PELATIHAN OHSAS : 1999 (Occupational Health & Safety Assessement Series)

PELATIHAN OHSAS 18001 : 1999 (Occupational Health Safety Assessement Series) Lembaga Teknologi Mahasiswa Islam (LTMI-HMI) 11-12 Maret 2006 Oleh : Ari Sutrisno 1/33

Contents Page 1. Definitions 3 2. General requirements 4 3. Loss Control Management 8 4. Piramida Kecelakaan 9 5. Iceberg Theory 10 6. Occupational Helath Safety Management System at Work 11 7. OH S Management System Elements 12 4.2. OH S Policy 13 4.3. Planning 14 4.4. Implementation Operation 19 4.5. Checking Corrective Action 26 4.6 Management Review 32 2/33

3/33

4/33

5/33

Terminate Treat Tolerate Transfer 6/33

How does An Occupational Health Safety Management System work? Definitions: 3.1 accident 3.2 audit 3.3 continual improvement 3.4 hazard 3.5 hazard identification 3.6 incident 3.7 interested parties 3.8 non-conformance 3.9 objectives 3.10 occupational health safety 3.11 OHS management system 3.12 organization 3.13 performance 3.14 risk 3.15 risk assessment 3.16 safety 3.17 tolerable risk 7/33

General Requirements (Persyaratan Umum) The organization shall establish and maintain an OHS management system, the requirements for which are set out in clause 4 (4.1 to 4.6) (Organisasi harus mengembangkan dan memelihara SMK3, dimana persyaratannya ditetapkan dalam klausul 4 (4.1 s/d 4.6) - the system is fully compatible with the ISO 9001:1994 and ISO 14001:1996 standards. 8/33

Accident (Kecelakaan) undesired event giving rise to death, ill health, injury, damage or other loss. (Peristiwa yang tidak dikehendaki yang mengakibatkan kematian, PAK, cedera, kerusakan atau kerugian lainnya). Incident (Kejadian/insiden) event that gave rise to an accident or had the potential to lead to an accident. (Peristiwa yang menimbulkan terjadinya suatu kecelakaan/ berpotensi terhadap terjadinya suatu kecelakaan). Hazard (Bahaya) source or situation with a potential for harm in terms of human injury or ill health, damage to property, damage to the workplace environment, or a combination of these. (Sumber atau keadaan yang berpotensi terhadap terjadinya kerugian dalam bentuk cedera atau penyakitakibatkerja, kerusakan properti, kerusakan pada lingkungan kerja atau kombinasi darinya) Reference : OHSAS 18001 : 1999 (BSI 04-1999) 9/33

Risk (Resiko) combination of the likelihood (probability) and consequences (severity) of a specified hazardous event occurring. (Kombinasi antara kemugkinan suatu kejadian dalam setiap peristiwa dengan keparahan/ akibat yang dinyatakan dalam kerugian) Hazard identification (Identifikasi Bahaya) process of recognizing that a hazard exists and defining its characteristics. (Proses untuk mengenali adanya suatu bahaya dan menetapkan karakteristiknya) Risk assessment (Penilaian Resiko) overall process of estimating the magnitude of risk and deciding whether or not the risk is tolerable. (Keseluruhan proses mengestimasi besarnya suatu resiko dan memutuskan apakah resiko tersebut dapat diterima atau tidak) R = p x s Reference : OHSAS 18001 : 1999 (BSI 04-1999) R = a value which helps the management to measure (predictable) loss. 10/33

Safety (Keselamatan) freedom from unacceptable risk of harm (ISO/IEC Guide 2). (Kebebasan dari resiko kerugian yang tidak dapat diterima) Tolerable risk (Resiko yang dapat diterima) risk that has been reduced to a level that can be endured by the organization having regard to its legal obligations and its own OHS policy. (Resiko yang telah dikurangi sampai pada tingkat yang dapat ditahan oleh organisasi dalam hal kewajiban hukum dan kebijakan K3-nya) Terminate Tolerate Treat Transfer Risk management is about treating hazards, putting controls over hazards : Engineering Administrative Personal protection {training, isolating, substituting, eliminating} Reference : OHSAS 18001 : 1999 (BSI 04-1999) 11/33

Loss Control Management SHE System Lack of Management Control Personal factor Job factor Substandard action Substandard condition Incidents Injuries / Property damage Cost Reference : Fundamental of Modern Safety Management by ILCI Untrained First aider.mpg 12/33

Piramida Kecelakaan (Ratio Study of Accidental Losses) 1 10 30 600 Fatal / Major Injury Minor Injury/first aid Property Damage Near miss incidents * Frank Bird : Experience thd 2.000.000 kasus kecelakaan Reference : Fundamental of Modern Safety Management by ILCI 13/33

Iceberg Theory (Ratio of Monetary Accidental Losses) $1 Biaya perawatan luka/sakit $5-50 Property damage tidak diasuransi $1-3 Biaya investigasi kecelakaan Re-training, re-hiring tenaga kerja * Study H.W Heinrich s Reference : Fundamental of Modern Safety Management by ILCI 14/33

Occupational Health Safety Management System at work Identify hazards Set standards of performance accountability Measure Evaluate Checking, corrective action commendation POLICY COMMUNICATION TRAINING MONITORING CORRECTIVE ACTION 88% 10% Task observation Planned inspection Instrumental measurements Incident records 15/33

OH S Management System Elements Continual Improvement OH S Policy Management Review Planning Checking and Corrective Action Impelementation and Operation Elements of Successful OHS Management Reference : OHSAS 18001 : 1999 (BSI 04-1999) 16/33

Policy 4.2 OHS Policy Audit PLANNING Feedback from measuring performance Implementation operation Kebijakan harus: Sesuai dengan sifat dan skala resiko OHS perusahaan. Termasuk komitmen untuk melakukan continual improvement Termasuk komitmen untuk mematuhi peraturan perundangan OHS dan persyaratan lain. Didokumentasikan, diimplementasikan dan dipelihara. Dikomunikasikan ke semua karyawan dengan maksud agar karyawan mengetahui tanggung jawab mereka secara individu dalam OHS. Tersedia untuk pihak yang berkepentingan. Di-review secara periodik untuk memastikan bahwa kebijakan tetap relevan dan sesuai untuk organisasi. 17/33

Policy 4.3 Planning Audit 4.3.1 Planning for hazard identification, risk assessment and risk control PLANNING Implementation operation Feedback from measuring performance Organisasi harus: Menetapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi bahaya, menilai resiko dan melaksanakan langkah pengendalian yang diperlukan secara terusmenerus (on-going), yang meliputi: Aktivitas rutin dan non-rutin. Aktivitas semua personil yang mempunyai akses ke tempat kerja (termasuk sub-kontraktor dan tamu). Fasilitas di tempat kerja, yang disediakan oleh organisasi atau pihak lain. Organisasi harus mempertimbangkan hasil Identifikasi Bahaya dan Penilaian Resiko dalam menetapkan Tujuan OHS. 18/33

CONTOH BAHAYA DAN DAMPAKNYA Contoh BAHAYA/ASPEK K3 : POTENTIAL ACCIDENTT/ Dampak K3 : - Bising pada Ruang Genset - Penurunan Pendengaran - Lantai licin karena Ceceran Oli - Cidera karena Terpeleset - Percikan Api Las - Luka Bakar - Bagian berputar tanpa Cover - Luka Ringan - Bagian Runcing yang Telanjang - Luka tergores - Kabel terkelupas - Kebakaran 19/33

CONTOH EVALUASI RESIKO PERTIMBANGAN DALAM PENILAIAN RESIKO Merupakan suatu Proses Menentukan apakah suatu BAHAYA mempunyai Resiko tinggi atau tidak Dua Pertimbangan : A. PROBABILITY (Tingkat Kemungkinan), ada 3 ELEMEN PENILAIAN : 1. Frekuensi Kejadian (FK) 2. Ketersediaan Sistem Proteksi (SP) 3. Maintenance (MC) B. SEVERITY (Tingkat Keparahan), ada 3 ELEMEN PENILAIAN : 1. Tingkat Cidera pada Karyawan/Dampak Pencemaran (CK) 2. Pengaruhnya pada Kesehatan Karyawan (PK) 3. Kerugian Ekonomis (KE) 20/33

CONTOH EVALUASI RESIKO SEVERITY Nilai PK TC KE 1 Sakit ringan Menyebabkan Luka Ringan Menyebabkan Kerugian Ekonomis Kurang dari Rp. 1 juta 2 Cacat Menyebabkan Luka Berat Menyebabkan Kerugian Ekonomis Rp 1 juta - 10 juta 3 Sakit berkepanjangan Meninggal / Sakit Berkepanjangan Menyebabkan Kerugian Ekonomis diatas 10 juta 21/33

CONTOH EVALUASI RESIKO PROBABILITY Nilai SP MTC FK 1 Ada Standar dan Alat yang Berfungsi Ada Pemeriksaan terjadwal Pernah terjadi lebih dari satu tahun dengan Baik terakhir 2 Ada Standar atau Alat yang Berfungsi Ada Pemeriksaan tetapi Pernah terjadi dalam satu tahun dengan Baik tidak Terjadwal terakhir 3 Tidak ada Alat atau Standar Tidak Ada Pemeriksaan Pernah terjadi dalam satu bulan terakhir 22/33

CONTOH EVALUASI RESIKO Perusahaan : Bagian : IDENTIFIKASI BAHAYA DAN PENILAIAN RESIKO No Proses / Kegiatan BAHAYA POTENTIAL ACCIDENT AH Severity Probability PK CK KE AVGs SP MTC FK AVGp RISK VALUE Masalah Penting 23/33

PRIORITAS PERMASALAHAN AVGp PROBABILITY (Tk. Kemungkinan) 3 2 DIAGRAM KUADRAN RISK VALUE II IV I III 1 2 3 SEVERITY (Tk. Keparahan) AVG s Masalah dengan Nilai RISK VALUE = I Adalah MASALAH PENTING Harus DIPRIORITASKAN untuk segera ditangani (dijadikan PROGRAM LK3) 24/33

25/33

26/33

27/33

28/33

Policy 4.3 Planning Audit 4.3.1 Planning for hazard identification, risk assessment and risk control PLANNING Implementation operation Feedback from measuring performance Metodologi organisasi dalam melakukan identifikasi bahaya penilaian resiko harus: Didefinisikan sesuai dengan ruang lingkup, skala dan waktu untuk memastikan lebih pro-aktif daripada reaktif. Memberikan klasifikasi resiko yang dapat dieliminasi atau dikendalikan dengan langkah-langkah pada Objective Program OHS. Memberikan input untuk menentukan persyaratan fasilitas, identifikasi kebutuhan pelatihan dan/atau penyusunan pengendalian operasional. Memberikan monitoring dari langkah yang diperlukan untuk memastikan efektifitas dan ketepatan dari implementasi. 29/33

4.3.2 Legal other requirements Organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi dan mengakses peraturan dan persyaratan OHS lain yang applicable. Organisasi harus menjaga informasi ini up-to-date. Informasi tentang peraturan dan persyaratan lain ini harus dikomunikasikan kepada karyawan dan pihak lain yang relevan. Policy Audit PLANNING Feedback from measuring performance Implementation operation 30/33

Policy 4.3.3 Objectives Organisasi harus menetapkan dan memelihara tujuan (objective) OHS pada setiap fungsi dan tingkat dari organisasi. Saat menetapkan dan me-review tujuan OHS, organisasi harus mempertimbangkan peraturan dan persyaratan lain yang berlaku, bahaya dan resiko OHS, pilihan teknologi, persyaratan finansial, operational dan bisnis, dan pandangan dari pihak yang berkepentingan. Tujuan harus konsisten dengan kebijakan OHS, termasuk komitmen untuk continual improvement. Audit PLANNING Implementation operation Feedback from measuring performance 31/33

Perusahaan : ACTIVITY PLAN/PROGRAM K3 Bagian : No Tujuan Target Program PIC Duedate Schedule 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Budget Note : PIC = Person In Charge / Penanggung Jawab 32/33

No Objective Target Program/Activity PIC Schedule 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Duedate Budget 1 Mengurangi Pemakaian Penurunan : Penggantian keran-keran air KRM 15 Juli 1Juta sumber daya air pada 15% yang rusak/bocor di ruang kegiatan office makan, mushola, WC kamar mandi 33/33

Policy 4.3.4 OHS management programme Organisasi harus menetapkan dan memelihara OHS management programme untuk mencapai tujuan. Hal ini meliputi: Tanggung jawab dan wewenang untuk mencapai tujuan pada fungsi dan tingkat yang relevan dari organisasi. Cara dan skala waktu untuk mencapai tujuan tersebut. Audit Program harus di-review secara berkala dan terencana. Jika perlu, program harus diubah untuk mengantisipasi perubahan dalam aktivitas, produk, jasa atau kondisi operasional dari organisasi. PLANNING Implementation operation Feedback from measuring performance 34/33

4.4 Implementation operation 4.4.1 Structure responsibilities Organisasi harus mendefinisikan peran, tanggung jawab dan peningkatan dari sistem manajemen OHS, untuk: Memastikan bahwa persyaratan sistem manajemen OHS ditetapkan, diimplementasikan dan dipelihara sesuai spesifikasi OHSAS 18001. Memastikan bahwa laporan kinerja sistem manajemen OHS disampaikan kepada top management untuk di-review dan menjadi dasar bagi peningkatan sistem manajemen OHS. Semua yang memiliki tanggung jawab manajemen harus menunjukkan komitmen mereka pada peningkatan kinerja OHS secara terus menerus. Audit Planning Implementation Implementation Operation Operation Checking Corrective Action Feedback from measuring performance 35/33

Planning 4.4.2 Training, Awareness Competence Personel yang ada harus memiliki kompetensi untuk melakukan tugas-tugas yang berdampak pada OHS di tempat kerja. Diperlukan identifikasi kebutuhan pelatihan, peningkatan awareness secara terus-menerus dan penetapan prosedur peningkatan kompetensi yang memperhitungkan: 1. Tanggung jawab dan kemampuan dari setiap karyawan 2. Resiko yang terkait. Audit Implementation Implementation Operation Operation Checking Corrective Action Feedback from measuring performance 36/33

4.4.3 Consultation Communication Organisasi harus memiliki prosedur yang memastikan bahwa informasi OHS yang penting dikomunikasikan kepada karyawan dan pihak lain yang berkepentingan. Keterlibatan karyawan dan pengaturan konsultasi harus didokumentasikan dan pihak yang berkepentingan diberikan informasi. Karyawan harus: 1. Terlibat dalam penyusunan dan pengkajian kebijakan dan prosedur untuk mengelola resiko. 2. Dikonsultasikan dimana terdapat perubahan yang dapat mempengaruhi kesehatan keselamatan di tempat kerja. 3. Diwakili dalam masalah-masalah OHS dan diinformasikan siapa perwakilan OHS mereka dan wakil manajemen OHS. Audit Planning Implementation Implementation Operation Operation Checking Corrective Action Feedback from measuring performance 37/33

Planning 4.4.4 Documentation Audit Organisasi harus menetapkan dan memelihara informasi, dalam media yang tepat seperti kertas atau elektronik yang: a. Mendefinisikan elemen inti dari sistem manajemen dan interaksi mereka. b. Memberikan arahan bagi dokumentasi yang berkaitan. Note: penting untuk menjaga dokumentasi pada tingkat yang minimum untuk efektifitas dan efisiensi. Implementation Implementation Operation Operation Checking Corrective Action Feedback from measuring performance 38/33

Planning 4.4.5 Document and Data Control Audit Organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk mengendalikan semua dokumen dan data yang diperlukan oleh spesifikasi OHSAS 18001 untuk memastikan bahwa: a. Dapat diketahui lokasinya. b. Secara periodik di-review, direvisi bila diperlukan dan disetujui kecukupannya oleh personel yang diotorisasi. c. Versi terakhir dari dokumen dan data yang relevan tersedia di semua lokasi dimana operasi yang penting bagi sistem OHS dilakukan. d. Dokumen dan data yang usang disingkirkan dari semua isu dan penggunaannya. e. Arsip dokumen dan data yang disimpan untuk keperluan legal dan pemeliharaan pengetahuan diidentifikasi. Implementation Implementation Operation Operation Checking Corrective Action Feedback from measuring performance 39/33

Planning 4.4.6 Operational Control Organisasi harus mengidentifikasi operasi dan aktivitas yang terkait dengan resiko teridentifikasi dimana langkah pengendalian diperlukan. Organisasi harus merencanakan aktivitas ini, termasuk pemeliharaannya, untuk memastikan dilakukan dalam kondisi yang dipersyaratkan dengan cara: Implementation Implementation Operation Operation a. Menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi. b. Mempersyaratkan kriteria operasi dalam prosedur. c. Menetapkan dan memelihara prosedur yang berkaitan dengan resiko OHS teridentifikasi dari barang, peralatan dan jasa yang digunakan/dibeli oleh organisasi dan mengkomunikasikan prosedur yang relevan serta persyaratan bagi suplier kontraktor. d. Menetapkan dan memelihara prosedur untuk desain dari tempat kerja, proses, instalasi, permesinan, prosedur operasi dan organisasi kerja, termasuk adaptasi mereka pada kemampuan manusia, untuk mengeliminasi atau mengurangi resiko OHS pada sumbernya. Audit Checking Corrective Action Feedback from measuring performance 40/33

Planning 4.4.7 Emergency preparedness response Organisasi harus menetapkan dan memelihara rencana dan prosedur untuk mengidentifikasi potensi dan respons dari insiden dan situasi darurat dan untuk mencegah dan mengurangi dampak yang ditimbulkan (luka kerugian). Organisasi harus mengkaji rencana tanggap darurat sesudah terjadinya insiden atau situasi emergency. Organisasi harus secara periodik melakukan pengujian terhadap prosedur tersebut yang practicable. Audit Implementation Implementation Operation Operation Checking Corrective Action Feedback from measuring performance 41/33

4.5 Checking Corrective Action 4.5.1 Performance measurement and monitoring Audit Implementation Operation Checking Checking Corrective Corrective Action Action Feedback from measuring performance Organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk memantau dan mengukur kinerja Management Review OHS secara berkala. Prosedur ini harus memberikan: a. Pengukuran kualitatif dan kuantitatif, sesuai dengan kebutuhan organisasi. b. Pemantauan sejauh mana tujuan OHS organisasi dipenuhi. c. Pengukuran secara pro-aktif kinerja yang memantau pemenuhan dari program manajemen OHS, kriteria operasional dan persyaratan perundangan yang applicable. d. Pengukuran secara reaktif kinerja untuk memantau accident, penyakit dan insiden (termasuk near-miss) dan bukti historis lain atau kekurangan dari kinerja OHS. e. Pencatatan data dan hasil dari monitoring dan pengukuran yang memadai untuk memfasilitasi analisis corrective preventative action yang diperlukan. 42/33

4.5 Checking Corrective Action 4.5.1 Performance measurement and monitoring Audit Implementation Operation Checking Checking Corrective Corrective Action Action Feedback from measuring performance Jika diperlukan peralatan pengukuran untuk mengukur dan memantau kinerja, organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk mengkalibrasi dan memelihara peralatan. Catatan kalibrasi dan aktivitas pemeliharaan harus dipelihara. Management Review 43/33

4.5 Checking Corrective Action 4.5.2 Accidents, incidents, non-conformances and corrective and preventive action Audit Implementation Operation Checking Checking Corrective Corrective Action Action Feedback from measuring performance Organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk mendefinisikan tanggung jawab dan wewenang untuk: Management Review a. Menangani dan menyelidiki: accident incident non-conformance b. Mengambil tindakan untuk mengurangi dampak yang timbul dari accident, incident atau non-conformance. c. Memulai dan menyelesaikan tindakan korektif dan preventif. d. Memastikan bahwa tindakan korektif preventif yang efektif diambil. 44/33

4.5 Checking Corrective Action 4.5.2 Accidents, incidents, non-conformances and corrective and preventive action Audit Implementation Operation Checking Checking Corrective Corrective Action Action Feedback from measuring performance Prosedur harus mewajibkan bahwa semua tindakan korektif dan preventif dikaji melalui proses penilaian resiko sebelum diimplementasikan. Tindakan korektif atau preventif yang diambil untuk mengeliminasi sebab dari non-conformance aktual dan potensial harus sesuai dengan besarnya masalah dan sesuai dengan resiko OHS yang dihadapi. Organisasi harus mengimplementasikan dan mencatat perubahan dalam prosedur terdokumentasi akibat tindakan korektif dan preventif ini. Management Review 45/33

4.5 Checking Corrective Action 4.5.3 Records Records Management Audit Implementation Operation Checking Checking Corrective Corrective Action Action Feedback from measuring performance Organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi, memelihara dan mendisposisi catatan OHS, serta hasil dari audit dan review. Management Review Catatan OHS harus jelas, dapat diidentifikasi dan dapat ditelusuri pada aktivitas terkait. Catatan OHS harus disimpan dan dipelihara dengan cara yang baik. Catatan harus dipelihara, sesuai dengan sistem dan organisasi untuk mendemonstrasikan pemenuhan pada spesifikasi OHSAS 18001. 46/33

4.5 Checking Corrective Action 4.5.4 Audit Audit Implementation Operation Checking Checking Corrective Corrective Action Action Feedback from measuring performance Organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur dan program audit untuk mengaudit sistem manajemen OHS secara reguler untuk memastikan: Management Review a. Kesesuaian sistem manajemen OHS dengan perencanaan. b. Adanya review dari audit sebelumnya. c. Penyajian informasi tentang hasil dari audit kepada manajemen. Sejauh memungkinkan, audit harus dilakukan oleh personel yang independen, tidak terkait langsung dengan aktivitas yang diaudit. 47/33

4.6 Management Review Top Management harus secara berkala mengkaji sistem manajemen OHS untuk memastikan kesesuaiannya, kecukupannya dan efektifitasnya. Proses management review harus memastikan bahwa informasi yang diperlukan terkumpul untuk memungkinkan manajemen melakukan evaluasi. Review ini harus didokumentasi. Management review harus melihat kemungkinan kebutuhan untuk perubahan pada kebijakan, objective dan elemen lain dari sistem manajemen OHS, dengan melihat hasil audit OHS, kondisi yang berubah dan komitmen untuk continual improvement. Audit Checking Corrective Action Management Management Review Review Policy Feedback from measuring performance 48/33

I II NISIATIF = IDEA saya I NOVATION I MPROVEMENT 49/33

50/33

TERIMA KASIH Ari Sutrisno Telp : 6522555 ext 526 HP : 081314133987 Email : ari.sutrisno@ai.astra.co.id 51/33