BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1. Teori-teori Dasar/Umum Sub bab ini berisikan teori-teori yang dipakai dalam pembuatan skripsi mengenai perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi. 2.1.1. Pengertian Perencanaan Menurut Ward dan Peppard (2002, p69), perencanaan merupakan sebuah analisis yang menyeluruh dan sistematis dalam mengembangkan sebuah rencana kegiatan. Perencanaan adalah menyusun dan bukan menemukan. Menurut Mahmud M. Hanafi (1997, p10), perencanaan adalah kegiatan menetapkan tujuan organisasi dan memilih cara yang terbaik untuk mencapai tujuan tersebut. Sedangkan menurut Robson (1997, p93), perencanaan meliputi pemilihan tujuan, memperkirakan hasil dari berbagai langkah alternatif dan kemudian menentukan bagaimana mencapai tujuan yang diinginkan tersebut. Berdasarkan definisi definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa perencanaan adalah suatu proses menentukan cara cara terbaik untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. 2.1.2. Pengertian Strategi Menurut Ward dan Peppard (2002, p69), strategi adalah kumpulan tindakan yang tergabung yang ditujukan untuk meningkatkan kekuatan jangka panjang dari perusahaan 8
9 yang terkait dengan para pesaingnya. Strategi dapat membuat suatu kebijakan baru yang bisa digunakan dalam praktek seperti merancang ulang proses-proses produksi dalam bisnis. Menurut Rangkuti (2008, p3), strategi adalah alat untuk mencapai tujuan perusahaan dalam kaitannya dengan tujuan jangka panjang, program tindak lanjut serta prioritas alokasi sumber daya. Berdasarkan prinsipnya strategi dapat dibagi dalam tiga tipe, (Rangkuti, 2008, p7), yakni: 1. Strategi manajemen: meliputi strategi yang dapat dilakukan oleh manajemen dengan orientasi pengembangan strategi secara makro misalnya, strategi pengembangan produk, strategi penerapan harga dan sebagainya. 2. Strategi investasi: merupakan kegiatan yang berorientasi pada investasi. Misalnya apakah perusahaan ingin melakukan strategi pertumbuhan agresif, strategi bertahan, dan sebagainya. 3. Strategi bisnis: strategi yang berorientasi pada fungsi-fungsi kegiatan manajemen misalnya strategi produksi atau operasional, strategi distribusi, dan strategi yang berhubungan dengan keuangan. 2.1.3. Pengertian Sistem Menurut O Brien (2003, p18), sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama dalam mencapai tujuan bersama dengan menerima input dan output dalam proses perpindahan yang diatur.
Menurut McLeod dan Schell (2001, p9), sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. 10 Berdasarkan definisi definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah gabungan dari beberapa elemen yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan. 2.1.4. Pengertian Informasi Menurut O Brien (2003, G-9), informasi merupakan data yang telah diolah dan mempunyai arti dan berguna secara konteks untuk pengguna. Menurut Haag (2004, p6), informasi adalah data yang memiliki makna tertentu dalam kontek tertentu. Informasi kemungkinan merupakan data yang telah diproses dengan beberapa cara atau ditunjukkan dalam sebuah model yang lebih bermakna. Berdasarkan pengertian-pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa Informasi adalah data yang telah diolah dan memiliki arti sehingga memberikan manfaat bagi penggunaannya. 2.1.5. Pengertian Sistem Informasi Menurut O Brien (2003, p7), sistem informasi merupakan kombinasi yang terorganisir antara manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan sumber data yang mengumpulkan, mengubah, dan memindahkan serta menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Menurut Ward dan Peppard (2002, p3) menyatakan bahwa information systems as the means by which people and organizations, utilizing technology, gather, process, store, use and disseminate information. Sistem informasi didefinisikan sebagai cara dari orang-
11 orang dan organisasi-organisasi memanfaatkan teknologi, mendapatkan, memproses, menyimpan, menggunakan, dan menyebarkan informasi. Sistem informasi merupakan bagian domain yang lebih luas dari pembangunan yang berkelanjutan dalam merespon inovasi teknologi serta interaksi yang mutual dengan kehidupan sosial secara keseluruhan. 2.1.6. Pengertian Teknologi Informasi Menurut O Brien (2003, G-9), teknologi informasi merupakan perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, manajemen basis data dan pemrosesan teknologi informasi lainnya yang digunakan dalam sistem informasi berbasis komputer. Menurut Ward dan Peppard (2002, p3), teknologi informasi berhubungan dengan teknologi, terutama perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan telekomunikasi. Dalam bentuk nyata (tangible) teknologi informasi dapat dicontohkan dengan dengan server, personal computer (PC), router, dan kabel jaringan, sedangkan dalam bentuk tidak nyata (intangible) teknologi informasi dapat dicontohkan dengan semua tipe perangkat lunak. Teknologi informasi menyediakan sesuatu untuk melakukan pemrosesan, penyimpanan, pengiriman dan berbagi informasi isi digital lainnya, dengan pengertian lainnya bahwa teknologi informasi merupakan alat yang mendukung aktivitas sistem informasi. Berdasarkan pengertian-pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa teknologi informasi adalah hal yang berkaitan dengan perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan jaringan yang digunakan untuk pemrosesan, penyimpanan, dan pendistribusian informasi.
12 2.1.7. Strategi Bisnis Menurut Tozer (1996, p7), strategi bisnis adalah strategi yang harus didahulukan dan mengendalikan yang lainnya, dimana semua orang harus mendapatkan kejelasan atas apa yang dilakukan oleh bisnis tersebut dan bagaimana cara mengaturnya. Menurut Ward dan Peppard (2002, p69), strategi bisnis adalah sekumpulan tindakan terintegrasi yang bertujuan untuk mencapai tujuan jangka panjang dan kekuatan perusahaan untuk menghadapi kompetitor. Strategi bisnis merupakan dokumen yang harus dijadikan landasan berpijak dalam pembuatan strategi teknologi informasi karena dalam dokumen tersebut disebutkan visi dan misi perusahaan serta target kinerja masing-masing fungsi pada struktur organisasi (Indrajit, 2001, p31). Suatu strategi bisnis dikatakan mempunyai kekuatan jika dapat menghasilkan dan mempertahankan keunggulan kompetitif. Sebaliknya strategi bisnis dikatakan lemah jika menghasilkan ketidakunggulan kompetitif (Jogiyanto, 2005, p82). 2.1.8. Strategi Sistem Informasi / Teknologi Informasi Menurut Tozer (1996, p7), strategi sistem informasi adalah sistem informasi pada bisnis dalam pengertian yang paling luas, manual seperti halnya diotomatisasikan, informal seperti halnya formal. Secara formal, sistem terotomatisasi sering diistilahkan dengan sebutan aplikasi. Strategi sistem informasi juga mencakup data yang disimpan (data store), antar muka (user interface), dan cara untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Hal tersebut dapat diperoleh dari strategi bisnis dengan proses manual.
13 Menurut Ward dan Peppard (2002, p44), strategi sistem informasi adalah strategi yang mendefinisikan kebutuhan organisasi atau permintaan perusahaan terhadap informasi dan sistem yang mendukung keseluruhan strategi bisnis yang dimiliki organisasi tersebut. Strategi Teknologi Informasi adalah strategi yang berfokus pada penetapan visi tentang bagaimana teknologi dapat mendukung dalam memenuhi kebutuhan informasi dan sistem dari organisasi (Ward dan Pepapard, 2002, p44). 2.1.9. Perencanaan Strategis Perencanaan strategis menunjukan analisis yang komprehensif, sistematis untuk mengembangkan rencana dari suatu aksi/kegiatan (Ward dan Peppard, 2002, p69). Perencanaan strategis juga dikenal sebagai perencanaan jangka panjang karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberi perusahaan posisi yang paling menguntungkan dalam lingkungannya, serta menentukan strategi-strategi untuk mencapai tujuan tersebut (McLeod, 2001, p40). Menurut Rangkuti (2008, p3) perencanaan strategis adalah suatu proses analisis, perumusan dan evaluasi strategi-strategi yang ada di perusahaan. Tujuannya adalah agar perusahaan dapat melihat secara objektif kondisi-kondisi internal dan eksternal, sehingga perusahaan dapat mengantisipasi perubahan lingkungan eksternal. 2.1.10. Hubungan antar Strategi Bisnis, Stretegi SI dan Strategi TI Hubungan antara strategi bisnis, strategi SI, dan strategi TI yakni strategi bisnis merumuskan sasaran, arah, dan kebijakan bisnis berdasarkan dampak potensial lingkungan bisnis terhadap organisasi. Strategi bisnis menjelaskan kemana bisnis akan
14 berjalan dan mengapa. Selanjutnya untuk mendukung strategi tersebut perlu dirumuskan basis bisnis, orientasi kebutuhan, dan aplikasi yang diperlukan untuk mendukung strategi bisnis perusahaan dalam mencapai visi dan misi perusahaan. Perumusan ini tidak lain adalah strategi SI, yang secara ringkas menjelaskan apa yang diperlukan dan bagaimana prioritasnya. Strategi SI memerlukan prasarana dan pelayanan yang berbasis aktivitas, berorientasi pasokan, dan fokus pada teknologi untuk menunjang sistem informasi yang ada di perusahaan yakni strategi TI. Secara ringkas, hubungan antara strategi bisnis, strategi SI, dan strategi TI dapat dilihat gambar dibawah ini: Gambar 2-1 Hubungan antara Strategi Bisnis, Strategi SI dan Strategi (Ward dan Peppard, 2002, p41) Gambar di atas mengilustrasikan hubungan antara strategi bisnis, strategi SI, dan strategi TI dalam suatu pendekatan untuk menyusun strategi sistem dan teknologi informasi yang terintegrasi dengan strategi bisnis perusahaan. Untuk merencanakan suatu strategi
15 SI/TI terlebih dahulu perlu diketahui kondisi lingkungan, arah, dan tujuan bisnis perusahaan, informasi apa yang dibutuhkan, peluang, dan hambatan bisnis yang dihadapi serta alternatif solusinya. Setelah mengetahui kondisi lingkungan arah dan tujuan dari kegiatan bisnis perusahaan, maka dapat dilakukan evaluasi sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan dan mendukung strategi perusahaan dalam pencapaian visi dan misi perusahaan. Selanjutnya untuk menghasilkan suatu sistem informasi yang strategis bagi perusahaan, perlu dilakukan penyeleksian dan memilih secara tepat teknologi yang paling sesuai untuk digunakan dalam mendukung sistem informasi tersebut. 2.2. Teori-teori Khusus Sub bab ini berisi teori pendukung dalam penulisan skripsi perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi. 2.2.1. Model Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi Perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi merupakan suatu bentuk analisis terhadap proses bisnis perusahaan untuk merumuskan mencapai tujuan bisnis perusahaan serta membuat perencanaan strategi yang memanfaatkan keunggulan sistem informasi dan dukungan teknologi informasi dalam menunjang strategi bisnis dan memberikan nilai tambah kepada perusahaan secara keseluruhan agar perusahaan mampu bersaing. Menurut Ward dan Peppard (2002, p153-154), model perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi memiliki input, proses, dan output, seperti yang digambarkan berikut ini.
16 Gambar 2-2 Model Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi (Sumber: Ward dan Pepperd, 2002, p154) Dari gambar di atas dapat dijelaskan bahwa model ini dipicu oleh kondisi investasi S/TI dimasa lalu yang kurang bermanfaat bagi pencapaian tujuan bisnis organisasi dan kurang mampu menangkap peluang bisnis. Hal ini menyebabkan keunggulan kompetitif suatu organisasi tidak muncul karena tidak mampu memanfaatkan S/TI dengan maksimal. Rencana pemanfaatan S/TI lebih focus ke teknologi, ketimbang kebutuhan bisnis organisasi. Unstuck mengatasi hal tersebut diatas, metodologi ini menawarkan beberapa
tahanpan dalam menyusun PSSI. Pada prinsipnya tahapannya terdiri dari tahapan masukan dan tahapan keluaran. Tahapan masukan terdiri dari: 17 a. Analisis lingkungan bisnis internal b. Analisis lingkungan bisnis eksternal c. Analisis lingkungan S/TI internal d. Analisis lingkungan S/TI eksternal Sedangkan tahapan keluaran merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menghasilkan suatu dokumen perencanaan strategis S/TI yang terdiri dari: a. Strategi SI bisnis b. Strategi TI c. Strategi Manajemen SI/TI Untuk lebih jelasnya pada metode ini terdapat 3 hal penting yang ada pada perencanaan SI/TI yakni: 1. Input, sebagai masukan dalam perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang terdiri dari: a. The external business environment: mencakup aspek-aspek ekonomi, industri, dan keadaan persaingan dimana perusahaan beroperasi. b. The internal business environment: mencakup aspek-aspek strategi bisnis saat ini, tujuan, sumber daya, proses, dan budaya organisasi serta nilai dari bisnis.
18 c. The external IS/IT environment: mencakup tren teknologi dan pemanfaatanya, serta penggunaan SI/TI oleh konsumen, pesaing, dan pemasok. d. The internal IS/IT environment: mencakup kondisi SI/TI organisasi dari perspektif bisnis saat ini, kematangannya, kontribusi terhadap bisnis, kemampuan, sumber daya dan infrastruktur teknologi. Dapat juga berupa portofolio aplikasi yang ada dan sistem yang sedang dibangun sampai pada anggaran. 2. Process: Proses perencanaan strategi SI/TI, dimana data dan hasil analisis yang diperoleh dari input akan diolah dan menghasilkan informasi yang berguna sebagai output. 3. Output merupakan hasil dari proses yang terdiri dari: a. Business IS strategy: mencakup bagaimana setiap unit dan fungsi bisnis akan memanfaatkan SI/TI untuk mencapai tujuan bisnis mencakup portofolio aplikasi dan gambaran arsitektur informasi. b. IS/IT management strategy: mencakup elemen-elemen umum dari strategi yang diterapkan melalui organisasi untuk memastikan konsistensi kebijakan SI/TI yang dibutuhkan. c. IT strategy: mencakup kebijakan dan strategi untuk pengelolaan teknologi dan sumber daya manusia. 4. Future Application Portfolio: gambaran yang menjelaskan usulan aplikasi yang akan digunakan perusahaan dalam waktu ke depan, untuk mengintegrasikan setiap unit dari perusahaan dan menyesuaikan perkembangan teknologi dengan perkembangan perusahaan.
19 5. Current Application Portfolio: gambaran mengenai sistem informasi dan yang diterapkan perusahaan saat ini, dengan melihat keuntungan dan kekuatan yang diperoleh dengan menggunakan aplikasi tersebut serta melihat dukungan aplikasi yang ada terhadap kegiatan operasional dan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi bagi perusahaan untuk menghadapi persaingan dan pasar pada saat ini. 2.2.2. Analisis Perencanaan Strategi SI dan TI Menurut Mc.Leod (2001, p90), analisis sistem informasi disimpulkan sebagai penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan merancang sistem yang baru atau diperbaharui. Pada tahap ini, kebutuhan sistem informasi didefinisikan, kemudian kriteria kinerja sistem dispesifikasikan secara tepat sehingga dapat dibuat rancangan sistem informasi untuk diusulkan kepada organisasi. Analisis perencanaan strategi sistem informasi dan teknologi informasi dilakukan pada dua lingkungan perusahaan yaitu lingkungan eksternal dan lingkungan internal. 2.2.2.1. Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis Lingkungan eksternal bisnis menjadi salah satu hal yang dipertimbangkan dalam melakukan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi. Tujuan dari analisis lingkungan eksternal bisnis adalah untuk menganalisis tentang industri dan kondisi persaingan di industri untuk menentukan keuntungan kompetitif yang diperoleh. Ada beberapa teknik analisis yang dapat digunakan untuk menganalisis lingkungan eksternal bisnis, seperti dijelaskan pada sub bab berikut ini.
20 2.2.2.1.1. Model Lima Kekuatan Porter Menurut Porter (Rangkuti, 2008, p11) di dalam setiap industri perlu mengetahui dengan jelas keunggulan bersaing yang harus atau sudah dimiliki. Untuk menganalisis kekuatan bersaing ini yaitu dengan menggunakan model Lima Kekuatan Porter atau yang lebih sering dikenal dengan Porter s Five Forces Model. Dalam model ini, terdapat lima kekuatan yang mempengaruhi posisi perusahaan dalam dunia bisnis untuk meningkatkan kemampuan perusahaan dalam menangkap peluang positif serta meningkatkan competitive advantage (keunggulan bersaing). Lima kekuatan persaingan tersebut antara lain: masuknya pendatang baru, kekuatan pemasok, ancaman produk pengganti, kekuatan pembeli, serta persaingan diantara para pesaing yang ada merefleksikan kenyataan bahwa persaingan dalam industri tidak hanya terbatas pada pemain konvensional yang ada. Gambar 2-3 Lima Persaingan Porter
21 (Sumber: Rangkuti, 2008, p11) Model ini merupakan metode analisis yang digunakan oleh orang-orang yang menjalankan bisnis atau fungsi-fungsi utama bisnis untuk mendapatkan posisi kompetitif. Paradigma seperti ini sangat penting untuk mendapatkan peran kompetitif sistem informasi, dimana strategi yang menentukan bagaimana sistem informasi harus digunakan. Pada waktu yang sama, sistem informasi membuat strategi dan cara baru untuk dapat berkompetisi dalam industri. Kelima kekuatan Porter pada gambar tersebut adalah: 1. Acaman pendatang baru. Ancaman pendatang baru merupakan sesuatu yang dapat mengancam persaingan yang ada. Pendatang baru tersebut dapat berupa perusahaan baru atau perusahaan yang mengubah strategi bisnisnya yang berkeinginan merebut pangsa pasar, serta beberapa memiliki sumber daya yang sangat besar. Perusahaan akan memasuki suatu industri yang kemungkinan dipengaruhi dari fungsi dua faktor, yaitu hambatan memasuki industri dan reaksi dari perusahaan yang ada. Terdapat beberapa hambatan untuk memasuki industri, yaitu: a. Skala ekonomi. b. Perbedaan barang. c. Persyaratan modal. d. Biaya peralihan pemasok. e. Akses kesaluran distribusi. f. Kebijakan pemerintah, dan lain-lain.
22 2. Kekuatan pemasok. Kekuatan pemasok merupakan hal yang mengacu pada perusahaan penyedia barang atau jasa bagi industri yang memberikan kontribusi kepada kedudukan kompetitif perusahan. Pemasok dapat melakukan kenaikan harga serta penurunan kualitas terhadap barang atau jasa yang dijual. Hal yang menjadi pengaruh yang kuat antara pemasok dengan perusahaan yaitu jika perusahaan tidak dapat menutupi kenaikan biaya melalui struktur harganya, maka kemampuan perusahaan tersebut dapat menurun karena tindakan pemasok tadi. Pemasok memiliki tawar menawar jika: a. Di dominasi oleh sedikit perusahaan. b. Produknya adalah unik. c. Industri tersebut bukanlah pelanggan yang penting. d. Supplier memperlihatkan ancaman. 3. Ancaman produk pengganti. Ancaman produk pengganti merupakan barang atau jasa yang ditawarkan oleh perusahaan. Ancamannya adalah apabila produk pengganti tersebut mempunyai perbandingan harga dan kualitasnya sama bahkan lebih tinggi dari produk-produk suatu industri. 4. Kekuatan pembeli. Kekuatan pembeli merupakan para pembeli yang membeli barang dengan harga termurah yang dapat diperolehnya. Namun untuk mengidentifikasi pembeli terkadang mudah tetapi bisa saja sulit dari yang diperkirakan. Pembeli biasanya
23 meminta kualitas yang lebih tinggi, pelayanan yang lebih baik, dan dengan harga yang lebih murah. Biasanya kekuatan pembeli meningkat jika terjadi situasi berikut: a. Membeli dalam jumlah besar. b. Produk yang dibeli adalah produk standar dan tidak terdiferensiasi. c. Pembeli menempatkan suatu ancaman melakukan integrasi kehulu untuk membuat produk industri. 5. Persaingan industri. Persaingan industri merupakan kompetisi yang sama antar perusahaan yang memiliki pengaruh besar terhadap para pesaingnya yang dapat mendorong perlawanan untuk menjadi lebih baik. Untuk mendalami persaingan industri ini, diperlukan pemahaman terhadap: a. Ukuran industri. b. Pasar dan kinerja keuangan. c. Perusahaan yang dominan. d. Strategi kompetitif yang bisa digunakan. e. Kompetensi yang diperlukan. f. Implikasi global. g. Kecenderungan saat ini atau yang akan datang.
24 2.2.2.1.2. PEST (Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi) Menurut Ward dan Pepard (2002, p70-72) analisis PEST adalah analisis terhadap faktor lingkungan eksternal bisnis yag meliputi bidang politik, ekonomi, sosial dan teknologi. Pengolahan sebuah bisnis atau sebuah badan usaha memiliki cakupan yang luas sekali jika ingin membahas faktor eksternalnya. Ada enam faktor utama yang biasanya di analisis oleh perusahanan disini. Faktor-faktor tersebut, biasanya dihadirkan bersamaan pada level pemikiran strategi, dengan menggunakan metode pendekatan PEST. Dua faktor lainnya, yaitu faktor legal biasanya sudah termasuk didalam faktor Politik dan faktor Ekologi biasanya sudah termasuk di dalam faktor Sosial. Gambar 2-4 PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi) (Sumber: Ward and Peppard, 2002, p71) Dengan memperhatikan faktor-faktor tersebut dapat membawa kepada kesempatan bisnis yang lebih nyata atau dapat juga mengidentifikasikan ancaman-ancaman yang
mungkin, sehingga dapat disediakan waktu untuk mengambil aksi dan meminimalisasi efek yang timbul. 25 1. Politik Aspek politik dalam metode PEST menjelaskan tentang hal-hal yang berkaitan dengan kebijakan-kebijakan pemerintah terhadap proses bisnis perusahaan. Faktor legal yang dapat di golongkan ke dalam aspek politik merupakan hukum atau undang-undang yang berkaitan dengan proses bisnis. 2. Ekonomi Aspek ekonomi memberikan pengaruh terhadap proses bisnis perusahaan, seperti misalnya kebijakan moneter, standar nilai inflasi dan deflasi negara, dan juga keadaan ekonomi global. 3. Sosial Aspek sosial turut juga memberikan dampak terhadap strategi perusahaan dalam menjalankan proses bisnis. Hal-hal yang berkaitan dengan aspek sosial tersebut adalah ketenagakerjaan, lingkungan kerja, dan lingkungan hidup. 4. Teknologi Aspek teknologi yang terus berkembang juga memberikan dampak pada perusahaan. Perusahaan berlomba-lomba memanfaatkan teknologi untuk mengembangkan produk dan jasa guna mendapatkan keuntungan sebanyak mungkin dalam waktu sesingkat mungkin.
26 Hubungan diantara semua kekuatan ini secara nyata mempengaruhi semua produk, jasa, pasar dan organisasi di dunia. Oleh karena itu perusahaan harus mampu mengembangkan misi dan merancang strategi untuk mencapai jangka panjang. 2.2.2.2. Analisis Lingkungan Internal Bisnis Lingkungan internal bisnis adalah hal yang menjadi pertimbangan utama dalam melakukan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi. Tujuan dari analisis lingkungan internal bisnis adalah untuk mengetahui detil dari bisnis yang ada di dalam perusahaan seperti rantai nilai dan analisis lingkungan internal SI/TI. Ada beberapa teknik analisis yang dapat digunakan untuk menganalisis lingkungan internal bisnis, seperti dijelaskan pada sub bab berikut ini. 2.2.2.2.1. Rantai Nilai (Value Chain) Menurut Ward dan Peppard (2002, p264-p265), value chain merupakan teknik untuk mendapatkan dan mengembangkan cara bagaimana perusahaan beroperasi. Selain itu juga untuk memisahkan apa yang perusahaan lakukan dan bagaimana perusahaan melakukannya. Value chain terbagi atas dua bagian besar yaitu: 1. Aktivitas utama adalah semua hal yang membuat perusahaan memenuhi perannya dalam value chain industri dan membangun kepuasan terhadap pelanggan, sebagai pihak yang melihat secara langsung pengaruh dari seberapa baik aktivitas-aktivitas tersebut dilakukan. 2. Aktivitas pendukung adalah semua hal yang penting untuk mengawasi dan membangun bisnis sepanjang waktu dan secara tidak langsung menambah nilai.
27 Analisis value chain merupakan alat analisis strategis yang digunakan untuk memahami secara lebih baik terhadap keunggulan kompetitif, untuk mengidentifikasi dimana nilai pelanggan dapat ditingkatkan atau penurunan biaya, dan untuk memahami secara lebih baik hubungan perusahaan dengan pemasok, pelanggan, dan perusahaan lain dalam industri (Porter, 1985). Gambar 2-5 Rantai Nilai (Value Chain) (Sumber: Ward dan Peppard, 2002, p265) Berdasarkan gambar diatas dapat dilihat bahwa aktivitas Value chain terbagi atas 2, yaitu: 1. Aktivitas Utama, meliputi: a. Inbound logistic: termasuk aktivitas untuk mendapatkan, menerima, menyimpan dan menetapkan sumber daya pada kualitas serta kuantitas yang benar. b. Operation: mengubah input menjadi barang atau jasa yang dibutuhkan oleh pelanggan.
c. Outbound logistic: mendistribusikan barang kepada pelanggan baik secara langsung atau dengan menggunakan saluran distribusi lainnya. 28 d. Marketing and Sales: menyediakan cara-cara untuk membuat pelanggan mengetahui barang dan jasa serta cara untuk mendapatkannya, termasuk bagaimana cara untuk membelinya. e. After Sales Services: menambahkan nilai pada barang atau jasa dengan menjamin bahwa pelanggan mendapatkan keuntungan yang sepenuhnya dari barang setelah mereka membelinya. 2. Aktivitas Pendukung, meliputi: a. Support Activities Infrastructure: melayani kebutuhan perusahaan dan mengikat semua bagian bersama, terdiri dari fungsi dan departemendepartemen seperti akuntansi, keuangan, perencana, hukum, hubungan dengan pemerintah dan lain-lain. b. Human Resource Management: melibatkan banyak kegiatan seperti perekrutan, seleksi, pemberian kompensasi, pelatihan, dan pengembangan karyawan serta menjaga hubungan dengan karyawan. c. Technology Development: mempersiapkan peralatan yang diperlukan, perangkat keras, piranti lunak, prosedur dan pengetahuan teknis. d. Procurement: mengatur dan mengkoordinasi pengadaan barang yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan operasional. Seperti pembelian bahan baku dan peralatan pendukung termasuk aset perusahaan.
29 2.2.2.2.2. CSF (Critical Success Factors) Menurut Ward dan Peppard (2002, p185, p208), CSF adalah segala sesuatu yang menjadi faktor penentu keberhasilan sebuah perusahaan dalam mencapai tujuan. CSF merupakan teknik yang sangat baik dan sangat popular tidak hanya pada pembangunan SI/TI tetapi juga untuk pembangunan strategi bisnis. CSF digunakan untuk: 1. Teknik yang paling efektif untuk melibatkan manajemen senior dalam membangun strategi sistem informasi. 2. Mampu menghubungkan calon proyek sistem informasi dengan melalui objektif CSF. 3. Katalis yang baik membangun wawancara individu dengan manajemen senior. 4. Memainkan peran yang penting dalam memprioritaskan investasi yang potensial. 5. Berguna pada perencanaan sistem informasi pada saat strategi bisnis tidak menunjukkan kemajuan atau diluar tujuan dengan cara berfokus pada kritikal aspek dari bisnis. 6. Sangat kuat ketika disandingkan dengan analisis rantai nilai untuk mengindentifikasi proses yang paling penting. 2.2.2.2.3. Area, Fungsi, dan Proses Bisnis Analisis area bisnis didirikan dari detail kerangka kerja untuk mendirikan sebuah perusahaan berbasis informasi. Hal tersebut menggunakan diagram untuk memodelkan dan menyimpan data dan aktivitas pada perusahaan. Diagram di rancang untuk dimengerti oleh manajemen, pengguna, profesional pada pemrosesan data guna
meningkatkan komunikasi antar kelompok secara besar. Tujuan dari analisis area bisnis adalah: 30 1. M enyediakan pengertian dengan jelas dari bisnis dan bagaimana aktivitasaktivitasnya saling berhubungan. 2. Menyediakan arsitektur kerangka kerja untuk membangun sistem di dalam sebuah perusahaan berbasis informasi. 3. Menyediakan kerangka kerja yang secara terpisah membangun sistem akan bekerja bersamaan. 4. Memicu pemikiran ulang dari prosedur prosedur pada perusahaan. 5. Mengidentifikasikan kebutuhan-kebutuhan dari prioritas tertinggi untuk informasi pada aktivitas utama dan rancangan sistem. 6. Menciptakan sebuah peninjauan sehingga dapat menggabungkan sesi rancangan pada aplikasi. Fungsi bisnis adalah gabungan dari aktivitas-aktivitas yang mendukung secara bersamaan satu aspek yaitu menggapai misi utama dari perusahaan. Fungsi-fungsi yang ada pada perusahaan dapat dibagi ke dalam proses-proses. Mengingat fungsi-fungsi yang ada terus menerus dan berkelanjutan, proses yang terhubung pada aksi spesifik yang telah didefinisikan sejak awal. Sebuah fungsi tidak didasarkan pada struktur organisasi, tetapi dikategorikan berdasarkan apa yang telah dikerjakan bukan bagaimana. Proses adalah spesifikasi aktivitas pada perusahaan yang dilakukan berulang-ulang. Proses dapat dideskripsikan pada input dan output. Sama dengan fungsi, proses juga tidak berdasarkan pada struktur organisasi.
Menurut Ward dan Peppard (2002, p194), model-model diagram yang digunakan dalam melakukan analisis terhadap proses bisnis, diantaranya: 31 a. Functional decomposition diagram, yang bertujuan untuk menjelaskan aktifitas dari setiap unit bisnis. Menggambarkan aktifitas dari unit bisnis yang dipecah menjadi fungsi bisnis, dan fungsi bisnis menjadi proses bisnis. b. Entity Relationship Model, menggambarkan hubungan dari entitas yang satu dengan entitas lainnya pembuatan arsitektur informasi. 2.2.2.3. Analisis Lingkungan Eksternal SI/TI Analisis lingkungan eksternal SI/TI bertujuan untuk memahami tentang kecenderungan arah teknologi dan mengetahui peluang untuk menggunakan SI/TI dengan cara yang baru dan inovatif. Analisis ini juga bertujuan untuk menemukan cara-cara untuk menggunakan teknologi yang ada dengan biaya yang rendah atau dengan cara yang sebelumnya tidak dipertimbangkan (Ward dan Peppard, 2002, p203). 2.2.2.4. Analisis Lingkungan Internal SI/TI Menurut Ward dan Peppard (2003, p153), analisis lingkungan internal SI/TI bertujuan untuk mengetahui lingkungan internal perusahaan, pandangan SI/TI dalam masa sekarang, pengalaman perusahaan, cakupan bisnis, kontribusinya terhadap bisnis, kemampuan perusahaan, sumber daya perusahaan dan infrastruktur teknologi. Dalam analisis lingkungan internal SI/TI digunakan metodologi portfolio aplikasi McFarlan. Berikut ini merupakan analisis lingkungan internal SI/TI, Ward dan Peppard (2002, p198), menyatakan analisis ini terdiri dari:
1. Mengevaluasi portofolio aplikasi saat ini dan aplikasi yang sedang dibangun untuk memutuskan isi, cakupan, dan kontribusinya. 32 2. Evaluasi yang sama dari sumber daya informasi yang ada. 3. Evaluasi dari infrastuktur yang ada dan layanan teknologi informasi dan sumber daya melalui pendekatan teknologi. Dari hasil analisis lingkungan internal IS/IT diperolehlah portofolio aplikasi-aplikasi yang digunakan di dalam perusahaan pada saat ini. Seluruh aplikasi dalam suatu organisasi harus direncanakan dan dikelola sesuai dengan kontribusinya terhadap bisnis di masa sekarang dan di masa yang akan datang. Untuk mengevaluasi portofolio aplikasi, dapat digunakan matriks portofolio aplikasi yang dikembangkan oleh McFarlan. Model ini memperhatikan kontribusi SI/TI terhadap bisnis saat ini dan di masa yang akan datang, yang didasarkan pada pengaruh industrinya. Salah satu variasi dari matriks digambarkan dalam diagram di bawah ini. Tabel 2-1 Applications portfolio McFarlan (Sumber: Ward & Peppard, 2002, 42) STRATEGIC HIGH POTENTIAL Aplikasi-aplikasi yang kritis untuk mendukung strategi bisnis di masa yang akan datang. Aplikasi-aplikasi yang menjadi kunci kesuksesan organisasi pada saat ini. KEY OPERATIONAL Aplikasi-aplikasi yang mungkin penting untuk mencapai kesuksesan di masa yang akan datang. Aplikasi-aplikasi yang bernilai tetapi tidak kritis terhadap kesuksesan. SUPPORT
33 2.2.3. Analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat) Menurut Rangkuti (2008, p18-p19), analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang, namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan dan ancaman. Proses pengambilan keputusan strategis yang ada juga selalu berkaitan dengan pengembangan misi, tujuan, strategi, dan kebijakan perusahaan. Dengan demikian perencana strategi harus menganalisis faktorfaktor strategis perusahaan (kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman) dalam kondisi yang ada pada saat ini. Analisis SWOT terdiri dari 4 komponen, yakni: 1. Kekuatan (Strength) Kekuatan yang dimiliki oleh perusahaan yang dibandingkan dengan para pesaingnya. Kekuatan perusahaan menunjuk pada kemungkinan adanya beberapa strategi tertentu yang diharapkan dan akan berhasil dalam tujuan perusahaan. 2. Kelemahan (Weakness) Kelemahan yang dihadapi oleh perusahaan dalam mencapai tujuannya. Dari kelemahan perusahaan terdapat beberapa hal yang harus diatasi oleh perusahaan guna memperoleh keuntungan kompetitif. 3. Peluang (Opportunities) Peluang pemasaran suatu bidang kebutuhan pembeli dimana perusahaan dapat beroperasi secara menguntungkan.
34 4. Ancaman (Threats) Ancaman/tantangan akibat kecenderungan atau perkembangan yang kuran g menguntungkan yang akan mengurangi penjualan dan laba jika tidak dilakukan tindakan pemesanan dengan sikap bertahan. Gambar 2-6 Analisis SWOT (Sumber: Rangkuti, 2008, p19) Menurut Rangkuti (2008, p20), masing-masing kuadran yang terdapat pada gambar di atas, dijelaskan sebagai berikut: 1. Kuadran pertama merupakan situasi yang sangat menguntungkan. Perusahaan memiliki kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan yang agresif (Growth Oriental Strategy). 2. Kuadran kedua meskipun menghadapi berbagai ancaman, perusahaan ini masih memiliki kekuatan dari segi internal. Strategi yang harus diterapkan adalah
memanfaatkan peluang jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi pada produk atau pasar. 35 3. Kuadran ketiga dimana perusahaan menghadapi peluang yang besar, tetapi di lain pihak perusahaan mendapat beberapa kendala atau kelemahan internal. Fokus strategi perusahaan adalah meminimalkan masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang pasar yang lebih baik. 4. Kuadran keempat merupakan situasi yang sangat tidak menguntungkan, perusahaan tersebut menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan internal. 2.2.3.1. Matriks SWOT Dalam analisis SWOT disusun faktor-faktor strategis perusahaan dengan menggunakan matriks SWOT (Rangkuti, 2008, p31). Matriks ini dapat menggambarkan dengan jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi oleh perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan. Dengan matriks ini akan dihasilkan empat set kemungkinan alternatif strategi yakni: a. Strategi SO Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya. b. Strategi ST Strategi ini menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman yang ada.
36 c. Strategi WO Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan meminimalkan kelemahan. d. Strategi WT Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat bertahan dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada dan menghindari ancaman. IFAS Tabel 2-1 Matriks SWOT (Sumber: Rangkuti, 2008, p31) STRENGTHS (S ) WEAKNESSES (W) EFAS Menentukan 5-10 faktorfaktor kekuatan internal. Tentukan 5-10 faktorfaktor kelemahan internal. OPPORTUNITIES (O) Tentukan 5-10 faktor peluang eksternal. STRATEGI SO Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang. S TRATEGI WO Ciptakan streategi yang meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang. THREATS (T) Tentukan 5-10 faktor ancaman eksternal. STRATEGI ST Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman. S TRATEGI WT Ciptakan streategi yang meminimalkan kelemahan untuk dan menghindari ancaman. 2.2.3.2. Matriks Faktor Startegi Eksternal (EFAS) Menurut Rangkuti (2008, p22-p23), sebelum membuat matriks faktor strategi eksternal, terlebih dahulu kita perlu mengetahui faktor strategi eksternal (EFAS). Berikut ini adalah cara-cara penentuan Faktor Startegi Eksternal (EFAS) :
37 a. Susunlah dalam kolom 1 (5 sampai dengan 10 peluang dan ancaman). b. Beri bobot masing-masing faktor dalam kolom 2, mulai dari 1,0 (sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Faktor-faktor tersebut kemungkinan dapat memberikan dampak terhadap faktor strategis. c. Hitung rating (dalam kolom tiga) untuk masing-masiang faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor) berdasarkan pengaruh yang bersangkutan. Pemberian nilai rating untuk faktor peluang bersifat positif (peluang yang semakin besar diberi rating +4, tetapi jika peluang nya kecil, diberi rating +1). Pemberian nilai rating ancaman adalah kebalikan. Misalnya, jika nilai ancamannya sangat besar, rating adalah 1. Sebaliknya, jika nilai ancamannya sedikit ratingnya 4. d. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasil nya berupa skor pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilai nya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor). e. Gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan mengapa faktorfaktor tertentu dipilih dan bagaimana skor pembobotannya dihitung. f. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor strategis eksternalnya. Total skor ini dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan perusahaan lainnya dalam kelompok industri yang sama.
38 2.2.3.3. Matriks Faktor Startegi Internal (IFAS) Menurut Rangkuti (2008, pp24-25), setelah faktor-faktor strategi internal suatu perusahaan diidentifikasi, suatu tabel IFAS (Internal Strategic Faktor Analysis Summary) disusun untuk merumuskan faktor-faktor strategisi internal tersebut dalam kerangka Strength and Weakness perusahaan. Tahapnya adalah : a. Tentukan faktor-faktor yang menjadi kekuatan serta kelemahan perusahaan dalam kolom 1. b. Beri bobot masing-masing faktor tersebut dengan skala mulai dari 1,0 (palin g penting) sampai 0,0 (tidak penting), berdasarkan pengaruh faktor-faktor tersebut terhadap posisi strategis perusahaan. (semua bobot tersebut jumlahnya tidak boleh skor total 1,00). c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (Outstanding) sampai dengan 1 (poor), berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Variabel yang bersifat positif (semua variabel yang masuk kategori kekuatan) diberi nilai mulai dari +1 sampai dengan +4 (sangat baik) dengan membandingkan dengan rata-rata industri atau dengan pesaing utama. Sedangkan variabel yang bersifat negatif, kebalikannya. Contohnya, jika kelemahan perusahaan besar sekali dibandinglan dengan rata-rata industri, nilainya adalah 1, sedangkan jika kelemahan perusahaan dibawah rata-rata industri, nilainya adalah 4. d. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasil nya berupa skor pembobotan untuk
masing-masing faktor yang nilai nya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor). 39 e. Gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan mengapa faktorfaktor tertentu dipilih dan bagaimana skor pembobotannya dihitung. f. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor strategis eksternalnya. Total skor ini dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan perusahaan lainnya dalam kelompok industri yang sama. 2.3. Kerangka Berpikir Berdasarkan landasan teori yang telah dikemukakan sebelumnnya maka agar penelitian yang dilakukan lebih terarah diperlukan suatu kerangka berpikir seperti pada gambar berikut ini:
Gambar 2-7 Kerangka Berpikir 40
41 Berikut penjelasan dari kerangka berpikir: 2.3.1. Topik dan Referensi Langkah pertama yang dilakukan adalah penentuan topik yang akan dibahas yaitu Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi PT. Widatra Bhakti dan mencari referensi yang sesuai dengan topik yang dipilih. 2.3.2. Gambaran Perusahaan Dalam tahap ini akan dijelaskan latar belakang, visi dan misi serta strategi bisnis yang dimiliki perusahaan. 2.3.3. Identifikasi Masalah Setelah menjelaskan profil perusahaan langkah selanjutnya melakukan identifikasi masalah. Dalam tahapan ini akan diuraikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan dalam mencapai tujuannya untuk dicari solusi yang yang mampu menjawab permasalahan tersebut. 2.3.4. Pengumpulan Data Berdasarkan hasil identifikasi masalah maka tahap yang dilakukan selanjutnya adalah pengumpulan data dengan melakukan wawancara dan observasi. 2.3.5. Analisis Data Berdasarkan hasil pengumpulan data maka tahap yang dilakukan selanjutnya adalah melakukan analisis data untuk mengetahui lingkungan internal dan eksternal perusahaan dari sudut pandang bisnis dan SI/TI. Untuk membantu menganalisis lingkungan internal
42 perusahaan digunakan Value Chain dan CSF (Critical Success Factor). Sedangkan untuk menganalisis lingkungan eksternal perusahaan digunakan PEST dan Porter s Five Forces. Dari lingkungan internal dan eksternal perusahaan (baik bisnis maupun SI/TI) maka akan dianalisis kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang dihadapi oleh perusahaan. Untuk membantu dalam menganalisis kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman tersebut penulis menggunakan analisis SWOT (Strength, Weekness, Oppurtunity, Threat). 2.3.6. Formulasi Strategi SI/TI Berdasarkan formulasi strategi bisnis yang dibuat, maka langkah selanjutnya adalah mengembangkan formulasi strategi SI/TI untuk mendukung strategi bisnis yang telah ditentukan sebelumnya. Formulasi strategi SI/TI ini terdiri dari: 1. Perumusan Strategi SI bisnis, yang mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran bisnisnya, portofolio aplikasi dan gambaran arsitektur informasi. 2. Strategi Manajemen SI/TI, yang mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui organisasi, untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang dibutuhkan. 3. Strategi TI, yang mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan sumber daya manusia SI/TI.
43 2.3.7. Portfolio Aplikasi Dari hasil formulasi strategi SI/TI tersebut maka akan dipetakan menjadi portofolio aplikasi yang menggambarkan situasi saat ini, portfolio aplikasi potensial untuk masa yang akan datang, sehingga diharapkan akan mendukung perusahaan dalam meningkatkan kinerja yang lebih efektif dan efisien.