MODUL PERKULIAHAN DASAR-DASAR KOMUNIKASI ORGANISASI Pokok Bahasan 1. Konsep Dasar Komunikasi 2. Konsep Dasar Organisasi Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Ilmu Komunikasi Public Relations 01 42008 Abstrak Komunikasi memberi sumbangan pemikiran tentang bagaimana berpikir dan bertindak dalam organisasi. Salah bentuk komunikasi organisasi dengan eksternal publik adalah kegiatan public relations Kompetensi Mahasiswa diharapkan mampu memahami konsep dan kaitan antar konsep komunikasi, organisasi, komunikasi organisasi dan public relations
Pembahasan KONSEP UTAMA KOMUNIKASI ORGANISASI Memahami kehidupan organisasi adalah lebih dari sekedar mendefinisikan pengorganisasian, organisasi dan komunikasi organisasi. Namun juga harus memahami kekuatan-kekuatan di balik konsep-konsep dan definisi-definisi secara lebih spesifik. Ada dua konsep dasar yang perlu dipahami saat mempelajari komunikasi organisasi, yaitu: organisasi dan komunikasi. Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia. Dengan adanya komunikasi yang baik suatu organisasi dapat berjalan lancar dan berhasil dan begitu pula sebaliknya, kurangnya atau tidak adanya komunikasi akan membuat jalannya sebuah organisasi menjadi kurang lancar. Sebagai contoh, bila dalam suatu sekolah, kepala sekolah tidak memberi informasi kepada para guru mengenai kapan sekolah dimulai sesudah libur semester maka besar kemungkinan para guru tidak akan datang mengajar sesuai dengan jadwal pembelajaran sekolah. Akibatnya murid-murid tidak belajar. Hal ini menjadikan sekolah tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya. Dari contoh terlihat bahwa tidak adanya informasi kapan sekolah akan dimulai memberikan efek yang besar pada proses pembelajaran di sekolah. Singkat kata, komunikasi yang efektif adalah penting bagi proses jalannya sebuah organisasi. Untuk memahami komunikasi perlu dipahami konsep-konsep dasar komunikasi. DEFINISI KOMUNIKASI Komunikasi, sebagai kata yang abstrak, pada dasarnya sulit didefinisikan. Komunikasi memiliki sejumlah arti. Para pakar telah membuat banyak upaya untuk mendefinisikan komunikasi. Namun, menetapkan satu definisi tunggal terbukti tidak mungkin dan tidaklah berguna, utamanya melihat pada berbagai ide yang dibawa dalam kata komunikasi. Definisi mana yang dipilih, tergantung kegunaannya, dalam hal apa definisi itu diperlukan. Tahun 1976, Frank Dance dan Larson mengumpulkan 126 definisi komunikasi yang berlainan, dan mengidentifikasi tiga dimensi konseptual penting yang mendasari perbedaan dari ke-126 definisi temuannya itu. Pertama, tingkat observasi atau derajat keabstrakannya: yang bersifat umum, misalnya definisi yang menyatakan bahwa komunikasi adalah proses yang menghubungkan satu bagian dengan bagian lainnya dalam kehidupan. Yang bersifat 2
khusus, misalnya definisi yang menyatakan bahwa komunikasi adalah alat untuk mengirimkan pesan militer, perintah, dan sebagainya melalui telepon, telegraf, radio, kurir dan sebagainya. Kedua, tingkat kesengajaan (intensionalitas): yang mensyaratkan kesengajaan, misalnya definisi yang menyatakan bahwa komunikasi adalah situasi-situasi yang memungkinkan suatu sumber mentransmisikan suatu pesan kepada seorang penerima dengan disadari untuk mempengaruhi perilaku penerima. Sedangkan definisi yang mengabaikan kesengajan, misalnya Gode (1959), yang menyatakan komunikasi sebagai proses yang membuat sesuatu dari semula dimiliki oleh seseorang atau monopoli seseorang menjadi dimiliki dua orang atau lebih. Ketiga, tingkat keberhasilan dan diterimanya pesan: yang menekankan pada keberhasilan dan diterimanya pesan, misalnya definisi yang menyatakan bahwa komunikasi adalah proses pertukaran informasi untuk mendapatkan saling pengertian. Sedangkan yang tidak menekankan keberhasilan, misalnya definisi yang menyatakan bahwa komunikasi adalah proses transmisi informasi. Dalam hal ini informasi ditransmisikan, tetapi tidaklah penting diterima atau dipahami (Littlejohn dan Foss, 2009:7). Disisi lain, para ahli komunikasi berdebat dan mempertanyakan: apakah komunikasi harus disengaja? Apakah komunikasi harus diterima (received)? Dari debat ini dipetakan sembilan perilaku yang berasal dari pengirim pesan (source behavior) dan penerima pesan (receiver behavior). Perilaku dari pengirim pesan terbagi atas dua kategori: perilaku yang tidak disengaja dan perilaku yang disengaja. Perilaku yang tidak disengaja (symptom), adalah perilaku yang bersifat tidak disengaja tetapi tetap dapat memberikan tanda dari beberapa keadaan source untuk dimaknai oleh orang lain, seperti kelelahan, marah. Adapun perilaku yang disengaja dapat berbentuk nonverbal (menggelengkan kepala jika tidak dapat menjawab sebuah pertanyaan) atau verbal ( menulis surat, memberikan pidato). Perilaku penerima pesan terbagi atas tiga keadaan/tingkatan: 1. Tidak diterima, artinya tidak ada yang melihat perilaku source atau mendengar pesan. Contoh: Anda menguap atau mungkin berkata: Saya lelah, namun tidak ada seorangpun berada disekitar Anda untuk melihat ataupun mendengar. 2. Penerimaan insidental, artinya seseorang melihat perilaku Anda tapi tidak merekamnya dengan sadar. Contoh: Anda berkata kepada teman bahwa Anda lelah, dan teman Anda menyadarinya walaupun tidak menunjukkan perhatian pada saatnya. 3. Memberikan perhatian secara sadar atas perilaku source. 3
Receiver Behavior Not Received Rceived Incidentally SOURCE BEHAVIOR Intentional Behavior Unintentional Behavior Nonverbal Verbal 1A 2A 3A Nonperceived Nonperceived Nonperceived verbal symptomatic behavior nonverbal mess. messages 1B 2B 3B Incidentally perceived Incidental Incidental verbal symptoms nonverbal mess. messages Attended To 1C Symptoms attended to 2C Nonverbal mess. attended to 3C Verbal messages attented to Pertanyaan yang mengikuti pemetaan perilaku sebagaimana terpapar diatas adalah yang manakah perilaku yang merupakan komunikasi dan yang manakah yang bukan? Ada tiga pandangan yang dapat digunakan untuk menyikapi pemetaan perilaku tersebut, yaitu: (1) menurut Michael Motley, komunikasi adalah pesan yang sengaja dikirimkan (bersifat intensional) yang diarahkan kepada orang lain, dan diterima oleh mereka. Dengan demikian, Motley lebih menekankan pada hubungan antara sender dan receiver. Sepanjang pesan disampaikan karena tujuan tertentu dan diterima oleh receiver, hal ini dikatakan sebagai komunikasi. Diluar itu, Motley tidak menilainya sebagai komunikasi. Pemikiran ini lebih menekankan pada hubungan antara sender-receiver, dan karenanya disebut sebagai sender-receiver model. Jika kembali pada peta perilaku maka yang merupakan komunikasi adalah kotak 2b, 3b, 2c, 3c. Receiver Behavior Nonverbal SOURCE BEHAVIOR Intentional Behavior Verbal Rceived Incidentally 2B Incidental nonverbal mess. 3B Incidental verbal messages Attended To 2C Nonverbal mess. attended to 3C Verbal messages attented to 4
(2) Pandangan Peter Anderson, menurutnya komunikasi adalah pesan yang dikirimkan secara sengaja ataupun tidak sengaja, diterima secara kebetulan atau penuh perhatian dan mengandung arti/memiliki makna bagi penerima pesan (kotak 1b, 2b, 3b, 1c, 2c, 3c). Atas dasar ini, pemikiran Anderson disebut sebagai model receiver (The Receiver Model). Receiver Behavior Rceived Incidentally Attended To SOURCE BEHAVIOR Unintentional Behavior Intentional Behavior Nonverbal Verbal 1B 2B 3B Incidentally perceived Incidental Incidental verbal symptoms nonverbal mess. messages 2C 3C 1C Nonverbal mess. Verbal messages Symptoms attended to attended to attented to (3) Sementara itu pendapat Clevenger berisikan aspek yang tidak tertangkap oleh Motley maupun Anderson, yaitu Clevenger setuju bahwa yang disebut komunikasi hanyalah perilaku yang bersifat intensional. Namun persoalan intensionalitas adalah sesuatu yang sulit untuk dapat ditangkap atau tidak. Artinya, intensionalitas mempunyai dua kemungkinan yakni ditangkap receiver atau tidak ditangkap oleh receiver. Dengan kata lain, sebenarnya receiver tidak pernah benar-benar tahu apa yang menjadi tujuan dari komunikator. Oleh karenanya menurut Clevenger, tujuan komunikator ditangkap atau tidak, sepanjang perilaku mempunyai tujuan maka hal itu adalah komunikasi. Jadi yang bukan komunikasi adalah kotak 1a: nonperceived symptomatic behavior. Receiver Behavior Not Received Rceived Incidentally Attended To SOURCE BEHAVIOR Intentional Behavior Unintentional Behavior Nonverbal Verbal 2A 3A Nonperceived Nonperceived verbal nonverbal mess. messages 1B 2B 3B Incidentally perceived Incidental Incidental verbal symptoms nonverbal mess. messages 2C 3C 1C Nonverbal mess. Verbal messages Symptoms attended to attended to attented to 5
MODEL KOMUNIKASI Yang dimaksud dengan model komunikasi adalah gambaran yang sederhana dari proses komunikasi yang memperlihatkan kaitan antara satu komponen komunikasi dengan komponen lain. Penyajian model ini dimaksudkan untuk mempermudah memahami proses komunikasi dan melihat komponen dasar yang perlu ada di dalamnya (Severin dan Tankard, 2008:55-68). 1. Model Lasswell Sebuah model verbal awal dalam komunikasi adalah model yang diusulkan oleh Lasswell (1948). Model Lasswell digunakan dalam banyak aplikasi dalam komunikasi massa. Dengan menggunakan lima pertanyaan, Lasswell melihat proses komunikasi, yaitu who (siapa), says what (mengatakan apa), in which medium atau dalam media apa, to whom atau kepada siapa, dan dengan what effect atau apa efeknya. 2. Model Shannon Model Shannon didasarkan pada konsep statistik transmisi sinyal, yang pertama kali diajukan oleh Weaver (1949). Menurut Shannon, pada proses komunikasi, sumber informasi menghasilkan sebuah pesan yang harus dikomunikasikan dari serangkaian kemungkinan pesan. Pesan itu bisa dalam bentuk kata lisan atau tulisan, musik, gambar, dan lain sebagainya. Melalui transmiter (alat pengirim) pesan akan diubah menjadi sinyal yang cocok dengan saluran (channel) yang digunakan. Saluran adalah media untuk mengirimkan sinyal dari transmiter ke penerima. Penerima akan melakukan kebalikan kerja yang dilakukan transmiter dengan cara merekonstruksi pesan dari sinyal. Sumbangan dari model Shannon adalah konsep pesan yang terdiri dari entropi dan redundansi serta keseimbangan yang diperlukan antara keduanya untuk menghasilkan komunikasi yang efisien seraya menghilangkan ganguan pada saluran. Singkatnya, semakin banyak gangguan dalam saluran, semakin besar kebutuhan akan redundansi, untuk mengurangi entropi dari pesan. 3. Model Schramm Schramm (1954) memberikan model proses komunikasi yang agak berbeda dengan dua model sebelumnya. Dalam modelnya, Schramm mengemukakan bahwa peran pengalaman dalam proses komunikasi adalah penting. Bidang pengalaman akan menentukan apakah pesan yang dikirimkan akan diterima oleh penerima pesan sesuai 6
dengan apa yang dimaksudkan oleh pengirim pesan. Lebih lanjut, ditegaskan oleh Schramm bahwa jika tidak ada kesamaan dalam bidang pengalaman, bahasa yang sama, latar belakang yang sama, kebudayaan yang sama, maka sedikit kemungkinan pesan yang diterima diinterpretasikan dengan benar. 4. Model Simetri Newcomb Pendekatan Newcomb (1954) pada komunikasi adalah pendekatan pakar psikologi sosial yang mempelajari interaksi antarmanusia. Pada model Newcomb, komunikasi dipandang sebagai cara efektif bagi individu untuk berorientasi dengan lingkungan mereka. Model ini mengimplikasikan bahwa suatu sistem tertentu bisa mempunyai ciri keseimbangan daya dan bahwa setiap perubahan pada sembarang bagian dari sistem akan menimbulkan ketegangan pada keseimbangan, karena ketidakseimbangan secara psikologis adalah hal tidak nyaman, dan menimbulkan tekanan internal untuk mengembalikan ketegangan. Pengetahuan dasar tentang komunikasi saja belumlah memadai untuk dapat memahami komunikasi dengan baik. Karena komunikasi itu terjadi pada suatu lingkungan tertentu yang mempunyai struktur, karakteristik, serta fungsi tertentu, yang mungkin berpengaruh pada proses komunikasi. Tanpa pengetahuan dasar organisasi sulit untuk mengetahui apa yang sesungguhnya terjadi dalam suatu organisasi, termasuk proses komunikasi yang ada di dalamnya. PENGERTIAN ORGANISASI Ada bermacam-macam pendapat mengenai apa yang dimaksud dengan organisasi. Robbins (2002) mengatakan bahwa organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi melalui hirarki otoritas dan tanggung jawab. Selanjutnya Kotler (2009) menyatakan bahwa organisasi adalah sistem hubungan yang terstruktur yang mengkoordinasi usaha suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Walaupun kedua pengertian mengenai organisasi kelihatannya berbeda-beda namun pada hakekatnya ada tiga hal yang sama, yaitu: organisasi merupakan suatu sistem, mengkoordinasi aktivitas, dan mencapai tujuan bersama. Dikatakan merupakan suatu sistem karena organisasi terdiri dari berbagai bagian yang saling tergantung satu sama lain. Bila satu bagian terganggu maka akan berpengaruh pada bagian lain. 7
Di sisi lain, organisasi memerlukan koordinasi agar masing-masing bagian dari organisasi dapat bekerja sesuai tugas, fungsi dan wewenang yang dimiliki, dan tidak saling mengganggu antar bagian lainnya. Tanpa koordinasi, organisasi tidak dapat berfungsi secara baik. Selain dari ciri yang telah dikemukakan, setiap organisasi mempunyai aktivitasnya masing-masing sesuai dengan jenis organisasi. Misalnya, organisasi pendidikan memiliki kegiatan yang utama yaitu untuk mengurus pendidikan. KARAKTERISTIK ORGANISASI 1. Dinamis Organisasi sebagai suatu sistem terbuka akan mengalami perubahan, karena senantiasa menghadapi tantangan baru dari lingkungan. Sifat dinamis ini akan dipengaruhi oleh faktor ekonomi. Selain faktor ekonomi, perubahan kondisi sosial juga akan mempengaruhi perubahan sebuah organisasi. Faktor terakhir adalah perubahan teknologi. Perubahan teknologi yang terjadi dalam masyarakat akan memberikan dampak pada organisasi. 2. Memerlukan informasi Semua organisasi memerlukan informasi untuk hidup. Tanpa informasi organisasi akan tidak dapat bergerak. Untuk mendapatkan informasi dibutuhkan proses komunikasi. Tanpa komunikasi, individu tidak akan mendapatkan informasi. Oleh karenanya komunikasi memegang peranan penting dalam organisasi untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan bagi organisasi. 3. Mempunyai tujuan Organisasi adalah merupakan kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Oleh karenanya, setiap organisasi haruslah mempunyai tujuan. Tujuan organisasi hendaknya dihayati oleh seluruh anggota organisasi sehingga setiap anggota dapat diharapkan mendukung pencapaian tujuan organisasi melalui partisipasi secara individual. 4. Terstruktur Organisasi dalam usaha mencapai tujuannya memiliki aturan, dan hirarki hubungan dalam organisasi. Hal mana dinamakan struktur organisasi. Struktur menjadikan 8
organisasi membakukan prosedur kerja dan mengkhususkan tugas yang berhubungan dengan proses produksi. Lazimnya, suatu organisasi mengembangkan suatu struktur untuk membantu organisasi mengontrol dirinya sendiri. KOMUNIKASI ORGANISASI DAN PUBLIC RELATIONS Apakah public relations? Berikut pepatah asing yang dapat menggambarkannya, yaitu: if you come and tell me you have heard I am handsome and exceting, that is public relations. (Bila Anda datang dan mengatakan kepada saya bahwa Anda pernah mendengar bahwa saya rupawan dan menarik, itulah public relations). Frank Jefkins dalam bukunya Public Relations (2007:10) menjelaskan bahwa public relations adalah semua bentuk komunikasi organisasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian. Sementara Scott M.Cutlip dan Allen H. Center dalam bukunya Effective Public Relations (2007:5) mengatakan bahwa public relations merupakan fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasikan kebijaksanaan organisasi untuk kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih pengertian, pemahaman, dan dukungan dari publiknya. Lebih lanjut ditegaskan oleh Scott bahwa komunikasi merupakan kunci dari kegiatan public relations, yaitu mengkomunikasikan pesan/informasi organisasi dengan tepat dan jujur secara terorganisir kepada publik sasaran untuk memberikan pemahaman tentang sesuatu hal. Pendekatan public relations terkait pada organisasi dilakukan sebagai upaya mempengaruhi atau menciptakan opini publik yang menguntungkan atas produk/jasa yang ditawarkan melalui berbagai kegiatan terencana, diantaranya melalui partisipasi dalam kegiatan kemasyarakatan (community relations), ataupun tanggung jawab sosial (social responsibility) terkait dengan kepedulian terhadap masalah sosial dan lingkungan hidup. Ditegaskan oleh Frank Jefkins dalam bukunya Public Relations (2007:303), bahwa salah satu alasan pendekatan public relations dilakukan organisasi adalah untuk memberikan kesempatan berkomunikasi bagi penolakan dari kalangan tokoh, pejabat pemerintahan, pembentuk opini atau konsumen terhadap ide ataupun pesan-pesan organisasi, yang disebabkan belum sepenuhnya mendapatkan informasi yang memadai. Melalui pendekatan public relations diharapkan akan tercipta kesadaran dan pemahaman publik atas ide/pesan yang disampaikan oleh organisasi, yang pada akhirnya akan menciptakan good relationship, yaitu ikatan kepercayaan antara organisasi dan publiknya, dan sebagainya, seperti yang dilakukan pihak bank dan nasabahnya, pusat perbelanjaan dan pelanggannya, rumah sakit dan pasiennya. 9
Daftar Pustaka Cutlip, Scoott M & Center, Allen H. 2007. Effective Public Relations. Jakarta: Kencana Prenada Media Group. Jefkins, Frank. 2007. Public Relations. Jakarta : Erlangga. Kotler, Philip., Keller, Kevin Lane. 2009. Marketing Management. New Jersey: Pearson Education, Inc. Littlejohn, Stephen W, Foss, Karen. 2009. Theories of Human Communication, 9 th Edition. Belmont, CA: Wadsworth. Robbins, Stephen P. 2002. Organizational Behavior. New Jersey: Prentice Hall, Inc. Tankard, James W Jr. dan Werner J Severin. 2008. Teori Komunikasi. Jakarta: Prenada Media Group. 10