ANALISIS DAN PERANCANGAN TAHAPAN BLUEPRINT DAN REALIZATION DALAM IMPLEMENTASI SAP HUMAN CAPITAL MANAGEMENT (HCM) PADA PT. XYZ OLEH PT. SOLTIUS INDONESIA SKRIPSI (INTERNSHIP) Candy Tatang BINUS University, Komp. Ruko Poris Indah Blk. P II D 016, Tangerang, 15148, 081511188558, Tatang91@hotmail.com Febby Christine BINUS University, Jl. Citanduy Raya Ruko Pinangsia Blok C. No. 3, Cikarang Baru, 17530, 083877688624, s.febbychristine@gmail.com Mery Yuda Istiningsih BINUS University, Jl. Bengkong Harapan 1 Blok C No.77, Batam, Kepulauan Riau, 29430, 08979312005, Tatang91@hotmail.com Henkie Ongowarsito S.Kom., M.T. BINUS University
Abstrak Tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk menganalisis proses bisnis yang sedang berjalan dalam perusahaan saat ini dalam lingkup Personnel Administration, Master Data, Time Management, dan Payroll pada fase Blueprint, yang kemudian akan dikonfigurasikan pada tahap Realization untuk menghasilkan sistem yang lebih terintegrasi. Metodologi implementasi yang digunakan adalah dengan mengacu pada metodologi Accelerated SAP khususnya pada tahapan blueprint dan realization. Hasil yang dicapai dari analisis dan perancangan yang dilakukan adalah terbentuknya struktur organisasi baru, Nomor Induk Karyawan (Personnel Number) di-generate secara otomatis saat dilakukakn hiring, Personnel Number yang baru menggunakan format yang sama untuk semua area dalam perusahaan, terbentuknya pola jadwal kerja yang baru, penegasan peraturan-peraturan terkait dengan jadwal kerja karyawan yang lebih jelas, terbentuknya pola atas komponen-komponen penggajian bagi karyawan yang lebih jelas dan terorganisasi berdasarkan level karyawan. Simpulan yang diambil dari penulisan skripsi ini yaitu dengan adanya sistem SAP untuk modul Human Capital Management ini adalah perlu didefinisikan proses bisnis yang sedang berjalan dengan aliran dokumen dan master data yang terlibat didalamnya dengan jelas untuk dapat merancang proses bisnis yang akan digunakan di SAP dan kofigurasi master data yang terlibat didalamnya. Kata Kunci: Proses bisnis, Implementasi, Human Capital Management, Personnel Management, Master data, Time management, Payroll. Abstract The purpose of this article is to analyze current business process in the company covering Personnel Administration, Master Data, Time Management, and Payroll process on Blueprint phase that will be realized in Realization phase to produce an integrated system. The implementation methodology that had been used was led to Accelerated SAP. The result of analyzing and developing the system are to form new Personnel Number, design the new organization structure, generate new Personnel Number automatically when hire a new employee, design the employee work schedule including the whole rules related to employee s time management, specify the pattern of payroll process to calculate all salary component that is including in employee s salary. The conclusion is that by using SAP for Human Capital Management module consultant need to define the whole process and business requirement related to human resources in company. Key words: business processes, implementation, human capital management, personnel administration, time management, payroll, master data. Pendahuluan Salah satu kebutuhan perusahaan yang ditangkap oleh ERP adalah dalam hal mengelola sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan itu sendiri. Untuk itu SAP sebagai salah satu open source ERP menyediakan modul yang mengangani hal ini yang dikenal dengan nama Human Capital Management (HCM). Pada penulisan skripsi ini kami akan membawakan topik yang berkaitan dengan proses pengimplementasian modul Human Capital Management (HCM) pada tahap Blueprint dan Realization. Berikut ini beberapa hal yang melatarbelakangi pengimplementasian SAP modul Human Capital Management pada PT. XYZ: Dapat membuat system alignment dalam agribisnis (perkebunan) dengan perusahaan induk perusahaan yakni Group XYZ. Dapat menghasilkan laporan yang aktual dari pengelolaan data kepegawaian secara keseluruhan.
Mengdapatkan informasi yang akurat untuk dapat digunakan sebagai analisa dan membantu dalam decision making oleh pihak yang berwewenang. Implementasi SAP modul Human Capital Management (HCM) pada PT.XYZ dilakukan oleh PT. Soltius Indonesia sebagai salah satu perusahaan konsultan dalam bidang SAP.Scope implementasi proyek ini mencakup Organization Structure, Employee Profile Data, Employee Attendance, Payroll Processes. Metodologi Implementasi Paket ASAP menyediakan project plan dan sebuah checklist yang mencakup keseluruhan implementasi. Setelah persyaratan bisnis teridentifikasi atau yang disebut juga Business Blueprint, sistem ASAP membuat rekomendasi dan usulan berdasarkan Best Business Practice dan komponen SAP R/3 tersedia sebagai pendukung. Hasil dari proses ini diidentifikasi sebagai baseline system. Kegiatan fine-tuning dan persiapan akhir dilakukan melalui iterasi proses kostumisasi dan proses konfigurasi. Proyek terkait seperti Pengetahuan Manajemen Proyek, Manajemen Perubahan, Analisis Risiko dan Tinjau Program. Definisi masing-masing poin dalam roadmap: 1. Project Preparation menginisiasi perencanaan awal dan perencanaan untuk R/3 project. Project Preparation membahas Project Charter, Project Plan, Scope, Project Team Organization, Project Standards (Status, keywords, document type) & Proces Time frame. 2. Business Blueprint - Dokumentasi hasil-hasil yang dikumpulkan mengenai persyaratan proses bisnis perusahaan secara mendetail persyaratan standar proses, analisa, dokumentasi dan scoping. Visualisasi dari standar bisnis proses dengan membuat scenario, dokumentasi produk, demo dan transaksi. Generation of blueprint. Business Blueprint bertujuan untuk pemahaman tentang bagaimana perusahaan menjalankan bisnis mereka dalam R / 3 Sistem. Business Blueprint membuat Q&Adb (Question and Answer Database) dengan pertimbangan mengenai Business Stategy, Organization, General Setting, Master Data, Business Process, Cross Application, dan Development. Business Blueprint menghasilkan laporan dalam bentuk word document. Q&Adb mencakup Organizational Questions, Customer Input (CI) Templates, Business Process Questions, Issues Database, Documentation 3. Realization - Menerapkan semua persyaratan bisnis dan proses berdasarkan Business Blueprint. Realization akan mengkonfigurasi sistem secara bertahap dalam dua bagian pengerjaan yaitu Baseline dan konfigurasi akhir. Realization membuat empat Master List antara lain; Excel Spreadsheets untuk pengembangan Organization, Business Process dan Authorizations berdasarkan analisa Q&Adb dalam tahapan Business Blueprint dan berdasarkan BPP, Configuration Plan, Testing Plan dengan Development Programs, EU Training Material. Dalam tahap realisasi tim akan melakukan beberapa kegiatan antara lain UAT (user acceptance test) yang dilakukan untuk mengecek apakah system yang sudah dikonfigurasi dapat dijalankan dengan baik oleh user sekaligus memberikan pelatihan singkat kepada core user yang akan menggunakan system. 4. Final Preparation tahap training pengguna sistem, manajemen sistem dan cutover kegiatan untuk menyelesaikan kesiapan untuk menjalankan sistem baru. Selanjutnya, Final Preparation berfungsi untuk menyelesaikan semua masalah teknis secara kritis. Tahap Final Preparation mencakup Stress Test, Volume Test, Cut-Over Plan, Technical Operations Manual, an Delivery End User Training.
5. Go Live and Support - Transisi dari lingkungan berorientasi proyek, pra-produksi untuk operasi produksi yang berhasil. 6. Continuous Improvement - Menyediakan dukungan dan bantuan untuk posting go-live. Ini mencakup solusi untuk kegiatan-kegiatan yang standar di lingkungan yang produktif: perubahan Bisnis; teknologi berubah, atau perubahan dalam komunitas pengguna. Ruang Lingkup Berikut adalah pembatasan ruang lingkup yang akan dibahas agar penulisan ini lebih terarah: 1. Penulisan skripsi berpusat pada Master Data dan penjabaran proses bisnis untuk fungsi bisnis Human Resources pada perusahaan dengan submodul Personnel administration, Time Management, dan Payroll pada tahapan blueprint. 2. Penulisan skripsi berpusat pada Implementation Guidelines untuk fungsi bisnis Human Resources pada perusahaan dengan submodul Personnel administration,*time Management, dan **Payroll pada tahapan realization. Berdasarkan implementasi tahapan Blueprint dan Realization SAP modul Human Capital Management pada PT. XYZ, dapat ditarik kesimpulan bahwa untuk mengimbangi perkembangan teknologi masa kini perusahaan perlu mengubah sistem sesuai dengan kebutuhan perusahaan saat ini yang dalam hal ini dilakukan implementasi sistem SAP-HCM. Hasil dan Pembahasan Implementasi sistem SAP-HCM pada PT.XYZ dilaksanakan dengan beberapa alasan antara laian: Kebutuhan akan perubahan sistem perusahaan agar disesuaikan dengan induk perusahaan (Group XYZ). Kebutuhan untuk menghasilkan laporan yang aktual secara keseluruhan. Kebutuhan akan laporan yang akurat guna menunjang proses decision making oleh para pemimpin perusahaan. Berdasarkan analisis proses bisnis dan diskusi antara pihak konsultan dan pihak client yang dilakukan pada tahapan Blueprint, maka terjadi beberapa perubahan proses bisnis pada sistem yang dirancang dengan sistem SAP, antara lain: Submodul Personnel Admionistration: Untuk proses bisnis Hiring pada Refinery Medan, jika karyawan tidak diterima dalam grade 01-04 maka HR manager tidak perlu meng-input data untuk mencetak SK (Surat Keputusan). Submodul Payroll: Untuk proses bisnis New Hiring to Monthly payroll Process, Promosi-Progresi-Demosi dan Termination dimana setelah melakukan payroll process maka bagian PY-Admin akan mencetak dokumen posting dan melakukan posting off-line ke bagian Finance/ Accounting/ Bank.
Untuk proses bisnis Allowance bagian PY-Admin tidak perlu lagi memeriksa data kehadiran karyawan untuk menentukan uang lembur karyawan dikarenakan data secara otomatis telah melewati time evaluation, setelah melakukan payroll process maka bagian PY-Admin akan mencetak dokumen posting dan melakukan posting off-line ke bagian Finance/ Accounting/ Bank. Untuk proses Deduction dihitung berdasarkan hasil time evaluation dari HR-Admin, Excess Claim dan kelebihan rawat inap. Untuk penghitungan Excess Claim dan kelebihan rawat inap, jika jumlah gaji karyawan tidak memenuhi jumlah potongan maka sisa potongan akan di-input sebagai hutang dan setelah melakukan payroll process maka bagian PY-Admin akan mencetak dokumen posting dan melakukan posting off-line ke bagian Finance/ Accounting/ Bank. Untuk Payroll Process setelah melakukan payroll process maka bagian PY-Admin akan mencetak dokumen posting dan melakukan posting off-line ke bagian Finance/ Accounting/ Bank. Untuk proses bisnis off-cycle, bagian HR-Salary&Benefit sudah tidak perlu melakukan upload/ input data pembayaran lagi dikarenakan untuk penghitungannya THR/ Bonus sudah dihitung secara otomatis oleh sistem SAP dan pembayaran setelah melakukan payroll process maka bagian PY-Admin akan mencetak dokumen posting dan melakukan posting off-line ke bagian Finance/ Accounting/ Bank. Pada tahapan Blueprint ini selain merancang proses bisnis baru yang sesuai dengan permintaan client dan standar-standar yang ada didalam sistem SAP, konsultan juga merancang master data apa saja yang terkait dengan proses bisnis yang ada pada PT. XYZ. Maka setelah menghasilkan Business Blueprint, tahap selanjutnya adalah melakukan konfigurasi sistem. Tahapan konfigurasi menjelaskan proses customizing master data berdasarkan Business Blueprint yang dirancang sebelumnya. Hasil dari proses customizing ini adalah panduan yang disebut juga sebagai Implementation Guide yang berisikan tahap-tahap melakukan customizing yang dapat digunakan oleh pihak konsultan internal PT. XYZ sebagai informasi mengenai master data apa saja yang dikonfigurasikan dan pemahaman mengenai tahapan konfigurasi. Simpulan dan Saran Simpulan yang dapat diambil dari proses implementasi ini adalah implementasi tidak selalu dilakukan dengan dilatarbelakangi oleh banyaknya kesalahan pada sistem yang lama, namun implementasi dilakukan ketika diperlukan penyesuaian sistem antar company yang berada dibawah satu group yang diharuskan untuk memiliki format pelaporan yang sama. Berdasarkan hasil internship yang telah kami lakukan, hal-hal yang kami sarankan untuk dilakukan selanjutnya adalah: Menyediakan Knowledge Management yang dapat memfasilitasi penyebaran informasi dalam pelaksanaan proyek agar semua user dan project member yang terlibat selalu mendapat informasi terbaru dan mampu memberikan respon terhadap proyek sehingga mempercepat proses implementasi. Mengkordinasikan waktu rapat sekaligus meminta komitmen dari semua kepada semua user dan project member agar dapat mengikuti semua rapat yang diadakan dengan tujuan untuk mengumpulkan informasi terkait proyek untuk membuat keputusan yang tepat dalam menjalankan proses Blueprint. Mengadakan training bagi user dalam memahami dan menggunakan sistem SAP oleh pihak IT internal perusahaan sebelum dilakukan end user training oleh Konsultan PT. Soltius Indonesia.
Referensi ASAP World Concultancy. (1999). Administering SAP R/3 : The HR-Human Resources Module. Indiana: QUE ASAP World Consultacy and Blain.J with Friends. (1999). p649. third edition. Special Edition Using SAP R/3. USA: QUE Bunafit, Nugroho. (2004). Aplikasi Pemrograman. Gava Media, Yogyakarta Chakravarty. E.A. (2002). Corporate HRD What Every Manager Should Know About. New Delhi: Crest Publishing House. Flippo.B.E., Masud.Moh. n.d. edisi keenam. jilid kedua. Manajemen personalia. Jakarta: Penerbit Erlangga Hoch.J.E, Dulebohn J.H. (2013). Shared Leadership in Enterprise Resource Planning and Human Resource Management System Implemetation, Human Resource Management Review 23, 115. Hollander, Denna, Cherrington. (2000). Accounting Information Technology, and Business Solution. Khakim.A. (2009). Dasar-dasar Hukum Ketenagakerjaan Indonesia. pasal 1 ayat(1) Undang-Undang Nomor 3 Tahun 1992. Edisi ketiga. Bandung: PT. Citra Aditya Bakti. Ladjamudin. B. A. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi.Graha Ilmu, Tangerang Larocca.D. copyright (1999). Sams Teach yourself SAP R/3 in 24 hours. Indiana: Sams Publishing. Leon.A. (2005). ERP Demnystified. Thirteenth reprint. New Delhi: Tata Mcgraw-Hill Publishing Company Limited. Momoh.A, Roy. R, Shehab.E. (2008). A Work Breakdown Structure for Implementing and Costing an ERP Project, Volume 6 Nitisemito.A.S. (1982). Manajemen personalia. Jakarta: Ghakia Indonesia O Brien.A.J. (2005). Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial.Edition12 Pankaj K. Bhare V.S. Gulhane. (2012). An Effective Approach Of ERP-Based HR Module For Academic Institute, ISSUE 2, Volume 2. Robertson. Lesley. A. (2006). Simple Program Design 5th Edition. Australia: Cengage Learning Australia Pty Limited. SAP AG (1999). ASAP Methodology. Part1. copy right SAP AG. SAP AG. (2006). Q2. HR050 Business Processes in Human Capital Management, Participant Handbook. SAP AG. copy right (2005). SAP Solution Manager for Implementing mysap Business Suite. SAP Knowledge Warwhouse. SAP Library. http://help.sap.com/saphelp_bw/helpdata/en/7e/c81c2c52c511d182c50000e829fbfe/content.htm. Siagian.S.P. (1994). Manajemen sumber daya manusia.jakarta: Bumi Aksara. Smeets M. H. J(1951), Soemitro. R (n/a), Brotodihardjo. R. S. (1986). Pengantar Ilmu Hukum Pajak. Bandung: PT. Eresco. V. Naresh Kumar.(2012).International Journal Of Computer Application ISSUE 2, Volume 3, 157.
Wahid.R.A (2011). Membaca, Mencari, Menelaah Tinjauan Pustaka. Diakses 8 Januari 2013 dari http://dc338.4shared.com/doc/5hrtlwv6/preview.html Riwayat Penulis 1. Candy Tatang Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta, 18 Agustus 1991 Pendidikan terakhir : S1 di BINUS University dalam bidang Sistem Informasi tahun 2013 2. Febby Christine Tempat, Tanggal Lahir : Bekasi, 6 Juli 1991 Pendidikan terakhir : S1 di BINUS University dalam bidang Sistem Informasi tahun 2013 3. Mery Yuda Istiningsih Tempat, Tanggal Lahir : Batam, 1 Mei 1990 Pendidikan terakhir : S1 di BINUS University dalam bidang Sistem Informasi tahun 2013