Teknologi Informasi dan Komunikasi M O D UL I I : M E N Y UN T I N G L E M BA R K E R J A E X CE L Marsudi Prahoro, S.Pd Cak.udik@gmail.com http://cakudik.wordpress.com Lisensi Dokumen : Seluruh dokumen di Cak Udik s Blog dapat digunakan, dimodifikasi dan disebar luaskan secara bebas untuk tujuan bukan komersial, dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan persyaratan copyright yang disertakan dalam setiap dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapat ijin terlebih dahulu dari Cak Udik s Blog Tujuan Pembelajaran : Setelah mengikuti diklat materi ini, peserta diklat diharapkan dapat : 1. Menggerakkan Pointer 2. Mengidentifikasi jenis data 3. Memasukkan data (data entry) 4. Merubah Lebar Kolom 5. Menyimpan dan membuka buku kerja/file 6. Menandai/Blok range 7. Memindah data dalam lembar kerja 8. Menyalin teks dalam lembar kerja 9. Membatalkan perintah 10. Mengatur Lembar Kerja/worksheet I. Menggerakkan Pointer Peran Pointer dalam pembuatan dan penyuntingan tabel pada program Microsoft Excel sangatlah penting, karena pointer adalah penunjuk sel aktif dan sel aktif adalah sel yang dapat diisi dengan data. Untuk menggerakkan pointer dapat dilakukan dengan berbagai cara, perhatikan tabel No Tombol Keterangan 1. Memindah pointer 1 kolom ke kanan 2. Memindah pointer 1 kolom ke kiri 3. Memindah pointer 1 baris ke atas 4. Memindah pointer 1 baris ke bawah 5. [ctrl] Memindah pointer ke sel akhir dalam tabel pada baris yang 6. [ctrl] Memindah pointer ke sel awal dalam tabel pada kolom yang 7. [ctrl] Memindah pointer ke sel akhir dalam tabel pada kolom yang 8. [ctrl] Memindah pointer ke sel awal dalam tabel pada baris yang
No Tombol Keterangan 9. [Home] Memindah pointer ke kolom A pada baris yang 10. [End] Memindah pointer ke data terjauh di kanan pointer pada baris yang 11. [End] Memindah pointer ke data terjauh di kiri pointer pada baris yang 12. [End] Memindah pointer ke data terjauh di atas pointer pada kolom yang 13. [End] Memindah pointer ke data terjauh di bawah pointer pada kolom yang 14. [ctrl] Memindah pointer ke awal tabel (pojok kiri atas tabel) Home 15. [ctrl] End Memindah pointer ke akhir tabel (pojok kanan bawah tabel) 16. Page Up Memindah pointer 1 halaman ke atas 17. Page Down Memindah pointer 1 halaman ke bawah II. Jenis Data Microsoft Excel Terdapat beberapa jenis data yang diolah Microsoft Excel, yaitu antara lain : No Jenis Data Ketrangan Contoh 1. Text Data yang dibentuk dari susunan karakterkarakter 2. Numeric Data yang berupa angka tunggal atau yang dibentuk dari susunan angka-angka yang dapat dihitung 3. Date/Time Data yang berupa tanggal atau jam yang dapat dihitung (karena sebenarnya secara implicit data ini berupa data numeric) R, R21, Rafi, M. Rafi 1 1000 110721 21/03/96 07-Mar-2000 11-02-2004 13:55:50 16:15 4. Formula Data yang berupa rumus untuk operasi aritmatika dan data ini harus diawali dengan tanda = ( dengan) =10+2 =2+3*4 =(A2+B2)/C2 III. Memasukkan Data Dalam Tabel (Data Entry) Setelah mengenal berbagai jenis data Microsoft Excel, berikutnya adalah bagaimana cara memasukkan data kedalam tabel. Untuk memasukkan data dalam tabel perhatikan langkah-langkah 1. Aktifkan sel yang akan diisi data dengan meletakkan pointer pada sel tersebut 2. Ketik data yang akan dimasukkan 3. Tekan tombol Enter (otomatis pointer turun satu baris) atau tekan salah satu tombol panah (Arrow Key) untuk memposisikan pointer pada sel berikutnya. 4. Begitu seterusnya
LATIHAN Sebagai latihan buatlah tabel berikut pada sheet1 IV. Merubah Lebar Kolom Agar data dalam sel dapat terlihat semuanya secara sempurna, maka lebar kolom dapat diubah, diperlebar atau depersempit. Untuk merubah lebar kolom dapat dilakukan dengan cara sebagai 1. Letakkan pointer mouse pada garis antara kolom yang akan diubah lebarnya sampai berubah menjadi panah dua arah kiri dan kanan. Perhatikan gambar : 2. Klik mouse dan tahan, kemudia geser (drag) kekiri untuk menyempitkan kolom atau kekanan untuk melebarkan kolom, kemudian lepas tombol mouse bila lebar kolom sudah sesuai dengan yang dikehendaki V. Menyimpan dan Membuka Buku Kerja Buku kerja yang telah selesai atau dianggap selesai dikerjakan seharusnya disimpan. Untuk menyimpan buku kerja dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Klik menu File 2. Klik Save 3. Ketik nama file/buku kerja 4. Klik tombol Save Atau dapat pula dilakukan dengan cara sebagai 1. Klik icon (Save) pada toolbar standart 2. Ketik nama file/buku kerja 3. Klik tombol Save
Sedang untuk membuka buku kerja dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai 1. Klik menu File 2. Klik Open 3. Klik nama file/buku kerja yang akan dibuka 4. Klik tombol Open Atau dapat pula dilakukan dengan cara sebagai 1. Klik icon (Open) pada toolbar standart 2. Klik nama file/buku kerja yang akan dibuka 3. Klik tombol Open VI. Menandai/blok Range Untuk menandai atau mengeblok range dapat dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, yaitu antara lain sebagai No Tombol Keterangan 1. [Shift] Menandai sel dan satu sel dikanannya 2. [Shift] Menandai sel dan satu sel dikirinya 3. [Shift] Menandai sel dan satu sel diatasnya 4. [Shift] Menandai sel dan satu sel dibawahnya 5. [ctrl] [Shift] Menandai sel sampai data terakhir dalam baris yang 6. [ctrl] [Shift] Menandai sel sampai data awal dalam baris yang 7. [ctrl] [Shift] Menandai sel sampai data awal dalam kolom yang 8. [ctrl] [Shift] Menandai sel sampai data akhir dalam kolom yang 9. [Shift] [Home] Menandai sel sampai data awal dalam tabel 10. [Shift] [End] Menandai sel sampai data akhir dalam tabel 11. [Shift] [Page Up] Menandai sel sampai satu halaman keatas 12. [Shift] [Page Down] Menandai sel sampai satu halaman kebawah 13. [ctrl] [Shift] Menandai sel sampai ke awal buku kerja [Home] 14. [ctrl] [Shift] [End] Menandai sel sampai ke akhir buku kerja 15. [ctrl] A Menandai seluruh buku kerja VII. Memindah Data Dalam penyuntingan data dalam tabel, bila diperlukan sebuah data dapat dipindah posisinya dari satu sel ke sel yang lain. Untuk memindah data dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai 1. Tandai/bloklah sel dari data yang akan dipindah 2. Klik menu Edit 3. Klik Cut
4. Letakkan pointer pada sel tujuan pemindahan data 5. Klik menu Edit 6. Klik Paste Atau dapat pula dilakukan dengan cara sebagai berikut 1. Tandai/bloklah sel dari data yang akan dipindah 2. Klik icon (Cut) pada toolbar standart 3. Letakkan pointer pada sel tujuan pemindahan data 4. Klik icon (Paste) pada toolbar standart VIII. Menyalin Teks Dalam penyuntingan tabel, bila diperlukan sebuah data dapat disalin dalan satu lembar kerja atau lembar kerja lain dalam satu buku kerja yang. Untuk menyalin data dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai 1. Tandai/bloklah sel dari data yang akan disalin 2. Klik menu Edit 3. Klik Copy 4. Letakkan pointer pada sel tujuan penyalinan data 5. Klik menu Edit 6. Klik Paste Atau dapat pula dilakukan dengan cara sebagai 1. Tandai/bloklah sel dari data yang akan disalin 2. Klik icon (Copy) pada toolbar standart 3. Letakkan pointer pada sel tujuan penyalinan data 4. Klik icon (Paste) pada toolbar standart IX. Membatalkan Perintah Dalam penyuntingan tabel, bila terdapat kesalahan perintah, maka perintah yang tersebut dapat dibatalkan dengan cara sebagai 1. Klik menu Edit 2. Klik Undo Typing Sedangkan untuk membatalkan perintah Undo Typing dapat dilakukan dengan cara sebagai 1. Klik menu Edit 2. Klik Redo Typing Perhatikan gambar :
Perintah diatas juga dapat dilakukan dengan mengklik icon Undo atau Redo pada toolbar standart. Perhatikan gambar : Undo Redo X. Mengatur Lembar Kerja Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyuntingan lembar kerja agar dalam bekerja lebih efisien dan efektif, hal-hal tersebut berhubungan dengan pengaturan lembar kerja yaitu antara lain: 1. Memindah Lembar Kerja Untuk memindah lembar kerja dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai 1. Klik dan tahan pada lembar kerja (sheet) yang akan dipindah urutannya 2. Geser (Drag) lembar kerja pada posisi baru yang diharapkan kemudian lepas tombol mouse 2. Menyalin Lembar Kerja Untuk menyalin lembar kerja dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Klik dan tahan pada lembar kerja (sheet) yang akan disalin 2. Tekan tombol [Ctrl] di keyboard 3. Geser (Drag) lembar kerja pada posisi baru yang diharapkan sebagai posisi hasil penyalinan kemudian lepas tombol mouse 3. Menghapus Lembar Kerja Untuk menghapus lembar kerja dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai 1. Klik kanan pada lembar kerja (sheet) yang akan dihapus 2. Klik Delete 3. Klik tombol Delete pada kotak konfirmasi yang muncul 4. Menyisipkan Lembar Kerja Untuk menyisipkan lembar kerja baru dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Klik kanan pada lembar kerja (sheet) posisi penyisipan yang diharapkan 2. Klikl Insert 3. Klik tombol OK pada kotak dialog insert yang muncul
5. Merubah Nama Lembar Kerja Untuk merubah nama lembar kerja dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai 1. Klik kanan pada lembar kerja (sheet) yang akan diubah namanya 2. Klik Rename 3. Ketik nama baru sebagai pengganti dan akhiri dengan menekan tombol Enter di keyboard 5. Menyisipkan Kolom Untuk kolom baru dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai 1. Klik kanan pada nama kolom posisi penyisipan 2. Klik Insert 6. Menyisipkan Baris Untuk baris baru dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai 1. Klik kanan pada nama baris posisi penyisipan 2. Klik Insert 7. Menyisipkan Sel Untuk sel baru dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai 1. Klik sel pada sel posisi penyisipan 2. Klik Insert 3. Berikutnya akan ditampilkan kotak dialog 4. Pilih salah satu mode penyisipan : a. Shift cells right : untuk menyisipkan sel dan menggeser sel ke kanan b. Shift cells down : untuk menyisipkan sel dan menggeser sel ke bawah c. Entire row : untuk menyisipkan baris baru d. Entire column : untuk menyisipkan kolom baru