja Pembekal perlu membuat semakan terhadap spesifikasi yang telah dipersetujui di dalam dokumen kontrak sama ada masih terdapat di pasaran. Jika peralatan sudah dinaiktaraf/ dihentikan pembuatan/ ditukar negara pembuat, pembekal perlu mengemukakan cadangan spesifikasi baru (rujuk Lampiran J) berserta katalog yang lengkap untuk dipersetujui. Surat pengesahan pengilang/ pengedar sah juga perlu disertakan bagi pengesahan. Sebarang perubahan sama ada berlaku kesilapan ejaan juga perlu dikemukakan untuk pengesahan pertukaran. 2 Pembekal mengemukakan cadangan perubahan terhadap spesifikasi beserta dokumen yang lengkap secara bertulis kepada Pentadbir Kontrak. 3 Pentadbir kontrak menyerahkan dokumen permohonan pertukaran kepada Penyelaras untuk semakan Jawatankuasa Penilaian Teknikal untuk diperincikan. Penyelaras akan mengadakan Mesyuarat Penilaian Semula Teknikal bagi semakan dan syor terhadap permohonan pertukaran. 4-7 JPT akan membuat semakan terhadap dokumen pertukaran yang dikemukakan dan membuat perbandingan bersama spesifikasi kementerian. JPT akan membuat laporan dan mengesyorkan/ tidak mengesyorkan permohonan pertukaran. Laporan Penilaian Semula Teknikal akan dikemukakan kepada Pentadbir Kontrak untuk dimuktamadkan. 8-9 Pentadbir Kontrak akan membuat semakan akan syor JPT dan memuktamadkan kelulusan pertukaran sama ada diluluskan/ tidak diluluskan. 10 Surat pengesahan pertukaran diedarkan kepada pembekal dan politeknik. Sekiranya permohonan pertukaran diluluskan, pembekal boleh menghantar peralatan mengikut spesifikasi baru yang telah dipersetujui. Sekiranya permohonan pertukaran tidak diluluskan, pembekal perlu menghantar peralatan mengikut spesifikasi asal/ membuat permohonan baru dengan mencadangkan spesifikasi baharu. 12
10.0 ISU- ISU LAZIM BERKAITAN PEMBEKALAN PERALATAN 10.1 Proses pembekalan peralatan merupakan proses yang perlu diberi perhatian khusus dan dipastikan mengikuti prosedur pengurusan aset alih kerajaan yang telah ditetapkan. 10.2 Pelbagai permasalahan biasa yang sering timbul sepanjang pembekalan dilaksanakan telah dikenalpasti sebagai rujukan kepada pihak yang terlibat secara langsung dalam pengurusan pembekalan peralatan. 10.3 Isu-isu lazim yang diketengahkan ini perlu diberi perhatian khusus supaya perkara yang berlaku dapat dilelakkan dan pengurusan pembekalan peralatan berlangsung dengan baik dan sistematik. 10.4 Berikut adalah isu-isu lazim yang sering berlaku semasa pembekalan peralatan serta langakah yang perlu diaksanakan bagi mengatasi isu-isu tersebut: ISU LAZIM BERKAITAN PEMBEKALAN PERALATAN Ketidakpatuhan undang-undang berkaitan keperluan pengesahan JKKP sebelum pemasangan TINDAKAN Peralatan (jika berkaitan) tanpa sijil kelulusan JKKP tidak akan diterima Peralatan rendah kualiti dan diragui Peralatan rosak dan terpakai (dicat semula supaya kelihatan baru) Meskipun peralatan memenuhi spesifikasi, kerajaan berhak menolak peralatan yang disahkan rendah kualiti dan diragui. Pentadbir kontrak akan menubuhkan jawatankuasa khas terdiri daripada pegawai bertauliah yang akan memeriksa dan menentusahkan peralatan yang berkualiti rendah. Peralatan yang rosak perlu dibuat pembaikan/ diganti baru. Peralatan terpakai yang dicat semula tidak akan diterima 13
ISU LAZIM BERKAITAN PEMBEKALAN PERALATAN TINDAKAN Peralatan yang dibekalkan memerlukan kemudahan utiliti khas Keperluan punca kuasa elektrik 3 fasa Keperluan gas khas bagi peralatan tertentu Penghantaran peralatan tanpa seliaan pegawai penerima Pembekal perlu memaklumkan politeknik dengan segera akan keperluan kemudahan utiliti khas sebelum pemasangan dibuat dengan membuat semakan ditapak Politeknik akan membuat pengubahsuaian bagi kemudahan utiliti khas yang diperlukan Peralatan yang dihantar tanpa pengetahuan politeknik tidak akan dipertanggungjawab jika berlaku kehilangan/ kerosakan Tiada perbincangan bersama pegawai penerima bagi tujuan penghantaran barang Keselamatan peralatan bukan tanggungjawab politeknik SAP diperaku tanpa semakan terperinci mengikut dokumen yang sah Pegawai penerima bertanggungjawab terhadap ketidakakuran prosedur penerimaan peralatan jika berlaku perselisihan spesifikasi Peralatan selesai disemak dan diperiksa (SAP ditandatangani) namun ujilari dan latihan tidak dilaksanakan Peralatan dalam negara yang diterima (SAP) tanpa pentauliahan (SPP) tidak boleh dituntut pembayaran Peralatan luar negara (FOB) akan dibuat bayaran sebanyak 70% jika tiada SPP Keluar masuk peralatan tidak direkodkan Peralatan yang telah diterima dan ditauliah adalah hak milik kerajaan. Sebarang pengeluaran peralatan dari premis perlu direkodkan jika memerlukan pembaikan dan diserahkan semula 14
ISU LAZIM BERKAITAN PEMBEKALAN PERALATAN TINDAKAN Latihan pentauliahan peralatan bukan dari pakar dan tidak boleh berkomunikasi dengan baik Latihan pentauliahan perlu diberikan mengikut keperluan yang termaktub dalam kontrak dan dilatih oleh pakar dalam bidang serta berkomunikasi mengikut bahasa yang boleh difahami oleh pegawai yang terlibat Pembekalan peralatan tanpa aksessori lengkap Peralatan dalam satu pakej perlu dibekalkan dengan lengkap beserta aksessori sebelum disahkan penerimaan. Peralatan yang tidak lengkap akan ditolak. Jenama / Negara asal diragui tiada pengesahan pada peralatan Pembekal dilarang untuk menampal jenama pada peralatan secara tidak sah dari pengeluar. Peralatan yang diragui jenama dan negara asal akan ditolak. Pembekalan peralatan selepas tarikh tamat kontrak (Tarikh tamat kontrak : 1 Januari 2016) Semua peralatan yang dibekalkan diluar tempoh kontrak tidak dibenarkan berada dalam premis politeknik Pegawai penerima dilarang membuat pengesahan penerimaan selepas tarikh tamat kontrak Peralatan yang gagal dibekalkan mengakibatkan pembekal dikenakan tindakan seperti yang termaktub dalam kontrak 15
11.0 PENYEDIAAN LAPORAN STATUS PEMBEKALAN PERALATAN 11.1 Pelaporan bagi status pembekalan peralatan setiap bulan dibuat bermula Surat Setuju Terima Ditandatangani oleh Pembekal. Sebarang aktiviti pembekalan peralatan perlu dilaporkan pada penghujung berakhir bulan. 11.2 Pegawai Aset perlu menyelaras dan menyediakan laporan penuh status pembekalan peralatan (rujuk Lampiran K & L) untuk dikemukakan kepada penyelaras dan pentadbir kontrak. Laporan status pembekalan tersebut perlu dikemukakan setiap 8 haribulan bulan berikutnya. 11.3 Laporan status pembekalan yang disediakan mengandungi maklumat umum perolehan, senarai item keseluruhan, kuantiti, tarikh tandatangan borang penerimaan barangan (DO), tarikh tanda tangan SAP, tarikh tanda tangan SPP dan catatan (selesai/ dalam proses semakan/ tiada pembekalan). 11.4 Laporan yang telah lengkap perlu dihantar secara bertulis kepada penyelaras dan pentadbir kontrak bagi tujuan rujukan dan pemantauan prestasi pembekalan peralatan. 12.0 PENUTUP 12.1 Garis panduan penerimaan peralatan ini diharapkan dapat memberi pendedahan dan makluman yang penting kepada pihak politeknik dan pembekal dalam melaksanakan proses pembekalan peralatan secara teratur, efisien dan sistematik. 12.2 Setiap prosedur yang telah ditetapkan perlu dipatuhi bagi mengelakkan berlakunya ketidakakuran dan kecuaian yang memberi kesan kepada pengurusan aset alih kerajaan 12.3 Setelah proses penerimaan selesai dan disahkan, setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan dan pengesahan pemasangan dan pengujian. 16
LAMPIRAN 17
Contoh Borang Penerimaan Barangan/ Delivery Order (DO) Lampiran A Letter Head Syarikat Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji ;
Contoh Dokumen Spesifikasi Yang Sah Lampiran B
Sijil Akuan Penerimaan, (SAP) Lampiran C
Contoh Sijil Akuan Penerimaan (SAP) bagi Peralatan Yang Menepati Spesifikasi Lampiran D
Contoh Sijil Akuan Penerimaan (SAP) bagi Peralatan Yang Tidak Menepati Spesifikasi Lampiran E
Borang Laporan Penerimaan Aset Aalih Kerajaan : KEW.PA-1 Lampiran F
Sijil Akuan Pemasangan dan Pengujian, (SPP) Lampiran G
Contoh Sijil Akuan Pemasangan dan Pengujian, SPP (Mematuhi Kontrak) Lampiran H
Lampiran I Contoh Sijil Akuan Pemasangan dan Pengujian, SPP (Tidak Mematuhi Kontrak)
Contoh Dokumen Spesifikasi bagi Permohonan Pertukaran Spesifikasi / Negara Pembuat / No. Model Lampiran J
Fornat Laporan Keseluruhan Status Pembekalan Peralatan Lampiran K
Fornat Laporan Terperinci Status Pembekalan Peralatan Lampiran L
JAWATANKUASA PENYEDIAAN BUKU GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN PENAUNG Datuk Hj. Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah Jabatan Pengajian Politeknik PENASIHAT Dr. Naimah binti Md Khalil Pengarah Bahagian Perancangan Politeknik Jabatan Pengajian Politeknik Cik Hajah Zaleha binti Abdullah Ketua Penolong Pengarah Kanan Bahagian Perancangan Politeknik Jabatan Pengajian Politeknik PENULIS Pn. Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah Bahagian Perancangan Politeknik Jabatan Pengajian Politeknik Pn. Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah Bahagian Perancangan Politeknik Jabatan Pengajian Politeknik En. Ahmad Kamal bin Mohd Arish Penolong Pengarah Kanan Bahagian Perancangan Politeknik Jabatan Pengajian Politeknik
Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PJH, Aras 3-5, Jalan P4W, Persiaran Perdana Presint 4, 62100 PUTRAJAYA Tel. :03-88919000 Faks : 03-88919316 Laman Web : http://.politeknik.gov.my Facebook : politeknik.edu Edisi 2014