SEKRETARIS PROFESIONAL Desita PT Perkebunan Nusantara XII 2015
SEKRETARIS PROFESIONAL Keberadaan suatu unit kerja, organisasi pemerintah maupun swasta, dalam rangka mencapai tujuannya pada dasarnya menjadi tanggungjawab pimpinan organisasi yang bersangkutan. Perlu disadari bahwa organisasi merupakan suatu sistem yang terdiri dari berbagai unsur penentu. Salah satu unsur yang memegang peranan penting adalah unsur anggota organisasi yang meliputi unsur pimpinan tertinggi, menengah, bawah sampai tenaga pelaksana. Dari sekian banyak unsur anggota organisasi yang diharapkan menjadi penyumbang jasa terbaik, terdapat satu profesi yaitu sekretaris. Sejauh mana peran keberadaan sekretaris, antara lain akan dapat diketahui dari ruang lingkup tugas, wewenang dan tanggungjawabnya. Dengan bertambah luas dan kompleksnya tugas pimpinan saat ini, menunjukkan kecenderungan dibutuhkannya seorang sekretaris yang cakap dan mampu melaksanakan tugasnya, serta dapat diandalkan. Seringkali terjadi, tugastugas pimpinan yang belum terlaksana dikarenakan kurangnya hal-hal yang bersifat rinci dan itu merupakan salah satu bagian pendukung tugasnya. Sesungguhnya seorang pimpinan dituntut untuk dapat mengetahui dengan cepat dan tepat, setiap situasi dan kondisi organisasinya, mengetahui dan menggunakan waktunya dengan efektif dan efisien, serta menguasai setiap masalah yang menyangkut pelaksanaan tugas pokok organisasinya. Disinilah peran seorang sekretaris untuk membantu kelancaran tugas pimpinan. Pekerjaan seorang sekretaris membutuhkan skill yang baik dan mempunyai mental yang kuat. Keterampilan berkomunikasi menjadi sangat penting dan wajib harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Secara internal sebagai pemersatu kaitan-kaitan fungsional di tempat kerja, sekretaris harus handal dalam menerjemahkan kebijakan pimpinan, sedangkan keluar sekretaris harus mampu membangun citra baik perusahaan di mata pelanggan maupun mitra usahanya. Pekerjaan seorang sekretaris merupakan pekerjaan multi fungsi yang harus dikerjakan dalam waktu yang mungkin bersamaan. Sekretaris dituntut untuk mampu menyelesaikan tugasnya secara rapi, benar, handal dan profesional. Beberapa ahli menyatakan bahwa sekretaris adalah kata yang berasal dari bahasa Latin, yaitu secretum yang berarti "rahasia". Dalam bahasa Prancis disebut 1
secretaire. Dalam bahasa Belanda disebut secretares. Sementara itu, dalam bahasa Inggris disebut dengan secretary, berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan asal katanya, sekretaris adalah orang yang harus bisa menyimpan rahasia. Dalam hal ini rahasia pimpinan atau perusahaan yang tidak perlu diketahui oleh orang atau pegawai lain. Menurut Louis C. Nahassy dan William Selden sekretaris adalah pegawai kantor yang karena kedudukannya memiliki tanggung jawab yang lebih daripada tanggung jawab seorang stenografer. Tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte (menyalin apa yang disampaikan oleh pimpinan ke dalam bentuk tulisan, biasanya yang didiktekan adalah konsep surat) yang berurusan dengan publik, menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian, serta memelihara atau mengarsip warkat-warkat dan surat-surat. Gie dalam Saiman (2002:25) mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu organisasi. Disisi lain, Wursanto dalam Saiman (2002:25) mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya. Dari beberapa pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa seorang sekretaris tidak hanya sekedar melakukan korespondensi dan pengarsipan saja, tetapi seorang sekretaris memiliki tugas, pekerjaan dan tanggung jawab yang tinggi untuk membantu pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail pimpinannya. Jenis-jenis Sekretaris Setiap sekretaris harus mengetahui dengan jelas kedudukan dan peranannya dalam suatu organisasi. Ada kalanya dasar pendidikan dan pengalaman antara satu dengan yang lain tidak sama, namun dengan adanya kesempatan yang didapat atau perkembangan yang terjadi di dalam pembinaan karirnya serta kemampuan sekretaris akan mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda. Sekretaris dapat dibedakan menjadi: 2
a. Sekretaris Organisasi Sekretaris organisasi disebut juga sekretaris instansi, sekretaris perusahaan, business secretary, excecutive secretary. Seorang sekretaris organisasi disamping menjalankan tugas atas perintah pimpinan, juga memiliki kedudukan sebagai manajer yang mengelola suatu unit kerja dalam bidang kesekretariatan. Oleh karena itu, seorang sekretaris organisasi memiliki peran dan fungsi manajerial, meliputi membuat perencanaan, melakukan pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengontrol serta mengambil keputusan atas berbagai masalah yang dihadapi dalam bidang pekerjaan kesekretariatan. Contoh sekretaris organisasi adalah: 1. Sekretaris Jendral 2. Sekretaris Kabinet 3. Sekretaris Wilayah 4. Sekretaris Inspektorat Jendral 5. Sekretaris Yayasan b. Sekretaris Pribadi dan Sekretaris Pimpinan 1. Sekretaris Pribadi Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran, untuk membantu seseorang, dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi seseorang yang diangkat dan digaji oleh perorangan. 2. Sekretaris Pimpinan Sekretaris pimpinan adalah seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas-tugas perkantoran untuk seorang pimpinan tertentu. Sekretaris dalam pengertian ini adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi/perusahaan, diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. 3
c. Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi dua yaitu: 1. Sekretaris Junior Sekretaris junior adalah sekretaris belum banyak memiliki pengalaman, dapat juga berarti masih berpangkat atau berkedudukan rendah, atau baru saja diangkat sebagai pegawai dengan jabatan sebagai sekretaris. Tugas Sekretaris yang diberikan kepada sekretaris junior adalah tugas khusus dalam bidang sekretaris, misalnya korespondensi, mengetik, steno, menerima dikte, dan sebagainya. 2. Sekretaris Senior Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, kata senior memiliki arti lebih tua, dapat pula berarti lebih tinggi dalam pangkat, kedudukan, atau tingkat. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sekretaris senior adalah: Sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan, dan prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak tergantung pada perintah pimpinan. Perlu digarisbawahi bahwa seorang sekretaris senior tidak semata-mata diukur dari usia yang lebih tua dibandingkan pegawai atau staff yang lain, tetapi atas prestasi kerja yang telah dicapai sekretaris itu secara nyata. Sekretaris senior tidak hanya mampu mengerjakan tugas yang diberikan oleh pimpinan, tetapi juga mampu mengatasi berbagai masalah yang dihadapi sehingga benar-benar mampu menunjukkan diri sebagai seorang sekretaris yang profersional. Sekretaris yang memiliki pangkat dan kedudukan lebih tinggi dibandingkan sekretaris junior, memiliki berbagai macam kompetensi sehingga dia dapat menangani tugas beserta segala macam permasalahannya dengan cepat tanpa banyak mendapat bimbingan dari pimpinannya. Dengan demikian, Seorang sekretaris senior adalah sekretaris yang mampu mandiri dan benar-benar mampu menangani segala macam pekerjaan yang dituntut oleh pimpinan berkaitan dengan tugas dan bertanggung jawab yang diemban oleh pimpinan yang dibantu. 4
d. Berdasarkan Spesialisasi (Bidang Khusus dalam Pekerjaan) Dalam hal ini yang dimaksud dengan sekretaris spesialisasi yaitu seorang sekretaris yang khusus membidangi suatu bidang tertentu. Misalkan: 1. Sekretaris bidang Teknik (Technical Secretary) 2. Sekretaris bidang Hukum (Legal Secretary) 3. Sekretaris bidang Akuntansi (Accounting Secretary) 4. Sekretaris bidang Kedokteran (Medical Secretary) Fungsi Strategis Sekretaris Profesional Sekretaris dibutuhkan pimpinan untuk membantu meringankan pekerjaan pimpinan terutama dalam tugas-tugasnya yang bersifat rutin dan operasional. Sehingga pimpinan dan operasional dapat berkonsentrasi dalam mengurus tugas-tugas manajerial. Pada dasarnya fungsi sekretaris adalah : 1. Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan Untuk itu seorang pimpinan sangat membutuhkan sekretaris yang tidak hanya mampu menangani tugas-tugas rutin seperti menelpon atau mengetik, tetapi lebih dari itu, sekretaris juga harus selalu mencari tahu informasi tentang peristiwa-peristiwa atau hal-hal yang terjadi dalam perusahaan atau organisasi disini sekretaris harus bertindak sebagai mata, telinga dari pimpinan. 2. Menangani informasi untuk pimpinan Seorang sekretaris harus rajin membaca majalah, koran, mendengar berita atau informasi dari berbagai media cetak untuk disampaikan kepada pimpinan. Selain itu sekretaris juga harus bekerja efektif, kreatif dan proaktif tanpa menunggu perintah terlebih dahulu. Sekretais harus bisa dan mampu menentukan prioritas kerja. 3. Menjadi jembatan penghubung Dalam fungsinya sebagai jembatan antara pimpinan dengan pihak-pihak yang berkepentingan dengan pimpinan, sekretaris harus pandai membina hubungan, meningkatkan citra/penghubung organisasi perusahaan. 5
Secara general peranan sekretaris menyangkut : 1. Terhadap atasan : Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab. Asisten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administratif sampai human relations. Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide. Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan. Mediator pimpinan dengan bawahan. 2. Terhadap bawahan/karyawan : Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain. Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan. Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan. Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka. Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, diantaranya : 1. Menurut wewenangnya. Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondensi, filling, surat menyurat. Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule. Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi, mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan. 6
2. Menurut jenis tugasnya. Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling. Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan. Tugas sosial. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan acara resmi kantor. Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat, mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. Syarat-Syarat Sekretaris Profesional Ukuran profesionalitas seseorang bisa dilihat dari dua sisi yaitu teknis keterampilan atau keahlian yang dimilikinya, serta hal-hal yang berhubungan dengan sifat, watak, dan kepribadiannya. Secara profesional, ada sejumlah syarat-syarat seorang sekretaris profesional : 1. Personality. Syarat yang terkait kepribadian memegang peranan penting dalam menunjang kerja bahkan untuk hal-hal tertentu prasyaratnya kepribadian lebih dominan dibandingkan prasarat lainnya. Kepribadian yang menarik adalah kepribadian yang dinamis, dewasa, penuh percaya diri, terbuka, penuh rasa tanggungjawab, loyalitas, sopan, jujur dan bisa menjaga image perusahannya. 2. General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi. Diantaranya pengetahuan tentang misi, visi, fungsi, tugastugas, struktur organisasi dan personil organisasi. 3. Special knowledge. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris. Misalnya, pengetahuan bahasa baik bahasa Indonesia maupun bahasa asing jika diperlukan. Selain juga memiliki pengetahuan bidang administrasi dan manajerial. 4. Skill and technic. Syarat Sekretaris Profesional secara keterampilan, artinya sekretaris disamping dituntun mempunyai pengetahuan juga keterampilan menerapkan pengetahuannya untuk keterampilan kerja. Keterampilan yang 7
dituntut meliputi: Keterampilan berkomunikasi, korespondensi, tata kearsipan dan terampil dalam melakukan aktivitas kerja kantor lainnya. 5. Practice, kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll. Disamping itu terdapat syarat khusus yang berkaitan dengan keahlian dan pengetahuan bidang sekretaris. Ada 10 kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris yaitu : kemampuan menangani telepon, menangani tamu, mengelola kas kecil dan dokumen, menangani alat tulis dan perlengkapan kantor, menangani dikte dan laporan, menangani kegiatan humas dan keprotokolan, mengatur pertemuan dan perjalanan dinas. Guna menunjang tugas dan tanggung jawabnya, seorang sekretaris harus meningkatkan dan mengembangkan kemampuan dan keterampilannya dalam melayani pelanggan internal maupun eksternal. 1. Komunikasi Keahlian komunikasi seorang sekretaris meliputi keterampilan bagaimana mendengar aktif, asertif dan proaktif. Mendengar aktif bukan hanya sekedar menangkap bunyi atau suara, tapi berusaha memahaminya. Tujuannya untuk mendapatkan infomasi dan gambaran yang jelas mengenai suatu fakta atau kejadian. Asertif adalah kemampuan seseorang untuk mengkomunikasikan apa yang diinginkan, dirasakan, dan dipikirkan kepada orang lain namun tetap menjaga dan menghargai hak-hak serta perasaan pihak lain. Sedangkan bersikap proaktif artinya bertanggung jawab atas perilaku kita sendiri dan orang yang proaktif adalah lebih dari sekedar mengambil inisiatif. 2. Menjaga image perusahan/citra perusahaan Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan pimpinan maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik. 3. Mengerti teknologi. Seorang sekretaris bukan hanya pandai berdandan, tapi harus juga mengerti teknologi. Dengan mengerti teknologi tentunya akan 8
memudahkan seorang sekretaris untuk mendapatkan informasi, menerima atau mengirim email, dan lain sebagainya. 4. Memiliki etika yang baik. Selain memiliki kepribadian yang baik, seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik. Etika yang baik itu, seperti baik dalam hal berbicara, makan, duduk, dan lain sebagainya. Etika yang baik itu harus dimiliki oleh seorang sekretaris karena berkaitan dengan citra perusahaan. 5. Memiliki kepribadian yang baik. Seorang sekretaris bukan hanya harus berpenampilan menarik, tapi juga harus memiliki kepribadian yang baik. Seorang sekretaris profesional harus ramah, baik, dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada bos saja, tapi sekretaris juga harus menunjukkan kepribadian yang baik kepada relasi atau kawan dalam satu perusahaan. Etika Sekretaris Etika sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut : 1. Selalu berdisiplin dalam tindakannya. 2. Solider dan tenggang rasa. 3. Berempati pada orang lain, tidak egois, selalu memperhatikan kepentingan orang lain diatas kepentingan pribadi. 4. Terbuka, mau dikritik orang lain demi perbaikan diri. 5. Bersedia memanfaatkan kesalahan orang lain dan berani mengakui kesalahan dirinya serta berusaha tidak mengulanginya lagi 6. Sabar dan mampu menahan diri. 7. Tidak melakukan perbuatan tercela seperti : menyebar gosip, mengumpat, mencela, berkeluh kesah dan lain-lain. 8. Menjadi seorang trouble shooter (pemecah masalah) bukan trouble maker (biang kerok). 9. Pandai membawa diri dan menyesuaikan diri pada berbagai situasi dan kondisi. 10. Selalu tulus dan ikhlas dalam membantu kesibukan ataupun kesulitan orang lain. 11. Senantiasa menciptakan suasana kerja yang menggembirakan. 12. Memahami dan menjalankan aturan dan tata krama. 13. Bersedia menjadi pendengar yang baik. 9
14. Bila perlu memberi saran yang positif. 15. Membesarkan hati teman yang sedang bersusah hati. 16. Berpikir rasional. Referensi : Berbagai sumber 10